Asia koski Euroopan unionin Papua-Uudessa-Guineassa sijaitsevan edustuston päätöstä hylätä kantelijan tarjous poikkeuksellisen alhaisena. Kantelija väitti, että edustusto ei pyytänyt erityisiä selvennyksiä, perusteli päätöstään ja perusteli hylkäämistään tekijöillä, jotka eivät liittyneet tarjouksessa esitettyyn hintaan.

Oikeusasiamies katsoi, että edustuston olisi pitänyt olla täsmällisempi pyytäessään kantelijalta selvennyksiä hinnasta ja että sen olisi pitänyt luoda selkeä yhteys hinnan ja kaikkien arvioinnissaan huomioon otettujen seikkojen välille. Valtuuskunta ei myöskään perustellut riittävästi päätöstään hylätä tarjous poikkeuksellisen alhaisena, mikä on perusteluvelvollisuuden vastaista. Nämä puutteet ovat hallinnollisia epäkohtia.

Komissio toimitti tutkimuksen aikana lisäselvennyksiä, mutta oikeusasiamies totesi, että näillä selvennyksillä ei puututtu riittävästi havaittuihin puutteisiin.

Oikeusasiamies katsoi, että tässä tapauksessa ei olisi asianmukaista antaa vastaavaa suositusta, koska sopimus on tehty. Hän teki kuitenkin kolme ehdotusta, joiden tarkoituksena on estää tällaisten ongelmien syntyminen vastaavissa tulevissa tapauksissa.

Asia koski Euroopan komissiolle toimitettua pyyntöä saada tutustua asiakirjoihin, jotka koskivat Kansainvälisen tuomioistuimen 19. heinäkuuta 2024 EU:n ja Israelin kauppasopimuksesta antaman neuvoa-antavan lausunnon vaikutuksia. Komissio yksilöi asiakirja-aineistoon liitetyn muistion (jäljempänä muistio), johon se epäsi oikeuden tutustua kokonaisuudessaan, viitaten asiakirjoihin tutustumista koskevan EU:n lainsäädännön mukaiseen poikkeukseen. Komissio väitti erityisesti, että voidaan olettaa, että muistion sisältämien tietojen ilmaiseminen vahingoittaisi oikeudellisen neuvonannon suojaa. Kantelija pyysi komissiota tarkistamaan päätöstään ja väitti, että ylivoimainen yleinen etu edellyttää tietojen ilmaisemista. Kun komissio pysyi kieltäytyessään luovuttamasta muistiota ja lisäsi, että sen paljastaminen heikentäisi myös henkilötietojen suojaa, kantelija kääntyi oikeusasiamiehen puoleen.

Oikeusasiamiehen tutkintaryhmä tarkasti riidanalaisen asiakirjan ja tapasi komission edustajia. Komission edustajat selvensivät kokouksen aikana, että vaikka komissio tukeutui yleiseen olettamaan, jonka mukaan tietoja ei ilmaista ja jota sen mukaan sovelletaan kaikkiin oikeudellisiin neuvoihin, joita ei ole annettu lainsäädäntömenettelyn yhteydessä, se oli myös arvioinut muistion erikseen.

Oikeusasiamies katsoi, että komissio poikkesi oikeudellisen neuvonannon suojaa koskevasta vakiintuneesta oikeuskäytännöstä ja unionin tuomioistuinten tunnustamien yleisten olettamien taustalla olevasta logiikasta, kun se vetosi yleiseen olettamaan, jonka mukaan oikeudellista neuvontaa ei ilmaista, millä tahansa EU:n oikeuden alalla, kunhan se ei liity lainsäädäntöasiakirjaan.

Asiakirjan ja kokouksen aikana toimitettujen lisätietojen tarkastelun perusteella oikeusasiamies totesi kuitenkin, että komission oli kohtuullista katsoa muistion yksilöllisen arvioinnin jälkeen, että sen sisältämien tietojen ilmaiseminen voisi vahingoittaa toimielimen intressiä pyytää ja saada rehellistä, objektiivista ja kattavaa oikeudellista neuvontaa. Hän katsoi myös, että komission oli kohtuullista päätellä, ettei ylivoimainen yleinen etu edellyttänyt muistion julkistamista.

Oikeusasiamies päätti näin ollen asian käsittelyn ja totesi, että lisätutkimukset eivät olleet perusteltuja. Oikeusasiamies piti kuitenkin valitettavana, että kokous oli ollut tarpeen sen vahvistamiseksi, että komissio oli arvioinut muistion yksilöllisesti, ja selitysten saamiseksi siitä, miten muistion sisältämien tietojen ilmaiseminen vahingoittaisi konkreettisesti ja tosiasiallisesti toimielimen intressiä pyytää ja saada rehellistä, objektiivista ja kattavaa oikeudellista neuvontaa.

Tapaus koski sitä, miten Euroopan komissio käsitteli pyyntöä saada tutustua EU:n henkilöstön jäsenten komission puheenjohtajalle osoittamaan kirjeeseen, joka koski hänen kantaansa Israelin ja Palestiinan väliseen konfliktiin. Kirjeen olemassaolosta oli ilmoitettu tiedotusvälineissä lokakuussa 2023.

