Hecho de conformidad con el artículo 3, apartado 6, del Estatuto del Defensor del Pueblo Europeo[1]

El fondo

1. El 4 de julio de 2013, la Oficina Europea de Selección de Personal («EPSO») publicó un anuncio de oposición[2] para constituir una lista de reserva a partir de la cual contratar intérpretes de conferencia con el francés como lengua principal. El denunciante, intérprete cualificado y miembro del personal de la UE, tenía la intención de participar en este concurso y cumplimentó la solicitud en línea. Las solicitudes completadas pudieron validarse entre el 4 de julio de 2013 y el 6 de agosto de 2013 a mediodía. El autor se enfermó. Del 5 al 6 de agosto de 2013 recibió un goteo en el hospital, por lo que no validó su solicitud dentro de dicho plazo. En el momento en que se enfermó, asistía a un curso de italiano en una escuela de idiomas en Sicilia, Italia.

2. El 7 de agosto de 2013, tan pronto como la demandante se recuperó, se puso en contacto con la EPSO para informarle de la situación. Explicó que fue debido a "superfeccionismo"y su deseo de mejorar su aplicación que había esperado hasta el último momento para validarlo. También pregunta si su solicitud tardía puede aceptarse teniendo en cuenta el certificado médico que documenta su estado de salud imprevisible. Según el certificado de fecha 5 de agosto de 2013, la autora necesitaba dos días de "descanso absoluto en la cama y de terapia intensiva" para mitigar las consecuencias de su enfermedad.

3. El 8 de agosto de 2013, la EPSO respondió que el plazo no podía prorrogarse por ningún motivo personal. El denunciante insistió en la importancia del asunto, ya que el concurso fue supuestamente el primero para intérpretes de conferencias con el francés como lengua principal en siete años. El 12 de agosto de 2013, el superior jerárquico de la autora se puso en contacto con la EPSO para apoyar su reclamación. Sin embargo, en su respuesta, la EPSO aconsejó a su superior jerárquico que se abstuviera de ponerse en contacto con la EPSO en nombre de los candidatos a fin de garantizar la igualdad de trato entre los candidatos. El 16 de agosto de 2013, la demandante volvió a ponerse en contacto con la EPSO y reiteró su solicitud de admisión a la oposición. La EPSO rechazó su solicitud el 19 de agosto de 2013. Sostuvo que, dado que se informó a todos los solicitantes de los procedimientos y se les aconsejó que respetaran estrictamente los plazos pertinentes, la demandante había tenido tiempo suficiente para completar y validar su solicitud, que era de su exclusiva responsabilidad. Insatisfecho con esta respuesta, el demandante se puso en contacto con el director de la EPSO, pero fue en vano.

4. El 30 de agosto de 2013, el demandante presentó una reclamación de conformidad con el artículo 90, apartado 2, del Estatuto. En octubre de 2013, la EPSO le informó de que podía esperar una respuesta en el plazo reglamentario, es decir, cuatro meses después de la presentación de la reclamación. A continuación, se puso en contacto con el Servicio Jurídico de la EPSO, alegando que la decisión debía adoptarse lo antes posible, dado que, en su situación, un plazo de cuatro meses no era razonable. En su respuesta, la EPSO explicó que aplicaba el mismo procedimiento a todas las reclamaciones, pero que adoptaría las medidas adecuadas en caso de resultado positivo.

5. Al no haber recibido respuesta de la EPSO, el 3 de enero de 2014 la demandante presentó su reclamación al Defensor del Pueblo Europeo.

La investigación

6. El Defensor del Pueblo identificó inicialmente las siguientes alegaciones y reclamaciones:

1) La EPSO no respondió a la reclamación del demandante basada en el artículo 90, apartado 2.

2) La EPSO no reconoció que la demandante era físicamente incapaz de validar su solicitud en línea a tiempo y, por lo tanto, se equivocó al no admitirla a la oposición.

3) La EPSO debe responder a la reclamación presentada por el reclamante con arreglo al artículo 90, apartado 2.

