Den Europæiske Ombudsmands offentlige arrangementer

Offentlig registrering af behandlingsaktiviteter [1]: Behandling af personoplysninger og kontaktoplysninger, fotos, video- og lydoptagelser af talere ved og deltagere i Den Europæiske Ombudsmands offentlige arrangementer, enten offline eller online

1. Seneste opdatering af denne post: 12-05-2021

2. Referencenummer [2]: 4/2021

3. Den registeransvarliges navn og kontaktoplysninger [3]: Den Europæiske Ombudsmand, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Strasbourg Cedex. Kontakt: Kommunikationsenheden, e-mail: eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu

4. Navn og kontaktoplysninger på den databeskyttelsesansvarlige:

Francesca Pavesi – stedfortrædende DPO: Nicholas Hernanz

E-mail: Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Databehandlerens navn og kontaktoplysninger [4]: Der kan være databehandlere til specifikke arrangementer: kontrahenter og underkontrahenter, der anvendes til generel tilrettelæggelse, forvaltning og betaling af registrering, rejseorganisation osv.

Kontraktbestemmelser sikrer, at databehandlerne kun behandler navne og kontakt- og bankoplysninger på talere og andre deltagere i Ombudsmandens arrangementer efter Ombudsmandens instrukser. De samme bestemmelser sikrer, at fotografer kun kan overføre fotografier, der er taget ved et ombudsmandsarrangement, til Kommunikationsenheden. Alle databehandlere skal have modtaget certificering fra anerkendte internationale databeskyttelseseksperter.

I tilfælde af arrangementer, der streames online, f.eks. et webinar, fungerer den relevante webplatform (dvs. WebEx) som databehandler af dine personoplysninger med henblik på den tekniske levering af onlinearrangementet, enten via en browser eller en mobilapplikation. De relevante databeskyttelseserklæringer gælder.

Hvis der anvendes afstemnings- og afhøringsværktøjer, der er føjet til den digitale platform (dvs. Slido), fungerer det relevante værktøj som databehandler af visse data, f.eks. deltagernes IP-adresser. Den relevante cookiepolitik og fortrolighedserklæringer gælder.

6. Navn og kontaktoplysninger på den eller de fælles dataansvarlige [5]:

For arrangementer, der afholdes på:

• Europa-Parlamentets bygninger: Europa-Parlamentet er fælles dataansvarlig for behandlingen af tilladelser til adgang til dets bygninger af sikkerhedshensyn.
• Europa-Kommissionens lokaler: Europa-Kommissionen er fælles dataansvarlig for behandlingen af tilladelser til at få adgang til sine bygninger af sikkerhedshensyn.
• private forretningslokaler (f.eks. hoteller): Den private forretningsenhed er fælles dataansvarlig for verifikationen af eventgæsternes identitet.

7. Formål med behandlingen [6]: Kommunikationsenheden koordinerer, tilrettelægger og forvalter forskellige typer offentlige arrangementer i overensstemmelse med Ombudsmandens strategi og kontorets årlige forvaltningsplan. Formålet er at opretholde en høj synlighed af kontorets arbejde i offentlighedens interesse.

Der indsamles derfor data med henblik på at sende invitationer og oplysninger til potentielle talere og deltagere, muliggøre tilmelding til arrangementet, følge op på arrangementet og lette og forbedre udvekslingen af synspunkter og det fremtidige samarbejde med og mellem talere og deltagere.

Data indsamles også for at lette finansielle og kontraktlige forbindelser med talere og andre deltagere og leverandører, foretage rejse- og hotelarrangementer og opfylde sikkerhedskrav.

Billeder, f.eks. fotos og video- og lydoptagelser, der tages ved arrangementer, anvendes til at formidle Ombudsmandens aktiviteter.

8. Beskrivelse af kategorierne af registrerede og kategorierne af personoplysninger [7]:

Registrerede

Alle personer (interne og eksterne), der inviteres til og deltager i arrangementerne, dvs.:

• medlemmer af det europæiske netværk af ombudsmænd
• repræsentanter for EU's institutioner, organer eller agenturer
• repræsentanter for civilsamfundsorganisationer, -sammenslutninger og -NGO'er
• akademikere/enkeltpersoner, der nøje følger Ombudsmandens arbejde
• journalister
• eksterne leverandører såsom moderatorer og fotografer
• ansatte i ombudsmandens kontor
• enhver deltager i et ombudsmandsarrangement.

