Ref. Ares(2024)1197492 – 16/02/2024

1/ Beskrivelse af forædlingsprocessen

Ombudsmanden foretager undersøgelser af potentielle tilfælde af fejl eller forsømmelser i en EU-institution eller et EU-organ, -kontor eller -agentur (i det følgende benævnt "EU-institutionen") og aflægger rapport herom.

Ombudsmanden behandler personoplysninger om enkeltpersoner med henblik på behandling af klager og undersøgelser på eget initiativ, hvor den indsamler og registrerer personoplysninger i sit elektroniske klagestyringssystem (CMS). Ombudsmanden behandler personoplysninger om klagere og tredjeparter, der er relateret til klagen/undersøgelsen, enten fordi de leveres af klageren eller indsamles under undersøgelsen. Ombudsmanden kan overføre personoplysninger til andre EU-institutioner eller lejlighedsvis til medlemsstaternes myndigheder som beskrevet nedenfor.

Retsgrundlaget for denne behandling er artikel 228 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde (TEUF) og Den Europæiske Ombudsmands statut ("statutten").

Personoplysninger behandles i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2018/1725 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer og om fri udveksling af sådanne oplysninger.

2/ Hvilke personoplysninger indsamler vi, til hvilket formål og med hvilke tekniske midler?

Hvad

Ved behandling af klager og undersøgelser modtager og/eller indsamler Ombudsmanden dokumenter, der kan indeholde personoplysninger i forbindelse med:

i) fysiske personer, der indgiver klager ("klagere"), og

ii) andre personer, der er relevante for klagen/undersøgelsen, eller andre tredjeparter, der er nævnt i klager eller andre undersøgelsesrelaterede dokumenter, som er irrelevante eller blot accessoriske i forhold til undersøgelsen.

Disse personoplysninger omfatter identifikations- og kontaktoplysninger (navn, adresse, e-mail, telefon, fax), nationalitet, faglige oplysninger og alle andre oplysninger om en person, der er relateret til forespørgslen. Der kan også være særlige kategorier af oplysninger i en klage, f.eks. oplysninger om race eller etnisk oprindelse, politiske anskuelser, religiøs eller filosofisk overbevisning, fagforeningsmæssigt tilhørsforhold og oplysninger om helbredsforhold eller seksuelle forhold [1].

Hvis Ombudsmanden beslutter at gennemføre en offentlig høring (generel eller målrettet) i forbindelse med sagsbehandlingen, vil de bidrag, han/hun modtager som svar herpå, for det meste indeholde visse personoplysninger. Bidragydere til offentlige høringer (generelle eller målrettede) anmodes om at angive deres forudgående samtykke til videregivelse af deres oplysninger. Yderligere oplysninger findes i databeskyttelseserklæringen vedrørende Den Europæiske Ombudsmands høringer på dette websted.

Hvorfor

Ombudsmanden skal behandle personoplysninger for at undersøge mulige tilfælde af fejl eller forsømmelser med henblik på at:

a) at finde en løsning på de specifikke spørgsmål i den pågældende klage,

b) identificere mulige systemiske problemer og fremsætte relaterede forslag, når det er relevant, og

c) i den forbindelse at sikre en løbende langsigtet konsolidering af de relevante videnbaser, der ligger til grund for disse aktiviteter.

Navnlig i forbindelse med sagsrelaterede offentlige høringer er formålet at sikre, at vurderingen af de pågældende spørgsmål er så velinformeret som muligt.

Personoplysningerne anvendes også til at kommunikere med klagere og til at afgøre, om en klage ligger inden for Ombudsmandens mandat. Nogle data anvendes til statistiske formål (land, nationalitet, erhvervskategori og sprog) på en anonymiseret måde for at opfylde rapporteringskravet i Den Europæiske Ombudsmands statut.

Hvordan

Ombudsmanden indsamler eller modtager normalt personoplysningerne i dokumenter, herunder formularer, som for det meste er elektroniske.

I nogle tilfælde udgør dataene en del af oplysninger, der oprindeligt modtages mundtligt på møder, inspektioner eller høringer. Under eller umiddelbart efter sådanne møder registreres de relevante oplysninger i sagsakterne, hovedsagelig elektronisk, men i visse tilfælde også på papir.

Hvem har adgang til dine oplysninger, og hvem videregives de til?

Ombudsmandens personale

Ombudsmandens ansatte, der er involveret i kontorets sagsbehandling, har adgang til sagsakterne og deres dokumenter, hvoraf nogle indeholder personoplysninger, samt til den database, der indeholder de nævnte dokumenter og de tilhørende oplysninger.

