Hintergrund

In der am 1. Januar 2014 in Kraft getretenen überarbeiteten Fassung des Statuts der Beamten der Europäischen Union (im Folgenden „Statut“) sind alle Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der EU verpflichtet, interne Vorschriften zu erlassen, die insbesondere den Schutz von Hinweisgebern regeln. Im ersten Halbjahr 2014 erstellte die Bürgerbeauftragte nach Konsultation ihrer Mitarbeiter einen Entwurf für solche internen Vorschriften.

Um so transparent wie möglich zu sein und auch um auf die Erfahrungen und Kenntnisse anderer Personen in diesem Bereich zurückzugreifen, ersuchte der Bürgerbeauftragte am 24. Juli 2014 interessierte Dritte um Stellungnahmen zu dem Entwurf der Vorschriften. Die Frist für die Einreichung solcher Stellungnahmen endete am 30. September 2014.

Überblick über die Antworten

Der Bürgerbeauftragte erhielt neun Antworten auf die Aufforderung zur Stellungnahme.

Diese Antworten stammen von NRO, die im Bereich der Förderung der Transparenz tätig sind (z. B. Transparency International, Public Concern at Work und Blueprint for Free Speech), von spezialisierten Whistleblower-Schutzverbänden (z. B. Whistleblower-Netzwerk e. V.), von Personen mit Erfahrung als Whistleblower sowie von der französischen Hohen Behörde für Transparenz im öffentlichen Leben.

Die meisten eingegangenen Stellungnahmen unterstreichen die Bedeutung der internen Vorschriften des Bürgerbeauftragten als künftiges Modell für die Annahme durch andere EU-Organe. Sie betonen daher, wie wichtig es ist, die bestmöglichen Regeln zu erarbeiten.

Zusammenfassung und Bewertung der eingegangenen Stellungnahmen

Einleitende Bemerkungen

Im Folgenden werden die eingegangenen Stellungnahmen zusammengefasst. Einige der Vorschläge Dritter wurden in der endgültigen Fassung der internen Vorschriften des Bürgerbeauftragten nicht aufgegriffen, entweder weil der Bürgerbeauftragte ihnen nicht zustimmte oder weil sie der Ansicht ist, dass diese Fragen in ihren internen Vorschriften über die Meldung von Missständen nicht behandelt werden müssen. Was die Vorschläge betrifft, die nicht in die internen Vorschriften aufgenommen wurden, werden die Gründe hierfür im Folgenden erläutert.

Um die Weiterverfolgung der Analyse zu erleichtern, wird der vollständige Wortlaut des Entwurfs der Geschäftsordnung im folgenden Text zitiert.

Die endgültige Fassung der internen Vorschriften des Bürgerbeauftragten, die am 20. Februar 2015 angenommen wurde, ist auf der Website des Bürgerbeauftragten abrufbar.

Gemäß Artikel 18 der internen Vorschriften werden diese Vorschriften innerhalb eines Jahres nach ihrer Annahme überprüft. Diese Überprüfung bietet die Möglichkeit zu entscheiden, ob weitere Änderungen erforderlich sind.

Allgemeine Bemerkungen

Es wurde festgestellt, dass Whistleblowing-Strategien und -Regelungen darauf abzielen, die Situation zu lösen, bevor sie in einen Rechtsstreit zerfällt. Daher wurde die Bürgerbeauftragte aufgefordert, ihre internen Vorschriften, die für die Verwendung durch ihre Bediensteten bestimmt sind, in möglichst einfacher Sprache auszuarbeiten.

Viele Beitragende erklärten, dass es zwar richtig sei, dass es gemäß Artikel 22 des Statuts eine rechtliche Verpflichtung für EU-Bedienstete gebe, schwerwiegende Unregelmäßigkeiten zu melden, stattdessen könnte es angemessener sein, sich auf eine Erwartung oder Einladung zu beziehen. Kurz gesagt, der Fokus sollte von der gesetzlichen Verpflichtung, die Pfeife zu blasen, auf eine moralische Pflicht für das Personal verlagert werden.

Standpunkt des Bürgerbeauftragten

Die internen Vorschriften des Bürgerbeauftragten zur Meldung von Missständen beruhen auf den einschlägigen Bestimmungen des Statuts. Da das Statut die Meldung von Missständen als rechtliche Verpflichtung bezeichnet, müssen wir der gleichen Logik folgen.

Die besonderen Bestimmungen des Entwurfs der internen Vorschriften

Artikel 1 - Geltungsbereich

Die Vorschriften gelten für alle, die im Büro des Bürgerbeauftragten arbeiten, unabhängig von ihrer administrativen Stellung oder ihrem Status, einschließlich abgeordneter nationaler Beamter und Praktikanten.

Anmerkungen:

Dieser Artikel sollte präzisiert werden, indem präzisiert wird, inwieweit die internen Vorschriften für externe Parteien gelten.

Darüber hinaus sollte in diesem Abschnitt ausdrücklich darauf hingewiesen werden, dass die Vorschriften über die Meldung von Missständen nicht auf Angelegenheiten anwendbar sind, die allgemeine Beschwerden oder Beschwerden des Verwaltungspersonals betreffen, wie z. B. die Anfechtung eines jährlichen Beurteilungsberichts.

Standpunkt des Bürgerbeauftragten

Was die erste Bemerkung betrifft, so stellen die vorliegenden Vorschriften interne Vorschriften dar, d. h. Vorschriften, die sich an die Bürgerbeauftragte und ihre Bediensteten richten. Das Problem der Meldung von Missständen durch Dritte wird in Artikel 17 behandelt, der unserer Ansicht nach hinreichend klar ist. Siehe auch Erwägungsgrund j der endgültigen Fassung der internen Vorschriften.

In Bezug auf die zweite Bemerkung ist darauf hinzuweisen, dass aus Artikel 2 hervorgeht, dass sich die Meldung von Missständen auf (tatsächliches oder wahrgenommenes) „schwerwiegendes Fehlverhalten“ bezieht. Die weiteren Klarstellungen in Artikel 2 in Bezug auf diesen zentralen Begriff machen deutlich, dass Streitigkeiten über Fragen, die kein schwerwiegendes Fehlverhalten betreffen, wie Fragen im Zusammenhang mit der Beurteilung eines Beamten, nicht unter diesen Begriff fallen.

