Kantelija, joka on maassa Z sijaitseva tutkimuslaitos, osallistui EU:n rahoittamaan hankkeeseen seitsemännessä tutkimuksen ja teknologian kehittämisen puiteohjelmassa. Tarkastuksessa havaittiin joitakin sääntöjenvastaisuuksia, minkä jälkeen komissio pyrki perimään kantelijalta takaisin yli 500 000 euroa. Tämän jälkeen kantelija esitti selvennyksiä hankkeen aikana aiheutuneista kustannuksista. Tämän vuoksi komissio vähensi perintämääräystä lähes 200 000 eurolla. Kantelija ei kuitenkaan ollut tyytyväinen, joten hän teki kantelun Euroopan oikeusasiamiehelle.

Oikeusasiamies tutki asiaa ja totesi, että osa tilintarkastajien havainnoista perustui useisiin epävarmuustekijöihin. Koska tärkein käsiteltävänä oleva kysymys oli hankkeen todellisen alkamispäivän määrittäminen, oikeusasiamies ehdottaa, että komissio kuulee asiantuntijaa todentaakseen tilintarkastajien tältä osin tekemän havainnon tai tilaa teknisen tarkastuksen yleisten ehtojen II.23 artiklan mukaisesti.

Kantelun tausta

1. Kantelija, joka on tutkimuslaitos, osallistui EU:n seitsemännestä tutkimuksen ja teknologian kehittämisen puiteohjelmasta 2008–2012 rahoittamaan yhteistyöhankkeeseen. Kantelija oli hanketta toteuttavan yhteenliittymän jäsen.  

2. Tiettyjen yhteenliittymän jäsenten tekemien tarkastusten jälkeen Euroopan komissio havaitsi useita ongelmia. Tämän jälkeen se laajensi tarkastuksen koskemaan muita yhteenliittymän kumppaneita. Näin ollen kantelija tarkastettiin 21.–24. tammikuuta 2013. Tarkastuksessa ilmeni virheitä kantelijan ilmoittamissa tukikelpoisissa kustannuksissa, joiden määrä oli yli 500 000 euroa. Komissio lähetti kantelijalle tarkastuskertomusluonnoksensa kesäkuussa 2013 ja pyysi kantelijaa esittämään huomautuksia. Kantelija kiisti tilintarkastajien havainnot ja toimitti laajoja selvennyksiä ja lisänäyttöä. Tämän jälkeen komissio tarkisti tarkastuskertomusluonnostaan ja vähensi hyväksymättä jätettyä määrää lähes 200 000 eurolla. Tarkistuksen jälkeen tehdyt muutokset sisällytettiin lopulliseen tarkastuskertomukseen, joka lähetettiin kantelijalle 8. tammikuuta 2014. Kantelija ei ollut tyytyväinen ja kääntyi oikeusasiamiehen puoleen.

Tiedustelu

4. Oikeusasiamies aloitti kantelua koskevan tutkimuksen ja yksilöi seuraavan väitteen ja vaatimuksen:

Lopullisessa tarkastuskertomuksessa esitetyt tarkastushavainnot ovat virheellisiä.

Komission olisi tarkistettava lopullista tarkastuskertomustaan tai selitettävä, miksi kantelijan väitteet eivät oikeuta tarkistamista.

5. Oikeusasiamies pyysi 30. tammikuuta 2015 komissiolta lausuntoa kantelusta. Komissio pyysi kahta lykkäystä lausunnon antamiselle asetettuun määräaikaan, joka lopulta annettiin 1. heinäkuuta 2015.

6. Tämän jälkeen oikeusasiamies sai kantelijan huomautukset vastauksena komission lausuntoon. Hänen alustavassa arvioinnissaan otetaan huomioon asianosaisten esittämät väitteet ja mielipiteet.

7. Lausunnosta esittämissään huomautuksissa kantelija esitti useita uusia väitteitä ja väitteitä. Koska komissiolla ei ollut mahdollisuutta kommentoida niitä, koska kantelija otti nämä kysymykset esille saatuaan komission lausunnon, oikeusasiamies on päättänyt olla sisällyttämättä näitä lausuntoja analyysiinsä.

Oikeusasiamiehen alustava arviointi

8. Oikeusasiamies ei voi suorittaa kantelijan hankkeen varainhoidon vaihtoehtoista tarkastusta. Komission tehtävänä on suorittaa tilintarkastus ja päättää, missä määrin tilintarkastajien suosituksia olisi noudatettava. Oikeusasiamiehen vakiintuneen käytännön ^[1] mukaisesti hänen arvioinnissaan keskitytään sen selvittämiseen, oliko komission kanta kohtuullinen, noudatettiinko käytössä olevia menettelyjä ja saiko kantelija tyydyttävät selitykset.

9. Tämä väite on erityisen monimutkainen. Kantelija on yksilöinyt monia näkökohtia, joita tarkastajat ja komissio eivät sen mukaan ole käsitelleet asianmukaisesti. Oikeusasiamies käsittelee kaikkia näitä näkökohtia erikseen, alkaen niiden näkökohtien analysoinnista, joissa hän ei havaitse hallinnollista epäkohtaa (A osa), ja lopettaen ratkaisuehdotuksen käsittelemällä niitä näkökohtia (B osa), joissa hän on havainnut hallinnollisen epäkohdan.

OSA A (hallinnollisia epäkohtia ei havaittu)

i) Tieteellisen työn laatu

10. Kantelija huomautti, että komissio kyseenalaisti kantelijan henkilöstön hankkeessa tekemän tieteellisen työn laadun. Komissio totesi kuitenkin lausunnossaan, että tarkastajat eivät kyseenalaistaneet kantelijan hankkeeseen antaman panoksen laatua. Se toisti, että kustannukset oli katsottu tukeen oikeuttamattomiksi pelkästään sen vuoksi, että kustannusten muodollisia tukikelpoisuusperusteita ei ollut noudatettu.

