Kantelun tausta

1. University X:n kemiantekniikan instituutti, jäljempänä 'instituutti', teki kaksi tutkimus- ja kehityssopimusta Euroopan komission kanssa vuosina 1994 ja 1996.

2. Ensimmäinen tutkimussopimus allekirjoitettiin 2. marraskuuta 1996. Sopimuksen voimassaoloaika alkoi 1.12.1996 ja päättyi 31.5.2000. Sopimuksen perusteella myönnetty yhteisön kokonaisrahoitus oli 150 000 euroa. Instituutille maksettiin 60 000 euron ennakkomaksu kahden kuukauden kuluessa.

3. Hankkeen ensimmäinen vaihe kattoi 1 päivän joulukuuta 1996 ja 30 päivän marraskuuta 1997 välisen ajanjakson. Instituutti toimitti tätä ajanjaksoa koskevat tieteelliset ja taloudelliset kertomukset 18.7.1999. Komissio hyväksyi nämä kertomukset 13. heinäkuuta 2004. Kyseisenä ajanjaksona hyväksyttyjen kustannusten kokonaismäärä oli 4 704,58 euroa (joka vähennettiin 60 000 euron ennakkomaksusta).

4. Hankkeen toinen vaihe kattoi 1 päivän joulukuuta 1997 ja 30 päivän marraskuuta 1998 välisen ajanjakson. Instituutti toimitti tätä ajanjaksoa koskevat tieteelliset ja taloudelliset kertomukset 18.7.1999, ja komissio hyväksyi ne 13.7.2004. Kyseisenä ajanjaksona hyväksyttyjen kustannusten kokonaismäärä oli 25 868,10 euroa (joka myös vähennettiin ennakkomaksusta).

5. Kolmas vaihe kattoi 1 päivän joulukuuta 1998 ja 30 päivän marraskuuta 1999 välisen ajanjakson, ja viimeinen vaihe kattoi 1 päivän joulukuuta 1999 ja 31 päivän toukokuuta 2000 välisen ajanjakson. Kantelijat totesivat, että instituutti toimitti kyseisiä ajanjaksoja koskevat tieteelliset ja taloudelliset raportit 30 päivänä lokakuuta 2001. Vaaditut kustannukset olivat 57 363 euroa (kolmannella kaudella) ja 37 512 euroa (lopullisella kaudella). Komissio ei kuitenkaan korvannut kolmanteen ja neljänteen jaksoon liittyviä kustannuksia.

6. Komissio lähetti instituutille 10. marraskuuta 2003 virallisen kirjeen, jossa se pyysi "puuttuvat kustannusselvitykset". Komissio ilmoitti kirjeessään instituutille, että jos pyydettyjä kustannusselvityksiä ei toimiteta määräajassa (joka on yksi kuukausi kirjeen vastaanottamisesta), komissio päättää olla suorittamatta lisäkorvauksia ja päättää sopimuksen. Komissio ilmoitti, että instituutti vastaanotti kirjeen 17 päivänä marraskuuta 2003. Yhden kantelijan (hankkeen koordinaattorin) mukaan tämä kirje oli ”virheellinen” (hän totesi, ettei ollut nähnyt kirjettä eikä ollut tietoinen sen olinpaikasta).

7. Komissio pyysi heinäkuussa 2004 instituuttia palauttamaan alkuperäisestä 60 000 euron ennakkomaksusta 29 428,32 euroa. Koska instituutti oli myös toisen tutkimussopimuksen mukaisen rahoituksen saaja, komissio vähensi tämän määrän instituutille kyseiseen sopimukseen liittyvistä maksuista.

8. Instituutti ilmoitti 27.7.2004 komissiolle, ettei se ollut samaa mieltä komission kannasta. Instituutti toimitti sille jälleen jäljennökset kaikista asiaankuuluvista kustannusselvityksistä.

9. Hankkeen koordinaattori lähetti 21.8.2004 komissiolle faksin, jossa se selitti yksityiskohtaisesti instituutin kannan. Hän pyysi komissiota arvioimaan tilannetta uudelleen. Hän liitti mukaan jäljennökset kaikista ensimmäisen tutkimussopimuksen kustannusselvityksistä. Komissio ei vastannut tähän faksiin.

10. Instituutti lähetti 30.9.2004 komissiolle virallisen maksupyynnön. Komissio hylkäsi muodollisen maksuvaatimuksen 20.10.2004.

