Strasbourgissa 26.4.2021

Kantelu 274/2021/TE

Aihe: Ehdotus ratkaisuksi edellä mainitussa asiassa, joka koskee Euroopan tietosuojavaltuutetun kieltäytymistä antamasta yleisön tutustuttavaksi asiakirjoja, jotka liittyvät Schrems II -tuomiota koskevaan kertomukseen

Hyvä Y

Kirjoitan pyrkiäkseni löytämään ratkaisun tähän asiaan, jonka X toi toimistooni 9. helmikuuta 2021.

Asia koskee pyyntöä saada tutustua Euroopan tietosuojavaltuutetun hallussa oleviin asiakirjoihin. Pääsypyyntö koostuu kahdesta osasta. Sen ensimmäinen osa koskee asiakirjoja, jotka liittyvät Schrems II -tuomion jälkeiseen Euroopan tietosuojavaltuutetun kartoitukseen ja joissa yksilöidään, mihin voimassa oleviin sopimuksiin, hankintamenettelyihin ja muuntyyppiseen yhteistyöhön liittyy tiedonsiirtoja. Tiedonsaantipyyntönsä toisessa osassa kantelija pyysi jäljennöksiä kaikista tietosuojavaltuutetun tekemistä yksityisyyden suojaa koskevista arvioinneista, mukaan lukien tietosuojaa koskevat vaikutustenarvioinnit, jotta tietosuojavaltuutettu voisi käyttää useita verkkotyökaluja^[1].

Euroopan tietosuojavaltuutettu epäsi oikeuden tutustua pyydettyihin asiakirjoihin asetuksen (EY) N:o 1049/2001 4 artiklan 3 kohdan ensimmäisen luetelmakohdan perusteella todeten, että ”[t]ätävarten erityisesti pyydetyt asiakirjat ovat olennainen ja erottamaton osa laajempaa meneillään olevaa päätöksentekoprosessia, vaikka niitä voitaisiin eri olosuhteissa pitää lopullisina. Asiakirjojen paljastaminen tässä vaiheessa heikentää vakavasti EU:n toimielinten välistä luottamusta ja yhteistyöhenkeä ja vaarantaa prosessin tuloksen. Näin ollen yleisön etuihin kohdistuva haitta on suurempi kuin mahdollinen hyöty”. Euroopan tietosuojavaltuutettu totesi myös, että se ei voinut vahvistaa pyynnön soveltamisalaan mahdollisesti kuuluvien muiden asiakirjojen olemassaoloa tai lukumäärää,koska ne ovat osa käynnissä olevia menettelyjä ja niiden asema tai numero on siten edelleen vireillä.

Tiimini tapasi henkilökuntanne jäseniä keskustellakseen tapauksesta. Se tarkasteli myös tämän tutkimuksen kohteena olevia asiakirjoja.

Tilintarkastustuomioistuimen tarkastelu osoitti, että asiakirja, jonka Euroopan tietosuojavaltuutettu katsoi kuuluvan kantelijan tutustumispyynnön ensimmäisen osan soveltamisalaan, eli raportti kartoituksesta, jonka Euroopan tietosuojavaltuutettu toimitti rekisterinpitäjänä Euroopan tietosuojavaltuutetulle tietosuojavalvojana, on osa tutkimusta siitä, noudattavatko EU:n elimet Schrems II -tuomiota. Tämä tutkimus, joka perustuu Euroopan tietosuojavaltuutetun asetuksen 2018/1725 58 artiklan 1 kohdan mukaisiin tutkintavaltuuksiin, on parhaillaan käynnissä. Ymmärrän, että EU:n elinten (myös Euroopan tietosuojavaltuutetun) toimittamien kartoitusraporttien analyysi on kyseisen tutkimuksen ensimmäinen vaihe. Tätä tutkimuksen ensimmäistä vaihetta ei ole vielä saatettu päätökseen, ja analyysin perusteella voidaan toteuttaa uusia täytäntöönpanotoimia.

Edellä esitetyn perusteella katson, että Euroopan tietosuojavaltuutetun on kohtuullista päätellä, että Euroopan tietosuojavaltuutetun kartoituskertomuksen sisältämien tietojen ilmaiseminen on omiaan vaarantamaan meneillään olevan tutkinnan tarkoituksen, sellaisena kuin se on suojattuna asetuksen 1049/2001 4 artiklan 2 kohdan kolmannella luetelmakohdalla. Panen tyytyväisenä merkille, että Euroopan tietosuojavaltuutettu sitoutui tutkintaryhmäni kanssa pitämässään kokouksessa harkitsemaan uudelleen asiakirjan osittaista tai mahdollisuuksien mukaan täydellistä luovuttamista myöhemmässä vaiheessa.