4) La EPSO debe reconocer que la demandante era físicamente incapaz de validar su solicitud en línea a tiempo y admitirla a la oposición.

7. Sobre la base de su análisis inicial de la reclamación, la Defensora del Pueblo constató que la primera alegación y reclamación de la demandante merecían una investigación, ya que parecía que la EPSO no había respondido a su reclamación en virtud del artículo 90, apartado 2, dentro del plazo legal. Así pues, los servicios del Defensor del Pueblo se pusieron en contacto con la EPSO por teléfono a este respecto. El 3 de febrero de 2014, el Defensor del Pueblo recibió una copia de la respuesta de la EPSO de 9 de enero de 2014. Ese mismo día, dicha respuesta se remitió al demandante para que formulara sus observaciones. La demandante presentó sus observaciones el 21 de febrero de 2014. Sobre la base de la respuesta de la EPSO y de las observaciones del demandante al respecto, el Defensor del Pueblo invitó posteriormente a la EPSO a presentar un dictamen sobre la segunda alegación y la reclamación conexa.

8. En el curso de la investigación, el Defensor del Pueblo recibió el dictamen de la EPSO sobre la reclamación y, posteriormente, dio al demandante la oportunidad de presentar observaciones sobre el dictamen de la EPSO. Sin embargo, la autora no aprovechó esta oportunidad. Al llevar a cabo la investigación, el Defensor del Pueblo ha tenido en cuenta los argumentos y opiniones presentados por las partes.

Supuesta falta de respuesta a la denuncia del artículo 90, apartado 2, y a la alegación conexa

Argumentos presentados al Defensor del Pueblo

9. En su decisión de 9 de enero de 2014, la EPSO informó a la demandante de que su reclamación había sido desestimada y de que podía interponer un recurso ante el Tribunal de la Función Pública, si así lo deseaba. La demandante impugnó la validez jurídica de la decisión de la EPSO sobre su reclamación con arreglo al artículo 90, apartado 2, habida cuenta del retraso con el que fue emitida y le fue comunicada.

Evaluación del Defensor del Pueblo

10. Dado que la EPSO respondió a la reclamación del demandante con arreglo al artículo 90, apartado 2, el Defensor del Pueblo considera que se ha abordado la primera alegación y la reclamación conexa. Por lo que se refiere al argumento del demandante de que el retraso en la respuesta de la EPSO invalida en cuanto al fondo su decisión, el Defensor del Pueblo señala que, de conformidad con el artículo 90, apartado 2, del Estatuto de los funcionarios, la falta de respuesta dentro del plazo legal de cuatro meses equivale a una decisión negativa implícita y da lugar a la posibilidad de recurrir al Tribunal de la Función Pública o al Defensor del Pueblo. La denunciante presentó su denuncia con arreglo al artículo 90, apartado 2, el 30 de agosto de 2013, lo que significa que el plazo de cuatro meses expiró el 30 de diciembre de 2013. En esa fecha, podría haber considerado que esto equivalía a una decisión negativa implícita y recurrió al Defensor del Pueblo (como lo hizo) o al Tribunal de la Función Pública en los tres meses siguientes. La EPSO emitió su decisión negativa expresa el 9 de enero de 2014, es decir, varios días después de la expiración del plazo. Sin embargo, el artículo 91, apartado 3, del Estatuto establece que, si se adopta una decisión explícita después de que haya expirado el plazo establecido en el artículo 90, apartado 2, y antes de que haya expirado el plazo para interponer un recurso contra la decisión implícita, el plazo para interponer un recurso comenzará a correr de nuevo. Así pues, es evidente que el retraso de una institución en la adopción de una decisión sobre una reclamación con arreglo al artículo 90, apartado 2, no invalida la decisión que se adopta posteriormente.

