Hyvä jäsen C.

Teitte 19. joulukuuta 2001 Euroopan oikeusasiamiehelle kantelun ACTEDin puolesta siitä, että komissio oli hylännyt ACTEDin hakemuksen AD 21367-084 "Pienleipomoiden ja pienviljelijöiden elintarviketurvan tukeminen Tadžikistanissa" ehdotuspyynnön SCRE/111402/C/G "Food Security Programme NGO 2000" perusteella.

Toimitin kantelun 23.1.2002 komission puheenjohtajalle. Komissio lähetti lausuntonsa 26. helmikuuta 2002, ja toimitin sen Teille ja pyysin Teitä esittämään huomautuksensa. Teiltä ei ole näköjään saatu huomautuksia.

Kirjoitan nyt kertoakseni teille tehtyjen tutkimusten tuloksista.

KILPAILUKYKY

Kantelijan mukaan merkitykselliset tosiseikat olivat seuraavat:

'ACTED', jäljempänä 'kantelija', on teknisen yhteistyön ja kehityksen tukivirasto. Tammikuussa 2001 kantelija jätti hakemuksen komission EuropeAid-yhteistyötoimiston hallinnoiman ehdotuspyynnön SCRE/111402/C/G "Food Security Programme NGO 2000" johdosta. Kantelijan hanketta AD 21367-084 kutsuttiin "Elintarviketurvan tukemiseksi Tadžikistanin pienleipomoiden ja pienviljelijöiden kautta".

Kantelija vastaanotti 2. elokuuta 2001 komission 24. heinäkuuta 2001 päivätyn kirjeen, jossa sille ilmoitettiin, että hakemus ei ollut tukikelpoinen "epäjohdonmukaisen talousarvion" vuoksi. Menojen jakautuminen ilmoitetaan ainoastaan komissiolta pyydetyn rahoitusosuuden osalta." Yksikönpäällikkö totesi hylkäyskirjeessään, että "pahoittelemme, ettemme voi aloittaa keskustelua tämän päätöksen perusteista sähköpostitse, kirjeitse, faksilla tai puhelimitse".

Kantelija kirjoitti 3 päivänä elokuuta 2001 komissiolle ja pyysi, että sen hakemusta tarkasteltaisiin uudelleen. Kantelija katsoo, että komissio ei ole noudattanut asianmukaisesti ehdotuspyynnön hallinnollisia menettelyjä. Kantelija huomautti 3 päivänä elokuuta 2001 päivätyssä kirjeessään, että komission verkkosivustollaan julkaisemassa vakiomuotoisessa talousarviolomakkeessa ei ilmoitettu, olisiko talousarviossa viitattava koko talousarvioon, mukaan lukien kaikki muista lähteistä saatava yhteisrahoitus, vai ainoastaan komissiolta pyydettyyn talousarvioon. Muita sarakkeita tai rivejä ohjelman muiden rahoitusosuuksien yksilöimiseksi ei ollut.

Kantelija kirjoitti uudelleen komissiolle 6 ja 7 päivänä elokuuta 2001 sekä 16 päivänä marraskuuta 2001. Kantelija totesi 7 päivänä elokuuta 2001 päivätyssä kirjeessään, että menettelyn mukaan komissio oli arvioimassa hankkeen "hallinnollista vaatimustenmukaisuutta" eikä tukikelpoisuutta. Kantelija huomautti myös käyttäneensä komission vakiomuotoista talousarviolomaketta. Komissio ei kuitenkaan vastannut kantelijan kirjeisiin.

Kantelija teki 19. joulukuuta 2001 tämän kantelun oikeusasiamiehelle ja esitti seuraavat kaksi väitettä:

1. Komissio ei ole noudattanut asianmukaisesti ehdotuspyynnön SCRE/111402/C/G "Food Security Programme NGO 2000" hallinnollisia menettelyjä, minkä vuoksi kantelijan hakemus AD 21367-084 "Support to food security through small-scale bakeries and small scale farmers in Tadžikistan" hylättiin.

2. Komissio ei vastannut kantelijan 3, 6 ja 7 päivänä elokuuta 2001 ja 16 päivänä marraskuuta 2001 päivättyihin kirjeisiin.

KYSYMYS

Komissio muistutti ensin kantelun tosiseikoista:

Tammikuussa 2001 kantelija esitti ehdotuspyynnön SCRE/111402/C/G puitteissa rahoitettavan hankkeen. Valintalautakunta tarkasteli 17. heinäkuuta 2001 pitämässään kokouksessa kaikkia ehdotuksia, jotka ulkopuolinen toimeksisaaja TRANSTEC oli arvioinut, arvioidakseen niitä hallinnollisen sääntöjenmukaisuuden ja tukikelpoisuustaulukon perusteella. Vaatimusten mukaiset ehdotukset siirtyisivät sitten arviointimenettelyn seuraavaan vaiheeseen eli itse hankkeen tekniseen arviointiin.

