The case concerned a request for public access to documents related to the expenses of a university in the context of an EU-funded project. The complainant had submitted his request to the European Commission in July 2025.

The Commission first replied in September 2025. It identified ten documents as falling within the scope of the access request, to which it refused to give public access in their entirety. In doing so, the Commission argued that disclosure could undermine the commercial interests of the university concerned.

The complainant contested the Commission's decision by making a 'confirmatory application' in September 2025. When the Commission failed to provide an explicit reply, the complainant turned to the Ombudsman in October 2025.

The Ombudsman opened an inquiry into the Commission’s implicit refusal to grant public access and, as a first step, asked the Commission to adopt an explicit reply to the complainant’s confirmatory application as soon as possible. In the absence of a reply within the time limit set, the Ombudsman inquiry team inspected the documents in question, along with documentation on the consultation of the university concerned.

The Commission replied to the complainant in May 2026, granting wide partial access to the documents at issue. The complainant, in his comments on the Commission’s confirmatory decision, did not challenge the remaining redactions. The Ombudsman therefore considered that the complaint into the Commission’s implicit refusal of access had been settled by the access now granted. That said, the Ombudsman regretted the delay incurred by the Commission in handling the complainant’s access request, which persisted even after she had opened her inquiry. The Ombudsman continues to closely monitor the matter of delays based on complaints submitted to her.

Asia koski Euroopan tutkimuksen toimeenpanoviraston (REA) päätöstä olla myöntämättä ”huippuosaamismerkkiä” ehdotukselle, joka koskee EU:n rahoitusta EU:n Horisontti Eurooppa -ohjelmaan kuuluvaa Marie Sklodowska-Curie -apurahaa (MSCA-PF) koskevaan vuoden 2023 ehdotuspyyntöön. REA oli kieltäytynyt myöntämästä ehdotukselle huippuosaamismerkkiä, koska kantajan kotipaikka oli Yhdistyneessä kuningaskunnassa.

Oikeusasiamies totesi, että REA oli antanut kohtuullisen selityksen päätökselleen ja toiminut sovellettavien sääntöjen mukaisesti. Näin ollen hän päätti tutkimuksen toteamalla, ettei hallinnollista epäkohtaa ollut. Hän esitti kuitenkin parannusehdotuksen REAlle, jonka se toimittaa kantelijalle ja muille samassa tilanteessa oleville Yhdistyneeseen kuningaskuntaan sijoittautuneille hakijoille selittävän huomautuksen ja/tai antaa julkisen lausuman, jossa selvennetään Yhdistyneeseen kuningaskuntaan sijoittautuneiden hakijoiden erityistilannetta MSCA-PF:n vuoden 2023 ehdotuspyynnöissä, erityisesti huippuosaamismerkin osalta.

Tapaus koski sitä, miten Euroopan terveys- ja digitaaliasioiden toimeenpanovirasto (HaDEA) toteutti jatkotoimia Euroopan petostentorjuntaviraston (OLAF) sellaisen tutkimuksen tulosten perusteella, joka koski yksikköä, joka osallistui kahteen EU:n rahoittamaan hankkeeseen Horisontti 2020 -puiteohjelmassa.

OLAFin havaitsemien sääntöjenvastaisuuksien perusteella HaDEA ilmoitti kantelijalle aikomuksestaan lopettaa osallistumisensa hankkeisiin, periä takaisin tukeen oikeuttamattomiksi katsotut kustannukset ja rekisteröidä ne Euroopan komission varhaishavainta- ja poissulkemisjärjestelmään (EDES), joka on tietokanta ”epäluotettavista” henkilöistä ja yhteisöistä, jotka ovat hakeneet EU:n varoja tai tehneet oikeudellisia sitoumuksia EU:n elinten kanssa. Kantelija väitti muun muassa, että HaDEA ei antanut sille mahdollisuutta ilmaista näkemyksiään ennen sen rekisteröimistä varhaishavainta- ja poissulkemisjärjestelmään.

