Die Europäische Bürgerbeauftragte hat interne Vorschriften über die Meldung von Missständen durch ihre Bediensteten erlassen. Die Vorschriften zielen darauf ab, die Rechte und Interessen von Hinweisgebern zu wahren und angemessene Rechtsbehelfe vorzusehen, wenn sie im Zusammenhang mit ihrer Meldung von Missständen nicht korrekt und fair behandelt werden.

Die Vorschriften entsprechen den Anforderungen des Statuts der Beamten der Europäischen Union, insbesondere Artikel 22 Buchstabe c, sowie den Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten der Europäischen Union ^[1]. Sie berücksichtigen auch die veröffentlichten Ansichten des Europäischen Datenschutzbeauftragten zu datenschutzrechtlichen Aspekten der Meldung von Missständen [2].

Die Regeln beruhen auf folgenden Erwägungen:

1. Integrität ist ein wesentlicher Grundsatz des europäischen öffentlichen Dienstes. Die Bediensteten der Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der EU müssen sich integer verhalten. Sie müssen auch "die Pfeife pfeifen", indem sie jeden begründeten Verdacht auf Fehlverhalten anderer melden. Ihre diesbezüglichen rechtlichen Verpflichtungen sind in Artikel 22a des Statuts festgelegt.

2. Die Meldung von Missständen spielt eine wichtige Rolle bei der Unterstützung der Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der EU, einschließlich des Bürgerbeauftragten, bei der Verhinderung von Verstößen gegen den Grundsatz der Integrität und bei der Aufdeckung etwaiger Verstöße.

3. Das Statut sieht unter bestimmten Bedingungen vor, dass Hinweisgeber von negativen Maßnahmen des Organs, für das sie tätig sind, befreit werden. Hinweisgeber können jedoch auf andere Weise leiden; Zum Beispiel durch Vergeltungsmaßnahmen von Kollegen. Dies ist nicht nur unfair gegenüber dem Hinweisgeber, sondern kann auch von der Meldung von Missständen abhalten und sie dadurch als Mechanismus zur Gewährleistung der Integrität schwächen.

4. Vertrauliche Beratung und Unterstützung sollten zur Verfügung stehen, um potenzielle Hinweisgeber zu leiten und zu unterstützen.

5. Wenn der Hinweisgeber dies wünscht, muss seine Identität so weit wie möglich vertraulich bleiben.

6. Im Einklang mit den Grundsätzen einer guten Verwaltung können Hinweisgeber vernünftigerweise erwarten, dass ihre Meldung zu angemessenen Maßnahmen führt, über die sie informiert werden.

7. Die Rechte jeder Person, die von der Meldung eines Hinweisgebers betroffen ist, müssen uneingeschränkt geachtet werden.

8. Die vorstehenden Erwägungen gelten grundsätzlich auch für Hinweisgeber, die nicht Bedienstete eines EU-Organs sind, wie externe Auftragnehmer, Unterauftragnehmer und ihre Mitarbeiter. Im Rahmen ihrer rechtlichen und praktischen Möglichkeiten sollten sich die EU-Organe auch darum bemühen, die Rechte und Interessen solcher Hinweisgeber zu wahren.

Der Bürgerbeauftragte erließ folgende Vorschriften:

Artikel 1 - Geltungsbereich

Die Vorschriften gelten für alle, die im Büro des Bürgerbeauftragten arbeiten, unabhängig von ihrer administrativen Stellung oder ihrem Status, einschließlich abgeordneter nationaler Beamter und Praktikanten.

Artikel 2 - Begriffsbestimmungen

Im Sinne dieser Vorschriften ist ein Hinweisgeber eine Person, die in gutem Glauben Tatsachen meldet, von denen sie ehrlich und vernünftigerweise glaubt, dass sie ein schwerwiegendes Fehlverhalten im Büro des Bürgerbeauftragten vermuten lassen.

Schweres Fehlverhalten umfasst beispielsweise Betrug, Korruption, Diebstahl, schwere Verstöße gegen die Vorschriften für die Vergabe öffentlicher Aufträge und schwere Verstöße gegen berufliche Verpflichtungen.

