(Valmistettu Euroopan oikeusasiamiehen ohjesäännön 3 artiklan 6 kohdan mukaisesti [1])

Kantelun tausta

1. Earth Data Network for Education and Scientific Exchange (EDNES) on voittoa tavoittelematon yhdistys, joka tarjoaa kansainvälisen kehyksen jäsentensä väliselle tieteelliselle yhteistyölle. EDNES toimi hankekoordinaattorina kolmessa Euroopan komission (tietoyhteiskunnan ja viestinten pääosaston) kanssa tehdyssä tutkimus- ja teknologian kehittämishankkeita koskevassa sopimuksessa.

2. Sopimukset määriteltiin Euroopan yhteisön viidennestä tutkimuksen, teknologian kehittämisen ja demonstroinnin puiteohjelmasta (1998–2002) 22 päivänä joulukuuta 1998 tehdyn Euroopan parlamentin ja neuvoston päätöksen 182/1999/EY [2] liitteessä IV (Yhteisön rahoitusosuutta koskevat säännöt) tarkoitetuiksi yhteisrahoitteisiksi tutkimus- ja kehittämissopimuksiksi. Niiden tavoitteena oli toteuttaa kolme samankaltaista hanketta entisissä neuvostotasavalloissa viidennen puiteohjelman puitteissa.

3. Hankkeet olivat seuraavat:

1. "Tietoyhteiskunnan teknologian uudet työmenetelmät Itsenäisten valtioiden yhteisön (WISTCIS) tukemiseksi"(IST-1999-14106);
2. "Etätyöratkaisut EU:n yritys- ja tutkimusyhteistyön edistämiseksi Itsenäisten valtioiden yhteisön (TELESOL) kanssa"(IST-1999-29038); ja
3. "Etätyö tietoyhteiskunnan teknologioiden välineenä -ohjelman edistäminen Baltian maissa TELEBALT"(IST-2001-33041).

4. Viidennen puiteohjelman sopimuksen [3] liitteessä II (Yleiset ehdot) olevan 23 artiklan 1 kohdan a alakohdassa määrätään seuraavaa:

”Hankkeeseen voidaan kirjata ainoastaan hankkeen puitteissa tieteellistä ja teknistä työtä suoraan suorittavien henkilöiden todellisista työtunneista aiheutuvat kustannukset – – Näiden henkilöiden on:

oltava suoraan sopimuspuolen palveluksessa tämän kansallisen lainsäädännön mukaisesti,

oltava viimeksi mainitun yksinomaisessa teknisessä valvonnassa, ja

niistä on maksettava korvaus sopimuspuolen tavanomaisen käytännön mukaisesti edellyttäen, että komissio pitää niitä hyväksyttävinä – –”. (alleviivaus lisätty)

5. EDNESillä itsellään ei ole työntekijöitä eikä keinoja palkata ketään. Sen vuoksi se kehitti tapoja maksaa palkkoja venäläisten tutkimuslaitosten työntekijöille Moskovassa sijaitsevan paikallisen venäläisen yrityksen (jäljempänä venäläinen yritys) kautta. EDNES toteutti hankkeita (viimeisimmän hankkeen osalta) Neuvostoliiton entisissä tasavalloissa marraskuuhun 2003 asti. Hankkeet onnistuivat.

6. Komissio ilmoitti EDNESille 21 päivänä tammikuuta 2005 päivätyllä kirjeellä, että se oli viidennen puiteohjelman sopimuksen [4] liitteessä II olevan 26 artiklan mukaisesti päättänyt tehdä tilintarkastuksen menoilmoituksista, jotka EDNES oli toimittanut sopimusten osalta. Se lisäsi, että tähän tarkoitukseen käytettäisiin ulkopuolista tilintarkastusyhteisöä.

7. Tilintarkastusyhteisö lähetti 11. heinäkuuta 2006 alustavan tarkastuskertomuksen EDNESille ja kehotti sitä esittämään huomautuksensa kuukauden kuluessa. Tarkastuksen tärkeimmät havainnot esitetään jäljempänä.

a) EDNESin olisi pitänyt vähentää arvonlisävero sopimusten täytäntöönpanon aikana ostettujen tavaroiden kustannuksista.

b) EDNES-järjestelmään ei olisi pitänyt sisällyttää tiettyjä sopimusten täytäntöönpanon aikana ostettujen tavaroiden tukeen oikeuttamattomia kustannuksia, jotka olisi pitänyt ilmoittaa luokkaan "kulutustavarat".

c) EDNES ei saanut maksaa palkkoja työntekijöille, jotka eivät olleet suoraan sen palveluksessa. Tarkastajien mukaan EDNESin olisi pitänyt sopimusten noudattamiseksi suorittaa maksut alihankintasopimuksella, jonka komissio oli hyväksynyt virallisesti etukäteen. Näiden kolmen sopimuksen mukaiset vastaavat henkilöstökustannukset todettiin näin ollen tukeen oikeuttamattomiksi. Tämän seurauksena myös kustannukset, jotka EDNES ilmoitti otsakkeessa "Yleiskustannukset", eivät enää olleet tukikelpoisia. Tämä johtui siitä, että viidennen puiteohjelman sopimuksessa yleiskustannukset sallittiin vain prosenttiosuutena henkilöstökustannuksista [5].

8. EDNES lähetti huomautuksensa tilintarkastusyhteisölle ja komissiolle 8 päivänä elokuuta 2006. EDNES ilmaisi lähinnä hämmästyksensä siitä, että tilintarkastusyhteisö ei pitänyt yleiskustannuksina ilmoitettuja kuluja tukikelpoisina. Näin oli siitä huolimatta, että komission hankevastaava oli hyväksynyt EDNESin komissiolle toimittamat kustannusselvitykset. EDNES korosti sopimusten täytäntöönpanon aikana kohtaamiaan käytännön vaikeuksia. Näitä olivat muun muassa (i) vaikea toimintaympäristö (työlainsäädäntöön, pankkijärjestelmään ja kauppavaihtoa koskeviin sääntöihin liittyen) entisissä Neuvostoliiton tasavalloissa 1990-luvun lopulla ja 2000-luvun alussa, joissa hankkeet toteutettiin; ja ii) hankkeiden luonne, joka edellytti venäjän kielen laajaa käyttöä, koska se oli ainoa yhteinen kieli kyseisissä maissa. EDNES lisäsi, että loppukertomuksissa sekä hankkeita koskevissa säännöllisissä vuotuisissa arvioinneissa todettiin, että hankkeet oli saatu onnistuneesti päätökseen. Arvioijat tai hankevastaava eivät koskaan varoittaneet EDNESiä kustannusten tukikelpoisuudesta. Näin ollen EDNES esitti alustavasta tarkastuskertomuksesta seuraavat keskeiset huomautukset.

a) Raportissa todetaan, että kaikki henkilöstökustannukset eivät ole tukikelpoisia, koska EDNES antoi perusteettomasti henkilöstön palkkaamisen ja hallinnoinnin venäläisen yrityksen tehtäväksi. EDNES on kuitenkin aina valvonut hankkeissa työskentelevän henkilöstön palkkaamista ja hallinnointia eikä ole koskaan delegoinut tätä tehtävää. EDNES käytti henkilöstön ulkopuolisia menettelyjä venäläisen yrityksen kautta, joka toteutti vain EDNESin maksutoimeksiantoja. EDNES ja venäläinen yritys tekivät tästä järjestelystä sopimuksen, jonka EDNES antoi tilintarkastajien käyttöön. Sen ansiosta EDNES pystyi välttämään vaikeudet selviytyä suoraan Venäjän monimutkaisista työllisyys- ja verosäännöistä. EDNES toimitti tilintarkastajille myös vastaavat työaikalomakkeet ja palkkakuitit.

b) EDNES katsoi, että raportin päätelmää henkilöstökustannuksista ei voida hyväksyä. Se myös "mekaanisesti" vastusti päätelmää 'Ylipäät'.

c) Koska henkilöstökustannukset eivät olleet tukikelpoisia, kertomuksessa todettiin myös, että matka- ja oleskelukustannukset [6] eivät olleet tukikelpoisia. Tämä oli ensimmäinen kerta, kun EDNES kuuli, että matka- ja oleskelukustannukset oli tarkoitettu yksinomaan EDNESin palkkaamalle henkilöstölle. EDNES kuitenkin korvasi matka- ja oleskelukulut monille muille hankkeissa järjestettyihin tapahtumiin osallistuneille aina pyydettyään ja saatuaan tarvittaessa hankevastaavalta luvan. Hankevastaava osallistui useimpiin edellä mainittuihin tapahtumiin, ja hänelle ilmoitettiin aina, että EDNES korvaa osallistujille aiheutuneet kulut. Lisäksi EDNES on voittoa tavoittelematon organisaatio, jolla ei ole tarvittavia resursseja henkilöstön pysyvään palkkaamiseen. Koko sen "pysyvä" henkilöstö osallistuu yhdistyksen toimintaan vapaaehtoiselta pohjalta.

d) Kertomuksessa todettiin myös, että suoraan hankkeisiin liittyvät toimistotarvikkeet eivät olleet tukikelpoisia, kuten EDNES väitti kulutushyödykkeitä koskevassa kohdassa. EDNES piti tätä päätelmää kyseenalaisena.

e) EDNES hyväksyi kertomuksen päätelmät, joiden mukaan muista erityiskustannuksista maksetut paikalliset verot eivät ole tukikelpoisia.

