^[1]

Die Europäische Bürgerbeauftragte hat interne Vorschriften über die Meldung von Missständen durch ihre Bediensteten in Bezug auf schweres Fehlverhalten oder Fehlverhalten, das sich auf das Büro der Bürgerbeauftragten auswirkt, erlassen.

Mit diesen Vorschriften soll es Hinweisgebern ermöglicht werden, ihrer Pflicht nachzukommen, sich zu äußern, wenn sie Kenntnis von schwerwiegendem Fehlverhalten oder Fehlverhalten im Büro des Bürgerbeauftragten erhalten, was dem öffentlichen Interesse dient, indem Integrität, Transparenz, Rechenschaftspflicht und letztlich Legitimität im Büro des Bürgerbeauftragten gefördert werden.

Die Regeln beruhen auf folgenden Erwägungen:

a) Integrität ist ein wesentlicher Grundsatz des europäischen öffentlichen Dienstes. Die Öffentlichkeit erwartet von den Bediensteten der Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der EU ein Höchstmaß an Integrität. Daher ist es nicht nur wünschenswert, sondern unerlässlich, dass die Bediensteten jeden begründeten Verdacht auf schwerwiegendes Fehlverhalten oder Fehlverhalten im Büro des Bürgerbeauftragten melden.

b) Hinweisgeber spielen eine wesentliche Rolle bei der Unterstützung der Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der EU, einschließlich des Bürgerbeauftragten, bei der Abschreckung von Verstößen gegen den Grundsatz der Integrität sowie bei der Aufdeckung etwaiger Verstöße.

c) Die Entscheidung, ob es notwendig ist, die Pfeife zu blasen, kann ein schwieriges Problem sein. Die Mitarbeiter des Bürgerbeauftragten sollten daher wissen, dass der Bürgerbeauftragte Whistleblowing begrüßt und Whistleblower ermutigt, in Fällen voranzukommen, in denen sie unsicher sind, ob sie möglicherweise schwerwiegendes Fehlverhalten oder Fehlverhalten melden sollten, das das Büro des Bürgerbeauftragten beeinträchtigt.

d) Hinweisgeber sollten ihre Identität offenlegen, wenn sie Informationen melden, die auf ein schwerwiegendes Fehlverhalten oder Fehlverhalten im Büro des Bürgerbeauftragten hindeuten. Der Bürgerbeauftragte wird jedoch auch solche Berichte prüfen, die anonym übermittelt werden, obwohl solche Fälle nicht unter die vorliegenden Vorschriften fallen.

e) Das Statut sieht vor, dass Hinweisgeber vor negativen Maßnahmen des Organs, für das sie tätig sind, geschützt werden ^[2]. Hinweisgeber können jedoch auf andere Weise leiden; Zum Beispiel durch Vergeltungsmaßnahmen von Kollegen. Dies ist nicht nur unfair gegenüber dem Hinweisgeber, sondern kann auch von der Meldung von Missständen abhalten und sie dadurch als Mechanismus zur Gewährleistung von Integrität, Rechenschaftspflicht und Transparenz schwächen.

f) Vertrauliche Beratung und Unterstützung sollten zur Verfügung stehen, um potenzielle Hinweisgeber zu leiten und zu unterstützen.

g) Wenn der Hinweisgeber dies wünscht, muss seine Identität so weit wie möglich vertraulich bleiben.

h) Hinweisgeber müssen sich vergewissern, dass ihre Meldung im Einklang mit den Grundsätzen einer guten Verwaltung zu einer ordnungsgemäßen Untersuchung führt und dass sie über das Ergebnis informiert werden.

i) Die Rechte jeder Person, die von der Meldung eines Hinweisgebers betroffen ist, müssen uneingeschränkt geachtet werden.

j) Die vorstehenden Erwägungen gelten grundsätzlich auch für Hinweisgeber, die nicht zum Personal des Bürgerbeauftragten gehören, wie externe Auftragnehmer, Unterauftragnehmer und ihre Mitarbeiter. Im Rahmen ihrer rechtlichen und operativen Kapazitäten sollten die Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der EU daher bestrebt sein, auch die Rechte und Interessen dieser externen Hinweisgeber zu wahren.

k) Nach dem Statut müssen Bedienstete des Büros des Bürgerbeauftragten, die Kenntnis von schwerwiegendem Fehlverhalten oder Fehlverhalten in einem anderen EU-Organ als dem Büro des Bürgerbeauftragten haben, diese Angelegenheit melden. Wenn die Bürgerbeauftragte von ihren Mitarbeitern einen solchen Bericht erhält, wird dieser Bericht so schnell wie möglich an das OLAF weitergeleitet. Berichte dieser Art fallen jedoch nicht unter diese derzeitigen Vorschriften.

