Antécédents de la plainte

1. Le plaignant est un architecte albanais qui a répondu à un appel à propositions sous le titre «Tourisme dans la tradition, concours national de design»^[1]. L’appel a été élaboré et publié par la délégation de l’UE en Albanie (ci-après la «délégation»).^[2] Le concours a consisté à soumettre des propositions de projets pour de nouveaux bâtiments de chambres d’hôtes présentant des caractéristiques architecturales traditionnelles de trois régions albanaises: Shkodra, Fier/Berat et Korça ^[3]. La délégation a confié la tâche de lancer et de gérer le concours à deux contractants externes (ci-après les «contractants»).

2. Après avoir soumis sa proposition de projet, le plaignant a contacté les contractants pour obtenir de plus amples informations sur la procédure. N'ayant pas reçu de réponses satisfaisantes, il a adressé une plainte à la délégation.

3. Peu de temps après, il a été informé par courrier électronique qu’il ne figurait pas parmi les lauréats du concours. Trois jours plus tard, il a vu des photos de la cérémonie de remise des prix en ligne.

4. N'ayant pas eu de nouvelles de la délégation au sujet de sa plainte, le plaignant s'est adressé au Médiateur.

L'enquête

5. La Médiatrice a ouvert une enquête sur l’absence de réponse de la délégation au plaignant ainsi que sur les préoccupations du plaignant concernant le prétendu manque de transparence de la procédure et le traitement inéquitable des participants.

6. Au cours de l’enquête, le Médiateur a reçu les réponses de la Commission sur les allégations du plaignant et les questions du Médiateur. Le plaignant a présenté ses observations sur la réponse de la Commission.

Arguments présentés au Médiateur

7. Le plaignant affirme que le concours manquait de transparence en ce sens que la procédure, les membres du comité d’évaluation ^[4], le processus et les critères d’évaluation, ainsi que les propositions retenues étaient secrets. En outre, il n’y avait pas de personne de contact ni de procédure de plainte ou d’appel permettant aux participants de contester le résultat du processus d’évaluation.

8. Selon le plaignant, la procédure manquait également d'équité et d'objectivité. Il fait valoir qu’il n’y a pas eu d’évaluation individuelle de chaque proposition de projet et que les critères énoncés dans l’appel à propositions initial ont été modifiés au cours de la procédure. Il conteste le résultat du concours, qui, dit-il, lui a coûté cinq semaines de travail intensif et de dépenses d'impression.

9. Le plaignant conteste notamment l'évaluation de sa proposition, le comité d'évaluation n'ayant pas tenu compte du fait qu'il avait indiqué la région à laquelle sa proposition s'appliquerait. En tout état de cause, affirme-t-il, le contractant aurait pu le contacter afin de clarifier cette question.

10. Enfin, le plaignant soutient que le personnel de la délégation a violé plusieurs dispositions du code européen de bonne conduite administrative ^[5].

11. La Commission indique que la délégation a décidé de l’objet du concours et a chargé les contractants de l’organiser. Il approuve le texte de l'appel à propositions, la grille d'évaluation, la composition du comité d'évaluation et le calendrier d'annonce des résultats. La délégation n'a pas participé activement au déroulement du concours ^[6] et n'a pas participé à l'évaluation des propositions.

12. Les contrats de services que la délégation a signés avec les contractants fixent les normes de diligence, d’efficacité, d’impartialité, de transparence et d’équité que les contractants doivent respecter. La délégation est chargée de veiller à ce que les contractants respectent ces normes.

13. La procédure d’attribution a garanti l’égalité de traitement des participants. Dans ce contexte, 54 questions sur la procédure et le contenu de l’appel ont été reçues des parties intéressées. Celles-ci ont été publiées sur le site web de la délégation, accompagnées de leurs réponses respectives, dans l’intérêt de tous les participants. Les contractants ont veillé à ce qu’une personne de contact soit toujours disponible pour les participants.

14. En ce qui concerne le processus d’évaluation, les critères inclus dans la grille approuvée reflétaient les exigences de sélection énoncées dans l’appel. La grille mentionnait également la note maximale pour chaque critère. Les travaux du comité d’évaluation et les noms de ses membres étaient confidentiels. Ces derniers étaient également liés par des règles de confidentialité.

15. Il y avait des fiches d'évaluation individuelles pour chaque proposition. Le plaignant n'a reçu aucun point pour le critère d'emplacement, car il n'a pas précisé l'emplacement auquel sa proposition s'appliquerait.

16. Enfin, la Commission indique que la plainte du plaignant est passée inaperçue dans le dossier de courrier indésirable de la boîte fonctionnelle de la délégation. Dès que la délégation a été informée de ce courriel, à la suite de l’enquête de la Médiatrice, elle en a accusé réception, s’est excusée pour le retard et a fourni des réponses substantielles au plaignant.

Évaluation du Médiateur

17. Le Médiateur est conscient des efforts et des ressources que le plaignant a investis pour répondre à l’appel à propositions et comprend sa déception quant au résultat. Cela étant dit, elle n’a pas constaté de mauvaise administration en l’espèce pour les raisons suivantes:

18. Le plaignant n'a présenté aucun élément de preuve à l'appui de son allégation selon laquelle la procédure suivie en l'espèce était injuste ou manquait de transparence.

19. Les informations recueillies au cours de l’enquête montrent que la délégation a fixé les normes et exercé un contrôle effectif sur la procédure, que les contractants ont menée de manière appropriée et équitable.

