Strasbourg, le 16 juillet 2007

Monsieur,

Le 6 mai 2005, vous avez déposé une plainte auprès du Médiateur européen au nom du Centre européen des droits des Roms («ERRC») contre l'Observatoire européen des phénomènes racistes et xénophobes («EUMC»). La plainte concerne la décision de l'EUMC de ne pas retenir l'offre de l'ERRC dans l'appel à propositions restreint n° EUMC 2004/02/16 - Analyse comparative sur la discrimination et le racisme dans le logement.

Le 23 juin 2005, j'ai transmis la plainte au directeur de l'Observatoire. L'EUMC a envoyé son avis le 30 septembre 2005. Je vous l'ai transmis avec une invitation à faire des observations, si vous le souhaitez.

Aucune observation n'a été reçue de votre part.

Le 15 décembre 2006, les services du Médiateur vous ont contacté afin de vous demander d'approuver une proposition de solution à l'amiable que vous avez présentée le 19 décembre 2006.

Le 21 décembre 2006, j'ai adressé à l'Observatoire une proposition de solution à l'amiable. Vous en avez été informé le même jour.

L'EUMC a transmis son avis sur cette proposition le 14 février 2007.

Le 6 mars 2007, je vous ai transmis la lettre de l'Observatoire du 14 février 2007 avec une invitation à formuler des observations.

Le 11 avril 2007, vous avez présenté vos observations sur la réponse de l'Observatoire à ma proposition de solution à l'amiable.

Je vous écris maintenant pour vous informer des résultats des enquêtes qui ont été faites.

Je m'excuse pour le temps qu'il m'a fallu pour conclure mon enquête sur votre plainte.

LA PLAINTE

Par lettre du 8 mars 2005, le responsable de la recherche et de la collecte de données à l'Observatoire européen des phénomènes racistes et xénophobes (EUMC) a informé le plaignant que son offre, présentée au nom du Centre européen pour les droits des Roms (ERRC), dans le cadre de l'appel à propositions restreint n° EUMC 2004/02/16 (ci-après dénommé "appel à propositions restreint n° EUMC 2004/02/16"), n'avait pas été retenue et que l'EUMC avait décidé de choisir une autre offre.

Par la suite, le 29 mars 2005, le plaignant a écrit un courriel au chef de la recherche et de la collecte de données à l'EUMC, M. D., pour lui demander des explications sur les motifs du refus de son offre.

Dans son courrier électronique adressé à M. D., le plaignant a demandé les informations suivantes:

1. quelle organisation ou entité s’est vu attribuer le marché et quelle était son offre de coûts; et
2. les "notes attribuées et la manière dont l'offre [du plaignant] a été notée pour différents motifs par rapport à l'offre gagnante ".

Dans sa plainte au Médiateur, le plaignant alléguait qu'il n'avait reçu aucune réponse à son courriel du 29 mars 2005. Par conséquent, il a considéré que l'EUMC ne lui avait pas fourni d'explication appropriée quant aux motifs du rejet de son offre dans le cadre de l'appel à propositions restreint n° EUMC 2004/02/16. Il note également que, à sa connaissance, l'Observatoire n'a pas rendu publiques les informations relatives aux contrats conclus à ce sujet. À la lumière de ce qui précède, il a fait valoir que l'Observatoire n'avait pas agi avec suffisamment de transparence.

Le 23 juin 2005, la Médiatrice a ouvert une enquête sur les allégations selon lesquelles l'Observatoire n'aurait pas:

1. répondre à sa demande d’informations complémentaires concernant le résultat de l’appel à propositions restreint et agir avec suffisamment de transparence dans ce contexte;
2. appliquer des critères d'attribution transparents dans l'appel à propositions restreint n° EUMC 2004/02/16.

Le plaignant a demandé à l'Observatoire d'annuler le contrat sur la base de l'appel à propositions restreint n° EUMC 2004/02/16 et d'ouvrir un nouvel appel à propositions. En outre, le requérant a réclamé la reconnaissance publique des actes de mauvaise administration et l'octroi de dommages et intérêts.