EU-institutionerne

Når en klage sendes til en EU-institution i forbindelse med en undersøgelse, forbliver personoplysningerne normalt synlige i dokumenterne. Dette er også tilfældet, når klageren har anmodet om fortrolig behandling af sin klage. En sådan fortrolighed gælder ikke for undersøgelsesrelateret kommunikation mellem Ombudsmanden og institutionen, idet sidstnævnte har ret til at blive fuldt informeret om alle oplysninger vedrørende de beskyldninger, som den er genstand for. Forud for fremsendelsen af klagen og den eventuelle tilhørende dokumentation vil Ombudsmandens undersøgelsesansvarlige imidlertid foretage en kontrol for at kontrollere, om overførslen af dokumenterne vil medføre en åbenbart unødvendig overførsel af personoplysninger. Redigeringen af de overdrevne personoplysninger, som her er beskrevet, er behørigt registreret i sagsnotatet, der er udarbejdet med henblik på indledningen af undersøgelsen. Hvis en klage indeholder overdrevne personoplysninger, vil de overdrevne personoplysninger blive slettet.

Hvis Ombudsmanden ikke kan behandle eller acceptere klagen, kan han/hun også overføre klagen til en anden relevant EU-institution eller et andet relevant EU-organ, der kan være bedre egnet til at behandle det spørgsmål, som klageren har rejst. Eksempler herpå er Europa-Kommissionen i forbindelse med klager over mulige overtrædelser af EU-retten, Europa-Parlamentet i forbindelse med politiske spørgsmål, Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig i forbindelse med svig og Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse.

Ombudsmanden anvender "eTranslation" (maskinoversættelse) til automatisk at oversætte klagerelaterede dokumenter, som kan indeholde personoplysninger. eTranslation er en tjeneste, der drives af Europa-Kommissionen, og den analyserer ikke indholdet af det oversatte dokument. Oversættelser og andet output, der genereres af tjenesten, returneres til deres brugere og er designet til at være utilgængelige under behandlingen. Ombudsmanden kan også sende dokumenter til oversættelse til Europa-Parlamentets oversættelsestjeneste eller til Oversættelsescentret for Den Europæiske Unions Organer, når det er nødvendigt at oversætte dokumenter. Sådanne dokumenter kan undertiden indeholde personoplysninger. Oversætterne arbejder under fortrolighedsforpligtelser, der er indført af ovennævnte EU-organer.

Andre organer eller organisationer

Tilsvarende kan Ombudsmanden for andre klager, som han/hun ikke kan behandle, beslutte at overføre en klage uden redigering af personoplysningerne til nationale institutioner eller organisationer, der kan være i stand til at hjælpe klageren. Han/hun kan beslutte at gøre dette, hvis klageren har givet sit udtrykkelige samtykke. Vedkommende foretager kun overførsler til sådanne organer eller organisationer, der er beliggende i EU.

Når ombudsmanden får kendskab til forhold, der kan udgøre eller vedrøre en strafbar handling, underretter han/hun de kompetente nationale myndigheder, Den Europæiske Anklagemyndighed (EPPO) og/eller Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF)[2]. I den forbindelse sender han/hun normalt de relevante dokumenter i uændret form til den pågældende myndighed.

Individuelle begæringer om aktindsigt

EU-borgere kan udøve deres grundlæggende ret til at anmode om aktindsigt i ethvert dokument, som Ombudsmanden er i besiddelse af, herunder dokumenter i sagsakterne eller dokumenter i forbindelse hermed. Sådanne anmodninger behandles på grundlag af forordning (EF) nr. 1049/2001 om aktindsigt i EU-institutionernes dokumenter.

Som svar på anmodninger om aktindsigt redigeres personoplysninger om klagere og tredjeparter, der ikke omfatter EU-ansatte, som standard inden offentliggørelsen af dokumenter, som Ombudsmanden er i besiddelse af.

Registreredes rettigheder

Registrerede kan udøve deres ret til indsigt i, berigtigelse eller sletning af deres personoplysninger i forbindelse med klagebehandlingen ved at sende en anmodning pr. e-mail til den dataansvarlige på nedenstående adresse.

De har mulighed for at anmode om fortrolig behandling af deres klage eller visse dele heraf ved at angive et sådant krav i klagen og ved at fremlægge en begrundelse herfor.

Ombudsmanden overholder databeskyttelsesreglerne, herunder forpligtelsen til at underrette tredjepartsregistrerede om behandlingen af deres personoplysninger og disse registreredes ret til at få adgang til deres personoplysninger og til at få fejl i disse oplysninger berigtiget eller oplysningerne begrænset eller slettet i overensstemmelse med disse regler. I lyset af princippet om dataminimering rådes klageren til kun at give oplysninger, der er relevante for genstanden for klagen, og til at undgå unødvendige og irrelevante detaljer, navnlig hvis de omfatter tredjeparters personoplysninger. Ombudsmanden vil dog altid tage hensyn til klagerens omstændigheder, når han/hun opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, navnlig hvis klageren befinder sig i en sårbar situation. Ombudsmanden foretager en vurdering fra sag til sag, hvor der foretages en afvejning af klagerens og den registrerede tredjeparts rettigheder og legitime interesser.

Hvis klageren beslutter at indgive en anonym klage, vil en sådan klage altid være uantagelig.[3] Ombudsmanden kan ikke desto mindre, afhængigt af de oplysninger, der er anført i en sådan klage, beslutte at forfølge spørgsmålet gennem en undersøgelse på eget initiativ.

4/ Hvordan beskytter og beskytter vi dine personoplysninger?

