- FI Suomi
Konekäännökset voivat sisältää virheitä, jotka saattavat heikentää selkeyttä ja tarkkuutta. Oikeusasiamies ei vastaa mahdollisista epäjohdonmukaisuuksista. Tietojen luotettavuus ja oikeusvarmuus varmistuvat lukemalla edellä linkitetty lähdekielinen versio (englanti).
Lisätietoja on kieli- ja käännöskäytännöissämme.
Työtehtävissä toimivien henkilöstön jäsenten lähettämien/vastaanottamien teksti- ja pikaviestien tallentaminen – Käytännön suosituksia EU:n hallinnolle
Kirjeenvaihto - Päivämäärä Torstaina | 14 heinäkuuta 2022
Kanteluasia SI/4/2021/MIG - Tutkittavaksi otetut kantelut, pvm Keskiviikkona | 30 kesäkuuta 2021 - Päätökset, pvm Keskiviikkona | 13 heinäkuuta 2022 - Asiaan liittyvät toimielimet Euroopan parlamentti | Euroopan unionin neuvosto | Euroopan raja- ja merivartiovirasto | Euroopan kemikaalivirasto | Euroopan elintarviketurvallisuusviranomainen | Euroopan lääkevirasto | Euroopan komissio | Euroopan keskuspankki - Maa Ranska
Nämä käytännön suositukset voivat ohjata EU:n hallintoa tekstiviestien ja pikaviestien tallentamisessa tulevaisuudessa. Ne ovat tulosta Euroopan oikeusasiamiehen toteuttamasta tiedonkeruusta ja kuvastavat hänen tässä yhteydessä havaitsemiaan hyviä käytäntöjä.
EU:n toimielinten, elinten ja laitosten olisi
- Otetaan asiakirjojen hallintaa koskevissa säännöissä ja käytännöissä huomioon, että teksti- ja pikaviestien käyttö lisääntyy jatkuvasti. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että päätöksen tietyn tiedon kirjaamisesta hallinnon asiakirjahallintajärjestelmään ei pitäisi olla riippuvainen välineestä – olipa kyse kirjeestä, sähköpostista, tekstistä tai pikaviestistä – vaan sen sisällöstä.
- Otetaan käyttöön teknisiä ratkaisuja, jotka mahdollistavat teksti- ja pikaviestien helpon tallentamisen asiakirjojen hallintajärjestelmiin. Tällä välin on tarjottava vaihtoehtoisia tapoja tällaisten viestien tallentamiseen.
- Annetaan henkilöstölle selkeät ohjeet siitä, miten asiakirjojen tallentamisen kriteerit täyttävät teksti- ja pikaviestit olisi poimittava, siirrettävä ja tallennettava. Kaikkien työntekijöiden, jotka käyttävät sähköisiä laitteita työhön, olisi voitava ymmärtää, miten tekstiviestit ja pikaviestit poimitaan ja siirretään viestintäsovelluksista tai -alustoista asiaankuuluvaan asiakirjojen hallintajärjestelmään.
- Lisätään henkilöstön tietoisuutta tarpeesta varmistaa, että tallennuskriteerit täyttävät teksti- ja pikaviestit poimitaan, siirretään ja tallennetaan säännöllisesti ja rutiininomaisesti. Tavanomaisten sisäisten viestintäviestien lisäksi tämä voitaisiin tehdä tarjoamalla koulutusta nykyisille henkilöstön jäsenille ja esimerkiksi osana uusille henkilöstön jäsenille tarkoitettuja perehdytysohjelmia.
- Varmista, että työssä käytettävillä sähköisillä laitteilla säilytettävien teksti- ja pikaviestien säilytysajat ovat säilytysperiaatteiden mukaisia.
- Käytössä on oltava prosessi, jolla varmistetaan, että kun henkilöstön jäsen lähtee, kaikki henkilöstön jäsenen hallussa olevat asiakirjat, mukaan lukien kaikki tallennuskriteerit täyttävät teksti- ja pikaviestit, kirjataan.
- Tunnustetaan, että työhön liittyvät teksti- ja pikaviestit ovat asiakirjojen saamisesta yleisön tutustuttavaksi annetussa asetuksessa (EY) N:o 1049/2001 tarkoitettuja asiakirjoja.
- Käsitellessään pyyntöjä saada tutustua asiakirjoihin, jotka voivat kattaa teksti- ja pikaviestejä, otettava huomioon kaikki paikat, joihin tällaisia viestejä saatetaan tallentaa, mukaan lukien henkilöstön käyttämät sähköiset laitteet, ja avustettava henkilöstöä, joka mahdollisesti säilyttää tällaisia viestejä hauissaan, esimerkiksi antamalla ohjeita.
- Varmistetaan, että niiden vakiohakutyökalu mahdollistaa teksti- ja pikaviestien tunnistamisen (sellaisenaan) sen jälkeen, kun ne on rekisteröity niiden asiakirjahallintajärjestelmään.