Lugupeetud hr X

Ombudsman on saanud kaebuse Euroopa Komisjoni vastu. Kaebus käsitleb komisjoni kinnitavat otsust kaebuse esitaja taotluse kohta anda üldsusele juurdepääs dokumendi EASE 2023/2252 alusel registreeritud dokumentidele.

Saan aru, et komisjon tuvastas oma kinnitavas otsuses kokku seitse dokumenti. Ta andis täieliku juurdepääsu ühele dokumendile, osalise juurdepääsu viiele dokumendile ja keeldus täielikult juurdepääsu andmisest ühele dokumendile. Seejuures tugines komisjon määruse (EÜ) nr 1049/2001 artiklis 4, eelkõige artikli 4 lõike 1 punktis b (eraelu puutumatuse ja isikupuutumatuse kaitse) ja artikli 4 lõike 3 teises lõigus (otsustamisprotsessi kaitse) sätestatud eranditele.

Oleme otsustanud algatada uurimise seoses kaebusega komisjoni otsuse kohta keelduda määruse 1049/2001 alusel taotletud dokumentidele (täieliku või osalise) juurdepääsu andmisest.

Määruses 1049/2001 on sätestatud, et juurdepääsutaotlusi tuleks käsitleda viivitamata. Selle põhimõttega on kooskõlas ka see, et ombudsman püüab selliste juhtumitega võimalikult kiiresti tegeleda.

Esimese sammuna peame vajalikuks kaebuse esitaja taotluses käsitletavad dokumendid läbi vaadata. Oleksin tänulik, kui komisjon esitaks ombudsmani uurimisrühmale järgmiste dokumentide täielikud koopiad (redigeerimata):

• Peasekretariaadi ja Euroopa Liidu Väljaannete Talituse vaheline sisekommunikatsioon, 30. märts 2023, viide Ares(2023)3833726 (edaspidi „dokument 2“).
• peasekretariaadi 7. märtsi 2023. aasta sisekommunikatsioon, viide Ares(2023)3838050 (edaspidi „dokument 3“);
• peasekretariaadi 14. märtsi 2023. aasta e-kiri Euroopa Parlamendile ja nõukogule, viide Ares(2023)3829858 (edaspidi „dokument 4“);
• Nõukogu 17. märtsi 2023. aasta vastus, viide Ares(2023)3829910 (edaspidi „dokument 5“);
• Euroopa Parlamendi 16. märtsi 2023. aasta vastus viitenumbriga Ares(2023)3829946 (edaspidi „dokument 6“);
• Presidendi kantselei 21. märtsi 2023. aasta e-kiri, viide Ares(2023)3829965 (edaspidi „dokument 7“).

Dokumendid tuleks saata ombudsmanile eelistatavalt elektrooniliselt krüpteeritud e-posti teel [1] 11. septembriks 2023.

Dokumente, mille kohta on esitatud üldsuse juurdepääsu taotlus, käsitletakse konfidentsiaalselt koos mis tahes muu materjaliga, mida komisjon otsustab meiega jagada ja mis on konfidentsiaalne. Selliseid dokumente käideldakse ja säilitatakse kooskõlas selle konfidentsiaalse staatusega ning need kustutatakse ombudsmani toimikutest varsti pärast uurimise lõppu.

Komisjoni seisukoht on esitatud 27. juuli 2023. aasta kinnitavas otsuses. Kui komisjon soovib esitada kaebuse kohta täiendavaid seisukohti, mida Euroopa Ombudsman peab uurimise käigus arvesse võtma, palutakse tal esitada need viieteistkümne tööpäeva jooksul alates käesoleva kirja kättesaamisest, st 25. septembriks 2023. Täpsemalt väidab kaebuse esitaja, et on ka muid dokumente, mis kuuluvad tema taotluse kohaldamisalasse, ja et komisjon ei ole neid tuvastanud (eelkõige „dokumendid, mis tõendavad põhjendamatut survet töötajatele, või taotlused töötajatele, kes soovivad oma nime kustutamist“). Seega oleks kasulik, kui komisjon selgitaks, kuidas seitse vaidlusalust dokumenti tuvastati, ja kui on olemas muid täiendavaid dokumente, miks neid loetelusse ei kantud.

Käesolevale kirjale on lisatud kaebuse koopia.

Pange tähele, et kaebuse esitaja tõstatatud teine küsimus, st komisjoni otsus muuta oma tava seoses mittejuhtivate töötajate nimede avaldamisega veebisaidil EU Whoiswho, on praegu vastuvõetamatu.

Juhtumi uurimise eest vastutav ametnik on Nicholas Hernanz.

Lugupidamisega,

Rosita Hickey Uurimiste
direktor

Strasbourg, 4.9.2023

[1] Krüpteeritud e-kirju saab saata meie spetsiaalsesse postkasti.