11. Hankkeen koordinaattori ilmoitti komissiolle 25.11.2004 olevansa eri mieltä komission kannasta. Hän ilmoitti toimittaneensa puuttuvat kustannusselvitykset ja pyysi, että maksamatta oleva maksu suoritettaisiin. Hän pyysi myös tietoja kaikista mahdollisista muutoksenhakumenettelyistä. Komissio lähetti instituutille 29. marraskuuta 2004 kirjeen, jossa se ilmoitti, ettei se aio "avata uudelleen" ensimmäistä tutkimussopimusta. Se ei antanut tietoja mahdollisista muutoksenhakumenettelyistä.

12. Instituutti ilmoitti asiasta komission pääsihteeristölle 1. joulukuuta 2005 päivätyllä kirjeellä. Pääsihteeristö vastasi 21. joulukuuta 2005 ja totesi, ettei se ole sopiva yksikkö käsittelemään asiaa, ja välitti kirjeenvaihdon asiasta vastaavalle yksikölle. Toimivaltainen yksikkö (joka oli sama yksikkö, joka oli vastannut instituutille 29.11.2004) hylkäsi jälleen maksupyynnön, ellei instituutti esittänyt todisteita siitä, että kustannusselvitykset oli todella lähetetty komissiolle 18.7.1999 tai 30.10.2001. Kantelija toimitti 10 päivänä maaliskuuta 2006 uudelleen kustannusselvitykset komissiolle.

13. Komissio ilmoitti kantelijalle 25.5.2006, ettei tämä ollut pystynyt osoittamaan, että hän oli lähettänyt raportit marraskuussa 2001, ja vahvisti kantansa, jonka mukaan sopimus oli edelleen päätetty.

Tutkinnan kohde

14. Oikeusasiamies ymmärsi kantelijoiden väittävän tiivistetysti, että Euroopan komissio

1. kieltäytynyt virheellisesti hyväksymästä instituutin toimittamia kustannusselvityksiä ja myöhemmin virheellisesti kieltäytynyt suorittamasta maksuja, jotka kantelijoiden mukaan oli maksettava ensimmäisen tutkimussopimuksen määräysten mukaisesti;
2. ei ole perustellut riittävästi ensimmäisen tutkimussopimuksen mukaisten maksujen lykkäämistä ja epäämistä koskevia päätöksiään;
3. ei toimittanut instituutille tietoja mahdollisista muutoksenhakumenettelyistä;
4. ei vastannut nopeasti kantelijan tiedusteluihin.

15. Oikeusasiamies ymmärsi kantelijoiden väittävän tiivistetysti, että komission olisi

1. täyttää ensimmäistä tutkimussopimusta koskevat sitoumuksensa maksamalla instituutille 67 404 euroa;
2. peruuttaa toista tutkimussopimusta koskevan takaisinperintäpäätöksensä ja palauttaa takaisinperityn 29 428,32 euron määrän tutkimuslaitokselle.

KYSYMYS

16. Oikeusasiamies vastaanotti kantelun (21. marraskuuta 2006) 18. joulukuuta 2006. Oikeusasiamies aloitti kantelua koskevan tutkimuksen 10. tammikuuta 2007 ja pyysi komissiota antamaan lausunnon 30. huhtikuuta 2007 mennessä. Komissio lähetti 7. toukokuuta 2007 lausuntonsa, joka toimitettiin kantelijoille 9. toukokuuta 2007, ja pyysi niitä esittämään huomautuksensa 30. kesäkuuta 2007 mennessä. Oikeusasiamies vastaanotti kantelijoiden huomautukset 10. lokakuuta 2007. Oikeusasiamies teki 25. huhtikuuta 2008 ehdotuksen sovintoratkaisuksi ja pyysi komissiota vastaamaan siihen 30. kesäkuuta 2008 mennessä. Komissio vastasi 17. heinäkuuta 2008 sovintoratkaisua koskevaan ehdotukseen. Oikeusasiamies toimitti vastauksen kantelijoille 22. heinäkuuta 2008 ja pyysi niitä esittämään huomautuksensa 30. syyskuuta 2008 mennessä. Oikeusasiamies hyväksyi 8. lokakuuta 2008 kantelijoiden pyynnön määräajan pidentämisestä 15. marraskuuta 2008 saakka. Kantelijat esittivät 3. marraskuuta 2008 huomautuksia komission vastauksesta sovintoratkaisua koskevaan ehdotukseen.