12. Oikeusasiamies myöntää, että tarkastajat arvostelivat hankkeen huonoa varainhoitoa ja avustussopimuksen vaatimusten noudattamatta jättämistä. Tehtyjen töiden laatu ei ollut kyseenalainen. Oikeusasiamies päättelee, että kantelijan väite ei näin ollen ole merkityksellinen asian kannalta.

ii) Väliaikaisten toimihenkilöiden kustannukset

• Herra W.

13. Komissio selitti, että koska W:n työtä varten laadituissa työaikaraporteissa ei ollut kuvausta suoritetuista tehtävistä, tarkastajat tukeutuivat seitsemännen puiteohjelman epäsuoriin toimiin liittyviä rahoituskysymyksiä koskevan oppaan vastaisesti vaihtoehtoiseen näyttöön, joka osoitti W:n suorittaneen sedimentin näytteenottotoimia. Sedimenttinäytteenottoa ei lueteltu merkittäväksi toiminnaksi, joka edellyttäisi työpakettia. Näin ollen tarkastajat hyväksyivät ainoastaan kustannusten osittaisen korvaamisen. Hänen tohtorintutkintonsa lukukausimaksut voidaan hyväksyä vain, jos hänen tutkimustyönsä on tehty yksinomaan hankkeiden tavoitteiden saavuttamiseksi. Koska tohtorintutkinnon suorittaneiden toimet eivät täyttäneet näitä vaatimuksia, kustannukset hylättiin.

14. Kantelija toteaa, että komission hankevastaava selitti 8 päivänä helmikuuta 2011 päivätyssä sähköpostiviestissä, että periaatteessa voidaan vaatia henkilöstökuluja (mukaan lukien tohtorintutkinnon suorittaneiden lukukausimaksut). Näistä vakuutteluista huolimatta näitä kustannuksia ei pidetty tukikelpoisina. Kantelija väitti lisäksi, että W. oli hankkeen kokoaikainen työntekijä ja työskenteli siten hankkeessa pidempään kuin muut tutkijat (jotka käyttivät hankkeessa keskimäärin jopa 50 prosenttia työajastaan). Kantelija väitti myös, että W:n työ oli hankkeen kannalta välttämätöntä.

15. Kantelija totesi, että vaikka sedimenttinäytteenotto oli vain yksi W:n monista toimista, tarkastajat erottivat sen hänen ansioluettelostaan tuntemattomista syistä. W. esiintyy myös yhteiskirjoittajana kolmessa asiakirjassa, joista vain yksi liittyy sedimentteihin eikä sitä ole lueteltu hankkeeseen liittyvänä asiakirjana. Kaksi muuta hanketta koskevat hanketeknologian maanpäällistä soveltamista ja teollisuusjätteen karakterisointia, jotka molemmat vastaavat yhtä hankkeen tavoitteista, joka oli tutkia mahdollisuuksia teknologian siirtoon muille aloille.

16. Kantelija väitti lisäksi, että W:n väitöskirja, johon tilintarkastajat viittasivat, ei itse asiassa ollut hänen väitöskirjansa vaan hänen vuonna 2009 eli ennen hankkeen aloittamista suorittamansa perustutkintoa koskeva väitöskirja. Lisäksi komissio päätteli, että hän työskenteli sedimenttianalyysien parissa hankkeen aikana, vaikka sekä kantelija että komissio olivat yhtä mieltä siitä, että laaja sedimenttinäytteenottokampanja ja -analyysi oli päättynyt kauan ennen kuin W. aloitti työnsä hankkeessa tammikuussa 2010.

17. Oikeusasiamies huomauttaa, että käytettävissä olevat asiakirjat osoittavat, että vaikka kantelija toimitti komissiolle W:n ansioluettelon, se ei selittänyt vastauksena tilintarkastajien havaintoihin, miksi tohtorintutkinto oli merkityksellinen tai miten se edisti hanketta. Vaikka kantelija huomautti huomautuksissaan, että tilintarkastajat olivat nojautuneet W:n väitöskirjaan eivätkä hänen väitöskirjaansa, se ei paljastanut eikä selittänyt hänen väitöskirjaa koskevaa tutkimusehdotustaan komissiolle, mikä voisi selventää tätä kiistanalaista kysymystä.

18. Edellä esitetyn perusteella oikeusasiamies ei ymmärrä, miksi kantelija katsoo, että komission sille 8. helmikuuta 2011 lähettämässä sähköpostiviestissä toimittamien tietojen olisi katsottava merkitsevän W:n tohtorintutkinnon kustannusten hyväksymistä. Hänen ansioluetteloonsa sisältyy sedimenttinäytteenotto ja useita analyysimenetelmiä, mutta siinä ei selitetä yksityiskohtaisemmin mitään hanketta varten suoritettuja toimia. Näin ollen oikeusasiamies katsoo alustavasti, että kantelijan tältä osin esittämät väitteet, joiden mukaan W:n tohtorintutkintoon liittyvät kustannukset olisi hyväksyttävä, eivät ole vakuuttavia.

• Muu väliaikainen henkilöstö

19. Komissio selitti, että tietyistä väliaikaisista toimihenkilöistä ei ollut saatavilla työaikalomakkeita ja että kantelija ei toimittanut vaihtoehtoista näyttöä ilmoitettujen kustannusten tueksi. Näissä olosuhteissa komissio totesi, että ilmoitettuja kustannuksia ei voitu kohdistaa suoraan hankkeeseen, kuten yleisten ehtojen II.15 artiklan 1 kohdassa edellytetään. Näin ollen tilintarkastajien oli hylättävä ilmoitetut kustannukset ”ei-tukikelpoisina”.

20. Kantelija väitti, että tilapäisen hankehenkilöstön työtä ei aina kirjattu työaikalomakkeisiin, jotka perustuivat voimassa oleviin säännöksiin ja yhteisymmärryspöytäkirjoihin. Se ei myöskään saanut tilaisuutta esittää tilintarkastajille vaihtoehtoista evidenssiä, joka koski tilapäistä hankehenkilöstöä.

