Tartózkodási hely: Európai Ombudsmani Hivatal, Brüsszel

Jelen van:

Európai Bizottság:

• főigazgató, Jogi Szolgálat
• a Jogi Szolgálat főigazgatójának asszisztense
• Az intézményközi kapcsolatokért, átláthatóságért és etikáért felelős koordinátor (SG.A.3), Főtitkárság
• Jogi és szakreferens, Dokumentumkezelés és -bélyegző; Dokumentumokhoz való hozzáférés (SG.A.2), Főtitkárság

Európai ombudsman:

• Lampros Papadias, kabinetfőnök
• Rosita Hickey, vizsgálati igazgató
• Tanja Ehnert, a vizsgálatok koordinátora
• Diana Riochet, jogi tanácsadó a kabinetben
• Michaela Gehring, vizsgálatvezető
• Nicholas Hernanz, vizsgálatvezető

Az ülés célja

A találkozó célja az volt, hogy az ombudsman vizsgálócsoportja megvitassa az ügyet, és tisztázza a nyilvános hozzáférés iránti kérelem Bizottság általi kezelésének konkrét ütemtervét.

Az ülést megelőzően a Bizottság 17 dokumentumot bocsátott az ombudsman vizsgálócsoportja rendelkezésére a panaszos hozzáférési kérelmének kezelésével kapcsolatban, mind a kezdeti, mind a megerősítő szakaszban, valamint a vállalati mobiltelefonok/eszközök használatára vonatkozó politikájával kapcsolatban.

Bevezetés és eljárási információk

Az ombudsman vizsgálócsoportja bemutatkozott, megköszönte a Bizottság képviselőinek, hogy találkoztak velük, és meghatározta a találkozó célját. Felvázolták az ombudsman által tartott ülésekre alkalmazandó jogi keretet, különösen azt, hogy az ombudsman a Bizottság előzetes hozzájárulása nélkül nem hoz nyilvánosságra semmilyen, a Bizottság által bizalmasnak minősített információt sem a panaszos, sem az ombudsman hivatalán kívüli más személy számára ^[1].

A vizsgálócsoport kifejtette, hogy a találkozóról jelentéstervezetet készítenek, amelyet megküldenek a Bizottságnak annak biztosítása érdekében, hogy a tartalom tényszerűen pontos és teljes legyen. Ezt követően véglegesítik az ülésről készült jelentést, csatolják az aktához, és megküldik a panaszosnak. A jelentés nem tartalmaz bizalmas információkat, és azokat nem bocsátják más módon a panaszos vagy bármely harmadik fél rendelkezésére.

Megosztott információk

A Bizottság bevezetője

A Bizottság képviselői az ügy alábbi tényállását ismertették. 2024. január 31-én a panaszos az 1049/2001/EK rendeletben [2] meghatározott szabályok alapján nyilvános hozzáférést kért a Francia Köztársaság elnöke által az Európai Bizottság elnökének küldött, az EU–Mercosur kereskedelmi tárgyalásokkal kapcsolatos szöveges üzenethez. Eredeti határozat hiányában a panaszos 2025. május 14-én, 15 hónappal később megerősítő kérelmet nyújtott be. A Bizottság 2025. július 28-án megerősítő határozatot fogadott el a panaszos hozzáférés iránti kérelméről, amelyben megállapította, hogy kimerítő keresést végzett, de nem tudta azonosítani a szóban forgó szöveges üzenetet.

A Bizottság képviselői háttér-információkkal szolgáltak az ombudsman vizsgálati csoportjának arról, hogy a Bizottság hogyan kezeli a szöveges üzenetekhez vagy azonnali üzenetküldő alkalmazásokhoz való nyilvános hozzáférés iránti kérelmeket. Megjegyezték, hogy a Bizottság több mint 30 000 alkalmazottat foglalkoztat, akik rendszeresen használnak azonnali üzeneteket munkavégzés céljából. A kicserélt üzenetek nagy száma miatt a Bizottság három kulcsfontosságú elemet vesz figyelembe a szöveges üzeneteknek a dokumentumkezelő rendszerében való nyilvántartásba vétele tekintetében:

• átláthatósági kötelezettségek;
• A modern kommunikáció valósága (az azonnali üzenetküldő alkalmazások sebessége); és
• Biztonsági aggályok (a Bizottság megemlítette a kibertámadások kockázatát, amelyek különösen nagy horderejű célpontokat érintenek).

