Kantelun tausta

1. Euroopan turvapaikka-asioiden tukivirasto (EASO), joka on Euroopan unionin turvapaikkaviraston (EUAA) edeltäjä, julkaisi elokuussa 2021 kiinnostuksenilmaisupyynnön luettelon laatimiseksi EUAA:n turvapaikka-asioiden tukiryhmiin lähetettävistä ulkopuolisista asiantuntijoista (EASO/2021/885)[1]. Toukokuuhun 2024 asti avoinna oleva ehdotuspyyntö kattaa 76 eri toimenkuvaa [2]. Hakijat voivat hakea enintään kahdeksaa profiilia.

2. Kantelija haki profiilinumeroa 16 ”vanhimpia asiantuntijoita” varten, jäljempänä ’profiili 16’. Tämän profiilin vaatimusten mukaan hakijoilla on oltava ”viiden vuoden todistettu kokemus maahanmuutto- ja turvapaikka-asioiden alalta, josta vähintään kolmen vuoden todistettu kokemus turvapaikkapuhutteluista ja lausuntojen laatimisesta”.

3. EUAA ilmoitti 7. maaliskuuta 2022 valituksen tekijälle, että se ei ollut sisällyttänyt häntä profiilin 16 asiantuntijaluetteloon, koska hän ei täyttänyt edellä mainittua vähimmäistyökokemusta koskevaa vaatimusta. EUAA kannusti kantelijaa jättämään hakemuksensa uudelleen sen jälkeen, kun hän oli saavuttanut asiaankuuluvan työkokemuksen vähimmäiskeston.

4. Valituksen tekijä kirjoitti 8 päivänä maaliskuuta 2022 EUAA:lle. Hän väitti täyttävänsä merkityksellisen kriteerin ja pyysi EUAA:ta tarkistamaan arviotaan hänen työkokemuksestaan. Samana päivänä kantelija kääntyi myös oikeusasiamiehen puoleen valittaakseen EUAA:n päätöksestä olla sisällyttämättä häntä profiilin 16 asiantuntijaluetteloon.

Tiedustelu

5.  Kun kantelija kääntyi oikeusasiamiehen puoleen, hän ei ollut vielä antanut turvapaikkavirastolle riittävästi aikaa vastata uudelleentarkastelupyyntöönsä [3]. Oikeusasiamiehen tutkimusryhmä totesi kuitenkin, että turvapaikkavirasto ei ollut vielä ilmoittanut vastaanottaneensa kantelijan uudelleentarkastelupyyntöä, vaikka asianomainen määräaika oli kulunut [4].

6.  Oikeusasiamiehen tutkimusryhmä havaitsi myös valintamenettelyssä tiettyjä ongelmia, jotka vaikuttivat ongelmallisilta tai jotka vaativat selvennystä. Erityisesti ei ollut selvää, oliko EUAA:lla muutoksenhakumekanismi, ja jos oli, miten siitä tiedotettiin hakijoille ja miten se toimi käytännössä. Oikeusasiamiehen tutkimusryhmä oli myös huolissaan siitä, että hakijoiden saatavilla olevat tiedot hakuun liittyvästä rekrytointijärjestelmästä eivät olleet riittäviä.

7. Oikeusasiamies käynnisti tutkimuksen ja pyysi turvapaikkavirastoa ilmoittamaan vastaanottaneensa kantelijan uudelleentarkastelupyynnön ja toimittamaan hänelle alustavan aikataulun sen aineelliselle vastaukselle. Oikeusasiamies pyysi myös tapaamista turvapaikkaviraston kanssa edellä mainittujen valintamenettelyn näkökohtien selventämiseksi.

8. EUAA vastasi kantelijalle toukokuussa 2022. Oikeusasiamiehen tutkintaryhmä tapasi kesäkuussa 2022 turvapaikkaviraston edustajat [5].

Miten EUAA arvioi kantelijan hakemuksen

EUAA:n vastaus kantelijalle

9. Vastauksessaan kantelijalle EUAA totesi, että profiili 16 edellyttää viiden vuoden työkokemusta, kun taas kantelijan asiaankuuluva kokemus oli neljä vuotta, 11 kuukautta ja 24 päivää (EUAA:n vastauksessa oli luettelo kantelijan huomioon otetusta työkokemuksesta sekä kunkin työkokemuksen kesto).