21. Oikeusasiamies toteaa, että kantelijalle annettiin mahdollisuus esittää W:n työstä vaihtoehtoisia todisteita työaikalistojen sijaan. Lisäksi yleisten ehtojen II.15 artiklan 1 ^{kohdassa [2]} ja seitsemännen puiteohjelman epäsuoriin toimiin liittyviä rahoituskysymyksiä koskevan oppaan ^[3] suosituksissa edellytetään vaihtoehtoisen näytön esittämistä, jos työaikataulukoita ei ole saatavilla. Kantelija ei käyttänyt tätä mahdollisuutta. Sen sijaan se tyytyi toteamaan, että tällaisia työaikalistoja ei tarvittu väliaikaisille toimihenkilöille. Koska komissiolle ei toimitettu lisätodisteita tai vaihtoehtoisia todisteita, oikeusasiamies toteaa, että komission kanta on kohtuullinen.

iii) Päätutkijan huono kohtelu

22. Komissio totesi toimineensa hyvin kantelijan päätutkijan kanssa. Hän kiisti kohdelleensa häntä epäasiallisesti. Se myönsi kuitenkin, että hän ei ehkä tuntenut oloaan mukavaksi, kun tarkastajat paljastivat hänen esimiehilleen, että hän ei ollut toimittanut kaikkia merkityksellisiä tietoja ja että toinen hankkeen osakas oli palkannut hänet tekemään jonkin verran työtä.

23. Kantelija väitti, että tarkastuksen aikana päätutkijaa syytettiin suoraan tai välillisesti tietojen piilottamisesta tarkoituksena tehdä petos. Häntä syytettiin sen salaamisesta, että hän työskenteli konsortion toiselle osakkaalle, koska tästä toiminnasta ei ollut ilmoitettu hänen työaikaraporteissaan.

24. Kantelija selitti myös, että konsortion toinen kumppani oli maksanut sen päätutkijalle julkaisumateriaalin (kirjojen) valmistelusta, jonka toinen kirjoittaja hän on. Tilintarkastajille toimitettiin kopiot tekijänoikeussopimuksista. Kuten kantelija totesi, tämä työ suoritettiin hänen vapaa-aikanaan, joten hän ei voinut eikä ollut velvollinen ilmoittamaan siitä hänen työaikalistoillaan. Hänellä ei ollut velvollisuutta raportoida hankkeeseen liittyvän työn ulkopuolisista toimista, koska ne eivät liittyneet hänen tehtäviinsä kantelijan tutkimuslaitoksessa tai puuttuneet niihin. Kantelija totesi myös, että tilintarkastajille esitettiin vääriä tietoja ja lausuntoja, minkä vuoksi he päätyivät harhaanjohtavaan johtopäätökseen. Lisäksi kantelija väitti huomautuksissaan, että sen päätutkijan maine tiedemiehenä oli vakavasti heikentynyt näiden päätelmien vuoksi. Tämän seurauksena hänet suljettiin yli 10 miljoonan euron arvoisen EU:n rahoittaman hankkeen ulkopuolelle ja hänen yhteistyönsä konsortion toisen kumppanin kanssa lopetettiin.

25. Oikeusasiamies toteaa, että 11. heinäkuuta 2013 päivätyssä kirjeessä esitettyä tarkastuskertomusluonnosta koskevissa huomautuksissaan sekä komission lausuntoa koskevissa kantelijan huomautuksissaan kantelija myönsi antaneensa tarkastajille virheellisen lausunnon päätutkijansa muista toimista. Tämä kiistanalainen lausunto, eikä komission toiminta, johti väärinkäsitykseen. Oikeusasiamies toteaa myös, että kantelija ei toimittanut todisteita osoittaakseen, että komission huomautukset päätutkijasta olivat epäkunnioittavia. Koska aineellista näyttöä ei ole, oikeusasiamiehellä ei ole syytä uskoa, että komission yksiköt olisivat millään tavoin kohdelleet päätutkijaa väärin.

iv) Yrityksen sisäiseen konsulttiin Y:hen liittyvät kustannukset.

26. Komissio katsoi, että kantelijan sisäisestä konsultista Y:stä ilmoittamat kustannukset perustuivat tiettyjen tuotosten/tuotteiden toimittamiseen eivätkä ilmoitettuihin työaikoihin, kuten seitsemännen puiteohjelman epäsuoriin toimiin liittyviä rahoituskysymyksiä koskevassa oppaassa edellytetään. Koska nämä kustannukset eivät täyttäneet kaikkia sisäisiä konsultteja koskevia kumulatiivisia työtuntien kirjaamisperusteita ^[4], ne katsottiin alihankintakustannuksiksi. Hankkeessa ei kuitenkaan ennakoitu alihankintatehtäviä, kuten yleisten ehtojen II.7 artiklan 2 kohdassa edellytetään. Näin ollen komissio hylkäsi ne.

27. Kantelija katsoi, että sisäisen konsultin kustannukset muodostivat osan henkilöstökustannuksista, ellei tukikelpoisuustarkastuksessa toisin osoiteta.  Se totesi myös, että "jos nämä kustannukset on luokiteltava alihankintakustannuksiksi, niiden olisi oltava tukikelpoisia (välillisiä kustannuksia lukuun ottamatta), koska on sallittua ^[5] siirtää määrärahoja eri toimintojen välillä, jos työt suoritetaan liitteen I mukaisesti". Lisäksi kantelija väitti, että seitsemännen puiteohjelman epäsuoriin toimiin liittyviä rahoituskysymyksiä koskevassa oppaassa mainitaan nimenomaisesti mahdollisuus vaatia alihankintakustannuksia vähäisistä palveluista, joita ei mainita liitteessä I.

