M. José Manuel Barroso Président Commission européenne 1049 BRUXELLES BELGIQUE

Strasbourg, le 28/11/2013

Plainte 2077/2012/TN et plainte 1853/2013/TN

Monsieur le Président,

Le 1er février 2013, à la suite d'une plainte, la Médiatrice a ouvert une enquête sur la manière dont la Commission traite les conflits d'intérêts - réels, apparents ou potentiels - qui peuvent survenir lorsque le personnel quitte la Commission ou y adhère (plainte 2077/2012/TN).

Je salue la manière dont la Commission et ses services ont facilité l'enquête et, en particulier, l'inspection des dossiers de la Commission [1]. L'inspection a permis de constater que la Commission était pleinement consciente de l'importance de cette question.

J'invite à présent la Commission à présenter un avis sur les allégations et demandes du plaignant, conformément à l'article 2, paragraphe 2, et à l'article 3, paragraphe 1, du statut du Médiateur européen.

Allégation :

La Commission ne met pas correctement en œuvre les règles applicables au «phénomène du pantouflage» et permet ainsi la survenance de conflits d’intérêts réels, apparents et potentiels.

Réclamations :

La Commission devrait:

(1) Élaborer des procédures proactives pour informer le personnel de ses obligations;

(2) Définir correctement la terminologie qu'il utilise;

(3) améliorer son contrôle et sa prise de décision en ce qui concerne les autorisations pertinentes;

(4) prendre des mesures lorsque la commission paritaire visée à l'article 16 du statut soulève des préoccupations;

(5) faire un meilleur usage des sanctions et des renvois à l’IDOC en cas de violation manifeste des règles;

(6) tenir des registres complets et appropriés des conflits d’intérêts et des cas de pantouflage, y compris au moyen d’un registre central;

(7) Être proactivement transparent sur les cas de pantouflage et les congés sabbatiques impliquant de nouvelles activités;

(8) s’inspirer des recommandations parlementaires britanniques pour réviser les règles relatives au pantouflage;

(9) Permettre une plus grande transparence dans le traitement des demandes d'accès du public dans ce domaine.

À l'appui de leur allégation et de leurs allégations, les plaignants font valoir que la Commission:

(1) n’informe pas correctement le personnel des obligations qui lui incombent en vertu de la réglementation applicable;

(2) ne garantit pas que le personnel respecte ses obligations;

(3) n’impose pas de sanctions en cas de manquement grave aux obligations;

(4) omet de s'assurer qu'il a recueilli toutes les informations pertinentes lors de l'évaluation des cas;

(5) n’examine pas de manière adéquate les demandes, introduites par le personnel sortant au titre de l’article 16 du statut, en ce qui concerne les risques de conflit d’intérêts;

(6) n’examine pas de manière adéquate les risques de conflit d’intérêts pour le personnel entrant et actuel;

(7) ne tient pas de registres adéquats des cas évalués;

(8) n'applique pas correctement les règles relatives aux congés sabbatiques;

(9) Ne dispose pas d'une définition adéquate pour déterminer quand les agents contractuels devraient être couverts par les règles.

La Médiatrice souhaiterait que la Commission réponde également aux questions ci-dessous. Veuillez prendre en considération, le cas échéant, les agents contractuels et le personnel en congé de convenance personnelle.

1) Les procédures

Veuillez détailler les procédures de la Commission en ce qui concerne son traitement des éventuels conflits d’intérêts liés aux mouvements de personnel entrants et sortants, y compris l’évolution de ces procédures au fil du temps.  

2) Documentation des étapes suivies

Il n'était pas immédiatement évident, d'après les dossiers inspectés, que toutes les procédures avaient été suivies dans tous les cas. Veuillez expliquer comment la Commission vérifie que toutes les étapes sont suivies et documentées dans chaque cas et si elle prévoit d’introduire des contrôles supplémentaires.

3) Registre centralisé

La Commission pourrait-elle établir un registre centralisé des candidatures du personnel pour exercer une activité extérieure pendant un congé de convenance personnelle ou une activité professionnelle après la cessation de ses fonctions? Cela inclurait-il l’évaluation des éventuels conflits d’intérêts des personnes qui prennent position au sein de la Commission? 