10.  EUAA lisäsi, että sillä on laaja harkintavalta tarpeidensa määrittämisessä ja ehdotuspyyntöön saatujen hakemusten arvioinnissa. Se korosti, että hakemusten arviointi profiilivaatimusten perusteella ei ole pelkästään määrällistä (perustuen pelkästään heidän työkokemuksensa kestoon) vaan myös laadullista, koska huomioon otetaan myös työkokemuksen luonne ja sen merkitys profiilin kannalta. EUAA totesi, että kantelijan hakemuksen arviointi oli oikea, ja kannusti kantelijaa päivittämään hakemuksensa sen jälkeen, kun hän oli saavuttanut vaaditun vähimmäistyökokemuksen, koska ehdotuspyyntö olisi avoinna vuoteen 2024 saakka.

11. Kantelija totesi EUAA:n kanssa käymässään myöhemmässä kirjeenvaihdossa, että hän oli tällä välin saavuttanut profiilin 16 edellyttämän vähimmäistyökokemuksen. Vastauksena EUAA vakuutti kantelijalle, että tämä otettaisiin huomioon profiileja koskevassa seuraavassa arvioinnissa, koska hakemuksia arvioidaan säännöllisesti operatiivisten tarpeiden mukaan. Aina kun EUAA on tehnyt arvioinnin jostakin kantelijan hakemasta profiilista, se ilmoittaa hänelle tuloksesta eli siitä, onko se sisällyttänyt hänet kyseistä profiilia koskevaan luetteloon.

12. EUAA lisäsi, että se tekee operatiivisten tarpeidensa perusteella eri profiileja koskevia arviointeja koko vuoden ajan. Päivänä, jona valintalautakunta päättää suorittaa arvioinnin tietyn profiilin osalta, hakijaluettelo on ”jäädytetty”, mikä tarkoittaa, että kyseisen profiilin osalta ei arvioida muita hakijoita. Valintalautakunta ottaa näin ollen huomioon ainoastaan ne hakijat, jotka ovat tähän määräaikaan mennessä ilmaisseet kiinnostuksensa kyseistä profiilia kohtaan ja jotka täyttävät kyseisen profiilin vaatimukset. Sen vuoksi turvapaikkavirasto kehottaa hakijoita päivittämään hakemuksensa säännöllisesti uusimmalla työkokemuksella ja pätevyydellä. 

Oikeusasiamies ΄s -arviointi

13. EUAA:n vastauksesta valituksen tekijän tarkastelupyyntöön käy selvästi ilmi, että EUAA arvioi asianmukaisesti valituksen tekijän asiaankuuluvaa työkokemusta ehdotuspyynnön profiilin 16 osalta. Vaikka se kesti vain muutaman päivän, kantelija ei ollut hakemuksen jättämisajankohtana vielä saavuttanut vaadittua asiaankuuluvan työkokemuksen vähimmäiskestoa. Lisäkirjeenvaihdossaan EUAA:n kanssa kantelija ei kyseenalaistanut EUAA:n vastausta hänen uudelleentarkastelupyyntöönsä, jossa EUAA selittää yksityiskohtaisesti, miten se laski hänen työkokemuksensa. Näin ollen EUAA:n päätöksessä hylätä kantelijan kyseistä profiilia koskeva hakemus ei ollut hallinnollista epäkohtaa.

14.  Tämän jälkeen turvapaikkavirasto selitti myös yksityiskohtaisesti, miten sen jatkuva rekrytointijärjestelmä toimii ja mitä kantelijan, joka oli tällä välin saavuttanut vaaditun vähimmäistyökokemuksen, oli tehtävä, jotta se voitaisiin ottaa huomioon kyseisen profiilin osalta tulevaisuudessa. Oikeusasiamies pitää turvapaikkaviraston selitystä kohtuullisena ja riittävänä.

Valintamenettelyn yleiset näkökohdat

Oikeusasiamiehen havaitsemat ongelmat

15. Oikeusasiamies totesi, että kehotus ei sisältänyt tietoja hakijoille tarjolla olevista muutoksenhakumahdollisuuksista. Rekrytointia koskevissa usein kysytyissä kysymyksissä, jotka olivat tuolloin saatavilla EUAA:n verkkosivustolla, oli yksi valituksia koskeva kysymys, johon vastattiin seuraavasti: ”Hakijat voivat tehdä valituksen heille vastaisesta toimesta. Valitus on tehtävä kolmen kuukauden kuluessa sen tiedoksiantamisesta.”