L'ENQUÊTE

L'avis de l'Observatoire

En ce qui concerne la plainte du plaignant, l'EUMC a formulé les observations suivantes.

L'EUMC a informé le plaignant, par lettre datée du 8 mars 2005, que sa demande d'appel d'offres restreint EUMC 2004/02/16 n'avait pas été retenue et que l'EUMC avait décidé de choisir une autre offre.

Par courrier électronique du 25 mars 2005 concernant un autre appel d'offres, l'EUMC a informé le plaignant d'une personne de contact au sein de l'EUMC (M. A.), qui était responsable des demandes concernant les procédures de passation de marchés (1).

Par courrier électronique du 29 mars 2005, le plaignant a demandé des informations concernant le nom et le prix du soumissionnaire retenu, ainsi que les notes attribuées à l'offre du plaignant et à l'offre retenue. Ce courriel indiquait dans son en-tête qu'il concernait une autre procédure de passation de marché, EUMC Education Tender 2004/02/13, mais son contenu mentionnait également l'analyse comparative sur la discrimination et le racisme dans le logement.

Le courriel du plaignant n'a malheureusement pas été adressé à la personne de contact désignée par l'EUMC et identifiée dans le courriel de l'EUMC du 25 mars 2005 et n'a donc pas été reçu par celle-ci. L'EUMC a ajouté qu'elle recevait environ 300 courriers électroniques "spam" par jour.

À cet égard, l'Observatoire a souligné que les 24 normes de contrôle appliquées aux institutions de l'UE prévoient que chaque institution doit enregistrer systématiquement les courriers électroniques entrants et sortants afin de faciliter le suivi efficace des délais et doit également maintenir un système de classement complet et à jour accessible à tout le personnel approprié.

L'EUMC est toutefois d'avis que les demandes formelles d'informations sur les procédures de passation de marchés devraient être envoyées par courrier ordinaire ou recommandé, et non par courrier électronique. L'Observatoire a indiqué qu'il appliquait cette politique pour les informations sortantes envoyées aux entreprises participant aux procédures de passation de marchés. Le respect de cette procédure garantit que les demandes d'informations sont enregistrées et traitées en temps utile par l'Observatoire.

L'Observatoire a regretté qu'aucun rappel formel de fournir les informations demandées ne lui ait été adressé avant qu'une plainte formelle ne soit soumise au Médiateur européen.

L'Observatoire a déclaré que, le 14 juillet 2005 et après avoir reçu la lettre d'enquête du Médiateur, il avait fourni au plaignant les informations demandées. Elle a joint une copie de la présente lettre à son avis relatif à la présente enquête. Dans cette lettre, l'Observatoire souligne que la passation des marchés est régie par les modalités d'exécution du règlement financier de l'Observatoire (2). En outre, elle a indiqué que huit offres avaient été soumises en réponse à l'appel à propositions restreint n° 2004/02/16 . Ces offres ont été évaluées par un comité d'évaluation. L'évaluation a été réalisée sur la base des critères de sélection et d'attribution publiés dans l'appel à propositions restreint n° 2004/02/16. Les résultats du comité d'évaluation indiquaient que la soumission du plaignant avait une cote de qualité de 44 points. L'EUMC a déclaré que le rapport qualité/prix de l'offre du plaignant était donc de 52,7438 points. Les résultats de l'évaluation indiquent également que la soumission du plaignant a été classée quatrième parmi les huit soumissions reçues. Il a été conseillé à l'EUMC de conclure un contrat avec l'Université de Leeds, qui présentait un rapport qualité/prix de 74,4079 points.

Observations du plaignant

Le plaignant n'a envoyé aucune observation concernant l'avis de l'Observatoire.

LES EFFORTS DE L'OMBUDSMAN POUR RÉALISER UNE SOLUTION ARIENDE

Après un examen attentif de l'avis et des observations du plaignant, le Médiateur n'était pas convaincu que l'Observatoire avait répondu de manière adéquate à l'allégation du plaignant selon laquelle il n'avait pas répondu à sa demande d'informations complémentaires concernant le résultat de l'appel à propositions restreint et n'avait pas agi avec suffisamment de transparence dans ce contexte.