9. Komissio ilmoitti 15 päivänä tammikuuta 2007 päivätyllä kirjeellä EDNESille, että tarkasteltuaan huolellisesti edellä mainittuja huomautuksia se päätti muuttaa tarkastuskertomusluonnosta. Nämä muutokset merkitsivät sitä, että luokkien "Henkilöstö" ja "Matka- ja oleskelukustannukset" osalta hylätyt kustannukset voitiin ottaa huomioon luokkien "Alihankinta" ja "Muut erityiskustannukset" osalta. Komissio ilmoitti EDNESille, että tarkastus oli saatettu päätökseen ja että sen lopulliset tulokset jaettaisiin asianomaisille komission yksiköille, jotka tekisivät tarvittavat mukautukset liian suuriksi ilmoitettuihin kustannuksiin. Nämä mukautukset voivat vaikuttaa sopimusten mukaisiin tuleviin maksuihin tai johtaa perintämääräyksen antamiseen.

10. EDNES lähetti 26 päivänä helmikuuta 2007 komissiolle valituksen, jossa se väitti lähinnä, että komission hankevastaava oli täysin tietoinen Moskovan yritystä käyttävästä organisaatiorakenteesta. EDNESillä ei siis ollut mitään syytä epäillä, että tässä suhteessa voisi olla ongelmia. Lisäksi jos hankevastaava olisi vastustanut tätä käytäntöä, jota sovellettiin ensimmäiseen hankkeeseen eli WISTCISiin, hän olisi voinut ottaa ne esille seuraavien kahden hankkeen, TELEBALTin ja TELESOLin, osalta. Hankevastaava ei tehnyt niin, vaikka kyseisistä kahdesta hankkeesta neuvoteltiin hyvissä ajoin WISTCIS-hankkeen jälkeen. EDNES huomautti myös, että se on "hyvin yksinkertainen voittoa tavoittelematon järjestö", jolla ei ole omia varoja tai työntekijöitä ja jolla ei ole varaa maksaa komission takaisinperintävaatimusta. EDNES pyysi tapaamista komission kanssa.

11. Komissio pahoitteli 6 päivänä kesäkuuta 2007 päivätyssä kirjeessään EDNESin edellä mainittuun valitukseen vastaamisen viivästymistä ja selitti, että se johtui tarpeesta kuulla asianomaisia eri yksiköitä. Komissio piti valitettavana, että sen oli vahvistettava, että tarkastuskertomuksen tulokset oli pantava täytäntöön, mutta suostui kuitenkin tapaamaan EDNES-verkoston Brysselissä.

12. EDNES lähetti 16.7.2007 tietoyhteiskunnasta ja viestimistä vastaavalle komission jäsenelle toisen valituksen, jossa se vaati tätä luopumaan yleiskustannuksia koskevasta perintäsaatavasta. EDNESin mukaan olisi epäoikeudenmukainen seuraamus, jos EDNES joutuisi vastaamaan yleiskustannuksista niiden kolmen hankkeen osalta, jotka oli toteutettu onnistuneesti ja jotka komission oli määrä rahoittaa 100-prosenttisesti.

13. Komissio toisti 28 päivänä elokuuta 2007 antamassaan vastauksessa, että ongelman ydin oli Moskovassa sijaitsevan yrityksen organisaatiorakenne, jonka kanssa EDNES teki palvelusopimuksen. Komissio katsoi, että se sovelsi sopimusten asiaankuuluvia rahoitusmääräyksiä oikein, harkitusti ja täysin arvioiden EDNESin tuottamia tuloksia.

14. EDNES lähetti 18. tammikuuta 2008 toisen valituksen tietoyhteiskunnasta ja viestimistä vastaavalle komission jäsenelle. EDNES totesi, ettei se vastustanut komission ja tilintarkastajien lausuntoja, joissa viitataan oikeudellisiin ja hallinnollisiin sääntöihin, mutta toisti, että sitä oli kohdeltu epäoikeudenmukaisesti ja siitä oli määrätty seuraamuksia. EDNES myönsi, että se ei ollut noudattanut joitakin henkilöstön palkkaamista koskevia sopimusmääräyksiä, jotka se "laiminlyö tahattomasti". Se kuitenkin painotti, ettei se ollut tehnyt niin tarkoituksenaan huijata komissiota. Päinvastoin se oli pitänyt komission jatkuvasti ajan tasalla hankevastaavansa välityksellä, joka ei koskaan esittänyt vastalauseita. Lisäksi EDNES ryhtyi tarkastuspäätelmien perusteella toimiin muuttaakseen käytäntöään, joka koski toista kuudenteen puiteohjelmaan kuuluvaa IST4Balt-hanketta. Tämä vahvistaa sen, ettei se koskaan aikonut huijata komissiota. Sen vuoksi EDNES toisti pyyntönsä, jonka mukaan komission olisi luovuttava yleiskustannusten perintää koskevasta vaatimuksestaan.

15. Komissio selitti 19 päivänä helmikuuta 2008 päivätyllä kirjeellä, että asiakirjatarkastuksen tai allekirjoitetun kuluilmoituksen pelkän analyysin perusteella ei voitu todentaa kuluilmoituksen oikeellisuutta eikä todentavaa aineistoa, johon kuluilmoitus perustui. Se totesi, että suorittaessaan maksuja se luottaa siihen, että saatavat ovat oikeita, eikä hankkeesta vastaavalla virkamiehellä ollut asian kannalta merkityksellisenä ajankohtana tietoja, joiden perusteella hän olisi voinut kyseenalaistaa EDNESin kuluilmoitukset.

16. Komissio ilmoitti EDNESille 7 ja 8 päivänä toukokuuta 2008 päivätyillä kirjeillä laskeneensa tarkastuspäätelmien vaikutuksen tukikelpoisiin kokonaiskustannuksiin ja aikovansa periä takaisin 47 177,96 euroa WISTCISin osalta, 15 279,19 euroa TELESOLin osalta ja 30 292,78 euroa TELEBALTin osalta. Komissio pyysi EDNESiltä huomautuksia kuukauden kuluessa, ja ilman niitä se lähettäisi vastaavat veloitusilmoitukset EDNESille.

17. EDNES pysyi 10 päivänä toukokuuta 2008 päivätyssä kirjeessään kannassaan, jonka mukaan komissio oli kohdellut sitä epäoikeudenmukaisesti. Se ilmoitti komissiolle aikomuksestaan tehdä kantelu Euroopan oikeusasiamiehelle.

18. Komissio lähetti 4. heinäkuuta 2008 EDNESille seuraavat kolme veloitusilmoitusta: nro 3230807027 (WISTCIS), nro 3230807024 (TELESOL) ja nro 3230807025 (TELEBALT). Veloitusilmoituksissa vaadittiin komissiota maksamaan 17.8.2008 mennessä edellä 16 kohdassa mainitut määrät.

19. EDNES ilmoitti komissiolle 13 päivänä elokuuta 2008 päivätyllä kirjeellä, että se valmistelee kantelua Euroopan oikeusasiamiehelle. Sen vuoksi se pyysi komissiota lykkäämään edellä mainittua takaisinmaksun määräaikaa.

20. Komissio (tietoyhteiskunnan pääosasto) ilmoitti 22. elokuuta 2008 vastaanottaneensa EDNESin edellä mainitun pyynnön. Se ilmoitti EDNESille toimittaneensa pyynnön asianomaisille yksiköille, jotta nämä antaisivat neuvoja ja tekisivät päätöksen takaisinmaksun määräajasta.

21. Komission kirjanpitäjä lähetti 3 päivänä syyskuuta 2008 EDNESille kolme muistutusta veloitusilmoituksista.

22. EDNES muistutti 24 päivänä syyskuuta 2008 päivätyllä kirjeellä komissiota siitä, ettei se ollut vieläkään saanut vastausta sen 13 päivänä elokuuta 2008 esittämään pyyntöön, joka koski takaisinmaksun määräajan pidentämistä.

23. Komission kirjanpitäjä selitti 3 päivänä lokakuuta 2008 päivätyssä kirjeessä EDNESille, että veloitusilmoituksia ei voida muuttaa, jos perintäsaatava pidetään voimassa. Tilinpitäjä kuitenkin ilmoitti EDNESille, että se voisi suorittaa takaisinmaksun myöhemmin. Tämän tarjouksen ehtona oli, että i) EDNES hyväksyy, että velalle kertyy korkoa veloitusilmoitusten eräpäivästä alkaen; ja ii) EDNES, joka antaa pankkitakauksen erääntyneille määrille.