OMBUDSMANIN ANALYYSI JA PÄÄTELMÄT

Alustavat huomautukset

17. Ensimmäinen ja toinen väite sekä molemmat väitteet liittyvät läheisesti toisiinsa. Selkeyden vuoksi oikeusasiamies katsoo, että kantelijoiden ensimmäinen ja toinen väite ja niihin liittyvät väitteet on käsiteltävä yhdessä.

A. Väitteet, joiden mukaan komissio on virheellisesti kieltäytynyt hyväksymästä menoilmoituksia eikä ole perustellut riittävästi maksujen lykkäämistä ja epäämistä koskevia päätöksiään, ja niihin liittyvät väitteet Oikeusasiamiehelle esitetyt

väitteet

18. Kantelijat totesivat, että instituutti oli toimittanut lokakuuhun 2001 mennessä kaikki sopimuksessa edellytetyt tieteelliset ja taloudelliset raportit.

19. Instituutti oli toistuvasti yhteydessä komissioon sähköpostitse ja puhelimitse 10. marraskuuta 2003 jälkeen (jolloin komissio lähetti virallisen kirjeen, jossa se pyysi puuttuvia kustannusselvityksiä). Kantelijoiden mukaan komissio ei kuitenkaan instituutin kanssa käydyistä toistuvista yhteydenotoista huolimatta ilmoittanut instituutille, että lisätietoja puuttui. Instituutti ei näin ollen ollut tietoinen siitä, että kustannusselvitykset, jotka sen mukaan oli toimitettu jo vuonna 2001, puuttuivat tosiasiallisesti.

20. Kantelijat totesivat, että huolimatta siitä, että komissio ei ollut vastannut 10 päivänä marraskuuta 2003 päivättyyn viralliseen ilmoitukseen puuttuvista kustannusselvityksistä, instituutti yritti useaan otteeseen selvittää, mitä tietoja puuttui. Kantelijat katsoivat, että vaikka kuluilmoitusten toimittamisen viivästyminen voi oikeuttaa varojen maksamisen viivästymisen (kunnes kuluilmoitukset on toimitettu), tällaisen viivästymisen ei pitäisi oikeuttaa maksujen pidättämistä kokonaan.

21. Kantelijat totesivat, että huolimatta siitä, että maksun epääminen on sopimusoikeuden vastaista, se on myös vastoin komission omaa hyvän hallintotavan säännöstöä, jossa todetaan, että säännöstön soveltaminen ei saisi koskaan johtaa sellaisten hallinnollisten tai talousarvioon liittyvien rasitteiden asettamiseen, jotka eivät ole oikeassa suhteessa odotettuun hyötyyn. Lisäksi kantelijat väittivät, että tällainen kanta on vastoin Euroopan hyvän hallintotavan säännöstön 6 artiklan 1 kohtaa, jonka mukaan virkamiesten on päätöksiä tehdessään varmistettava, että toteutetut toimenpiteet ovat oikeassa suhteessa tavoiteltuun päämäärään nähden.

22. Komissio totesi lausunnossaan, että sen kanta oli täysin yhdenmukainen sopimuksen yleisten ehtojen 21 artiklan 4 kohdan kanssa, joka kuuluu seuraavasti:

”Komissio voi päättää olla ottamatta huomioon lisäkustannuksia tai olla suorittamatta lisäkorvauksia ilmoitettuaan kirjallisesti kuukauden kuluessa siitä, että lopullisia kustannusselvityksiä ei ole vastaanotettu.”

23. Komissio päätteli tästä, ettei se näin ollen ollut virheellisesti kieltäytynyt hyväksymästä menoilmoituksia eikä ollut virheellisesti kieltäytynyt suorittamasta niistä johtuvaa maksua. Komissio selitti soveltaneensa instituutin ja komission allekirjoittamaa sopimusta. Näin tehdessään komissio totesi, ettei se ollut rikkonut hyvän hallintotavan säännöstöä.

24. Siitä, oliko komissio rikkonut Euroopan hyvän hallintotavan säännöstöä, jonka mukaan virkamiesten toteuttamien toimenpiteiden on oltava oikeassa suhteessa tavoiteltuun päämäärään, komissio totesi soveltaneensa instituutin ja komission välistä sopimusta. Komissio päätteli, ettei se näin tehdessään ollut rikkonut hyvän hallintotavan säännöstöä.

25. Väitteestä, jonka mukaan komissio ei ollut perustellut riittävästi päätöksiään lykätä ensimmäisen tutkimussopimuksen mukaisia maksuja ja evätä ne, komissio selitti, että maksut oli evätty, koska instituutti ei ollut toimittanut kustannusselvityksiä sopimuksessa asetetuissa määräajoissa. Komissio totesi, että tämä oli ilmaistu selkeästi lausuntoon liitetyssä kirjeenvaihdossa.