La proposition de solution à l'amiable

L’article 3, paragraphe 5, du statut du Médiateur lui enjoint de rechercher, dans la mesure du possible, une solution avec l’institution concernée afin d’éliminer le cas de mauvaise administration et de satisfaire le plaignant.

La Médiatrice a donc fait la proposition suivante à l'EUMC en vue d'une solution à l'amiable en ce qui concerne l'allégation du plaignant:

L ' EUMC pourrait envisager de fournir au plaignant des informations adéquates sur le coût de l ' offre retenue par l ' EUMC et sur la façon dont l 'offre [du plaignant] a obtenu des notes pour divers motifs par rapport à l ' offre retenue.

Cette proposition était fondée sur les considérations suivantes:

Le Médiateur a tout d'abord noté que les principes de bonne administration exigent que l'administration communautaire fournisse au public les informations qu'il a demandées, à moins qu'elle n'invoque des motifs valables et suffisants pour ne pas le faire.

En outre, le principe d’égalité de traitement des soumissionnaires, qui est un principe général du droit communautaire (3), implique l’existence d’une obligation de transparence, dont l’objectif est de permettre de vérifier que le principe d’égalité de traitement des soumissionnaires a été respecté et d’assurer un degré de publicité suffisant pour permettre aux juridictions communautaires et au Médiateur de contrôler l’impartialité et l’intégrité des procédures de passation de marchés (4). De même, lorsqu'il s'agit d'une décision d'attribution d'une offre, l'obligation de motivation, qui est consacrée à l'article 253 du traité CE, répond à la nécessité d'assurer un niveau approprié de transparence dans les procédures d'attribution des marchés (5).

Le Médiateur a donc noté que, bien que M. D. ait suggéré au plaignant de contacter son responsable des marchés publics, M. A., s'il souhaitait avoir des informations plus détaillées, la demande formulée dans le courrier électronique du plaignant du 29 mars 2005 a néanmoins été envoyée à M. D. lui-même et non au fonctionnaire suggéré par M. D. L'EUMC n'a pas nié que M. D. ait reçu ce courrier électronique comme un courrier ordinaire, c'est-à-dire non "spam", mais il a simplement fait référence, en termes généraux, au nombre de courriers électroniques "spam" qu'il reçoit chaque jour. En outre, le Médiateur a également noté que le plaignant avait envoyé un courriel à M. D. le 25 mars 2005, auquel ce dernier avait répondu le même jour. Sur la base des informations fournies au Médiateur, rien n’indiquait que ce courrier électronique antérieur avait été qualifié de «pourriel». À cet égard, le Médiateur a rappelé que les principes de bonne administration exigent qu’un fonctionnaire qui reçoit des demandes d’informations sur des questions dont il n’est pas responsable soit i) dirige la personne qui formule la demande vers la personne chargée de traiter ces questions, en fournissant le nom et les coordonnées de cette personne, conformément à l’article 22, paragraphe 4, du code européen de bonne conduite administrative, soit ii) transmette la demande directement à la personne responsable de ces questions. Aucune de ces mesures n’a été prise en l’espèce.

En outre, l'Observatoire n'a fait référence à aucune règle spécifique applicable à l'appui de son argument selon lequel les demandes formelles d'informations sur les procédures de passation de marchés devraient être envoyées par courrier ordinaire ou recommandé et non par courrier électronique. À cet égard, il convient de rappeler que M. D. a bien répondu au courriel du plaignant du 25 mars 2005. En outre, l'argument ci-dessus, dans la mesure où il est fondé sur la nécessité de garantir l'enregistrement et le traitement en temps utile des demandes par l'Observatoire, n'est pas étayé par l'autre argument de l'Observatoire selon lequel les 24 normes de contrôle appliquées aux institutions de l'UE prévoient que chaque institution doit enregistrer systématiquement les courriers électroniques entrants et sortants afin de faciliter le suivi efficace des délais et doit maintenir un système de classement complet et à jour accessible à tout le personnel approprié.

