La presente informativa sulla privacy spiega il motivo del trattamento, il modo in cui il Mediatore europeo raccoglie, gestisce e garantisce la protezione di tutti i dati personali forniti, le modalità di utilizzo di tali informazioni e i diritti che gli interessati possono esercitare in relazione ai loro dati.

Il titolare del trattamento è il Mediatore europeo.

1. Quali dati personali tratterà il Mediatore europeo?

I candidati forniscono i loro dati attraverso lo strumento di candidatura online (sito web). Per lo svolgimento della procedura di selezione, i dati sono importati in uno strumento informatico progettato per supportare e facilitare la procedura.

Trattiamo i seguenti dati personali:

• Informazioni personali di base (nome, cognome, nazionalità, data di nascita, e-mail, città e paese di residenza, telefono);
• informazioni contenute nel CV (istruzione, esperienza lavorativa, conoscenza della lingua);
• copie dei diplomi, dei diplomi o dei certificati del richiedente.

2. Perché il Mediatore europeo tratta questi dati personali?

Lo scopo del trattamento è individuare i candidati per il programma di tirocinio offerto dall'Ufficio OE ed eseguire la procedura di selezione pertinente.

3. Quali sono le basi giuridiche e la necessità del trattamento di questi dati?

La base giuridica è costituita dalla decisione del Mediatore europeo relativa ai tirocini del 13 febbraio 202 3 e dai pertinenti inviti a presentare candidature per tirocini.

Il trattamento è necessario per l'esecuzione di un compito di interesse pubblico (articolo 5, paragrafo 1, lettera a), del regolamento 2018/1725).

4. Chi è responsabile del trattamento dei dati?

I servizi di tecnologie dell’informazione e della comunicazione (TIC) dell’Ufficio OE trattano i dati trasmessi al sito web. L'unità Risorse umane (HR) e il personale TIC gestiscono lo strumento di selezione.

5. Chi saranno i destinatari dei dati?

L'ordinatore esecutivo, il segretario generale (se del caso), il direttore dell'amministrazione, il funzionario responsabile dei tirocini, il capo dell'unità Risorse umane, i capi delle unità d'inchiesta, i membri del personale coinvolti nella valutazione dei candidati e il settore delle TIC.

6. Per quanto tempo saranno conservati i dati?

I dati dei candidati presentati allo strumento di candidatura online sono conservati nel loro account personale online per due anni, nel caso in cui desiderino candidarsi a futuri tirocini. Se i candidati non si connettono al proprio account entro due anni, l'account e i dati in esso contenuti vengono automaticamente cancellati, dopo l'invio di un'e-mail di notifica. I candidati possono chiedere all'OE di cancellare il proprio account in qualsiasi momento.

I dati trasferiti allo strumento di selezione relativi ai candidati non selezionati sono cancellati nove mesi dopo la fine del periodo di tirocinio per il quale sono stati raccolti i dati. I dati dei candidati selezionati per i tirocini sono soppressi due anni dopo la fine del periodo di tirocinio.

7. Come proteggiamo i dati dell'interessato?

I dati vengono raccolti online in modalità sicura. L'accesso ai dati tramite il modulo online è protetto dalla password scelta dal richiedente.

I dati elettronici sono conservati nello strumento di applicazione online, sui server dell'OE, il che significa che sono protetti da numerose misure di sicurezza istituite dal settore delle TIC per proteggere l'integrità e la riservatezza della proprietà elettronica dell'Istituzione.

8. Quali sono i tuoi diritti e come puoi esercitarli?

Hai il diritto di accedere ai tuoi dati personali e alle informazioni pertinenti su come li utilizziamo. Avete inoltre il diritto di chiedere la rettifica di eventuali dati incompleti o inesatti che vi riguardano, a condizione che sia salvaguardata la riservatezza delle deliberazioni e del processo decisionale dei membri del personale coinvolti nella valutazione dei candidati, nonché i diritti degli altri candidati.

È possibile rettificare i dati identificativi in qualsiasi momento durante la procedura. Per quanto riguarda i dati relativi ai criteri di ammissibilità o di valutazione, il diritto di rettifica può essere esercitato fino al termine ultimo per la presentazione delle domande.

Hai il diritto di opporti all'utilizzo dei tuoi dati da parte dell'OE per motivi relativi alla tua situazione particolare, in qualsiasi momento. A determinate condizioni, hai il diritto di chiedere che l'OE cancelli i tuoi dati personali o ne limiti l'uso. L'OE risponderà alle vostre richieste il prima possibile e al più tardi entro un mese.

9. A chi rivolgersi in caso di domande o reclami relativi a questioni di protezione dei dati?

In qualsiasi momento, è possibile inviare domande relative alla protezione dei dati riguardanti la procedura di selezione dei tirocinanti presso l'Ufficio OE, all'OE, al seguente indirizzo:

EOtraineeship@ombudsman.europa.eu Mediatore
europeo
1 avenue du Président Robert Schuman
CS 30403
F-67001 Strasburgo Cedex

È inoltre possibile contattare il responsabile della protezione dei dati dell'Ufficio OE al seguente indirizzo: Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

È possibile presentare un reclamo al Garante europeo della protezione dei dati in qualsiasi momento al seguente indirizzo: EDPS@edps.europa.eu