Datafelter

• Navne på potentielle talere, deltagere og eksterne leverandører
• e-mailadresser og telefonnumre på talere, deltagere og eksterne leverandører
• stillingsbetegnelser, CV'er for talere
• bankkontooplysninger for talere og eksterne leverandører
• Navne på talernes arbejdsgivere (hvis relevant), deltagere og eksterne leverandører
• billeder, f.eks. fotos og video- og lydoptagelser, der er taget ved arrangementer
• Billeder og lyd- og videooptagelser leveret af potentielle højttalere
• Spørgsmål stillet under onlinearrangementer af deltagerne via afstemnings- og forespørgselsværktøjer.

9. Tidsfrist for opbevaring af oplysningerne og om muligt for sletning [8]: Navne, e-mailadresser, telefonnumre, bankkontooplysninger, CV'er og navne på (eventuelt) arbejdsgivere for deltagerne opbevares i fem år, hvorefter de slettes, mens navne, kontaktoplysninger og billeder af talere arkiveres til historiske formål.

Data, navnlig navne, titler og billeder af talere, offentliggøres på Ombudsmandens websted og på de sociale medier og forbliver der på ubestemt tid.

Fotos og video- eller lydoptagelser fra offentlige begivenheder gemmes internt i fem år, hvorefter de slettes. De dokumenter, der anses for at være relevante for kontorets aktiviteter, arkiveres efterfølgende til historiske formål.

10. Modtagere af dataene [9]:

Kommunikationsenheden, som koordinerer, tilrettelægger og forvalter offentlige arrangementer i overensstemmelse med Ombudsmandens strategi og kontorets årlige forvaltningsplan.

Generalsekretariatet og Enheden for Personale, Administration og Budget, som håndterer de finansielle og kontraktmæssige aspekter af offentlige arrangementer.

Ombudsmandens kabinet, som oplyser navne og kontaktoplysninger på talere eller deltagere.

Navne, stillingsbetegnelser og billeder af talere og deltagere i arrangementer kan vises på Ombudsmandens websted, på netværkets Extranet og i årsberetningen, som er offentligt tilgængelige. Disse data kan også findes i Network in Focus, et nyhedsbrev fra det europæiske netværk af ombudsmænd, som er tilgængeligt på netværkets ekstranet og på Ombudsmandens websted.

Oplysningerne kan også findes på Ombudsmandens sociale mediekanaler, som er offentligt tilgængelige.

Listen over talere og deltagere i et arrangement distribueres til alle talere og deltagere.

Navne, titler og billeder på talere og deltagere i et arrangement kan offentliggøres i Ombudsmandens interne nyhedsbrev.

11. Overføres der personoplysninger til tredjelande og/eller internationale organisationer?[10]: Ikke relevant

12. Generel beskrivelse af sikkerhedsforanstaltninger [11]: Personoplysninger om Ombudsmandens personale og om eksterne registrerede — indsamlet i forbindelse med tilrettelæggelsen af arrangementer — er beskyttet af sikkerhedsforanstaltninger, der er indført af sektoren for informations- og kommunikationsteknologi for at bevare integriteten og fortroligheden af institutionens elektroniske ejendom.

13. Oplysninger om, hvordan registrerede kan udøve deres ret til indsigt og berigtigelse og, hvor det er relevant, sletning, begrænsning og dataportabilitet [12]:

• En registreret kan udøve sine rettigheder ved f.eks. at anmode om indsigt i og berigtigelse eller sletning af personoplysninger ved at sende en e-mail til eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Anmodningen behandles uden unødig forsinkelse og under alle omstændigheder inden for en måned.
• Når potentielle deltagere tilmelder sig et arrangement, informeres de om, at billeder af dem kan tages under arrangementet og anvendes af Ombudsmandens kontor til kommunikationsformål. Hvis de har spørgsmål, kan de kontakte Kommunikationsenheden via eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Enheden vil så vidt muligt forsøge at imødekomme deres bekymringer (f.eks. afhængigt af rummets konfiguration eller ved at mørklægge/dække deres billede på kollektive printskærme, der er taget under webinarer og digitale konferencer).
• Potentielle deltagere bliver også spurgt, om de ønsker, at deres kontaktoplysninger tilføjes Ombudsmandens kontaktlister for at blive holdt orienteret om fremtidige aktiviteter. Alle fremtidige meddelelser giver dem mulighed for at afmelde sådanne lister, hvis de ønsker det.

Erklæring om beskyttelse af personlige oplysninger

om indsamling af navne, kontaktoplysninger, fotos, video, lydoptagelser og foto- og audiovisuelt udstyr foretaget af Den Europæiske Ombudsmands kommunikationsenhed

Denne databeskyttelseserklæring forklarer, hvilke personoplysninger Den Europæiske Ombudsmand indsamler, hvorfor og hvordan den indsamler, behandler, anvender og lagrer dem. Erklæringen beskriver også, hvordan registrerede kan udøve deres rettigheder.

Den dataansvarlige er Den Europæiske Ombudsmand.

