Kantelun tausta

1. Euroopan turvapaikka-asioiden tukivirasto (EASO), joka on Euroopan unionin turvapaikkaviraston (EUAA) edeltäjä, julkaisi elokuussa 2021 kiinnostuksenilmaisupyynnön luettelon laatimiseksi EUAA:n turvapaikka-asioiden tukiryhmiin lähetettävästä ulkopuolisesta asiantuntijasta (EASO/2021/885)[1]. Ehdotuspyyntö, joka on avoinna toukokuuhun 2024 saakka, koskee 76:ta eri toimenkuvaa [2]. Hakijat voivat hakea enintään kahdeksaa profiilia.

2. Kantelija haki profiilia nro 16 ”vanhemmille asiantuntijoille” (jäljempänä ”profiili 16”). Tämän profiilin vaatimusten mukaan hakijoilla on oltava ”viiden vuoden todistettu kokemus maahanmuutto- ja turvapaikka-asioista, josta vähintään kolmen vuoden todistettu kokemus turvapaikkapuhuttelujen suorittamisesta ja lausuntojen laatimisesta”.

3. EUAA ilmoitti 7. maaliskuuta 2022 kantelijalle, ettei se ollut sisällyttänyt häntä profiilin 16 asiantuntijoiden luetteloon, koska hän ei täyttänyt edellä mainittua vaatimusta vähimmäistyökokemuksesta. Turvapaikkavirasto kannusti kantelijaa jättämään hakemuksensa uudelleen, kun hän on saavuttanut asiaankuuluvan työkokemuksen vähimmäiskeston.

4. Kantelija kirjoitti 8. maaliskuuta 2022 EUAA:lle. Hän väitti täyttävänsä merkityksellisen kriteerin ja pyysi EUAA:ta tarkistamaan arviotaan hänen työkokemuksestaan. Samana päivänä kantelija kääntyi myös oikeusasiamiehen puoleen valittaakseen turvapaikkaviraston päätöksestä olla sisällyttämättä häntä profiilin 16 asiantuntijaluetteloon.

Tutkimus

5. Kun kantelija kääntyi oikeusasiamiehen puoleen, hän ei ollut vielä antanut EUAA:lle riittävästi aikaa vastata uudelleentarkastelupyyntöönsä [3]. Oikeusasiamiehen tutkintaryhmä totesi kuitenkin, että EUAA ei ollut vielä ilmoittanut vastaanottaneensa kantelijan uudelleentarkastelupyyntöä, vaikka asiaankuuluva määräaika oli kulunut umpeen [4].

6. Oikeusasiamiehen tutkintaryhmä havaitsi myös tiettyjä valintamenettelyyn liittyviä ongelmia, jotka vaikuttivat ongelmallisilta tai selvennystä edellyttäviltä. Etenkään ei ollut selvää, oliko turvapaikkavirastolla käytössä muutoksenhakumekanismi, ja jos oli, miten siitä tiedotettiin hakijoille ja miten se toimi käytännössä. Oikeusasiamiehen tutkimusryhmä oli myös huolissaan siitä, että hakijoiden saatavilla olevat tiedot ehdotuspyyntöön liittyvästä rekrytointijärjestelmästä eivät olleet riittäviä.

7. Oikeusasiamies käynnisti tutkimuksen ja pyysi EUAA:ta vahvistamaan vastaanottaneensa kantelijan tarkastelupyynnön ja antamaan hänelle alustavan aikataulun sen asiasisältöä koskevalle vastaukselle. Oikeusasiamies pyysi myös tapaamista turvapaikkaviraston kanssa edellä mainittujen valintamenettelyyn liittyvien näkökohtien selventämiseksi.

8. EUAA vastasi kantelijalle toukokuussa 2022. Oikeusasiamiehen tutkintaryhmä tapasi kesäkuussa 2022 turvapaikkaviraston edustajia [5].

Tapa, jolla EUAA arvioi kantelijan hakemuksen

EUAA:n vastaus kantelijalle

9. EUAA totesi kantelijalle antamassaan vastauksessa, että profiili 16 edellyttää viiden vuoden työkokemusta, kun taas kantelijan asiaankuuluva kokemus oli neljä vuotta, 11 kuukautta ja 24 päivää (EUAA:n vastaukseen sisältyi luettelo kantelijan huomioon otetuista työkokemuksista sekä kunkin työkokemuksen kesto).

