(1)

Den Europæiske Ombudsmand har beføjelse til at foretage administrative undersøgelser, procedurer forud for disciplinær forfølgning, disciplinær forfølgning og suspensionsprocedurer i overensstemmelse med vedtægten for tjenestemænd ved Den Europæiske Union og ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i Den Europæiske Union, som er fastlagt i Rådets forordning (EØS, Euratom, EKSF) nr. 259/68 (2) (»personalevedtægten«), og med Den Europæiske Ombudsmands afgørelse af 4. november 2004 om vedtagelse af gennemførelsesbestemmelser om gennemførelse af administrative undersøgelser og disciplinærsager. Om nødvendigt henvises sager også til OLAF.

(2)

Ansatte ved Den Europæiske Ombudsmand er forpligtet til at indberette eventuelle ulovlige aktiviteter, herunder svig og korruption, som er til skade for Unionens interesser. De ansatte er også forpligtet til at indberette adfærd under udførelse af arbejdsopgaver, som kan være en alvorlig tilsidesættelse af de forpligtelser, der påhviler Unionens ansatte. Dette fastlægges i Den Europæiske Ombudsmands afgørelse om interne regler for whistleblowing af 20. februar 2015.

(3)

Den Europæiske Ombudsmand har indført en politik for effektivt at forebygge og bekæmpe eksisterende og potentielle sager om psykologisk eller seksuel chikane på arbejdspladsen, jf. afgørelsen af 18. december 2017. I afgørelsen fastsættes en uformel procedure, som giver det formodede offer for chikane mulighed for at kontakte Den Europæiske Ombudsmands medarbejdere med ansvar for etik og/eller forligsudvalget.

(4)

Den Europæiske Ombudsmand kan også gennemføre undersøgelser om potentielle krænkelser af sikkerhedsregler for EU's klassificerede informationer (»EUCI«).

(5)

Den Europæiske Ombudsmand er omfattet af både interne og eksterne revisioner vedrørende sine aktiviteter.

(6)

I forbindelse med sådanne administrative undersøgelser, revisioner og efterforskninger samarbejder Den Europæiske Ombudsmand med andre EU-institutioner, -organer, -kontorer og -agenturer.

(7)

Den Europæiske Ombudsmand kan samarbejde med tredjelandes nationale myndigheder og internationale organisationer, enten efter anmodning eller på eget initiativ.

(8)

Den Europæiske Ombudsmand kan også samarbejde med EU-medlemsstaternes offentlige myndigheder, enten efter anmodning eller på eget initiativ.

(9)

Den Europæiske Ombudsmand foretager undersøgelser af påståede sager om fejl eller forsømmelser i forvaltningen af EU-institutioners, -organers, -kontorers eller -agenturers aktiviteter, med undtagelse af Den Europæiske Unions Domstol, der udøver sine egne domstolsfunktioner. I denne forbindelse kan det være nødvendigt for Den Europæiske Ombudsmand at sikre, at de personoplysninger, der indgår i dokumenter, som er indhentet af parterne og under undersøgelserne, behandles fortroligt. Den Europæiske Ombudsmand kan også blive nødt til at beskytte klageres samt andre involverede personers rettigheder og frihedsrettigheder.

(10)

For at udføre sine opgaver indsamler og behandler Den Europæiske Ombudsmand oplysninger og flere kategorier af personoplysninger, herunder information til identifikation af fysiske personer, kontaktoplysninger, information om arbejdsroller og -opgaver, information om indsats og adfærd i jobfunktioner og i privatlivet samt finansielle oplysninger. Den Europæiske Ombudsmand fungerer som dataregisteransvarlig.

(11)

I henhold til forordning (EU) 2018/1725 (»forordningen«) er Den Europæiske Ombudsmand derfor forpligtet til at give de registrerede oplysninger om disse behandlingsaktiviteter og respektere deres rettigheder som registrerede.

(12)

Det kan være nødvendigt for Den Europæiske Ombudsmand at forene disse rettigheder med formålene med administrative undersøgelser, revisioner, efterforskninger og retssager. Det kan også være nødvendigt at afveje en registrerets rettigheder over for andre registreredes grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder. I den forbindelse giver artikel 25 i forordningen på strenge betingelser Den Europæiske Ombudsmand mulighed for at begrænse anvendelsen af artikel 14-22, 35 og 36 samt artikel 4, for så vidt som dens bestemmelser svarer til de rettigheder og forpligtelser, der er omhandlet i artikel 14-20. Medmindre der er fastsat begrænsninger i en retsakt, der er vedtaget på grundlag af traktaterne, er det nødvendigt at vedtage interne regler, i henhold til hvilke Den Europæiske Ombudsmand har ret til at begrænse disse rettigheder.