16. Oikeusasiamies piti näitä tietoja yleisluonteisina ja puutteellisina, koska se ei selittänyt, mitä kantelu voisi koskea ja miten ja kenelle se olisi toimitettava. Siinä ei myöskään viitattu mahdollisuuteen kääntyä oikeusasiamiehen puoleen.

17. Vakiomuotoinen kirje, jonka turvapaikkavirasto lähetti hylätyille hakijoille kyseisen valintamenettelyn yhteydessä, sisälsi joitakin tietoja muutoksenhakukeinoista, mutta nämä tiedot eivät olleet kattavia. Se ei antanut hakijoille mahdollisuutta tehdä valitusta sähköpostitse (vain postitse). Mitä tulee mahdollisuuteen kannella oikeusasiamiehelle, tekstissä ei kerrottu hakijoille tarpeesta käyttää ensin loppuun muutoksenhakumenettely EUAA:n kanssa [6].

18. Lisäksi oikeusasiamies katsoi, että ehdotuspyynnön tai EUAA:n asiaankuuluvan hakuoppaan sanamuodosta ei käynyt hakijoille riittävän selvästi ilmi, että heidän työkokemustaan arvioitaessa otettaisiin huomioon ainoastaan sähköisessä hakulomakkeessa toimitetut tiedot. Tuolloin saatavilla olleiden tietojen perusteella hakijat saattoivat erityisesti uskoa, että valintalautakunta arvioisi heidän työkokemuksensa sekä sähköiseen hakulomakkeeseen että ansioluetteloon sisältyvien tietojen perusteella (jotka hakijoiden oli myös ladattava järjestelmään).

19. Oikeusasiamiehen tutkimusryhmä otti edellä mainitut kysymykset esiin EUAA:n edustajien kanssa pidetyssä kokouksessa. Kokouksessa turvapaikkavirasto selvitti arviointiprosessia ja tuolloin käytössä ollutta sisäistä muutoksenhakumekanismia. Se totesi pyrkivänsä parantamaan sisäisiä menettelyjään, mukaan lukien muutoksenhakumekanismia ja tapaa, jolla se pitää yhteyttä hakijoihin.

EUAA:n tutkinnan aikana toteuttamat toimet

20. Tutkimuksen ollessa käynnissä oikeusasiamies pyysi turvapaikkavirastolta ajantasaista tietoa kokouksessa käsitellyistä kysymyksistä.

21. Vastauksessaan  turvapaikkavirasto kuvaili yksityiskohtaisesti toimia, joita se oli tällä välin toteuttanut oikeusasiamiehen havaitsemien ongelmien ratkaisemiseksi. Ne koostuvat pääasiassa ehdotuspyyntöön liittyvien usein kysyttyjen kysymysten [7] sekä sen hylätyille hakijoille lähettämän vakiosähköpostin tekstin päivittämisestä.

Yhteydenpito hakijoihin EUAA:n sähköisestä hakuvälineestä

22. EUAA on päivittänyt ehdotuspyyntöön liittyvää hakuopasta, joka julkaistaan sen verkkosivustolla [8]. Oppaassa annetaan hakijoille yksityiskohtaiset vaiheittaiset ohjeet hakemusten täyttämisestä ja lähettämisestä sähköisen hakutyökalun avulla. Jos hakijalla on kysymyksiä tai teknisiä vaikeuksia sähköisen hakemuksensa jättämisessä, hän voi ottaa yhteyttä EUAA:han asiointipostilaatikon kautta.

23. Päivitetyissä usein kysytyissä kysymyksissä todetaan nyt nimenomaisesti, että ”[a]ll-hakemuksia arvioidaan yksinomaan hakijoiden sähköisen hakuvälineen eri tietokentillä yksilöimien asiaankuuluvien ammattipätevyyksien ja kokemuksen perusteella. Hakijan hakemuksen muissa osissa (esim. liitteenä olevissa ansioluetteloissa) mahdollisesti annettuja lisätietoja ei periaatteessa oteta huomioon.”[9]

24. Lisäksi hakijoita kehotetaan päivittämään hakemuksensa erityisen sähköisen hakuvälineen kautta joko silloin, kun he saavat uutta asiaankuuluvaa ammattipätevyyttä ja -kokemusta, tai antamaan lomakkeissaan selkeämpiä tai yksityiskohtaisempia tietoja olemassa olevista tiedoista. Asiaa koskevissa usein kysytyissä kysymyksissä täsmennetään, että päivitetyt hakemukset voidaan ottaa huomioon kaikilla tulevilla valintakierroksilla.[10]

