Kantelu: 2038/2021/DL

Tapauksen nimi: Euroopan ulkosuhdehallinnon kieltäytyminen antamasta yleisön tutustuttavaksi EU:n suurlähettilään nimittämiseen liittyviä asiakirjoja

Päiväys: Torstai 13. tammikuuta 2022

Etätarkastusjärjestelyt ja fyysinen sijainti

Läsnä

Euroopan ulkosuhdehallinto

Vt. jaostopäällikkö, EUH SG.AFFGEN.2 – Parlamentaariset asiat

Oikeusasiamiehen koordinointi, EUH SG.AFFGEN.2 – Parlamentaariset asiat

Oikeudellinen neuvonantaja, SG.AFFGEN.1 - Oikeudelliset asiat

Virkamies, RM.HR.2.SEC1 – Johto ja väliaikaiset toimihenkilöt

Poliittinen toimihenkilö, SG.2 – Parlamentaariset asiat

Euroopan oikeusasiamies

O’REGAN Fergal, johtava oikeudellinen asiantuntija, tutkintaosasto

KING Jennifer, oikeudellinen asiantuntija, tutkintaosasto

MS GEHRING Michaela, tiedusteluista vastaava virkamies, tutkintaosasto

LAERMANS Dorien, tutkinnasta vastaava virkamies, tutkintaosasto

Asiakirjojen tarkastuksen ja kokouksen tarkoitus

Kokouksen tarkoituksena oli tarkastaa asiakirjat sen selvittämiseksi, oliko Euroopan ulkosuhdehallinto (EUH) oikeutettu soveltamaan asiakirjojen saamista yleisön tutustuttavaksi koskevien EU:n sääntöjen ^[1] mukaisia poikkeuksia, sellaisina kuin ne on vahvistettu sen ”vahvistavassa päätöksessä”.

Lisäksi oikeusasiamiehen tutkintaryhmä halusi saada EUH:lta lisäselvityksiä siitä, miksi se oli evännyt oikeuden tutustua kyseisiin asiakirjoihin, koska vaikutti siltä, että EUH:n päätöksessään esittämien yksityiskohtaisten perustelujen puuttuminen vaikeutti kantelijan ymmärtämistä, miksi hänen hakemuksensa hylättiin kokonaisuudessaan.

Johdanto ja menettelyä koskevat tiedot

Oikeusasiamiehen tutkintaryhmä esitteli itsensä, kiitti EUH:n edustajia heidän tapaamisestaan ja esitteli kokouksen tarkoituksen. Tutkimusryhmä hahmotteli oikeusasiamiehen pitämiin kokouksiin sovellettavaa oikeudellista kehystä ja erityisesti sitä, että oikeusasiamies ei paljastaisi mitään EUH:n luottamuksellisiksi määrittelemiä tietoja kantelijalle eikä kenellekään muulle oikeusasiamiehen toimiston ulkopuoliselle henkilölle ilman EUH:n ennakkosuostumusta.

Oikeusasiamiehen tutkintaryhmä selitti laativansa kokousta koskevan raporttiluonnoksen, joka lähetetään EUH:lle sen varmistamiseksi, että se on asiasisällöltään täsmällinen ja täydellinen. Kokousraportti viimeistellään, sisällytetään asiakirja-aineistoon ja toimitetaan kantelijalle. Raporttiin ei sisällytetä luottamuksellisia tietoja.

Vaihdetut tiedot ja tarkastetut asiakirjat

Tarkastetut asiakirjat

Oikeusasiamiehen tutkintaryhmä tarkasti esivalintaraportin, haastatteluraportin, arviointikeskusraportin ja loppuraportin. EUH:n edustajat toimittivat myös tiettyjä asiakirjoja, jotka eivät kuuluneet kantelijan asiakirjoihin tutustumista koskevan pyynnön piiriin.

Tietoja asiakirjojen luovuttamisesta kieltäytymisestä

EUH:n edustajat selittivät yksityiskohtaisesti, miten EU-suurlähettilään valintaprosessi toimii hakijoiden hakemusten jättämisestä korkean edustajan tekemään viralliseen nimitykseen asti. Komission jäsenten kollegio hyväksyy esivalinnan läpäisseiden ehdokkaiden luettelon ennen nimittävänä viranomaisena toimivan korkean edustajan lopullista päätöstä. Edustajat korostivat, että tällaisia nimityksiä valvotaan suhteellisen tarkasti verrattuna samaan palkkaluokkaan palkatun muun henkilöstön nimityksiin. Valintalautakunnat koostuvat esimerkiksi EUH:n, komission, neuvoston pääsihteeristön ja jäsenvaltioiden edustajista. Nimityksen jälkeen julkaistaan lehdistötiedote ja suurlähettilään lyhyt ansioluettelo. Lisäksi Euroopan parlamentti voi demokraattisen valvonnan varmistamiseksi päättää vaihtaa näkemyksiä valitun ehdokkaan kanssa ennen kuin tämä aloittaa tehtävässään.