Yksi tärkeimmistä kriteereistä ehdotuksen tukikelpoisuuden määrittämisessä on terve ja tasapainoinen talousarvio, joka sisältää kaikki ehdotuspyynnön tekstissä pyydetyt osatekijät. Kantelijan huomautusten todettiin olevan puutteellisia sen talousarvion osalta, koska kantaja oli esittänyt kuluja, jotka kattoivat ainoastaan komissiolta pyydetyn rahoitusosuuden. Ehdotuspyynnön suuntaviivat olivat selkeät, samoin kuin liitteenä oleva talousarviolomake, jonka mukaan 100 prosenttia tukikelpoisista kustannuksista olisi esitettävä talousarviossa.

On ollut käytäntönä, että jos talousarvioesityksessä on virheitä, hakemus olisi hylättävä, koska tämä vaatimus on enemmän kuin pelkkä hallinnollinen muodollisuus. Näin ollen valintalautakunta hylkäsi ACTEDin hakemuksen ja yhdeksän muuta samaan luokkaan kuuluvaa tapausta. Hylkäämiskirjeet lähetettiin 24.7.2001 hylätyille kantajille.

Kantelija vastasi välittömästi puhelimitse ja väitti haluavansa korjata tämän virheen esittämällä uuden talousarvion. Yksityiskohtaisen ja kohteliaan keskustelun jälkeen kantelijalle kerrottiin, että hän voisi tietenkin lähettää uuden talousarvion, mutta komitean olisi päätettävä sen hyväksyttävyydestä.

Komitea kokoontui 27. syyskuuta 2001 ja vahvisti kantansa, jonka mukaan talousarviovirheet liittyvät pikemminkin tukikelpoisuuteen kuin hallinnollisiin muodollisuuksiin. Tämä selitettiin kantelijalle puhelimitse.

Kantelun osalta komissio esitti seuraavat huomautukset:

Komissio korosti, että yhteisön ulkoisen avun sopimusmenettelyjä koskeva käytännön opas julkaistiin tammikuussa 2001 tämän ehdotuspyynnön julkaisemisen jälkeen. Sen 6.3.8.3 kohdassa todetaan kuitenkin kiistatta seuraavaa: "Tämä arviointi on tehtävä käyttäen hallinnollista vaatimustenmukaisuus- ja tukikelpoisuustaulukkoa (ks. liite E7) ja käyttäen hakuoppaassa esitettyjä perusteita. Arvioijat tai arviointikomitean jäsenet eivät saa missään tapauksessa muuttaa hakijoille hakuoppaassa ilmoitettua hallinnollista vaatimustenmukaisuus- ja kelpoisuustaulukkoa. Hallinnollinen vaatimustenmukaisuus: on asiakirja-aineisto täydellinen ? Jos jokin asiakirja puuttuu tai osa hakulomakkeesta jää täyttämättä, hakijan on täytettävä hakemus 48 tunnin kuluessa.

Tarkasteltuaan asiaa komission yksiköt ovat yhtä mieltä siitä, että kun edellä olevaa sanamuotoa luetaan huolellisesti, voidaan uskottavasti väittää, että talousarvio on osa hakulomaketta ja että sitä voidaan näin ollen pitää hallinnollisena muodollisuutena. Näin ollen hakijaan olisi sovellettava 48 tunnin määräaikaa virheiden korjaamiseksi.

Näin ollen komitean puheenjohtaja suosittelee menettelyn mukaisesti komitean jäsenille seuraavassa kokouksessaan, joka on määrä pitää helmikuun 2002 lopussa, että he peruuttavat päätöksensä sekä tästä että muista samankaltaisista tapauksista. Näissä yhdeksässä muussa tapauksessa hakijaa olisi myös pyydettävä toimittamaan talousarvionsa uudelleen 48 tunnin määräajassa. Tämän jälkeen ACTEDille ilmoitetaan virallisesti sen soveltamisen tuloksesta.

Vastauksen puuttumisen osalta komissio pahoitteli, että sen yksiköt eivät vastanneet kantelijan 3., 6. ja 7. elokuuta sekä 16. marraskuuta 2001 saamiin kirjeisiin kirjallisesti. Komission yksiköt ovat kuitenkin useissa puhelinkeskusteluissa ilmoittaneet kantelijalle asian käsittelyn etenemisestä. Komissio katsoo, että tätä asiaa käsitellessään yksiköitä ei voida arvostella puutteellisesta viestinnästä, vaikka tämä tiedonanto olisi pitänyt virallistaa.

Johtopäätöksenä komissio totesi, että komitean on määrä hyväksyä seuraavassa kokouksessaan virallisesti kantelijan hakemus valintamenettelyn seuraavaan vaiheeseen, joka koostuu kahden erillisen yksikön suorittamasta teknisestä arvioinnista hankkeen pisteyttämiseksi julkaistujen arviointilomakkeiden mukaisesti. Jos yhdeksän muuta samankaltaista tapausta korjaavat talousarvionsa tyydyttävästi, ne noudattavat samoja menettelyjä. Tämän jälkeen valintalautakunta tutkii teknisen arvioinnin ja siitä saadut pisteet ja vertaa hankkeen laatua kaikkien muiden tämän ehdotuspyynnön perusteella arvioitujen ehdotusten laatuun määrittääkseen, täyttääkö hanke yhteisön tuen myöntämiselle asetetut vaatimukset.