Die Offenlegung erfolgt in gutem Glauben, wenn der Hinweisgeber ehrlich und vernünftigerweise der Ansicht ist, dass die offengelegten Informationen und alle darin enthaltenen Behauptungen im Wesentlichen wahr sind. Guter Glaube wird vorausgesetzt, es sei denn, und bis das Gegenteil bewiesen ist.

Manager bezeichnet einen Referatsleiter, Direktor oder den Generalsekretär des Büros des Bürgerbeauftragten.

Artikel 3 - Verfahren

Gemäß Artikel 22a des Statuts sind die Bediensteten des Bürgerbeauftragten verpflichtet, den Verdacht eines schweren Fehlverhaltens schriftlich zu melden.

Solche Berichte können an einen Vorgesetzten oder an den Bürgerbeauftragten gerichtet werden.

Artikel 22a des Statuts sieht auch die Möglichkeit vor, dem Europäischen Amt für Betrugsbekämpfung (OLAF) Bericht zu erstatten.

Artikel 22b des Statuts sieht die zusätzliche Möglichkeit vor, dem Präsidenten der Kommission oder des Rechnungshofs oder des Rates oder des Europäischen Parlaments Bericht zu erstatten, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind.

Rechte von Hinweisgebern

Artikel 4 - Beratung und Unterstützung

Potenzielle Hinweisgeber können sich an einen benannten Mitarbeiter wenden, um Beratung und Unterstützung zu suchen.

Der Bürgerbeauftragte erkennt die wichtige Rolle der Personalvertretung an und kann verlangen, dass sie eines ihrer Mitglieder oder einen anderen Bediensteten ihrer Wahl zur Wahrnehmung dieser Rolle vorschlägt. Ist die Personalvertretung nicht in der Lage, einem solchen Ersuchen nachzukommen, so benennt der Bürgerbeauftragte einen solchen Bediensteten.

Potenzielle Whistleblower können sich auch an einen Manager, normalerweise ihren unmittelbaren Vorgesetzten, wenden, um Beratung und Unterstützung zu erhalten.

Soweit dies nach dem Statut zulässig ist, werden potenzielle Hinweisgeber vertrauensvoll beraten und unterstützt.

Wurde ein schwerwiegendes Fehlverhalten gemeldet, so kann der Hinweisgeber um Anleitung und Unterstützung bitten, die unter den gegebenen Umständen so weit wie möglich bereitzustellen sind.

Artikel 5 - Informationsgarantien

Ein Hinweisgeber, der einem Vorgesetzten oder dem Bürgerbeauftragten Bericht erstattet, hat die folgenden Informationsrechte:

i) so schnell wie möglich und in jedem Fall innerhalb von fünf Arbeitstagen eine Bestätigung zu erhalten;

ii) mitzuteilen, welcher Bedienstete für die Bearbeitung der Angelegenheit zuständig ist;

iii) so bald wie möglich und in jedem Fall spätestens 60 Tage nach Erhalt des Berichts mitzuteilen, wie lange es dauert, bis das Büro des Bürgerbeauftragten geeignete Maßnahmen ergreift;

iv) über alle wichtigen Schritte informiert zu werden, die im Laufe einer internen Untersuchung auf der Grundlage des Berichts des Hinweisgebers unternommen wurden, einschließlich des Ergebnisses dieser Untersuchung und jeder Verweisung an das OLAF. Diese Informationen sind innerhalb von 30 Arbeitstagen zu übermitteln.

Artikel 6 - Schutz von Hinweisgebern

Der Bürgerbeauftragte schützt einen Hinweisgeber vor Repressalien oder Repressalien.

Beschließt eine Person, die an einem schweren Fehlverhalten beteiligt ist, anschließend, die Pfeife zu blasen, so wird die Tatsache, dass sie die Angelegenheit gemeldet hat, zu ihren Gunsten in jedem Disziplinarverfahren berücksichtigt.

