Valmistettu Euroopan oikeusasiamiehen ohjesäännön 3 artiklan 5 kohdan mukaisesti [1]

Kantelun tausta

1. Käsiteltävänä olevassa asiassa kantelu on Armenian demokratisoitumista ja markkinatalouteen siirtymistä tukevan hankkeen, jäljempänä ’hanke’, johtava kumppani ja toimeksisaaja. Hanke toteutettiin 8. elokuuta 2007 ja 31. joulukuuta 2009 välisenä aikana, ja sitä hallinnoi EU:n Armenian-edustusto, jäljempänä ’edustusto’. Tämä kantelu liittyy kanteluun 1651/2012/(ER)PMC, joka koskee useita väitettyjä sääntöjenvastaisuuksia hankkeen hallinnoinnissa ja jonka on tehnyt sama kantelija.

2. Kantelija kääntyi 13. joulukuuta 2011 Euroopan komission pääsihteeristön puoleen ja pyysi saada tutustua”kaikkiin asiakirjoihin, jotka on laadittu ja vastaanotettu – sekä ennen hankkeen alkua että sen toteutuksen aikana ja hankkeen päättymisen jälkeen – ja jotka koskevat kaikkia hankkeeseen ja itse hankkeeseen osallistuvien elinten/aiheiden välisiin suhteisiin liittyviä kysymyksiä”. Kantelija antoi esimerkkejä laatijoista ja pyydettyjen asiakirjojen tyypeistä ja toimitti myös jäljennöksen lähetystölle. Kantelijan pyyntö tehtiin asetuksen (EY) N:o 1049/2001 [2] mukaisesti.

3. Ottaen huomioon asiakirjoihin tutustumista koskevan pyynnön laajuuden komissio ja lähetystö ilmoittivat kantelijalle 9. ja 16. tammikuuta 2012 päivätyillä kirjeillä, että ne tarvitsivat enemmän aikaa pyynnön käsittelyyn.

4. Kantelija toisti pyyntönsä komission pääsihteeristölle 9. ja 25. tammikuuta sekä 24. ja 28. helmikuuta 2012 lähetetyissä kirjeissä. Helmikuun 24. ja 28. päivänä 2012 päivätystä kirjeenvaihdosta toimitettiin jäljennökset myös kansainvälisen yhteistyön ja kehitysasioiden pääosaston apulaispääjohtajalle, joka on komission yksikkö, jonka tehtävänä on valvoa edustuston työtä hankkeen osalta.

5. Kansainvälisen yhteistyön ja kehitysasioiden pääosaston varapääjohtaja lähetti 28 päivänä helmikuuta 2012 sähköpostitse kantelijalle pysyvän vastauksen ja toimitti pääsihteeristön avoimuusyksikölle jäljennöksen kirjeenvaihdostaan.

6. Valtuuskunta vastasi 9. maaliskuuta 2012 kantelijan pyyntöön saada tutustua asiakirjoihin. Valtuuskunta toimitti luettelon asiaankuuluvista asiakirjoista ja luovutti kantelijalle useita asiakirjoja. Valtuuskunta ilmoitti kantelijalle, että sillä oli oikeus pyytää tämän kannan tarkistamista esittämällä uudistettu pyyntö komission pääsihteerille 15 työpäivän kuluessa.

7. Kantelija lähetti 29. maaliskuuta 2012 komission pääsihteerille kirjeen, jossa hän kiitti komissiota saaduista asiakirjoista. Se huomautti kuitenkin, että suurin osa niistä oli jo sen hallussa ja että se odotti saavansa "muunlaisia asiakirjoja, jotka ovat osa hanketta koskevaa asiakirja-aineistoa". Muuten kantelija toi esiin myös esimerkkejä julkistetusta kirjeenvaihdosta, jonka osalta edustuston asiakirjaluettelossaan ilmoittama päivämäärä ei näyttänyt olevan sama kuin kyseisten asiakirjojen tosiasiallinen päivämäärä. Lisäksi kantelija yksilöi joitakin edustuston paljastamiin asiakirjoihin liitettyjä liitteitä, jotka puuttuivat, ja pyysi armenialaista käännöstä tietyistä yksilöimistään asiakirjoista. Lopuksi kantelija varasi itselleen oikeuden pyytää lisäasiakirjoja.

8. Komissio vastasi 8 päivänä toukokuuta 2012 kantelijan 29 päivänä maaliskuuta 2012 päivättyyn toiseen pyyntöön. Se totesi, että sen mielestä kantelija käytti tarkoituksellisesti ja mahdollisesti väärin kaikkia hallinnollisia välineitä, joista säädetään avoimuutta koskevissa EU:n säännöksissä. Näin ollen komissio päätti lopettaa kirjeenvaihdon sen kanssa. Se lisäsi kuitenkin, että jos kantelija haluaa, että tätä kantaa tarkastellaan uudelleen, se voi lähettää kirjeen komission pääsihteerille 15 työpäivän kuluessa.

9. Tyytymättömänä tapaan, jolla komissio oli käsitellyt sen pyyntöä, kantelija kääntyi 19. joulukuuta 2012 oikeusasiamiehen puoleen.