Valituksen tekijän tutustumispyynnön toisesta osasta eli tietosuojavaltuutetun useista verkkotyökaluista tekemän yksityisyyden arvioinnin julkistamisesta totean, että tietosuojavaltuutettu totesi vahvistavassa päätöksessään, ettei se voinut vahvistaa pyynnön soveltamisalaan mahdollisesti kuuluvien muiden asiakirjojen olemassaoloatai lukumäärää, koska ne ovat osa käynnissä olevia menettelyjä ja näin ollen niiden asema tai numero on edelleen vireillä.

Olen tyytyväinen siihen, että Euroopan tietosuojavaltuutettu on nyt sopinut, että jaan kantelijan kanssa raporttini 29. maaliskuuta 2021 pidetystä tarkastuskokouksesta, jonka jäljennös on tämän kirjeen liitteenä. Kertomus sisältää luettelon asiakirjoista, joiden Euroopan tietosuojavaltuutettu on todennut kuuluvan kantelijan tutustumispyynnön toisen osan soveltamisalaan.

Tunnistettujen asiakirjojen sisällön osalta ymmärrän, että nämä asiakirjat liittyvät tietosuojavaltuutetun covid-19-pandemian yhteydessä ennen Schrems II -tuomiota tekemään yksityisyyden arviointiin (sen päivittämiseen). Ymmärrän myös, että tämän arvioinnin soveltamisala oli huomattavasti laajempi kuin kantelijan asiakirjapyyntö, ja siihen sisältyi arviointeja erilaisista markkinoilla saatavilla olevista audiovideon verkkotyökaluista Euroopan tietosuojavaltuutetun käyttämien rajallisten välineiden lisäksi.

Ymmärrän myös, että joitakin arvioinnin osia mukautettiin Schrems II -tuomion jälkeen ja että ne koskevat välineitä, joista myös Euroopan tietosuojavaltuutettu ja muut EU:n elimet raportoivat osana kartoitusta, joten niitä voidaan mahdollisesti pitää täytäntöönpanotavoitteina. Näin ollen on kohtuullista, että tietosuojavaltuutettu katsoo, että vaikka arviointi on käynnistetty ennen tutkimuksen aloittamista, se voi osittain paljastaa tietosuojavaltuutetun kannan EU:n elinten käyttämiin erityisiin tietoteknisiin välineisiin. Olen näin ollen samaa mieltä siitä, että pääsyn myöntäminen arvioinnin näihin osiin tässä vaiheessa voi rajoittaa tietosuojavaltuutetun liikkumavaraa meneillään olevan tutkinnan suorittamisessa.

Tunnistetut asiakirjat sisältävät kuitenkin myös tietoja, joiden osalta on vaikea nähdä, miten ne liittyvät meneillään olevaan tutkimukseen, eikä vaikuta siltä, että tietojen paljastaminen paljastaisi Euroopan tietosuojavaltuutetun kannan EU:n elinten käyttämiin erityisiin tietoteknisiin välineisiin (ks. liitteessä esimerkkejä tällaisista tiedoista).

Ehdotankin, että Euroopan tietosuojavaltuutettu tarkastelee nyt kantaansa kantelijan julkista saatavuutta koskevan pyynnön toiseen osaan ottaen huomioon edellä esittämäni huomautukset, jotta yksilöidyt asiakirjat olisivat mahdollisimman laajasti yleisön saatavilla.

Pyydän Teitä toimittamaan vastauksenne 15. kesäkuuta 2021 mennessä. Kun olemme saaneet vastauksenne ehdotukseen, lähetämme siitä jäljennöksen kantelijalle yhdessä ehdotuksen jäljennöksen kanssa.

Vilpittömästi,

Emily O'Reilly

Euroopan oikeusasiamies

Liite: Jäljennös tarkastuskertomuksesta

liite

Esimerkkejä yksilöityihin asiakirjoihin sisältyvistä tiedoista, joiden osalta on vaikea nähdä, miten ne liittyvät meneillään olevaan tutkimukseen, eikä vaikuta siltä, että tietojen paljastaminen paljastaisi Euroopan tietosuojavaltuutetun kannan EU:n elinten käyttämiin erityisiin tietoteknisiin välineisiin:

• asiakirjassa ”Note to the file – Assessment of videoconference and webinar tools for the EDPS” (päivitetty 29. toukokuuta 2020): osiot ”Tausta”, ”Tarkoitus”, ”Soveltamisala”, ”Menetelmät”, ”Käyttötapaukset ja niiden vaatimukset”, esivalittujen välineiden nimet (siltä osin kuin valituksen tekijän käyttöoikeuspyyntö kattaa ne) ja osion ”Työkalujen ominaisuudet ja vaatimukset vs. käyttötapaukset” osat;

• asiakirjassa ”EDPS-tarkastusvälineet” (luonnos ja lopullinen versio):

• Excel-taulukoissa ”VC-työkalut” (v.1.2 ja v.1.3): sarakkeet A–R (valittajan tutustumispyynnön kattamien välineiden osalta).

[1] Kantelija mainitsee Microsoft Office365:n, Microsoft Teamsin, Zoomin, Cisco WebExin ja Skypen.