26. Vastauksena komission lausunnossaan esittämiin väitteisiin kantelijat huomauttivat, että sen mielestä komissio ei ollut käsitellyt niiden väitteitä sovelletun seuraamuksen suhteettomuudesta. Tältä osin kantelijat huomauttivat, että kaikki hankkeen tekniset tavoitteet oli saavutettu - itse asiassa ne oli ylitetty. Kaikki tieteelliset raportit oli toimitettu oikein. Kantelijat huomauttivat myös, että kaikki kustannusselvitykset oli toimitettu ennen määräaikaa tai sen jälkeen (näkökulmasta riippuen). Ne totesivat, että komission väittämä rikkomus liittyi siihen, että ei ollut näyttöä siitä, että väitetyt ”puuttuvat” kustannusselvitykset olisi toimitettu ajoissa. Kantelijat totesivat myös, että instituutti täytti kaikki velvoitteensa huolimatta komission luomista erittäin vaikeista esteistä, kuten esimerkiksi siitä, että se jätti kirjeenvaihdon huomiotta tai viivästyi vastaamisessa ja maksujen suorittamisessa.

Oikeusasiamiehen alustava arvio sovintoratkaisuehdotuksesta

27. Komissio määräsi instituutille 96 873 euron suuruisen kokonaisseuraamuksen, koska kantelija ei toimittanut puuttuvia kustannusselvityksiä 10 päivänä marraskuuta 2003 päivätyssä komission kirjeessä (1) asetetussa määräajassa.

28. On kiistatonta, että kantelija toimitti puuttuvat kustannusselvitykset viimeistään elokuussa 2004. Komissio ei ole kyseenalaistanut näiden kustannusselvitysten aineellista riittävyyttä. On kiistatonta, että kaikki hankkeen tekniset tavoitteet oli saavutettu. Yhteenvetona voidaan todeta, että komissio perusteli elokuussa 2004 toimitettujen kustannusselvitysten hylkäämistä ainoastaan sillä, että komissio vastaanotti ne instituutille osoitetussa 10.11.2003 päivätyssä kirjeessä asetetun määräajan jälkeen.

29. Oikeusasiamiehelle antamassaan lausunnossa komissio totesi, että sen päätös antaa perintämääräys ja kieltäytyä kaikista muista maksuista oli yleisten ehtojen 21 artiklan 4 kohdan mukainen. Oikeusasiamies totesi, että sopimuksen yleisten ehtojen 21 artiklan 4 kohta kuuluu seuraavasti:

"Komissio voi päättää olla ottamatta huomioon lisäkustannuksia tai olla suorittamatta lisäkorvauksia sen jälkeen, kun se on kuukauden kuluessa kirjallisesti ilmoittanut, ettei se ole saanut lopullisia kustannusselvityksiä" (oikeusasiamiehen lisäämä painotus).

Asetuksen 21 artiklan 4 kohdassa komissiolle annetaan sopimusperusteinen oikeus olla ottamatta huomioon muita kustannusselvityksiä tai olla suorittamatta muita korvauksia sen jälkeen, kun se on ilmoittanut kirjallisesti kuukauden kuluessa siitä, että lopullisia kustannusselvityksiä ei ole vastaanotettu. Oikeusasiamies huomautti kuitenkin, että sopimukseen perustuvan oikeuden olemassaolo ei merkitse velvollisuutta käyttää tätä oikeutta. Itse asiassa 21 artiklan 4 kohdassa ei velvoiteta komissiota olemaan ottamatta huomioon lisäkustannuksia tai olemaan suorittamatta lisäkorvauksia sen jälkeen, kun se on ilmoittanut kirjallisesti kuukauden kuluessa lopullisten kustannusselvitysten toimittamatta jättämisestä. Komission harkintavaltaan kuuluu pikemminkin se, käyttääkö se tosiasiallisesti tätä sopimukseen perustuvaa oikeutta.

30. Yleisten ehtojen 21 artiklan 4 kohdan mukaisen komission harkintavallan laajuus määräytyy sovellettavien oikeudellisten sääntöjen mukaan, mukaan lukien varainhoitoasetuksessa (2) ja sen soveltamissäännöissä (3) vahvistetut säännöt. Lisäksi komission olisi harkintavaltaansa käyttäessään otettava huomioon myös hyvän hallinnon periaatteet ja unionin oikeuden yleiset periaatteet.