Der Bürgerbeauftragte hat folgende Vorschriften erlassen:

Artikel 1 - Geltungsbereich

Diese Vorschriften gelten für alle, die im Büro des Bürgerbeauftragten arbeiten, unabhängig von ihrer administrativen Stellung oder ihrem Status (einschließlich abgeordneter nationaler Beamter und Praktikanten).

Diese Vorschriften gelten nicht für Personen, die dem Bürgerbeauftragten ^[3] schweres Fehlverhalten oder Fehlverhalten melden, das ein anderes Organ, eine andere Einrichtung, ein anderes Amt oder eine andere Agentur der EU betrifft ^[4].

Artikel 2 - Begriffsbestimmungen

Im Sinne dieser Vorschriften ist ein Hinweisgeber eine Person, die nach Treu und Glauben Informationen meldet, die auf ein schwerwiegendes Fehlverhalten oder Fehlverhalten im Büro des Bürgerbeauftragten hindeuten.

Schweres Fehlverhalten oder Fehlverhalten umfasst beispielsweise Betrug, Korruption, Diebstahl und andere Straftaten, schwere Verstöße gegen die Vorschriften für die Vergabe öffentlicher Aufträge und schwere Verstöße gegen berufliche Verpflichtungen.

Die Offenlegung erfolgt in gutem Glauben, wenn der Hinweisgeber ehrlich und vernünftigerweise der Ansicht ist, dass die offengelegten Informationen und alle darin enthaltenen Behauptungen im Wesentlichen wahr sind. Guter Glaube wird vorausgesetzt, es sei denn, und bis das Gegenteil bewiesen ist.

Manager bezeichnet einen Referatsleiter oder Direktor oder den Generalsekretär des Büros des Bürgerbeauftragten.

Artikel 3 - Verfahren

Gemäß Artikel 22a des Statuts sind die Bediensteten des Bürgerbeauftragten verpflichtet, den Verdacht eines schwerwiegenden Fehlverhaltens oder Fehlverhaltens, das das Amt des Bürgerbeauftragten betrifft, zu melden. Solche Berichte sollten schriftlich erfolgen und können entweder intern beim Amt des Bürgerbeauftragten oder extern beim OLAF eingereicht werden. Ein solcher Bericht, unabhängig davon, ob er intern oder an das OLAF übermittelt wird, sollte alle verfügbaren Fakten und/oder Beweise enthalten, um eine umfassende Untersuchung der Angelegenheit zu erleichtern.

Erstellen eines Berichts intern

Ein Bericht über schweres Fehlverhalten oder Fehlverhalten, das das Büro des Bürgerbeauftragten betrifft, sollte schriftlich an einen Vorgesetzten gerichtet werden, der ihn (sofern der Bericht nicht direkt an den Generalsekretär gerichtet wurde) unverzüglich an den Generalsekretär weiterleitet.

Ein Vorgesetzter, der einen solchen Bericht erhält, ist gemäß Artikel 22a des Statuts verpflichtet, dem OLAF unverzüglich "alle ihm bekannten Beweise" zu übermitteln, aus denen das Vorliegen eines schwerwiegenden Fehlverhaltens oder eines schwerwiegenden Fehlverhaltens des Amtes des Bürgerbeauftragten "vermutet werden kann". Die Verantwortung dafür, dass diese Anforderung erfüllt wird, liegt beim Generalsekretär.

Der vom Hinweisgeber vorgelegte Bericht wird vom Büro des Bürgerbeauftragten so rasch und gründlich wie möglich geprüft. Wenn dies erforderlich ist, wird eine Verwaltungsuntersuchung eingeleitet. Diese Untersuchung wird im Einklang mit den allgemeinen Durchführungsbestimmungen für Disziplinar- und Verwaltungsuntersuchungen durchgeführt, die der Bürgerbeauftragte am 4. November 2004 angenommen hat.