A Bizottság képviselői megjegyezték, hogy az azonnali üzenetküldő alkalmazásokkal kapcsolatos biztonsági aggályok arra késztették a többi intézményt, hogy utasítsák személyzetük tagjait, hogy egyáltalán ne használjanak azonnali üzenetküldést [3].

A Bizottság nagyon szigorú biztonsági követelményeket vezetett be a vállalati eszközök használatára vonatkozóan, beleértve azt is, hogy a személyzet a kockázatok minimalizálása érdekében aktiválja a Signal alkalmazás „eltűnő üzenetek” funkcióját.

Emlékeztettek – amint az a megerősítő határozatban már szerepel – azokra a szabályokra, amelyeket az alkalmazottaknak be kell tartaniuk:

• A Bizottság eljárási szabályzata melléklete 5. cikkének (4) bekezdése, amely a következőképpen rendelkezik: „A vállalati mobiltelefonokon futó szöveges üzenetküldő alkalmazások nem használhatók olyan fontos információk kezelésére, amelyek nem rövid életűek, kivéve, ha ez a szolgáltatás érdekében feltétlenül szükséges. A szöveges üzenetküldő alkalmazásoknak meg kell felelniük a Bizottságnak az üzenetek automatikus eltűnésére vonatkozó információtechnológiai biztonsági ajánlásainak.”
• A nyilvános azonnali üzenetküldő alkalmazások elfogadható használatára vonatkozó, 2019. szeptember 1-jei bizottsági iránymutatás.
• A jel biztonságosabbá tételét célzó, 2022. július 8-i C heck lista, amelyben a Bizottság illetékes szolgálatai a Signal „eltűnő üzenetek” funkciójának aktiválását javasolják.

A Bizottság képviselői megjegyezték, hogy az eljárási szabályzat fent felsorolt mellékletét jelenleg vitatják a Törvényszék előtt.[4] Úgy vélték, hogy az ombudsman vizsgálata ebben az ügyben lényegében a bíróság előtt vitatott „eltűnő üzenetek” jellemzőjének értékelésére irányul. Felkérték az ombudsmant annak értékelésére, hogy az ombudsman alapokmánya 2. cikkének (9) bekezdésével összhangban ilyen körülmények között le kell-e zárni a vizsgálatot annak érdekében, hogy ne avatkozzon be a bírósági eljárásba.

Megállapították továbbá, hogy időközben az EUMSZ 278. cikknek megfelelően az eljárási szabályzat melléklete továbbra is teljes mértékben alkalmazandó. Azt állították, hogy a Bizottságot nem lehet hivatali visszássággal vádolni, ha a hatályos szabályokat követi.

Az ombudsman vizsgálócsoportjának kérdései

Az ombudsman vizsgálócsoportja megjegyezte, hogy a Bizottság megerősítő határozata szerint a szóban forgó szöveges üzenet 2024. január 28-án vagy 29-én érkezett meg a Bizottság elnökéhez, és az eltűnő üzenetek minden valószínűség szerint röviddel ezt követően vonatkoztak rá. A vizsgálatot végző csoport megkérdezte a Bizottság képviselőit az elnök telefonján található Signal alkalmazás „eltűnő üzenetekkel” kapcsolatos beállításaiban szereplő időintervallumról.

A Bizottság képviselői elmondták, hogy az időintervallumot biztonsági okokból nem lehet nyilvánosságra hozni, ezért nem lehet megbecsülni, hogy mennyi idő telt el az eltűnő üzenetek funkció alkalmazása előtt. Ezenkívül rámutattak arra a tényre, hogy a Signal alkalmazás lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy a beállításokban egy másodperc és négy hét közötti időintervallumot állítsanak be. Az „eltűnő üzenetek” minden új csevegéshez vagy egy adott címzettel vagy csoporttal folytatott csevegéshez beállíthatók. Meglévő csevegésekre is alkalmazható. Az „eltűnő üzenetek” funkciót a csevegés mindkét oldala beállíthatja, és az minden kicserélt üzenetre vonatkozik. Más szóval: még akkor is, ha a Bizottság részéről az időtartam négy hét, a csevegés másik oldala rövidebb időtartamot is választhat.

