Rif. Ares(2024)1197492 - 16/02/2024

1/ Descrizione dell'operazione di trattamento

Il Mediatore svolge indagini su potenziali casi di cattiva amministrazione in un'istituzione, un organo o un organismo dell'UE (di seguito "istituzione dell'UE") e riferisce in merito.

Il Mediatore tratta i dati personali delle persone fisiche per la gestione dei reclami e delle indagini di propria iniziativa quando raccoglie e registra i dati personali nel suo sistema elettronico di gestione dei reclami (CMS). Il Mediatore tratta i dati personali dei denuncianti e di terzi che sono collegati alla denuncia/indagine, sia perché sono forniti dal denunciante sia perché sono raccolti durante l'indagine. Il Mediatore può trasferire dati personali ad altre istituzioni dell'UE o, occasionalmente, alle autorità degli Stati membri, come descritto di seguito.

La base giuridica del trattamento è l'articolo 228 del trattato sul funzionamento dell'Unione europea (TFUE) e lo statuto del Mediatore europeo (lo "statuto").

I dati personali sono trattati conformemente al regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio sulla tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell'Unione e sulla libera circolazione di tali dati.

2/ Quali informazioni personali raccogliamo, per quale scopo e attraverso quali mezzi tecnici?

Cosa

Nel trattare le denunce e le indagini, il Mediatore riceve e/o raccoglie documenti che possono contenere dati personali in relazione a:

i) persone fisiche che presentano reclami ("denuncianti") e

ii) altre persone rilevanti per il reclamo/l'inchiesta o altri terzi citati nei reclami o in altri documenti relativi all'indagine che sono irrilevanti o meramente incidentali per l'indagine.

Questi dati personali includono le informazioni di identificazione e di contatto (nome, indirizzo, e-mail, telefono, fax), nazionalità, informazioni professionali e qualsiasi altra informazione su una persona che è correlata alla richiesta. Ci possono anche essere categorie speciali di dati inclusi in un reclamo, come, ad esempio, i dati che rivelano l'origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, l'appartenenza sindacale e i dati relativi alla salute o alla vita sessuale.

Se il Mediatore decide di effettuare una consultazione pubblica (generale o mirata) in relazione al trattamento dei casi, i contributi che riceve in risposta a tale consultazione conterranno per lo più alcuni dati personali. I contributori alle consultazioni pubbliche (generali o mirate) sono invitati a indicare il loro previo livello di consenso per quanto riguarda la divulgazione dei loro dati. Per ulteriori informazioni, consultare l'informativa sulla privacy relativa alle consultazioni del Mediatore europeo su questo sito web.

Perché

Il Mediatore deve trattare i dati personali per indagare su possibili casi di cattiva amministrazione al fine di:

a) trovare una soluzione alle questioni specifiche della denuncia in questione,

b) individuare eventuali problemi sistemici e formulare suggerimenti correlati ove opportuno, e

c) garantendo in tal modo il costante consolidamento a lungo termine delle pertinenti basi di conoscenze che sono alla base di tali attività.

Per quanto riguarda specificamente le consultazioni pubbliche relative ai casi, l'obiettivo è garantire che la valutazione delle questioni in questione sia il più informata possibile.

I dati personali sono utilizzati anche per comunicare con i denuncianti e per determinare se una denuncia rientra nel mandato del Mediatore. Alcuni dati sono utilizzati a fini statistici (paese, nazionalità, categoria professionale e lingua) in forma anonima per soddisfare l'obbligo di segnalazione previsto dallo statuto del Mediatore europeo.

Come

Di norma il Mediatore raccoglie o riceve i dati personali in documenti, compresi i moduli, che sono per lo più elettronici.

In alcuni casi, i dati fanno parte di informazioni inizialmente ricevute oralmente in occasione di riunioni, ispezioni o audizioni. Durante o immediatamente dopo tali riunioni le informazioni pertinenti sono registrate nei documenti del fascicolo, per lo più in formato elettronico ma in alcuni casi anche cartaceo.

3/ Chi ha accesso alle tue informazioni e a chi vengono divulgate?

Personale del Mediatore

Il personale del Mediatore coinvolto nel trattamento dei casi da parte dell’Ufficio ha accesso ai fascicoli e ai relativi documenti, alcuni dei quali contengono dati personali, nonché alla banca dati che contiene tali documenti e i relativi dati.

Istituzioni dell'UE

Quando un reclamo è inviato a un'istituzione dell'UE in relazione a un'indagine, i dati personali rimangono normalmente visibili nei documenti. Ciò vale anche quando il denunciante ha chiesto un trattamento riservato della sua denuncia. Tale riservatezza non si applica alla comunicazione relativa alle indagini tra il Mediatore e l'istituzione, che ha il diritto di essere pienamente informata di tutte le informazioni relative alle accuse di cui è oggetto. Tuttavia, prima dell'invio della denuncia e della sua eventuale documentazione correlata, il funzionario incaricato delle indagini del Mediatore effettuerà comunque un controllo per verificare se il trasferimento dei documenti comporterebbe un trasferimento manifestamente inutile di dati personali. La cancellazione dei dati personali eccessivi, come qui descritto, è debitamente registrata nella nota di caso redatta per l'avvio dell'indagine. Se un reclamo contiene dati personali eccessivi, i dati personali eccessivi saranno cancellati.

