Umiestnenie: Úrad európskeho ombudsmana, Brusel

Prítomní:

Európska komisia:

• generálny riaditeľ, právny servis
• Asistentka generálneho riaditeľa právneho servisu
• Koordinátor pre medziinštitucionálne vzťahy, transparentnosť a etiku (SG.A.3), generálny sekretariát
• referent pre právo a politiku, správa dokumentov aamp; prístup k dokumentom (SG.A.2), generálny sekretariát

Európsky ombudsman:

• Lampros Papadias, vedúci kabinetu
• Rosita Hickey, riaditeľka vyšetrovania
• Tanja Ehnert, koordinátorka pre otázky
• Diana Riochet, právna poradkyňa v kabinete
• Michaela Gehring, vyšetrovateľka
• Nicholas Hernanz, vyšetrovateľ

Cieľ stretnutia

Účelom stretnutia bolo, aby vyšetrovací tím ombudsmanky prediskutoval prípad a objasnil konkrétny harmonogram vybavovania žiadosti Komisie o prístup verejnosti.

Pred stretnutím Komisia poskytla vyšetrovaciemu tímu ombudsmanky 17 dokumentov týkajúcich sa vybavovania žiadosti sťažovateľa o prístup, a to v počiatočnej aj opakovanej fáze, ako aj jej politiky používania firemných mobilných telefónov/zariadení.

Úvod a procedurálne informácie

Vyšetrovací tím ombudsmanky sa predstavil, poďakoval zástupcom Komisie za stretnutie s nimi a uviedol účel stretnutia. Načrtli právny rámec, ktorý sa vzťahuje na stretnutia ombudsmana, najmä to, že ombudsman bez predchádzajúceho súhlasu Komisie nezverejní žiadne informácie, ktoré Komisia označila za dôverné, ani sťažovateľovi, ani žiadnej inej osobe mimo úradu ombudsmana^[1].

Vyšetrovací tím vysvetlil, že vypracuje návrh správy o stretnutí, ktorá sa zašle Komisii, aby sa zabezpečila vecná presnosť a úplnosť obsahu. Správa zo zasadnutia sa potom dokončí, zahrnie do spisu a poskytne sťažovateľovi. Do správy by sa nezahrnuli žiadne dôverné informácie, ani by sa inak neposkytli sťažovateľovi ani žiadnej tretej strane.

Výmena informácií

Úvod Komisie

Zástupcovia Komisie uviedli tieto skutočnosti prípadu. Sťažovateľ 31. januára 2024 požiadal podľa pravidiel stanovených v nariadení 1049/2001[2] o prístup verejnosti k textovej správe, ktorú prezident Francúzskej republiky zaslal predsedovi Európskej komisie v súvislosti s obchodnými rokovaniami medzi EÚ a Mercosurom. Keďže nebolo prijaté pôvodné rozhodnutie, sťažovateľ predložil opakovanú žiadosť 14. mája 2025, teda o 15 mesiacov neskôr. Komisia 28. júla 2025 prijala potvrdzujúce rozhodnutie k žiadosti sťažovateľa o prístup, v ktorom uviedla, že vykonala vyčerpávajúce vyhľadávanie, ale nemohla identifikovať predmetnú textovú správu.

Zástupcovia Komisie poskytli vyšetrovaciemu tímu ombudsmanky niektoré podkladové informácie o tom, ako Komisia vybavuje žiadosti o prístup verejnosti k textovým správam alebo aplikáciám rýchlych správ. Poznamenali, že Komisia zamestnáva viac ako 30 000 zamestnancov, ktorí pravidelne používajú okamžité správy na prácu. Vzhľadom na vysoký počet vymieňaných správ Komisia zohľadňuje tri kľúčové prvky, pokiaľ ide o registráciu textových správ vo svojom systéme správy dokumentov:

• povinnosti týkajúce sa transparentnosti;
• Realita modernej komunikácie (rýchlosť aplikácií rýchlych správ); a
• obavy o bezpečnosť (Komisia spomenula riziko kybernetických útokov, ktoré zahŕňajú najmä vysokoprofilové ciele).