Artikel 2 - Begriffsbestimmungen

Im Sinne dieser Vorschriften ist ein Hinweisgeber eine Person, die in gutem Glauben Tatsachen meldet, von denen sie ehrlich und vernünftigerweise glaubt, dass sie ein schwerwiegendes Fehlverhalten im Büro des Bürgerbeauftragten vermuten lassen.

Schweres Fehlverhalten umfasst beispielsweise Betrug, Korruption, Diebstahl, schwere Verstöße gegen die Vorschriften für die Vergabe öffentlicher Aufträge und schwere Verstöße gegen berufliche Verpflichtungen.

Die Offenlegung erfolgt in gutem Glauben, wenn der Hinweisgeber ehrlich und vernünftigerweise der Ansicht ist, dass die offengelegten Informationen und alle darin enthaltenen Behauptungen im Wesentlichen wahr sind. Guter Glaube wird vorausgesetzt, es sei denn, und bis das Gegenteil bewiesen ist.

Manager bezeichnet einen Referatsleiter, Direktor oder den Generalsekretär des Büros des Bürgerbeauftragten.

Anmerkungen:

Die Definition eines Hinweisgebers sollte vereinfacht und weniger legalistisch werden. Viele Mitwirkende haben in dieser Hinsicht ihren eigenen Wortlaut angegeben.

Die Definition von schwerem Fehlverhalten setzt angeblich eine sehr hohe und unklare Messlatte. Die Definition sollte daher beispielsweise durch einen ausdrücklichen Verweis auf demokratische Werte und Rechtsstaatlichkeit geändert werden.

Die Liste der Beispiele sollte erweitert werden, um so viel Klarheit wie möglich zu schaffen.

Darüber hinaus wird die Bezugnahme auf das Vorliegen eines schwerwiegenden Fehlverhaltens oder Fehlverhaltens im Büro des Bürgerbeauftragten als irreführend und nicht im Einklang mit Artikel 22 des Statuts angesehen, da die Bediensteten Unregelmäßigkeiten melden müssen, von denen sie bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben Kenntnis erhalten, und somit auch dann, wenn die Rechtswidrigkeiten ein anderes EU-Organ betreffen.

In vielen Kommentaren wird gefordert, den Verweis auf die Erstellung eines Berichts nach Treu und Glauben zu streichen, da Motive in dieser Hinsicht keine Rolle spielen sollten. Wichtig ist stattdessen, dass die Person, die eine potenzielle Unregelmäßigkeit meldet, ehrlich glaubt, dass die gemeldeten Informationen wahr und genau sind.

Standpunkt des Bürgerbeauftragten

Die derzeitigen Definitionen beruhen auf dem Statut und berücksichtigen die Rechtsprechung des Gerichtshofs zu Hinweisgebern. Wir haben versucht, sie so klar wie möglich zu machen. Sie sind aus unserer Sicht auch für Nichtjuristen leicht verständlich. Die Liste der Beispiele ist aus unserer Sicht ausreichend. Es ist schwer vorstellbar, wie ein Verweis auf demokratische Werte und Rechtsstaatlichkeit noch mehr Klarheit schaffen könnte.

Wir sind der Auffassung, dass das Konzept der Meldung von Missständen ein schwerwiegendes Fehlverhalten innerhalb der Institution betrifft, für die der Hinweisgeber tätig ist. Art. 22b des Statuts beruht eindeutig auf der Prämisse, dass das Organ, an das sich der Hinweisgeber wendet, "angemessene Maßnahmen" ergreifen kann. Es ist jedoch schwer zu erkennen, welche Maßnahmen (abgesehen von der Unterrichtung des OLAF) die Europäische Arzneimittel-Agentur ergreifen könnte, wenn einer ihrer Mitarbeiter ihr ein schwerwiegendes Fehlverhalten im Büro des Europäischen Bürgerbeauftragten melden würde. Im Übrigen ist nicht leicht nachzuvollziehen, welche "nachteiligen Auswirkungen das Organ, dem er angehört", haben könnte, gegen das ein Hinweisgeber nach Art. 22b des Statuts zu schützen ist. Der Bürgerbeauftragte, der in Artikel 22b des Statuts erwähnt wird, wird selbstverständlich alle Berichte über (tatsächliches oder vermeintliches) schwerwiegendes Fehlverhalten in anderen Organen, Einrichtungen und sonstigen Stellen der EU mit größter Aufmerksamkeit prüfen und alle möglichen Maßnahmen ergreifen, um die aufgeworfenen Fragen anzugehen.

Der Begriff "guter Glaube" wird in Artikel 2 definiert. Durch die Verwendung dieses kurzen Ausdrucks kann vermieden werden, dass die langwierige und eher legalistische Definition, für die sie steht, jedes Mal, wenn das Problem auftritt, zitiert werden muss. Wir glauben, dass dies zur Klarheit und Leserfreundlichkeit dieser Regeln beiträgt.

Artikel 3 - Verfahren

Gemäß Artikel 22a des Statuts sind die Bediensteten des Bürgerbeauftragten verpflichtet, den Verdacht eines schweren Fehlverhaltens schriftlich zu melden.

Solche Berichte können an einen Vorgesetzten oder an den Bürgerbeauftragten gerichtet werden.

Artikel 22a des Statuts sieht auch die Möglichkeit vor, dem Europäischen Amt für Betrugsbekämpfung (OLAF) Bericht zu erstatten.

Artikel 22b des Statuts sieht die zusätzliche Möglichkeit vor, dem Präsidenten der Kommission oder des Rechnungshofs oder des Rates oder des Europäischen Parlaments Bericht zu erstatten, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind.

Anmerkungen:

Anstatt auf das Statut Bezug zu nehmen, wurde in vielen Stellungnahmen gefordert, dass in diesem Artikel die spezifischen Schritte für das Pfeifen dargelegt werden und somit ein klares und bis zu einem gewissen Grad vordefiniertes Verfahren für die Untersuchung der zugrunde liegenden Angelegenheit vorgesehen wird. Im Rahmen dieses Verfahrens sollten Hinweisgeber und beteiligte Personen ein Recht auf rechtliches Gehör haben, bevor eine endgültige Entscheidung in Bezug auf den Bericht getroffen wird.

