Johdanto

1. Euroopan oikeusasiamies antaa nämä ohjeet tutkittuaan oma-aloitteisesti eri käytäntöjä, joita EU:n virastot ovat soveltaneet valintalautakunnan jäsenten nimien julkistamiseen [1].

2. Suuntaviivojen tavoitteena on auttaa EU:n virastoja varmistamaan oikea tasapaino i) avoimuustarpeiden, ii) valintalautakuntien työn luottamuksellisuutta koskevien oikeutettujen vaatimusten ja iii) henkilötietojen suojaa koskevan perusoikeuden välillä.

3. Ohjeita laatiessaan oikeusasiamies otti huomioon seuraavat seikat:

i) Valintalautakuntien työskentelyn asianmukaisella avoimuudella on tärkeä rooli edistettäessä kansalaisten luottamusta valintamenettelyjen rehellisyyteen ja objektiivisuuteen sekä eturistiriitojen välttämiseen.

ii) Valintalautakuntien päätöksentekoa ja työskentelyä koskeva salassapitovelvollisuus otettiin käyttöön, jotta voidaan taata valintalautakuntien riippumattomuus ja niiden työskentelyn objektiivisuus suojelemalla niitä kaikelta ulkopuoliselta puuttumiselta ja painostukselta.  Tämän salassapitovelvollisuuden noudattaminen estää näin ollen valintalautakuntien yksittäisten jäsenten esittämien näkemysten ilmaisemisen.

iii) Yksittäisten valintalautakunnan jäsenten näkemysten salaaminen ei kuitenkaan ole sama asia kuin heidän henkilöllisyytensä salaaminen. Ensin mainittu suojelee valintalautakuntien jäseniä ulkoiselta painostukselta, kun taas jälkimmäinen uhkaa luoda epäluottamuksen ilmapiirin esimerkiksi herättämällä epäilyjä mahdollisista eturistiriidoista tai jopa epäilyjä jäsenten pätevyydestä ja ansioista. Yleisen edun vuoksi on näin ollen tarpeen julkistaa valintalautakunnan jäsenten nimet.

iv) Valintalautakuntien jäsenten nimien julkistaminen edellyttää, että asianomainen EU:n virasto käsittelee henkilötietoja asetuksen (EY) N:o 45/2001 [2] mukaisesti.

Suuntaviivat

Suuntaviiva 1 – Ennakoiva politiikka

4. Hyvä hallinto edellyttää, että EU:n virastot paitsi käsittelevät asianmukaisesti asiakirjoihin ja tietoihin tutustumista koskevat pyynnöt myös päättävät ennakoivasti, mitä tietoja ja asiakirjoja asetetaan yleisön saataville [3].

5. Kysymys valintalautakunnan jäsenten nimien saatavuudesta nousee esiin melko usein. Tehokkuuden ja johdonmukaisuuden vuoksi kunkin viraston olisi sen vuoksi otettava käyttöön proaktiivinen käytäntö, joka koskee nimien julkistamista, sen sijaan, että se tyytyisi vastaamaan asiakirjoihin tutustumista koskeviin pyyntöihin tapauskohtaisesti.

Suuntaviiva 2 – Ennakoiva julkistaminen

6. Vaikka kunkin EU:n viraston olisi päätettävä järjestelmästä, joka parhaiten vastaa sen erityisiä organisatorisia olosuhteita, kaikissa tällaisissa järjestelmissä olisi otettava huomioon seuraavat seikat.  

7. Käytäntö, jonka mukaan valintalautakunnan jäsenet nimetään hakijoiden haastattelun alussa, on pikemminkin kohteliaisuus kuin avoimuus. Itse asiassa tällaisella käytännöllä ei varmisteta riittävää tietojen levittämistä avoimuuden varmistamiseksi, koska sillä suljetaan tosiasiallisesti pois se, että hakijat, joita ei kutsuttu haastatteluun, tietäisivät valintalautakunnan jäsenten henkilöllisyyden. 

8. On hyvän hallintotavan mukaista tiedottaa kaikille hakijoille valintalautakunnan kokoonpanosta kirjeitse tai muilla asianmukaisilla keinoilla, kuten tietolomakkeilla, sähköpostiviesteillä tai palvelukseenottoa koskevilla sähköisillä viesteillä. Valintalautakunnan kokoonpanoa koskevat tiedot olisi toimitettava hakijoille hyvissä ajoin, esimerkiksi kirjeessä, jossa ilmoitetaan heidän hakemuksensa vastaanottamisesta, ja viimeistään yhdessä hakemuksen tulosta koskevien tietojen kanssa.

9. Hyvä hallintokäytäntö on myös se, että valintalautakunnan kokoonpano julkaistaan asianmukaisella verkkosivustolla viraston verkkosivustolla riittävän ajoissa ennen hakijoiden haastatteluja, minkä vuoksi hakijoille ei pitäisi ilmoittaa erikseen. 

Suuntaviiva 3 – Valintalautakunnan riippumattomuuden sekä valintamenettelyjen luotettavuuden ja objektiivisuuden turvaaminen

10. EU:n virastojen olisi otettava käyttöön asianmukaiset menettelyt ja suojatoimet, joilla turvataan valintalautakunnan jäsenten riippumattomuus sekä valintamenettelyjen rehellisyys ja objektiivisuus. Tällaisia toimenpiteitä voisivat olla muun muassa seuraavat:

- laaditaan selkeät toimintaperiaatteet eturistiriitojen ehkäisemiseksi ja tiedotetaan niistä kaikille valintalautakunnan jäsenille,

ilmoittaa hakijoille, että he eivät saa ottaa henkilökohtaisesti yhteyttä valintalautakuntien jäseniin ja että tämä on peruste menettelyn ulkopuolelle jättämiselle, ja

- vaaditaan valintalautakunnan jäseniä ilmoittamaan välittömästi kaikista hakijoiden tai kolmansien osapuolten yrityksistä ottaa heihin yhteyttä tai vaikuttaa heihin kilpailun yhteydessä.

Suuntaviiva 4 – Henkilötietojen suojaa koskevien EU:n sääntöjen noudattaminen

11. Toteuttaessaan ennakoivaa julkistamispolitiikkaa EU:n virastojen olisi noudatettava asetuksen (EY) N:o 45/2001 säännöksiä tietosuojaa koskevan perusoikeuden turvaamiseksi. Ennakoivassa politiikassa olisi selitettävä henkilötietojen käsittelyn tarpeellisuus näissä suuntaviivoissa kuvatulla tavalla ja tasapaino, joka politiikalla saavutetaan avoimuutta koskevan yleisen edun ja tietosuojaa koskevan perusoikeuden välillä.

12. Valintalautakuntien jäsenille olisi sen vuoksi ilmoitettava ennen heidän nimittämistään, että heidän nimensä julkistetaan hakijoille ja että suostumus tällaiseen julkistamiseen on nimittämisen edellytys. Jos valintalautakunnan mahdollinen jäsen vastustaa tällaista julkistamista, kutsu osallistua valintalautakuntaan olisi peruutettava.

13. Jos valintalautakunnan kokoonpano julkaistaan viraston verkkosivustolla, valintalautakunnan jäsenille olisi ilmoitettava, että heidän nimensä julkaistaan viraston verkkosivustolla. Heille olisi myös ilmoitettava heidän oikeudestaan vastustaa tällaista julkaisemista pakottavista ja perustelluista syistä. Näiden valintalautakunnan jäsenten huomio olisi kuitenkin kiinnitettävä siihen, että heidän nimensä ilmoitetaan kuitenkin hakijoille [4].

Emily O'Reilly