(13)

Den Europæiske Ombudsmand kan eksempelvis blive nødt til at begrænse de oplysninger, som denne giver en registreret om behandlingen af vedkommendes personoplysninger i den indledende vurderingsfase af en administrativ undersøgelse eller i løbet af selve undersøgelsen, forud for en eventuel henlæggelse af sagen eller under den disciplinære fase. Under visse omstændigheder kan det i alvorlig grad berøre Den Europæiske Ombudsmands evne til at gennemføre undersøgelsen på en effektiv måde, hvis der f.eks. er risiko for, at den pågældende person kunne tilintetgøre bevismateriale eller påvirke potentielle vidner, inden de afhøres. Den Europæiske Ombudsmand kan også blive nødt til at beskytte vidners samt andre involverede personers rettigheder og frihedsrettigheder.

(14)

Det kan være nødvendigt at beskytte anonymiteten af et vidne eller en whistleblower, der har anmodet om ikke at blive identificeret. I så fald kan Den Europæiske Ombudsmand beslutte at begrænse adgangen til sådanne personers identitet, erklæringer og andre personoplysninger for at beskytte deres rettigheder og frihedsrettigheder.

(15)

Det kan være nødvendigt at beskytte fortrolige oplysninger vedrørende en ansat, der har kontaktet Den Europæiske Ombudsmands medarbejdere med ansvar for etik og/eller forligsudvalget i forbindelse med en procedure vedrørende chikane. I sådanne tilfælde kan Den Europæiske Ombudsmand blive nødt til at begrænse adgangen til det formodede offers, den formodede chikanørs og andre involverede personers identitet, erklæringer og andre personoplysninger for at beskytte alle berørtes rettigheder og frihedsrettigheder.

(16)

Den Europæiske Ombudsmand kan for eksempel blive nødt til at begrænse de oplysninger, der gives til en registreret, der er nævnt i klage- eller undersøgelsesdokumenter om behandling af vedkommendes personoplysninger i løbet af en undersøgelse af påståede fejl eller forsømmelser i en EU-institution, et EU-organ, -kontor eller -agentur. Forudsat, at sådanne oplysninger i alvorlig grad kan berøre Den Europæiske Ombudsmands evne til at gennemføre undersøgelsen på en effektiv måde, hvis der f.eks. er risiko for, at den pågældende person kan bringe undersøgelsen i fare. Den Europæiske Ombudsmand kan også blive nødt til at beskytte klagerens samt andre involverede personers rettigheder og frihedsrettigheder.

(17)

Den Europæiske Ombudsmand bør kun anvende begrænsninger, når de respekterer det væsentligste indhold af grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder og er en nødvendig og forholdsmæssig foranstaltning i et demokratisk samfund. Den Europæiske Ombudsmand bør fremlægge en begrundelse, der forklarer årsagerne til disse begrænsninger.

(18)

På grundlag af princippet om ansvarlighed bør Den Europæiske Ombudsmand føre et register over sin anvendelse af begrænsninger.

(19)

Når Den Europæiske Ombudsmand under udførelsen af sit hverv behandler personoplysninger, der udveksles med andre organisationer, bør Den Europæiske Ombudsmand og disse organisationer høre hinanden om de potentielle begrundelser for at indføre begrænsninger og om nødvendigheden og forholdsmæssigheden af disse begrænsninger, medmindre dette vil bringe Den Europæiske Ombudsmands aktiviteter i fare.

(20)

I henhold til artikel 25, stk. 6, i forordningen skal den dataansvarlige underrette de registrerede om de vigtigste bevæggrunde, der ligger til grund for anvendelsen af begrænsningen, og om deres ret til at indgive en klage til Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse (»Den Europæiske Tilsynsførende«).

(21)

I henhold til artikel 25, stk. 8, i forordningen har Den Europæiske Ombudsmand ret til at udsætte, udelade eller afvise at underrette den registrerede om årsagerne til anvendelsen af en begrænsning, hvis dette på nogen måde ville ophæve virkningen af begrænsningen. Den Europæiske Ombudsmand bør i hvert enkelt tilfælde vurdere, om det vil ophæve virkningen af begrænsningen at underrette om den.

(22)

Den Europæiske Ombudsmand bør ophæve begrænsningen, så snart de omstændigheder, der ligger til grund for begrænsningen, ikke længere er til stede, og vurdere disse omstændigheder regelmæssigt.

(23)

For at sikre den størst mulige beskyttelse af de registreredes rettigheder og frihedsrettigheder og i overensstemmelse med artikel 44, stk. 1, i forordningen bør den databeskyttelsesansvarlige høres i god tid om eventuelle begrænsninger, der måtte blive anvendt, og kontrollere deres overensstemmelse med denne afgørelse.

(24)

I artikel 16, stk. 5, og artikel 17, stk. 4, i forordningen fastsættes undtagelser for registreredes ret til oplysninger og indsigtsret. Hvis disse undtagelser finder anvendelse, behøver Den Europæiske Ombudsmand ikke at anvende en begrænsning i henhold til denne afgørelse —