Es wurde betont, dass in größeren Organisationen die Personen, die mit der Untersuchung von Unregelmäßigkeiten betraut sind, in der Regel der höheren Führungsebene zugeordnet sind. Es kann daher sinnvoll und angemessen sein, dies einem Mitglied des Kabinetts des Bürgerbeauftragten anzuvertrauen.

Es wurde auch darauf hingewiesen, dass der Bürgerbeauftragte ausdrücklich erklären sollte, dass keine Person, die sich in einem Interessenkonflikt befindet, zur Untersuchung des Berichts des Hinweisgebers beitragen darf.

In einigen Stellungnahmen wird gefordert, dass Hinweisgeber unter bestimmten Bedingungen nicht nur einem Manager und dem Bürgerbeauftragten sowie den anderen in Artikel 22 genannten Institutionen, sondern auch Dritten wie den Medien oder einem Mitglied des Parlaments Bericht erstatten dürfen.

Darüber hinaus wurde erwähnt, dass die Kontaktdaten des OLAF angegeben werden sollten.

Ein Beitrag verwies auf die Tatsache, dass die EU-Gerichte festgestellt haben, dass ein Hinweisgeber nicht befugt ist, das Gericht aufzufordern, zu überprüfen, ob eine korrekte Untersuchung einer Offenlegung durchgeführt wurde. Das Argument hier war, dass diese Untersuchung im öffentlichen Interesse erfolgt und kein rechtlich durchsetzbares Recht des Hinweisgebers ist. Der Bürgerbeauftragte sollte daher ausdrücklich ein solches Recht vorsehen.

Standpunkt des Bürgerbeauftragten

In Bezug auf das anzuwendende Verfahren sind zwei Aspekte zu unterscheiden: einerseits die Art und Weise, in der der Hinweisgeber seinen Bericht vorlegt, und andererseits die Prüfung dieses Berichts. Wir sind der Ansicht, dass die derzeitigen Vorschriften ausreichende Orientierungshilfen dafür bieten, was ein Hinweisgeber tun könnte oder sollte. Die Vorschriften für die interne Untersuchung, die auf der Grundlage des Berichts der Hinweisgeber durchzuführen ist, sind in den Vorschriften des Bürgerbeauftragten vom 4. November 2004 festgelegt, deren Zusammenfassung nun der endgültigen Fassung der internen Vorschriften beigefügt ist.

In Bezug auf die Person, die die Untersuchung durchführt, ist es nicht ratsam, eine zu genaue Regel festzulegen. Beispielsweise ist die Annahme einer Regel, dass die Untersuchung einem Mitglied des Kabinetts des Bürgerbeauftragten (d. h. seinem Kabinett) übertragen werden soll, zwangsläufig problematisch, wenn die Vorwürfe eines schwerwiegenden Fehlverhaltens ein Mitglied dieses Kabinetts betreffen.

Es liegt auf der Hand, dass der Bürgerbeauftragte die Untersuchung niemals einer Person anvertrauen wird, die sich in einem tatsächlichen, potenziellen oder offensichtlichen Interessenkonflikt befindet. Gleiches gilt für Personen, die an einer solchen Untersuchung mitwirken.

Was die Möglichkeit betrifft, schwerwiegendes Fehlverhalten auch Dritten wie Medien oder Politikern zu melden, ist daran zu erinnern, dass Artikel 22b des Statuts die Möglichkeit vorsieht, sich an die Präsidenten bestimmter EU-Organe zu wenden, einschließlich des Präsidenten des Europäischen Parlaments, der MdEP ist. Es kann daher davon ausgegangen werden, dass sich der Gesetzgeber dafür entschieden hat, die Möglichkeit für Hinweisgeber, sich an andere Personen oder Institutionen zu wenden, nicht vorzusehen. Der Bürgerbeauftragte muss diese Entscheidung respektieren. Jedenfalls bedeutet die Tatsache, dass das Statut (und damit die derzeitige Regelung) nicht die Möglichkeit vorsieht, dass sich ein Hinweisgeber an Dritte wie MdEP oder die Presse wendet, nicht, dass diese Möglichkeit vollständig ausgeschlossen ist. Dies bedeutet lediglich, dass sich ein Bediensteter, der dies wünscht, nicht auf das Statut und die internen Vorschriften des Bürgerbeauftragten berufen kann.

Die Kontaktdaten des OLAF sind im Internet abrufbar. Daher ist es nicht erforderlich, sie in einer Reihe interner Vorschriften zu wiederholen, insbesondere angesichts der Tatsache, dass sich diese Vorschriften an Bedienstete richten, die für eine EU-Einrichtung tätig sind.

Der Bürgerbeauftragte ist bestrebt, dafür zu sorgen, dass die Bürger von den Organen, Einrichtungen, Agenturen und Ämtern der EU angemessen behandelt werden und dass diese den Grundsätzen einer guten Verwaltung entsprechen. Dies gilt auch für Hinweisgeber, die in ihrem eigenen Büro tatsächliches oder vermeintliches schwerwiegendes Fehlverhalten melden. Was der Bürgerbeauftragte jedoch nicht tun kann, ist, den Bürgern Rechte zu gewähren, die im EU-Recht in der Auslegung durch den Gerichtshof nicht vorgesehen sind. In einer rechtsstaatlichen Union wie der EU kann nur der Gesetzgeber solche Rechte einräumen.

Artikel 4 - Beratung und Unterstützung

Potenzielle Hinweisgeber können sich an einen benannten Mitarbeiter wenden, um Beratung und Unterstützung zu suchen.

Der Bürgerbeauftragte erkennt die wichtige Rolle der Personalvertretung an und kann verlangen, dass sie eines ihrer Mitglieder oder einen anderen Bediensteten ihrer Wahl zur Wahrnehmung dieser Rolle vorschlägt. Ist die Personalvertretung nicht in der Lage, einem solchen Ersuchen nachzukommen, so benennt der Bürgerbeauftragte einen solchen Bediensteten.

Potenzielle Whistleblower können sich auch an einen Manager, normalerweise ihren unmittelbaren Vorgesetzten, wenden, um Beratung und Unterstützung zu erhalten.

Soweit dies nach dem Statut zulässig ist, werden potenzielle Hinweisgeber vertrauensvoll beraten und unterstützt.