Tutkimuksen kohde

10. Valituksessaan valituksen tekijä esitti seuraavan väitteen ja väitteen.

Väite

Komissio ei antanut oikeutta tutustua kaikkiin kantelijan 29 päivänä maaliskuuta 2012 esittämässään uudistetussa hakemuksessa pyytämiin asiakirjoihin eikä perustellut pätevästi kieltäytymistään.

Vaatimus

Komission olisi myönnettävä oikeus tutustua kaikkiin pyydettyihin asiakirjoihin tai esitettävä pätevät syyt kieltäytymiselleen.

Tiedustelu

11. Oikeusasiamies aloitti 15. tammikuuta 2013 tutkimuksen ja pyysi komissiota antamaan lausunnon. Komissio lähetti lausuntonsa oikeusasiamiehelle 15. huhtikuuta 2013. Lausunto toimitettiin kantelijalle, joka lähetti huomautuksensa 31. toukokuuta 2013.

Oikeusasiamiehen analyysi ja alustavat päätelmät

A. Väite, jonka mukaan se ei ole antanut oikeutta tutustua kaikkiin pyydettyihin asiakirjoihin eikä perustellut pätevästi kieltäytymistään

Oikeusasiamiehelle esitetyt perustelut

12. Kantelussaan kantelija väitti, että komissio ei antanut oikeutta tutustua kaikkiin asiakirjoihin, joita se pyysi 29 päivänä maaliskuuta 2012 esittämässään uudistetussa hakemuksessa, eikä perustellut pätevästi kieltäytymistään. Se vaati, että komission olisi myönnettävä oikeus tutustua kaikkiin pyydettyihin asiakirjoihin tai esitettävä pätevät syyt kieltäytymiselleen.

13. Lausunnossaan komissio huomautti, että se oli 8 päivänä toukokuuta 2012 päivätyllä kirjeellä vastannut kantelijan 29 päivänä maaliskuuta 2012 lähettämään kirjeeseen, jonka se katsoi olevan ”toinen pyyntö saada tutustua asiakirjoihin”, ja ilmoittanut kantelijalle syyt, joiden vuoksi komission yksiköt eivät kyenneet toteuttamaan jatkotoimia kantelijan pyynnön johdosta.

14. Samassa kirjeessä komissio ilmoitti kantelijalle päätöksensä erityisen oikeusperustan sekä kantelijan käytettävissä olevat muutoksenhakukeinot. Erityisesti 8 päivänä toukokuuta 2012 päivättyyn kirjeeseen sisältyi liite, jossa havainnollistettiin yksityiskohtaisesti komission ja kantelijan välistä aiempaa kirjeenvaihtoa.

15. Huomautuksissaan kantelija muistutti ensin menettelyvaiheista, joihin se oli ryhtynyt pyyntönsä osalta, ja korosti ottaneensa toistuvasti yhteyttä komissioon ja pyytäneensä sitä käsittelemään pyyntönsä asetetussa määräajassa.

Oikeusasiamiehen alustava arvio sovintoratkaisuehdotuksesta

16. Oikeusasiamies toteaa, että komissio väitti lausunnossaan, että vaikka kantelija viittasi oikeusasiamiehelle tekemässään kantelussa 29.3.2012 päivättyyn kirjeeseen uudistettuna tutustumispyyntönä, kyseinen kirje oli itse asiassa muodoltaan ja sisällöltään uusi asiakirjoihin tutustumista koskeva pyyntö. Komissio täsmensi, ettei kirjeen otsikosta eikä asiasisällöstä ilmene selvästi, että sen oli tarkoitus olla asetuksen 1049/2001 7 artiklan 2 kohdassa tarkoitettu uudistettu hakemus, minkä vuoksi komissio ei rekisteröinyt sitä sellaisenaan.

17. Huomautuksissaan kantelija väitti, että sen 29 päivänä maaliskuuta 2012 päivätty kirje oli todellakin uudistettu pyyntö, koska komissio ilmoitti 9 päivänä maaliskuuta 2012 päivätyssä kirjeessään, että kantelija voisi osoittaa tällaisen pyynnön komission pääsihteerille 15 työpäivän kuluessa. Kantelija korosti noudattaneensa tätä määräaikaa. Lisäksi kantelija väitti, että sen 29 päivänä maaliskuuta 2012 päivättyä kirjettä ei voitu pitää toisena pyyntönä saada tutustua asiakirjoihin, koska se ei pyytänyt uusia asiakirjoja vaan liitteitä asiakirjoihin, jotka se oli jo saanut komissiolta.

