Eventi pubblici del Mediatore europeo

Registri pubblici delle attività di trattamento [1]: Trattamento dei dati personali e di contatto, delle foto, delle registrazioni video e audio degli oratori e dei partecipanti agli eventi pubblici, offline o online, del Mediatore europeo

1. Ultimo aggiornamento di questo record: 12-05-2021

2. Numero di riferimento [2]: 4/2021

3. Nome e recapiti del titolare del trattamento [3]: Mediatore europeo, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Strasbourg Cedex. Contatto: Unità Comunicazione, e-mail: eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu

4. Nome e recapiti del responsabile della protezione dei dati:

Francesca Pavesi - Vice responsabile della protezione dei dati: Sig. Nicholas Hernanz

E-mail: Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Nome e recapiti del responsabile del trattamento [4]: Ci possono essere processori per eventi specifici: appaltatori e subappaltatori utilizzati per l'organizzazione generale, la gestione e il pagamento della registrazione, l'organizzazione di viaggi, ecc.

Le clausole contrattuali garantiscono che i responsabili del trattamento dei dati trattino i nomi, i recapiti e le coordinate bancarie degli oratori e degli altri partecipanti agli eventi del Mediatore solo su istruzioni di quest'ultimo. Le stesse clausole garantiscono che i fotografi possano trasferire le fotografie scattate in occasione di un evento del Mediatore solo all'unità Comunicazione. Tutti i responsabili del trattamento dei dati devono aver ricevuto la certificazione da parte di professionisti della protezione dei dati riconosciuti a livello internazionale.

In caso di eventi trasmessi in streaming online, come un webinar, la piattaforma web pertinente (ad esempio WebEx) funge da responsabile del trattamento dei dati personali per la fornitura tecnica dell'evento online, tramite un browser o un'applicazione mobile. Si applicano le relative informative sulla privacy.

In caso di utilizzo di strumenti di sondaggio e interrogatorio aggiunti alla piattaforma digitale (ad esempio Slido), lo strumento pertinente funge da elaboratore di determinati dati, come gli indirizzi IP dei partecipanti. Si applicano la relativa politica sui cookie e le informative sulla privacy.

6. Nome e recapiti del o dei contitolari del trattamento [5]:

Per eventi organizzati su:

• Locali del Parlamento europeo (PE): il PE è contitolare del trattamento per il trattamento dell'autorizzazione ad accedere ai propri edifici a fini di sicurezza.
• Locali della Commissione europea (CE): la CE è contitolare del trattamento per il trattamento dell'autorizzazione ad accedere ai propri edifici a fini di sicurezza.
• locali commerciali privati (come alberghi): l'entità commerciale privata è contitolare del trattamento per la verifica dell'identità degli ospiti dell'evento.

7. Finalità del trattamento [6]: L'unità Comunicazione coordina, organizza e gestisce diversi tipi di eventi pubblici conformemente alla strategia del Mediatore e al piano di gestione annuale dell'Ufficio. I suoi obiettivi sono mantenere un'elevata visibilità dell'attività di interesse pubblico dell'ufficio.

I dati sono pertanto raccolti al fine di inviare inviti e informazioni a potenziali oratori e partecipanti, consentire la registrazione all'evento, dare seguito all'evento e facilitare e migliorare lo scambio di opinioni e la futura cooperazione con e tra oratori e partecipanti.

I dati vengono raccolti anche al fine di facilitare i rapporti finanziari e contrattuali con gli oratori e altri partecipanti e fornitori, organizzare viaggi e hotel e soddisfare i requisiti di sicurezza.

Le immagini, come le foto e le registrazioni video e audio, scattate in occasione di eventi sono utilizzate per comunicare le attività del Mediatore.

8. Descrizione delle categorie di interessati e delle categorie di dati personali [7]:

Interessati

Tutte le persone (interne ed esterne) invitate e partecipanti agli eventi, vale a dire:

• membri della rete europea dei difensori civici;
• rappresentanti delle istituzioni, degli organi o delle agenzie dell'UE;
• rappresentanti delle organizzazioni della società civile, delle associazioni e delle ONG;
• accademici/individui che seguono da vicino il lavoro del Mediatore;
• giornalisti;
• fornitori esterni quali moderatori e fotografi;
• membri del personale dell'ufficio del Mediatore;
• qualsiasi partecipante a un evento del Mediatore.