31. Suhteellisuusperiaate on jo pitkään vakiintunut unionin oikeuden yleinen periaate (4). Yhteisöjen tuomioistuinten vakiintuneen oikeuskäytännön mukaan suhteellisuusperiaate edellyttää, että yhteisön toimielimen toteuttamat toimenpiteet eivät saa ylittää niitä rajoja, jotka johtuvat siitä, mikä on asianmukaista ja tarpeellista yhteisön toimielimen oikeutettujen tavoitteiden saavuttamiseksi, ja että silloin, kun on mahdollista valita usean tarkoituksenmukaisen toimenpiteen välillä, on valittava vähiten rajoittava, eivätkä toimenpiteistä aiheutuvat haitat saa olla liian suuria tavoiteltuihin päämääriin nähden (5).

32. Varainhoitoasetuksessa ja sen soveltamissäännöissä edellytetään myös, että yhteisön toimielin noudattaa suhteellisuusperiaatetta määrätessään hallinnollisia ja taloudellisia seuraamuksia. Oikeusasiamies muistuttaa, että esimerkiksi avustusten osalta varainhoitoasetuksen 103 artiklassa säädetään seuraavaa:

”Jos sopimuksentekomenettelyyn tai sopimuksen täyttämiseen liittyy huomattavia virheitä tai sääntöjenvastaisuuksia taikka petoksia, toimielimet keskeyttävät sopimuksen täyttämisen.

Jos toimeksisaajan katsotaan olevan vastuussa tällaisista virheistä, sääntöjenvastaisuuksista tai petoksista, toimielimet voivat lisäksi kieltäytyä suorittamasta maksuja tai periä takaisin jo maksetut määrät suhteessa virheiden, sääntöjenvastaisuuksien tai petosten vakavuuteen" (kursivointi tässä).

Varainhoitoasetuksen 114 artiklan 3 kohdassa säädetään seuraavaa:

"Tulojen ja menojen hyväksyjä voi määrätä 93-96 artiklan ja kyseisiin artikloihin liittyvien soveltamissääntöjen mukaisesti tehokkaita, oikeasuhteisia ja varoittavia hallinnollisia ja taloudellisia seuraamuksia hakijoille, jotka on suljettu menettelyn ulkopuolelle 2 kohdan nojalla."(kursivointi tässä).

33. Oikeusasiamies oli yhtä mieltä siitä, että hyvän hallinnon vuoksi komissiolla on oikeus asettaa määräaikoja yhteisön rahoittamien tutkimusohjelmien yhteydessä toimitettaville kustannusselvityksille. Oikeusasiamies oli myös yhtä mieltä siitä, että komissiolla voi olla oikeus määrätä tiettyjä seuraamuksia tällaisten asiakirjojen myöhäisestä toimittamisesta.

34. Vaikka komissiolla voi olla oikeus määrätä tiettyjä seuraamuksia asiakirjojen myöhästymisestä, tällaisten seuraamusten on kuitenkin oltava ainakin suhteellisuusperiaatteen mukaisia. Suhteellisuusperiaate edellyttää, että yhteisön toimielimen säädöksillä, päätöksillä ja muilla toimenpiteillä ei ylitetä niitä rajoja, jotka johtuvat siitä, mikä on tarpeellista yhteisön toimielimen oikeutettujen tavoitteiden saavuttamiseksi ja tähän soveltuvaa. Jos on mahdollista valita usean tarkoituksenmukaisen toimenpiteen välillä, on valittava vähiten rajoittava toimenpide.

35. Oikeusasiamies kiinnitti komission huomion asiaa koskevaan oikeuskäytäntöön, erityisesti asiassa The Queen, ex parte E. D. &amp ja asiassa F. Man (Sugar) Ltd vastaan Intervention Board for Agricultural Produce (IBAP) annettuun tuomioon, jossa yhteisöjen tuomioistuin totesi seuraavaa:

"(…) koko vakuuden automaattista pidättämistä on pidettävä liian ankarana seuraamuksena suhteessa vientilisenssin tehtävään varmistaa kyseisten markkinoiden moitteeton hallinnointi, jos rikkominen on huomattavasti lievempi kuin ensisijaisen velvoitteen, joka vakuudella itsellään on tarkoitus taata, noudattamatta jättäminen"(kursivointi tässä)(6).

36. Edellä esitettyjen seikkojen, erityisesti seuraamuksen suuruuden (96 873 euroa) ja kokonaismenojen (127 404 euroa) perusteella oikeusasiamies katsoi, että komission määräämä seuraamus oli ilmeisen suhteeton.