28. Oikeusasiamies toteaa, että kuten yleisten ehtojen II.7 artiklan 2 kohdassa edellytetään, kolmansien osapuolten käyttö tai alihankinta on yksilöitävä avustussopimuksen liitteessä I (”Työn kuvaus”). Muussa tapauksessa ilmoitetut kustannukset on todettava muiksi kuin tukikelpoisiksi. Koska hankkeen alihankintaa ei mainittu työn kuvauksessa, kantelijan huomautus ei vaikuta vakuuttavalta. Jos tällainen toimi osoittautuu tarpeelliseksi hankkeen keston aikana, tuensaajan on haettava hyväksyntää avustussopimuksen muuttamisen muodossa. Käytettävissä oleva näyttö osoittaa kuitenkin, että valituksen tekijä ei käyttänyt tätä mahdollisuutta hyväkseen. Näin ollen oikeusasiamies toteaa, että komission selitys alihankintatoiminnan kustannusten hylkäämiselle on kohtuullinen.

v) Akun hinta

29. Oikeusasiamies toteaa, että tarkastuskertomusluonnokseen sisältyi lausunto, jonka mukaan akkua koskevaa 38 121,90 kunan (noin 5 000 euron) laskua ei ollut saatavilla. Tämän jälkeen kantelija esitti komissiolle jäljennöksen pääakkua koskevasta laskusta. Näin ollen lopullisesta tarkastuskertomuksesta käy selvästi ilmi, että pääakun kustannukset hyväksyttiin.

30. Oikeusasiamies haluaa selventää sekaannusta, joka syntyi toisen akun kustannusten hylkäämisestä. Lopullisessa tarkastuskertomuksessa ja oikeusasiamiehelle lähettämässään lausunnossa komissio viittasi itse asiassa eri akkuun, jonka hinta oli 629,01 euroa. Kyseisen akun kustannukset hylättiin, koska kantelija ei ollut antanut selitystä sen menoista. Huomautuksissaan kantelija käsitteli pääakun kustannuksia (joiden osalta se toimitti 38 21,90 kunan (HRK) suuruisen laskun), jonka kustannukset hyväksyttiin.  Edellä esitetyn perusteella oikeusasiamies ei näe mitään syytä jatkaa asian käsittelyä.

vi) Valuuttakurssiero

31. Mitä tulee eri vaihtokurssiin, oikeusasiamies haluaa huomauttaa, että tutkimuksensa aikana komissio hyväksyi kantelijan väitteet. Se pyysi myös anteeksi tarkastuksissa tehtyä virhettä ja teki asianmukaiset mukautukset kantelijaa tyydyttävällä tavalla. Oikeusasiamies on näin ollen vakuuttunut siitä, että komissio on ratkaissut tämän kantelun osan.

vii) Tarkastustyön aikataulu

32. Komissio totesi, että tarkastus tehtiin 21.–24. tammikuuta 2013, joka käsittää neljä tarkastuspäivää, mikä vastaa muiden hankkeen tärkeimpien kumppanien osalta suoritettujen tarkastusten määrää. Se piti tarkastuksen aikataulua riittävänä.

33. Kantelija esitti väitteen, jonka mukaan tilintarkastajien matkajärjestelyjen vuoksi varsinainen tarkastus suoritettiin kahden päivän ja useiden tuntien aikana. Komission mainitsema 24. tammikuuta 2013 pidetty kokous kesti vain noin 20 minuuttia. Näin ollen kantelija katsoo, että alustavista havainnoista keskustelemiseen ei ollut riittävästi aikaa ja että tarkastuksen aikataulu ei riittänyt hankkeen dokumentaation asianmukaiseen tutkimiseen. Samaan aikaan kantelija katsoo, että seuraava tarkastukseen liittyvä menettely kesti huomattavasti kauemmin kuin oli tarpeen tai kohtuullista.

34. Mitä tulee tarkastajien kenttätyöhön käytettyyn aikaan, oikeusasiamies ei näe mitään syytä epäillä, olisiko komission yksiköiden pitänyt käyttää enemmän resursseja ja laajentaa kenttätyötä. On korostettava, että tilintarkastajien työhön ei kuulu pelkästään kenttätyö, vaan myös useita tunteja taloudellisten asiakirjojen ja vaihtoehtoisten todisteiden tarkastamista. Näin ollen kantelijan väite, jonka mukaan tarkastuksen aikataulu ei ollut riittävä, ei ole vakuuttava. Edellä esitetyn perusteella oikeusasiamies toteaa, että komissio osoitti kohtuullisesti resursseja kantelijan tarkastukseen.

viii) Välilliset kustannukset

35. Välillisiin kustannuksiin sovellettavien sääntöjen osalta niissä todetaan, että jos tosiasiallisia välillisiä kustannuksia ei voida määrittää, tuensaajien olisi käytettävä joko 20 tai 60 prosentin kiinteämääräistä menetelmää tuensaajan luonteesta riippuen. Viimeksi mainittu osuus, jota sovelletaan asiaankuuluvien tukikelpoisuusperusteiden täyttyessä, on varattu yksinomaan voittoa tavoittelemattomille julkisille elimille, keski- ja korkea-asteen oppilaitoksille, tutkimusorganisaatioille ja pk-yrityksille ilman analyyttistä kirjanpitojärjestelmää, ja se myönnetään rahoitusjärjestelmille, joihin sisältyy tutkimusta ja teknologista kehittämistä. Oikeusasiamies huomauttaa, että periaatteessa sekä kantelija huomautuksissaan että komissio lausunnossaan sopivat lopulta sovellettavista säännöistä, joten tämän tutkimuksen tämä näkökohta vaikuttaa ratkaistulta.

ix) Toimiminen syyllisyysolettaman mukaisesti

36. Komissio totesi lausunnossaan, että kaikkien tarkastajien on tehtäviään suorittaessaan noudatettava eettisiä sääntöjä. Se totesi myös, että kaikki kustannusten hylkäämiset on tehty avustussopimuksessa vahvistettujen selkeiden kriteerien perusteella, kun taas tarkastustuloksia on mukautettu kantelijalta saatujen lisätietojen perusteella.