Die Rechte von Personen, die von einem Hinweisgeberbericht betroffen sind, sind in Artikel 14 dargelegt. Die Informationsrechte eines Hinweisgebers in Bezug auf die aufgrund seines Berichts ergriffenen oder ergriffenen Maßnahmen sind in Artikel 6 dargelegt.

Das OLAF wird über das Ergebnis einer solchen Untersuchung durch den Bürgerbeauftragten unterrichtet.

Betrifft der Bericht eines Hinweisgebers den Generalsekretär, so wird der Bericht des Hinweisgebers dem Bürgerbeauftragten vorgelegt oder an ihn weitergeleitet. Der Zeitpunkt und die Form der durchzuführenden Untersuchung werden vom Bürgerbeauftragten gemäß den vorstehenden Bestimmungen festgelegt, wobei der Bürgerbeauftragte die Rolle übernimmt, die diese Bestimmungen ansonsten dem Generalsekretär übertragen.

Erstellung eines Berichts an das OLAF

Bedienstete des Bürgerbeauftragten, die nicht intern im Büro des Bürgerbeauftragten Bericht erstatten möchten, können alternativ der Verpflichtung zur Meldung von Fehlverhalten oder Fehlverhalten nachkommen, indem sie dem OLAF Bericht erstatten ^[5]. Wird dem OLAF ein Bericht vorgelegt, so obliegt es dem OLAF, über die Verfahren zu entscheiden, die es für die Bearbeitung des Berichts einhält.

Artikel 4 - Option für die weitere Berichterstattung

Gemäß Artikel 22b des Statuts kann ein Hinweisgeber Informationen auch dem Präsidenten der Kommission, dem Präsidenten des Rechnungshofs, dem Präsidenten des Rates oder dem Präsidenten des Europäischen Parlaments offenlegen.

Rechte von Hinweisgebern

Artikel 5 - Beratung und Unterstützung

Potenzielle Hinweisgeber können sich an einen benannten Bediensteten wenden, um sich beraten zu lassen, ob Bedenken dem Amt des Bürgerbeauftragten gemäß diesen Vorschriften und Artikel 22a des Statuts gemeldet werden müssen.

Der Bürgerbeauftragte erkennt die wichtige Rolle der Personalvertretung an und kann verlangen, dass sie eines ihrer Mitglieder oder einen anderen Bediensteten ihrer Wahl zur Wahrnehmung dieser Rolle vorschlägt. Ist die Personalvertretung nicht in der Lage, einem solchen Ersuchen nachzukommen, so benennt der Bürgerbeauftragte einen solchen Bediensteten.

Potenzielle Whistleblower können sich auch an einen Manager wenden, um Beratung und Unterstützung zu erhalten. Sie können ferner erwägen, sich an das OLAF zu wenden, das online anonyme Orientierungshilfen und Unterstützung bereitstellt [6]. Soweit dies nach dem Statut zulässig ist, werden potenzielle Hinweisgeber vertrauensvoll beraten und unterstützt.

Wurde ein schwerwiegendes Fehlverhalten oder Fehlverhalten gemeldet, so kann der Hinweisgeber um Anleitung und Unterstützung bitten, die unter den gegebenen Umständen so weit wie möglich bereitzustellen sind.

Artikel 6 - Informationsgarantien

Ein Hinweisgeber im Büro des Bürgerbeauftragten hat folgende Informationsrechte:

i) so schnell wie möglich, in jedem Fall aber innerhalb von fünf Arbeitstagen, eine Empfangsbestätigung zu erhalten;

ii) spätestens 60 Tage nach Eingang des Berichts zu unterrichten, wenn vorgeschlagen wird, die in dem Bericht aufgeworfenen Fragen zu untersuchen, und wenn ja, welche Vorkehrungen für diese Untersuchung getroffen werden und wie lange die Untersuchung voraussichtlich dauern wird;

iii) so bald wie möglich, spätestens jedoch 60 Tage nach Eingang des Berichts, mitzuteilen, ob dem OLAF ein Bericht übermittelt wurde;