37. Tällaisen seuraamuksen asianmukaisen tason arvioimiseksi oikeusasiamies katsoi, että oli tarpeen ottaa huomioon sopimuksen erityispiirteet, erityisesti sopimuksen koko, ja se, täyttikö toinen osapuoli kaikki muut sopimuksen mukaiset velvoitteensa.

38. Siitä, täyttikö instituutti muut sopimuksen mukaiset velvoitteensa, oikeusasiamies totesi, että komissio ei kyseenalaistanut tuotetun tutkimuksen laatua eikä elokuussa 2004 toimitettujen kustannusselvitysten aineellista riittävyyttä. Vaikutti nimittäin siltä, että ainoa syy, jonka komissio esitti kieltäytyäkseen suorittamasta muita maksuja ja antaakseen perintämääräyksen, oli se, että sen yksiköt olivat vastaanottaneet kustannusselvitykset instituutille osoitetussa 10.11.2003 päivätyssä kirjeessä asetetun määräajan jälkeen.

39. Oikeusasiamies totesi lopuksi, että varainhoitoasetuksen soveltamissääntöjen 87 artiklan 1 kohdassa säädetään seuraavaa:

"Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä voi luopua vahvistetun saamisen perinnästä kokonaan tai osittain (...), jos perintä ei ole suhteellisuusperiaatteen mukaista" (kursivointi tässä).

40. Edellä esitettyjen päätelmien perusteella oikeusasiamies päätteli alustavasti, että komissio on saattanut syyllistyä hallinnolliseen epäkohtaan. Euroopan oikeusasiamiehen ohjesäännön 3 artiklan 5 kohdassa todetaan seuraavaa: "Oikeusasiamies pyrkii mahdollisuuksien mukaan löytämään asianomaisen toimielimen tai elimen kanssa ratkaisun hallinnollisen epäkohdan poistamiseksi ja kantelun käsittelemiseksi."Oikeusasiamies esitti näin ollen seuraavan ehdotuksen ystävälliseksi ratkaisuksi.

"Komission olisi harkittava perintämääräyksen peruuttamista tai siitä luopumista toisen tutkimussopimuksen osalta. Komission olisi myös harkittava maksujen suorittamista instituutille kolmannen ja neljännen kauden rahoituskertomuksissa pyydetyistä maksamatta olevista määristä sen jälkeen, kun se on tarkastanut toimitetut kustannusselvitykset.”

Oikeusasiamiehelle esitetyt perustelut sovintoratkaisuehdotuksen jälkeen

41. Vastauksessaan komissio totesi, ettei se ollut samaa mieltä siitä, että sen sopimusperusteisten oikeuksien käyttäminen instituuttiin nähden olisi "seuraamus". Se totesi, että varainhoitoasetuksen ja soveltamissääntöjen mukaan "seuraamus" on seuraamus, joka perustuu säännöksiin tai sopimusmääräyksiin (likvidit vahingonkorvaukset). Koska sopimuksessa ei määrätä "seuraamuksesta" asiakirjojen myöhäisestä toimittamisesta, komissiolla ei ole oikeutta määrätä sopimussakkoa asiakirjojen myöhäisestä toimittamisesta. Komissio väittää näin ollen, ettei se voi yhtyä oikeusasiamiehen kantaan, jonka mukaan seuraamuksen suuruus oli ilmeisen suhteeton pelkästään sen vuoksi, että sen mukaan seuraamusta ei ollut määrätty.

42. Ottaen kuitenkin huomioon, että yleisen ehdon 20 artiklan 5 kohdassa viitataan nimenomaisesti vain ”lopullisia kustannuksia koskeviin selvityksiin”, komissio on valmis hyväksymään osittain ehdotuksen ystävälliseksi ratkaisuksi. Yhteenvetona voidaan todeta, että komissio on valmis tarkastelemaan ensimmäisen tutkimussopimuksen mukaisesti toimitettuja kolmannen raportointivuoden kustannusselvityksiä. Komissio pysyy kuitenkin kannassaan neljännen (ja viimeisen) raportointijakson kustannusselvityksiin eikä ota niitä huomioon.