Zástupcovia Komisie poznamenali, že obavy o bezpečnosť týkajúce sa aplikácií na odosielanie okamžitých správ viedli ostatné inštitúcie k tomu, aby svojim zamestnancom dali pokyn nepoužívať okamžité správy vôbec.[3]

Komisia zaviedla veľmi prísne bezpečnostné požiadavky na používanie podnikových zariadení vrátane toho, aby zamestnanci aktivovali funkciu „zmiznuté správy“ v aplikácii Signal s cieľom minimalizovať riziká.

Pripomenuli, ako už bolo uvedené v potvrdzujúcom rozhodnutí, pravidlá, ktoré musia všetci zamestnanci dodržiavať:

• Článok 5 ods. 4 prílohy k rokovaciemu poriadku Komisie, ktorý stanovuje: „Aplikácie textovýchspráv v podnikových mobilných telefónoch sa nesmú používať na dôležité informácie, ktoré nie sú krátkodobé, pokiaľ to nie je nevyhnutne potrebné v záujme služby. Aplikácie na zasielanie textových správ musia byť v súlade s bezpečnostnými odporúčaniami Komisie v oblasti informačných technológií týkajúcimi sa automatického zmiznutia správ.“
• Usmernenia Komisie o prijateľnom používaní verejných aplikácií na zasielanie okamžitých správ z 1. septembra 2019.
• Zoznam Check na zvýšenie bezpečnosti vášho signálu z 8. júla 2022, v ktorom príslušné útvary Komisie odporúčajú aktivovať funkciu „zmiznuté správy“ signálu.

Zástupcovia Komisie poznamenali, že uvedená príloha k rokovaciemu poriadku je v súčasnosti napadnutá na Všeobecnom súde [4]Domnievali sa, že cieľom vyšetrovania ombudsmana v tejto veci je v podstate posúdiť prvok „zmiznutých správ“, ktorý je napadnutý na súde. Vyzvali ombudsmana, aby posúdil, či by sa vyšetrovanie za týchto okolností malo uzavrieť v súlade s článkom 2 ods. 9 štatútu ombudsmana, aby sa nezasahovalo do súdneho konania.

Ďalej uviedli, že medzičasom sa v súlade s článkom 278 ZFEÚ naďalej plne uplatňuje príloha k rokovaciemu poriadku. Tvrdili, že Komisii nemožno vytýkať nesprávny úradný postup, ak dodrží platné pravidlá.

Otázky vyšetrovacieho tímu ombudsmanky

Vyšetrovací tím ombudsmanky poznamenal, že podľa potvrdzujúceho rozhodnutia Komisie bola predmetná textová správa doručená predsedovi Komisie 28. alebo 29. januára 2024 a s najväčšou pravdepodobnosťou sa na ňu krátko potom vzťahovala funkcia miznúcich správ. Vyšetrovací tím požiadal zástupcov Komisie o informácie o časovom intervale v nastaveniach týkajúcich sa „zmiznutých správ“ v aplikácii Signal v telefóne predsedu.

Zástupcovia Komisie uviedli, že časový interval nemožno zverejniť z bezpečnostných dôvodov, a preto nebolo možné odhadnúť, koľko času uplynulo pred uplatnením funkcie miznúcich správ. Okrem toho poukázali na skutočnosť, že aplikácia Signal umožňuje používateľom v nastaveniach nastaviť akýkoľvek časový interval medzi jednou sekundou a štyrmi týždňami. „Zmiznuté správy“ možno nastaviť pre všetky nové chaty alebo v každom chate s konkrétnym príjemcom alebo skupinou. Môže sa použiť aj na existujúce chaty. Funkcie „zmiznúcich správ“ môžu nastaviť obe strany chatu a môžu sa vzťahovať na všetky vymieňané správy. Inými slovami: aj keď je na strane Komisie lehota nastavená na štyri týždne, druhá strana chatu si môže zvoliť kratšiu lehotu.