Wurde ein schwerwiegendes Fehlverhalten gemeldet, so kann der Hinweisgeber um Anleitung und Unterstützung bitten, die unter den gegebenen Umständen so weit wie möglich bereitzustellen sind.

Anmerkungen:

Es wurde darauf hingewiesen, dass dieser Artikel keine extremen Fälle abdeckt, in denen ein Hinweisgeber möglicherweise niemandem im Büro des Bürgerbeauftragten vertrauen kann.

In Anbetracht der vorstehenden Ausführungen wurde die Einrichtung eines externen Beratungs- und Unterstützungsgremiums für alle EU-Organe von mehreren Mitwirkenden als angemessen erachtet, damit wirklich unabhängige Beratung geleistet werden kann.

Das Fehlen davon kann Manager auch in eine schwierige Situation bringen, wenn von ihnen erwartet wird, dass sie nicht nur erstellte Berichte untersuchen, sondern auch potenzielle Whistleblower beraten. Es wurde daher als angemessen erachtet, Manager als Beratungsquelle zu löschen.

Die Beitragenden erklärten ferner, dass auch externe Beratung und Unterstützung kostenlos angeboten werden sollten.

In einem Beitrag wird der Bürgerbeauftragte aufgefordert, zu berücksichtigen, dass einem Hinweisgeber bei der Einholung von Orientierungshilfen eine persönliche Risikobewertung im Zusammenhang mit seinem Bericht durch den zuständigen Berater vorgelegt werden sollte. In diesem Stadium sollten Informationen über Abhilfemaßnahmen bereitgestellt werden.

Standpunkt des Bürgerbeauftragten

Hinsichtlich der Einrichtung eines externen Beratungs- und Unterstützungsgremiums sei daran erinnert, dass das OLAF bereits unabhängige Beratung kostenlos anbietet, einschließlich potenzieller Hinweisgeber, die sich anonym an das OLAF wenden.

Alle Verantwortlichen des Bürgerbeauftragten teilen die Auffassung des Bürgerbeauftragten, dass Hinweisgeber, die einen Bericht über schwerwiegendes Fehlverhalten im Büro des Bürgerbeauftragten erstellen möchten, dazu ermutigt werden sollten. Es ist daher schwer nachzuvollziehen, warum sie Schwierigkeiten bei der Beratung potenzieller Hinweisgeber haben sollten. In den internen Vorschriften des Bürgerbeauftragten wird klargestellt, dass Hinweisgeber vor Repressalien oder Repressalien geschützt werden. Es ist daher nicht leicht zu erkennen, welchen Zweck eine "Risikobewertung" haben könnte. Was mögliche Rechtsbehelfe betrifft, so sind diese in der vorliegenden Regelung festgelegt.

Artikel 5 - Informationsgarantien

Ein Hinweisgeber, der einem Vorgesetzten oder dem Bürgerbeauftragten Bericht erstattet, hat die folgenden Informationsrechte:

i) so schnell wie möglich und in jedem Fall innerhalb von fünf Arbeitstagen eine Bestätigung zu erhalten;

ii) mitzuteilen, welcher Bedienstete für die Bearbeitung der Angelegenheit zuständig ist;

iii) so bald wie möglich und in jedem Fall spätestens 60 Tage nach Erhalt des Berichts mitzuteilen, wie lange es dauert, bis das Büro des Bürgerbeauftragten geeignete Maßnahmen ergreift;

iv) über alle wichtigen Schritte informiert zu werden, die im Laufe einer internen Untersuchung auf der Grundlage des Berichts des Hinweisgebers unternommen wurden, einschließlich des Ergebnisses dieser Untersuchung und jeder Verweisung an das OLAF. Diese Informationen sind innerhalb von 30 Arbeitstagen zu übermitteln.

Anmerkungen:

Dieser Artikel wurde weithin begrüßt.

Es wurde jedoch hinzugefügt, dass der Bürgerbeauftragte einen Hinweisgeber auch proaktiv über die ihm zur Verfügung stehenden Rechtsbehelfe informieren könnte, falls er in Zukunft unter Vergeltungsmaßnahmen leiden sollte.

Standpunkt des Bürgerbeauftragten

Die Information eines Hinweisgebers über verfügbare Abhilfemaßnahmen stellt eine gute Verwaltung dar. Wie bereits oben erwähnt, wird in den vorliegenden Vorschriften jedoch bereits klargestellt, dass Hinweisgeber vor Repressalien oder Repressalien geschützt werden. In den Vorschriften wird auch klargestellt, welche Rechtsbehelfe ein Bediensteter in einer Situation hat, in der er der Auffassung ist, dass es dennoch Vergeltungsmaßnahmen oder Repressalien gegeben hat.

Artikel 6 - Schutz von Hinweisgebern

Der Bürgerbeauftragte schützt einen Hinweisgeber vor Repressalien oder Repressalien.

Beschließt eine Person, die an einem schweren Fehlverhalten beteiligt ist, anschließend, die Pfeife zu blasen, so wird die Tatsache, dass sie die Angelegenheit gemeldet hat, zu ihren Gunsten in jedem Disziplinarverfahren berücksichtigt.

Anmerkungen:

Der Schutz sollte auf Personen ausgeweitet werden, die fälschlicherweise beschuldigt werden, Whistleblower zu sein, sowie auf Personen, die Whistleblower unterstützen, beispielsweise indem sie Beweise für ihre Vorwürfe vorlegen oder sie vor Vergeltungsmaßnahmen schützen.

Es wurde ferner darauf hingewiesen, dass diese Bestimmung verbessert werden könnte, indem evidenzerhaltende Anforderungen an den Bürgerbeauftragten aufgenommen werden, da aufgrund des Mangels an Informationen häufig keine Maßnahmen ergriffen werden.

Wenn ein Hinweisgeber der Ansicht ist, dass er nach Meldung schwerwiegender Unregelmäßigkeiten schlecht behandelt wurde, sollte die Beweislast ausdrücklich beim Bürgerbeauftragten liegen, um nachzuweisen, dass die Maßnahmen, die sich negativ auf den Hinweisgeber auswirken, nicht mit seiner Berichterstattung zusammenhängen, sondern beispielsweise mit unzureichender beruflicher Leistung usw. zusammenhängen.