Artikel 7 - Vertraulichkeit

Der Bürgerbeauftragte schützt die Identität eines Hinweisgebers und die Vertraulichkeit des erhaltenen Berichts so weit wie möglich. Der Name eines Hinweisgebers darf weder einer Person, die möglicherweise an dem gemeldeten Fehlverhalten beteiligt ist, noch einer anderen Person offengelegt werden, es sei denn, dies ist unbedingt erforderlich, z. B. wenn die verfahrensrechtliche Fairness die Ermittlung der Informationsquelle erfordert.

Wenn ein Manager oder der Bürgerbeauftragte das OLAF mit der Angelegenheit befasst, wird die Identität des Hinweisgebers dem OLAF normalerweise nicht mitgeteilt.

Hinweisgeber, die der Ansicht sind, dass der Bürgerbeauftragte ihre Vertraulichkeit und die damit verbundenen personenbezogenen Daten nicht angemessen geschützt hat, können sich beim Europäischen Datenschutzbeauftragten beschweren.

Artikel 8 - Mobilität

Möchte ein Hinweisgeber zum Schutz vor möglichen Vergeltungsmaßnahmen in ein anderes Referat innerhalb des Amtes verlegt werden (einschließlich des Umzugs von Straßburg nach Brüssel oder umgekehrt), wird sich der Bürgerbeauftragte bemühen, diesen Antrag zu erleichtern.

Beantragt ein Hinweisgeber aus denselben Gründen eine Versetzung in eine andere EU-Einrichtung, so wird der Bürgerbeauftragte diesen Antrag so weit wie möglich unterstützen und unterstützen.

Artikel 9 - Beurteilung und Beförderung

Die Führungskräfte stellen sicher, dass die Meldung von Missständen gegebenenfalls in den Beurteilungs- und Beförderungsverfahren des Personals positiv anerkannt wird.

Sie stellen sicher, dass Hinweisgeber in diesem Zusammenhang keine nachteiligen Folgen erleiden.

Whistleblowing wird in der Beurteilung des Hinweisgebers nur dann erwähnt, wenn er ausdrücklich darum ersucht oder damit einverstanden ist, dass ein solcher Verweis aufgenommen wird.

Artikel 10 - Sanktionen für Personen, die Vergeltungsmaßnahmen ergreifen

Jede Form von Vergeltungsmaßnahmen gegen einen Whistleblower ist verboten. Es obliegt der Person, die eine nachteilige Maßnahme gegen einen Hinweisgeber ergreift, nachzuweisen, dass die Maßnahme aus anderen Gründen als der Meldung begründet wurde.

Tritt eine solche Vergeltung ein, ergreift der Bürgerbeauftragte geeignete Maßnahmen, gegebenenfalls einschließlich Disziplinarmaßnahmen, gegen jeden betroffenen Bediensteten.

Artikel 11 - Rechtsbehelfe

Bedienstete des Bürgerbeauftragten, die pfeifen und der Auffassung sind, dass sie keine angemessene Unterstützung und keinen angemessenen Schutz erhalten haben, können gemäß Artikel 24 des Statuts um Unterstützung ersuchen.

Eine ausdrückliche Entscheidung, einschließlich einer Begründung, ist dem Hinweisgeber so schnell wie möglich, spätestens jedoch zwei Monate nach Einreichung des Antrags, zu übermitteln.

Hält der Hinweisgeber die Entscheidung für unbefriedigend, so kann er innerhalb von drei Monaten gemäß Artikel 90 Absatz 2 des Statuts Beschwerde einlegen.

Auf Ersuchen des Hinweisgebers bietet der Bürgerbeauftragte die Möglichkeit, die Beschwerde mündlich einzureichen. Der Hinweisgeber hat das Recht, sich zu diesem Zweck von einem Mitglied der Personalvertretung und/oder einer anderen Person in einer Sitzung begleiten zu lassen.

Bei Beschwerden nach Artikel 90 Absatz 2 kann der Bürgerbeauftragte mit Zustimmung des Hinweisgebers eine oder mehrere Personen außerhalb des Büros des Bürgerbeauftragten konsultieren, um sicherzustellen, dass das Verfahren so fair und gerecht wie möglich ist.