Yhteydenpito hakijoihin hakemusten arvioinnista

25. Asiaa koskevissa usein kysytyissä kysymyksissä kuvataan EUAA:n kaksivaiheinen menettely hakemusten arvioimiseksi. EUAA:n ensimmäisen arviointikomitean tehtävänä on erityisesti tehdä alustava arviointi ehdotuspyynnön mukaisista yksittäisistä hakemuksista (pysyvän) luettelon laatimiseksi ulkopuolisista asiantuntijoista. Toinen arviointikomitea vastaa edellä mainittuun luetteloon sisällytetyistä hakijoista tehtävästä lisäarvioinnista, jonka tarkoituksena on palkata ulkopuolisia asiantuntijoita, kun turvapaikkavirastolle ilmenee erityinen tarve [11].

26. Kun ensimmäinen arviointikomitea on saanut arviointinsa päätökseen, kaikille kyseisille hakijoille ilmoitetaan heidän hakemustensa tuloksista sähköpostitse. Hyväksyttyjen hakemusten osalta sähköpostiviestissä ilmoitetaan, onko hakija merkitty useiden profiilien luetteloon. Hylättyjen hakemusten osalta sähköpostiviestissä on a) tiedot syistä, joiden vuoksi hakijaa ei ole sisällytetty tietyn profiilin asiantuntijaluetteloon (esimerkiksi erityisestä kelpoisuusedellytyksestä tai vaatimuksesta, joka ei täyttynyt); b) hakijaa kehotetaan jättämään hakemuksensa uudelleen, kun se täyttää vähimmäisvaatimukset, ja/tai sisällyttämään hakemukseensa kaikki aiemmin puuttuvat tai puutteelliset tiedot; c) käytettävissä olevat muutoksenhakukeinot (ks. jäljempänä).[12]

Yhteydenpito hakijoihin sisäisistä ja ulkoisista muutoksenhakumahdollisuuksista

27. Uudessa tekstissä kerrotaan nyt hakijoille käytettävissä olevista sisäisistä ja ulkoisista muutoksenhakukeinoista (uudelleentarkastelupyyntö ja kantelu turvapaikkavirastolle, kantelu oikeusasiamiehelle, mahdollisuus saattaa asia EU:n tuomioistuimen käsiteltäväksi) sekä siitä, miten niitä voidaan käyttää. Sisäisten muutoksenhakukeinojen osalta EUAA on nyt ottanut käyttöön asiointipostilaatikon, joka on tarkoitettu hakijoiden pyynnöille ja valituksille. Kaikille hakijoille lähetetään myös automaattinen vastaanottoilmoitus. Mitä tulee mahdollisuuteen kääntyä oikeusasiamiehen puoleen, asiaa koskevissa usein kysytyissä kysymyksissä ilmoitetaan nyt hakijoille muun muassa vaatimuksesta käyttää EUAA:n sisäisiä muutoksenhakukeinoja ennen kääntymistä oikeusasiamiehen puoleen.[13] Samat tiedot sisältyvät EUAA:n vakiosähköpostiin, joka lähetetään hylätyille hakijoille.[14]

28. Oikeusasiamiehelle antamassaan vastauksessa turvapaikkavirasto kuvaili myös yksityiskohtaisesti pyyntöjen ja kantelujen käsittelyä koskevaa sisäistä menettelyään. Lyhyesti sanottuna EUAA:n lähestymistapana on määrittää nopeasti pyynnön tai valituksen luonne ja monimutkaisuus ja sen jälkeen joko käsitellä se lyhyessä ajassa (jos on kyse yksinkertaisista tai rutiiniluonteisista asioista, jotka eivät edellytä sisäisiä kuulemisia) tai toteuttaa sisäinen kuuleminen asiaankuuluvien yksiköiden kanssa (jolloin vastaus voi kestää kauemmin).

29. EUAA ilmoittaa nyt hakijoille myös määräajan, jonka kuluessa he voivat odottaa saavansa sisällöllisen vastauksen (kaksi viikkoa yksinkertaisten kysymysten osalta, kaksi kuukautta uudelleentarkastelupyyntöjen ja valitusten osalta). Jos näiden määräaikojen noudattaminen ei ole mahdollista, turvapaikkavirasto ilmoittaa asiasta hakijoille ja ilmoittaa, milloin he voivat sen sijaan odottaa saavansa sisällöllisen vastauksen [15].