10. EUAA lisäsi, että sillä on laaja harkintavalta tarpeidensa määrittämisessä ja ehdotuspyyntöön saatujen hakemusten arvioinnissa. Se korosti, että hakemusten arviointi profiilivaatimusten perusteella ei ole pelkästään määrällistä (ainoastaan heidän työkokemuksensa keston perusteella) vaan myös laadullista, koska huomioon otetaan myös työkokemuksen luonne ja sen merkitys profiilin kannalta. EUAA totesi, että kantelijan hakemuksen arviointi oli asianmukaista, ja kannusti kantelijaa päivittämään hakemuksensa, kun hän on saavuttanut vaaditun työkokemuksen vähimmäiskeston, koska ehdotuspyyntö olisi avoinna vuoteen 2024 saakka.

11. Kantelija totesi EUAA:n kanssa käymässään myöhemmässä kirjeenvaihdossa, että hän oli tällä välin saavuttanut profiilin 16 edellyttämän työkokemuksen vähimmäiskeston. Vastauksena EUAA vakuutti valituksen tekijälle, että tämä otettaisiin huomioon profiilien seuraavan arvioinnin yhteydessä, koska hakemuksia arvioidaan säännöllisesti operatiivisten tarpeiden mukaan. Aina kun EUAA saattaa päätökseen arvioinnin yhdestä kantelijan hakemasta profiilista, se ilmoittaa hänelle tuloksesta eli siitä, onko se sisällyttänyt hänet kyseistä profiilia koskevaan luetteloon.

12. EUAA lisäsi, että se tekee operatiivisten tarpeidensa perusteella arviointeja eri profiileista ympäri vuoden. Päivänä, jona valintalautakunta päättää suorittaa arvioinnin tietystä profiilista, hakijoiden luettelo on ”jäädytetty”; Tämä tarkoittaa, että kyseisen profiilin osalta ei arvioida muita hakijoita. Valintalautakunta ottaa näin ollen huomioon ainoastaan ne hakijat, jotka ovat kyseiseen ”määräpäivään” mennessä ilmaisseet kiinnostuksensa tiettyä profiilia kohtaan ja jotka täyttävät kyseisen profiilin vaatimukset. Sen vuoksi turvapaikkavirasto kehottaa hakijoita päivittämään hakemuksensa säännöllisesti uusimmalla ammattikokemuksellaan ja -pätevyydellään. 

Oikeusasiamiehen arvio

13. EUAA:n vastauksesta kantelijan tarkastelupyyntöön käy selvästi ilmi, että EUAA arvioi asianmukaisesti kantelijan asiaankuuluvaa työkokemusta ehdotuspyynnön profiilin 16 osalta. Vaikka se kesti vain muutaman päivän, kantelija ei ollut hakemuksen tekohetkellä vielä saavuttanut vaadittavaa asiaankuuluvan työkokemuksen vähimmäiskestoa. EUAA:n kanssa käymässään myöhemmässä kirjeenvaihdossa kantelija ei kyseenalaistanut EUAA:n vastausta hänen tarkastelupyyntöönsä, jossa EUAA selittää yksityiskohtaisesti, miten se laski hänen ammatillisen kokemuksensa. Näin ollen EUAA:n päätöksessä hylätä kantelijan tiettyä profiilia koskeva hakemus ei ollut hallinnollista epäkohtaa.

14. Tämän jälkeen turvapaikkavirasto selitti myös yksityiskohtaisesti, miten sen jatkuva rekrytointijärjestelmä toimii ja mitä valituksen tekijän, joka oli tällä välin saavuttanut vaaditun työkokemuksen vähimmäiskeston, oli tehtävä, jotta se voitaisiin ottaa huomioon tietyssä profiilissa tulevaisuudessa. Oikeusasiamies pitää turvapaikkaviraston selitystä kohtuullisena ja riittävänä.

Valintamenettelyn yleiset näkökohdat

Oikeusasiamiehen havaitsemat ongelmat

15. Oikeusasiamies totesi, että pyyntöön ei sisältynyt tietoja hakijoiden käytettävissä olevista muutoksenhakumahdollisuuksista. EUAA:n verkkosivustolla tuolloin olleet palvelukseenottoa koskevat usein kysytyt kysymykset sisälsivät yhden valituksia koskevan kysymyksen, johon vastattiin seuraavasti: ”Hakija voi tehdä valituksen hänelle vastaisesta toimesta. Valitus on tehtävä kolmen kuukauden kuluessa ilmoituksesta”.