Vastauksena kantelijan pyyntöön komissio totesi, ettei sillä ollut hallussaan kirjeen kuvausta vastaavia asiakirjoja. Kantelija pyysi komissiota tarkistamaan kantaansa (tekemällä uudistetun pyynnön). Yli vuotta myöhemmin komissio vahvisti, ettei sillä ollut alkuperäisen pyynnön esittämisajankohtana hallussaan mitään kirjeen kuvausta vastaavaa asiakirjaa. Komissio kuitenkin kirjasi omasta aloitteestaan uuden pyynnön saada tutustua kyseiseen kirjeeseen. Tyytymättömänä pyyntönsä käsittelyyn kantelija kääntyi oikeusasiamiehen puoleen.

Oikeusasiamies katsoi asiaa koskevissa alustavissa näkemyksissään, että komission päätöksestä oli epäselvää, miksi se ei voinut yksilöidä pyydettyä asiakirjaa. Oikeusasiamies totesi lisäksi, että vaikka komissiolla ei ollut pyydettyä kirjettä, oli epäselvää, miksi se ei ilmoittanut asiasta kantelijalle heti, kun se oli vastaanottanut uudistetun pyynnön, ja joka tapauksessa sovellettavien määräaikojen kuluessa. Oikeusasiamies katsoi alustavasti, että se, miten komissio käsitteli kantelijan uudistettua hakemusta, oli hallinnollinen epäkohta.

Vastauksessaan oikeusasiamiehelle komissio selvensi, että puhemiehen kabinetti ei koskaan saanut pyydettyä kirjettä. Sen sijaan komissio oli vastaanottanut pyydetyn kirjeen 23. huhtikuuta 2024 silloiselle budjetista ja hallinnosta vastaavalle komission jäsenelle osoitetun kirjeen liitteenä. Koska asiakirjojen tunnistamisen määräaika on alkuperäisen pyynnön kirjaaminen, pyydetty kirje ei kuulunut kantelijan tutustumispyynnön ajalliseen soveltamisalaan. Sen vuoksi komissio rekisteröi uuden pyynnön omasta aloitteestaan. 

Oikeusasiamies havaitsi useita puutteita tavassa, jolla komissio käsitteli tutustumispyyntöä. Ensinnäkin oikeusasiamies oli huolissaan siitä, miten komissio oli kommunikoinut kantelijan kanssa, koska kantelija ei saanut yli vuoteen (eli hänen lokakuussa 2023 esittämänsä alkuperäisen hakemuksen ja komission oikeusasiamiehelle maaliskuussa 2025 antaman vastauksen välillä) selkeitä tietoja siitä, miksi komissio ei voinut yksilöidä hänen pyytämäänsä asiakirjaa. Toiseksi oikeusasiamies totesi, että vaikka on kiistatonta, että komissio oli tietoinen pyydetyn asiakirjan olemassaolosta lopullista päätöstä tehdessään, se ei arvioinut kirjettä sen mahdollisen ilmaisemisen kannalta. Sen sijaan se kirjasi kirjeeseen liittyvän uuden pyynnön viitaten työjärjestyksessään asiakirjojen tunnistamiselle asetettuun määräpäivään. Tällainen muodollinen lähestymistapa vaikuttaa vaikealta sovittaa yhteen asiakirjojen julkisuutta koskevan EU:n lainsäädännön hengen kanssa, eikä se todellakaan ole kansalaisystävällinen eikä palveluhenkinen. Lopuksi oikeusasiamies totesi, että kantelijan uudistettuun pyyntöön vastaaminen viivästyi merkittävästi.

Kaiken kaikkiaan oikeusasiamies katsoo, että se, miten komissio käsitteli kantelijan tutustumispyyntöä, oli hallinnollinen epäkohta. Koska komissio on kuitenkin tällä välin tehnyt uuden alkuperäisen päätöksen ja antanut pyydetyn kirjeen kokonaisuudessaan tutustuttavaksi, oikeusasiamies ei näe mitään hyödyllistä syytä antaa virallista suositusta.

Asia koski pyyntöä saada tutustua Euroopan komission hallussa oleviin asiakirjoihin, jotka liittyivät Albaniassa toteutetun kansainvälisen tarkkailuoperaation jäsenten esiin tuomaan huoleen ammatillisesta käyttäytymisestä. Komissio katsoi yhden asiakirjan (kirjeen) kuuluvan pyynnön soveltamisalaan ja myönsi sille osittaisen tutustumisoikeuden. Se epäsi oikeuden tutustua kirjeen osiin sillä perusteella, että on tarpeen suojella yksityisyyttä ja yleistä etua EU:n kansainvälisten suhteiden osalta.

Oikeusasiamiehen tutkimusryhmä tarkasteli asiakirjaa ja vahvisti, että salatut osat sisältävät henkilötietoja ja arkaluonteisia tietoja. Oikeusasiamies piti komission perusteluja, joilla perustellaan henkilötietojen poistamista, kohtuullisina. Hän totesi myös, että komission ei ollut ilmeisen väärin väittää, että kirjeen tiettyjen arkaluonteisten osien ilmaiseminen vahingoittaisi EU:n kansainvälisiä suhteita Albaniaan.

Oikeusasiamies päätti näin ollen tutkimuksen, jossa ei havaittu hallinnollista epäkohtaa.