37. Valituksen tekijä puolestaan totesi, että väärintulkintoja tai väärinymmärryksiä oli useita kertoja, mikä johtui aikarajoituksista ja tietojen puutteesta siitä, missä kehyksessä toimet toteutettiin.

38. Oikeusasiamies toteaa, että kantelija oli huomautuksissaan samaa mieltä siitä, että tilintarkastajat noudattavat eettisiä sääntöjä, mutta korosti, että epäselvät tilanteet antavat vaikutelman syyllisyysolettamasta. Tässä yhteydessä oikeusasiamies toteaa, että tilintarkastuskertomuksissa esitetyt tilintarkastajien lausunnot ja kirjeenvaihto kantelijan kanssa eivät osoita, että kantelijaa tai sen henkilöstön jäseniä olisi pidettävä syyllisinä. Komission toiminnassa ei ollut merkkejä puolueellisuudesta tai huonosta kohtelusta päätutkijan tai kantelijan yksiköiden suhteen. Vielä tärkeämpää on, että tarkastajien työn tarkoituksena ei ollut havaita petostapauksia vaan tarkistaa hankkeen aikana aiheutuneiden kustannusten tukikelpoisuus. Edellä esitetyn perusteella oikeusasiamies päättelee, että kantelijan edellä esittämät väitteet ovat perusteettomia.

x) Laitteet ja tarvikkeet

39. Komissio totesi, että kestokulutushyödykkeiden hankintakustannuksia voidaan pitää tukikelpoisina, jos poistokustannukset otetaan huomioon. Kantelija ilmoitti kuitenkin laitteiden hankintakustannukset kokonaisuudessaan eikä toimen toteuttamisen aikana kirjattuja poistokustannuksia. Tämän vuoksi tarkastajat hylkäsivät tukikelpoisiksi ilmoitetut kustannukset, jos ne ylittivät poistokustannukset, jotka oli laskettu toimen keston aikana laitteiden käyttöiän perusteella. Kantelija oli kuitenkin eri mieltä poistomenettelyn soveltamista koskevasta komission selityksestä.

40. Oikeusasiamies huomauttaa, että seitsemänteen puiteohjelmaan liittyviä rahoituskysymyksiä koskevan oppaan mukaan epäsuoria toimia varten hankittujen laitteiden kustannuksia ei periaatteessa voida periä automaattisesti takaisin kokonaisuudessaan. Se, että komissio hyväksyy nämä kustannukset, hyväksytään poistomenettelyllä, joka vastaa laitteen poistoja sen taloudellisen käyttöiän siltä osalta, joka kuuluu kyseisen hankkeen soveltamisalaan. Tätä taustaa vasten tarkastajat totesivat lopullisessa tarkastuskertomuksessa, että kantelija työskentelee muiden kuin rahoitusvarojen hankintaan liittyvien menojen kassaperusteisen kirjanpidon parissa. Seitsemännen puiteohjelman rahoituskysymyksiä koskevan oppaan II.15 artiklan 1 kohdan c alakohdassa todetaan epäsuorien toimien osalta, että jos laitteet kirjataan yleensä kuluiksi edunsaajan kirjanpitoon kassaperusteisen kirjanpidon yhteydessä ja tämä kirjanpitomenetelmä on kansallisten kirjanpitosääntöjen mukainen, on hyväksyttävää veloittaa hankkeen koko hankintakustannus kyseiseltä ajanjaksolta tietyin edellytyksin. Yksi edellytyksistä on, että vain osa hankkeessa käytetyistä laitteista voidaan laskuttaa. Käyttömäärä, mukaan lukien käytetty prosenttiosuus ja aika, otetaan huomioon. Jos osa laitteista ja kulutushyödykkeistä jaetaan hankkeiden kesken, vain asianomaiseen toimeen käytetty osuus voidaan veloittaa asianomaisesta hankkeesta. Näin ollen kantelijan tulkinta mainituista säännöksistä, jotka koskevat kuluvien laitteiden kustannusten vaatimista, olisi oikea vain niin kauan kuin laitteita käytettiin ainoastaan hankkeen keston ajan. Tarkastajat havaitsivat kuitenkin, että kyseiset laitteet kestivät pidempään kuin hankkeen kesto, joten hankintakustannuksia ei voitu kattaa kokonaisuudessaan.

41. Oikeusasiamies toteaa myös, että kantelija mainitsi kuulleensa hankkeen aikana komission teknistä asiantuntijaa tarvittavista laitteista aiheutuvista ilmoitetuista kustannuksista, koska tämä erityiskysymys oli epäselvä. Oikeusasiamiehelle toimitetuissa asiakirjoissa (oikeusasiamiehelle tehdyn kantelun liite 1) kantelija kuitenkin totesi, että teknisellä asiantuntijalla, joka väitetysti ehdotti, että kustannukset voitaisiin ilmoittaa kokonaisuudessaan, kunhan ne jaettaisiin hankkeiden kesken, ei ollut riittävää asiantuntemusta rahoituskysymyksissä. Kantelija väittää joka tapauksessa, että komission hankevastaavan oli tarkoitus tarkistaa tämä päätelmä hankkeen edistymistä käsitelleen 17. joulukuuta 2010 pidetyn kokouksen pöytäkirjan mukaisesti. Oikeusasiamiehelle ei kuitenkaan toimitettu vahvistusta siitä, että kantelija tai komissio olisi tarkastanut väitetyn komission asiantuntijan lausunnon.

