Denne databeskyttelseserklæring forklarer årsagen til behandlingen, den måde, hvorpå Den Europæiske Ombudsmand indsamler, håndterer og sikrer beskyttelse af alle personoplysninger, der gives, hvordan disse oplysninger anvendes, og hvilke rettigheder de registrerede kan udøve i forbindelse med deres oplysninger.

Den registeransvarlige er Den Europæiske Ombudsmand. Den fælles dataansvarlige er Europa-Parlamentets Lægetjeneste (EP).

1. Hvilke personoplysninger vil Den Europæiske Ombudsmand behandle?

Ansøgerne indsender deres oplysninger via onlineansøgningsværktøjet (webstedet)[1]. Med henblik på at gennemføre udvælgelsesproceduren importeres dataene til et IT-værktøj, der er udformet til at understøtte og lette proceduren.

Vi behandler følgende personoplysninger:

• Grundlæggende personoplysninger (fornavn, efternavn, nationalitet, fødselsdato, e-mail og bopælsby og -land, telefon)
• oplysninger i CV'et (uddannelse, erhvervserfaring, sprogfærdigheder)
• det eller de dokumenter, der beviser handicappet (f.eks.: et dokument udstedt af en national eller regional myndighed eller et akkrediteret organ i en EU-medlemsstat, et EU-handicapkort, en nylig attest udstedt af en læge)
• hvis det er relevant, en anmodning om rimelige tilpasninger af arbejdet under praktikopholdet ledsaget af en behørig begrundelse for behovet for rimelige tilpasninger [2]
• kopier af ansøgerens eksamensbeviser, grader eller certifikater.

2. Hvorfor behandler Den Europæiske Ombudsmand disse personoplysninger?

Formålet med behandlingen er at identificere kandidater til de praktikophold, der tilbydes personer med handicap, og at gennemføre den relevante udvælgelsesprocedure.

3. Hvad er retsgrundlaget og nødvendigheden af at behandle disse oplysninger?

Retsgrundlaget er Den Europæiske Ombudsmands afgørelse om praktikophold af 13. februar 2023, Den Europæiske Ombudsmands meddelelse om praktikophold 2023 – Praktikophold for personer med handicap og artikel 1d, stk. 4, i vedtægten for tjenestemænd og ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i Den Europæiske Union [3].

Behandling er nødvendig af hensyn til udførelsen af en opgave i samfundets interesse (artikel 5, stk. 1, litra a), i forordning 2018/1725).

4. Hvem er ansvarlig for behandlingen af oplysningerne?

EO-kontorets informations- og kommunikationsteknologitjenester (IKT) behandler de data, der indsendes til webstedet. Enheden for Menneskelige Ressourcer (HR) og IKT-personalet forvalter udvælgelsesværktøjet.

5. Hvem vil være modtagere af oplysningerne?

Den økonomiske aktør, generalsekretæren (hvis relevant), direktøren for administration, praktikanten, chefen for HR-enheden, lederne af undersøgelsesenhederne, de medarbejdere, der er involveret i ansøgernes vurdering, og IKT-medarbejderne.

Kun personale i HR-enheden har adgang til de dokumenter, der attesterer handicappet. Ansøgere, der har brug for en rimelig indkvartering, bør angive en begrundelse over for den økonomiske aktørs HR-tjenester uden at indsende dokumentation på nuværende tidspunkt.

I tilfælde af en anmodning om tvangsakkord fra udvalgte praktikanter vil Europa-Parlamentets Lægetjeneste vurdere dokumentationen for at fastslå gyldigheden af anmodningen om tilpasninger i rimeligt omfang og foreslå den økonomiske aktør de nødvendige foranstaltninger. Kun Europa-Parlamentets Lægetjeneste har adgang til de fremlagte dokumenter.

