Kantelun tausta

1. Käsiteltävä asia koskee EIP:lle esitettyä pyyntöä toimittaa tietoja X:n ammattiasemasta. Kantelija väittää, että tämä henkilö työskentelee EIP:lle.

2. Kantelun tehnyt yritys osallistui julkiseen hankintamenettelyyn Kreikassa. Se otti 2.6.2011 yhteyttä EIP:hen ja pyysi tietoja X:stä. Kantelija totesi, että X oli osallistunut hankintamenettelyyn konsortion jäsenenä, vaikka hän oli EIP:n palveluksessa. Se pyysi tietoja X:n ammattiasemasta ja työsopimuksen kestosta.

3. Kantelija toisti pyyntönsä 10 päivänä kesäkuuta 2011 päivätyllä sähköpostiviestillä. Samana päivänä EIP vastasi, että sen henkilöstöosasto käsittelee kysymystä ja ottaa pian yhteyttä kantelijaan. Koska kantelija ei saanut vastausta, hän kääntyi Euroopan oikeusasiamiehen puoleen 16. joulukuuta 2011.

4. Sen jälkeen, kun oikeusasiamies oli puuttunut asiaan puhelimitse, EIP ilmoitti kantelijalle 12. tammikuuta 2012, että asia oli siirretty EIP:n petostentorjuntaosastolle, että sisäinen tutkimus oli aloitettu ja että kantelijalle ilmoitettaisiin tuloksesta.

5. Kantelija vastaanotti 30. tammikuuta 2012 EIP:n henkilöstöosaston päälliköltä sähköpostiviestin, jossa todettiin, että "sovellettavien tietosuojasäännösten vuoksi EIP ei pysty toimittamaan pyydettyjä tietoja, koska ette ole osoittanut, että (i) pyydettyjen tietojen siirto on tarpeen yleisen edun vuoksi tai viranomaisen toiminnan vuoksi tai että (ii) pyydettyjen tietojen siirto ei vahingoita asianomaisen henkilön oikeutettuja etuja. Jos pystytte osoittamaan, että nämä lakisääteiset ehdot täyttyvät, tutkimme pyyntönne mielellämme uudelleen." Kantelija riitautti EIP:n kieltäytymisen toimittamasta sille pyydettyjä tietoja.

Tutkimuksen kohde

6. Oikeusasiamies päätti pyytää EIP:ltä lausuntoa seuraavasta väitteestä ja vaatimuksesta:

EIP ei toimittanut kantelijalle tietoja EIP:n ja X:n välisen työsopimuksen asemasta ja kestosta.

EIP:n olisi toimitettava kantelijalle pyydetyt tiedot.

Tiedustelu

7. Oikeusasiamiehen ja Euroopan tietosuojavaltuutetun välisen yhteisymmärryspöytäkirjan [1] mukaisesti oikeusasiamies päätti myös kuulla Euroopan tietosuojavaltuutettua tietosuojaperiaatteiden soveltamisesta. Euroopan tietosuojavaltuutettu toimitti 25. huhtikuuta 2012 lausuntonsa, joka toimitettiin kantelijalle ja EIP:lle. EIP antoi lausuntonsa 5. heinäkuuta 2012. Oikeusasiamies vastaanotti kantelijan asiaa koskevat huomautukset 24. syyskuuta 2012.

8. Oikeusasiamies päätti 1. helmikuuta 2013 suorittaa lisätutkimuksia ja pyysi EIP:tä arvioimaan uudelleen kantelijan pyyntöä. EIP lähetti vastauksensa 30. huhtikuuta 2013, ja se toimitettiin kantelijalle huomautusten esittämistä varten. Kantelija ei esittänyt huomautuksia.

Oikeusasiamiehen analyysi ja päätelmät

Alustavat huomautukset

9. Oikeusasiamies toteaa, että tämän tutkimuksen soveltamisala rajoittuu X:ää koskevien tietojen saatavuuteen. Hän ei tutki kysymystä kyseisen EIP:n henkilöstön jäsenen mahdollisesta vakavasta väärinkäytöksestä. Oikeusasiamies toteaa, että EIP on aloittanut asiasta sisäisen tutkimuksen, joka näyttää olevan käynnissä. Oikeusasiamies luottaa siihen, että EIP arvioi asiaa huolellisesti ja puolueettomasti hyvän hallinnon periaatteiden mukaisesti. Oikeusasiamies katsoo, että tällainen arviointi on tarpeen, jotta voidaan säilyttää kansalaisten luottamus EIP:n toimintaan.