42. Edellä esitetyn perusteella oikeusasiamies ei löydä näyttöä, joka tukisi kantelijan väitettä, jonka mukaan tilintarkastajat sovelsivat virheellisesti poistomenettelyä laskeakseen laitteiston osuuden ja hankkeeseen käytetyn ajan.

xi) Konferensseihin liittyvät kustannukset

43. Komissio esitti, että yleissopimuksen liitteessä I todetaan selvästi, että levittämistoimet voidaan aloittaa vasta kahdeksan kuukauden kuluttua hankkeen aloittamisesta. Näin ollen ennen kahdeksatta kuukautta toteutettuihin levitystoimiin liittyviä kustannuksia ei hyväksytty. Komissio totesi, että koska ne olivat aiheutuneet ennen hankkeen tulosten levittämistoimien toteuttamisajankohtaa, niiden ei voitu katsoa johtuvan hankkeesta. Näin ollen se hylkäsi osan hankkeen levittämiseen liittyvistä kustannuksista, koska ne olivat aiheutuneet ennen hankkeen määritettyä todellista alkamispäivää (kantelun tätä näkökohtaa käsitellään jäljempänä xiii kohdassa).

44. Valituksen tekijä puolestaan väitti, että työn kuvauksessa kuvatussa toiminnan aloittamisessa arvioidaan suunniteltujen toimien alustavat päivämäärät. Konsortio päätti kuitenkin, että hanke hyötyisi enemmän näihin tapahtumiin osallistumisesta kuin siitä, että se noudattaisi tiukasti "ohjeellista" toiminta-aikataulua. Koska nämä vähäiset poikkeamat olivat luonteeltaan puhtaasti muodollisia ja ne toteutettiin hankkeen hyödyksi, niiden ei olisi pitänyt katsoa vaikuttavan merkittävästi hyväksytyn yleissopimuksen sisältöön. Kantelija väitti, että oli selvästi tilintarkastuksen soveltamisalan ulkopuolella analysoida, olivatko konferenssiesitykset ja esitetyt tulokset hankkeen kannalta asianmukaisia. Se väitti myös, että kun komissio hylkäsi konferensseihin liittyvät kustannukset, se kyseenalaisti hankkeen tieteellisen panoksen. Se ehdotti myös, että alustavaa aikataulua ei olisi voitu järjestää ennen hankkeen aloittamista.

45. Oikeusasiamies toteaa, että työn kuvaus on erottamaton osa kantelijan ja komission välistä avustussopimusta. Kaikki sopimusehdot sitovat molempia osapuolia, ja ne olisi täytettävä avustussopimuksen ehtojen mukaisesti, ellei muutosta pyydetä. Kaikista ehdotetuista poikkeuksista sovittuihin ehtoihin olisi ilmoitettava komissiolle, ja komission yksiköiltä olisi pyydettävä ennakkolupa. Edellä esitetyn perusteella oikeusasiamies päättelee, että kantelijan väitteet eivät ole vakuuttavia.

xii) Aikaisempien tarkastusten merkitys nykyisen tarkastuksen kannalta

46. Lausunnossaan komissio muistutti, että unionin yleisen tuomioistuimen työjärjestyksen II.5.2 artiklan mukaan”kertomusten hyväksyminen ei merkitse niiden sääntöjenmukaisuuden tai niihin sisältyvien ilmoitusten ja tietojen aitouden tunnustamista, eikä se merkitse vapautusta tarkastuksesta tai uudelleentarkastelusta”. Näin ollen todetaan nimenomaisesti, että kertomusten hyväksyminen hankkeen keston aikana ei vaikuta komission oikeuteen suorittaa tilintarkastuksia, valvontaa ja teknisiä tarkastuksia suuntaviivojen II.22 ja 23 artiklan mukaisesti. Raporttien hyväksyminen ei myöskään tarkoita sitä, että näissä tarkastuksissa, tarkastuksissa tai uudelleentarkasteluissa ei voitaisi havaita virheitä tai sopimusvelvoitteiden rikkomisia. Näin ollen komissio asetti kyseenalaiseksi tilintarkastuskonsulttiyrityksen paikallisen ryhmän laatiman edellisen tarkastuksen, jonka komissio oli aiemmin tilannut itse ja joka saatiin päätökseen toukokuussa 2011.

47. Kantelija huomautti, että kaikista aiemmin hyväksytyistä teknisistä raporteista ja suoritteista (jotka komission tekninen asiantuntija on laatinut hankkeen aikana) käy selvästi ilmi hyvin dokumentoidun työn määrä hankkeen aikana eikä ennen tilintarkastajien ilmoittamaa virallista aloituspäivää. Kantelija korosti, että konsulttiyrityksen toukokuussa 2011 tekemä tarkastus vahvisti, että hanketta hallinnoitiin asianmukaisesti, kun taas komission yksiköt hyväksyivät rahoituskertomukset hankkeen aikana. Näin ollen se ei nähnyt mitään näyttöä, joka tekisi komission toukokuussa 2011 suorittamasta konsulttiyrityksen tarkastuksesta pätemättömän.

48. Oikeusasiamies toteaa, että kustannusten hyväksyminen tai tarkastukset, joissa kiitetään hankkeen aikana tehtyä työtä, eivät estä komission yksiköitä suorittamasta tilintarkastuksia jälkikäteen. Näin ollen oikeusasiamies päättelee, että komission perustelut vaikuttavat paikkansapitäviltä.

B OSA (havaittu hallinnollinen epäkohta)

xiii) Hankkeen alkamispäivä ja riitautetun tarkastuksen taloudellinen ja tekninen luonne

49. Komission tarkastajat havaitsivat, että hankkeen periaatteellisen toteennäyttämisen edellyttämä tutkimustyö, joka kantelijan kertomusten mukaan oli tehty hankkeen alkamispäivästä eli 1 päivästä joulukuuta 2008 11 päivään toukokuuta 2010, oli tosiasiallisesti tehty ennen 1 päivää joulukuuta 2008. Tarkastajat havaitsivat, että tässä hankkeessa testattiin aiempia tutkimustoimia ja niiden tuloksia (jotka oli kehitetty toisessa hankkeessa).