16. Oikeusasiamies piti näitä tietoja yleisluonteisina ja puutteellisina, koska se ei selittänyt, mistä kantelussa voisi olla kyse ja miten ja kenelle se olisi toimitettava. Siinä ei myöskään viitattu mahdollisuuteen kääntyä oikeusasiamiehen puoleen.

17. Vakiokirje, jonka turvapaikkavirasto lähetti hylätyille hakijoille kyseisen valintamenettelyn yhteydessä, sisälsi joitakin tietoja muutoksenhakukeinoista, mutta nämä tiedot eivät olleet kattavia. Se ei antanut kantajille mahdollisuutta tehdä kantelua sähköpostitse (vain postitse). Mitä tulee mahdollisuuteen tehdä kantelu oikeusasiamiehelle, tekstissä ei ilmoitettu hakijoille tarpeesta ensin käyttää loppuun muutoksenhakumenettely EUAA:ssa [6].

18. Lisäksi oikeusasiamies katsoi, ettei hakuilmoituksen eikä EUAA:n asianomaisen hakuoppaan sanamuodosta käynyt hakijoille riittävän selvästi ilmi, että heidän työkokemustaan arvioitaessa otettaisiin huomioon ainoastaan sähköisessä hakulomakkeessa toimitetut tiedot. Tuolloin saatavilla olleiden tietojen perusteella hakijat saattoivat uskoa, että valintalautakunta arvioisi heidän työkokemustaan sekä sähköiseen hakulomakkeeseen että ansioluetteloon sisältyvien tietojen perusteella (jotka hakijoiden oli myös ladattava).

19. Oikeusasiamiehen tutkintaryhmä otti edellä mainitut asiat esille EUAA:n edustajien kanssa pidetyssä kokouksessa. Kokouksessa turvapaikkavirasto selosti tuolloin käytössä ollutta arviointiprosessia ja sisäistä muutoksenhakumekanismia. Se ilmoitti pyrkivänsä parantamaan sisäisiä menettelyjään, mukaan lukien muutoksenhakumekanismia ja tapaa, jolla se kommunikoi hakijoiden kanssa.

EUAA:n tutkimuksen aikana toteuttamat toimet

20. Tutkimuksen ollessa käynnissä oikeusasiamies pyysi EUAA:lta ajantasaisia tietoja kokouksessa käsitellyistä asioista.

21. EUAA kuvaili vastauksessaan yksityiskohtaisesti toimia, joita se oli tällä välin toteuttanut oikeusasiamiehen havaitsemien ongelmien ratkaisemiseksi. Ne koostuvat pääasiassa ehdotuspyyntöön liittyvien usein kysyttyjen kysymysten [7] päivittämisestä sekä vakiomuotoisen sähköpostiviestin tekstistä, jonka se lähettää hylätyille hakijoille.

EUAA:n verkkosovellusta koskeva viestintä hakijoiden kanssa

22. EUAA on päivittänyt ehdotuspyyntöä koskevaa hakuopasta, joka on julkaistu sen verkkosivustolla [8]. Oppaassa annetaan hakijoille yksityiskohtaiset vaiheittaiset ohjeet hakemusten täyttämisestä ja lähettämisestä sähköisen hakuvälineen avulla. Jos sähköisen hakemuksen jättämiseen liittyy kysymyksiä tai teknisiä vaikeuksia, hakijat voivat ottaa yhteyttä EUAA:han asiointipostilaatikon kautta.

23. Päivitetyissä usein kysytyissä kysymyksissä todetaan nyt nimenomaisesti, että ”kaikki hakemukset arvioidaan yksinomaan niiden ammattipätevyyksien ja -kokemuksen perusteella, jotka hakijat ovat yksilöineet sähköisen hakuvälineen eri tietokentillä. Hakijan hakemuksen muissa osissa (esim. liitteenä olevissa ansioluetteloissa) annettuja lisätietoja ei periaatteessa oteta huomioon.”[9]

24. Lisäksi hakijoita pyydetään päivittämään hakemuksensa erityisen sähköisen hakuvälineen avulla, jos he saavat uutta asiaankuuluvaa ammattipätevyyttä ja kokemusta, tai antamaan lomakkeissaan selkeämpiä tai yksityiskohtaisempia tietoja olemassa olevista tiedoista. Asiaa koskevissa usein kysytyissä kysymyksissä täsmennetään, että päivitetyt hakemukset voidaan ottaa huomioon mahdollisilla tulevilla valintakierroksilla.[10]

Hakemusten arviointia koskeva viestintä hakijoiden kanssa

25. Asiaa koskevissa usein kysytyissä kysymyksissä kuvataan EUAA:n kaksivaiheinen menettely hakemusten arvioimiseksi. EUAA:n ensimmäinen arviointikomitea vastaa erityisesti ehdotuspyyntöön liittyvien yksittäisten hakemusten alustavasta arvioinnista (pysyvän) luettelon laatimiseksi ulkopuolisista asiantuntijoista. Toinen arviointikomitea vastaa edellä mainittuun luetteloon sisällytettyjen hakijoiden lisäarvioinnista, jotta voidaan ottaa palvelukseen ulkopuolisia asiantuntijoita, kun EUAA:n erityinen tarve ilmenee [11].