6. Hvor længe opbevares oplysningerne?

Ansøgernes oplysninger, der indsendes til onlineansøgningsværktøjet, opbevares i deres personlige onlinekonto i to år, hvis de ønsker at ansøge om fremtidige praktikophold. Hvis ansøgerne ikke opretter forbindelse til deres konto inden for to år, slettes kontoen og de data, der er indeholdt i den, automatisk, efter at der er sendt en e-mail til dem. Ansøgere kan til enhver tid anmode den økonomiske aktør om at slette deres konto.

Oplysninger, der overføres til udvælgelsesværktøjet vedrørende afviste ansøgere, slettes ni måneder efter udløbet af den periode med praktikophold, for hvilken der er indsamlet oplysninger. Oplysninger om ansøgere, der er udvalgt til praktikophold, slettes to år efter udløbet af deres praktikophold.

7. Hvordan beskytter vi den registreredes oplysninger?

Data indsamles online i sikker tilstand. Adgangen til oplysningerne via onlineformularen er beskyttet af et password efter ansøgerens valg.

De elektroniske data lagres i onlineapplikationsværktøjet på den økonomiske aktørs servere, hvilket betyder, at de er beskyttet af en lang række sikkerhedsforanstaltninger, som IKT-tjenesterne har indført for at beskytte integriteten og fortroligheden af institutionens elektroniske ejendom.

8. Hvad er dine rettigheder, og hvordan kan du udøve dem?

Du har ret til at få adgang til dine egne personoplysninger og til relevante oplysninger om, hvordan vi bruger dem. Du har også ret til at anmode om berigtigelse af ufuldstændige eller unøjagtige oplysninger om dig, forudsat at fortroligheden af drøftelserne og beslutningstagningen hos de medarbejdere, der er involveret i ansøgernes vurdering, beskyttes sammen med andre ansøgeres rettigheder.

Du kan til enhver tid rette identifikationsdata under proceduren. Med hensyn til oplysninger vedrørende antageligheds- eller vurderingskriterier kan retten til berigtigelse udøves indtil ansøgningsfristens udløb.

Du har til enhver tid ret til at gøre indsigelse mod EO's brug af dine data af grunde, der vedrører din særlige situation. Under visse omstændigheder har du ret til at anmode om, at EO sletter dine personoplysninger eller begrænser brugen heraf. Den økonomiske aktør vil besvare dine anmodninger så hurtigt som muligt og senest inden for en måned.

9. Hvem skal man kontakte i tilfælde af forespørgsler eller klager vedrørende databeskyttelsesspørgsmål?

Du kan til enhver tid sende databeskyttelsesrelaterede spørgsmål vedrørende udvælgelsesproceduren for praktikanter til praktikophold for personer med handicap til den økonomiske aktør på følgende adresse:

EOtraineeship@ombudsman.europa.eu
Den Europæiske Ombudsmand
1 avenue du Président Robert Schuman
CS 30403
F-67001 Strasbourg Cedex

Du kan også kontakte EO-kontorets databeskyttelsesansvarlige på følgende adresse: Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu.

Du kan til enhver tid indgive en klage til Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse på følgende adresse: EDPS@edps.europa.eu.

[1] Kontoret kan undtagelsesvis og af behørigt begrundede årsager acceptere ansøgninger, der indgives pr. e-mail.

[2] Kun de udvalgte ansøgere vil blive anmodet om at fremlægge den relevante dokumentation som begrundelse for deres anmodning om tilpasninger i rimeligt omfang. Europa-Parlamentets Lægetjeneste vil vurdere dokumentationen for at fastslå gyldigheden af anmodningen om tilpasninger i rimeligt omfang og foreslå de nødvendige foranstaltninger.

[3] Jf. artikel 1d, stk. 4, i vedtægten for tjenestemænd og ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i Den Europæiske Union: (...) Ved tilpasninger i rimeligt omfang i forhold til arbejdets væsentlige funktioner forstås passende foranstaltninger, hvor det er nødvendigt, for at en handicappet kan få adgang til beskæftigelse, deltage i beskæftigelse eller avancere eller få adgang til uddannelse, medmindre sådanne foranstaltninger vil pålægge arbejdsgiveren en uforholdsmæssig stor byrde."