iv) so weit wie möglich über den Fortgang einer Untersuchung auf dem Laufenden gehalten zu werden, sofern dies mit den Rechten eines betroffenen Dritten und mit dem Schutz des Untersuchungsverfahrens selbst vereinbar ist;

v) so rasch wie möglich und innerhalb von höchstens 30 Tagen nach Abschluss der Untersuchung über das Ergebnis der Untersuchung unterrichtet zu werden; Je nach den Umständen und unter Berücksichtigung des Erfordernisses, die Stellung einer Person zu schützen, gegen die infolge der Ermittlungen Disziplinar- oder andere Verfahren eingeleitet werden können, kann es zu einer gewissen Einschränkung des Umfangs kommen, in dem der Hinweisgeber über das Ergebnis in Bezug auf diese Person unterrichtet wird.

Artikel 7 - Schutz von Hinweisgebern

Der Bürgerbeauftragte schützt einen Hinweisgeber so weit wie möglich vor Repressalien oder Repressalien, Benachteiligungen oder Diskriminierungen am Arbeitsplatz, die mit der Meldung von Missständen zusammenhängen oder sich daraus ergeben. Der gleiche Schutz wird Bediensteten gewährt, die einen Hinweisgeber unterstützt haben.

Beschließt ein Hinweisgeber, seinen Bericht an eine der in Artikel 22b des Statuts genannten Personen zu übermitteln (siehe Artikel 4), so wird dieser Schutz gewährt, wenn der Hinweisgeber zuvor dem OLAF oder dem Bürgerbeauftragten dieselben Informationen übermittelt und dem OLAF oder dem Bürgerbeauftragten den Zeitraum eingeräumt hat, den das OLAF oder der Bürgerbeauftragte für erforderlich halten, um geeignete Maßnahmen zu ergreifen, es sei denn, dieser Zeitraum ist angesichts der Umstände des Falles unangemessen.

Beschließt eine Person, die später an einem schweren Fehlverhalten oder Fehlverhalten beteiligt war, die Pfeife zu blasen, so wird die Tatsache, dass sie die Angelegenheit gemeldet hat, zu ihren Gunsten in jedem Disziplinarverfahren berücksichtigt.

Artikel 8 - Vertraulichkeit und Anonymität

Das Büro des Bürgerbeauftragten bemüht sich so weit wie möglich, die Identität eines Hinweisgebers und die Vertraulichkeit des erhaltenen Berichts sowie die Identität der beteiligten Personen zu schützen.

Der Name eines Hinweisgebers darf weder einer Person, die möglicherweise an dem gemeldeten Fehlverhalten beteiligt ist, noch einer anderen Person offengelegt werden, es sei denn, der Hinweisgeber hat die Offenlegung seines Namens ausdrücklich genehmigt oder dies ist unbedingt erforderlich, um die Verfahrensgerechtigkeit in Disziplinar- oder anderen Verfahren zu gewährleisten. Diese Zusicherung gilt nicht, wenn ein Mitarbeiter wissentlich falsche Angaben macht.

Wenn das Amt des Bürgerbeauftragten das OLAF mit der Angelegenheit befasst, wird der vom Hinweisgeber erhaltene Bericht hinsichtlich seines Namens anonymisiert und die Identität des Hinweisgebers so weit wie möglich geschützt.

Hinweisgeber und/oder beteiligte Personen, die der Auffassung sind, dass das Büro des Bürgerbeauftragten ihre Vertraulichkeit und die damit verbundenen personenbezogenen Daten nicht angemessen geschützt hat, können sich beim Europäischen Datenschutzbeauftragten beschweren.

Artikel 9 - Mobilität

Wenn ein Hinweisgeber zum Schutz vor möglichen Vergeltungsmaßnahmen in ein anderes Referat innerhalb des Amtes versetzt werden möchte (einschließlich des Umzugs von Straßburg nach Brüssel oder umgekehrt), wird sich der Bürgerbeauftragte bemühen, diesen Antrag so weit wie möglich zu erleichtern.

Beantragt ein Hinweisgeber aus denselben Gründen eine Versetzung in ein anderes Organ, eine andere Einrichtung, ein anderes Amt oder eine andere Agentur der EU, so wird der Bürgerbeauftragte diesen Antrag so weit wie möglich unterstützen und unterstützen.