Alegación de que la EPSO se equivocó al no admitir al denunciante a la oposición y alegación conexa

Argumentos presentados al Defensor del Pueblo

11. Citando la jurisprudencia pertinente, la EPSO señaló que dispone de amplias facultades discrecionales para determinar los pormenores de cada procedimiento de selección. Precisó que la convocatoria de oposición, que constituye la base jurídica de las normas aplicables y que el tribunal calificador está obligado a aplicar para garantizar la igualdad de trato de todos los candidatos, establecía claramente un plazo específico para la validación de las candidaturas, a saber, el 6 de agosto de 2013 a mediodía. La Guía de las oposiciones generales de la EPSO, que, según la jurisprudencia pertinente, forma parte integrante de la convocatoria de oposición, aconseja a los candidatos que adopten todas las medidas necesarias para garantizar que la inscripción en línea se complete dentro del plazo establecido y no esperen hasta el final del período de inscripción para la validación. Además, la EPSO alegó que examina cada reclamación respetando el deber de diligencia y los principios de buena administración y teniendo en cuenta las circunstancias excepcionales alegadas por los candidatos.

12. Además, la EPSO alegó que una circunstancia médica particular puede dar lugar al aplazamiento del plazo, pero debe ser informada de ello a su debido tiempo para poder adoptar las medidas necesarias. Dijo que la denunciante había tenido tiempo suficiente para validar su solicitud (más de un mes después de la fecha de publicación de la convocatoria de oposición). Sin embargo, señaló que la propia autora declaró que no lo había hecho hasta el final, por lo que aceptó el riesgo de validar la solicitud en el último momento y posiblemente incumplir el plazo.

13. La EPSO declaró que simpatizaba con la reclamante y nunca cuestionó sus declaraciones sobre su estado de salud, hospitalización o certificado médico. Sin embargo, señaló que el denunciante incumplió un plazo legal establecido formalmente en la convocatoria de oposición. Esto le impidió ser considerada para esa competencia.

14. La EPSO alegó que recibe innumerables solicitudes de candidatos que, "por una u otra razón", no pueden completar sus solicitudes dentro del plazo. La EPSO argumentó que, si bien algunos casos son más "merecedores que otros", es extremadamente difícil determinar qué causa para conceder prórrogas entre, por ejemplo, "enfermedades, accidentes, viajes de negocios o problemas informáticos" es más digna. La verificación de todas las solicitudes haría inmanejables las tareas de la EPSO. Si un candidato estuviera incapacitado por un período más largo, la competencia no procedería según lo programado, lo que dificultaría un ejercicio logístico extremadamente complejo. También podría exponer a la EPSO a la impugnación de otros candidatos cuyas solicitudes de validación tardía se denieguen.

15. La EPSO añadió que es consciente de la necesidad de ser flexible siempre que sea posible. Sin embargo, está sobre todo obligado por la obligación legal de tratar a todos los candidatos por igual y de respetar los principios de proporcionalidad y no discriminación en todo momento.

16. Dado que la demandante i) tenía un mes completo para completar su solicitud en línea, y ii) no comunicó la existencia de circunstancias excepcionales "antesde que " hubiera expirado el plazo para la presentación de solicitudes, la EPSO confirmó su decisión. Añadió que, entretanto, había decidido proporcionar información aún más explícita a los candidatos e instarlos a que se inscribieran lo antes posible. Además, señaló que las normas generales que rigen las oposiciones generales se actualizarían en consecuencia.

17. La autora alegó que había informado a la EPSO de su enfermedad "a su debido tiempo" y le había proporcionado un certificado médico, pero recibió una respuesta en el sentido de que "no se pueden tener en cuenta circunstancias personales". La EPSO reconoció que un problema médico demostrado por un certificado médico constituye una circunstancia excepcional, pero reiteró que es necesario ponerlo en su conocimiento a su debido tiempo para que pueda adoptar las medidas adecuadas.