Inden for organisationen beskytter Den Europæiske Ombudsmand personoplysninger gennem regler og praktiske foranstaltninger.

Alle medarbejdere informeres om deres strenge fortrolighedsforpligtelser og modtager relevant uddannelse og ajourførte oplysninger om praksis og regler.

Hvert medlem af Ombudsmandens personale har et ansvar på første niveau for at opbevare sine arbejdsfiler på en sådan måde, at sikkerheden af de personoplysninger, der er indeholdt deri, garanteres.

Sagsrelaterede dokumenter og dataformularer håndteres næsten udelukkende elektronisk, hvilket giver konfigurerbare adgangsrettigheder og mindsker risikoen for utilsigtet cirkulation af papirkopier. Som nævnt ovenfor har Ombudsmandens ansatte, der er involveret i kontorets sagsbehandling, adgang til sagsakterne og deres dokumenter.

Enhver faktisk eller potentiel klager kan til enhver tid fremsætte en begrundet anmodning om, at der gives begrænset adgang til hans/hendes klagesag, en anmodning, der f.eks. kan være relevant, hvis klageren er et nuværende eller tidligere medlem af Ombudsmandens personale, en anden EU-ansat, et medlem af netværk eller lignende grupper, som flere ansatte i Ombudsmandens kontor har eller kan forventes at have kontakt med. Dokumenterne og dataformularerne lagres elektronisk på virtuelle servere, som Europa-Parlamentet stiller til rådighed for Ombudsmanden. Europa-Parlamentets adgang til data kontrolleres udelukkende med henblik på IT-administration og -support.

Fysiske arkiver opbevares låst i separate arkivrum og, hvor det er relevant, pengeskabe.

5/ Hvordan kan du bede os om at bekræfte, ændre eller slette dine oplysninger?

Registrerede har ret til at få adgang til de personoplysninger, vi har om dem, og til at anmode Ombudsmanden om at rette, supplere eller, hvis det er relevant, slette dem [4] Enhver anmodning om indsigt i personoplysninger eller om berigtigelse, begrænsning og/eller sletning af personoplysninger bør rettes til den ansvarlige undersøgelsesmedarbejder og/eller til den dataansvarlige (e-mail: EO@ombudsman.europa.eu).

Du kan også kontakte Den Europæiske Ombudsmands databeskyttelsesansvarlige (DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu), hvis du har spørgsmål om behandlingen af dine personoplysninger.

Begrænsninger i henhold til artikel 25 i forordning 2018/1725 kan finde anvendelse, jf. Ombudsmandens afgørelse af 9. november 2020 [5].

6/ Hvor længe opbevarer vi dine data?

Sagsakter, herunder dokumentrelaterede data eller data, der er integreret i databaser, er underlagt en opbevaringsperiode på:

• To år for klager, der falder uden for kontorets mandat.
• Ti år for klager, der falder ind under kontorets mandat. Dette omfatter klager, hvor Ombudsmanden indledte en undersøgelse, og klager, hvor Ombudsmanden ikke indledte en undersøgelse, enten fordi de var uantagelige eller på grund af manglende begrundelse. Dokumenter vedrørende klager, der havde væsentlig offentlig betydning, eller som på anden måde betragtes som større sager, arkiveres senere i anonymiseret form til historiske formål. Undtagelsesvis kan personoplysninger dog opbevares, hvis det er nødvendigt af hensyn til historiske eller offentlige interesser.

Der gælder kortere opbevaringsfrister for fortrolige dokumenter, der indgår i sagsakterne. Navnlig skal fortrolige dokumenter generelt slettes, når sagen er afsluttet, og når en klager er involveret, er fristen for behandling af en anmodning om fornyet undersøgelse udløbet.

I særlige tilfælde finder standardopbevaringsperioden på ti år anvendelse på fortrolige dokumenter, hvis:

• a) det er klart, at de pågældende oplysninger er eller meget vel kan være vigtige for forståelsen af sagen i fremtiden, herunder omstændigheder, hvor sagen har forrang eller uddannelsesmæssig værdi
• b) opbevaring af dokumentet vil kunne tjene historiske eller offentlige interesser eller
• c) opbevaring af dokumentet kan være relevant i forbindelse med faktiske eller mulige fremtidige formelle procedurer.

Alle afgørelser og handlinger i forbindelse med behandlingen af ovennævnte fortrolige dokumenter registreres behørigt i sagsakterne.

7/ Anvendelse

Registrerede har til enhver tid ret til at indgive en klage til Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse (edps@edps.europa.eu), hvis de mener, at Ombudsmanden har krænket deres rettigheder i henhold til forordning 2018/1725.

[1] Artikel 10 i forordning 2018/1725.

[2] Artikel 9, stk. 2, i Ombudsmandens statut.

[3] Artikel 2, stk. 2, i Ombudsmandens statut.

[4] Artikel 17-20 i forordning 2018/1725.

[5] Den Europæiske Ombudsmands afgørelse af 9. november 2020 om interne regler for begrænsning af visse registreredes rettigheder i forbindelse med behandling af personoplysninger, som findes på https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/141577.