Tutkinnan kohde

24. EDNES toimitti 16 päivänä elokuuta 2008 kantelunsa oikeusasiamiehelle ja uusi sen 3 ja 25 päivänä lokakuuta 2008 [7].

25. Oikeusasiamies aloitti 22 päivänä joulukuuta 2008 tutkimuksen seuraavista väitteistä ja vaatimuksesta [8].

Väitteet:

1. Komissio toimi epäoikeudenmukaisesti, kun se ei hyväksynyt tukikelpoisiksi kantelijan kustannuksia, jotka liittyivät sen Moskovan työntekijöille maksamiin palkkoihin, vaikka se i) tiesi, että kantelija ei voinut toteuttaa hankkeita tehokkaasti ilman sitä, ja ii) kantelija tiedotti komissiolle säännöllisesti käytännöistään sopimusperusteisten kustannusraporttien ja säännöllisten henkilökohtaisten keskustelujen avulla.
2. Komissio muutti sopimuksia yksipuolisesti siirtämällä varoja eri budjettikohtien välillä selvästi sopimusten päättymispäivän jälkeen.
3. Komissio ei vastannut olennaisilta osin 13 päivänä elokuuta 2008 päivättyyn kirjeeseensä.

Vaatimus:

Komission olisi luovuttava niistä palautusmääräysten nro 3230807027, nro 323080724 ja nro 3230807025 osista, jotka vastaavat tukeen oikeuttamattomiksi ilmoitettuja yleiskustannuksia (kantelija suostui palauttamaan määrät, jotka vastasivat vähentämättä jäänyttä arvonlisäveroa ja "tukeen oikeuttamattomia kulutushyödykkeitä ").

KYSYMYS

26. Komissio antoi lausuntonsa 15. toukokuuta 2009. EDNES toimitti huomautuksensa 30.6.2009.

27. Tarkasteltuaan lausuntoa huolellisesti oikeusasiamies ei ollut vakuuttunut siitä, että komissio olisi vastannut kanteluun asianmukaisesti. Näin ollen hän totesi alustavasti hallinnollisen epäkohdan ja ehdotti perussäännön 3 artiklan 5 kohdan mukaisesti sovintoratkaisua komissiolle.

28. Oikeusasiamies sai 15. tammikuuta 2010 komission vastauksen, jonka hän toimitti EDNESille kehottaen sitä esittämään huomautuksia. EDNES toimitti huomautuksensa 24.2.2010.

OMBUDSMANIN ANALYYSI JA PÄÄTELMÄT

A. Väitetty kohtuuttomuus yleiskustannusten hyväksymättä jättämisessä ja siihen liittyvä vaatimus

Oikeusasiamiehelle esitetyt perustelut

29. EDNES väitti, että komissio toimi epäoikeudenmukaisesti, kun se ei hyväksynyt tukikelpoisiksi kustannuksia, jotka liittyivät sen Moskovan työntekijöille maksamiin palkkoihin. Näin oli siitä huolimatta, että i) komissio tiesi, että EDNES ei voinut toteuttaa hankkeita tehokkaasti ilman sitä, ja ii) EDNES tiedotti komissiolle säännöllisesti käytännöistään sopimusperusteisten kustannusraporttien ja tiheiden henkilökohtaisten keskustelujen avulla. EDNES myönsi kuitenkin kantelussaan, ettei se voinut esittää mitään aineellista näyttöä siitä, että komission hankevastaava oli todella tietoinen edellä mainituista käytännöistä. EDNES väitti, että komission olisi luovuttava korvausmääräysten niistä osista, jotka vastaavat tukeen oikeuttamattomiksi todettuja yleiskustannuksia. EDNES suostui palauttamaan määrät, jotka vastasivat vähentämättä jäänyttä arvonlisäveroa [9] ja "tukeen oikeuttamattomia kulutushyödykkeitä".

30. Komissio katsoi soveltaneensa viidennen puiteohjelman sopimuksen asiaankuuluvia rahoitusmääräyksiä oikein ja harkitusti ja arvioineensa täysin EDNESin hankkeista tuottamia tuloksia. Se selitti, että tässä asiassa oli kyse EDNESin ”Henkilöstö”-luokassa ilmoittamien kustannusten tukikelpoisuudesta, ja viittasi jälleen viidennen puiteohjelman sopimuksen asiaa koskeviin määräyksiin [10]. Komission mukaan EDNES oli ilmoittanut vastaavat kustannukset luokassa "Henkilöstö", mikä viidennen puiteohjelman sopimuksen korvausehtojen mukaisesti johti tukikelpoisista kustannuksista perittävään kiinteämääräiseen lisämaksuun (41 prosenttia, 65 prosenttia ja 80 prosenttia)[11].

31. EDNESin väitteestä, jonka mukaan komission hankevastaava oli tietoinen EDNESin organisaatiorakenteesta, komissio totesi, ettei sillä ollut ennen tilintarkastusta tietoa kyseisestä rakenteesta eikä se ollut tietoinen EDNESin venäläisen yrityksen kanssa tekemien sopimusjärjestelyjen luonteesta ja laajuudesta. Kuten komissio totesi jo 19 päivänä helmikuuta 2008 päivätyssä kirjeessään EDNESille, se toisti, että ilmoitettujen määrien oikeellisuus voitiin todentaa ainoastaan tilintarkastuksen avulla eikä hankevastaavan asiakirjatarkastuksen tai allekirjoitetun menoilmoituksen yksinkertaisen analyysin avulla. Komissio suoritti maksut luottaen siihen, että saatavat olivat oikeita, eikä hankkeesta vastaavalla virkamiehellä näin ollen ollut tuolloin tietoja, joiden perusteella hän olisi voinut kyseenalaistaa saatavat.

32. Tilintarkastuksen jälkeen komissio sai tietää, että EDNES oli teettänyt suurimman osan tai jopa kaikki osoitetuista työpaketeista alihankintana venäläisellä yrityksellä kaikissa kolmessa tarkastetussa hankkeessa ja että kaikki työt suoritti Venäjälle sijoittautunut henkilöstö. Komissio hylkäsi nämä kustannukset henkilöstökustannuksina seuraavista syistä:

a) Asianomainen henkilöstö ei ollut suoraan EDNES:n palveluksessa eikä työskennellyt sen teknisessä valvonnassa, kuten viidennen puiteohjelman sopimuksen liitteessä II olevan 23 artiklan 1 kohdassa edellytetään. EDNES ei myöskään toimittanut tarkastuksen aikana työaikakirjanpidon avulla näyttöä hankkeesta veloitetusta työajasta, eikä tarkastajilla ollut pääsyä yksityiskohtaisiin palkkatietoihin.

b) EDNES toimitti tilintarkastajille palvelusopimuksen, jonka se oli tehnyt venäläisen yhtiön kanssa ja jonka mukaan viimeksi mainittu suorittaa komission kanssa tehtyjen sopimusten ehtojen mukaisesti osoitetut työt. Palvelusopimuksessa määrättiin, että siihen sisällytetään voittomarginaali, joka on 11 prosenttia EDNESiltä laskutetuista määristä. Tällaiset sopimusjärjestelyt kuvastivat pikemminkin alihankintasopimuksen kuin työsuhteen luonnetta. Tämän perusteella komissio luokitteli kyseiset kustannukset uudelleen henkilöstöstä alihankintaan.

33. Edellä esitetyn uudelleenluokittelun seurauksena komissio hylkäsi kaikki venäläisen yrityksen kustannuksiin liittyvät yleiskustannukset. Komissio piti tätä kohtuullisena seuraavista syistä:

a) Työtä ei tehty EDNESin tiloissa. Sen vuoksi EDNESille ei aiheutunut yleiskustannuksia. EDNESillä ei ollut käytössään tiloja tai infrastruktuureja, joita olisi voitu käyttää sille osoitetun tutkimustyön suorittamiseen ja jotka olisivat voineet olla taloudellisesti perusteltuja yleiskustannusten korvaamiseksi. Lisäksi palvelumaksut, joita venäläinen yritys veloitti EDNESiltä, sisälsivät todennäköisesti jo yleiskustannuksia (jotka poikkesivat voittomarginaalista). EDNESin ilmoittama kiinteämääräisen maksun soveltaminen näihin palvelukustannuksiin merkitsi sitä, että komissiota pyydettiin todellisuudessa korvaamaan yleiskustannukset niiden yleiskustannusten lisäksi, jotka sisältyivät jo venäläisen yrityksen palvelumaksuihin. Tämä ei ollut sopimusehtojen mukaan perusteltua eikä taloudellisesti järkevää.

b) Luokitellessaan kustannukset uudelleen henkilöstöluokasta alihankintaluokkaan komissio hyväksyi takautuvasti alihankinnan kolmannessa maassa sijaitsevalle alihankkijalle, vaikka tätä hyväksyntää ei koskaan virallistettu sopimuksella tai sen muutoksella. Se myönsi myös takautuvasti, että koordinointitehtävien alihankinnasta aiheutui tukikelpoisia välittömiä kustannuksia [12].

