Kaebuse taust

1. Kaebuse esitaja töötab ühe inimõiguste valdkonnas tegutseva Rootsi valitsusvälise organisatsiooni programmijuhina.

2. 14. märtsil 2016 esitas ta Euroopa välisteenistusele määruse 1049/2001 [1] alusel esialgse taotluse üldsuse juurdepääsuks dokumentidele. Ta soovis saada juurdepääsu ELi ja Kuuba vahelisele poliitilise dialoogi ja koostöö lepingule, mis parafeeriti 11. märtsil 2016 Havannas.

3. Euroopa välisteenistus vastas kaebuse esitaja esialgsele taotlusele 27. aprillil 2016. Nõukogu märkis, et kuna poliitilise dialoogi ja koostöö leping on „ajutist laadi ja osa käimasolevatest läbirääkimistest”, võib selle avalikustamine i) tõsiselt kahjustada institutsioonilist otsustusprotsessi; ning ii) võivad kahjustada rahvusvahelisi suhteid, kuna „avaldamine enne lõplikku vormistamist võib kahjustada ELi suhteid Kuubaga”. Vastavalt määruse 1049/2001 artikli 4 lõikele 3 [2] ja artikli 4 lõike 1 kolmandale taandele [3] ei saanud taotletud dokumenti seega täielikult ega osaliselt avalikustada.

4. Seejärel taotles kaebuse esitaja 2. mail 2016 selle otsuse läbivaatamist (edaspidi „kordustaotlus“).

5. Euroopa välisteenistus vastas kaebuse esitaja kordustaotlusele 26. mail 2016. Ta jäi oma varasema seisukoha juurde. Parlament märkis, et poliitilise dialoogi ja koostöö leping oli seejärel esialgne ning pärast seda, kui läbirääkijad olid teksti parafeerinud, pidid õiguskeele eksperdid ja muud eksperdid selle mõlemal poolel veel läbi vaatama. Seetõttu ei olnud tekst piiratud vormis ja piiratud läbirääkimisvolituste alusel toimunud läbirääkimiste lõpptulemus. Igasugune avalikustamine võib seega kahjustada käimasolevat otsustusprotsessi.

6. Euroopa välisteenistus lisas, et poliitilise dialoogi ja koostöö leping muutub lõplikuks, kui kõrge esindaja ja komisjon soovitavad nõukogul sellele alla kirjutada. Selles etapis märkis Euroopa välisteenistus, et see avalikustatakse ka.

7. Kaebuse esitaja arvates ei olnud Euroopa välisteenistuse seisukoht veenev, sest kuna dokument oli parafeeritud, ei saanud seda pidada ajutiseks. Seetõttu pöördus ta Euroopa Ombudsmani poole.

Uurimine

8. 1. juulil 2016 algatas ombudsman kaebuse uurimise ning tuvastas järgmise väite ja nõude:

1) Euroopa välisteenistus otsustas ekslikult dokumenti mitte avalikustada.

2) Euroopa välisteenistus peaks dokumendi avalikustama.

9. Uurimise käigus võttis ombudsman nõuetekohaselt arvesse kaebuses esitatud teavet. Eelkõige analüüsis ta Euroopa välisteenistuse ja kaebuse esitaja vahelist kirjavahetust enne, kui kaebuse esitaja pöördus ombudsmani poole.

Väide, et Euroopa välisteenistus otsustas ekslikult dokumenti mitte avalikustada

Edasised arengud

10. 12. augustil 2016, st enne seda, kui ombudsman oli kavandanud toimikuga tutvuda, saatis Euroopa välisteenistus ombudsmani teenistustele e-kirja, milles teatas, et pärast seda, kui komisjon on taotletud dokumendi vastu võtnud, edastab ta selle kaebuse esitajale. See pidi toimuma enne 2016. aasta septembri lõppu.