18. Oikeusasiamies ei voi yhtyä komission kantaan. Tältä osin on ensinnäkin huomattava, että valtuuskunnan 9. maaliskuuta 2012 päivätyssä kirjeessä viitattiin nimenomaisesti mahdollisuuteen tehdä uudistettu hakemus 15 työpäivän kuluessa ja ilmoitettiin sen yksikön osoite, jolle tällainen hakemus olisi lähetettävä. Kantelijan 29. maaliskuuta 2012 päivätty kirje lähetettiin edellä mainitussa määräajassa ja osoitettiin edustuston ilmoittamalle yksikölle. Toiseksi, vaikka on totta, että kantelijan kirjettä ei nimenomaisesti merkitty uudistetuksi hakemukseksi, oikeusasiamies katsoo, että asetuksessa (EY) N:o 1049/2001 ei aseteta hakijoille nimenomaista vaatimusta käyttää tätä termiä. Riittää, että hakija täsmentää, ettei hän ole tyytyväinen siihen, että toimielin on vastannut hänen alkuperäiseen tutustumispyyntöönsä. On kuitenkin selvää, että kantelija muun muassa kyseenalaisti 29 päivänä maaliskuuta 2012 päivätyssä kirjeessään edustuston asiakirjojen luovuttamisen täydellisyyden. Kolmanneksi on totta, että kantelijan 29 päivänä maaliskuuta 2012 päivätyssä kirjeessään käyttämä sanamuoto ("haluaisimme saada muunlaisia asiakirjoja") voisi luoda vaikutelman, että kantelija halusi esittää uuden tutustumispyynnön. Kokonaisuutena tarkasteltuna on kuitenkin selvää, että kantelija halusi käyttää mahdollisuutta tehdä uudistettu hakemus. Sen lisäksi, että kantelija nimenomaisesti arvosteli sitä, että tiettyjä asiakirjoja ei ollut vielä julkistettu, on huomattava, että 29 päivänä maaliskuuta 2012 päivätyssä kirjeessä oli maininta "Access to documents Ref Gestdem Mo. 2011/6312" eli nimenomainen viittaus sen alkuperäiseen tutustumispyyntöön ja valtuuskunnan siihen antamaan vastaukseen. Tämän perusteella oikeusasiamies päättelee, että kantelijan 29. maaliskuuta 2012 päivätty kirje oli todellakin uudistettu pyyntö. On syytä lisätä, että komissio ei ole missään tapauksessa esittänyt vakuuttavia syitä selittääkseen, miten sen päätös olla vastaamatta kantelijaa sen jälkeen, kun se piti sitä uutena alkuperäisenä hakemuksena, voitaisiin sovittaa yhteen asetuksen 1049/2001 kanssa.

19. Oikeusasiamiehen on näin ollen tutkittava, onko komissio käsitellyt kantelijan uudistetun pyynnön asianmukaisesti.

20. Vastaus tähän kysymykseen on selvästi kielteinen, koska komissio on nimenomaisesti kieltäytynyt käsittelemästä uudistetun hakemuksen asiasisältöä.

21. Edellä esitetyn perusteella oikeusasiamies toteaa alustavasti, että komissio ei ole käsitellyt asianmukaisesti kantelijan 29. maaliskuuta 2012 esittämää uudistettua pyyntöä. Siksi hän tekee jäljempänä vastaavan ehdotuksen sovintoratkaisuksi Euroopan oikeusasiamiehen ohjesäännön 3 artiklan 5 kohdan mukaisesti.

22. Oikeusasiamies pitää hyödyllisenä lisätä joitakin ohjeita, jotta komission olisi helpompi vastata hänen ehdotukseensa.

23. Tältä osin oikeusasiamies muistuttaa, että kantelija toi 29. maaliskuuta 2012 päivätyssä kirjeessään esiin kolme seikkaa. Se on ensinnäkin yksilöinyt, mitä se piti epäjohdonmukaisuutena sille luovutettujen tiettyjen asiakirjojen päivämäärien osalta. Toiseksi kantelija arvosteli sitä, että tiettyjä sen käyttöön annettujen asiakirjojen liitteitä ei ollut paljastettu. Kolmanneksi kantelija pyysi komissiolta käännöstä tietyistä armeniaksi laadituista asiakirjoista.

24. Oikeusasiamies katsoo, että ensimmäinen edellä mainituista kysymyksistä ei varsinaisesti merkitse pyyntöä saada tutustua asiakirjoihin. Olisi kuitenkin selvästi hyvän hallintokäytännön mukaista, että komissio puuttuisi kantelijan tältä osin esittämiin epäilyihin.

25. Kolmannen edellä mainitun kysymyksen osalta oikeusasiamies muistuttaa, että asetus (EY) N:o 1049/2001 koskee oikeutta tutustua toimielinten hallussa oleviin olemassa oleviin asiakirjoihin, mutta siinä ei velvoiteta toimielimiä laatimaan asiakirjoja pyynnöstä. Asetuksessa (EY) N:o 1049/2001 ei siis velvoiteta toimielintä toimittamaan käännöksiä sen hallussa olevasta asiakirjasta, ellei tällaisia käännöksiä ole jo olemassa ja jolleivät ne ole toimielimen hallussa.

B. Sopivaa ratkaisua koskeva ehdotus

Ottaen huomioon oikeusasiamiehen havainnot komissio voisi vastata kantelijan 29. maaliskuuta 2012 esittämään uudistettuun pyyntöön ja käsitellä siinä esiin tuotuja kysymyksiä.

Emily O'Reilly

Tehty Strasbourgissa 19 päivänä joulukuuta 2013.