34. Ottaen huomioon kantansa EDNESin väitteeseen komissio totesi, ettei se voinut hyväksyä tukikelpoisiksi edellä mainitun alihankintasopimuksen yhteydessä ilmoitettuja yleiskustannuksia. Näin ollen komissio ei voinut luopua takaisinperinnästä ja pyrki varmistamaan sen täytäntöönpanon.

35. EDNES korosti huomautuksissaan, että käsiteltävässä asiassa ei ollut kyse henkilöstökulujen tukikelpoisuudesta puhtaasti kirjanpidollisen logiikan perusteella. Se myönsi jälleen, että sille sopimusten täytäntöönpanon aikana aiheutuneet henkilöstökustannukset olisi mieluiten pitänyt käyttää eri tavalla. EDNESin sopimusmääräysten virheellinen soveltaminen johtui osittain sen "rajallisesta oikeuskulttuurista". EDNES väitti, että komission ei pitäisi käyttää yleiskustannusten takaisinperintää rangaistakseen sitä siitä, että se ei ole ottanut huomioon sopimusmääräystä [13] seuraavista syistä:

a) Komissio oli hankevastaavansa välityksellä tietoinen organisaatiorakenteesta, jota EDNES käytti hankkeiden täytäntöönpanossa, koska hankevastaava i) tiesi, että EDNES ei voinut virallisesti palkata henkilöstöä; ii) hän tiesi, että EDNESillä oli "haara"Moskovassa; ja iii) hän näki venäläisen yrityksen kautta maksetut henkilöstön työaikalomakkeet sekä henkilöstön allekirjoittamat palkkakuitit.

b) Komissio myönsi, että hankkeiden kokonaissaavutukset vastasivat sen odotuksia ja että palkat maksettiin yksinomaan sopimusten onnistuneen täytäntöönpanon varmistamiseksi. Esittämällä takaisinperintävaatimuksen komissio jätti tarkoituksellisesti huomiotta nämä saavutukset.

c) EDNES on yhdistys, jonka resurssit ovat hyvin rajalliset. Sitä hoitavat vapaaehtoiset, jotka eivät saa palkkaa. Hankkeista aiheutuneiden matka- ja oleskelukulujen korvaamista lukuun ottamatta ne eivät saaneet rahoitusosuutta sopimusten nojalla. EDNES ilmoitti, että sillä ei ollut resursseja täyttää komission perintäpyyntöä ja että takaisinperintä voisi johtaa sen "kuolemaan". Se huomautti kuitenkin, että vain EDNESin kaltaiset yhdistykset voivat toteuttaa tietyntyyppisiä yhteisön toimia.

d) Oli erityisen epäoikeudenmukaista, että komissio väitti, että jos venäläiselle yritykselle maksetut palkat vähennettäisiin, EDNES:lle ei aiheutuisi yleiskustannuksia. EDNESille aiheutui kustannuksia sopimusten täytäntöönpanosta, ja se tarvitsi hankkeiden toteuttamiseen yleiskustannuksia. EDNESillä on Moskovassa sivuliike [14], jonka toimitilat on nimenomaisesti omistettu EDNES-Moskovalle. Työntekijät hyötyivät näistä tiloista, joita myös "Moskovan tiedonvälityskeskus" käytti. Marraskuussa 2003 komission edustaja Moskovassa vieraili näissä tiloissa WISTCIS-konferenssin aikana.

e) Korvaamalla yleiskustannukset komissio vaati EDNESiä yhteisrahoittamaan hankkeita, joissa komission oli määrä rahoittaa 100 prosenttia tukikelpoisista kustannuksista.

36. EDNES totesi tämän jälkeen, että se oli teettänyt alihankintana ainoastaan palkkojen maksamisen venäläiselle yritykselle eikä kaikkia sille osoitettuja työkokonaisuuksia, kuten komissio totesi lausunnossaan. EDNES oli itse täysin vastuussa hankkeiden parissa työskentelevän henkilöstön teknisestä valvonnasta, ja se toimitti tarkastajille asianmukaiset työaikalomakkeet, kun he vierailivat sen tiloissa.

37. EDNES totesi myös toimittaneensa tilintarkastajille todisteita, jotka osoittivat, että se ei koskaan tosiasiallisesti maksanut voittomarginaalia venäläiselle yritykselle. Se ei myöskään koskaan maksanut venäläiselle yritykselle palvelumaksuja, joista ei myöskään määrätty niiden palvelusopimuksessa. Näin ollen komission lausuntoa" Moskovan yhtiön palvelumaksuihin jo sisältyvien yleiskustannusten korvaamisesta" ei voitu hyväksyä. Toisin kuin komissio totesi lausunnossaan, EDNES ei myöskään teettänyt koordinointitehtäviä alihankintana venäläisellä yrityksellä.

38. EDNES pysyi näin ollen kannassaan, jonka mukaan komission olisi luovuttava yleiskustannuksia koskevasta perintäsaatavastaan.

Oikeusasiamiehen alustava arvio sovintoratkaisuehdotuksesta

39. Oikeusasiamies myönsi aluksi (kuten EDNES), että komissiolla oli puhtaasti oikeudellisesta näkökulmasta katsottuna oikeus hylätä EDNESin ”Henkilöstö”-luokassa ilmoittamat kustannukset ja näin ollen olla hyväksymättä ”Yleiskustannukset”-luokassa ilmoitettuja kustannuksia. Viidennen puiteohjelman sopimuksen liitteessä II olevan 23 artiklan 1 kohdan a alakohdan mukaan hanketyötä suorittavien henkilöiden on oltava suoraan sopimuspuolen palveluksessa. Viidennen puiteohjelman sopimuksen liitteessä II olevan 24 artiklan 1 kohdan b alakohdan mukaan yleiskustannukset lasketaan kiinteämääräisesti prosenttiosuutena tukikelpoisista henkilöstökustannuksista.

40. Oikeusasiamies huomautti kuitenkin, että voimassa oleva lainsäädäntö tarjosi komissiolle myös perustan olla panematta takaisinperintää täytäntöön tässä nimenomaisessa tapauksessa. Euroopan yhteisöjen yleiseen talousarvioon sovellettavasta varainhoitoasetuksesta annetun neuvoston asetuksen (EY, Euratom) N:o 1605/2002 soveltamissäännöistä annetun komission asetuksen (EY, Euratom) N:o 2342/2002, jäljempänä ’täytäntöönpanoasetus’, 87 artikla sisältää seuraavat säännökset:

”1. Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä voi luopua vahvistetun saamisen perimisestä kokonaan tai osittain ainoastaan seuraavissa tapauksissa:

[...]

c) jos takaisinperintä ei ole suhteellisuusperiaatteen mukaista.

2. Edellä 1 kohdan c alakohdassa tarkoitetussa tapauksessa toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä – – soveltaa seuraavia pakollisia ja kaikissa olosuhteissa sovellettavia perusteita:

a) tosiseikat, kun otetaan huomioon saamisen vahvistamiseen johtaneen sääntöjenvastaisuuden vakavuus (petos, rikkomisen uusiminen, aikomus, huolellisuus, vilpitön mieli, ilmeinen virhe);

b) vaikutus, joka takaisinperinnästä luopumisella olisi yhteisöjen toimintaan ja niiden taloudellisiin etuihin (määrä, ennakkotapauksen syntymisen riski, lain auktoriteetin heikentyminen).

Tapauksen olosuhteista riippuen toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä voi joutua ottamaan huomioon myös seuraavat lisäperusteet:

[...]

b) taloudellinen ja sosiaalinen vahinko, joka aiheutuisi, jos velka perittäisiin kokonaisuudessaan."

41. Oikeusasiamies katsoi, että EDNES esitti seuraavat vakuuttavat perustelut, joiden perusteella takaisinperintää voidaan tässä tapauksessa pitää suhteettomana (täytäntöönpanoasetuksen 87 artiklan 1 kohdan c alakohta):

a) Venäläisen yrityksen organisaatiorakenteen ansiosta EDNES pystyi toteuttamaan hankkeet onnistuneesti. Sen avulla se pystyi myös selviytymään käytännön vaikeuksista, jotka liittyivät työskentelyyn vaikeassa ympäristössä työ- ja verosäännösten, pankkijärjestelmän ja kaupallisten vaihtosääntöjen osalta, jotka vallitsivat monissa entisissä Neuvostoliiton tasavalloissa 1990-luvun lopulla ja 2000-luvun alussa. Komissio tunnusti hankkeiden yleiset saavutukset. Lisäksi hankkeiden luonne edellytti laajaa venäjän kielen käyttöä, joka oli ainoa yhteinen kieli kyseisissä maissa.

b) EDNESille aiheutui sopimuksia toteutettaessa "yleiskustannuksia", koska hankkeiden parissa työskentelevä henkilöstö käytti EDNESin sivuliikkeen tiloja, joissa järjestettiin myös WISTCIS-konferenssi marraskuussa 2003. Lisäksi yksi komission edustaja vieraili näissä tiloissa.

c) EDNES ei koskaan maksanut palvelumaksuja venäläiselle yhtiölle.

d) Kun komissio peri EDNESiltä takaisin yleiskustannukset, se itse asiassa vaati sitä yhteisrahoittamaan hankkeita.