Campi di dati

• Nomi di potenziali oratori, partecipanti e fornitori esterni;
• indirizzi e-mail e numeri di telefono degli oratori, dei partecipanti e dei fornitori esterni;
• Titoli di lavoro, CV degli oratori;
• Dati bancari di altoparlanti e fornitori esterni;
• nomi dei datori di lavoro degli oratori (se del caso), dei partecipanti e dei fornitori esterni;
• Immagini, come foto e registrazioni video e audio scattate in occasione di eventi;
• Immagini e registrazioni audio e video fornite da potenziali altoparlanti;
• Domande poste durante gli eventi online dai partecipanti tramite sondaggi e strumenti di interrogatorio.

9. Termine per la conservazione dei dati e, ove possibile, per la cancellazione [8]: I nomi, gli indirizzi di posta elettronica, i numeri di telefono, le coordinate bancarie, i CV e i nomi dei datori di lavoro (se del caso) dei partecipanti sono conservati per cinque anni, dopodiché sono cancellati, mentre i nomi, i dati di contatto e le immagini degli oratori sono archiviati a fini storici.

I dati, in particolare i nomi, i titoli e le immagini degli oratori, sono pubblicati sul sito web e sui canali dei social media del Mediatore e vi rimangono a tempo indeterminato.

Le foto e le registrazioni video o audio di eventi pubblici vengono memorizzate internamente per cinque anni, dopodiché vengono eliminate. Quelli ritenuti rilevanti per l’attività dell’Ufficio sono successivamente archiviati a fini storici.

10. Destinatari dei dati [9]:

L'unità Comunicazione, che coordina, organizza e gestisce gli eventi pubblici conformemente alla strategia del Mediatore e al piano di gestione annuale dell'Ufficio.

Il Segretariato generale e l'unità Personale, amministrazione e bilancio, che si occupano degli aspetti finanziari e contrattuali degli eventi pubblici.

Gabinetto del Mediatore, che fornisce i nomi e i recapiti degli oratori o dei partecipanti.

Nomi, titoli di lavoro e immagini degli oratori e dei partecipanti agli eventi possono apparire sul sito web del Mediatore, sull'Extranet della rete e nella relazione annuale, a disposizione del pubblico. Tali dati possono figurare anche in Network in Focus, un bollettino della rete europea dei difensori civici, disponibile sull'extranet della rete e sul sito web del Mediatore.

I dati possono anche apparire sui canali dei social media del Mediatore, che sono disponibili al pubblico.

Gli elenchi degli oratori e dei partecipanti a un evento sono distribuiti a tutti gli oratori e ai partecipanti.

I nomi, i titoli e le immagini degli oratori e dei partecipanti a un evento possono essere pubblicati nella newsletter interna dell'ufficio del Mediatore.

11. Vi sono trasferimenti di dati personali verso paesi terzi e/o organizzazioni internazionali?[10]: N.d.A.

12. Descrizione generale delle misure di sicurezza [11]: I dati personali del personale del Mediatore e degli interessati esterni, raccolti nel contesto dell'organizzazione di eventi, sono protetti dalle misure di sicurezza istituite dal settore delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione per preservare l'integrità e la riservatezza della proprietà elettronica dell'istituzione.

13. Informazioni su come gli interessati possono esercitare i loro diritti di accesso e rettifica e, se del caso, di cancellazione, limitazione e portabilità dei dati [12]:

• L'interessato può esercitare i propri diritti, ad esempio chiedendo l'accesso ai dati personali e la loro rettifica o cancellazione, inviando un'e-mail all'indirizzo eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. La richiesta è trattata senza indebito ritardo e in ogni caso entro un mese.
• Al momento della registrazione a un evento, i potenziali partecipanti sono informati che le loro immagini potrebbero essere scattate durante l'evento e utilizzate dall'ufficio del Mediatore a fini di comunicazione. In caso di dubbi, possono contattare l'unità Comunicazione all'indirizzo eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. L'unità cercherà di rispondere alle loro preoccupazioni nella misura del possibile (ad esempio, a seconda della configurazione della sala o oscurando/coprendo la loro immagine su stampe collettive scattate durante webinar e conferenze digitali).
• Ai potenziali partecipanti viene inoltre chiesto se desiderano che i loro recapiti siano aggiunti agli elenchi di contatti del Mediatore per essere tenuti informati sulle attività future. Tutte le comunicazioni future consentono loro di annullare l'iscrizione a tali elenchi, se lo desiderano.

Informativa sulla privacy

relativa alla raccolta di nomi, recapiti, foto, video, registrazioni audio e ausili fotografici e audiovisivi, da parte dell'unità Comunicazione dell'ufficio del Mediatore europeo

La presente informativa sulla privacy spiega quali dati personali raccoglie l'Ufficio del Mediatore europeo, perché e come li raccoglie, li tratta, li utilizza e li conserva. La dichiarazione descrive inoltre in che modo gli interessati possono esercitare i propri diritti.

Il titolare del trattamento dei dati è il Mediatore europeo.