Le Médiateur a en outre fait observer que, en tout état de cause, l'EUMC avait été informé de la demande du plaignant en cause par le biais de sa plainte au Médiateur, qui lui avait été communiquée, accompagnée de ses annexes. Néanmoins, il est assez clair que l'EUMC n'a pas répondu de manière adéquate à cette demande, étant donné que les informations fournies dans l'avis de l'EUMC sur la plainte et dans la lettre de l'EUMC du 14 juillet 2005 au plaignant ne font pas référence à "la façon dont l'offre [du plaignant] a obtenu des notes pour divers motifs par rapport à l'offre gagnante ". À cet égard, il convient de noter que la partie de l'appel à propositions restreint n° 2004/02/16 qui a été annexée à la réclamation (6) définit deux critères d'attribution de nature qualitative et précise le nombre maximal de points à attribuer pour chacun de ces critères (50/100 pour le premier, 50/100 pour le second). L'Observatoire n'a pas fourni d'informations sur les points attribués à l'offre du plaignant et à l'offre sélectionnée en ce qui concerne chacun de ces critères.

À la lumière de ce qui précède, la Médiatrice a estimé que l'Observatoire n'avait pas répondu à la demande d'informations du plaignant concernant le coût de l'offre sélectionnée par l'Observatoire et la note attribuée à l'offre [du plaignant] pour divers motifs par rapport à l'offre gagnante.

Dans sa proposition de solution à l'amiable, le Médiateur a également précisé et informé séparément l'EUMC et le plaignant que la présente enquête portait sur les allégations du plaignant selon lesquelles l'EUMC n'avait pas répondu à sa demande d'informations complémentaires concernant le résultat de l'appel à propositions restreint et n'avait pas agi avec suffisamment de transparence dans ce contexte.

Réponse de l'Observatoire à la proposition de solution à l'amiable présentée par le Médiateur

Dans sa réponse à la proposition de solution à l'amiable de la Médiatrice, l'EUMC a fait, en substance, les remarques suivantes:

Selon l'EUMC, le plaignant aurait dû envoyer une demande formelle dans les mêmes conditions que celles demandées dans l'invitation générale à soumissionner, c'est-à-dire par lettre recommandée uniquement, à l'adresse et à la personne de contact mentionnées pour la soumission de son offre. L'EUMC a souligné que, dans les procédures d'appel d'offres, les modalités de soumission des offres et des demandes de participation sont fixées par le pouvoir adjudicateur, qui peut choisir une forme exclusive de communication. A fortiori, la demande de renseignements relative à la procédure d’appel d’offres devrait respecter la même exigence. En effet, la lettre recommandée en tant que moyen de communication garantira que l’intégrité des données et la confidentialité de la demande sont préservées avant le dépôt d’une réclamation. L'EUMC a estimé que ces formalités n'étaient pas discriminatoires et n'avaient pas pour effet de restreindre l'accès des opérateurs économiques aux informations sur le résultat de leurs offres. Par conséquent, elle a fait valoir qu'il n'y avait pas lieu d'invoquer un cas de mauvaise administration de la part de l'EUMC.

L'EUMC a informé la Médiatrice qu'elle suivait la solution à l'amiable proposée avec le plaignant en fournissant des annexes contenant les informations requises par le plaignant sur le coût de l'offre sélectionnée par l'EUMC et sur la manière dont l'offre gagnante a obtenu des notes pour divers motifs par rapport à l'offre du CER.

Observations du plaignant sur la réponse de l'Observatoire à la proposition de solution à l'amiable du Médiateur

Le plaignant a informé le Médiateur qu'il acceptait sa proposition de solution à l'amiable. Le plaignant a indiqué qu'il ne souhaitait pas formuler d'autres observations.

Le plaignant a exprimé sa gratitude au Médiateur pour son travail dans la présente affaire et sa reconnaissance pour le fait que l'institution du Médiateur européen offre des garanties fiables de transparence dans le fonctionnement de l'Union européenne.