Evaluación del Defensor del Pueblo que dio lugar a un proyecto de recomendaciones

18. Es evidente que el hecho de que la autora no validara su solicitud fue consecuencia directa de una enfermedad y una hospitalización que le impidieron temporalmente gestionar sus asuntos. Es igualmente evidente que la doctrina jurídica de la fuerza mayor debería haber guiado a la EPSO en su examen de la solicitud de la demandante de que se aceptara su solicitud. El hecho de que la autora pudiera haber validado su solicitud en el período anterior a la enfermedad carece de pertinencia. El plazo legal para una acción significa que esta acción se puede tomar en cualquier momento dentro del plazo prescrito. Esto significa que, en el caso de la oposición en cuestión, se concedió a los candidatos el derecho a validar sus candidaturas en cualquier momento desde el 4 de julio de 2013 hasta el último momento del plazo, incluso a las 11.59 horas del 6 de agosto de 2013.

19. El Defensor del Pueblo entiende que el establecimiento de un plazo estricto responde al objetivo de la seguridad jurídica. El Defensor del Pueblo también entiende que la EPSO está obligada a tratar por igual a todos los candidatos de la misma oposición. Sin embargo, tratar a un candidato de manera diferente no implica necesariamente que otros candidatos no reciban el mismo trato. Como se indica en el Código Europeo de Buena Conducta Administrativa, una diferencia de trato está justificada en un caso particular en el que existe una base objetiva para apoyar dicha diferencia de trato. Los principios de buena administración y, en particular, el principio de equidad exigen que las solicitudes de los candidatos que se encuentren gravemente enfermos o que sean víctimas de un accidente antes de que expire el plazo y, por lo tanto, no puedan objetivamente validar sus solicitudes a tiempo, no se desestimen simplemente porque, como consecuencia de su enfermedad o accidente, no hayan podido cumplir el plazo[3]. En este caso, había motivos objetivos para tratar al reclamante de manera diferente, pero la EPSO optó por no hacerlo. De hecho, parece haberse basado en una norma inflexible según la cual "no se pueden tener en cuenta circunstancias personales".

20. En su dictamen, la EPSO adoptó una posición poco clara, poco convincente y ambigua. Por una parte, parecía admitir que, "en casos excepcionales", podía conceder prórrogas, añadiendo que esas solicitudes debían presentarse " a sudebido tiempo", es decir, antes de que expirara el plazo. Por otra parte, alegó que recibe un número tan elevado de solicitudes de prórroga que no dispone de recursos suficientes para examinarlas todas y que examinarlas o conceder prórrogas retrasaría las oposiciones que deben seguir un calendario preestablecido. Por último, la EPSO alegó que los candidatos también deben recibir el mismo trato.

21. El Defensor del Pueblo señala que los casos de fuerza mayor son, por su propia naturaleza, imprevisibles y repentinos. Las solicitudes de prórroga basadas en casos de fuerza mayor (como enfermedad o accidente) ocurridos en el último momento antes de la expiración del plazo no pueden, por definición, presentarse dentro del plazo establecido. Por lo tanto, no puede compartir la opinión de la EPSO de que tales solicitudes deben presentarse " asu debido tiempo" si esto quiere decir que necesariamente deben enviarse antes de la expiración del plazo.

22. Por lo que se refiere a la alegación de la EPSO de que recibe un número tan elevado de solicitudes de prórroga que no dispone de recursos ni medios para tramitarlas sin demorar las oposiciones, el Defensor del Pueblo señala que la EPSO no justificó su alegación aportando datos estadísticos relativos a la oposición en cuestión.

23. En cualquier caso, el Defensor del Pueblo no considera que sería una carga administrativa excesiva para la EPSO examinar los certificados médicos en apoyo de un caso de fuerza mayor para decidir si concede prórrogas una vez expirado el plazo, si dichas solicitudes se presentan sin demora. No es difícil distinguir las solicitudes de extensión basadas en viajes de negocios o problemas informáticos de las solicitudes de extensión basadas en hospitalización debido a una enfermedad repentina o grave o a un accidente.

24. Si bien la Defensora del Pueblo entiende las preocupaciones de la EPSO de que no puede posponer todo un procedimiento de oposición debido a un candidato, cree que la EPSO debe poder encontrar el equilibrio adecuado entre acoger a personas en situaciones extremadamente difíciles y no poner en peligro todo el procedimiento de contratación. De hecho, la propia existencia de centros de pruebas informatizados, centros de evaluación y tribunales de selección profesionales debe facilitar la organización de disposiciones especiales para los candidatos que no puedan validar sus candidaturas a tiempo debido a un caso de fuerza mayor.