30. EUAA:n päivitetyissä usein kysytyissä kysymyksissä ilmoitetaan hakijoille myös hylättyä hakemusta koskevan uudelleentarkastelupyynnön tai valituksen mahdollisista tuloksista (hyväksyminen kokonaisuudessaan, hyväksyminen osittain, hylkääminen)[16].

Oikeusasiamiehen arviointi

31. Oikeusasiamies on tyytyväinen turvapaikkaviraston toteuttamiin konkreettisiin toimiin sen valintamenettelyn EASO/2021/885 sisäisten ja ulkoisten näkökohtien parantamiseksi ja erityisesti siihen, miten se viestii hakijoiden kanssa valintamenettelyn kaikista vaiheista (hakuvaihe, arviointi, muutoksenhaku). Oikeusasiamies toteaa, että turvapaikkavirasto on käsitellyt nopeasti, perusteellisesti ja tehokkaasti kaikkia esiin tuotuja huolenaiheita, ja kiittää turvapaikkavirastoa sen pyrkimyksistä noudattaa hyvän hallinnon normeja. Oikeusasiamies luottaa siihen, että turvapaikkavirasto soveltaa tällaisia vaatimuksia kaikkiin tuleviin henkilöstön valintamenettelyihinsä.

Päätelmät

Tutkimuksen perusteella oikeusasiamies päättää asian käsittelyn seuraavin päätelmin [17]:

Ei ilmennyt hallinnollista epäkohtaa siinä, miten Euroopan unionin turvapaikkavirasto (EEUA) arvioi kantelijan hakemuksen valintamenettelyssä EASO/2021/885.

EUAA on ratkaissut tutkintaa koskevan näkökohdan, joka liittyy sen valintamenettelyn EASO/2021/885 erilaisiin sisäisiin ja ulkoisiin näkökohtiin ja erityisesti siihen, miten se pitää yhteyttä hakijoihin.

Valituksen tekijälle ja turvapaikkavirastolle ilmoitetaan tästä päätöksestä.[18]

 

Tina Nilsson

Asiankäsittelyyksikön päällikkö

Strasbourg, 13.7.2023

 

 

[1] Saatavilla osoitteessa https://euaa.europa.eu/sites/default/files/EASO_Call_Expression_of_Interest_2021_885__.pdf

[2] Ks. https://euaa.europa.eu/sites/default/files/2022-03/annex_1_expert_profiles.pdf

[3] Euroopan hyvän hallintotavan säännöstön (ECGAB) (17 artikla) mukaan (saatavilla osoitteessa https://www.ombudsman.europa.eu/en/publication/en/3510) ” jokaisesta toimielimelle esitetystä pyynnöstä tai valituksesta tehdään päätös kohtuullisessa määräajassa, viipymättä ja joka tapauksessa viimeistään kahden kuukauden kuluttua pyynnön tai valituksen vastaanottamisesta”.

[4] ECGAB:n 14 artiklan mukaan ”toimielimelle osoitetusta kirjeestä tai valituksesta on lähetettävä vastaanottoilmoitus kahden viikon kuluessa, paitsi jos olennainen vastaus voidaan lähettää kyseisessä määräajassa”.

[5] Tässä tapauksessa kokous pidettiin yhdessä samaa valintamenettelyä koskevan asian 560/2022/KT kanssa.

[6] Oikeusasiamiehen ohjesäännön 2 artiklan 3 kohdan mukaan ”ennen kantelun tekemistä kantelijan on otettava yhteyttä asianomaiseen unionin toimielimeen, elimeen tai laitokseen asianmukaisin hallinnollisin menettelyin”.

[7] Ks. päivitetyt usein kysytyt kysymykset osoitteessa https://euaa.europa.eu/sites/default/files/2023-04/CEI_No1-FAQ.pdf

[8] https://cei.euaa.europa.eu/Candidate%20Application%20Guide.pdf

[9] Ks. FAQ 4 (korostus alkuperäisessä).

[10] Ks. FAQ 9.

[11] Ks. FAQ 3.

[12] Ks. FAQ 5.

[13] Ks. FAQ 6.

[14] Katso FAQ 5.

[15] Ks. FAQ 7.

[16] Ks. usein kysytyt kysymykset 8.

[17] Tämä kantelu on käsitelty delegoidussa menettelyssä täytäntöönpanomääräysten hyväksymisestä tehdyn Euroopan oikeusasiamiehen päätöksen mukaisesti.

[18] Täydelliset tiedot valitusten käsittelystä ja niihin liittyvistä oikeuksista ovat saatavilla osoitteessa 

  https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/70707