43. Kustannusselvitykset, jotka otetaan huomioon, ovat näin ollen seuraavat:

Raportointijakso 1 (ensimmäisen kerran vuonna 1999) - 4 703 euroa

Raportointijakso 2 (ensimmäisen kerran vuonna 1999) - 25 929 euroa

Raportointijakso 3 (toimitettu vuonna 2004) – 57 363 euroa

44. Maksettavasta kokonaismäärästä eli 87 995 eurosta vähennetään 3 781 euroa, jotta voidaan ottaa huomioon yleisten ehtojen 14 artiklan 3 kohta, jossa kustannusluokkien väliset siirrot rajoitetaan 20 prosenttiin alkuperäisestä osuudesta. Tämä merkitsee sitä, että komissio on valmis maksamaan 53 705,32 euron lisämäärän, mikä komission mukaan nostaa ensimmäisen tutkimussopimuksen perusteella maksettavan kokonaismäärän 84 277 euroon (7).

45. Komissio totesi myös, että kun kantelijat toimittivat vuonna 2003 uudelleen kausia 1 ja 2 koskevat kustannusselvitykset, ilmoitetut määrät olivat suuremmat kuin vuonna 1999 toimitetut kustannukset. Erotus oli 1 896 euroa, joka ei sisälly edellä 43 kohdassa mainittuihin määriin.

46. Kantelijat totesivat huomautuksissaan, että instituutti hyväksyy komission ehdotuksen ratkaista asia maksamalla instituutille 53 705,32 euroa. Instituutti arvostaa sitä, että komissio on avannut asian uudelleen ja suostunut ainakin osittain hyväksymään oikeusasiamiehen ehdotuksen ystävällisestä ratkaisusta. Kantelijat kiittivät oikeusasiamiestä instituutin tukemisesta ja ystävällistä ratkaisua koskevan ehdotuksen tekemisestä.

Oikeusasiamiehen arvio sovintoratkaisuehdotuksen jälkeen

47. Oikeusasiamies toteaa, että komissio on osittain hyväksynyt oikeusasiamiehen ehdotuksen ystävällisestä ratkaisusta. Kantelijat ovat hyväksyneet komission tarjouksen. Näin ollen oikeusasiamies katsoo, että ensimmäisen ja toisen väitteen ja niihin liittyvien väitteiden osalta ei ole perusteltua tehdä lisätutkimuksia.

B. Väite, jonka mukaan komissio ei ole toimittanut instituutille tietoja mahdollisista muutoksenhakumenettelyistä

Oikeusasiamiehelle esitetyt väitteet

48. Kantelijat pyysivät 25 päivänä marraskuuta 2004 komission kanssa käymässään kirjeenvaihdossa tietoja kaikista mahdollisista muutoksenhakumenettelyistä. Komissio ei toimittanut pyydettyjä tietoja 29 päivänä marraskuuta 2004 päivätyssä vastauksessaan.

49. Komissio myönsi oikeusasiamiehelle antamassaan lausunnossa, ettei se antanut tietoja mahdollisista muutoksenhakumenettelyistä, ja pyysi anteeksi tätä valvontaa.

Oikeusasiamiehen arviointi

50. Oikeusasiamies katsoo, että on tärkeää tiedottaa asianomaisille osapuolille heidän käytettävissään olevista muutoksenhakumenettelyistä, erityisesti kun on kyse tällaisiin muutoksenhakumenettelyihin liittyvistä erityisistä tietopyynnöistä. Komissio on kuitenkin myöntänyt virheensä käsiteltävässä asiassa ja pyytänyt sitä anteeksi. Oikeusasiamies olettaa tältä pohjalta, että komissio pyrkii välttämään tällaiset virheet tulevaisuudessa. Oikeusasiamies katsoo näin ollen, että tämän väitteen osalta ei ole perusteltua tehdä lisätutkimuksia.

C. Väite, jonka mukaan komissio ei vastannut nopeasti kantelijan tutkimuksiin Oikeusasiamiehelle esitetyt

perustelut

51. Oikeusasiamiehelle antamassaan lausunnossa komissio myönsi, että 12. marraskuuta 1999 päivättyyn kirjeeseen ja 21. elokuuta 2004 päivättyyn faksiin vastaaminen oli viivästynyt. Se pyysi anteeksi näitä viivästyksiä. Se huomautti myös, että kaikissa muissa tapauksissa se oli reagoinut nopeasti.

Oikeusasiamiehen arviointi

52. Oikeusasiamies katsoo, että on tärkeää vastata nopeasti kirjeenvaihtoon. Komissio on kuitenkin myöntänyt virheensä käsiteltävässä asiassa ja pyytänyt sitä anteeksi. Oikeusasiamies olettaa tältä pohjalta, että komissio pyrkii välttämään tällaiset virheet tulevaisuudessa. Oikeusasiamies katsoo näin ollen, että tämän väitteen osalta ei ole perusteltua tehdä lisätutkimuksia.