1. Hvilke personoplysninger behandler Den Europæiske Ombudsmand?

• Navne på potentielle talere, deltagere og eksterne leverandører.
• E-mail-adresser og telefonnumre på talere, deltagere og eksterne leverandører.
• Jobtitler, CV'er for talere.
• Bankoplysninger om talere og eksterne leverandører.
• Navne på talernes arbejdsgivere (hvis relevant), deltagere og eksterne leverandører.
• Billeder, såsom fotos og video- og lydoptagelser taget ved begivenheder.
• Billeder og lyd- og videooptagelser leveret af potentielle højttalere.

2. Hvorfor behandler Den Europæiske Ombudsmand disse personoplysninger?

Udelukkende med det formål at koordinere, tilrettelægge og forvalte Ombudsmandens offentlige arrangementer.

3. Hvad er retsgrundlaget og behovet for behandling af disse oplysninger?

Vi behandler oplysninger i forbindelse med udøvelsen af Den Europæiske Ombudsmands hverv i offentlighedens interesse i overensstemmelse med statutten for Den Europæiske Ombudsmand og artikel 5, stk. 1, litra a), i forordning 2018/1725. Vi spørger også potentielle deltagere, om de ønsker deres kontaktoplysninger tilføjet til vores database.

4. Hvem er ansvarlig for behandlingen af oplysningerne?

Den Europæiske Ombudsmand er ansvarlig for den databehandling, som enhederne Personale, Administration og Budget og Kommunikation foretager. Kommunikationsenheden kan pålægge eksterne fagfolk at tage billeder og foretage lyd- og videooptagelser af Ombudsmandens offentlige arrangementer.

5. Hvem er processoren?

Der kan være processorer til specifikke arrangementer: kontrahenter og underkontrahenter, der anvendes til generel organisation, forvaltning og betaling af registrering mv.

Kontraktbestemmelser sikrer, at databehandlerne kun behandler navne og kontakt- og bankoplysninger på talere og andre deltagere i Ombudsmandens arrangementer efter Ombudsmandens instrukser. De samme bestemmelser sikrer, at fotografer kun kan overføre fotografier, der er taget ved et ombudsmandsarrangement, til Kommunikationsenheden. Alle databehandlere skal have modtaget certificering fra anerkendte internationale databeskyttelseseksperter.

I tilfælde af arrangementer, der streames online, f.eks. et webinar, fungerer den relevante webplatform (dvs. WebEx) som databehandler af dine personoplysninger med henblik på den tekniske levering af onlinearrangementet, enten via en browser eller en mobilapplikation. De relevante databeskyttelseserklæringer gælder.

Hvis der anvendes afstemnings- og afhøringsværktøjer, der er føjet til den digitale platform (dvs. Slido), fungerer det relevante værktøj som databehandler af visse data, f.eks. deltagernes IP-adresser. Den relevante cookiepolitik og fortrolighedserklæringer gælder.

6. Hvem modtager dataene?

• Teammedlemmer af Enheden for Kommunikation, Generalsekretariatet, Enheden for Personale, Administration og Budget og Ombudsmandens kabinet, hvis arbejde kræver, at de håndterer personoplysninger i forbindelse med tilrettelæggelsen af offentlige arrangementer.
• Ombudsmandens websted og årsberetning, som er offentligt tilgængeligt. Netværkets Extranet, et websted, der kun er tilgængeligt for netværkets medlemmer. Oplysningerne kan også findes i Network in Focus, et nyhedsbrev fra det europæiske netværk af ombudsmænd, som er tilgængeligt på netværkets ekstranet og på Ombudsmandens websted.
• Oplysningerne kan også findes på Ombudsmandens sociale mediekanaler, som er offentligt tilgængelige.
• Listen over talere og deltagere i et arrangement distribueres til alle talere og deltagere.
• Navne på og billeder af talere og deltagere i et arrangement kan offentliggøres i Ombudsmandens interne nyhedsbrev.

7. Hvor længe opbevares oplysningerne?

• Navne og stillingsbetegnelser på talere ved arrangementer og navne på deres arbejdsgivere (hvis det er relevant) offentliggøres på Ombudsmandens websted.
• Billeder og lyd-/videooptagelser fra arrangementer offentliggøres på Ombudsmandens websted, anvendes i hendes publikationer og distribueres via de officielle konti på de sociale medier. De opbevares også internt i fem år, hvorefter de slettes. De dokumenter, der anses for at være relevante for kontorets aktiviteter, arkiveres efterfølgende til historiske formål.

8. Hvordan beskytter vi dine data?

Personoplysninger er beskyttet af sikkerhedsforanstaltninger, der er indført af sektoren for informations- og kommunikationsteknologi på Ombudsmandens kontor for at bevare integriteten og fortroligheden af institutionens elektroniske ejendom.