Vyšetrovací tím poznamenal, že z dokumentov zaslaných na kontrolu pred stretnutím vyplynulo, že žiadosť sťažovateľa o prístup verejnosti Generálny sekretariát Komisie zaregistroval 31. januára 2024 a následne ju 2. februára 2024 postúpil kabinetu predsedu Komisie. Vyšetrovací tím sa opýtal, či kabinet na túto správu odpovedal.

Zástupcovia Komisie objasnili, že žiadosť o prístup bola postúpená tímu „Archívy“ v kabinete, tímu zodpovednému za vybavovanie veľkého množstva žiadostí a korešpondencie, ktoré sa netýkajú len prístupu verejnosti. Vysvetlili, že pred postúpením a spracovaním žiadosti o prístup zvyčajne môže uplynúť určitý čas. Pripomenuli veľmi vysoký objem korešpondencie, ktorá sa denne zasiela predsedníčke a jej kabinetu.

Vyšetrovací tím poznamenal, že z kontroly dokumentov vyplynulo, že žiadosť generálneho sekretariátu Komisie z 2. februára 2024 zostala nezodpovedaná. Generálny sekretariát 20. februára 2024 predĺžil lehotu na prijatie rozhodnutia o žiadosti o prístup[5]. Komisia pripomenula, že jej neodpovedanie v stanovenej lehote podľa článku 7 ods. 4 nariadenia 1049/2001 oprávňovalo sťažovateľa podať opakovanú žiadosť. Rozhodol sa tak neurobiť, pričom žiadosť ponechal pozastavenú na 15 mesiacov, kým v máji 2025 nepredloží svoju opakovanú žiadosť.

Zástupcovia Komisie potvrdili harmonogram. Vysvetlili, že ustanovenia nariadenia č. 1049/2001 chránia práva žiadateľa, ak inštitúcie neodpovie v stanovených lehotách, pretože žiadateľ môže okamžite podať opakovanú žiadosť. Komisia okrem toho pripomenula, že v rozpore so všeobecnými zásadami správneho práva v členských štátoch možno podľa nariadenia č. 1049/2001 pozastavené žiadosti opätovne aktivovať bez časového obmedzenia, a to aj roky po podaní pôvodnej žiadosti.

Vyšetrovací tím poznamenal, že z kontrolovaných dokumentov podľa všetkého vyplýva, že v lete 2025, keď sa pripravoval návrh potvrdzujúceho rozhodnutia, nedošlo medzi kabinetom a generálnym sekretariátom k žiadnej písomnej komunikácii.

Zástupcovia Komisie vysvetlili, že výmeny sa uskutočnili ústne. Generálny sekretariát v tom čase pripravoval tri samostatné potvrdzujúce rozhodnutia v tejto veci (vrátane rozhodnutia, o ktoré ide v tejto veci) a dostal od kabinetu ústnu spätnú väzbu k obsahu týchto rozhodnutí.

Ako sa uvádza v opakovanom rozhodnutí, vedúci kabinetu predsedu Komisie pripomenul, že predseda Komisie dostal 28. alebo 29. januára 2024 prostredníctvom aplikácie na zasielanie textových správ Signal od francúzskeho predsedu správu. Predsedníčka Komisie a jej vedúci kabinetu diskutovali o tomto odkaze krátko po jeho prijatí. Domnievali sa, že tento odkaz potvrdzuje ustálenú pozíciu, ktorú Francúzsko už v minulosti oznámilo Komisii v zloženiach Rady, a že je tiež verejne známy [6].

Zástupcovia Komisie ubezpečili vyšetrovací tím, že v praxi sa textové správy s dôležitým obsahom alebo predmetom, ktoré by si vyžadovali následné opatrenia zo strany Komisie, zasielajú príslušným útvarom na registráciu a ďalšie spracovanie. Napríklad by sa zaregistrovala textová správa hlavy štátu adresovaná predsedovi Komisie o určitých politických obavách v členskom štáte a jej politický obsah by sa postúpil na ďalšie spracovanie príslušnému generálnemu riaditeľstvu, ak by boli potrebné takéto následné opatrenia.