Standpunkt des Bürgerbeauftragten

Der Bürgerbeauftragte fördert die Meldung von Missständen. Es kann daher nicht davon ausgegangen werden, dass ein Mitarbeiter wegen Whistleblowing "beschuldigt" wird, unabhängig davon, ob diese Person die Pfeife geblasen hat oder nicht. Darüber hinaus kann jeder Bedienstete, der der Ansicht ist, dass er ungerecht behandelt wird, einen Antrag auf Beistand gemäß Artikel 24 des Statuts stellen.

In Bezug auf den Vorschlag, Anforderungen an die Beweissicherung für den Bürgerbeauftragten einzuführen, ist dies eine Verfahrensfrage, die der/den vom Bürgerbeauftragten mit der Durchführung der Untersuchung des Berichts des Hinweisgebers betrauten Person(en) überlassen werden sollte.

In Bezug auf die Frage der Beweislast ist anzumerken, dass diese Frage bereits im Interesse des Hinweisgebers in Artikel 2 (siehe Definition von "gutem Glauben") und Artikel 10 (in Bezug auf die Art jeder Maßnahme, die in Bezug auf einen Hinweisgeber ergriffen wird) behandelt wurde.

Artikel 7 - Vertraulichkeit

Der Bürgerbeauftragte schützt die Identität eines Hinweisgebers und die Vertraulichkeit des erhaltenen Berichts so weit wie möglich. Der Name eines Hinweisgebers darf weder einer Person, die möglicherweise an dem gemeldeten Fehlverhalten beteiligt ist, noch einer anderen Person offengelegt werden, es sei denn, dies ist unbedingt erforderlich, z. B. wenn die verfahrensrechtliche Fairness die Ermittlung der Informationsquelle erfordert.

Wenn ein Manager oder der Bürgerbeauftragte das OLAF mit der Angelegenheit befasst, wird die Identität des Hinweisgebers dem OLAF normalerweise nicht mitgeteilt.

Hinweisgeber, die der Ansicht sind, dass der Bürgerbeauftragte ihre Vertraulichkeit und die damit verbundenen personenbezogenen Daten nicht angemessen geschützt hat, können sich beim Europäischen Datenschutzbeauftragten beschweren.

Anmerkungen:

Die Beitragszahler waren sich weitgehend einig, dass es möglich sein sollte, einen Bericht anonym zu erstellen, wenn auch mit einem Hinweis auf die daraus resultierenden Einschränkungen, die dies für den Schutz von Hinweisgebern, die Untersuchung von Beschwerden und den Schutz der Rechte der betroffenen Personen bedeutet.

Darüber hinaus wurde ausdrücklich darauf hingewiesen, dass die Vertraulichkeit gewährleistet werden sollte, es sei denn, die Identität des Hinweisgebers muss gesetzlich offengelegt werden oder wird mit ausdrücklicher Zustimmung des Hinweisgebers offengelegt. Darüber hinaus sollten Bedienstete, die gegen die Vertraulichkeit verstoßen, Disziplinarmaßnahmen unterliegen, um den höchstmöglichen Schutz von Hinweisgebern zu gewährleisten.

Standpunkt des Bürgerbeauftragten

Da das Statut auf der Prämisse beruht, dass die Meldung von Missständen eine Verpflichtung darstellt, muss die anonyme Meldung von Missständen in der vorliegenden Regelung nicht berücksichtigt werden. Die Bürgerbeauftragte wird jedoch offensichtlich jeden Bericht über schwerwiegendes Fehlverhalten in ihrem Büro, der ihr anonym übermittelt wurde, sorgfältig prüfen.

Die Offenlegung der Identität eines Hinweisgebers ohne angemessene Begründung wäre eine schwerwiegende Verletzung der Pflichten und Pflichten der Mitarbeiter des Bürgerbeauftragten, die die betroffene Person der Gefahr von Disziplinarmaßnahmen aussetzen würde. Diese Frage ist in den vorliegenden Vorschriften jedoch nicht zu behandeln.

Artikel 8 - Mobilität

Möchte ein Hinweisgeber zum Schutz vor möglichen Vergeltungsmaßnahmen in ein anderes Referat innerhalb des Amtes verlegt werden (einschließlich des Umzugs von Straßburg nach Brüssel oder umgekehrt), wird sich der Bürgerbeauftragte bemühen, diesen Antrag zu erleichtern.

Beantragt ein Hinweisgeber aus denselben Gründen eine Versetzung in eine andere EU-Einrichtung, so wird der Bürgerbeauftragte diesen Antrag so weit wie möglich unterstützen und unterstützen.

Anmerkungen:

Diese Bestimmung wurde als sehr positiv bewertet, und es gingen keine substanziellen Stellungnahmen ein.

Artikel 9 - Beurteilung und Beförderung

Die Führungskräfte stellen sicher, dass die Meldung von Missständen gegebenenfalls in den Beurteilungs- und Beförderungsverfahren des Personals positiv anerkannt wird.

Sie stellen sicher, dass Hinweisgeber in diesem Zusammenhang keine nachteiligen Folgen erleiden.

Whistleblowing wird in der Beurteilung des Hinweisgebers nur dann erwähnt, wenn er ausdrücklich darum ersucht oder damit einverstanden ist, dass ein solcher Verweis aufgenommen wird.

Anmerkungen:

Dieser Artikel wurde auch sehr begrüßt.

Aus Gründen der Rechtsklarheit wurde jedoch die Streichung von „gegebenenfalls“ empfohlen. Der Begriff "günstig anerkannt" lässt auf jeden Fall viel Spielraum.

Artikel 10 - Sanktionen für Personen, die Vergeltungsmaßnahmen ergreifen

Jede Form von Vergeltungsmaßnahmen gegen einen Whistleblower ist verboten. Es obliegt der Person, die eine nachteilige Maßnahme gegen einen Hinweisgeber ergreift, nachzuweisen, dass die Maßnahme aus anderen Gründen als der Meldung begründet wurde.

Tritt eine solche Vergeltung ein, ergreift der Bürgerbeauftragte geeignete Maßnahmen, gegebenenfalls einschließlich Disziplinarmaßnahmen, gegen jeden betroffenen Bediensteten.

Anmerkungen:

Es ist eine weit verbreitete Ansicht, dass es im Falle von Vergeltungsmaßnahmen angemessen wäre, eine Art von Entschädigung, einschließlich finanzieller, anzubieten.

