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Decisión en el asunto 911/2016/OV sobre una supuesta falta de respuesta y supresión por parte de la EPSO de una cuenta EPSO de un candidato
Decisión
Caso 911/2016/OV - Abierto el Lunes | 18 julio 2016 - Decisión de Viernes | 21 octubre 2016 - Institución concernida Oficina Europea de Selección de Personal ( No se constató mala administración , Resolución por la institución ) - País Bulgaria
El demandante escribió varias veces a la EPSO pidiéndole que suprimiera su cuenta EPSO. La EPSO respondió que no podía suprimir su cuenta, ya que dos procedimientos de selección en los que participó seguían abiertos. Después de que el reclamante se pusiera en contacto con la EPSO dos veces más sin recibir respuesta, se dirigió al Defensor del Pueblo alegando que la EPSO no había respondido y solicitando que la EPSO suprimiera su cuenta.
Tras la investigación de la Defensora del Pueblo, la EPSO respondió al reclamante. El Defensor del Pueblo llegó así a la conclusión de que la EPSO había resuelto la alegación del demandante. En su respuesta, la EPSO también informó al reclamante de que el período de conservación de datos para los dos procedimientos de selección en los que participó aún no había expirado y que, por lo tanto, aún no podía eliminar su cuenta EPSO. El Defensor del Pueblo no constató mala administración a este respecto y, por lo tanto, archivó el asunto.
Antecedentes de la denuncia
1. El denunciante creó una cuenta EPSO en 2006 y posteriormente participó en varias oposiciones generales/procedimientos de selección de la EPSO. El 21 de abril de 2016, el demandante se puso en contacto con la EPSO alegando que había intentado suprimir su cuenta EPSO, pero que había recibido un mensaje automático según el cual la supresión de la cuenta no le permitiría crear una nueva. Por lo tanto, pregunta si esto significa que no podrá participar en futuras oposiciones de la EPSO.
2. El 26 de abril de 2016, la EPSO respondió que, si eliminaba su cuenta, podría crear una nueva. A continuación, el demandante respondió afirmando que, cuando intentó suprimir su cuenta EPSO, recibió un mensaje en el que se enumeraban varias oposiciones en las que participó (algunas de las cuales datan de 2005). La EPSO respondió que era imposible eliminar su cuenta, ya que dos oposiciones a las que se había inscrito seguían abiertas. A continuación, el demandante respondió afirmando que, al parecer, todas las oposiciones en las que participó parecían aún abiertas. El 14 de mayo de 2016 volvió a escribir a la EPSO para plantear la misma cuestión.
3. Al no haber recibido respuesta, el 8 de junio de 2016 el demandante se dirigió al Defensor del Pueblo.
La investigación
4. El 18 de julio de 2016, la Defensora del Pueblo inició una investigación y solicitó a la EPSO que abordara la siguiente alegación y reclamación:
Alegación:
La EPSO no ha respondido a los últimos mensajes del reclamante de 26 de abril y 14 de mayo de 2016, en los que pedía a la EPSO que suprimiera su cuenta.
Reclamación:
La EPSO debe responder al reclamante y suprimir su cuenta EPSO.
5. El Defensor del Pueblo también pidió a la EPSO que aclarara si todavía estaba en curso algún concurso en el que participara el denunciante y, en caso afirmativo, que facilitara los detalles necesarios. La EPSO respondió el 14 de septiembre de 2016. La respuesta de la EPSO se envió al reclamante, que no presentó observaciones al respecto.
6. Durante la investigación, el Defensor del Pueblo tuvo debidamente en cuenta la información facilitada en la reclamación y, en particular, la correspondencia intercambiada entre el reclamante y la EPSO.
Supuesta falta de respuesta y de supresión de la cuenta EPSO del reclamante
Alegaciones del denunciante y de la EPSO
7. El 14 de septiembre de 2016, la EPSO respondió al reclamante. En su respuesta, la EPSO se refirió a su respuesta anterior, según la cual la cuenta EPSO del reclamante no podía suprimirse. Aclaró que, según su perfil de EPSO, el demandante era candidato a dos procedimientos de selección de agentes contractuales de la EPSO, a saber, EPSO/CAST/02/10-F2 y EPSO/CAST/P/4/2015. La EPSO también declaró que la validez de las bases de datos de estos procedimientos de selección se había prorrogado hasta el 31 de diciembre de 2016.