1. Quali dati personali tratta il Mediatore europeo?

• Nomi di potenziali oratori, partecipanti e fornitori esterni.
• Indirizzi e-mail e numeri di telefono degli oratori, dei partecipanti e dei fornitori esterni.
• Titoli di lavoro, CV degli oratori.
• Dati bancari di altoparlanti e fornitori esterni.
• Nomi dei datori di lavoro degli oratori (se del caso), dei partecipanti e dei fornitori esterni.
• Immagini, come foto e registrazioni video e audio scattate in occasione di eventi.
• Immagini e registrazioni audio e video fornite da potenziali altoparlanti.

2. Perché il Mediatore europeo tratta questi dati personali?

Al solo scopo di coordinare, organizzare e gestire gli eventi pubblici del Mediatore.

3. Quali sono le basi giuridiche e la necessità del trattamento di questi dati?

Trattiamo i dati nell'esercizio delle funzioni del Mediatore europeo nell'interesse pubblico conformemente allo statuto del Mediatore europeo e all'articolo 5, paragrafo 1, lettera a), del regolamento (UE) 2018/1725. Chiediamo inoltre ai potenziali partecipanti se desiderano che i loro dati di contatto vengano aggiunti al nostro database.

4. Chi è responsabile del trattamento dei dati?

Il Mediatore europeo è responsabile del trattamento dei dati effettuato dalle unità Personale, amministrazione e bilancio e Comunicazione. L'unità Comunicazione può incaricare professionisti esterni di scattare foto e di effettuare registrazioni audio e video degli eventi pubblici del Mediatore.

5. Chi è il processore?

Ci possono essere processori per eventi specifici: appaltatori e subappaltatori utilizzati per l'organizzazione generale, la gestione e il pagamento della registrazione, ecc.

Le clausole contrattuali garantiscono che i responsabili del trattamento dei dati trattino i nomi, i recapiti e le coordinate bancarie degli oratori e degli altri partecipanti agli eventi del Mediatore solo su istruzioni di quest'ultimo. Le stesse clausole garantiscono che i fotografi possano trasferire le fotografie scattate in occasione di un evento del Mediatore solo all'unità Comunicazione. Tutti i responsabili del trattamento dei dati devono aver ricevuto la certificazione da parte di professionisti della protezione dei dati riconosciuti a livello internazionale.

In caso di eventi trasmessi in streaming online, come un webinar, la piattaforma web pertinente (ad esempio WebEx) funge da responsabile del trattamento dei dati personali per la fornitura tecnica dell'evento online, tramite un browser o un'applicazione mobile. Si applicano le relative informative sulla privacy.

In caso di utilizzo di strumenti di sondaggio e interrogatorio aggiunti alla piattaforma digitale (ad esempio Slido), lo strumento pertinente funge da elaboratore di determinati dati, come gli indirizzi IP dei partecipanti. Si applicano la relativa politica sui cookie e le informative sulla privacy.

6. Chi riceve i dati?

• Membri dell'équipe dell'unità Comunicazione, del segretariato generale, dell'unità Personale, amministrazione e bilancio e del gabinetto del Mediatore, il cui lavoro impone loro di trattare i dati personali in relazione all'organizzazione di eventi pubblici.
• Il sito web e la relazione annuale del Mediatore, a disposizione del pubblico. Extranet della rete, un sito web disponibile solo per i membri della rete. I dati possono anche apparire in Network in Focus, un bollettino della rete europea dei difensori civici, disponibile sull'extranet della rete e sul sito web del Mediatore.
• I dati possono anche apparire sui canali dei social media del Mediatore, che sono disponibili al pubblico.
• Gli elenchi degli oratori e dei partecipanti a un evento sono distribuiti a tutti gli oratori e ai partecipanti.
• I nomi e le immagini degli oratori e dei partecipanti a un evento possono essere pubblicati nella newsletter interna dell'ufficio del Mediatore.

7. Per quanto tempo saranno conservati i dati?

• I nomi e i titoli professionali degli oratori in occasione di eventi e i nomi dei loro datori di lavoro (se del caso) sono pubblicati sul sito web del Mediatore.
• Le immagini e le registrazioni audio/video degli eventi sono pubblicate sul sito web della Mediatrice, utilizzate nelle sue pubblicazioni e distribuite attraverso gli account ufficiali dei social media. Vengono inoltre conservati internamente per cinque anni, dopodiché vengono eliminati. Quelli ritenuti rilevanti per l’attività dell’Ufficio sono successivamente archiviati a fini storici.

8. Come proteggiamo i tuoi dati?

I dati personali sono protetti da misure di sicurezza, istituite dal settore delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione presso l'ufficio del Mediatore per preservare l'integrità e la riservatezza della proprietà elettronica dell'istituzione.