Komission yksiköt halusivat vakuuttaa kaikille osapuolille, että tämä loppuarviointi tehdään tavanomaisen käytännön mukaisesti mahdollisimman objektiivisesti ja tosiasioihin perustuen.

Kantelija ei lähettänyt huomautuksia.

PÄÄTÖS

1.1 Kantelija väitti, että komissio ei ole noudattanut asianmukaisesti ehdotuspyynnön SCRE/111402/C/G "Food Security Programme NGO 2000" hallinnollisia menettelyjä, minkä vuoksi kantelijan hakemus AD 21367-084 "Support to food security through small-scale bakeries and small scale farmers in Tajikistan" hylättiin.

1.2 Komissio totesi, että käytännön oppaasta voidaan päätellä, että talousarvio on osa hakulomaketta ja että sitä voidaan näin ollen pitää hallinnollisena muodollisuutena. Tämän perusteella komissio totesi, että komitean puheenjohtaja suosittelee komitean jäsenille, että nämä peruuttaisivat tätä ja muita tapauksia koskevan päätöksensä. Komitea hyväksyy virallisesti kantelijan hakemuksen valintamenettelyn seuraavaan vaiheeseen, joka koostuu teknisestä arvioinnista. Komissio huomautti myös, että loppuarviointi tehdään tavanomaisen käytännön mukaisesti mahdollisimman objektiivisesti ja tosiasioihin perustuen. Kantelija ei esittänyt huomautuksia komission lausunnosta.

1.3 Oikeusasiamies toteaa, että komissio hyväksyi lopulta sen, että hakemuksen talousarviota voitaisiin käytännön oppaan mukaan pitää osana hallinnollisten määräysten noudattamista. Tämän seurauksena kantelijan hakemus hyväksyttiin arvioinnin seuraavaan vaiheeseen. Näin ollen vaikuttaa siltä, että komissio on ryhtynyt asianmukaisiin toimiin asian ratkaisemiseksi. Sen vuoksi lisätutkimukset eivät ole perusteltuja.

2.1 Kantelija väitti, että komissio ei ollut vastannut sen 3., 6. ja 7. elokuuta 2001 ja 16. marraskuuta 2001 päivättyihin kirjeisiin. Komissio pahoitteli, että sen yksiköt eivät olleet vastanneet kantelijan tiedonantoihin. Ne olivat kuitenkin ilmoittaneet kantelijalle useilla puhelinkeskusteluilla asian etenemisestä, minkä vuoksi komissio katsoi, että sen yksiköitä ei voida arvostella viestinnän puuttumisesta.

2.2 Oikeusasiamies toteaa, että se, että komissio ei ole vastannut kantelijan kirjeisiin, on johdonmukaista sen kanssa, että komissio totesi 24. heinäkuuta 2001 päivätyssä lyhyessä hylkäyskirjeessään, että "pahoittelemme, ettemme voi aloittaa keskustelua tämän päätöksen perusteista sähköpostitse, kirjeitse, faksilla tai puhelimitse".

2.3 Tältä osin oikeusasiamies haluaa muistuttaa, että hyvän hallintotavan periaatteet edellyttävät, että yhteisön toimielimet ja laitokset perustelevat tekemänsä päätökset (1). Komission hyvän hallintotavan säännöstössä säädetään, että "jos ei ole mahdollista antaa yksityiskohtaisia tietoja yksittäisten päätösten perusteista esimerkiksi siksi, että samankaltaisten päätösten kohteena on suuri määrä henkilöitä, voidaan antaa vakiomuotoisia vastauksia. Vakiomuotoisissa vastauksissa olisi esitettävä päätöksen pääasialliset perustelut. Lisäksi asianomaiselle osapuolelle, joka nimenomaisesti pyytää yksityiskohtaisia perusteluja, on toimitettava ne."

2.4 Käsiteltävässä asiassa vaikuttaa siltä, että kantelijalle on annettu vain lyhyt vakiomuotoinen vastaus. Komission 24.7.2001 päivätyn kirjeen sanamuodon mukaan kantelijalta on nimenomaisesti evätty oikeus saada yksityiskohtaiset perustelut hylkäävälle päätökselle. Kyseessä on hallinnollinen epäkohta, ja oikeusasiamies esittää jäljempänä kriittisen huomautuksen.

Kantelun toista osaa koskevien oikeusasiamiehen tutkimusten perusteella on tarpeen esittää seuraava kriittinen huomautus:

Koska tämä asian näkökohta koskee menettelyjä, jotka liittyvät tiettyihin menneisyyden tapahtumiin, ei ole asianmukaista pyrkiä sovintoratkaisuun asiassa. Oikeusasiamies päättää näin ollen asian käsittelyn.

Päätöksestä ilmoitetaan myös komission puheenjohtajalle.

Vilpittömästi,

Jacob SÖDERMAN

(1) Ks. komission hyvän hallintotavan säännöstön kohta "Päätösten perusteluvelvollisuus" sekä oikeusasiamiehen hyvän hallintotavan säännöstön 18 artikla. Ks. myös perusoikeuskirjan 41 artikla.