LA DÉCISION

1 Remarque préliminaire

Le Médiateur note que, conformément à l'article 33 du règlement (CE) n° 168/2007 du Conseil du 15 février 2007 portant création d'une Agence des droits fondamentaux de l'Union européenne (7) (ci-après dénommé "règlement n° 168/2007"), le règlement (CE) n° 1035/97 du Conseil du 2 juin 1997 portant création d'un Observatoire européen des phénomènes racistes et xénophobes (8) (ci-après dénommé "règlement n° 1035/97") est abrogé avec effet au 1er mars 2007. L'Observatoire a donc cessé d'exister à compter du 1er mars 2007. Le rôle de l'Observatoire est ensuite assumé par l'Agence des droits fondamentaux de l'Union européenne (FRA). Les affaires traitées par le Médiateur impliquant l'EUMC seront donc, après le 1er mars 2007, traitées par la FRA.

2 Allégation selon laquelle l'Observatoire n'aurait pas répondu à la demande d'informations complémentaires du plaignant concernant le résultat de l'appel à propositions restreint et n'aurait pas agi avec suffisamment de transparence dans ce contexte

2.1 Le plaignant a présenté une offre dans l'appel à propositions restreint n° EUMC 2004/02/16. Par lettre du 8 mars 2005, M. D., responsable de la recherche et de la collecte de données à l'Observatoire, a informé le plaignant que son offre n'avait pas été acceptée. Par la suite, le plaignant a écrit un courriel à M. D, chef de la recherche et de la collecte de données à l'EUMC, pour lui demander des explications sur les motifs du refus de son offre.

Le 25 mars 2005, M. D. a envoyé un courriel au plaignant en réponse à une demande d'explications concernant le rejet d'une autre offre que le plaignant avait soumise à l'Observatoire. Dans ce courriel, M. D. écrivait, entre autres: «[s]i vous avez besoin d’informations plus détaillées, [M. A.], notre responsable des achats, vous les communiquera.»

Par courrier électronique du 29 mars 2005 adressé à M. D., le plaignant a demandé à connaître:

1. quelle organisation ou entité s’est vu attribuer le marché et quelle était son offre de coûts; et
2. "note et comment [son] offre a obtenu des notes pour divers motifs par rapport au bi[d] gagnant."

Dans sa plainte au Médiateur européen, le plaignant alléguait qu'il n'avait reçu aucune réponse à son courriel du 29 mars 2005. Il a donc estimé que l'EUMC ne lui avait pas fourni d'explication appropriée pour le rejet de sa demande.

2.2 Dans son avis, l'EUMC a indiqué en résumé que la demande d'informations n'avait pas été reçue par la personne appropriée car i) elle avait été envoyée sous la forme d'un courrier électronique et que l'EUMC recevait environ 300 courriers électroniques "spam" par jour; et ii) n’ont pas été adressées à la personne de contact désignée par l’EUMC dans le courriel de M. D. au plaignant daté du 25 mars 2005. L'EUMC a ajouté que, pour garantir l'enregistrement et le traitement en temps utile par ses services, les demandes formelles d'informations sur les procédures de passation de marchés devraient être envoyées par courrier ordinaire ou recommandé et non par courrier électronique.

2.3 Le 21 décembre 2006, le Médiateur a adressé une proposition de solution à l ' amiable à l ' EUMC, suggérant que l ' EUMC reconsidère la possibilité de fournir au plaignant des informations adéquates sur " la manière dont [son] offre a été notée pour divers motifs par rapport à l'offre gagnante ".

2.4 Dans sa réponse à la solution à l'amiable susmentionnée, l'Observatoire a indiqué qu'il suivait la proposition du Médiateur en vue d'une solution à l'amiable et a fourni les informations complémentaires demandées sur "la note attribuée à l'offre [du plaignant] pour divers motifs par rapport à l'offre gagnante bi[d]"dans un tableau relatif à l'évaluation de son offre et par rapport à l'offre retenue qui présentait un rapport de prix de 31 820 EUR. Le tableau présentait des points de qualité moyens pour le plaignant et le soumissionnaire retenu attribués sur la base des deux critères d’attribution suivants:

• compétences et qualifications avérées en matière de recherche sur les politiques du logement/maximum 50 points de qualité sur 100;
• expérience et qualifications avérées dans la recherche sur le racisme et la xénophobie et/ou les relations ethniques et l’intégration/maximum 50 points sur 100.