9. Quali sono i tuoi diritti e come puoi esercitarli?

• L'interessato può esercitare i propri diritti, ad esempio chiedendo l'accesso ai dati personali e la loro rettifica o cancellazione, inviando un'e-mail all'indirizzo eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. La richiesta è trattata senza indebito ritardo e in ogni caso entro un mese dal ricevimento della richiesta.

a) Al momento della registrazione a un evento, informiamo i potenziali partecipanti che le loro immagini potrebbero essere scattate durante l'evento e utilizzate dall'ufficio del Mediatore a fini di comunicazione. In caso di dubbi, possono contattare l'unità Comunicazione all'indirizzo eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. L'unità cercherà di rispondere alle loro preoccupazioni nella misura del possibile (ad esempio, a seconda della configurazione della sala o oscurando la loro immagine su schermi di stampa collettivi scattati durante webinar e conferenze digitali).

• Chiediamo inoltre ai potenziali partecipanti se desiderano essere aggiunti alle nostre liste di contatti in modo da poterli informare sulle nostre attività. Tutte le comunicazioni future consentiranno loro di annullare l'iscrizione a tali elenchi, se lo desiderano.

10. A chi rivolgersi in caso di domande o reclami relativi a questioni di protezione dei dati?

In qualsiasi momento, l'interessato può inviare domande relative alla protezione dei dati a:
eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu

Capo dell'unità Personale, amministrazione e bilancio Mediatore
europeo
1 avenue du Président Robert Schuman CS 30403
F-67001 Strasburgo Cedex

È inoltre possibile contattare il responsabile della protezione dei dati del Mediatore europeo: dpo-euro-ombudsman@ombudsman.europa.eu

o presentare un reclamo al Garante europeo della protezione dei dati: edps@edps.europa.eu

Strasburgo, 12/05/2021

 

[1] Da compilare a cura del titolare del trattamento. Cfr. articolo 31, paragrafi 1 e 5, sui registri delle attività di trattamento del regolamento (UE) 2018/1725: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725

[2] Per il tracciamento. Se l'ufficio decide di tenere un registro centrale, contattare il detentore di tale registro per ottenere un numero di riferimento.

[3] Utilizzare per quanto possibile caselle di posta elettronica funzionali per garantire la continuità operativa.

[4] Se del caso. Se l'utente si avvale di un responsabile del trattamento (contraente) per trattare dati personali per suo conto, è pregato di indicarlo (ad esempio valutazioni a 360°, servizi IT esternalizzati o controlli medici pre-assunzione).

[5] Se del caso. Se sei corresponsabile con un'altra istituzione dell'UE, indicalo qui (ad esempio due istituzioni con servizio medico condiviso). Se questo è il caso, assicurati di menzionare nella descrizione chi è responsabile di cosa e a chi le persone possono rivolgersi per le loro domande.

[6] Descrizione molto concisa di ciò che si intende ottenere; se lo fai su una base giuridica specifica, menzionalo anche (ad esempio, lo statuto del personale per le procedure di selezione).

[7] Nel caso in cui le categorie di dati differiscano tra le diverse categorie di persone, si prega di spiegare anche (ad esempio: sospetti vs. testimoni nelle indagini amministrative)

[8] Indicare il periodo di conservazione amministrativa, compreso il punto di partenza; distinguere tra categorie di persone o dati ove necessario (ad esempio nelle procedure di selezione: candidati che sono entrati nell'elenco di riserva rispetto a quelli che non l'hanno fatto).

[9] Chi avrà accesso ai dati in seno al Mediatore europeo? Qualcuno fuori dall'ufficio? Non è necessario menzionare le entità che possono avere accesso nel corso di una determinata indagine (ad esempio OLAF, GEPD, Corte dei conti).

[10] In caso affermativo, includere l'identificazione del paese o dell'Organizzazione internazionale e la documentazione delle garanzie adeguate (ad esempio, l'incaricato del trattamento in un paese terzo che utilizza clausole contrattuali tipo, un'autorità pubblica di un paese terzo con cui si collabora sulla base di un trattato).

[11] Dove possibile. Includi una descrizione generale delle tue misure di sicurezza che potresti anche fornire al pubblico. Cfr. l'articolo 33 sulla sicurezza del trattamento del regolamento (UE) 2018/1725: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725

[12] Prendere in considerazione la pubblicazione della parte pertinente dell'informativa sulla privacy e fornire un link. Cfr. gli articoli 15 e 16 sulle informazioni da fornire all'interessato o agli interessati e gli articoli da 17 a 22 sui diritti degli interessati del regolamento (UE) 2018/1725: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725