42. EDNES väitti myös, että se tiedotti komissiolle säännöllisesti (hankevastaavansa kautta) käytännöistään sopimusperusteisten kustannusraporttien ja tiheiden henkilökohtaisten keskustelujen avulla. Se myönsi kuitenkin myös, ettei se voinut esittää mitään aineellista todistetta siitä, että hankkeesta vastaavalle virkamiehelle oli tosiasiallisesti ilmoitettu asiasta.

43. EDNES myönsi lisäksi jättäneensä tahattomasti huomiotta sopimusvaatimuksen, jonka mukaan hankkeissa työskentelevän henkilöstön olisi oltava suoraan toimeksisaajan palveluksessa.

44. Oikeusasiamies katsoi, että edellä mainitut EDNESin lausunnot osoittivat, ettei EDNES ollut syyllistynyt petokseen, syyllistynyt toistuviin rikkomuksiin tai aikonut olla noudattamatta sopimusmääräyksiä ja että EDNES toimi vilpittömässä mielessä (täytäntöönpanoasetuksen 87 artiklan 2 kohdan ensimmäisen alakohdan a alakohta).

45. EDNESin hyväntahtoisuutta tuki myös se, että saatuaan tiedon tarkastuspäätelmistä se ryhtyi toimiin muuttaakseen käytäntöään toisessa kuudennen puiteohjelman IST4Balt-hankkeessa.

46. Oikeusasiamies luotti siihen, että komissio harkitsisi huolellisesti taloudellista ja sosiaalista vahinkoa, jota takaisinperintä voisi tässä tapauksessa aiheuttaa EDNESille (täytäntöönpanoasetuksen 87 artiklan 2 kohdan toisen alakohdan b alakohta). Kuten EDNES huomautti, kyseessä on yhdistys, jonka resurssit ovat hyvin rajalliset ja jolla ei ole varoja komission perintäsaatavan kattamiseen. Toipuminen voi siis johtaa sen "kuolemaan".

47. Oikeusasiamies huomautti myös, että EDNESin huomautusten mukaan vain EDNESin kaltaiset yhdistykset pystyivät toteuttamaan tiettyjä yhteisön toimia. Näitä järjestöjä johtavat vapaaehtoiset. Oikeusasiamiehen mukaan tässä tapauksessa suunniteltu takaisinperintä voisi saada tällaiset järjestöt luopumaan samankaltaisten sopimusten tekemisestä komission kanssa. Tämä voisi estää komissiota toteuttamasta yhteisön ulkoisia toimia joillakin erityisalueilla kumppaniorganisaatioiden puutteen vuoksi. Komissio voisi näin ollen ottaa tämän huomioon arvioidessaan myönteisiä vaikutuksia, joita kyseisestä takaisinperinnästä luopumisella voisi olla yhteisöjen toimintaan ja taloudellisiin etuihin (täytäntöönpanoasetuksen 87 artiklan 2 kohdan ensimmäisen alakohdan b alakohta).

48. Edellä esitetyn perusteella oikeusasiamies totesi alustavasti, että komission takaisinperintävaatimuksen täytäntöönpanoa voitaisiin tässä nimenomaisessa tapauksessa pitää epäoikeudenmukaisena ja suhteettomana. Hän teki näin ollen jäljempänä vastaavan ehdotuksen sovintoratkaisuksi jäsenten asemaa koskevien sääntöjensä 3 artiklan 5 kohdan mukaisesti, että

"Komissio voisi harkita luopumista EDNES:ltä perittävistä määristä, jotka vastaavat näiden kolmen hankkeen yleiskustannuksia."

Oikeusasiamiehelle esitetyt perustelut sovintoratkaisuehdotuksen jälkeen

49. Komissio korosti ensinnäkin, että Euroopan yhteisöä sitovat sekä viidennen puiteohjelman sopimuksen määräykset tutkimushankkeiden osallistujien aiheettomasti saamien määrien takaisinperimisestä että varainhoitoasetus ja sen soveltamissäännöt perintämääräysten täytäntöönpanon varmistamiseksi. Takaisinperintä on siis sääntö, ja poikkeuksesta luopuminen on poikkeus.

50. Se korosti lisäksi, että jos se olisi vaatinut sopimuksen ehdotonta noudattamista, kantelijan olisi pitänyt maksaa takaisin yli 300 000 euroa. Tarkasteltuaan asiakirja-aineistoa huolellisesti ja otettuaan huomioon hankkeiden onnistuneet tulokset, kantelijan vilpittömän mielen ja EDNES-järjestelmän voittoa tavoittelemattoman luonteen komission tulojen ja menojen hyväksyjä päätti kuitenkin rajoittaa takaisinperintävaatimuksen 92 719 euroon. Tämä määrä vastasi pääasiassa tukeen oikeuttamattomia yleiskustannuksia, joita ei itse asiassa ollut aiheutunut ja joista ei voitu esittää näyttöä todellisista kustannuksista. Se merkitsi noin 65 prosentin vähennystä siitä, mitä olisi voitu pitää takaisinperittävänä.

51. Komissio kannustaa valtiosta riippumattomia järjestöjä osallistumaan yhteisön ohjelmiin ja katsoo, että oikeudellinen kehys tarjoaa enemmän kuin riittävät mahdollisuudet näille järjestöille ja niiden erityiselle taloudelliselle tilanteelle. Esimerkiksi kustannukset, jotka aiheutuvat lisähenkilöstön suorasta palkkaamisesta tutkimustyöhön, voidaan korvata. Yhteisön rahoitusosuudella korvataan kuitenkin vain tutkimustyön toteuttamisesta tosiasiallisesti aiheutuneet kustannukset. Yleiskustannukset voidaan ilmoittaa siltä osin kuin ne, kuten kaikki muutkin kustannukset, ovat välttämättömiä hankkeen kannalta [15] ja liittyvät hankkeessa suoraan työskentelevään henkilöstöön liittyviin välillisiin kustannuksiin. Jos tukikelpoisia henkilöstökustannuksia ei ole, yleiskustannuksia ei määritelmän mukaan ole.

52. Tutkimuksen puiteohjelmasta myönnettävät avustukset perustuvat kustannusten jakamisen periaatteeseen. Näissä avustuksissa erotetaan toisistaan avustuksen saaja ja alihankkija tai palveluntarjoaja. Tämä kustannustenjakoperiaate tarkoittaa, että tuensaajat yhteisrahoittavat hankkeen loppuunsaattamista omilla varoillaan omalla kustannuksellaan. Tätä periaatetta sovelletaan myös silloin, kun korvauskustannukset ovat 100 prosenttia tukikelpoisista kustannuksista. Aiheutuneita tukeen oikeuttamattomia kustannuksia ei korvata, ja ne ovat edelleen osallistujan vastuulla. Yhteisrahoitus voidaan yleensä toteuttaa tarjoamalla henkilöstöä tai logistisia resursseja hallinnon, tietotekniikan ja/tai infrastruktuurin aloilla.

53. Paikan päällä tehty tarkastus vakuutti komission siitä, että kaikki EDNESille Moskovassa aiheutuneet todelliset kustannukset oli katettu. Se piti EDNESin Moskovan tiloja osana Moskovan Globen instituuttia. Tarkastajille ei toimitettu mitään todisteita siitä, että näistä tiloista oli maksettu vuokra. Lisäksi kaikki EDNESin henkilöstö-, matka- ja oleskelukuluja koskevat saatavat (mukaan lukien WISTCIS-konferenssin järjestämisestä marraskuussa 2003 aiheutuneet kulut) luokiteltiin lopulta uudelleen. Komissio päätti sisällyttää ne luokkiin "alihankinta" ja "muut erityiskustannukset". Tämän vuoksi ne voitiin hyväksyä kustannuksiksi, jotka voidaan korvata yhteisön rahoituksella. Lisäksi komissio korvasi suoraan alihankkijan kautta palkatusta henkilöstöstä ilmoitetut kustannukset, joiden tuntihinta oli 13–21 euroa. Tämä hinta ylitti varmasti Venäjällä tuolloin tavallisesti maksetun tuntihinnan, ja sen voitaisiin tulkita heijastavan hintaa alihankintatöistä, joihin sisältyi yleiskustannustekijä. Näin ollen alihankintana suoritetuista töistä maksettiin alihankkijan veloittama hinta, joka sisälsi alihankkijan kustannusten lisäksi myös sen yleiskustannukset ja voittomarginaalin. Näin ollen voidaan olettaa, että kaikki aiheutuneet kustannukset korvattiin komission rahoitustuella. Kustannusten korvaaminen edelleen tuottaisi EDNESille voittoa, jota ei sallittu voimassa olevassa oikeudellisessa kehyksessä, tai se poistaisi yhteisrahoitusvaatimuksen.