8. La EPSO explicó al reclamante su política y sus normas en materia de conservación de datos. Precisó que, en el caso de las oposiciones generales, el punto 22, letra a), de la Notificación al delegado de protección de datos (RPD) ‐ 336 establece que: «Elperíodo de conservación de los datos en línea es de doce meses a partir de la contratación del candidato seleccionado o hasta el cierre de la lista de reserva si la persona no ha sido contratada. Para los solicitantes (candidatos sin éxito), los datos en línea se conservan durante 12 meses después del cierre de la última oposición del solicitante. Solicitudes no validadas: 1 año después de la fecha de cierre. Los archivos en papel se archivan y conservan durante 10 años.
9. En el caso de las convocatorias de propuestas CAST, el punto 22, letra a), de la Notificación al RPD - 884 establece que «el períodode conservación es de tres años para la base de datos de los candidatos seleccionados. Si una base de datos se amplía más allá del período de tres años, la EPSO publicará un anuncio en su sitio web. La EPSO conservará la información necesaria para la creación de una cuenta EPSO (nombre, apellidos, dirección de correo electrónico y contraseña) durante un año a partir de la fecha de expiración de la validez de la base de datos. Estos datos pueden reutilizarse para registrarse en otras selecciones de agentes contractuales".
10. Así pues, la EPSO señaló que, dado que el período de conservación de datos para los procedimientos de selección CAST en los que había participado el reclamante aún no había finalizado, no podía suprimir su cuenta EPSO. Sin embargo, la EPSO aseguró al reclamante que, tan pronto como finalice el período de retención relacionado con cualquier selección en la que sea candidato (o que complete con éxito), se eliminará su cuenta EPSO.
11. El reclamante no presentó ninguna observación sobre la respuesta de la EPSO.
Evaluación del Defensor del Pueblo
12. En cuanto a la supuesta falta de respuesta, la Defensora del Pueblo señala que la EPSO respondió al reclamante el 14 de septiembre de 2016. Así pues, la EPSO ha resuelto la alegación del reclamante.
13. En cuanto a la alegación del reclamante de que su cuenta EPSO debe suprimirse, de la respuesta de la EPSO se desprende que el reclamante es candidato a dos procedimientos de selección de agentes contractuales de la EPSO para los que el período de conservación de datos no ha expirado. En particular, parece que la base de datos del procedimiento de selección EPSO/CAST/02/10 se ha prorrogado hasta el 31 de diciembre de 2016[1], y que el procedimiento de selección EPSO/CAST/P/4/2015 sigue en curso[2]. Por lo tanto, la posición de la EPSO de que aún no puede eliminar la cuenta del reclamante se ajusta a sus normas de conservación de datos. Por lo tanto, el Defensor del Pueblo no encuentra ninguna maladministdraiton con respecto a la reclamación del demandante.
Conclusión
Sobre la base de la investigación de esta reclamación, el Defensor del Pueblo la cierra con las siguientes conclusiones[3]:
La EPSO ha resuelto la alegación del reclamante.
No existe mala administración por parte de la EPSO en relación con la alegación del reclamante de que su cuenta EPSO debe suprimirse.
Se informará de esta decisión al reclamante y a la EPSO.
Estrasburgo, 21.10.2016
Lambros Papadias
Jefe de Investigación - Unidad 3
[1] El sitio web de la EPSO menciona que «lavalidez de la base de datos se ha prorrogado hasta el 31.12.2016. La nueva fecha de validez se aplicará a todos los perfiles y todos los gruposde funciones» (http://europa.eu/epso/success/cast/cast_2010/index_en.htm#chapter1).
[2] El blog de la EPSO menciona que «Amenos que se indique lo contrario en el sitio web de la EPSO, esta convocatoria permanecerá abierta para su registro sin ningún plazo para la presentación de solicitudes» (http://blogs.ec.europa.eu/eu-careers.info/2016/03/02/figures-about-the-selection-procedure-epsocastp1-42015/).
[3] Puede encontrarse información sobre el procedimiento de revisión del Defensor del Pueblo en el sitio web: http://www.ombudsman.europa.eu/en/atyourservice/complainantsrights.faces