Asia koski Euroopan komission kieltäytymistä antamasta osittain tai laajemmin tutustuttavaksi kahta asiakirjaa, jotka liittyivät Unicefin kanssa yhteistyössä rahoitettuun hankkeeseen. Kieltäytyessään antamasta tutustuttavaksi komissio vetosi viiteen asiakirjoihin tutustumista koskevassa unionin lainsäädännössä säädettyyn poikkeukseen eli tarpeeseen suojella kansainvälisiä suhteita ja unionin tai jäsenvaltion finanssi-, raha- tai talouspolitiikkaa koskevaa yleistä etua sekä sen päätöksentekomenettelyn suojaa, kolmannen osapuolen kaupallisia etuja ja luonnollisten henkilöiden yksityisyyttä ja koskemattomuutta, mukaan lukien heidän henkilötietonsa.

Riidanalaisten asiakirjojen tarkastuksen perusteella oikeusasiamies ei ollut vakuuttunut komission väitteistä, joiden mukaan tietojen osittainen tai laajempi ilmaiseminen vahingoittaisi (vakavasti) niiden etujen suojaa, joihin on vedottu. Oikeusasiamies teki ratkaisuehdotuksen, jossa se pyysi komissiota harkitsemaan uudelleen kantaansa pyyntöön, jotta se voisi antaa mahdollisimman laajan oikeuden tutustua riidanalaisiin asiakirjoihin. Hän muistutti komissiota myös sen velvollisuudesta tehdä päätökset kohtuullisessa ajassa ja perustella päätöksensä.

Komissio hyväksyi oikeusasiamiehen ehdotuksen ratkaisuksi ja antoi kantelijalle osittaisen ja laajemman oikeuden tutustua asiakirjoihin. Oikeusasiamies oli tyytyväinen komission myönteiseen vastaukseen hänen ratkaisuehdotukseensa, joka ratkaisi kantelun.  

Asia koski pyyntöä saada tutustua kurinpitomenettelyihin liittyviin asiakirjoihin Euroopan petostentorjuntaviraston (OLAF) komissiolle tekemän tutkimuksen ja suosituksen perusteella. Komissio yksilöi 23 asiakirjaa, jotka kuuluivat pyynnön soveltamisalaan, ja epäsi oikeuden tutustua kaikkiin asiakirjoihin kokonaisuudessaan. Näin tehdessään komissio vetosi tarpeeseen suojata henkilötietoja.

Kun kantelija pyysi komissiota tarkistamaan päätöstään, komissio vahvisti evätyn tutustumisoikeuden vedoten tutkinnan tarkoitusten suojaamisesta johtuvaan yleiseen luottamuksellisuusolettamaan. Komissio väitti myös, että yleisön oikeutta tutustua asiakirjoihin ei voida myöntää asiakirjoihin sisältyvien henkilötietojen suojaamiseksi.

Oikeusasiamies katsoi, että se, että komissio sovelsi yleistä luottamuksellisuusolettamaa kyseisen kurinpitomenettelyn päättymisen jälkeen, ei ollut järkevää. Oikeusasiamies katsoi riidanalaisten asiakirjojen tarkastuksen perusteella, että vaikka osia asiakirjoista saattaa olla tarpeen poistaa henkilöiden tunnistamisen estämiseksi tai tulevien tutkimusten tarkoitusten suojaamiseksi, asiakirjat eivät sisällä arkaluonteisia tietoja koko ajan. Oikeusasiamies ehdotti näin ollen ratkaisuna, että komissio harkitsisi uudelleen kantaansa asiakirjoihin tutustumista koskevaan pyyntöön, jotta pyydettyihin asiakirjoihin voitaisiin antaa merkityksellinen osittainen tutustumisoikeus.

Komissio vahvisti vastauksessaan tukeutuvansa yleiseen luottamuksellisuusolettamaan ja katsoi, että joka tapauksessa merkityksellinen osittainen tutustumisoikeus ei ollut mahdollinen paljastamatta henkilötietoja ja vaarantamatta komission kurinpitotutkinnan tarkoitusten suojaa.

Oikeusasiamies pahoitteli, että komissio ei myöntänyt osittaista tutustumisoikeutta hänen ratkaisuehdotuksensa johdosta. Oikeusasiamies katsoi, että tämän tutustumispyynnön käsittely komissiossa oli hallinnollinen epäkohta.

Koska komissio oli arvioinut uudelleen kantansa kantelijan pyyntöön saada tutustua asiakirjoihin oikeusasiamiehen ratkaisuehdotuksen perusteella ja tullut samaan tulokseen kuin vahvistavassa päätöksessään, oikeusasiamies ei pitänyt hyödyllisenä jatkaa tätä tutkimusta antamalla asiasta virallisen suosituksen. Näin ollen hän päätti asian käsittelyn.

Asia koski aikaa, joka Euroopan komissiolta kului Espanjaa vastaan vuonna 2018 tehdyn rikkomuskantelun arvioinnin päättämiseen. Rikkomista koskeva kantelu koski Espanjan satamalakiin vuonna 2014 tehtyjä lainsäädäntömuutoksia ja sitä, että Baleaarien satamaviranomainen pidensi myöhemmin virkistyskäyttöön tarkoitetun vesiurheilutoiminnan harjoittamista koskevien toimilupien kestoa sataman julkisella alueella. Kantelija väitti rikkomista koskevassa kantelussaan lähinnä, että mainitut lainsäädäntömuutokset ja se, että Baleaarien satamaviranomainen pidensi toimilupien voimassaoloaikaa, olivat SEUT 49, SEUT 56 ja SEUT 106 artiklan vastaisia.

Oikeusasiamies totesi, että komissio ei ollut osoittanut, että se oli toiminut asiassa huolellisesti ja aktiivisesti ja että se ei ollut esittänyt vakuuttavia syitä selittääkseen, miksi se ei ollut kyennyt saattamaan arviointiaan päätökseen yli seitsemän vuoden kuluttua. Oikeusasiamies katsoi, että kyseessä oli hallinnollinen epäkohta, ja antoi suosituksen, jonka mukaan komission olisi saatettava arviointinsa päätökseen viipymättä. Oikeusasiamies havaitsi myös ongelmia, jotka liittyivät kantelijalle toimitettuihin tietoihin ja komission Espanjan kanssa käymään EU Pilot -vuoropuheluun liittyvään tietojen kirjaamiseen, ja hän teki tältä osin kaksi vastaavaa parannusehdotusta.

Vaikka komissio käynnisti Espanjan kanssa uuden rikkomista edeltävän vuoropuhelun (aiemmin EU Pilot -vuoropuhelu) oikeusasiamiehen tutkimuksen aloittamisen jälkeen, komissio ei ollut saanut päätökseen rikkomista koskevan kantelun arviointia, kun oikeusasiamies päätti asian käsittelyn. Se ei myöskään ollut esittänyt kohtuullista perustelua käytetylle ajalle. Näin ollen oikeusasiamies vahvisti havainnonsa hallinnollisesta epäkohdasta. Oikeusasiamies seuraa edelleen rikkomista edeltäviin vuoropuheluihin liittyvää komission kirjanpitoa sekä tapaa, jolla se on yhteydessä kantelijoihin näiden vuoropuhelujen päättämisen yhteydessä.