La presente informativa sulla privacy descrive in che modo il Mediatore europeo protegge i tuoi dati personali quando rispondi a una consultazione del Mediatore e dove, in quanto tale, il Mediatore agisce in qualità di titolare del trattamento. La presente informativa stabilisce inoltre quali sono i diritti dell'interessato.

In particolare, spiega il motivo della raccolta e del trattamento dei dati; il modo in cui il Mediatore raccoglie, tratta e garantisce la protezione dei dati forniti; e quali diritti possono esercitare i contributori in relazione ai loro dati.

1. Quali dati personali tratterà il Mediatore europeo?

I contributori compilano il modulo di contatto sul sito web del Mediatore europeo, che indirizza i contributi alla casella di posta elettronica dedicata alla consultazione. I contributi possono essere inviati anche per lettera o e-mail. Il personale competente dell'ufficio del Mediatore europeo tratta i contributi.

Il Mediatore europeo può contattare i contributori per chiedere chiarimenti e/o diffondere i risultati della consultazione/indagine. I recapiti della persona responsabile dell'indagine sono forniti nell'invito a rispondere alla consultazione.

I dati personali raccolti e successivamente trattati sono i dati necessari per la partecipazione alla consultazione, come segue: nome, cognome, e-mail, descrizione delle mansioni e lingua preferita per l'ulteriore corrispondenza, altra lingua in cui si accetterebbe una risposta e contenuto (per la maggior parte, le opinioni dell'individuo o dell'organizzazione sull'argomento).

2. Perché il Mediatore europeo tratta questi dati personali?

Il Mediatore europeo desidera dare al pubblico e alle parti interessate l'opportunità di esprimere il proprio punto di vista nel contesto di indagini e iniziative strategiche che trarrebbero vantaggio da contributi esterni e potrebbero pertanto avviare consultazioni pubbliche.

3. Qual è la base giuridica e la necessità del trattamento di questi dati?

La base giuridica del trattamento è l'articolo 11 del TUE.

I dati personali sono trattati conformemente al regolamento (UE) 2018/1725 sulla tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell'UE. Il trattamento è necessario per l'esecuzione di un compito di interesse pubblico (articolo 5, paragrafo 1, lettera a), del regolamento 2018/1725).

4. Chi è responsabile del trattamento dei dati?

Il settore delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione (TIC) del Mediatore europeo gestisce i dati trasmessi al sito web. Il personale del Mediatore europeo responsabile dello svolgimento delle consultazioni pubbliche e il personale autorizzato, sulla base della necessità di conoscere, tratteranno ulteriormente i dati presentati dai contributori.

5. Chi saranno i destinatari dei dati?

il personale del Mediatore europeo incaricato del trattamento ha accesso ai Suoi dati personali; nonché altro personale autorizzato del Mediatore europeo sulla base del principio della "necessità di sapere".

Nell'ambito della procedura d'indagine, il Mediatore europeo trasmette all'istituzione, all'organo o all'organismo competente dell'UE tutti i contributi ricevuti. A fini di trasparenza, il Mediatore europeo rende pubblici i contributi ricevuti a una consultazione.

Quando contribuisci a una consultazione, sei tenuto a identificare te stesso e l'organizzazione per conto della quale stai contribuendo. Non sono accettati contributi anonimi alle consultazioni. Questo per evitare un uso improprio.

Nell'interesse della trasparenza, il Mediatore europeo rende pubblici i contributi ricevuti in risposta a una consultazione pubblica. I tuoi dati personali non saranno resi pubblici. Dovresti evitare di includere nei tuoi contributi dati personali non necessari, in particolare dati personali di terzi. Se tali dati sono inclusi, saranno espunti dalla versione resa pubblica.

6. Per quanto tempo saranno conservati i dati?

I contributi sono conservati nel fascicolo pertinente in linea con la politica di conservazione del sistema di gestione dei casi del Mediatore per un periodo di dieci anni dalla chiusura del caso ^[2]. Ciò include le informazioni personali di base (nomi, cognomi, indirizzo e-mail), le preferenze linguistiche e le risposte. I contributi sono archiviati secondo la politica del Mediatore in materia di archiviazione ^[3].

7. Come proteggiamo i tuoi dati?

I dati elettronici sono conservati sui server del Mediatore europeo. Tali dati sono protetti da numerose misure di sicurezza istituite dal settore delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione del Mediatore europeo per proteggere l'integrità e la riservatezza della proprietà elettronica dell'Istituzione.

L'accesso ai dati personali è protetto attraverso la gestione dei diritti di accesso, che sono strettamente limitati e basati sul principio della "necessità di sapere".

Gli indirizzi e-mail non sono mai resi pubblici, ma sono conservati e possono essere utilizzati dal Mediatore europeo per la corrispondenza relativa alla risposta fornita.

8. Quali sono i tuoi diritti e come puoi esercitarli?

Quando contribuisci a una consultazione, puoi scegliere se pubblicare o meno i tuoi dati personali sul nostro sito web.

Hai anche diritti specifici in qualità di "interessato" ai sensi del capo III (articoli da 14 a 25) del regolamento (UE) 2018/1725, in particolare il diritto di accedere ai tuoi dati personali e di rettificarli nel caso in cui i tuoi dati personali siano inesatti o incompleti. A determinate condizioni, hai il diritto di cancellare i tuoi dati personali, di limitare il trattamento dei tuoi dati personali e il diritto di opporti al trattamento dei tuoi dati personali.

Il Mediatore europeo risponderà alle vostre richieste quanto prima e al più tardi entro un mese.

Infine, hai il diritto di ricorrere in qualsiasi momento al Garante europeo della protezione dei dati se ritieni che il Mediatore europeo abbia violato i tuoi diritti a norma del regolamento (UE) 2018/1725 a causa del trattamento dei tuoi dati personali.

9. A chi rivolgersi in caso di domande o reclami relativi a questioni di protezione dei dati?

In qualsiasi momento è possibile inviare domande relative alla protezione dei dati riguardanti le consultazioni pubbliche del Mediatore europeo al seguente indirizzo: EO@ombudsman.europa.eu

È inoltre possibile contattare il responsabile della protezione dei dati del Mediatore europeo al seguente indirizzo: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

È possibile presentare un reclamo al Garante europeo della protezione dei dati in qualsiasi momento al seguente indirizzo: EDPS@edps.europa.eu

[2] Cfr.: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70850.

[3] Cfr.: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70850.