D. Päätelmät

Oikeusasiamies toteaa tätä kantelua koskevien tutkimustensa perusteella, että komissio on osittain hyväksynyt oikeusasiamiehen ehdotuksen ystävällisestä ratkaisusta. Kantelijat ovat hyväksyneet komission tarjouksen. Näin ollen oikeusasiamies katsoo, että ensimmäisen ja toisen väitteen ja niihin liittyvien väitteiden osalta ei ole perusteltua tehdä lisätutkimuksia. Kolmannen ja neljännen väitteen osalta lisäselvitykset eivät ole perusteltuja. Oikeusasiamies päättää näin ollen asian käsittelyn.

Kantelijoille ja komissiolle ilmoitetaan tästä päätöksestä.

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

Tehty Strasbourgissa 5 päivänä joulukuuta 2008.

---

(1) Maksamattomien kulujen kokonaismäärä oli 96 873 euroa (eli 57 363 euroa kolmannella jaksolla, 37 512 euroa viimeisellä jaksolla ja lisäksi 1 998 euroa ensimmäisellä ja toisella jaksolla).

(2) Neuvoston asetus (EY, Euratom) N:o 1605/2002, annettu 25 päivänä kesäkuuta 2002, Euroopan yhteisöjen yleiseen talousarvioon sovellettavasta varainhoitoasetuksesta (EYVL L 248, 16.9.2002, s. 1–48).

(3) Komission asetus (EY, Euratom) N:o 2342/2002, annettu 23 päivänä joulukuuta 2002, Euroopan yhteisöjen yleiseen talousarvioon sovellettavasta varainhoitoasetuksesta annetun neuvoston asetuksen (EY, Euratom) N:o 1605/2002 soveltamissäännöistä (EYVL L 357, 31.12.2002, s. 1–71).

(4) Asia 11/70, Handelsgesellschaft mbH v. Einfuhr- und Vorratsstelle für Getreide und Futtermittel, Kok. 1970, s. 1125. Ks. myös Euroopan unionista tehdyn sopimuksen 5 artikla.

(5) Ks. esim. asia 15/83, Denkavit Nederland (Kok. 1984, s. 2171, 25 kohta); asia T-260/94, Air Inter v. komissio (Kok. 1997, s. II-997, 144 kohta) ja asia T-216/96, Conserve Italia Soc. Coop. arl, v. komissio, Kok. 1999, s. II-3139, 101 kohta; asia T-186/00, Conserve Italia Soc. Coop. rl, v. komissio, Kok. 2003, s. II-719, 83 kohta; asia T-306/00, Conserve Italia Soc. Asia Coop. rl v. komissio, Kok. 2003, s. II-5705, 127 kohta. Ks. myös Euroopan hyvän hallintotavan säännöstön 6 artiklan 1 kohta.

(6) Asia 181/84, The Queen, ex parte E. D. & F. Man (Sugar) Ltd v. Intervention Board for Agricultural Produce (IBAP), Kok. 1985, s. 2889, 29–30 kohta. Ks. myös asia C-161/96, Südzucker Mannheim/Ochsenfurt AG ja Hauptzollamt Mannheim, Kok. 1998, s. I-281, 25, 30 ja 31 kohta; asia T-340/99, Arne Mathisen AS, kotipaikka Værøy (Norja) v. neuvosto, Kok. 2002, s. II-2905, 106 ja 126 kohta; asia T-199/99, Sgaravatti Mediterranea Srl, v. komissio, Kok. 2002, s. II-3731, 120 kohta; yhdistetyt asiat T-141/99, T-142/99, T-150/99 ja T-151/99, Vela Srl, v. komissio, Kok. 2002, s. II-4547, 395 kohta; asia T-33/02, Britannia Alloys & Chemicals Ltd v. komissio, Kok. 2005, s. II-4973, 26 kohta ja asia 21/85, Maas v. Bundesanstalt für Landwirtschaft Marliche Mardktornung, Kok. 1986, s. 3537, 23 kohta.

(7) Oikeusasiamies toteaa, että kantelija sai tosiasiallisesti 4 704,58 euroa ensimmäisellä raportointikaudella ja 25 868,10 euroa toisella raportointikaudella. Koska komissio on valmis maksamaan 53 705,32 euron lisämäärän, instituutille maksettava kokonaismäärä on 84 278 euroa.