Die Aussage "Falls eine solche Vergeltung eintritt, wird der Bürgerbeauftragte geeignete Maßnahmen ergreifen, einschließlich, falls erforderlich, Disziplinarmaßnahmen gegen einen betroffenen Mitarbeiter." wurde als schwach angesehen, insbesondere angesichts einiger Rechtsvorschriften zum Schutz von Hinweisgebern in bestimmten Ländern, die Haftstrafen und beträchtliche Geldstrafen verhängen.

Standpunkt des Bürgerbeauftragten

Die internen Vorschriften machen deutlich, dass keine Vergeltungsmaßnahmen gegen Whistleblower toleriert werden. Findet eine solche Vergeltung dennoch statt, wird dem Hinweisgeber ein angemessener Rechtsbehelf angeboten. Dies kann eine finanzielle Entschädigung umfassen.

Der Bürgerbeauftragte ist nicht in der Lage, Haftstrafen oder Geldstrafen zu verhängen. Jeder Mitarbeiter, der Vergeltungsmaßnahmen gegen einen Whistleblower ergreift, setzt sich jedoch Disziplinarmaßnahmen aus. Der Bürgerbeauftragte wird solche Maßnahmen energisch bestrafen.

Artikel 11 - Rechtsbehelfe

Bedienstete des Bürgerbeauftragten, die pfeifen und der Auffassung sind, dass sie keine angemessene Unterstützung und keinen angemessenen Schutz erhalten haben, können gemäß Artikel 24 des Statuts um Unterstützung ersuchen.

Eine ausdrückliche Entscheidung, einschließlich einer Begründung, ist dem Hinweisgeber so schnell wie möglich, spätestens jedoch zwei Monate nach Einreichung des Antrags, zu übermitteln.

Hält der Hinweisgeber die Entscheidung für unbefriedigend, so kann er innerhalb von drei Monaten gemäß Artikel 90 Absatz 2 des Statuts Beschwerde einlegen.

Auf Ersuchen des Hinweisgebers bietet der Bürgerbeauftragte die Möglichkeit, die Beschwerde mündlich einzureichen. Der Hinweisgeber hat das Recht, sich zu diesem Zweck von einem Mitglied der Personalvertretung und/oder einer anderen Person in einer Sitzung begleiten zu lassen.

Bei Beschwerden nach Artikel 90 Absatz 2 kann der Bürgerbeauftragte mit Zustimmung des Hinweisgebers eine oder mehrere Personen außerhalb des Büros des Bürgerbeauftragten konsultieren, um sicherzustellen, dass das Verfahren so fair und gerecht wie möglich ist.

Sofern unter den gegebenen Umständen keine längere Frist gerechtfertigt ist, wird die ausdrückliche Entscheidung des Bürgerbeauftragten über die Beschwerde dem Hinweisgeber spätestens zwei Monate nach Einreichung der Beschwerde mitgeteilt.

Anmerkungen:

Ein Beitragender wies darauf hin, dass klargestellt werden sollte, dass diese Bestimmung nur für Bedienstete im Sinne des Statuts gilt.

Da das Beschwerdeverfahren als unzureichend angesehen werden könnte, sollte es auch einen Schutz oder eine Entschädigung, einschließlich einer finanziellen Entschädigung, geben, z. B. um es dem Hinweisgeber zu ermöglichen, vor Gericht zu gehen.

Hinweisgeber sollten die Möglichkeit haben, eine Überprüfung der Entscheidung des Bürgerbeauftragten in Bezug auf den Hinweisgeberbericht zu beantragen.

Legt der Hinweisgeber eine Beschwerde mündlich bei der zuständigen Hierarchie vor, sollte ein Protokoll erstellt werden. Der Hinweisgeber sollte auch das Recht haben, zu seinem Inhalt Stellung zu nehmen.

Standpunkt des Bürgerbeauftragten

Artikel 24 des Statuts gilt unmittelbar oder mittelbar für alle Bediensteten des Bürgerbeauftragten (Beamte, Bedienstete auf Zeit und Vertragsbedienstete). Da sich die internen Vorschriften an das Personal einer EU-Einrichtung richten, von dem erwartet werden kann, dass es die für EU-Bedienstete geltenden Vorschriften kennt, ist es nicht erforderlich, die oben genannte Tatsache in den internen Vorschriften zu klären.

Was die angebliche Unangemessenheit des Beschwerdeverfahrens betrifft, so steht es einem Hinweisgeber, der mit der Antwort des Bürgerbeauftragten auf seinen Bericht nicht zufrieden ist, jederzeit frei, sich entweder an das OLAF oder an einen der in Art. 22b des Statuts aufgeführten Leiter der Organe zu wenden.

Soweit die Stellungnahme das Ergebnis einer internen Beschwerde (auf der Grundlage von Artikel 90 Absatz 2 des Statuts) betrifft, ist zu berücksichtigen, dass es nur zwei mögliche Alternativen gibt. Erstens wird die Bürgerbeauftragte, wenn sie der Auffassung ist, dass die Beschwerde begründet ist, alles in ihrer Macht Stehende tun, um den begangenen Fehler rückgängig zu machen und den Hinweisgeber zu unterstützen. Zweitens, wenn die Bürgerbeauftragte die Beschwerde für unbegründet hält, gibt es keine mögliche Grundlage, auf der sie einem Bediensteten, der gegen die Entscheidung der Bürgerbeauftragten Klage erheben möchte, finanzielle Unterstützung gewähren könnte. Der betreffende Bedienstete ist jedoch berechtigt, beim Gerichtshof Prozesskostenhilfe zu beantragen, um das Gericht anzurufen.

Wenn der Hinweisgeber mündlich eine Beschwerde einreicht, liegt es auf der Hand, dass Protokolle der Sitzungen erstellt werden und dass der Hinweisgeber zur Stellungnahme aufgefordert wird. Dies scheint jedoch gesunder Menschenverstand zu sein und muss nicht ausdrücklich in die Vorschriften aufgenommen werden.

Artikel 12

Eine böswillige oder leichtfertige Meldung stellt keine Meldung von Missständen dar und kann zu Disziplinarmaßnahmen führen, insbesondere wenn falsche Anschuldigungen erhoben werden.

Anmerkungen:

Es wurde darauf hingewiesen, dass in diesem Artikel nicht die Formulierung von Artikel 22 Buchstabe b des Statuts verwendet wird.