A vizsgálócsoport megjegyezte, hogy a találkozót megelőzően betekintésre megküldött dokumentumok azt mutatták, hogy a panaszos nyilvános hozzáférés iránti kérelmét a Bizottság Főtitkársága 2024. január 31-én nyilvántartásba vette, majd 2024. február 2-án továbbította a Bizottság elnöke kabinetjének. A nyomozócsoport megkérdezte, hogy a kabinet válaszolt-e erre az üzenetre.

A Bizottság képviselői tisztázták, hogy a hozzáférés iránti kérelmet továbbították a kabinet „Archívumok” csoportjának, amely nem csak a nyilvános hozzáféréssel kapcsolatos nagyszámú kérelem és levelezés kezeléséért felelős. Kifejtették, hogy általában eltelhet egy bizonyos idő, mielőtt a hozzáférési kérelmet továbbítják és feldolgozzák. Emlékeztetnek az elnökhöz és kabinetjéhez naponta intézett levelek igen nagy mennyiségére.

A vizsgálócsoport megjegyezte, hogy a dokumentumok vizsgálata alapján úgy tűnt, hogy a Bizottság Főtitkárságának 2024. február 2-i kérelme megválaszolatlan maradt. A Főtitkárság 2024. február 20-án meghosszabbította a hozzáférés iránti kérelemről szóló határozat elfogadásának határidejét [5]. A Bizottság emlékeztetett arra, hogy amennyiben az 1049/2001/EK rendelet 7. cikkének (4) bekezdésében előírt határidőn belül nem válaszol, a panaszos megerősítő kérelmet nyújthat be. Úgy döntött, hogy ezt nem teszi meg, és a kérelmet 15 hónapig nyugvó állapotban hagyta, amíg 2025 májusában be nem nyújtotta megerősítő kérelmét.

A Bizottság képviselői megerősítették az ütemtervet. Kifejtették, hogy az 1049/2001 rendelet rendelkezései védik a kérelmező jogait abban az esetben, ha az intézmények nem válaszolnak az előírt határidőn belül, mivel a kérelmező azonnal megerősítő kérelmet nyújthat be. A Bizottság továbbá emlékeztetett arra, hogy a tagállamok közigazgatási jogának általános elveivel ellentétben az 1049/2001/EK rendelet értelmében a nyugvó kérelmek határidő nélkül újraaktiválhatók, akár évekkel az eredeti kérelem után is.

A vizsgálócsoport megjegyezte, hogy az ellenőrzött dokumentumok azt mutatják, hogy a kabinet és a főtitkárság között 2025 nyarán, a megerősítő határozat tervezetének elkészítésekor nem került sor írásbeli levélváltásra.

A Bizottság képviselői kifejtették, hogy az információcserére szóban került sor. A Főtitkárság akkoriban három különálló megerősítő határozatot készített elő az ügyben (köztük a jelen ügyben szóban forgót), és szóbeli visszajelzést kapott a kabinettől e határozatok tartalmáról.

Amint az a megerősítő határozatban szerepel, a Bizottság elnökének kabinetfőnöke emlékeztetett arra, hogy a Bizottság elnöke 2024. január 28-án vagy 29-én a „Signal” szöveges üzenetküldő alkalmazáson keresztül üzenetet kapott a francia elnöktől. A Bizottság elnöke és kabinetfőnöke röviddel a kézhezvétel után megvitatta ezt az üzenetet. Úgy vélték, hogy ez az üzenet megismételte azt a jól megalapozott álláspontot, amelyet Franciaország a múltban a tanácsi formációkban már közölt a Bizottsággal, és amely nyilvánosan is ismert volt [6].

A Bizottság képviselői biztosították a vizsgálócsoportot arról, hogy a gyakorlatban a Bizottság általi nyomon követést igénylő, fontos tartalmú vagy tárgyú szöveges üzeneteket nyilvántartásba vétel és további feldolgozás céljából továbbítják az illetékes szolgálatoknak. Például nyilvántartásba vennék az államfő által a Bizottság elnökének küldött, bizonyos tagállami szakpolitikai aggályokról szóló szöveges üzenetet, és annak politikai tartalmát további feldolgozás céljából továbbítanák az illetékes főigazgatóságnak, ha ilyen nyomon követésre lenne szükség.