50. Komissio totesi myös, että hankkeen toinen kumppani vahvisti toisen hankkeen tulosten, mittausten ja aiemmin julkaistujen tietojen käytön. Näin ollen tarkastajat totesivat, että uusilla testeillä käynnistetyn hankkeen tosiasiallinen alkamispäivä oli 11.5.2010 eli päivä, jona edellinen hanke tai sen kehitys olisi päättynyt. Näin ollen komissio hyväksyi kaikki hankkeista aiheutuneet kustannukset kyseisestä päivästä alkaen. Koska 1.12.2008 ja 10.5.2010 välisenä aikana aiheutuneet henkilöstökulut olivat unionin yleisen tuomioistuimen määräysten vastaisia, ne hylättiin.

51. Kantelijan mukaan tarkastajat kiistivät kaikki kustannukset teknisistä syistä ennen 11. toukokuuta 2010. Kantelija toisti, että kaikki ennen hankkeen virallista alkamispäivää saadut tulokset oli esitetty ja julkaistu. Se korosti, että tästä hankkeesta ei veloitettu mitään kustannuksia aiempien tulosten perusteella. Kantelija selitti toistuvasti tukikelpoisia toimia, jotka toteutettiin sopimuksen alkamisen ja tilintarkastajien valitseman ”mielivaltaisen päivämäärän” välisenä aikana. Tutkimuksen aikana kantelija myönsi, että toisen hankkeen tulokseen oli virheellisesti viitattu avustusehdotuksessa ja muissa asiakirjoissa. Tämä valvonta aiheutti epäselvyyttä siitä, miten tarkastajat määrittivät hankkeen alkamispäivän.

52. Kantelijan mukaan tämä harhaanjohtava lausunto aiheutti epävarmuutta siitä, milloin hankkeen edellyttämät testit ja tutkimukset aloitettiin toisen hankkeen päätyttyä. Useat kantelijan yksiköiden ja osallistuvan yhteenliittymän muiden kumppanien lausunnot näyttävät päättelevän, että kyseisen toisen hankkeen tulokset oli kehitetty odotettaessa hankkeen avustuksen hyväksymistä. Toisaalta kantelija korosti, että kyseessä oli erillinen ja menestyksekäs hanke, joka täytti kaikki tavoitteensa, minkä hankkeen koordinaattorit, komission hankevastaava ja komission itse hankkeen aikana aiemmin tilaama tekninen tarkastus vahvistivat.

53. Oikeusasiamies panee merkille, että tarkastajat havaitsivat, että tämän toisen hankkeen tulosta käytettiin tämän hankkeen perustana, kun taas kantelija totesi, että nämä kaksi tulosta ovat pohjimmiltaan erilaisia eikä niitä pitäisi sekoittaa, koska niillä on erilaiset tarkoitukset. Tarkastajat ottivat huomioon kaikki tarkastusten aikana saadut tiedot ja ilmoittivat hankkeen tosiasialliseksi aloituspäiväksi 11. toukokuuta 2010, joka alkoi "uusien" testien suorittamisella.

54. Jos hankkeen teknisestä suorituskyvystä on kuitenkin epäilyjä, komissiolla on oikeus määrätä tekninen tarkastus yleisten ehtojen II.23 artiklan mukaisesti. Tällaisen tarkastuksen suorittaminen edellyttää hankkeen ja sen tavoitteiden kannalta merkityksellistä teknistä asiantuntemusta. Käsiteltävänä olevassa asiassa komissio ei kuitenkaan ole käyttänyt tätä mahdollisuutta. Sen sijaan se noudatti tilintarkastusjärjestelmää, josta määrätään unionin yleisen tuomioistuimen II.22 artiklassa. Tämä on huolestuttavinta, koska tilintarkastajien huomautukset eivät perustu tosiseikkoihin vaan epävarmuustekijöihin ja kohtuuttomiin oletuksiin.

55. Oikeusasiamies huomauttaa, että lopullisessa tarkastuskertomuksessa tarkastajat tukeutuivat useaan otteeseen seuraavaan sanamuotoon: "koska meillä ei ole varmuutta siitä, että (...) hankkeen alussa tehty testi (oli) todella tehty hankkeen keston aikana eikä (...) aiemmin, meidän on hylättävä nämä kustannukset". Tästä toteamuksesta käy ilmi, että tarkastajat eivät olleet varmoja hankkeen tosiasiallista kestoa koskevista havainnoista. Oikeusasiamies katsoo kuitenkin, että jättämällä tämän epävarmuuden lopulliseen tarkastuskertomukseen komissio epää kantelijalta oikeuden. Ottaen huomioon hylättyjen kustannusten määrän ja lukuisten toimien implisiittisen epäämisen hankkeelta oikeusasiamies toteaa, että tarkastajien olisi esitettävä havaintonsa varmuudella ja "varmuudella", jotta lopullisen tarkastuskertomuksen lausumat eivät ole moniselitteisiä tai niitä voidaan tulkita väärin. Lisäksi tarkastajien loppukertomuksessa todetaan, että tilintarkastustuomioistuin on saattanut tarkastuksensa päätökseen ottaen huomioon seitsemännen tutkimuksen ja teknologian kehittämisen puiteohjelman mukaisen tarkastetun avustussopimuksen määräykset ja noudattaen kansainvälisiä varmennus- ja tarkastustoimeksiantoja koskevia standardeja, koska niitä sovelletaan ainoastaan tämän toimeksiannon erityiseen soveltamisalaan. Kyseisissä standardeissa edellytetään, että tilintarkastustuomioistuin noudattaa eettisiä vaatimuksia ja suorittaa tilintarkastuksen saadakseen kohtuullisen varmuuden [korostus lisätty] siitä, että tilinpäätöksessä ei ole olennaisia virheellisyyksiä (...)”.