Darüber hinaus wurde betont, dass es grundlegende Probleme mit der Möglichkeit gibt, einen Whistleblower zu disziplinieren, wenn die von ihm geäußerten Bedenken "bösartig" oder "frivol" sind, da es für diejenigen, die an Fehlverhalten beteiligt sind, viel zu einfach sein kann, die Frage des Motivs als Mittel zu nutzen, um den Whistleblower anzugreifen. Daher sollte bei der Berücksichtigung der Umstände, unter denen eine Person wegen in Frage gestellten Fehlverhaltens diszipliniert werden kann, mehr Vorsicht geboten werden. Es wurde vorgeschlagen, dass gegen einen Hinweisgeber nur dann Disziplinarmaßnahmen verhängt werden sollten, wenn die übermittelten Informationen falsch waren und der Bedienstete zum Zeitpunkt der Beanstandung davon Kenntnis hatte. Die Beweislast sollte in diesem Fall beim Träger liegen.

Die Bürgerbeauftragte sollte ihre Unterstützung auf diejenigen Mitglieder ihres Personals ausweiten, die unter wissentlich falschen Informationen gelitten haben.

Schließlich wurde vorgeschlagen, dass dieser Artikel im Entwurf der internen Vorschriften, da er derzeit keinen Titel hat, als „Missbrauch“ bezeichnet werden könnte.

Standpunkt des Bürgerbeauftragten

Der einzige Kommentar, der hier behandelt werden muss (wie alle anderen in der endgültigen Fassung der internen Vorschriften widergespiegelt werden), ist der zweite. Die Bürgerbeauftragte wird selbstverständlich geeignete Maßnahmen ergreifen, um Mitglieder ihres Personals zu schützen, denen schweres Fehlverhalten vorgeworfen wurde, obwohl die Person, die diese Anschuldigungen vorbringt, wusste, dass sie sich geirrt haben. Es besteht jedoch keine Notwendigkeit, dieses Problem in den internen Vorschriften anzugehen.

Artikel 13 - Rechte der beteiligten Personen

Bedienstete, die an Berichten über schweres Fehlverhalten beteiligt sind, werden rechtzeitig über die gegen sie erhobenen Vorwürfe unterrichtet. Besteht ein erhebliches Risiko, dass eine solche Mitteilung die Fähigkeit des Bürgerbeauftragten beeinträchtigen würde, den Vorwurf wirksam zu untersuchen oder die erforderlichen Beweise zu sammeln, kann die Mitteilung aufgeschoben werden, solange ein solches Risiko besteht.

Nach Beendigung einer internen Untersuchung werden die betreffenden Bediensteten so rasch wie möglich über die Ergebnisse der Untersuchung unterrichtet.

Diese Verpflichtungen gelten, wenn der Hinweisgeber einem Vorgesetzten oder dem Bürgerbeauftragten Bericht erstattet. Meldet sich ein Hinweisgeber beim OLAF, so ist es Sache des OLAF, zu entscheiden, wie vorzugehen ist.

Anmerkungen:

Einige der Garantien, die Hinweisgebern gegeben werden, sollten auch auf Personen ausgeweitet werden, die in Meldungen verwickelt sind. Letztere sollten beispielsweise ein Recht auf rechtliches Gehör haben.

Betroffene Personen sollten keine nachteiligen Auswirkungen haben, solange die ihnen zur Last gelegten Unregelmäßigkeiten nicht im Rahmen einer ordnungsgemäßen Untersuchung bestätigt worden sind.

Der Datenschutz sollte auch für betroffene Personen gelten.

Standpunkt des Bürgerbeauftragten

Der einzige Kommentar, der hier behandelt werden muss (wie alle anderen in der endgültigen Fassung der internen Vorschriften widergespiegelt werden), ist der zweite. Der Bürgerbeauftragte wird die Unschuldsvermutung auch bei Untersuchungen von Berichten von Hinweisgebern respektieren. Allerdings müssen angemessene Maßnahmen, die zum Schutz der Interessen aller Beteiligten erforderlich sind (z. B. die Aufforderung an eine Person, die der Belästigung beschuldigt wird, vorübergehend in eine andere Einheit zu ziehen), möglich bleiben, noch bevor die Untersuchung zu endgültigen Ergebnissen geführt hat.

Artikel 14 - Schulung und Sensibilisierung

Diese Vorschriften und die einschlägigen Verfahren werden den Personen, die dem Personal des Bürgerbeauftragten beitreten, und danach mindestens einmal jährlich zur Kenntnis gebracht.

Es werden Schulungen organisiert, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter des Bürgerbeauftragten verstehen, dass die Bereitschaft, über seröses Fehlverhalten zu pfeifen, eine wesentliche Rolle bei der Aufrechterhaltung einer Kultur der Integrität im Amt spielt.

Für Führungskräfte werden Schulungen zum Umgang mit Meldungen von Hinweisgebern organisiert.

Anmerkungen:

Dieser Artikel wurde gut aufgenommen.

Es wurde erwähnt, dass das Training regelmäßig wiederholt werden sollte.

Es sollten auch spezielle Schulungen für Führungskräfte organisiert werden, die sich mit dem Umgang mit Meldungen von Hinweisgebern und dem angemessenen Schutz von Hinweisgebern befassen.

Es wurde auch festgestellt, dass es angemessen sein kann, wenn Bedienstete regelmäßig über die einschlägige Rechtsprechung und die wichtigsten Entwicklungen, die Whistleblower betreffen, informiert werden.

Standpunkt des Bürgerbeauftragten

Die Bürgerbeauftragte ist dankbar für die konkreten Vorschläge, die gemacht wurden und die sie aufgreifen wird, wenn ihre Dienststellen Schulungen für das Personal anbieten, entweder im Allgemeinen oder mit einem besonderen Schwerpunkt . Sie hält es jedoch nicht für erforderlich, solche Einzelheiten in ihre internen Vorschriften aufzunehmen. Es könnte nützlich sein, hinzuzufügen, dass am 15. Januar 2015 eine erste Schulung zum Thema "Whistleblowing" für alle Mitarbeiter stattfand.