54. Komissio totesi jälleen, että EDNES ei missään vaiheessa sopimusneuvottelujen aikana ilmoittanut teknisessä liitteessä eikä komission yksiköille lähetetyissä kustannusselvityksissä, että hankkeissa työskentelevät työntekijät eivät olleet suoraan EDNESin palveluksessa. EDNESin ja venäläisen yrityksen välinen palvelusopimus paljastettiin komissiolle vasta sen jälkeen, kun tarkastajat olivat maaliskuussa 2005 vierailleet EDNESin tiloissa Strasbourgissa.

55. Edellä esitetyn perusteella komissio katsoi, että EDNESille maksettu yhteisön rahoitustuki, joka ilmeisesti kattoi EDNESin henkilöstön yleiskustannukset, oli perittävä takaisin sopimusmääräysten ja kustannusten jakamista koskevan perusperiaatteen noudattamiseksi, erityisesti kun otetaan huomioon, että kaikki yksilöitävissä olevat kustannukset korvattiin. Näin vältettäisiin kaikki EDNESin voittoa koskevat kysymykset. Komissio katsoi tämän olevan suhteellisuusperiaatteen mukaista, erityisesti kun otetaan huomioon komission pyrkimykset kattaa aiheutuneet kustannukset sopimuksen tukikelpoisuusvaatimusten mukaisesti. Näin ollen komissio ei voinut hyväksyä oikeusasiamiehen ehdotusta sovintoratkaisusta, joka sen mielestä ei olisi i) moitteettoman varainhoidon periaatteen mukainen; ii) varainhoitoasetuksen perusvaatimukset; tai iii) tutkimuspuiteohjelmista myönnettävää yhteisön rahoitusta koskevat avustussäännökset.

56. EDNES korosti huomautuksissaan, että vaikka sillä ei ollut yhtään työntekijää ja vaikka sen virkamiehet olivat kaikki vapaaehtoisia, tämä ei merkinnyt sitä, että sille ei aiheutunut kustannuksia, jotka olisivat liittyneet sen osallistumiseen komission hankkeisiin. Kolmen hankkeen toteuttaminen aiheuttaa väistämättä "yleiskustannuksia" ja huolimatta siitä, että komissio katsoi EDNESin maksaneen henkilöstölle avustamista hankkeiden toteuttamisessa alihankintasopimuksella, kyseisen henkilöstön hallinnointiin liittyi tehtäviä, joista EDNESille aiheutui kustannuksia, vaikka sen virkamiehille ei maksettaisi palkkaa.

57. EDNES huomautti, että sillä ei ollut velvollisuutta toimittaa komissiolle asiakirjoja yleiskustannustensa perustelemiseksi, kun se raportoi rahoituksesta. Vaikka komissio ei koskaan pyytänyt EDNESiä toimittamaan tällaisia asiakirjoja missään tarkastusmenettelyn vaiheessa, EDNES toimitti kuitenkin tarkastajille asiakirjatodisteita heidän vieraillessaan sen Strasbourgin toimitiloissa.

58. EDNES korosti lisäksi, että neuvotellessaan sopimuksista komission kanssa sille kerrottiin, että yleiskustannusten arvioiminen henkilöstökustannusten kiinteänä määränä oli yksinkertaisesti helppo tapa arvioida hankkeiden yleiskustannuspaino. Tältä osin se kiinnitti huomiota komission vastaukseen oikeusasiamiehen sovintoratkaisuehdotukseen ja katsoi, että "yleiskustannukset"eivät maallikon näkökulmasta liity pelkästään "henkilöstöön", vaan myös "rakennusten ja laitteiden poistoihin".

59. EDNES totesi lisäksi, että komissio ei esitellyt eikä mainostanut sitä, että hankkeet toteutettaisiin "kustannusperusteisina ohjelmina". Päinvastoin, koska komissio painotti "100 prosentin kattavuutta". EDNES totesi joka tapauksessa, ettei se koskaan hakenut korvausta kustannuksista, jotka liittyivät sen virkamiesten hankkeiden loppuunsaattamiseen liittyvään toimintaan. Se ei myöskään koskaan hakenut korvausta hankkeiden kirjanpitoon liittyvistä kuluista.

60. Kun kolme sopimusta pantiin täytäntöön, EDNESin Moskovan toimipiste sijaitsi Venäjän tiedeakatemian tiloissa ja ainakin yksi huone oli varattu EDNESin yksinomaiseen käyttöön. Komissio ei ole koskaan pyytänyt todisteita näistä tiloista maksetuista vuokrista. Tällaiset menot kuuluisivat joka tapauksessa yleensä yleiskustannuksiin, joiden osalta komissiolle ei tarvinnut esittää muodollisia todisteita.

61. EDNES korosti myös, että tarkastajat pyysivät saada tutustua venäläisen yrityksen kanssa tehtyyn sopimukseen vieraillessaan Strasbourgissa. EDNES antoi heille rajoittamattoman pääsyn tähän ja kaikkiin muihin pyydettyihin asiakirjoihin. Komissio ei pyytänyt saada nähdä kyseistä sopimusta hankkeiden toteuttamisen aikana, vaikka sille ilmoitettiin toistuvasti komission ja EDNESin välisten sopimusten valmisteluvaiheiden aikana, että EDNES ei voinut palkata henkilöstöä. Vastaavasti komission edustaja oli koko sopimusten täytäntöönpanon ajan täysin tietoinen EDNESin toimintaolosuhteista. EDNES ei missään vaiheessa aikonut "huijata" komissiota, mistä on osoituksena myös se, että EDNES toimitti vapaaehtoisesti komissiolle muutoksen toisen sopimuksen määräysten muuttamiseksi saatuaan neuvoja komission hankevastaavalta.

62. EDNES keskusteli tuntitaksoista komission hankevastaavan kanssa useaan otteeseen ennen niiden lopullista soveltamista. Se raportoi niistä säännöllisesti myös kaikissa komissiolle hankkeiden toteutuksen aikana toimitetuissa rahoituskertomuksissa. Komissio ei kommentoinut niitä tuolloin. EDNES pyysi komissiota ehdottamaan tuntitaksojen määrää hankkeiden toteutushetkellä, mutta asiasta ei annettu ohjeita.

63. EDNES totesi lopuksi olevansa pettynyt siihen, että komissio tarkasteli ainoastaan sääntelyyn liittyviä näkökohtia ja vaikutti haluttomalta kuuntelemaan sen väitteitä. Se korosti jälleen kerran, että se on voittoa tavoittelematon järjestö ja että se on kärsinyt paljon tämän asian vuoksi. Erityisesti se joutui vähentämään toimintaansa, minkä seurauksena kahden viime vuoden aikana ei ole käynnistetty uutta tutkimushanketta. Näin ollen se ei ole saanut tuloja, ja komissio on jo käytännössä surmannut sen. Kaiken edellä esitetyn perusteella EDNES toisti vaatimuksensa, jonka mukaan komission olisi luovuttava korvausmääräysten niistä osista, jotka vastaavat tukeen oikeuttamattomiksi ilmoitettuja yleiskustannuksia.

Oikeusasiamiehen arvio, joka johti suositusluonnokseen

64. Ensinnäkin oikeusasiamies toteaa, että komissio ei epäile EDNESin vilpitöntä mieltä. Tämä tärkeä seikka, joka liittyy kantelijan järjestön voittoa tavoittelemattomaan luonteeseen, ja hankkeiden tulokset, joita pidetään laajalti onnistuneina, johtivat siihen, että komissio vähensi huomattavasti korvaushakemuksiaan. Oikeusasiamies on erittäin tyytyväinen tähän lähestymistapaan ja katsoo, että komissio on arvioinut tilanteen oikeudenmukaisesti, koska se on verrannut tarvetta noudattaa sovellettavia varainhoitosääntöjä kantelijan yleiseen käyttäytymiseen ja siihen, mitä se on saavuttanut hankkeiden toteuttamisessa. Oikeusasiamies toteaa, että komissio on kuitenkin edelleen sitä mieltä, että EDNESille ei aiheutunut ja/tai ei voitu perustella yleiskustannuksia ja että nämä kustannukset olisi perittävä takaisin.