4) Raisonnement des approbations

L’inspection a révélé que si les décisions négatives sont généralement accompagnées d’un raisonnement approfondi, il existe généralement peu, voire pas du tout, de raisonnement à l’appui des décisions positives. Il est clair que les décisions positives ne seront pas contestées par le fonctionnaire concerné, mais le grand public a intérêt à ce que les règles relatives aux conflits d’intérêts soient correctement appliquées. Les décisions d'approbation devraient être tout aussi bien motivées.

Les décisions devraient détailler les tâches effectuées par le fonctionnaire au sein de la Commission, les tâches à effectuer dans le cadre de la nouvelle activité et expliquer pourquoi il n’y a pas de conflits d’intérêts. Ils devraient également faire référence aux avis de la ou des DG dans lesquelles le membre du personnel a travaillé, du service juridique, du secrétariat général et de toute autre contribution prise en compte.

 Si la Commission choisit de ne pas suivre les avis ou émet des réserves, elle devrait expliquer explicitement pourquoi elle ne le fait pas. Cela est particulièrement important si l'avis négatif ou les réserves émanent d'une DG où le fonctionnaire a travaillé.

La Commission est-elle disposée à veiller à ce que les futures décisions positives soient étayées par le raisonnement exposé ci-dessus?

5) Précisions des demandeurs

La Commission ne peut traiter correctement une demande d'autorisation que si celle-ci contient toutes les informations nécessaires. Si des informations complémentaires sont demandées au fonctionnaire, la demande et la réponse doivent faire partie du dossier concerné. Si aucune information supplémentaire n’est demandée au fonctionnaire, la Commission devrait l’indiquer explicitement dans la décision d’autorisation et démontrer en quoi la décision est néanmoins fondée.

La Commission pourrait-elle formuler des observations sur cette proposition?

6) "Conditions auto-imposées"

Certains dossiers montrent que l’ancien membre du personnel est conscient d’éventuels conflits d’intérêts en indiquant, par exemple, qu’il ne travaillera pas sur des projets dans lesquels il a participé à la décision sur le financement de l’UE. La Commission devrait toujours inclure ces «conditions auto-imposées» dans son autorisation.

La Commission pourrait-elle formuler des observations sur cette proposition?

7) Délai pour imposer des conditions ou interdire l'activité

La Commission semble interpréter le délai de deux ans dans lequel les anciens membres du personnel sont tenus de l'informer des nouvelles activités professionnelles comme signifiant que ce n'est que dans ce délai de deux ans qu'elle peut interdire l'activité ou lui imposer des conditions. L'avis préliminaire du Médiateur est que ce n'est pas correct. L’article 16, premier alinéa, du statut, qui oblige les anciens membres du personnel à continuer de se comporter avec intégrité et discrétion en ce qui concerne l’acceptation des nominations, n’est pas limité dans le temps. En conséquence, la Commission pourrait interdire ou imposer des conditions à des activités d’une durée supérieure à deux ans, pour autant qu’il existe de bonnes raisons de le faire et que l’incidence sur l’ancien membre du personnel ne soit pas disproportionnée.

La Commission pourrait-elle donner son avis à ce sujet? Ce faisant, veuillez également aborder les modifications du statut qui entreront en vigueur le 1er janvier 2014, en particulier les "douze mois" mentionnés dans le nouveau paragraphe 3 de l'article 16.

8) Indépendance de l'évaluation

Le système d'évaluation des cas d'éventuels conflits d'intérêts pourrait faire l'objet de critiques, car, en particulier en ce qui concerne le personnel d'encadrement supérieur, il peut être fondé sur les avis de personnes avec lesquelles ils ont travaillé en étroite collaboration. À l'heure actuelle, il ne semble pas exister de système garantissant que l'évaluation des dossiers du personnel d'encadrement supérieur soit effectuée par des services indépendants de la DG concernée.

Au niveau des États membres, le Médiateur a connaissance d’au moins un exemple de comité externe indépendant statuant sur les demandes de personnel d’encadrement supérieur pour exercer des activités professionnelles après la cessation de ses fonctions.

La Commission envisage-t-elle d'introduire des mesures qui permettraient d'évaluer les candidatures des cadres supérieurs par des personnes autres que celles avec lesquelles ils ont travaillé en étroite collaboration?