2.5 Après avoir reçu la réponse de l'Observatoire à la proposition de solution à l'amiable du Médiateur, le plaignant a informé le Médiateur qu'il acceptait la solution à l'amiable proposée. Le plaignant a indiqué qu'il ne souhaitait pas formuler d'autres observations.

Le plaignant a exprimé sa gratitude au Médiateur pour ses efforts dans la présente affaire et sa reconnaissance pour le fait que l'institution du Médiateur européen offre des garanties fiables de transparence dans le fonctionnement de l'Union européenne.

2.6 À la lumière de ce qui précède, le Médiateur estime qu'en fournissant des informations supplémentaires sur la manière dont l'offre du plaignant a obtenu des notes pour divers motifs par rapport à l'offre retenue, l'Observatoire a fourni des informations adéquates qui sont conformes à la proposition de solution à l'amiable du Médiateur qui a été acceptée par le plaignant.

3 Créances connexes

3.1 Le plaignant a demandé à l'Observatoire i) d'annuler les contrats fondés sur l'appel d'offres restreint n° 2004/02/16 et d'ouvrir un nouvel appel à propositions; ii) reconnaître publiquement les actes de mauvaise administration; et iii) accorder des dommages-intérêts au plaignant.

3.2 Sur la base a) des informations supplémentaires fournies par l'Observatoire et visées au point 1.4 ci-dessus; b) l'acceptation par le plaignant de la solution à l'amiable proposée, en indiquant qu'il ne souhaitait pas formuler d'autres observations; et c) les conclusions du Médiateur au point 1.6 ci-dessus, le Médiateur est d’avis qu’aucune enquête supplémentaire n’est nécessaire sur les allégations connexes.

4 Conclusion

À la suite de l'initiative du Médiateur, il apparaît qu'une solution à l'amiable à la plainte a été convenue entre l'Observatoire et le plaignant et que, par conséquent, aucune enquête supplémentaire n'a été nécessaire sur les réclamations connexes. Le Médiateur clôt donc l’affaire.

Le directeur de la FRA sera également informé de cette décision (9).

Je vous prie d'agréer, Monsieur, l'expression de mes sincères

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) Dans son courrier électronique du 25 mars 2005 adressé au plaignant, M. D. a indiqué que "[s]i vous avez besoin d ' informations plus détaillées, [M. A.], notre responsable des achats, vous les communiquera ".

(2) Règlement de l'Observatoire européen des phénomènes racistes et xénophobes du 20 novembre 2002 établissant les modalités d'exécution du règlement financier du 20 novembre 2002 applicable au budget de l'Observatoire européen des phénomènes racistes et xénophobes, disponible sur le site web de l'Observatoire (http://fra.europa.eu/fra/material/pub/general/Imprulesfinancereg.pdf).

(3) Voir l'affaire C-57/01, Makedoniko Metro, Rec. 2003, p. I-1091, point 69.

(4) Voir l'affaire C-324/98, Telaustria et Telefonadress, Rec. 2000, p. I-10745, points 61 à 62.

(5) Voir l'affaire C-92/00, HI, Rec. 2002, p. I-5553, point 46.

(6) Ni le plaignant ni l'EUMC n'ont fourni de copie de l'appel à propositions restreint n° 2004/02/16.

(7) JO 2007, L 53, p. 1.

(8) JO 1997, L 151, p. 1.

(9) Comme indiqué au point 1 ci-dessus, l'EUMC a cessé d'exister à compter du 1er mars 2007. Le rôle de l'EUMC sera ensuite assumé par la FRA. Cette décision ayant été adoptée après cette date, le directeur de la FRA en sera informé.