Artikel 10 - Beurteilung und Beförderung

Das Büro des Bürgerbeauftragten stellt sicher, dass ein Bediensteter, der einen Bericht nach diesen Vorschriften erstellt hat, keine nachteiligen Folgen in Bezug auf Beurteilungen oder Beförderungen des Personals erleidet. Soweit dies möglich ist, wird die Tatsache, dass ein Bericht nach diesen Regeln erstellt wurde, für Beurteilungsberichte oder Werbezwecke positiv bewertet.

Hinweisgeber dürfen in der Beurteilung des Hinweisgebers nur dann erwähnt werden, wenn er ausdrücklich darum ersucht oder damit einverstanden ist, dass ein solcher Verweis aufgenommen wird.

Artikel 11 - Sanktionen für Personen, die Vergeltungsmaßnahmen ergreifen

Jede Form von Vergeltungsmaßnahmen gegen einen Whistleblower ist verboten.

Ein Hinweisgeber, der der Ansicht ist, dass eine ihn beschwerende Maßnahme am Arbeitsplatz als Vergeltung dafür ergriffen wurde, dass er einen Bericht nach diesen Vorschriften erstellt hat, sollte den Generalsekretär oder den Bürgerbeauftragten benachrichtigen, der die Angelegenheit untersuchen wird. Es obliegt der Person, die die betreffende Maßnahme ergriffen hat, nachzuweisen, dass sie aus anderen Gründen als der Meldung begründet wurde.

Wird eine solche Vergeltung festgestellt, so ergreift der Bürgerbeauftragte geeignete Maßnahmen, einschließlich erforderlichenfalls Disziplinarmaßnahmen gegen jeden betroffenen Bediensteten.

Artikel 12 - Rechtsbehelfe

Bedienstete des Bürgerbeauftragten, die gemäß dieser Regelung einen Bericht erstellt haben und der Auffassung sind, dass sie keine angemessene Unterstützung und keinen angemessenen Schutz erhalten haben oder durch die Erstellung eines Berichts beeinträchtigt wurden, können gemäß Artikel 24 des Statuts um Unterstützung (einschließlich Entschädigung) ersuchen. Eine begründete Entscheidung über einen Antrag nach Artikel 24 wird dem Hinweisgeber so schnell wie möglich, spätestens jedoch zwei Monate nach Einreichung des Antrags, übermittelt. Hält der Bedienstete die Entscheidung für unbefriedigend, so kann er innerhalb von drei Monaten gemäß Artikel 90 Absatz 2 des Statuts Beschwerde einlegen.

Auf Antrag des Hinweisgebers hat er Gelegenheit, die Beschwerde mündlich einzureichen, und kann zu diesem Zweck von einem Mitglied der Personalvertretung und/oder einer anderen Person in einer Sitzung begleitet werden. Bei Beschwerden nach Artikel 90 Absatz 2 kann das Amt des Bürgerbeauftragten eine oder mehrere Personen außerhalb des Amtes des Bürgerbeauftragten konsultieren oder einbeziehen, um sicherzustellen, dass das Verfahren so fair und gerecht wie möglich ist.

Die Entscheidung über die Beschwerde wird dem Hinweisgeber spätestens zwei Monate nach Einreichung der Beschwerde mitgeteilt.

Artikel 13 - Verfahrensmissbrauch

Wenn ein Mitarbeiter wissentlich falsche Informationen meldet, kann er Disziplinarmaßnahmen unterliegen.

Die Beweislast hierfür obliegt dem Amt des Bürgerbeauftragten.

Sonstige Bestimmungen

Artikel 14 - Rechte der beteiligten Personen

Entscheidet der Bürgerbeauftragte, dass keine Verwaltungsuntersuchung gerechtfertigt ist, werden Bedienstete, die an Berichten über schweres Fehlverhalten oder Fehlverhalten beteiligt sind, rechtzeitig über die gegen sie erhobenen Vorwürfe und alle einschlägigen Informationen des Hinweisgebers unterrichtet.