9) Asymétrie dans l'appréciation de fond des cas - conditions

Les fichiers ont montré des variations inexpliquées dans la formulation des conditions. Dans certains cas, il a été interdit à l'ancien fonctionnaire d'effectuer des tâches liées à toutes les affaires qu'il avait traitées à la Commission. Dans d’autres, la condition concernait des affaires traitées au cours des X dernières années ou des affaires en cours.

La Commission pourrait-elle formuler des observations sur la politique qui sous-tend et justifie ces variations?

10) Code d'éthique et d'intégrité - identification des dossiers, règle de distance et contacts avec les collègues ayant quitté la Commission

Au cours de l'inspection, les services du Médiateur ont reçu une copie du code d'éthique et d'intégrité produit par la DG Concurrence à l'intention de son personnel. Il convient de noter:

l'obligation d'identifier les dossiers particuliers sur lesquels les anciens membres du personnel ne devraient pas exercer une nouvelle profession après avoir quitté la Commission;

- la règle («règle de distance») selon laquelle un ancien membre du personnel ne peut pas participer à des réunions ou avoir d’autres contacts de nature professionnelle avec son ancienne DG ou son ancien service pendant une période déterminée (un an pour ceux qui ont occupé une fonction d’encadrement; six mois dans les autres cas);

- l'obligation générale pour les membres actuels du personnel d'informer leurs supérieurs, aux fins de l'évaluation des risques, d'une éventuelle participation à des réunions avec d'anciens membres de l'encadrement.

Existe-t-il des codes similaires pour d’autres DG? Dans la négative, la Commission utiliserait-elle le code de la concurrence de la DG Concurrence ou une référence similaire?

11) Lors de l'apprentissage d'une nouvelle activité professionnelle auprès d'une source autre que le fonctionnaire concerné

Veuillez expliquer comment la Commission traite les cas où elle reçoit des informations selon lesquelles un ancien membre du personnel a commencé une nouvelle activité professionnelle sans avoir demandé l’autorisation de le faire. Existe-t-il une procédure standard pour traiter de tels cas? En particulier, la Commission contacte-t-elle systématiquement l’ancien membre du personnel concerné?

12) Modifications du statut

Les modifications du statut entrent en vigueur le 1er janvier 2014, veuillez expliquer comment la Commission entend mettre en œuvre les dispositions plus détaillées relatives aux conflits d'intérêts (articles 11 et 16 du statut), notamment en ce qui concerne l'analyse à effectuer en ce qui concerne le personnel entrant.

13) Transparence

Les modifications apportées au statut comprennent l ' obligation de publier des informations, "y compris une liste des cas évalués", sur la mise en œuvre de la nouvelle règle selon laquelle les anciens hauts fonctionnaires sont, en principe, interdits, au cours des douze mois suivant la cessation de leurs fonctions, de faire du lobbying ou de plaider auprès du personnel de leur ancienne institution sur des questions dont ils étaient responsables au cours des trois dernières années de service (nouveau paragraphe 3 de l ' article 16 du statut).

Selon le Médiateur, cette disposition doit nécessairement être étroitement liée à la demande qu'un ancien membre du personnel doit présenter s'il souhaite exercer une activité professionnelle dans un délai de deux ans à compter de la cessation de ses fonctions (article 16, paragraphe 2, existant).  

Compte tenu de l’engagement de la Commission à améliorer la transparence et la responsabilité, publierait-elle régulièrement en ligne son évaluation de toutes les demandes d’exercice d’une activité professionnelle après la cessation de ses fonctions, ou pendant un congé de convenance personnelle, présentées par des hauts fonctionnaires (directeurs et fonctionnaires de rang supérieur et chefs de cabinet)?

14) Agents contractuels ayant accès à des informations sensibles

Veuillez expliquer la procédure suivie par la Commission pour déterminer ce qui constitue des «informations sensibles», dont l'accès exige que les anciens agents contractuels demandent l'autorisation d'exercer une nouvelle activité professionnelle.

15) Sanctions

Indiquer combien de procédures disciplinaires (i) ont été ouvertes et (ii) clôturées en 2010, 2011 et 2012 pour non-respect des dispositions relatives aux activités professionnelles après la cessation de service ou pendant un congé de convenance personnelle? Pour chaque année, dans combien de cas des sanctions ont-elles été imposées? Quelles sanctions ont été imposées, le cas échéant?