A vizsgálócsoport és a Bizottság képviselői ezt követően megbeszélést folytattak az átláthatóság és a biztonság közötti megfelelő egyensúlyról. A Bizottság hangsúlyozta, hogy a jel biztonságosabbá tételét célzó C-listát a mobiltelefonok elleni kibertámadás esetén felmerülő konkrét biztonsági kockázatok azonosítására válaszul fogadták el annak biztosítása érdekében, hogy egy ilyen támadás csak nagyon korlátozott mennyiségű üzenetet kaphasson. A vizsgálócsoport hangsúlyozta, hogy az „eltűnő” üzeneteket meg kell őrizni, amint a szóban forgó tisztviselő megkapja az ezen üzenetekhez való nyilvános hozzáférés iránti kérelmet, annak biztosítása érdekében, hogy az európai ombudsman és a Számvevőszék elláthassa felügyeleti szerepét. Ehhez felül kell vizsgálni a hatályos szabályokat, és a Bizottságnak ezt figyelembe kell vennie.

Ellenőrzött dokumentumok

Az ülés előtt:

• 15 dokumentum (e-mailek és mellékletek), amelyek bemutatják a Bizottság által a panaszos hozzáférési kérelmének kezelése érdekében tett lépéseket, az eredeti hozzáférési kérelem 2024. január 31-i kézhezvételétől a megerősítő határozatnak és mellékleteknek a panaszos részére 2025. július 27-én történő továbbításáig.
• 1 dokumentum: „Iránymutatás a dokumentumok nyilvántartásba vételéről, 2018. november 16.”(hiv.: Ares(2018)5874624 – 2018. november 16.).
• 1 dokumentum a T-641/25. sz., Client Earth kontra Bizottság ügyben folyamatban lévő bírósági eljáráshoz kapcsolódóan.

Az ülés során:

A Bizottság képviselői kifejtették az ombudsman vizsgálócsoportjának a T-146/25. sz., De Capitani és társai kontra Bizottság ügyben és a T-641/25. sz., Client Earth kontra Bizottság ügyben folyamatban lévő bírósági eljárásban felhozott fő érveket.

A Bizottság a fent felsorolt valamennyi dokumentum bizalmas kezelését kérte.

Az ülés lezárása

A vizsgálócsoport megköszönte a Bizottság képviselőinek az idejüket és a nyújtott magyarázatokat, és az ülés véget ért.

Brüsszel, 2025.12.19.

Rosita Hickey Nicholas Hernanz

Vizsgálati igazgató Vizsgálati tisztviselő

[1] Az európai ombudsman végrehajtási rendelkezéseinek 4.8. cikke.

[2] Az Európai Parlament, a Tanács és a Bizottság dokumentumaihoz való nyilvános hozzáférésről szóló 1049/2001/EK rendelet: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2001/1049/oj/eng

[3] [a Bizottság által az ülést követően beillesztett lábjegyzet:] Az Európai Unió Tanácsa tekintetében lásd: Az Európai Unió Tanácsának válasza az ombudsmannak a szöveges és azonnali üzenetek rögzítésére irányuló stratégiai kezdeményezésére (SI/4/2021/MIG), V. melléklet, a digitális szolgáltatásért felelős főigazgató feljegyzése, amely utasítja a Tanács személyzetét, hogy a kereskedelmi szöveges üzenetküldő alkalmazások csak „nyilvános vagy nem érzékeny témákról szóló rövid életű, ideiglenes csevegésekre” használhatók, és „nem használhatók érzékeny kérdésekkel kapcsolatos érdemi tartalmak megosztására”.

[4] A T-146/25. sz., De Capitani és társai kontra Bizottság ügy és a T-641/25. sz., Client Earth kontra Bizottság ügy. A Bizottság képviselői az ülés végén megosztották egymással a bírósági eljárásokkal kapcsolatos bizalmas dokumentumokat.

[5] Az 1049/2001/EK rendelet 8. cikkének (2) bekezdésével összhangban.

[6] A Bizottság képviselői hivatkoztak a francia kormány által az Európai Tanács 2024. február 1-jei rendkívüli ülését követően kiadott sajtónyilatkozatra: https://www.vie-publique.fr/discours/292886-emmanuel-macron-01022024-union-europeenne.