Indledning

Den Europæiske Ombudsmand er forpligtet til at beskytte dine personoplysninger og respektere dit privatliv. Ombudsmanden indsamler og behandler personoplysninger i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2018/1725 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer og om fri udveksling af sådanne oplysninger.

1. Hvilke personoplysninger behandler Den Europæiske Ombudsmand?

• Fornavn
• Stillingsbetegnelse
• Organisation
• Lyd- og/eller visuelle data (f.eks. billeder og stemmeoptagelser)

2. Hvorfor og hvordan behandler Den Europæiske Ombudsmand disse personoplysninger?

Den Europæiske Ombudsmand udarbejdede en række videoer, der havde til formål at øge bevidstheden om kontorets mandat, om, hvordan det kan hjælpe borgerne, samt at gøre offentligheden opmærksom på det arbejde, der er udført på visse centrale områder.

Videoerne viser ansigterne bag institutionens arbejde, viser samarbejdet med andre EU-institutioner for at forbedre EU-forvaltningen og fremhæver dens forhold til offentligheden - både som klagere og potentielle klagere og som modtagere af en mere effektiv og gennemsigtig EU-forvaltning.

3. Hvad er retsgrundlaget og behovet for behandling af disse oplysninger?

Behandlingen af personoplysninger er knyttet til kommunikation og fremme af Ombudsmandens aktiviteter (herunder med fotos og audiovisuelle optagelser), som er nødvendige for Ombudsmandens funktion i henhold til traktaterne. Disse bestemmelser er artikel 11 i traktaten om Den Europæiske Union og artikel 15 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde.

Disse behandlingsaktiviteter er derfor lovlige i henhold til artikel 5, stk. 1, litra a), i forordning (EU) 2018/1725 (behandling er nødvendig af hensyn til udførelse af en opgave i samfundets interesse eller henhørende under offentlig myndighedsudøvelse, som den eller det pågældende af Unionens institutioner eller organer har fået pålagt).

 4. Hvem er ansvarlig for behandlingen af oplysningerne?

Den Europæiske Ombudsmand er ansvarlig for databehandling samt Kommissionen, der offentliggjorde videoen på sin audiovisuelle portal.

5. Hvem har adgang til dine personoplysninger, og hvem videregives de til?

Audiovideooptagelser anvendes til kommunikationsformål på Ombudsmandens websted og dets sociale mediekanaler (Twitter, Instagram, YouTube, LinkedIn, Mastodon, Peertube) samt på Kommissionens audiovisuelle portal. Enhver, der ser videoerne via en af disse platforme, vil have adgang til sådanne data.

6. Hvor længe opbevarer vi oplysningerne?

Det audiovisuelle materiale vil blive opbevaret, så længe det er nødvendigt for at opfylde det formål, det blev optaget til (fremme Den Europæiske Ombudsmands mandat og aktiviteter), og det kan også arkiveres på et senere tidspunkt med henblik på permanent opbevaring til historiske formål for at dokumentere, bevare og gøre Den Europæiske Ombudsmands og Den Europæiske Unions historie og audiovisuelle arv offentligt tilgængelig.

Hvis du er rettighedshaver, og du ønsker at få dine oplysninger fjernet fra det audiovisuelle materiale, opfordrer vi dig til at kontakte Den Europæiske Ombudsmand (se punkt 8 i denne databeskyttelseserklæring: "Hvad er dine rettigheder, og hvordan kan du udøve dem?).

7. Hvordan beskytter og beskytter vi dine personoplysninger?

For at beskytte dine personoplysninger har Ombudsmanden truffet en række tekniske og organisatoriske foranstaltninger. Tekniske foranstaltninger omfatter passende foranstaltninger til håndtering af onlinesikkerhed, risiko for datatab og ændring af data eller uautoriseret adgang under hensyntagen til den risiko, der er forbundet med behandlingen, og arten af de personoplysninger, der behandles.

8. Hvad er dine rettigheder, og hvordan kan du udøve dem?

Du har særlige rettigheder som "registreret" i henhold til kapitel III (artikel 14-25) i forordning (EU) 2018/1725, navnlig retten til indsigt i dine personoplysninger og til at berigtige dem, hvis dine personoplysninger er ukorrekte eller ufuldstændige. Hvor det er relevant, har du ret til at slette dine personoplysninger, begrænse behandlingen af dine personoplysninger og gøre indsigelse mod behandlingen heraf samt ret til dataportabilitet. Du har ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger, som udføres lovligt i henhold til artikel 5, stk. 1, litra a), i forordning (EU) 2018/1725, af grunde, der vedrører din særlige situation.

Du kan til enhver tid gøre indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger ved at underrette den dataansvarlige på eo-socialmedia@ombudsman.europa.eu. Denne indsigelse mod behandlingen påvirker ikke lovligheden af den behandling, der er foretaget før din anmodning.

Du kan udøve dine rettigheder ved at kontakte den dataansvarlige eller, i tilfælde af konflikt, databeskyttelsesrådgiveren. Hvis det er nødvendigt, kan du også henvende dig til Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse.

Deres kontaktoplysninger findes under punkt 9 i denne databeskyttelseserklæring. Hvis du ønsker at udøve dine rettigheder i forbindelse med en eller flere specifikke behandlingsaktiviteter, bedes du angive deres beskrivelse (dvs. deres referencenummer som angivet i punkt 10 nedenfor) i din anmodning.

9. Hvem skal man kontakte i tilfælde af forespørgsler eller klager vedrørende databeskyttelsesspørgsmål?

Den registeransvarlige

Hvis du ønsker at udøve dine rettigheder i henhold til forordning (EU) 2018/1725, hvis du har bemærkninger, spørgsmål eller betænkeligheder, eller hvis du ønsker at indgive en klage vedrørende indsamlingen og anvendelsen af dine personoplysninger, er du velkommen til at kontakte den dataansvarlige, Den Europæiske Ombudsmand, på eo-socialmedia@ombudsman.europa.eu.

Den Europæiske Ombudsmands databeskyttelsesrådgiver

Du kan kontakte databeskyttelsesrådgiveren (DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu) om spørgsmål vedrørende behandlingen af dine personoplysninger i henhold til forordning (EU) 2018/1725.

Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse (EDPS)

Du har ret til at klage til Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse (edps@edps.europa.eu), hvis du mener, at dine rettigheder i henhold til forordning (EU) 2018/1725 er blevet krænket som følge af den dataansvarliges behandling af dine personoplysninger.

10. Hvor kan man finde mere detaljerede oplysninger

Ombudsmandens databeskyttelsesrådgiver fører et register over alle Den Europæiske Ombudsmands behandlingsaktiviteter vedrørende personoplysninger, som er blevet dokumenteret og anmeldt til dem. Du kan få adgang til registret via følgende link: https://www.ombudsman.europa.eu/da/dataprotection. Denne specifikke behandling er opført i databeskyttelsesrådgiverens offentlige register med følgende referencenummer: 02/2023