Contexte de la plainte

1. En juillet 2011, le plaignant a participé à un appel d’offres public organisé par la délégation de l’Union européenne au Monténégro (ci-après la «délégation»).

2. En août 2011, la délégation a informé le plaignant que sa proposition n'avait pas été présélectionnée car elle n'avait pas obtenu la note minimale de 30 points. La délégation a joint à sa réponse une copie de la grille d'évaluation de la proposition du plaignant.

3. Le plaignant a estimé qu'il y avait une erreur mathématique dans la grille d'évaluation puisque les notes individuelles attribuées pour les différentes sections totalisaient 30 points, alors que la note totale notée sur la grille d'évaluation n'était que de 27 points. Le plaignant en a immédiatement informé la délégation et lui a demandé de corriger l’erreur.

4. En réponse, la délégation a envoyé une grille d'évaluation révisée. Toutefois, au lieu de corriger ce que le plaignant considérait comme une erreur mathématique dans le calcul de sa note totale, la délégation a réduit la note attribuée au titre de la section 2.2 («Faisabilité et cohérence de l’action par rapport aux objectifs et aux résultats escomptés») de 7 à 4 points. Le score total est donc resté à 27 points.

5. Le plaignant a répondu à la délégation qu'il ne pouvait accepter une telle rectification sans autre preuve à l'appui. Le plaignant a soutenu que sa candidature passerait à l'étape suivante de l'évaluation avec une note finale de 30 points, alors que ce n'était pas le cas avec seulement 27 points.

6. En réponse, la délégation a expliqué que l'incohérence était une erreur de frappe malheureuse d'un chiffre dans le tableau et que la note totale était en effet correcte. Elle a ajouté qu’elle ne pouvait pas divulguer les discussions du comité d’évaluation étant donné que celles-ci étaient couvertes par la confidentialité. La délégation a fait observer que les quatre propositions qui sont passées à l'étape suivante ont obtenu, en tout état de cause, au moins 32 points.

7. Le plaignant s'est ensuite adressé au Médiateur avec la présente plainte.

L'enquête

8. Le Médiateur a ouvert une enquête sur les allégations et allégations suivantes.

Allégation :

Le plaignant a allégué que la délégation avait mené à tort le processus d’évaluation concernant l’appel restreint «Développement de la société civile».

À l'appui de son allégation, le plaignant a fait valoir que les notes attribuées à son offre étaient erronées, que la procédure d'évaluation n'était pas transparente et que les résultats finaux de l'appel d'offres n'avaient jamais été rendus publics.

Revendication :

La délégation doit justifier l'évaluation de sa demande et prouver que la ventilation initiale des notes qui lui ont été fournies est incorrecte.

9. La Médiatrice a transmis la plainte au Service européen pour l’action extérieure (SEAE), en tant qu’organe de contrôle des délégations de l’Union européenne. Le Médiateur a également demandé une inspection de la documentation complète concernant l'évaluation de la demande du plaignant. Après avoir reçu l'avis du SEAE, le Médiateur l'a transmis au plaignant en l'invitant à présenter ses observations. Le plaignant n'a pas présenté d'observations. Les services du Médiateur ont également procédé à l'inspection des documents pertinents et ont envoyé une copie du rapport d'inspection au plaignant.

Allégation selon laquelle la délégation a mené à tort le processus d’évaluation

Arguments présentés au Médiateur

10. Le principal grief du plaignant est que la délégation a mené à tort le processus d'évaluation de sa proposition parce que les notes attribuées à son offre étaient erronées. Elle a donc considéré que la procédure n'était pas transparente. Elle a également fait observer que les résultats définitifs de la procédure n'avaient jamais été rendus publics.

11. Dans son avis, le SEAE a tout d’abord expliqué que la procédure d’évaluation était gérée par la délégation en tant que pouvoir adjudicateur. Chaque proposition a été évaluée par deux évaluateurs, qui ont donné leurs notes de manière indépendante. La note totale attribuée par les évaluateurs à la proposition du plaignant était de 27 points. Étant donné que la note minimale, comme indiqué dans les lignes directrices à l’intention des demandeurs de subventions [1], était de 30 points pour qu’une proposition passe à l’étape suivante de l’évaluation, la proposition du plaignant n’a pas été examinée plus avant. Par conséquent, l'argument du plaignant selon lequel le processus d'évaluation a été mené à tort ne tient pas.