Se il Mediatore non è in grado di gestire o accettare la denuncia, può anche trasferirla a un'altra istituzione o organo dell'UE competente che potrebbe trovarsi in una posizione migliore per trattare la questione sollevata dal denunciante. Ne sono un esempio la Commissione europea per quanto riguarda le denunce relative a possibili violazioni del diritto dell'UE, il Parlamento europeo per quanto riguarda le questioni politiche, l'Ufficio europeo per la lotta antifrode per quanto riguarda le questioni relative alle frodi e il Garante europeo della protezione dei dati.

Il Mediatore utilizza "eTranslation" (traduzione automatica) per tradurre automaticamente i documenti relativi alle denunce, che possono contenere dati personali. eTranslation è un servizio gestito dalla Commissione europea, che non analizza il contenuto del documento tradotto. Le traduzioni e altri output generati dal servizio vengono restituiti ai loro utenti e sono progettati per essere inaccessibili durante l'elaborazione. Il Mediatore può anche inviare documenti da tradurre ai servizi di traduzione del Parlamento europeo o al Centro di traduzione degli organismi dell'Unione europea quando è necessario effettuare traduzioni di documenti. Tali documenti possono talvolta contenere dati personali. I traduttori operano nel rispetto degli obblighi di riservatezza posti in essere dai suddetti organi dell'UE.

Altri organismi o organizzazioni

Analogamente, per altre denunce che non può trattare, il Mediatore può decidere di trasferire una denuncia, senza espunzione dei dati personali, a istituzioni o organizzazioni nazionali che potrebbero essere in grado di aiutare il denunciante. Può decidere di farlo se il denunciante ha dato il suo consenso esplicito. Effettua trasferimenti solo a tali organismi o organizzazioni situati nell'UE.

Quando viene a conoscenza di fatti che potrebbero costituire o riguardare un reato, il mediatore riferisce alle autorità nazionali competenti, alla Procura europea (EPPO) e/o all'Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF).[2] A tal fine, di norma trasmette i documenti pertinenti, non rettificati, all'autorità interessata.

Richieste individuali di accesso del pubblico ai documenti

I cittadini dell'UE possono esercitare il loro diritto fondamentale di chiedere l'accesso del pubblico a qualsiasi documento in possesso del Mediatore, compresi i documenti del fascicolo o i relativi documenti. Tali richieste sono trattate sulla base del regolamento (CE) n. 1049/2001 relativo all'accesso del pubblico ai documenti delle istituzioni dell'UE.

Nel rispondere alle richieste di accesso del pubblico ai documenti, i dati personali dei denuncianti e di terzi, escluso il personale dell'UE, sono per impostazione predefinita espunti prima della divulgazione al pubblico dei documenti in possesso del Mediatore.

Diritti degli interessati

Gli interessati possono esercitare il loro diritto di accesso, rettifica o cancellazione dei propri dati personali nell'ambito del trattamento dei reclami, inviando una richiesta via e-mail al titolare del trattamento all'indirizzo di posta elettronica indicato di seguito.

Essi hanno la possibilità di chiedere il trattamento riservato della loro denuncia o di alcune sue parti indicando tale requisito nella denuncia e fornendo motivazioni o giustificazioni a sostegno.

Il Mediatore rispetta le norme in materia di protezione dei dati, compreso l'obbligo di informare gli interessati terzi in merito al trattamento dei loro dati personali e il diritto di tali interessati di avere accesso ai loro dati personali e di rettificare gli errori in tali dati o limitare o cancellare i dati, conformemente a tali norme. In considerazione del principio della minimizzazione dei dati, si consiglia al denunciante di fornire solo informazioni pertinenti all'oggetto del reclamo e di evitare dettagli inutili e irrilevanti, soprattutto se includono dati personali di terzi. Tuttavia, il Mediatore terrà sempre conto delle circostanze del denunciante nell'adempiere ai suoi obblighi in materia di protezione dei dati, in particolare quando il denunciante si trova in una situazione di vulnerabilità. Il Mediatore effettuerà una valutazione caso per caso bilanciando i diritti e gli interessi legittimi del denunciante e dell'interessato terzo.

Se il denunciante decide di presentare una denuncia anonima, tale denuncia sarà sempre irricevibile.[3] Il Mediatore può tuttavia, in base alle informazioni contenute in tale denuncia, decidere di portare avanti la questione mediante un'indagine di propria iniziativa.

4/ Come proteggiamo e proteggiamo i tuoi dati personali?

All'interno dell'organizzazione, il Mediatore europeo protegge i dati personali attraverso regole e misure pratiche.