9. Hvad er dine rettigheder, og hvordan kan du udøve dem?

• En registreret kan udøve sine rettigheder, f.eks. ved at anmode om indsigt i og berigtigelse eller sletning af personoplysninger ved at sende en e-mail til eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Anmodningen behandles uden unødig forsinkelse og under alle omstændigheder senest en måned efter modtagelsen af anmodningen.

a) Når vi tilmelder os et arrangement, informerer vi potentielle deltagere om, at billeder af dem kan tages under arrangementet og anvendes af Ombudsmandens kontor til kommunikationsformål. Hvis de har spørgsmål, kan de kontakte Kommunikationsenheden via eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Enheden vil så vidt muligt forsøge at imødekomme deres bekymringer (f.eks. afhængigt af rummets konfiguration eller ved at mørklægge deres billede på kollektive trykte skærme, der er taget under webinarer og digitale konferencer).

• Vi spørger også potentielle deltagere, om de ønsker at blive føjet til vores kontaktlister, så vi kan informere dem om vores aktiviteter. Al fremtidig kommunikation vil give dem mulighed for at afmelde sådanne lister, hvis de ønsker det.

10. Hvem skal man kontakte i tilfælde af forespørgsler eller klager vedrørende databeskyttelsesspørgsmål?

En registreret kan til enhver tid sende databeskyttelsesrelaterede spørgsmål til:
eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu

Leder af Enheden for Personale, Administration og Budget
Den Europæiske Ombudsmand
1 avenue du Président Robert Schuman CS 30403
F-67001 Strasbourg Cedex

Du kan også kontakte Den Europæiske Ombudsmands databeskyttelsesansvarlige: dpo-euro-ombudsman@ombudsman.europa.eu

eller indgive en klage til Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse: edps@edps.europa.eu

Strasbourg, den 12. maj 2021

 

[1] Udfyldes af den registeransvarlige. Se artikel 31, stk. 1 og 5, om fortegnelser over behandlingsaktiviteter i forordning 2018/1725: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725

[2] Til sporing. Hvis kontoret beslutter at føre et centralt register, skal den registeransvarlige kontaktes for at få et referencenummer.

[3] Brug så vidt muligt funktionelle postkasser for at sikre forretningskontinuitet.

[4] Hvor det er relevant. Hvis du bruger en databehandler (entreprenør) til at behandle personoplysninger på dine vegne, bedes du angive dette (f.eks. 360°-evalueringer, outsourcede IT-tjenester eller lægeundersøgelser forud for ansættelsen).

[5] Hvor det er relevant. Hvis du er fælles ansvarlig med en anden EU-institution, bedes du angive dette her (f.eks. to institutioner med fælles lægetjeneste). Hvis dette er tilfældet, skal du sørge for at nævne i beskrivelsen, hvem der er ansvarlig for hvad, og hvem folk kan henvende sig til deres forespørgsler.

[6] Meget kortfattet beskrivelse af, hvad du agter at opnå. Hvis du gør dette på et specifikt retsgrundlag, skal du også nævne det (f.eks. personalevedtægten for udvælgelsesprocedurer).

[7] Hvis datakategorierne varierer mellem forskellige kategorier af personer, bedes du også forklare dette (f.eks. mistænkte i forhold til vidner i administrative undersøgelser)

[8] Angiv din administrative opbevaringsperiode, herunder dens begyndelsestidspunkt, differentier mellem kategorier af personer eller data, hvor det er nødvendigt (f.eks. i udvælgelsesprocedurer: ansøgere, der gjorde det på reservelisten, i forhold til dem, der ikke gjorde det).

[9] Hvem får adgang til oplysningerne i Den Europæiske Ombudsmand? Er der nogen uden for kontoret? Det er ikke nødvendigt at nævne enheder, der kan have adgang i løbet af en bestemt undersøgelse (f.eks. OLAF, EDPS, Revisionsretten).

[10] Hvis ja, angiv landet eller den internationale organisation og dokumentation for passende sikkerhedsforanstaltninger (f.eks. databehandler i et tredjeland, der anvender standardkontraktbestemmelser, en offentlig myndighed i et tredjeland, som du samarbejder med på grundlag af en traktat).

[11] Hvor det er muligt. Medtag en generel beskrivelse af dine sikkerhedsforanstaltninger, som du også kan give offentligheden. Se artikel 33 om behandlingssikkerhed i forordning 2018/1725: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725

[12] Overvej at offentliggøre den relevante del af databeskyttelseserklæringen og angive et link. Se artikel 15 og 16 om de oplysninger, der skal gives til den eller de registrerede, og artikel 17-22 om de registreredes rettigheder i forordning 2018/1725: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725