11. Ombudsman palus 17. augusti 2016. aasta e-kirjas kaebuse esitajal esitada oma märkused Euroopa välisteenistuse kirja kohta. Kaebuse esitaja tegi seda 18. augustil 2016. Oma tähelepanekutes tänas kaebuse esitaja ombudsmani jõupingutuste eest probleemi lahendamisel. Ta tugines ka ELi lepingu artiklitele 10 ja 11 ning väitis, et jättes avaldamata dokumendi, mille asjaomased läbirääkimisrühmad olid avalikult parafeerinud, piirab Euroopa välisteenistus selgelt kodanike suutlikkust selles küsimuses avalikult arvamusi vahetada. Ta väitis, et leping on avalik dokument, mitte eelnõu, olenemata sellest, kas komisjon selle vastu võtab.

12. Euroopa välisteenistus edastas 27. septembril 2016 ombudsmanile e-kirja, mille ta oli saatnud kaebuse esitajale 22. septembril 2016, teatades talle, et kuna dokument oli selleks ajaks tunnistatud lõplikuks, on tal sellele juurdepääs. Euroopa välisteenistus edastas kaebuse esitajale taotletud dokumendi koopia käesoleva e-kirja lisana. Lisaks märkis Euroopa välisteenistus, et komisjon võttis poliitilise dialoogi ja koostöö lepingu allkirjastamist käsitleva ettepaneku nõukogule vastu päev varem, st 21. septembril 2016.

13. Euroopa välisteenistus lisas ombudsmanile saadetud kirjale ka koopia e-kirjast, mille kaebuse esitaja oli talle saatnud 22. septembril 2016, kinnitades, et ta on dokumendi kätte saanud, ja tänades Euroopa välisteenistust selle eest.

Ombudsmani hinnang

14. Kaebuse esitaja on nüüd taotletud dokumendi kätte saanud. Kaebuse esitaja ei ole lisaküsimusi seoses avalikustamise ajaga tõstatanud. Ombudsman lõpetab seega uurimise vastavalt Euroopa välisteenistuse otsusele.

15. Ombudsman soovib siiski selgitada, et seda järeldust ei tohiks mõista kui viidet sellele, et Euroopa välisteenistus avalikustas teabe tegelikult õigel ajal.

Järeldus

Selle kaebuse uurimise põhjal lõpetab ombudsman uurimise järgmise järeldusega:

Euroopa välisteenistus on küsimuse lahendanud.

Kaebuse esitajat ja Euroopa välisteenistust teavitatakse sellest otsusest.

Strasbourg, 10. november 2016

Emily O'Reilly

Euroopa Ombudsman

[1] Euroopa Parlamendi ja nõukogu 30. mai 2001. aasta määrus (EÜ) nr 1049/2001 üldsuse juurdepääsu kohta Euroopa Parlamendi, nõukogu ja komisjoni dokumentidele (EÜT L 145, lk 43; ELT eriväljaanne 01/03, lk 331).

[2] "Juurdepääs dokumendile, mille institutsioon on koostanud sisekasutuseks või mille institutsioon on saanud ning mis käsitleb küsimust, milles institutsioon ei ole veel otsust teinud, keelatakse, kui dokumendi avaldamine kahjustaks tõsiselt institutsiooni otsustamisprotsessi, välja arvatud juhul, kui avaldamine teenib ülekaalukaid üldisi huve.
Juurdepääs dokumentidele, mis sisaldavad sisekasutuseks esitatud arvamusi osana asjaomase institutsiooni sisearuteludest ja eelkonsultatsioonidest, keelatakse isegi pärast otsuse tegemist, kui dokumendi avalikustamine kahjustaks tõsiselt institutsiooni otsustamisprotsessi, välja arvatud juhul, kui avaldamine teenib ülekaalukaid üldisi huve.”[rõhuasetus lisatud]

[3] "Institutsioonid keelavad juurdepääsu dokumentidele, mille avaldamine kahjustaks rahvusvaheliste suhete kaitset". [rõhuasetus lisatud]