20. Le comité d'évaluation était composé de spécialistes dans le domaine de l'architecture traditionnelle en Albanie. Seul ce comité a participé à l'évaluation de fond des propositions. Le comité a utilisé des fiches d'évaluation individuelles pour chaque proposition, y compris celle du plaignant, et il a noté les candidats en fonction des critères et des exigences énoncés dans l'appel. Le plaignant n’a présenté aucun élément de preuve à l’appui de son allégation selon laquelle les termes de l’appel ont été modifiés au cours de la procédure.

21. Les noms des membres du comité d’évaluation, ainsi que les propositions retenues et les motifs de leur sélection, ont été annoncés lors de la cérémonie de remise des prix en présence de représentants de la délégation.

22. Les contractants devaient assurer l'égalité de traitement des participants. Par conséquent, ils ne pouvaient pas exercer de discrimination en faveur du plaignant en demandant de manière proactive les informations requises mais non incluses dans sa proposition ^[7].

23. Compte tenu de la nature du concours, le Médiateur estime qu'il est raisonnable qu'il n'y ait pas eu de procédure formelle d'appel prévue dans l'appel. En tout état de cause, le plaignant a fait part de ses préoccupations à la délégation qui lui a répondu.

24. Le Médiateur n’a relevé aucun cas de violation du code européen de bonne conduite administrative par le personnel de la délégation au cours de la procédure de sélection. En fait, le plaignant n’a pas été en contact direct ^[8] avec la délégation au cours de la procédure.

25. Enfin, la délégation a répondu au plaignant et s’est excusée du fait que son courrier électronique était passé inaperçu dans le dossier de courrier indésirable de la boîte fonctionnelle de la délégation.

26. Compte tenu de ce qui précède, le Médiateur estime que ce concours a été organisé de manière transparente, équitable et objective.

27. Consciente, toutefois, des efforts déployés par la plaignante dans cette affaire, elle espère que, à tout le moins, les éclaircissements ci-dessus seront utiles.

Conclusion

Sur la base de l’enquête, la Médiatrice clôt cette affaire en concluant ce qui suit:

Il n'y a pas eu de mauvaise administration de la part de la délégation de l'UE en Albanie.

Le plaignant et la Commission européenne seront informés de cette décision.

Emily O'Reilly

Médiateur européen

Strasbourg, le 14/03/2019

[1] L’appel a été lancé dans le cadre de l’Année européenne du patrimoine culturel 2018 dans le but d’identifier des propositions visant à transformer des maisons traditionnelles en installations touristiques et à attribuer des prix allant de 2 000 EUR (deuxième prix) à 2 800 EUR (premier prix). Le concours ne s'est pas étendu à la mise en œuvre ou à la construction des propositions qui ont finalement été jugées fructueuses.

[2] Le Service européen pour l’action extérieure a informé l’équipe d’enquête de la Médiatrice que la direction générale de la politique européenne de voisinage et des négociations d’élargissement (DG NEAR) de la Commission européenne était responsable du projet en question. La Commission a donc répondu aux demandes de renseignements de la Médiatrice au cours de cette enquête.

[3] L'appel à propositions est disponible à l'adresse suivante: https://eeas.europa.eu/headquarters/headquarters-homepage/34332/call-proposals-tourism-tradition-national-design-competition-20-october-%E2%80%93-15-december-2017_en

[4] Tout concours/appel à propositions est doté d’un comité d’évaluation, qui est chargé d’évaluer les propositions des candidats, sur la base de critères prédéterminés, et de sélectionner le ou les lauréats du concours.

[5] En particulier, le plaignant affirme qu’un certain nombre de dispositions du code européen de bonne conduite administrative ont été violées en l’espèce, notamment l’article 9 sur l’objectivité, l’article 12 sur la courtoisie, l’article 14 sur l’accusé de réception, l’article 15 sur l’obligation de transfert, l’article 18 sur l’obligation de motivation, l’article 19 sur l’indication des possibilités de recours et l’article 22 sur le traitement des demandes d’informations.

[6] La Médiatrice comprend ainsi qu’une fois le concours lancé, la délégation n’avait aucune tâche organisationnelle, procédurale ou pratique à accomplir, au-delà de la publication des éclaircissements sur son site web et de la présence de ses représentants à la cérémonie de remise des prix.

[7] Le principe de l’égalité de traitement des participants exigeait qu’ils aient tous le même devoir d’élaborer avec diligence leurs propositions et de les soumettre conformément aux conditions de l’appel. À l’exception des cas d’erreurs matérielles manifestes, les membres du comité d’évaluation ne peuvent pas contacter les participants individuels afin de demander davantage d’informations ou de clarifications sur leurs propositions. Voir par analogie la décision du Médiateur européen sur la plainte 1315/2005/BB contre le Parlement européen [https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/2826] et l’arrêt de la Cour de justice du 11 mai 2017 Archus sp. z o.o, C-131/16 [http://curia.europa.eu/juris/document/document_print.jsf;jsessionid=9ea7d0f130d6b47f878cd502470ab85691066ad24b47.e34KaxiLc3eQc40LaxqMbN4Pax4Pe0?doclang=EN&text=&Index=0&part=1&mode=DOC&ampdoc;id=190585&occ=first&dir=&&ampcid=972502].

[8] Il n’y avait pas de point de contact au sein de la délégation étant donné que le concours était lancé et géré par les contractants de la délégation.