26. Kun ensimmäinen arviointikomitea on saanut arviointinsa päätökseen, kaikille asianomaisille hakijoille ilmoitetaan heidän hakemustensa tuloksista sähköpostitse. Jos hakemus hyväksytään, sähköpostiviesti sisältää tiedot siitä, onko hakija merkitty luetteloon useista profiileista. Jos hakemus hylätään, sähköpostiviesti sisältää seuraavat tiedot: a) tiedot syistä, joiden vuoksi hakijaa ei ole sisällytetty kyseisen profiilin asiantuntijaluetteloon (esimerkiksi erityisen kelpoisuusehdon tai vaatimuksen osalta, joka ei täyttynyt); b) hakijaa kehotetaan jättämään hakemuksensa uudelleen, kun hän täyttää vähimmäisvaatimukset, ja/tai sisällyttämään hakemukseensa aiemmin puuttuvat tai puutteelliset tiedot; c) käytettävissä olevat muutoksenhakukeinot (ks. jäljempänä).[12]

Viestintä hakijoiden kanssa sisäisistä ja ulkoisista muutoksenhakumahdollisuuksista

27. Uudessa tekstissä ilmoitetaan nyt hakijoille heidän käytettävissään olevista sisäisistä ja ulkoisista muutoksenhakukeinoista (uudelleentarkastelupyyntö ja kantelu turvapaikkavirastolle, kantelu oikeusasiamiehelle, mahdollisuus saattaa asia EU:n tuomioistuimen käsiteltäväksi) sekä siitä, miten niitä voidaan käyttää. Sisäisten muutoksenhakukeinojen osalta turvapaikkavirastolla on nyt käytössä asiointipostilaatikko, joka on tarkoitettu hakijoiden pyynnöille ja valituksille. Hakijoille lähetetään myös automaattinen vastaanottoilmoitus viestintää varten. Mitä tulee mahdollisuuteen kääntyä oikeusasiamiehen puoleen, asiaa koskevissa usein kysytyissä kysymyksissä ilmoitetaan nyt hakijoille muun muassa vaatimuksesta, jonka mukaan heidän on käytettävä EUAA:n sisäisiä muutoksenhakukeinoja ennen kuin he kääntyvät oikeusasiamiehen puoleen.[13] Samat tiedot sisältyvät EUAA:n vakiomuotoiseen sähköpostiviestiin hylätyille hakijoille [14].

28. Oikeusasiamiehelle antamassaan vastauksessa turvapaikkavirasto kuvaili myös yksityiskohtaisesti sisäistä menettelyään pyyntöjen ja kantelujen käsittelemiseksi. Yhteenvetona voidaan todeta, että turvapaikkaviraston lähestymistapana on tunnistaa nopeasti pyynnön tai valituksen luonne ja monimutkaisuus ja sen jälkeen joko käsitellä se lyhyessä ajassa (kun on kyse yksinkertaisista tai rutiininomaisista asioista, jotka eivät edellytä sisäisiä kuulemisia) tai toteuttaa sisäisiä kuulemisia asiaankuuluvien yksiköiden kanssa (jolloin vastaus voi kestää kauemmin).

29. Turvapaikkavirasto ilmoittaa nyt hakijoille myös määräajan, jonka kuluessa ne voivat odottaa saavansa perusteellisen vastauksen (kaksi viikkoa yksinkertaisten kysymysten osalta, kaksi kuukautta uudelleentarkastelupyyntöjen ja valitusten osalta). Jos näitä määräaikoja ei ole mahdollista noudattaa, turvapaikkavirasto ilmoittaa asiasta hakijoille ja ilmoittaa, milloin ne voivat sen sijaan odottaa saavansa merkittävän vastauksen [15].

30. EUAA:n päivitetyissä usein kysytyissä kysymyksissä ilmoitetaan hakijoille myös uudelleentarkastelupyynnön tai hylättyä hakemusta koskevan valituksen mahdollisista tuloksista (hyväksyminen kokonaisuudessaan, osittainen hyväksyminen, hylkääminen)[16].