Tutto il personale è informato in merito ai loro rigorosi obblighi di riservatezza e riceve la relativa formazione e informazioni aggiornate su pratiche e norme.

Ogni membro del personale del Mediatore ha la responsabilità di primo livello di conservare i propri fascicoli di lavoro in modo da garantire la sicurezza dei dati personali in essi contenuti.

I documenti e i moduli di dati relativi al caso sono quasi interamente gestiti elettronicamente, il che prevede diritti di accesso configurabili e riduce il rischio di circolazione involontaria di copie cartacee. Come accennato in precedenza, il personale del Mediatore coinvolto nel trattamento dei casi da parte dell’Ufficio ha accesso ai fascicoli e ai relativi documenti.

Qualsiasi denunciante effettivo o potenziale può in qualsiasi momento presentare una richiesta motivata di accesso limitato al suo fascicolo di denuncia, una richiesta che può, ad esempio, essere pertinente se il denunciante è un membro attuale o ex membro del personale del Mediatore, un altro membro del personale dell'UE, un membro di reti o gruppi simili con cui diversi membri del personale dell'Ufficio del Mediatore hanno, o si può prevedere che abbiano, contatti. I documenti e i moduli di dati sono archiviati elettronicamente su server virtuali messi a disposizione del Mediatore dal Parlamento europeo. L'accesso ai dati da parte del Parlamento europeo è controllato e strettamente finalizzato all'amministrazione e al supporto informatico.

Gli archivi fisici sono tenuti chiusi in stanze d'archivio separate e, se del caso, in casseforti.

5/ Come puoi chiederci di verificare, modificare o cancellare le tue informazioni?

Gli interessati hanno il diritto di accedere ai dati personali in nostro possesso e di chiedere al Mediatore di rettificarli, completarli o, se del caso, cancellarli.[4] Qualsiasi richiesta di accesso ai dati personali o di rettifica, limitazione e/o cancellazione dei dati personali deve essere indirizzata al responsabile delle indagini e/o al responsabile del trattamento dei dati (e-mail: EO@ombudsman.europa.eu).

È inoltre possibile contattare il responsabile della protezione dei dati del Mediatore europeo (DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu) in caso di domande sul trattamento dei dati personali.

Possono applicarsi le restrizioni di cui all'articolo 25 del regolamento (UE) 2018/1725, cfr. decisione del Mediatore del 9 novembre 2020 [5].

6/ Per quanto tempo conserviamo i tuoi dati?

I fascicoli, compresi i dati relativi ai documenti o i dati integrati nelle banche dati, sono soggetti a un periodo di conservazione di:

• Due anni per le denunce che esulano dal mandato dell’Ufficio.
• Dieci anni per le denunce che rientrano nel mandato dell’Ufficio. Ciò include le denunce in cui il Mediatore ha avviato un'indagine e le denunce in cui il Mediatore non ha avviato un'indagine perché inammissibili o per mancanza di motivi. I documenti relativi a denunce che hanno avuto un'importanza pubblica significativa o che sono altrimenti considerati casi importanti sono successivamente archiviati, in forma anonima, a fini storici. Tuttavia, in via eccezionale, i dati personali possono essere conservati laddove ciò sia necessario per servire interessi storici o pubblici.

Periodi di conservazione più brevi si applicano ai documenti riservati che fanno parte del fascicolo. In particolare, i documenti riservati sono generalmente soppressi una volta chiuso il caso e, nel caso di un denunciante, è scaduto il termine per trattare qualsiasi domanda di riesame.

In casi eccezionali il periodo standard di conservazione di dieci anni si applica ai documenti riservati se:

• a) è chiaro che le informazioni in questione sono, o potrebbero essere, importanti per la comprensione del caso in futuro, comprese le circostanze in cui il caso ha una precedenza o un valore formativo;
• b) la conservazione del documento è suscettibile di servire interessi storici o pubblici; oppure
• c) la conservazione del documento può essere rilevante nel contesto di procedure formali effettive o possibili future.

Le decisioni e le azioni relative al trattamento dei suddetti documenti riservati sono debitamente registrate nel fascicolo.

7/ Ricorso

Gli interessati hanno in qualsiasi momento il diritto di presentare un reclamo al Garante europeo della protezione dei dati (edps@edps.europa.eu), se ritengono che i loro diritti a norma del regolamento (UE) 2018/1725 siano stati violati dal Mediatore.

[1] Articolo 10 del regolamento (UE) 2018/1725.

[2] Articolo 9, paragrafo 2, dello statuto del Mediatore.

[3] Articolo 2, paragrafo 2, dello statuto del Mediatore.

[4] Articoli da 17 a 20 del regolamento (UE) 2018/1725.

[5] Decisione del Mediatore europeo, del 9 novembre 2020, sulle norme interne volte a limitare determinati diritti degli interessati nel trattamento dei dati personali, disponibile all'indirizzo https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/141577.