EUH:n edustajat selittivät, että heidän päätöksensä yleisön tutustuttavaksi saamista koskevasta pyynnöstä oli tässä tapauksessa ytimekäs, koska oikeudelliset periaatteet ja oikeuskäytäntö ovat selvät, sillä asetuksen (EY) N:o 1049/2001 mukaan tutustumisoikeus olisi evättävä, jos tietojen ilmaiseminen vahingoittaisi yksilön yksityisyyttä ja koskemattomuutta.^[2] Lisäksi oikeuskäytännön ^[3] mukaisesti henkilöstösääntöjen sääntö, jonka mukaan valintalautakuntien työskentelyn on oltava salaista ^[4], on otettava huomioon määritettäessä, vahingoittaisiko tutustumisoikeus asetuksen (EY) N:o 1049/2001 mukaisesti toimielimen päätöksentekoa ^[5]. Koska asiakirjoihin sisältyi kaikkien hakijoiden nimet ja näiden hakijoiden laadullinen arviointi, sen oli evättävä oikeus tutustua asiakirjoihin.

EUH:n edustajat katsoivat, että valituksen tekijän väitteet eivät osoittaneet, että ylivoimainen yleinen etu edellyttäisi tietojen ilmaisemista ^[6], eikä se voinut itse todeta, että ylivoimainen yleinen etu edellyttäisi tietojen ilmaisemista. Vaikka EU-suurlähettilään nimittäminen on tärkeää, sen mielestä ehdokkaiden arviointi ei ole yleisen edun mukaista.

EUH:n edustajat katsoivat myös, että valituksen tekijän väitteet eivät osoittaneet, että henkilötietojen siirtäminen valituksen tekijälle olisi tarpeen tiettyä yleisen edun mukaista tarkoitusta varten. Ne väittivät myös, että oli olemassa kohtuullinen ja ennakoitavissa oleva riski siitä, että ehdokkaiden henkilötietojen luovuttaminen vahingoittaisi ehdokkaiden oikeutettuja etuja ^[7].

EUH:n edustajat totesivat lisäksi, että asiakirjojen julkistaminen voisi haitata tulevia valintamenettelyjä, koska se paljastaisi, minkä tyyppisiä kysymyksiä esitetään ja miten arvioinnit tehdään, mikä antaisi mahdollisille tuleville hakijoille mahdollisuuden heikentää valintamenettelyn tehokkuutta.

Asiakirjojen tarkastuksen ja kokouksen päättäminen

Tutkimusryhmä kiitti EUH:n edustajia heidän ajastaan ja annetuista selvityksistä, ja kokous päättyi.

Bryssel 19. tammikuuta 2022

Fergal O’Regan Dorien Laermans

Oikeudellisten kysymysten johtava asiantuntija

[1] Asetus 1049/2001 Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission asiakirjojen saamisesta yleisön tutustuttavaksi: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/en/TXT/?uri=CELEX%3A32001R1049.

[2] Asetuksen (EY) N:o 1049/2001 4 artiklan 1 kohdan b alakohta.

[3] Ks. esim. unionin yleisen tuomioistuimen tuomio 23.9.2020, ZL v. EUIPO, T-596/18, 45–48 kohta: https://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf?text=1049%2BEPSO&docid=231529&pageIndex=0&doclang=en&mode=req&dir=&occ=first&part=1&cid=183081#ctx1.

[4] Euroopan unionin virkamiehiin sovellettavien henkilöstösääntöjen ja unionin muuta henkilöstöä koskevien palvelussuhteen ehtojen liitteessä III oleva 6 artikla: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A01962R0031-20140501#tocId201.

[5] Asetuksen (EY) N:o 1049/2001 4 artiklan 3 kohdan toinen luetelmakohta.

[6] Asetuksen (EY) N:o 1049/2001 4 artiklan 3 kohdan toisen luetelmakohdan mukaisesti.

[7] Asetuksen (EY) N:o 1049/2001 4 artiklan 1 kohdan b alakohdassa säädetään, että ”toimielimet kieltäytyvät antamasta tutustuttavaksi asiakirjaa, jonka sisältämien tietojen ilmaiseminen vahingoittaisi yksityiselämän ja yksilön koskemattomuuden suojaa, erityisesti henkilötietojen suojaa koskevan yhteisön lainsäädännön mukaisesti”. Viitattu yhteisön lainsäädäntö on luonnollisten henkilöiden suojelusta unionin toimielinten, elinten ja laitosten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta annettu asetus 2018/1725: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725. Asetuksen 2018/1725 9 artiklan 1 kohdan b alakohdan mukaisesti toimielimen on suoritettava kolmivaiheinen analyysi arvioidessaan, olisiko henkilötietojen siirtäminen lainmukaista. Ensinnäkin sen on tutkittava, onko pyynnön esittäjä osoittanut, että henkilötietojen siirtäminen hänelle on tarpeen yleistä etua koskevaa erityistä tarkoitusta varten. Jos näin on, toimielimen on selvitettävä, voisiko siirto vahingoittaa rekisteröityjen oikeutettuja etuja. Lopuksi toimielimen on tehtävä ”tasapainotus” henkilötietoihin pääsyä hakevan henkilön etujen ja rekisteröityjen oikeutettujen etujen välillä.