Vyšetrovací tím a zástupcovia Komisie sa potom zapojili do diskusie o správnej rovnováhe medzi transparentnosťou a bezpečnosťou. Komisia zdôraznila, žezoznam Check na zvýšenie bezpečnosti vášho signálu bol prijatý v reakcii na identifikáciu konkrétnych bezpečnostných rizík v prípade kybernetického útoku na mobilné telefóny s cieľom zabezpečiť, aby každý takýto útok mohol získať len veľmi obmedzené množstvo správ. Vyšetrovací tím zdôraznil, že „zmiznuté“ správy by sa mali uchovávať hneď, ako dotknutý úradník dostane žiadosť o prístup verejnosti k týmto správam, aby sa zabezpečilo, že európsky ombudsman a Dvor audítorov budú môcť vykonávať svoju úlohu dohľadu. To by si vyžadovalo preskúmanie platných pravidiel a Komisia by to mala zvážiť.

Kontrolované dokumenty

Pred zasadnutím:

• 15 dokumentov (e-maily a prílohy), v ktorých sa uvádzajú kroky, ktoré Komisia prijala na vybavenie žiadosti sťažovateľa o prístup, od prijatia pôvodnej žiadosti o prístup 31. januára 2024 po zaslanie potvrdzujúceho rozhodnutia a príloh sťažovateľovi 27. júla 2025.
• 1 dokument s názvomUsmernenia k registrácii dokumentov zo 16. novembra 2018(Ref. Ares(2018)5874624 – 16/11/2018).
• 1 dokument týkajúci sa prebiehajúceho súdneho konania vo veci T-641/25 Client Earth/Komisia.

Počas zasadnutia:

Zástupcovia Komisie vysvetlili vyšetrovaciemu tímu ombudsmana hlavné argumenty vznesené v prebiehajúcich súdnych konaniach vo veciach T-146/25 De Capitani a iní/Komisia a T-641/25 Client Earth/Komisia.

Komisia požiadala o dôverné zaobchádzanie so všetkými uvedenými dokumentmi.

Záver zasadnutia

Vyšetrovací tím poďakoval zástupcom Komisie za ich čas a poskytnuté vysvetlenia a stretnutie sa skončilo.

V Bruseli 19. decembra 2025

Rosita Hickey Nicholas Hernanz

Riaditeľ pre vyšetrovanie Vyšetrovací úradník

[1] Článok 4.8 vykonávacích predpisov európskeho ombudsmana.

[2] Nariadenie (ES) č. 1049/2001 o prístupe verejnosti k dokumentom Európskeho parlamentu, Rady a Komisie: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2001/1049/oj/eng

[3] [poznámka pod čiarou doplnená Komisiou po zasadnutí:] Pozri, pokiaľ ide o Radu Európskej únie, odpoveď Rady Európskej únie na strategickú iniciatívu ombudsmanky týkajúcu sa zaznamenávania textových a okamžitých správ (SI/4/2021/MIG), prílohu V, poznámku generálneho riaditeľa zodpovedného za digitálne služby, v ktorej sa zamestnancom Rady nariaďuje, aby sa komerčné aplikácie na zasielanie textových správ používali len na „krátkodobé,pominuteľné rozhovory o verejných alebo necitlivých témach“a „nepoužívalina zdieľanie podstatného obsahu o citlivých otázkach“.

[4] Veci T-146/25 De Capitani a i./Komisia a T-641/25 Client Earth/Komisia. Zástupcovia Komisie na konci stretnutia poskytli dôverné dokumenty súvisiace so súdnym konaním.

[5] V súlade s článkom 8 ods. 2 nariadenia č. 1049/2001.

[6] Zástupcovia Komisie poukázali na tlačové vyhlásenie, ktoré francúzska vláda vydala po mimoriadnom zasadnutí Európskej rady 1. februára 2024: https://www.vie-publique.fr/discours/292886-emmanuel-macron-01022024-union-europeenne.