Oikeusasiamiehen arvio

31. Oikeusasiamies on tyytyväinen turvapaikkaviraston toteuttamiin konkreettisiin toimiin valintamenettelynsä EASO/2021/885 sisäisten ja ulkoisten näkökohtien parantamiseksi ja erityisesti siihen, miten se viestii hakijoiden kanssa valintamenettelyn kaikista vaiheista (hakuvaihe, arviointi, muutoksenhaut). Oikeusasiamies katsoo, että turvapaikkavirasto on käsitellyt nopeasti, perusteellisesti ja tehokkaasti kaikkia esiin tuotuja huolenaiheita, ja kiittää turvapaikkavirastoa sen pyrkimyksistä noudattaa hyvän hallinnon vaatimuksia. Oikeusasiamies luottaa siihen, että turvapaikkavirasto soveltaa tällaisia vaatimuksia kaikkiin tuleviin henkilöstön valintamenettelyihinsä.

Päätelmät

Tutkimuksen perusteella oikeusasiamies päättää asian käsittelyn seuraavin johtopäätöksin [17]:

Euroopan unionin turvapaikkaviraston (EEUA) arvioidessa kantelijan hakemusta valintamenettelyssä EASO/2021/885 ei ilmennyt hallinnollista epäkohtaa.

EUAA on ratkaissut tutkimuksen näkökohdat, jotka liittyvät sen valintamenettelyn EASO/2021/885 erilaisiin sisäisiin ja ulkoisiin näkökohtiin ja erityisesti siihen, miten se kommunikoi hakijoiden kanssa.

Valituksen tekijälle ja EUAA:lle ilmoitetaan tästä päätöksestä.[18]

 

Tina Nilsson

tapausten käsittelystä vastaavan yksikön päällikkö

Strasbourgissa 13.7.2023

 

 

[1] Saatavilla osoitteessa https://euaa.europa.eu/sites/default/files/EASO_Call_Expression_of_Interest_2021_885__.pdf

[2] Ks. https://euaa.europa.eu/sites/default/files/2022-03/annex_1_expert_profiles.pdf

[3] Euroopan hyvän hallintotavan säännöstön (ECGAB) (17 artikla) mukaan (saatavilla osoitteessa https://www.ombudsman.europa.eu/en/publication/en/3510) ”päätös jokaisesta toimielimelle esitetystä pyynnöstä tai kantelusta tehdään kohtuullisessa ajassa, viipymättä ja joka tapauksessa viimeistään kahden kuukauden kuluttua sen vastaanottamisesta”.

[4] ECGAB:n 14 §:n mukaan ”jokaiselle toimielimelle osoitetulle kirjeelle tai kantelulle on lähetettävä vastaanottoilmoitus kahden viikon kuluessa, paitsi jos perusteltu vastaus voidaan lähettää tässä määräajassa ”.

[5] Tässä tapauksessa kokous pidettiin yhdessä samaa valintamenettelyä koskevassa asiassa 560/2022/KT pidetyn kokouksen kanssa.

[6] Oikeusasiamiehen ohjesäännön 2 artiklan 3 kohdan mukaan ”kantelijan on ennen kantelun tekemistä otettava asianmukaisesti yhteyttä asianomaiseen unionin toimielimeen, elimeen tai laitokseen”.

[7] Ks. päivitetyt usein kysytyt kysymykset osoitteessa https://euaa.europa.eu/sites/default/files/2023-04/CEI_No1-FAQ.pdf

[8] https://cei.euaa.europa.eu/Candidate%20Application%20Guide.pdf

[9] Ks. FAQ 4 (korostus alkuperäisessä tekstissä).

[10] Ks. kysymys 9.

[11] Ks. usein kysytyt kysymykset 3.

[12] Ks. usein kysytyt kysymykset 5.

[13] Ks. usein kysytyt kysymykset 6.

[14] Ks. usein kysytyt kysymykset 5.

[15] Ks. kysymys 7.

[16] Ks. FAQ 8.

[17] Tämä kantelu on käsitelty delegoitujen tapausten käsittelyn yhteydessä täytäntöönpanosäännösten hyväksymisestä tehdyn Euroopan oikeusasiamiehen päätöksen mukaisesti.

[18] Täydelliset tiedot valitusmenettelystä ja valituksiin liittyvistä oikeuksista ovat saatavilla osoitteessa 

  https://www.ombudsman.europa.eu/fi/asiakirja/70707