Hae tutkimuksia

The case concerned a request for public access to documents related to the drafting of the European Data Protection Supervisor's (EDPS) implementing provisions on staff promotion. The EDPS gave partial access to some documents, but refused to disclose parts of three documents, which it considered to be covered by the exception for the protection of legal advice. The complainant contested the EDPS’s position. He further claimed that the EDPS did not identify all documents falling within the scope of his request.

The Ombudsman inquiry team inspected the relevant documents. During the inquiry, the EDPS became aware of an error in the redaction of one document partially disclosed at initial stage. It remedied that error and granted the complainant wider partial access to the document in question.

As regards the other documents, the Ombudsman found that the EDPS’s decision to refuse full access was not unreasonable. Given that the documents at issue related to an internal administrative procedure, she did not identify an overriding public interest in disclosure. The Ombudsman also considered that the EDPS properly identified all the documents falling within the scope of the request.

In view of this, the Ombudsman closed the inquiry finding no maladministration.

Asiassa oli kyse ensisijaisesti Frontexin päätöksestä lopettaa sähköpostiviestintä niiden yksityishenkilöiden kanssa, jotka pyytävät saada tutustua asiakirjoihin. Frontex velvoittaa tutustumispyyntöjen tekijät käyttämään sen asiakirjoihin tutustumista varten tarkoitettua verkkoportaalia. Tämä aiheuttaa helposti vältettävissä olevia ongelmia pyyntöjen tekijöille ja avoimuuden parantamiseen tarkoitetuille verkkoalustoille, joita kansalaisjärjestöt ovat perustaneet edistääkseen EU:n tavoitetta toimia mahdollisimman avoimesti.

Oikeusasiamies ei löytänyt perusteluja Frontexin päätökselle. Hän antoi suosituksen, jonka mukaan Frontexin tulisi sallia yhteydenotot sähköpostitse ilman, että pyynnön tekijä joutuu asioimaan asiakirjaportaalissa. Lisäksi oikeusasiamies pyysi Frontexia tutustumaan parhaaseen käytäntöön, jonka Euroopan komissio on määrittänyt tältä osin uudessa julkisessa asiakirjaportaalissaan, ja alkamaan toteuttaa tätä käytäntöä mahdollisimman pian.

Oikeusasiamies ehdotti myös, että Frontex järjestää riittävät resurssit voidakseen käsitellä suuren määrän asiakirjoihin tutustumista koskevia pyyntöjä, joita sille todennäköisesti tulee säännöllisesti tulevaisuudessa. Hän ehdotti lisäksi, että Frontexin tulisi laatia yksityiskohtainen käsikirja asiakirjoihin tutustumista koskevien pyyntöjen käsittelemistä varten ja julkaista se.

Frontex hylkäsi oikeusasiamiehen suosituksen sallia tutustumispyyntöjen tekijöiden asioida sähköpostitse. Frontex ei myöskään varsinaisesti reagoinut ehdotukseen siitä, että se tutustuu Euroopan komission asiaa koskevaan parhaaseen käytäntöön ja alkaa toteuttaa sitä.

Oikeusasiamies päätti tutkinnan toteamalla, että asiassa on havaittu hallinnollinen epäkohta.

Oikeusasiamiehen muista ehdotuksista Frontex totesi, että se oli hiljattain osoittanut puolipäiväisen lisätoimen asiakirjoihin tutustumista koskevien pyyntöjen käsittelemiseen, ja ilmoitti laativansa oikeusasiamiehen ehdottaman käsikirjan. Tutkinnan aiemmassa vaiheessa Frontex tarkisti oikeusasiamiehen ehdotusten mukaisesti tekijänoikeuksia koskevan selosteensa ja asetti asiakirjat saataville julkisille sivustoilleen kahden vuoden ajaksi. Lisäksi se hyväksyi ehdotuksen ottaa käyttöön valitusten toimittamiseen tarkoitettu sähköpostiosoite.