Beschließt der Bürgerbeauftragte, aufgrund eines Hinweisgeberberichts eine Verwaltungsuntersuchung einzuleiten, so kommen die am Bericht beteiligten Bediensteten in den Genuss der Verfahrensgarantien gemäß Artikel 2 der Allgemeinen Durchführungsbestimmungen für Disziplinar- und Verwaltungsuntersuchungen, die der Bürgerbeauftragte am 4. November 2004 angenommen hat (siehe Anhang 1 dieser Regelung).

Nach Abschluss der Verwaltungsuntersuchung werden die betreffenden Bediensteten so rasch wie möglich darüber informiert, ob vorgeschlagen wird, Maßnahmen gegen sie zu ergreifen.

Das Büro des Bürgerbeauftragten unterstützt die Bediensteten, die infolge böswilliger Meldungen auf der Grundlage von Informationen, von denen bekannt ist, dass sie falsch oder unrichtig sind, gelitten haben. Ebenso werden Bedienstete unterstützt, die infolge von Berichten gelitten haben, die zwar nicht böswillig, aber als nicht korrekt befunden wurden.

Artikel 15 - Schulung und Sensibilisierung

Diese Vorschriften und die einschlägigen Verfahren werden den Personen, die dem Personal des Bürgerbeauftragten beitreten, und danach mindestens einmal jährlich zur Kenntnis gebracht.

Es werden regelmäßig Schulungen organisiert, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter des Bürgerbeauftragten verstehen, dass die Bereitschaft, über seröses Fehlverhalten oder Fehlverhalten zu pfeifen, eine wesentliche Rolle bei der Aufrechterhaltung einer Kultur der Integrität, Rechenschaftspflicht und Transparenz im Amt spielt.

Während dieser Schulungen werden gegebenenfalls Informationen über die Erfahrungen des Bürgerbeauftragten mit der Meldung von Missständen bereitgestellt.

Artikel 16 - Berichterstattung

Der der Haushaltsbehörde vorgelegte öffentliche jährliche Tätigkeitsbericht des Bürgerbeauftragten enthält einen Abschnitt über die Meldung von Missständen und enthält insbesondere allgemeine Informationen über die Anzahl und die Arten der vorgebrachten Bedenken sowie über die diesbezüglichen Schlussfolgerungen und Folgemaßnahmen.

Artikel 17 - Externe Hinweisgeber

Jede Person, die einen Vertrag mit dem Amt des Bürgerbeauftragten abschließt, wird darüber informiert, dass i) schweres Fehlverhalten oder Fehlverhalten, das das Amt des Bürgerbeauftragten betrifft, entweder dem Bürgerbeauftragten oder dem OLAF gemeldet werden kann und ii) dass die Inanspruchnahme dieser Möglichkeit keine Vergeltungsmaßnahmen, Repressalien oder andere negative Maßnahmen des Amtes des Bürgerbeauftragten zur Folge hat, sofern sie der begründeten Annahme unterliegt, dass die gemeldeten Informationen der Wahrheit entsprechen.

Artikel 18 - Datenschutz

Jede Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Anwendung dieser Vorschriften unterliegt der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 [7] und erfolgt im Einklang mit der genannten Verordnung und der diesbezüglichen Stellungnahme des EDSB [8].

In Fällen, in denen es erforderlich ist, die Unterrichtung der betroffenen Person über die Einleitung einer Verwaltungsuntersuchung zu Fragen, die von einem Hinweisgeber aufgeworfen werden, aufzuschieben, um die Durchführung dieser Untersuchung nicht zu gefährden, werden die Gründe dafür in einem Vermerk erläutert, der der Akte beizufügen ist. Wenn es aus demselben Grund erforderlich ist, das Recht der betroffenen Person auf Auskunft oder Berichtigung ihrer personenbezogenen Daten einzuschränken, werden die Gründe für diese Einschränkung in der Entscheidung über einen solchen Antrag erläutert.

Enthalten die von einem Hinweisgeber bereitgestellten Informationen personenbezogene Daten, die für die Prüfung der in dem Bericht aufgeworfenen Fragen eindeutig nicht erforderlich sind, werden diese Daten aus dem Bericht gelöscht, erforderlichenfalls nach Rücksprache mit dem Hinweisgeber, soweit dies möglich ist, ohne dass sich die inhaltliche Prüfung übermäßig verzögert.