Artikel 15 - Berichterstattung

Der jährliche Tätigkeitsbericht an die Haushaltsbehörde enthält einen Abschnitt über die Meldung von Missständen durch Bedienstete des Bürgerbeauftragten. Sie enthält ferner Einzelheiten zu den in Artikel 14 genannten Tätigkeiten.

Anmerkungen:

Dieser Abschnitt wurde weithin begrüßt.

Es sollte jedoch angegeben werden, was gemeldet werden sollte, z. B. Anzahl der Offenlegungen, Arten, gelöste Nummern, Gründe für die Nichtuntersuchung usw.

Artikel 16 - Externe Meldung von Missständen

Jede Person, die einen Vertrag mit dem Amt des Bürgerbeauftragten abschließt, wird darüber informiert, dass i) der Verdacht auf mutmaßliche schwerwiegende Unregelmäßigkeiten entweder beim Bürgerbeauftragten oder beim OLAF erhoben werden kann und ii) die Nutzung dieser Möglichkeit nach Treu und Glauben keine Vergeltungsmaßnahmen, Repressalien oder andere negative Maßnahmen des Amtes des Bürgerbeauftragten zur Folge hat.

Das Büro des Bürgerbeauftragten erwägt gegebenenfalls auch, Auftragnehmer zu ermutigen, eigene Vorschriften für Hinweisgeber zu erlassen.

Anmerkungen:

Nach Ansicht vieler Mitwirkender könnte dieser Artikel spezifischer sein. Es scheint notwendig zu sein, den möglichen Kontext, die Pflichten und Rechte externer Hinweisgeber sowie das Schutzniveau, das der Bürgerbeauftragte diesen Personen bieten kann, genauer zu erläutern. Wenn der Anwendungsbereich der Definition eines Hinweisgebers auf externe Hinweisgeber ausgedehnt wird, wird dieser Abschnitt natürlich überflüssig.

Es sollten auch Klarstellungen zur Unterscheidung zwischen externen Hinweisgebern gemäß Artikel 22 Buchstabe b des Statuts und Personen, die dem Bürgerbeauftragten im Rahmen einer Beschwerde schwerwiegende Unregelmäßigkeiten melden, gemacht werden.

Standpunkt des Bürgerbeauftragten

Der Bürgerbeauftragte hat den Wortlaut des betreffenden Artikels überprüft. Da die internen Vorschriften jedoch auf dem Statut beruhen, das nicht für Personen gilt, die nicht zum Personal der EU gehören, ist es nicht möglich, den Anwendungsbereich dieser Vorschriften auf Dritte auszudehnen. Um nur ein wichtiges Thema zu zitieren, sind solche Dritten nicht verpflichtet, die Pfeife zu blasen.

Das Verhältnis zwischen externen Hinweisgebern und Personen, die dem Bürgerbeauftragten im Rahmen einer Beschwerde schwerwiegende Unregelmäßigkeiten melden, ist klar genug. Die Stellungnahmen externer Hinweisgeber, die ein schwerwiegendes Fehlverhalten anderer Organe, Einrichtungen, Agenturen und Ämter der EU geltend machen, gelten als Beschwerden und werden als solche behandelt. Dies ist nicht der Fall, wenn ein Dritter behauptet, dass im eigenen Büro des Bürgerbeauftragten ein schwerwiegendes Fehlverhalten vorliegt, da der Bürgerbeauftragte keine Beschwerden gegen sich selbst oder seine Mitarbeiter prüfen kann. Diese Stellungnahmen werden jedoch vom Bürgerbeauftragten sorgfältig geprüft, und erforderlichenfalls werden Abhilfemaßnahmen ergriffen. In solchen Fällen wird sich der Bürgerbeauftragte auch bemühen, die Bestimmungen über die Meldung von Missständen auf externe Informanten auszudehnen, insbesondere durch den Schutz ihrer Identität und durch die Bereitstellung der gleichen Informationsgarantien wie diejenigen, die Hinweisgebern gewährt werden, die dem Statut unterliegen.

Artikel 17 - Datenschutz

Jede Verarbeitung personenbezogener Daten in Anwendung dieser Vorschriften unterliegt der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 [3] und erfolgt im Einklang mit der Mitteilung des Bürgerbeauftragten über die Meldung von Missständen. Die Mitarbeiter werden über ihre Datenschutzrechte in diesem Bereich durch die im Rahmen dieser Mitteilung erstellte Datenschutzerklärung informiert.

Anmerkungen:

Die Führungskräfte sollten auch über ihre diesbezüglichen Pflichten informiert werden, und gegen jede Verletzung dieser Pflichten sollten Disziplinarmaßnahmen verhängt werden.

Darüber hinaus wurde darauf hingewiesen, dass auch die personenbezogenen Daten von Personen, die in einen Hinweisgeberbericht verwickelt sind, ausdrücklich geschützt werden sollten.

Standpunkt des Bürgerbeauftragten

Alle Mitarbeiter des Bürgerbeauftragten (einschließlich der Führungskräfte) sind und werden weiterhin angemessen über die Notwendigkeit der Einhaltung der Datenschutzvorschriften informiert. Dies betrifft personenbezogene Daten jedes einzelnen Mitarbeiters. Der Datenschutzbeauftragte des Bürgerbeauftragten spielt in diesem Zusammenhang eine entscheidende Rolle.

Ein Verstoß gegen diese Verpflichtungen kann die betroffene Person der Gefahr von Disziplinarmaßnahmen aussetzen. Diese Frage muss in den vorliegenden Vorschriften jedoch nicht behandelt werden.

Artikel 18 - Überprüfung

Diese Vorschriften werden innerhalb eines Jahres nach ihrer Annahme überprüft, um zu entscheiden, ob sie ergänzt oder überarbeitet werden müssen.

Bevor der Bürgerbeauftragte über Änderungen dieser Vorschriften entscheidet, konsultiert er die Personalvertretung.

Anmerkungen:

Jährliche Bewertungen wurden begrüßt.

Es wurde auch erwähnt, dass die Ergebnisse jeder Überprüfung veröffentlicht werden sollten.

Standpunkt des Bürgerbeauftragten

Die Ergebnisse der Überprüfungen werden der Öffentlichkeit zugänglich gemacht.

Artikel 19 - Inkrafttreten

Die Vorschriften treten am Tag ihrer Annahme in Kraft.

Zu dieser Bestimmung gingen keine inhaltlichen Stellungnahmen ein.