56. Oikeusasiamies katsoo näin ollen, että koska komission taloudelliset tarkastajat eivät olleet teknisiä vaan epävarmoja useista tarkastuksen havainnoista, komissio olisi voinut ja sen olisi pitänyt tarkistaa edellä mainitut epävarmuustekijät käytettävissään olevien välineiden avulla, erityisesti kun otetaan huomioon Euroopan hyvän hallintotavan säännöstön 4 ja 11 artiklassa säädetyt laillisuutta ja oikeudenmukaisuutta koskevat vaatimukset. Oikeusasiamies ei myöskään ole vakuuttunut siitä, että komission kanta olisi kohtuullinen tai että se perustuisi täsmällisiin tai vahvoihin todisteisiin.

57. Koska tämä tämän kantelun keskeinen näkökohta edellyttää tiettyä teknistä asiantuntemusta ja hankkeen ymmärtämistä pelkän taloudellisen tietämyksen sijaan, oikeusasiamies katsoo, että se, että komissio ei kuule teknisiä tarkastajia/asiantuntijoita jälkikäteen, voi merkitä hallinnollista epäkohtaa. Siksi hän kannustaa komissiota kuulemaan riippumatonta asiantuntijaa tarkastajien havaintojen todentamiseksi. Hän ehdottaa myös, että komissio ja kantelija voisivat vastata yhdessä asiantuntijan palkkaamisesta aiheutuvista kustannuksista, jos molemmat osapuolet hyväksyvät tämän ratkaisun. Näin ollen hän ehdottaa vastaavaa ehdotusta jäljempänä.

xiv) Lopullisen tarkastuskertomuksen uudet havainnot

58. Lopuksi komissio totesi lausunnossaan, että kaikki lopulliseen tarkastuskertomukseen sisältyvät havainnot oli jo lueteltu tarkastuskertomusluonnoksessa. Lisäksi kaikki kantelijan esittämät huomautukset otettiin huomioon, kun tukeen oikeuttamattomien kustannusten määrää mukautettiin lopullisessa tarkastuskertomuksessa.

59. Päinvastoin kantelija väitti, että sille ei ollut annettu mahdollisuutta esittää huomautuksia perusteluista ja sovellettavista säännöistä, jotka liittyvät laitteiden kustannusten korvaamiseen käytettyyn poistomenetelmään ja jotka esitettiin ensimmäistä kertaa lopullisessa tarkastuskertomuksessa.

60. Oikeusasiamies päättelee, että käytettävissä oleva näyttö vahvistaa kantelijan näkemyksen.

Ratkaisuehdotus

Edellä esitetyt havainnot huomioon ottaen oikeusasiamies katsoo, että keskeinen kysymys tässä tutkimuksessa on hankkeen todellisen alkamispäivän määrittäminen. Hän: ehdottaa, että Euroopan komissio käyttää seitsemännen puiteohjelman avustussopimuksen yleisten ehtojen II.23 artiklan mukaista toimivaltaansa kuulla riippumatonta asiantuntijaa hankkeen todellisen alkamispäivän määrittämiseksi tai teknisen tarkastuksen tilaamiseksi; komissio ja kantelija voisivat vastata yhdessä asiantuntijan palkkaamisesta aiheutuvista kustannuksista. Tätä ehdotusta sovelletaan rajoittamatta periaatetta, jonka mukaan kantelijalla on todistustaakka osoittaa, että hankkeen alkamispäivä on tosiasiallisesti ennen 11. toukokuuta 2010.

 

Emily O'Reilly

Euroopan oikeusasiamies

Strasbourg, 22.5.2017

 

[1] Euroopan oikeusasiamiehen päätös Euroopan komissiota vastaan tehdyn kantelun 2431/2011/MMN tutkinnan päättämisestä; Euroopan oikeusasiamiehen päätös Euroopan komissiota vastaan tehtyä kantelua 1325/2008/(BEH)VL koskevan tutkimuksen päättämisestä

[2] II.15 kohta Välittömien ja välillisten kustannusten määrittäminen

1. Välittömiä kustannuksia ovat kaikki tukikelpoiset kustannukset, jotka voidaan kohdentaa suoraan hankkeeseen ja jotka tuensaaja on yksilöinyt sellaisiksi kirjanpitoperiaatteidensa ja tavanomaisten sisäisten sääntöjensä mukaisesti.

Henkilöstökustannusten osalta voidaan laskuttaa ainoastaan hankkeen puitteissa suoraan työtä tekevien henkilöiden todellisista työtunneista aiheutuvat kustannukset. Tällaisten henkilöiden on

– oltava tuensaajan suoraan kansallisen lainsäädäntönsä mukaisesti palkkaamia,

– työskentely yksinomaan jälkimmäisen teknisessä valvonnassa ja vastuulla, ja

– niistä maksetaan korvaus avustuksen saajan tavanomaisen käytännön mukaisesti (...).

[3] ECGA-sopimuksen II.15 artiklan 1 kohta – Välittömien ja välillisten kustannusten määrittäminen

(w)laskutettava kellonaika on kirjattava koko hankkeen keston ajan työaikalistoihin, joiden todenperäisyydestä ja luotettavuudesta on esitettävä riittävät todisteet. Jos työaikalistoja ei ole, toimeksisaajan on perusteltava ilmoitetut kustannukset kohtuullisin keinoin (vaihtoehtoinen näyttö), jotka antavat vastaavan varmuustason ja jotka tarkastajan on arvioitava. Työntekijöiden on kirjattava aikansa päivittäin, viikoittain tai kuukausittain paperilla tai tietokonepohjaisella järjestelmällä. Aikarekistereihin on saatava hankepäällikön tai muun esimiehen lupa (...).

[4] Yksi ehdoista on, että sisäisten konsulttien palkkiot perustuvat työaikoihin eivätkä tiettyjen tuotosten/tuotteiden toimittamiseen.

[5] Kantelija vetosi yleissopimuksen 5 artiklan 2 kohtaan.