Artikel 19 - Überprüfung

Diese Vorschriften werden innerhalb eines Jahres nach ihrer Annahme und danach alle drei Jahre überprüft, um zu entscheiden, ob sie ergänzt oder überarbeitet werden müssen. Die Ergebnisse jeder Überprüfung werden veröffentlicht.

Bevor der Bürgerbeauftragte über Änderungen dieser Vorschriften entscheidet, konsultiert er die Personalvertretung.

Artikel 20 - Inkrafttreten

Die Vorschriften treten am Tag ihrer Annahme in Kraft.

Emily O'Reilly

Straßburg, den 20.2.2015

Anlage 1

Für die Untersuchung eines Hinweisgeberberichts gelten die folgenden Verfahrensregeln, die in den vom Bürgerbeauftragten am 4. November 2004 angenommenen Allgemeinen Durchführungsbestimmungen für Disziplinar- und Verwaltungsuntersuchungen festgelegt sind:

- Die betroffenen Bediensteten werden informiert, soweit dies die Durchführung der Verwaltungsuntersuchung nicht beeinträchtigt;

- Der/die für den Fall zuständige(n) Untersuchungsbeauftragte(n) führt/führen die Untersuchung unabhängig, gründlich und so schnell wie möglich durch. Bei der Durchführung dieser Untersuchung bitten die Prüfer weder um Weisungen noch erhalten sie Weisungen.

- Am Ende der Untersuchung können keine Schlussfolgerungen hinsichtlich eines namentlich identifizierten Mitarbeiters des Bürgerbeauftragten gezogen werden, es sei denn, dieser Person wurde von dem/den Untersuchungsbeauftragten Gelegenheit gegeben, sich zu allen ihn betreffenden relevanten Tatsachen zu äußern.

- Die betroffene Person hat das Recht, von einer Person ihrer Wahl begleitet zu werden.

- Der/die Untersuchungsbeauftragte(n) erstellt/erstellen einen Bericht, in dem alle Sachverhalte des Falls dargelegt sind. Der Bericht gibt an, ob die geltenden Vorschriften und Verfahren eingehalten wurden, listet erschwerende oder mildernde Umstände auf, gibt das Ausmaß des Schadens an, den das Büro des Bürgerbeauftragten erlitten hat, und gibt eine Empfehlung dazu ab, welche Maßnahmen der Bürgerbeauftragte ergreifen sollte.

- Der Bürgerbeauftragte teilt der betroffenen Person mit, dass die Untersuchung abgeschlossen ist, und übermittelt ihr die Schlussfolgerungen des/der Untersuchungsbeauftragten. Auf Antrag und vorbehaltlich des Schutzes der berechtigten Interessen Dritter werden alle Dokumente, die in direktem Zusammenhang mit Vorwürfen stehen, die gegen die betroffene Person erhoben werden, dieser Person übermittelt.

 

[1] Diese Regelung stützt sich auf das Statut der Beamten der Europäischen Union, insbesondere auf Artikel 22 Buchstaben a, b und c, sowie auf die Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten der Europäischen Union (Verordnung (EU, Euratom) Nr. 1023/2013 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 22. Oktober 2013 zur Änderung des Statuts der Beamten der Europäischen Union und der Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten der Europäischen Union, ABl. 2013, L 287, S. 15). Sie berücksichtigen auch die diesbezügliche Stellungnahme des Europäischen Datenschutzbeauftragten. Siehe Stellungnahme des EDSB zu einer Meldung zur Vorabkontrolle in Bezug auf das Whistleblowing-Verfahren des Europäischen Bürgerbeauftragten, Brüssel, 4. Dezember 2014 (Fall 2014-0828).

[2] Siehe Artikel 22 Buchstaben a und b des Statuts.

[3] Gemäß Artikel 22 Buchstabe b des Statuts.

[4] Solche Berichte werden in der Regel im Einklang mit den Beschwerdeverfahren des Bürgerbeauftragten als Beschwerden behandelt.

[5] Weitere Informationen finden Sie unter https://fns.olaf.europa.eu/

[6] Siehe Fußnote 5.

[7] Verordnung (EG) Nr. 45/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 18. Dezember 2000 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe und Einrichtungen der Gemeinschaft und zum freien Datenverkehr (ABl. 2001, L 8, S. 1).

[8] Siehe Fußnote 1.