Strasbourgissa 12.2.2021

Kantelu 274/2021/TE

Tapauksen aihe: Euroopan tietosuojavaltuutetun kieltäytyminen antamasta yleisön tutustuttavaksi asiakirjoja, jotka liittyvät Schrems II -tuomiota koskevaan kertomukseen

Hyvä jäsen Candellier

Oikeusasiamies on vastaanottanut X:ltä kantelun Euroopan tietosuojavaltuutettua vastaan. Hän pyysi minua hoitamaan jutun hänen puolestaan.

Kantelija pyysi Euroopan tietosuojavaltuutettua tutustumaan

a) kartoitus, jossa yksilöidään, mihin meneillään oleviin sopimuksiin, hankintamenettelyihin ja muuntyyppiseen yhteistyöhön sisältyy tietojen siirtoja, jotka Euroopan tietosuojavaltuutettu on toteuttanut itse asiassa ”Schrems II -tuomion noudattamista koskevan unionin toimielinten, laitosten, elinten ja virastojen strategian”^[1] yhteydessä;

b) jäljennös kaikista tietosuojavaltuutetun tekemistä yksityisyyden suojaa koskevista arvioinneista, mukaan lukien tietosuojaa koskevat vaikutustenarvioinnit, joiden tarkoituksena on, että tietosuojavaltuutettu käyttää seuraavia välineitä: Microsoft Office365, Microsoft Teams, Zoom, Cisco Webex, Skype.

Euroopan tietosuojavaltuutettu kieltäytyi antamasta asiakirjoja yleisön tutustuttavaksi ja väitti, että pyydetyt asiakirjat ovat olennainen ja erottamaton osa laajempaa meneillään olevaa päätöksentekoprosessia ja että asiakirjojen paljastaminen tässä vaiheessa heikentäisi vakavasti EU:n toimielinten välistä luottamusta ja yhteistyön henkeä ja vaarantaisi prosessin tuloksen. Tietosuojavaltuutettu totesi lisäksi, että se ei voi vahvistaa sellaisten muiden asiakirjojen olemassaoloa tai lukumäärää, jotka voisivat kuulua pyynnön soveltamisalaan kartoituskertomuksen lisäksi, ”koska ne ovat osa käynnissä olevia menettelyjä ja niiden asema tai numero on siten edelleen vireillä”.

Olemme päättäneet aloittaa tutkimuksen kantelusta, joka koskee Euroopan tietosuojavaltuutetun päätöstä evätä asetuksen (EY) N:o 1049/2001 nojalla oikeus tutustua kartoitusta koskevaan kertomukseen, ja sen kannasta, jonka mukaan se ei voi vahvistaa pyynnön piiriin mahdollisesti kuuluvien muiden asiakirjojen olemassaoloa tai lukumäärää.

Asetuksessa (EY) N:o 1049/2001 säädetään, että asiakirjoihin tutustumista koskevat hakemukset olisi käsiteltävä viipymättä. Tämän periaatteen mukaisesti oikeusasiamies pyrkii myös käsittelemään tällaiset tapaukset mahdollisimman nopeasti.

Ensimmäiseksi katson, että kantelijan pyynnössä olevat riidanalaiset asiakirjat on tutkittava uudelleen. Olisin sen vuoksi kiitollinen, jos Euroopan tietosuojavaltuutettu voisi toimittaa meille jäljennöksen tekemästään kartoitusta koskevasta kertomuksesta mieluiten sähköisessä muodossa (salatulla sähköpostilla ^[2]) perjantaihin 19. helmikuuta 2021 mennessä.

Asiakirjoja, joihin tutustumista koskevaa pyyntöä sovelletaan, käsitellään luottamuksellisesti, samoin kuin mitä tahansa muuta aineistoa, jonka Euroopan tietosuojavaltuutettu päättää jakaa kanssamme ja jota se pitää luottamuksellisena. Tällaisia asiakirjoja käsitellään ja säilytetään luottamuksellisen aseman mukaisesti, ja ne poistetaan Euroopan oikeusasiamiehen asiakirjoista pian tutkimuksen päättymisen jälkeen.

Euroopan tietosuojavaltuutetun kanta on esitetty sen 8. helmikuuta 2021 antamassa uudistetussa vastauksessa. Jos Euroopan tietosuojavaltuutettu kuitenkin haluaa esittää lisänäkemyksiä, jotka Euroopan oikeusasiamies ottaa huomioon tässä tutkimuksessa, olisin kiitollinen, jos ne voitaisiin toimittaa minulle 15 työpäivän kuluessa tämän kirjeen vastaanottamisesta eli 5. maaliskuuta 2021 mennessä.

Lisäksi katsomme, että olisi hyödyllistä järjestää Euroopan tietosuojavaltuutetun ja oikeusasiamiehen tutkintaryhmän välinen kokous, jossa voimme keskustella tästä tapauksesta. Voisitteko ottaa yhteyttä kollegaani Tanja Ehnertiin tämän kokouksen yksityiskohtien järjestämiseksi, mieluiten ennen 26. helmikuuta 2021.

Vilpittömästi,

Rosita Hickey Tutkimusjohtaja

[1] https://edps.europa.eu/sites/edp/files/publication/2020-10-29_edps_strategy_schremsii_en_0.pdf

[2] Salattuja sähköpostiviestejä voidaan lähettää Euroopan oikeusasiamiehen tietotekniikkavastaavalle Gaël Lambertille