A. Pyydettyjen tietojen ja niihin liittyvän vaatimuksen väitetty toimittamatta jättäminen

Oikeusasiamiehelle esitetyt perustelut

10. Lausunnossaan EIP totesi, että pyydetyt tiedot eli X:n ammattiasema ja hänen EIP:n kanssa tekemänsä sopimuksen kesto ovat asetuksessa (EY) N:o 45/2001 [2] tarkoitettuja henkilötietoja. Se pani merkille, että sen yksiköt suorittivat tasapainottamisen kuullen EIP:n tietosuojavastaavaa. EIP:n mukaan kantelija ei osoittanut pyydettyjen tietojen toimittamisen tarpeellisuutta tai oikeutettua yleistä etua. Se ei ole myöskään esittänyt mitään näyttöä sen osoittamiseksi, että tiedot kuuluvat julkisen vallan käytön piiriin, jotta EIP voisi punnita asianomaisten osapuolten eri intressejä ja varmistaa, voiko rekisteröidyn oikeutetuille intresseille aiheutua haittaa. EIP totesi lisäksi, että se ilmoitti kantelijalle 30 päivänä tammikuuta 2012 antamassaan vastauksessa, että sen yksiköt tutkisivat pyynnön mielellään uudelleen edellyttäen, että kantelija voisi osoittaa edellä mainittujen ehtojen täyttymisen.

11. Huomautuksissaan kantelija väitti toimittaneensa EIP:lle yksityiskohtaisia tietoja ja asiaa tukevaa näyttöä ja selittäneensä syyt, joiden vuoksi EIP:n palveluksessa olevan henkilön osallistuminen julkiseen hankintamenettelyyn osallistuvaan konsortioon herätti kysymyksiä tämän hankintamenettelyn laillisuudesta asiaa koskevan Kreikan lainsäädännön nojalla. Lisäksi se lähetti oikeusasiamiehelle jäljennökset EIP:lle toimittamistaan asiakirjoista. Asiakirjat koskivat X:n osallistumista konsortioon ja konsortion osallistumista erilaisiin julkisiin hankintamenettelyihin Kreikassa. Kantelija lisäsi, että EIP:n kieltäytyminen toimittamasta pyydettyjä tietoja herätti kysymyksiä mahdollisesta peittelystä.

12. Vastauksessaan oikeusasiamiehen neuvontapyyntöön Euroopan tietosuojavaltuutettu totesi, että koska käsiteltävänä oleva asia koskee pyyntöä saada tutustua tietoihin, jotka sisältävät selvästi X:n henkilötietoja, sitä olisi käsiteltävä asetuksen 45/2001 8 artiklan b alakohdan nojalla, jossa määritellään edellytykset, joilla pääsy henkilötietoihin voidaan myöntää. Euroopan tietosuojavaltuutetun mukaan EIP:n olisi otettava huomioon unionin yleisen tuomioistuimen Dennekamp-tuomiossa omaksuma lähestymistapa, " joka merkitsee [kantelijalle] taakkaa osoittaa, että [X:n] henkilötietojen julkinen saatavuus on välttämätöntä ja oikeasuhteista "[3]. Jos EIP katsoo, että kantelijan esittämä perustelu on riittävä, sen on luettava 8 artiklan b alakohdan ensimmäistä edellytystä toisen edellytyksen valossa, joka velvoittaa toimielimen selvittämään, voiko tietojen siirto vahingoittaa rekisteröidyn oikeutettuja etuja. Tässä tapauksessa Euroopan tietosuojavaltuutettu totesi, että olisi kohtuullista pyytää rekisteröityä esittämään näkemyksensä mahdollisesta siirrosta. EIP:n olisi tämän jälkeen tasapainotettava kyseessä olevat edut ja päätettävä, olisiko tiedot julkistettava vai ei. Euroopan tietosuojavaltuutettu lisäsi, että tällaista päätöstä tehdessään EIP:llä on jonkin verran harkintavaltaa ja että tapauksen erityisolosuhteet ovat olennaisen tärkeitä.

13. Vastauksessaan oikeusasiamiehen lisätutkimuksiin EIP ilmoitti oikeusasiamiehelle toimittaneensa kantelijalle pyydetyt tiedot 22. huhtikuuta 2013 päivätyllä kirjeellä. Se selitti, että sen yksiköt arvioivat uudelleen kantelijan pyynnön ja katsoivat, että kantelijan toimittamien lisätietojen perusteella EIP pystyi osoittamaan, että tiedot oli tarpeen siirtää kantelijalle asetuksen (EY) N:o 45/2001 8 artiklan b alakohdan mukaisesti. Se lisäsi, että suoritettuaan tasapainotestin valituksen tekijän esittämistä syistä ja rekisteröidyn lausunnosta, se katsoi, että tietojen luovuttaminen ei vahingoittaisi rekisteröidyn etuja.

Oikeusasiamiehen arviointi

14. Oikeusasiamies toteaa aluksi, että kantelijan pyytämät tiedot koskivat X:n ammatillista asemaa. Nämä tiedot ovat henkilötietoja [4], minkä vuoksi EIP:llä oli oikeus viitata asetuksen (EY) N:o 45/2001 8 artiklaan. Oikeuskäytännön mukaan vastaanottajan on osoitettava esittämällä nimenomaiset ja perustellut perustelut pyydettyjen henkilötietojen siirtämisen tarpeellisuus, jotta unionin toimielin voi sitten punnita asianomaisten osapuolten eri etuja ja määrittää, onko syytä olettaa, että kyseisten tietojen siirtäminen voisi vahingoittaa rekisteröidyn oikeutettuja etuja [5]. Hakijan on näin ollen perusteltava pyyntönsä saada pyydetyt henkilötiedot. Jos näin ei tehdä, toimielin voi kieltäytyä tietojen siirtämisestä ilman, että sen tarvitsee analysoida yksityiskohtaisesti kyseessä olevia eturistiriitoja.