65. Oikeusasiamies panee myös merkille komission väitteen, jonka mukaan 92 719 euron takaisinperintä olisi perusteltua muun muassa voitto-osuuden välttämiseksi. Oikeusasiamies katsoo kuitenkin, että jos komissio peruuttaa edellä mainitun määrän takaisinperinnän, tämä ei missään tapauksessa tuottaisi voittoa EDNESille, erityisesti kun otetaan huomioon sen toistuvat väitteet, joiden mukaan korvausmenettely johti sen kuolemaan. Oikeusasiamies pitää epäoikeudenmukaisena sitä, että EDNES voisi hyötyä komission takaisinperinnän peruuttamisesta, kun EDNES koko ajan taisteli ja taistelee edelleen selviytymisensä puolesta.

66. Vastauksessaan oikeusasiamiehen sovintoratkaisua koskevaan ehdotukseen komissio viittasi tiettyihin viidennen puiteohjelman sopimuksen määräyksiin, jotka ilmeisesti mahdollistaisivat yleiskustannusten kattamisen sellaisten kustannusten kattamiseksi, jotka liittyvät hallintoon ja hallinnointiin, rakennusten ja laitteiden poistoihin, vesi-, sähkö-, televiestintä- ja postimaksuihin, toimistotarvikkeisiin ja hallintohenkilöstön kustannuksiin, joita ei ole kirjattu sopimukseen. Tältä osin oikeusasiamies haluaa huomauttaa, että EDNES on toistuvasti väittänyt, että sillä on sivuliike Moskovassa ja että sen tiloja käyttää yksinomaan hankkeiden parissa työskentelevä henkilöstö. Kantelijan komission vastauksesta esittämissään huomautuksissa esittämä väite, joka koskee sille Moskovassa sijaitsevan henkilöstön johtamisesta aiheutuneita kustannuksia, vaikuttaa oikeusasiamiehen mielestä kohtuulliselta, ja hän katsoo, että se ansaitsee komission asianmukaisen huomion.

67. Edellä mainittujen EDNESin vakuuttavien perustelujen ja 41 kohdassa ja sitä seuraavissa kohdissa tiivistettyjen perustelujen lisäksi oikeusasiamies katsoo, että EDNES on voittoa tavoittelematon yhdistys, joka tarjoaa kansainvälisen kehyksen tieteelliselle yhteistyölle. Sen "ydinliiketoiminta" on tutkimus ja teknologia. Sen henkilöstö koostuu vapaaehtoisista eikä "oikeudellisista asiantuntijoista". Se tekee työnsä ammattimaisesti, myös vaikeissa taloudellisissa ja kielellisissä olosuhteissa, kuten entisen Neuvostoliiton maissa, ja sen toiminta on ollut niin tyydyttävää, että komissio on tunnustanut sen menestyksen. EDNESin vilpitöntä mieltä, jonka komissio on selvästi tunnustanut, ilmentää lisäksi se, että se toimitti pyydettäessä tarkastajille kaikki hankkeisiin liittyvät asiakirjat. Se ei jättänyt tilaa uskolle, että samanlaisia "oikeudellisia" virheitä voisi tapahtua tulevaisuudessa. Oikeusasiamiehen mielestä EDNES on joistakin virheistä huolimatta antanut riittävät takeet siitä, että se on luotettava yhteisön rahoituksen hakija ja että se voi toteuttaa yhteisön rahoittamat hankkeet tyydyttävästi.

68. Oikeusasiamies panee lisäksi merkille kielteisen vaikutuksen, joka käsiteltävänä olevalla asialla on ollut EDNESin kykyyn hakea rahoitusta uusille tutkimushankkeille, ja että tämä merkitsee itse asiassa sitä, että EDNES ei voi enää jatkaa toimintaansa. Komission korvausvaatimus on jo vaikuttanut kantelijaan dramaattisesti. Oikeusasiamiehen mielestä takaisinperinnän jatkaminen tällaisissa olosuhteissa on kaikkea muuta kuin oikeasuhteista ja oikeudenmukaista.

69. Jos komissio perii tuen takaisin kantelijalta nykyisissä olosuhteissa, muut vapaaehtoisuuteen perustuvat voittoa tavoittelemattomat yhdistykset eivät todennäköisesti halua tehdä yhteisön rahoittamia tutkimus- ja teknologiasopimuksia komission kanssa. Tämä voi johtaa sellaisten kumppaniorganisaatioiden puutteeseen, jotka kykenevät toteuttamaan tärkeitä yhteisön ulkoisia toimia tietyillä alueilla.

70. Kaiken edellä esitetyn perusteella oikeusasiamies katsoo, että olisi suhteetonta ja epäoikeudenmukaista, jos komissio perisi saatavansa tässä nimenomaisessa tapauksessa, ja tällainen takaisinperintä johtaisi hallinnolliseen epäkohtaan. Näin ollen hän laatii jäljempänä vastaavan suositusluonnoksen Euroopan oikeusasiamiehen ohjesäännön 3 artiklan 6 kohdan mukaisesti.

B. Väitetty sopimusten yksipuolinen muuttaminen

Oikeusasiamiehelle esitetyt perustelut

71. EDNES väitti, että komissio muutti sopimuksia yksipuolisesti siirtämällä varoja eri budjettikohtien välillä kauan sopimusten päättymisen jälkeen.

72. Komissio korosti, että jos se ei olisi siirtänyt varoja henkilöstökustannuksista alihankintakustannuksiin, sen olisi pitänyt hylätä kaikki henkilöstökustannukset ja vaatia EDNESiltä niiden korvaamista kokonaisuudessaan.

Oikeusasiamiehen arviointi

73. Oikeusasiamies panee merkille EDNESin väitteen, jonka mukaan komission olisi pitänyt kuulla sitä ennen kuin se muutti budjettikohtia. Vaikka oikeusasiamies periaatteessa kannustaisi tällaiseen ennakkoon tapahtuvaan yhteydenpitoon, käsiteltävänä olevassa tapauksessa komission tekemä muutos mahdollisti sen, että se pystyi merkittävästi vähentämään EDNES:ltä korvattavaksi haettua määrää. Näin ollen oikeusasiamies katsoo, että muutos ei viime kädessä ollut EDNES:lle haitallinen, minkä vuoksi komissiolla ei ole hallinnollista epäkohtaa kantelun tämän näkökohdan osalta.

C. Väitetty vastaamatta jättäminen

Oikeusasiamiehelle esitetyt perustelut

74. EDNES väitti, että komissio ei vastannut olennaisilta osin sen 13 päivänä elokuuta 2008 päivättyyn kirjeeseen.

75. Komissio viittasi seuraaviin tiedonantoihin: i) 22. elokuuta 2008 päivätty kirje, jossa tietoyhteiskunnan ja viestinten pääosasto ilmoitti EDNESille, että sen pyyntö maksun lykkäämisestä oli toimitettu asianomaisille yksiköille päätöstä ja neuvontaa varten; ii) 3 päivänä syyskuuta 2008 päivätyt tilintarkastajan muistutukset veloitusilmoituksista, jotka on laadittu ennen kuin tilintarkastaja on vastaanottanut EDNESin edellä mainitun pyynnön; ja iii) sen tilintarkastajan 3 päivänä lokakuuta 2008 päivätty kirje, jossa EDNESille selitettiin, että tapauksissa, joissa saatavat pidettiin voimassa, veloitusilmoituksia ei voitu muuttaa, ja tarjottiin sille mahdollisuus suorittaa maksuviivästyksiä. Edellä esitetyn perusteella komissio katsoi, että se vastasi asianmukaisesti kantelijan 13 päivänä elokuuta 2008 päivättyyn kirjeeseen.

Oikeusasiamiehen arviointi

76. EDNES pyysi 13 päivänä elokuuta 2008 päivätyssä kirjeessään komissiota (tietoyhteiskunnan pääosastoa) lykkäämään takaisinmaksulle asettamaansa määräaikaa, joka oli 17 päivä elokuuta 2008. EDNESin oli 24. syyskuuta 2008 kiinnitettävä komission tilinpitäjän huomio siihen, että sen edellä mainittuun pyyntöön ei vastattu. Kirjanpitäjä vastasi lopulta sen pyyntöön 3.10.2010. Edellä esitetyn perusteella oikeusasiamies katsoo, että komissio otti viime kädessä kantaa EDNESin 13. elokuuta 2008 esittämän pyynnön asiasisältöön eikä hallinnollista epäkohtaa ilmennyt.

D. Suositusluonnos

Oikeusasiamies esittää kantelua koskevien tutkimustensa perusteella komissiolle seuraavan suositusluonnoksen:

Komission olisi pidättäydyttävä perimästä EDNES-järjestelmästä takaisin näiden kolmen hankkeen yleiskustannuksia vastaavia määriä.

Tästä suositusluonnoksesta ilmoitetaan toimielimelle ja valituksen tekijälle. Toimielin lähettää Euroopan oikeusasiamiehen ohjesäännön 3 artiklan 6 kohdan mukaisesti yksityiskohtaisen lausunnon viimeistään 31 päivänä joulukuuta 2010. Yksityiskohtainen lausunto voisi sisältää suositusluonnoksen hyväksymisen ja kuvauksen siitä, miten se on pantu täytäntöön.

