Arvoisa puhemies

Kirjoitan Teille ja samalla muille EU:n toimielimille, elimille ja virastoille pyytääkseni Teitä tekemään yhteistyötä tärkeässä mutta mahdollisesti huomiotta jäävässä asiassa: teksti- ja pikaviestien tallentaminen.

EU:n hallinto, kuten mikä tahansa muukin julkishallinto, käyttää päivittäisessä työssään yhä enemmän nykyaikaisia sähköisen viestinnän välineitä. Covid-19-kriisi ja siihen liittyvät etätyöjärjestelyt ovat lisänneet entisestään niiden käyttöä.

EU:n hallinnon olisi pyrittävä kaikin tavoin ottamaan nykyaikaisen viestinnän todellisuus huomioon asiakirjahallintoa koskevissa säännöissään ja käytännöissään. Vaikka henkilöstön jäsenten ei ole mahdollista eikä toivottavaa kirjata kaikkia työtehtävissään lähetettyjä tai vastaanotettuja teksti- ja pikaviestejä, EU:n hallinnon on EU:n lainsäädännön nojalla laadittava ja säilytettävä toimintaansa liittyvät asiakirjat mahdollisuuksien mukaan ja ei-mielivaltaisesti ja ennakoitavasti.^[1] Päätös tietyn tiedon kirjaamisesta hallinnon asiakirjahallintajärjestelmään ei saisi EU:n lainsäädännön mukaan riippua välineestä – olipa kyse kirjeestä, sähköpostista, tekstistä tai pikaviestistä – vaan sen sisällöstä [2].

Euroopan oikeusasiamiehenä olen sitoutunut edistämään mahdollisimman korkeatasoista hallintoa koko EU:n virkamieskunnassa. Tietojen tallentaminen on tärkeää, sillä se helpottaa niiden vaihtoa, antaa näyttöä toteutetuista toimista, täyttää toimielinten oikeudelliset velvoitteet ja säilyttää niiden muistin. Se on myös ennakkoedellytys sille, että EU:n hallinto voi täyttää avoimuusvelvoitteensa erityisesti helpottamalla yleisön oikeutta tutustua asiakirjoihin ja panemalla täytäntöön julkisten toimien vastuuvelvollisuuden periaatteen.

Teksti- ja pikaviestien tallentamisesta ja niiden julkistamisesta on viime aikoina keskusteltu useissa EU:n jäsenvaltioissa.^[3] Asia tuotiin myös tietooni lokakuussa 2020 ^[4], kun Eurooppa-neuvosto totesi, että sillä ei ole hallussaan matkapuhelimiin perustuvia viestejä, jotka sen silloinen puheenjohtaja oli lähettänyt valtion- ja hallitusten päämiehille vuonna 2018 vastauksena yleisön saataville saattamista koskevaan pyyntöön.

Siksi katson, että on oikea aika aloittaa keskustelu riittävistä tietojen kirjaamista koskevista säännöistä ja käytännöistä EU:n hallinnon tasolla, kun on kyse sähköisestä viestinnästä, kuten teksti- ja pikaviestinnästä.

Ensimmäiseksi haluaisin kerätä tietoa säännöistä ja käytännöistä, jotka koskevat teksti- ja pikaviestien tallentamista EU:n hallinnossa. Tätä varten toivoisin, että komissio voisi vastata tämän kirjeen liitteessä esitettyihin kysymyksiin. Keräämällä näitä tietoja toivon pystyväni tunnistamaan hyviä käytäntöjä, jotka voivat ohjata EU:n hallintoa tämän tärkeän kysymyksen käsittelyssä tulevaisuudessa.

Olisin kiitollinen, jos saisin komission vastauksen kysymyksiini 15. marraskuuta 2021 mennessä. Jos komissio tarvitsee lisätietoja tai selvennyksiä tästä aloitteesta, ota yhteyttä asiasta vastaavaan tutkintavastaavaan Tanja Ehnertiin.