Veuillez fournir des informations agrégées uniquement, et sous une forme qui évite l'identification possible des personnes.

16) Agents temporaires et agents contractuels

Les fonctionnaires qui quittent le service et manquent à leurs obligations en matière de conflit d’intérêts pourraient faire l’objet d’une procédure disciplinaire. Les sanctions possibles incluent la perte des droits à pension. Les agents temporaires (y compris les conseillers spéciaux) et les agents contractuels peuvent ne pas avoir de droits à pension de l’UE lorsqu’ils quittent le service.

Veuillez détailler les mesures que la Commission pourrait prendre pour empêcher ces agents d’accéder à des possibilités d’emploi qui donnent lieu à des conflits d’intérêts.

Nouvelle plainte 1853/2013/TN

Le 27 septembre 2013, j'ai reçu une plainte des Amis de la Terre Europe contre la Commission européenne concernant le traitement d'éventuels conflits d'intérêts concernant un ancien membre du personnel.

Étant donné que cette nouvelle affaire soulève des questions similaires à celles traitées dans le cadre de l’enquête sur l’affaire 2077/2012/TN, j’ai décidé de joindre les deux affaires.

Allégations :

1. la Commission n’a pas veillé à ce que le personnel quittant ses services demande l’autorisation d’exercer une nouvelle activité professionnelle; et

2. La Commission n’a pas imposé de restrictions à un membre du personnel particulier quittant la Commission pour exercer une nouvelle activité professionnelle.

Revendication :

La Commission devrait reconnaître que l’article 16 du statut n’a pas été correctement mis en œuvre à l’égard de l’ancien agent concerné et prendre des mesures pour s’assurer qu’il n’y a pas de conflit d’intérêts entre son nouveau poste et ses responsabilités lorsqu’il était employé par la Commission. En particulier, la Commission devrait introduire des restrictions pour l’empêcher d’utiliser ses contacts et ses connaissances privilégiées au sein de la Commission dans le cadre de son nouvel emploi et au profit de son nouvel employeur.

J’aimerais que la Commission me fournisse un avis conjoint sur les plaintes 2077/2012/TN et 1853/2013/TN, ainsi qu’une réponse aux 16 points susmentionnés au plus tard le 28 février 2014. Veuillez noter que l’avis sera transmis aux plaignants pour d’éventuelles observations et que je peux décider de le publier sur mon site web.

J’ai également conclu qu’il serait approprié, parallèlement à la préparation de l’avis de la Commission, d’examiner les documents relatifs à la plainte 1853/2013/TN.

Je vous demande donc, conformément à l’article 3, paragraphe 2, du statut du Médiateur européen, d’autoriser mes services à consulter le dossier concerné. Je vous saurais gré de bien vouloir contacter Mme Tina Nilsson (tél. +32 (0)2 284 14 17) de mon bureau afin de convenir d'une date appropriée pour l'inspection des documents.

Veuillez également noter que je souhaiterais peut-être procéder à une nouvelle inspection des dossiers de la Commission sur la base de l'avis.

Lorsque le Médiateur a reçu la plainte 2077/2012/TN, il a décidé de la déclarer confidentielle. À la suite de l'inspection des dossiers, je constate que cela n'est plus nécessaire. Les questions de conflits d’intérêts présentent un intérêt public important et je traiterai désormais publiquement de la présente affaire, y compris en publiant cette lettre sur mon site web. Les plaignants recevront également une copie de cette lettre.

Toutefois, conformément au statut et aux dispositions d'exécution du Médiateur, les documents inspectés, identifiés comme confidentiels par la Commission, resteront confidentiels [2]. Toute communication ultérieure de documents liés à la présente enquête se fera conformément aux règles du Médiateur en matière d'accès du public [3], garantissant la protection, en particulier, des données à caractère personnel.

Vous trouverez ci-joint une copie de la plainte 1853/2013/TN.

Je vous prie d'agréer, Monsieur, l'expression de mes sincères

Emily O'Reilly

Pièce jointe (envoyée par courrier électronique):

• Copie de la plainte 1853/2013/TN