25. A la luz de lo anterior, el Defensor del Pueblo considera que existen buenas razones para que la EPSO acepte, como cuestión de principio, que deben concederse excepciones a los plazos en situaciones de fuerza mayor, como la hospitalización repentina por enfermedad grave o accidente. El riesgo potencial de incumplir un plazo no es relevante en estas situaciones.

26. En este caso concreto, la EPSO no impugnó la declaración de la demandante de que había sido hospitalizada y había tenido que ser sometida a un goteo; tampoco impugnó su certificado médico pertinente. El Defensor del Pueblo considera que la hospitalización de la demandante respalda la opinión de que su estado era excepcional e imprevisible, lo que equivale a una circunstancia que muy probablemente se calificaría de fuerza mayor. Dado que la reclamante también comunicó su condición a la EPSO inmediatamente después de estar en condiciones de hacerlo, el Defensor del Pueblo considera que habría sido justo que la EPSO hubiera aceptado su solicitud o, al menos, la hubiera examinado seriamente. El hecho de que no lo haya hecho constituye un caso de mala administración.

27. Cuando el Defensor del Pueblo detecte un caso de mala administración, normalmente propondrá una solución o formulará una recomendación con vistas a rectificar la situación. En este caso, se ha completado el procedimiento de selección y se ha publicado la correspondiente lista de reserva en el Diario Oficial[4]. En esta fase, ya no es posible encontrar una solución que rectifique las cosas para el denunciante. Sin embargo, es importante que no se repitan estas malas prácticas y que la EPSO cambie su enfoque para el futuro. Esta es la razón por la que el Defensor del Pueblo formulará tres proyectos de recomendaciones a continuación.

Proyectos de recomendaciones

Sobre la base de la investigación de esta reclamación, el Defensor del Pueblo formula los siguientes proyectos de recomendaciones a la EPSO:

1. La EPSO debe reconocer que hay casos en los que es justo y adecuado establecer un nuevo plazo para validar las solicitudes de los candidatos que no han cumplido un plazo en circunstancias de fuerza mayor, por ejemplo, debido a una enfermedad o un accidente.

2. La EPSO debe aclarar, en su Reglamentación general relativa a las oposiciones generales, las circunstancias en las que podría fijarse dicho nuevo plazo.

3. La EPSO debe informar a los candidatos en consecuencia en su Guía de las oposiciones generales.

Se informará a la EPSO y al reclamante de estos proyectos de recomendación. De conformidad con el artículo 3, apartado 6, del Estatuto del Defensor del Pueblo Europeo, la EPSO enviará un dictamen motivado a más tardar el 30 de junio de 2015. El dictamen detallado podría consistir en la aceptación de los proyectos de recomendaciones y una descripción de cómo se han aplicado.

Estrasburgo, 20.3.2015

Emily O'Reilly

Defensor del Pueblo Europeo

[1] Decisión del Parlamento Europeo, de 9 de marzo de 1994, relativa al Estatuto del Defensor del Pueblo y a las condiciones generales del ejercicio de sus funciones (94/262/CECA, CE, Euratom) (DO L 113, p. 15).

[2] http://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/ALL/?uri=OJ:C:2013:193A:TOC

[3] El Defensor del Pueblo ya ha considerado que los candidatos no deben ser sancionados, debido a una enfermedad debidamente justificada, en los casos en que concurran circunstancias excepcionales y objetivas. Véase el punto 24 de la Decisión del Defensor del Pueblo Europeo por la que se da por concluida la investigación de oficio OI/9/2010/RT relativa a la Oficina Europea de Selección de Personal, disponible en: http://www.ombudsman.europa.eu/cases/decision.faces/es/10428/html.bookmark.

[4] http://eur-lex.europa.eu/legal-content/FR/TXT/PDF/?uri=OJ:C:2014:270A:FULL&from=ES