Kiitos jo etukäteen yhteistyöstänne tässä tärkeässä asiassa.

Vilpittömästi,

Emily O'Reilly

Euroopan oikeusasiamies

Strasbourg 30.6.2021

liite

1) Sovellettavat säännöt:

• Kattaako komission tietueiden hallintaa koskeva päätös teksti- ja pikaviestit, jotka lähetetään tai vastaanotetaan ammattikäyttöön tarkoitettujen ja/tai henkilökohtaisten laitteiden kautta?

• Vahvistetaanko komission tietojenhallintapäätöksessä teksti- ja pikaviestien tallentamista koskevat kriteerit/periaatteet?

• Määritelläänkö komission tietojenhallintapäätöksessä, miten henkilöstön jäsenten olisi tallennettava teksti- ja pikaviestit?

Esittäkää meille aineistonhallintapäätöksenne asiaa koskevat säännökset.

2) Sovellettavien sääntöjen täytäntöönpanosta:

• Miten tietueiden hallintaa koskeva päätös pannaan täytäntöön tekstin ja pikaviestien osalta? Onko komissio esimerkiksi antanut henkilöstölle asiaa koskevia ohjeita vai tarjoaako se henkilöstölle asiaa koskevaa koulutusta?

• Onko komissio käytännössä tallentanut teksti- ja pikaviestejä? Jos vastaus on kyllä, voisiko komissio antaa esimerkkejä?

• Onko komissio jo saanut asetuksen (EY) N:o 1049/2001 mukaisia pyyntöjä saada tutustua tekstiviesteihin ja/tai pikaviesteihin tai onko komissio todennut, että tekstiviesteihin ja/tai pikaviesteihin sovelletaan asiakirjoihin tutustumista koskevaa pyyntöä? Jos on, voisiko komissio antaa esimerkkejä?

• Miten komissio hakee asiaankuuluvia asiakirjoja, kun se vastaanottaa pyyntöjä, jotka koskevat nimenomaisesti tai implisiittisesti teksti- ja/tai pikaviestejä? Onko komissio ottanut käyttöön mekanismeja (esimerkiksi suuntaviivoja tai ohjeita), joilla autetaan henkilöstöä etsimään tällaisia asiakirjoja?

Pyydämme toimittamaan tarvittavat asiakirjat.

Sama kirje on lähetetty seuraaville toimielimille ja virastoille:

• neuvoston
• Euroopan parlamentti
• Euroopan kemikaalivirasto
• Euroopan elintarviketurvallisuusviranomaisen
• Euroopan lääkeviraston
• Euroopan raja- ja merivartiovirasto
• Euroopan keskuspankki

[1] Yhteisöjen ensimmäisen oikeusasteen tuomioistuimen tuomio 26.4.2007 asiassa T-264/04, WWF European Policy Programme v. neuvosto, 61 kohta: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/HR/TXT/?uri=CELEX:62004TJ0264

[2] Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission asiakirjojen saamisesta yleisön tutustuttavaksi annetun asetuksen (EY) N:o 1049/2001 3 artiklan a alakohdassa olevan asiakirjan määritelmän mukaisesti https://eur-lex.europa.eu/legal-content/en/ALL/?uri=CELEX%3A32001R1049.

[3] Esimerkiksi Alankomaissa (Raad van Staat Uitspraak 201800258/1/A3, 20.3.2019), Saksassa (Berliinin hallintotuomioistuin (VG) 2 K 163/18, 26.8.2020) ja Irlannissa (Irish Information Commissioner, asian numero: 180450, 15. toukokuuta 2019).

[4] Päätös asiassa 1219/2020/MIG, joka koskee tapaa, jolla Eurooppa-neuvosto käsitteli pyyntöä saada tutustua matkapuhelimiin perustuviin viesteihin, jotka sen silloisen puheenjohtajan oletetaan lähettäneen valtion- ja hallitusten päämiehille, 26. lokakuuta 2020: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/134237.