Oikeusasiamies totesi, että päätös kantelijan rekisteröimisestä varhaishavainta- ja poissulkemisjärjestelmään ei välttämättä vaikuttanut sen oikeudelliseen tilanteeseen ja että kantelijalle annettiin käytännössä mahdollisuus esittää näkemyksensä. Oikeusasiamies päätti tutkimuksen todeten, ettei hallinnollista epäkohtaa ollut.

Oikeusasiamies ehdotti kuitenkin parannusta siihen, että kun HaDEA ilmoittaa yhteisölle sitä vastaan tehdyistä havainnoista, se ilmoittaa myös kyseiselle yhteisölle, jos tällaiset havainnot voivat johtaa sen rekisteröintiin varhaishavainta- ja poissulkemisjärjestelmään.

Asia koski sitä, miten Euroopan komissio käsitteli pyyntöä tarkastella uudelleen päätöstä, jolla hylättiin Horisontti Eurooppa -puiteohjelman tutkimusrahoitusta koskeva ehdotus. Kantelija oli huolissaan erityisesti siitä, että komissio asetti tarkastelupyyntöjen kuvaukselle merkkirajan eikä hyväksynyt asiakirjoja, jotka oli toimitettu asiaa koskevan verkkolomakkeen ulkopuolella.

Oikeusasiamies katsoi, että komission oli kohtuullista asettaa luonnerajoituksia. Tutkimuksen yhteydessä komissio suostui myös nostamaan luonnerajaa ja mukauttamaan sen muihin vastaaviin menettelyihin.

Oikeusasiamies päätti tutkimuksen todeten, ettei hallinnollista epäkohtaa ollut.  

Asia koski pyyntöä saada tutustua kolmeen asiakirjaan, nimittäin määräaikaiskertomukseen ja kahteen suoritteeseen, jotka liittyivät EU:n rahoittamaan hankkeeseen, joka koski tutkimusta lasten ja nuorten radiotaajuuskentille altistumisen aiheuttamasta aivosyövän riskistä. Komissio antoi laajan osittaisen oikeuden tutustua määräaikaiskertomukseen mutta ei pääsyä kahteen suoritteeseen vedoten henkilötietojen ja kaupallisten etujen suojaan. Tyytymättömänä myönnettyyn tutustumisoikeuteen ja siihen, että lopullisen vastauksen saaminen viivästyi merkittävästi, kantelija kääntyi oikeusasiamiehen puoleen.

Oikeusasiamiehen tutkimusryhmä tarkasti kyseiset kolme asiakirjaa. Oikeusasiamies katsoi määräaikaiskertomuksen osalta, että komissio olisi voinut antaa laajemman pääsyn, koska osa tiedoista oli jo julkisia. Oikeusasiamies totesi näiden kahden suoritteen osalta, että komissio ei selittänyt asianmukaisesti, miten asiakirjojen sisältämien tietojen ilmaiseminen vahingoittaisi hankkeeseen osallistuvien osapuolten kaupallisia etuja.

Oikeusasiamies jakoi alustavat havaintonsa komissiolle.

Vastauksena oikeusasiamiehelle komissio myönsi laajan oikeuden tutustua asiakirjoihin. Se säilytti vain tiettyjen henkilötietojen sekä tutkimuksessa käytettyjen matkapuhelinten tuotenimien ja mallien poistot ja väitti, että niiden paljastaminen vahingoittaisi valmistajien kaupallisia etuja.

Oikeusasiamies oli tyytyväinen komission myönteiseen vastaukseen ja myönnettyyn laajaan tutustumisoikeuteen. Hän piti henkilötietojen poistoja kohtuullisina, mutta totesi, että komissio olisi voinut selittää paremmin vähäiset poistot kaupallisten etujen suojaamiseksi. Komissiolle asiakirjojen saamista yleisön tutustuttavaksi koskevan pyynnön käsittelyssä aiheutunut merkittävä viivästyminen oli valitettavaa ja merkitsi hallinnollista epäkohtaa.