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

Tehty Strasbourgissa 20 päivänä syyskuuta 2010.

---

[1] Euroopan parlamentin päätös, tehty 9 päivänä maaliskuuta 1994, oikeusasiamiehen ohjesäännöstä ja hänen tehtäviensä hoitamista koskevista yleisistä ehdoista (94/262/EHTY, EY, Euratom), EYVL L 113, s. 15.

[2] EYVL 1999, L 26, s. 1–33. Liitteessä IV säädetään muun muassa seuraavaa: "Yhteisö osallistuu sellaisten tutkimuksen ja teknologisen kehittämisen toimien, demonstrointitoimet mukaan luettuina, jäljempänä 'epäsuorat TTK-toimet', rahoitukseen, jotka toteutetaan puiteohjelman täytäntöönpanoa koskevien erityisohjelmien yhteydessä - - 1. Epäsuorat TTK-toimet [:] Epäsuorat TTK-toimet koostuvat seuraavista: yhteisrahoitteiset toimet, jotka ovat erityisohjelmien pääasiallinen täytäntöönpanomekanismi – –”

[3] Viidennen puiteohjelman sopimusmalli on saatavilla osoitteessa http://cordis.europa.eu/fp5/management/provisions/r-modcost-l.htm.

[4] "1. Komissio tai sen valtuuttama edustaja voi aloittaa tarkastuksen milloin tahansa sopimuksen voimassaoloaikana ja viimeistään viiden vuoden kuluttua kunkin yhteisön rahoitusosuuden maksamisesta... Tarkastusmenettely katsotaan aloitetuksi päivänä, jona komissio on vastaanottanut asiaa koskevan kirjatun kirjeen, johon on liitetty saantitodistus – – 3. Tilintarkastuksen aikana tehtyjen havaintojen perusteella laaditaan alustava kertomus. Komissio toimittaa sen asianomaiselle sopimuspuolelle, joka voi esittää huomautuksensa kuukauden kuluessa sen vastaanottamisesta. Loppuraportti lähetetään asianomaiselle sopimuspuolelle. Komissio voi toimittaa huomautuksensa komissiolle kuukauden kuluessa niiden vastaanottamisesta. Komissio voi päättää olla ottamatta huomioon kyseisen määräajan jälkeen toimitettuja huomautuksia. Tarkastuksen päätelmien perusteella komissio toteuttaa kaikki tarpeellisiksi katsomansa aiheelliset toimenpiteet, mukaan lukien perintämääräyksen antaminen kaikista suorittamistaan maksuista tai osasta niitä – –”

[5] Viidennen puiteohjelman sopimuksen liitteessä II olevan 24 artiklan 1 kohdan b alakohdan mukaan "täysimääräisten kustannusten järjestelmää käyttävät urakoitsijat voivat periä – – kiinteämääräisiä yleiskustannuksia. Tällöin niiden on kirjattava tähän sopimukseen kiinteämääräinen 80 prosentin osuus tukikelpoisista henkilöstökustannuksista..." (kursivointi tässä).

[6] Viidennen puiteohjelman sopimuksen liitteessä II olevan 23 artiklan 4 kohdan mukaan ”hankkeeseen osallistuvan henkilöstön todelliset matkakulut ja niihin liittyvät oleskelukulut voidaan kirjata sopimukseen.”(kursivointi tässä)

[7] Kantelua, joka kirjattiin alun perin numerolla 2291/2008/BB, ei voitu ottaa tutkittavaksi oikeusasiamiehen ohjesäännön 2 artiklan 4 kohdan nojalla, koska EDNES toimitti sen vasta kolme päivää sen jälkeen, kun se oli lähettänyt komissiolle 13. elokuuta 2008 päivätyn pyynnön takaisinmaksun määräajan pidentämisestä. Uusittu kantelu kirjattiin viitteellä 3373/2008/BB.

[8] Sellaisena kuin se on muutettuna EDNESin 13 päivänä tammikuuta 2009 päivätyllä asiaa koskevalla kirjeenvaihdolla.

[9] Viidennen puiteohjelman sopimuksen liitteessä II olevan 22 artiklan 3 kohdan mukaan kustannuksiin, jotka eivät ole tukikelpoisia, sisältyvät välilliset verot ja maksut, mukaan lukien arvonlisävero.

[10] Ks. edellä 4 kohta.

[11] Viidennen puiteohjelman sopimuksen liitteessä II olevan 24 artiklan 1 kohdan b alakohdan mukaan "täyskustannusjärjestelmää käyttävät urakoitsijat voivat periä – – kiinteämääräisiä yleiskustannuksia. Tällöin niiden on veloitettava tästä sopimuksesta kiinteämääräinen 80 prosentin osuus tämän liitteen 23 artiklan 1 kohdan b alakohdassa ja 9 kohdassa tarkoitetuista tukikelpoisista henkilöstökustannuksista. Toimeksisaaja voi pyytää pienempää prosenttiosuutta, jos esimerkiksi hänen sisäiset sääntönsä sitä edellyttävät."Oikeusasiamies ymmärsi, että EDNES käytti jälkimmäistä mahdollisuutta, ja pyysi vastaavaa pienempää prosenttiosuutta kahden sopimuksen osalta.

[12] Komissio viittasi viidennen puiteohjelman sopimuksen liitteessä II olevan 5 artiklan 1 kohtaan, jossa todetaan, että jos alihankintasopimus tehdään koordinointitehtävien suorittamiseksi, niihin liittyviä kustannuksia ei voida kirjata välittömiksi kustannuksiksi. Säännöksessä todetaan myös, että komissiolta edellytetään kirjallista ennakkohyväksyntää: a) jos toimeksisaajan alihankintasopimusten kumulatiivinen määrä ylittää 20 prosenttia toimeksisaajan arvioiduista tukikelpoisista kustannuksista tai 100 000 euroa; tai b) jos alihankkija on sijoittautunut kolmanteen maahan.

[13] Viidennen puiteohjelman sopimuksen liitteessä II olevan 23 kohdan 1 alakohdan a alakohta, jonka mukaan hanketyötä suorittavien henkilöiden on oltava suoraan toimeksisaajan palveluksessa.

[14] EDNESin verkkosivuston http://www.ednes.org mukaan "[t] hree EDNESin sivuliikkeet osallistuvat aktiivisesti 1ST-hankkeiden toteuttamiseen: Moskova, Kiova ja Baku. EDNES Moskovan sivuliike on ollut toiminnassa vuodesta 1993, jolloin EDNES perustettiin. Se liittyy Venäjän tiedeakatemian maan fysiikan instituutin geofysikaalisten tietotutkimusten ja telemaattisten sovellusten keskukseen (CGDS). ”

[15] Viidennen puiteohjelman sopimuksen liitteessä II oleva 22 artiklan 1 kohta: "Tukikelpoisia kustannuksia ovat tämän liitteen 23 ja 24 artiklassa määritellyt kustannukset. Niiden on täytettävä seuraavat edellytykset: - ovat välttämättömiä hankkeen kannalta ...".

Viidennen puiteohjelman sopimuksen liitteessä II oleva 22 artiklan 4 kohta: ”Kustannuksia ei saa veloittaa useammasta kuin yhdestä tämän liitteen 23 ja 24 artiklassa tarkoitetusta tukikelpoisten kustannusten luokasta.”

Viidennen puiteohjelman sopimuksen liitteessä II oleva 24 artiklan 1 kohta: ”Kaikkien kustannusten järjestelmää käyttävät toimeksisaajat voivat periä yleiskustannuksia, jotka on laskettu seuraavasti:

a) todellisten kustannusten perusteella, jos niiden kirjanpitojärjestelmä sen sallii. Tällaisia yleiskustannuksia voivat olla erityisesti hallinto- ja hallintokustannukset, rakennusten ja laitteiden poistot, vesi-, sähkö-, televiestintä- ja postimaksut, toimistotarvikkeet sekä hallinnolliset henkilöstökustannukset, joita ei ole kirjattu sopimukseen tämän liitteen 23 artiklan 9 kohdan mukaisesti. Ne lasketaan sopimuspuoliin sovellettavien tavanomaisten kirjanpitokäytäntöjen ja -periaatteiden mukaisesti edellyttäen, että komissio pitää niitä hyväksyttävinä.

b) kiinteämääräisenä. Tällöin niiden on veloitettava tästä sopimuksesta kiinteämääräinen 80 prosentin osuus tämän liitteen 23 artiklan 1 kohdan b alakohdassa ja 9 kohdassa tarkoitetuista tukikelpoisista henkilöstökustannuksista. Toimeksisaaja voi pyytää pienempää prosenttiosuutta, jos esimerkiksi sen sisäiset säännöt sitä edellyttävät.