15. Käsiteltävänä olevassa asiassa EIP katsoi aluksi, että koska kantelija ei noudattanut velvollisuuttaan perustella pyyntönsä, sillä oli oikeus kieltäytyä luovuttamasta pyydettyjä tietoja. Oikeusasiamies epäili, oliko EIP arvioinut kantelijan pyynnön asianmukaisesti. EIP:lle osoittamassaan kirjeessä, jossa oikeusasiamies pyysi lisätietoja, oikeusasiamies huomautti, että oikeuskäytännön mukaan hakijan on esitettävä "nimenomaiset ja perustellut perustelut". Hän totesi, että hänen mielestään ilmaisu "ilmaista" tarkoittaa, että hakijan olisi selitettävä täsmällisesti ja nimenomaisesti syyt, joiden vuoksi pyydettyjen tietojen vastaanottaminen on tarpeen. Näin asianomaiselle toimielimelle annetaan kaikki tarvittavat tiedot, jotta se voi punnita keskenään ristiriitaisia etuja ja siten tehdä tasapainoisen ja tietoon perustuvan päätöksen.

16. Oikeusasiamies totesi lisäksi, että kun kantelija tässä tapauksessa otti ensimmäistä kertaa yhteyttä EIP:hen ja pyysi tietoja X:n asemasta, se ei selittänyt nimenomaisesti ja täsmällisesti syitä, joiden vuoksi sen oli hankittava nämä tiedot. Sisäisen tutkimuksen aloittamisen ja oikeusasiamiehen epävirallisen väliintulon jälkeen kantelija ja EIP:n yksiköt olivat kuitenkin yhteydessä kantelijan X:ää vastaan esittämiin väitteisiin. Oikeusasiamies katsoi näin ollen, että kantelijan kirjeenvaihdosta ja huomautuksista kävi ilmi, että kantelija tarvitsi pyydettyjä tietoja riitauttaakseen useiden sellaisten hankintamenettelyjen laillisuuden, joihin X näytti osallistuneen Kreikassa.

17. Oikeusasiamiehen oli näin ollen vaikea hyväksyä sitä, että EIP, jolla oli hallussaan ainakin samat tiedot, joita hänen yksiköillään oli käytettävissään, ei voinut arvioida kantelijan pyynnön sisältöä asetuksen 45/2001 8 artiklan b alakohdassa edellytetyn vertailun perusteella. Tämän vuoksi hän kehotti EIP:tä arvioimaan uudelleen kantelijan pyyntöä ottaen huomioon kantelijan EIP:lle toimittamat tiedot ja oikeusasiamiehen analyysin.

18. Vastauksessaan oikeusasiamiehen pyyntöön EIP suostui arvioimaan kantelijan pyynnön uudelleen. Tämän seurauksena se toimitti kantelijalle pyydetyt tiedot. Oikeusasiamies on tyytyväinen EIP:n rakentavaan lähestymistapaan ja haluaa kiittää sitä aktiivisesta yhteistyöstä hänen tutkimuksensa puitteissa. Hän päättelee myös siitä, että kantelija ei ole esittänyt lisähuomautuksia, että se on tyytyväinen EIP:n kanteeseen. Näin ollen hän katsoo, että EIP on ratkaissut asian kantelijaa tyydyttävällä tavalla.

B. Päätelmät

Oikeusasiamies tekee kantelua koskevan tutkimuksensa perusteella seuraavan päätelmän:

EIP on ratkaissut asian ja näin ollen tyytyväinen kantelijaan.

Valituksen tekijälle ja EIP:lle ilmoitetaan tästä päätöksestä.

P. Nikiforos Diamandouros

Tehty Strasbourgissa 25 päivänä heinäkuuta 2013.

[1] EUVL 2007, C 27, s. 21.

[2] Yksilöiden suojelusta yhteisöjen toimielinten ja elinten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta 18.12.2000 annettu Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EY) N:o 45/2001 (EYVL 2001, L 8, s. 1).

[3] Asia T-82/09, G. J. Dennekamp v. Euroopan parlamentti, tuomio 23.11.2011, ei vielä julkaistu oikeustapauskokoelmassa.

[4] Asia T-300/10, Internationaler Hilfsfonds v. komissio, tuomio 22.5.2012 (ei vielä julkaistu oikeustapauskokoelmassa, 117 kohta), jossa unionin yleinen tuomioistuin hyväksyi sen, että ammattitoimintaan liittyviä tietoja voidaan pitää henkilötietoina, jos nämä tiedot ovat omiaan välillisesti tunnistamaan asetuksen N:o 45/2001 2 artiklan a alakohdassa tarkoitetun luonnollisen henkilön.

[5] Edellä alaviitteessä 5 mainittu asia Dennekamp, tuomion 30 kohta.