Sofern unter den gegebenen Umständen keine längere Frist gerechtfertigt ist, wird die ausdrückliche Entscheidung des Bürgerbeauftragten über die Beschwerde dem Hinweisgeber spätestens zwei Monate nach Einreichung der Beschwerde mitgeteilt.

Artikel 12

Eine böswillige oder leichtfertige Meldung stellt keine Meldung von Missständen dar und kann zu Disziplinarmaßnahmen führen, insbesondere wenn falsche Anschuldigungen erhoben werden.

Sonstige Bestimmungen

Artikel 13 - Rechte der beteiligten Personen

Bedienstete, die an Berichten über schweres Fehlverhalten beteiligt sind, werden rechtzeitig über die gegen sie erhobenen Vorwürfe unterrichtet. Besteht ein erhebliches Risiko, dass eine solche Mitteilung die Fähigkeit des Bürgerbeauftragten beeinträchtigen würde, den Vorwurf wirksam zu untersuchen oder die erforderlichen Beweise zu sammeln, kann die Mitteilung aufgeschoben werden, solange ein solches Risiko besteht.

Nach Beendigung einer internen Untersuchung werden die betreffenden Bediensteten so rasch wie möglich über die Ergebnisse der Untersuchung unterrichtet.

Diese Verpflichtungen gelten, wenn der Hinweisgeber einem Vorgesetzten oder dem Bürgerbeauftragten Bericht erstattet. Meldet sich ein Hinweisgeber beim OLAF, so ist es Sache des OLAF, zu entscheiden, wie vorzugehen ist.

Artikel 14 - Schulung und Sensibilisierung

Diese Vorschriften und die einschlägigen Verfahren werden den Personen, die dem Personal des Bürgerbeauftragten beitreten, und danach mindestens einmal jährlich zur Kenntnis gebracht.

Es werden Schulungen organisiert, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter des Bürgerbeauftragten verstehen, dass die Bereitschaft, über seröses Fehlverhalten zu pfeifen, eine wesentliche Rolle bei der Aufrechterhaltung einer Kultur der Integrität im Amt spielt.

Für Führungskräfte werden Schulungen zum Umgang mit Meldungen von Hinweisgebern organisiert.

Artikel 15 - Berichterstattung

Der jährliche Tätigkeitsbericht an die Haushaltsbehörde enthält einen Abschnitt über die Meldung von Missständen durch Bedienstete des Bürgerbeauftragten. Sie enthält ferner Einzelheiten zu den in Artikel 14 genannten Tätigkeiten.

Artikel 16 - Externe Hinweisgeber

Jede Person, die einen Vertrag mit dem Amt des Bürgerbeauftragten abschließt, wird darüber informiert, dass i) der Verdacht auf mutmaßliche schwerwiegende Unregelmäßigkeiten entweder beim Bürgerbeauftragten oder beim OLAF erhoben werden kann und ii) die Nutzung dieser Möglichkeit nach Treu und Glauben keine Vergeltungsmaßnahmen, Repressalien oder andere negative Maßnahmen des Amtes des Bürgerbeauftragten zur Folge hat.

Das Büro des Bürgerbeauftragten erwägt gegebenenfalls auch, Auftragnehmer zu ermutigen, eigene Vorschriften für Hinweisgeber zu erlassen.

Artikel 17 - Datenschutz

Jede Verarbeitung personenbezogener Daten in Anwendung dieser Vorschriften unterliegt der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 [3] und erfolgt im Einklang mit der Mitteilung des Bürgerbeauftragten über die Meldung von Missständen. Die Mitarbeiter werden über ihre Datenschutzrechte in diesem Bereich durch die im Rahmen dieser Mitteilung erstellte Datenschutzerklärung informiert.

Artikel 18 - Überprüfung

Diese Vorschriften werden innerhalb eines Jahres nach ihrer Annahme überprüft, um zu entscheiden, ob sie ergänzt oder überarbeitet werden müssen.

Bevor der Bürgerbeauftragte über Änderungen dieser Vorschriften entscheidet, konsultiert er die Personalvertretung.

Artikel 19 - Inkrafttreten

Die Vorschriften treten am Tag ihrer Annahme in Kraft.

Emily O'Reilly

(Datum)