12. En ce qui concerne l’erreur dans la grille d’évaluation, la délégation a immédiatement réagi après que le plaignant l’ait informée. Elle a admis qu’il y avait eu une erreur de frappe, qui s’est produite lors de la transcription de la note d’une section (section 2.2) de l’évaluation dans la grille d’évaluation: une note de «7» a été insérée dans la section 2.2 de la grille d’évaluation du plaignant au lieu de la note réelle de «4». En outre, la délégation a fourni au plaignant la version corrigée de la grille d’évaluation dans un délai d’un jour. Dans la lettre d'accompagnement, signée par le président du comité d'évaluation, le SEAE s'est excusé pour cette erreur.

13. Le SEAE a en outre souligné dans son avis que les grilles d'évaluation originales remplies par les deux évaluateurs montrent clairement que les deux évaluateurs ont attribué 4 points à la proposition du plaignant au titre de la section 2.2 et que les services du Médiateur ont reçu ces documents originaux lors de l'inspection.

14. En ce qui concerne la transparence de la procédure, le SEAE a observé ce qui suit. Le 8 août 2011, le plaignant a demandé à la délégation de lui fournir des éléments de preuve attestant que la différence de chiffres était effectivement une erreur de frappe. Le lendemain, la délégation a répondu qu'elle ne pouvait pas faire droit à la demande du plaignant parce que les documents pertinents étaient couverts par le caractère confidentiel des travaux du comité d'évaluation. Néanmoins, tous les dossiers écrits concernant l'évaluation de la demande du plaignant ont été conservés par la délégation et ont été fournis aux services du Médiateur au cours de l'inspection. En outre, la délégation a également informé le plaignant que les quatre propositions admises à l'étape suivante avaient obtenu au moins 32 points. Enfin, en ce qui concerne la publication de la liste des candidats retenus, celle-ci a été publiée sur le site web de la délégation le 24 septembre 2012 [2].

15. Le SEAE a conclu son avis en indiquant que l'évaluation de la proposition du plaignant avait été effectuée conformément aux dispositions pertinentes. Néanmoins, elle a reconnu et présenté ses excuses pour le fait que la grille d’évaluation envoyée au plaignant pour la première fois contenait une erreur de frappe.

Évaluation du Médiateur

16. Les services de l'Ombudsman ont examiné la documentation complète concernant l'évaluation de la demande du plaignant. Cela impliquait un examen minutieux des deux grilles d'évaluation originales concernant la proposition du plaignant, complétées séparément par les deux évaluateurs. Sur les deux formulaires, les évaluateurs ont attribué 4 points à la section 2.2.

17. À la lumière de ce qui précède, le Médiateur estime que l’erreur dans la première grille d’évaluation transmise au plaignant n’était, en effet, qu’une faute de frappe commise par la personne chargée de prendre acte des résultats du comité d’évaluation. Cette conclusion est également conforme aux déclarations de la délégation au plaignant, ainsi qu’aux observations formulées par le SEAE dans son avis sur la plainte.

18. Le Médiateur reconnaît et salue le fait que la délégation a non seulement reconnu l’erreur et s’en est excusée, mais qu’elle a également réagi rapidement pour la corriger en envoyant une grille d’évaluation corrigée au plaignant dans un délai d’un jour.

19. Dans ces circonstances, le Médiateur ne constate aucun cas de mauvaise administration de la part du SEAE.

Conclusion

Sur la base de l’enquête sur cette plainte, le Médiateur clôt celle-ci en concluant ce qui suit:

Le Médiateur ne constate aucun cas de mauvaise administration de la part du SEAE.

Le plaignant et le SEAE seront informés de cette décision.

Emily O'Reilly

Strasbourg, le 30 juillet 2014