Η υπόθεση αφορούσε την παράλειψη της Επιτροπής να απαντήσει στα μηνύματα του καταγγέλλοντος σχετικά με τις δυσκολίες που αντιμετώπιζε όσον αφορά την υποβολή πρότασης επιχορήγησης. Λόγω τεχνικών προβλημάτων, ο καταγγέλλων δεν ήταν σε θέση να υποβάλει αίτηση μέσω του συστήματος PRIAMOS της Επιτροπής. Αντ’ αυτού, υπέβαλε την πρότασή της μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η οποία παρέμεινε αναπάντητη.

Η Διαμεσολαβήτρια διερεύνησε το ζήτημα και ζήτησε από την Επιτροπή να απαντήσει. Με το υπόμνημά της απαντήσεως, η Επιτροπή ζήτησε συγγνώμη για το γεγονός ότι δεν απάντησε νωρίτερα. Δήλωσε ότι δεν μπορούσε να δεχθεί την αίτηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του καταγγέλλοντος, διότι το σύστημα λειτουργούσε σωστά και η Επιτροπή δεν ήταν σε θέση να εντοπίσει τυχόν προσπάθειες του καταγγέλλοντος να αποστείλει την πρόταση μέσω του PRIAMOS πριν από τη λήξη της προθεσμίας.

Η υπόθεση αφορούσε την εικαζόμενη παράλειψη του Γραφείου του Ειδικού Εντεταλμένου της Ευρωπαϊκής Ένωσης (γραφείο ΕΕΕΕ) στο Κόσοβο να τηρεί ενήμερους τους αιτούντες πρακτική άσκηση σχετικά με τα στάδια της διαδικασίας πρόσληψης. Η Διαμεσολαβήτρια διερεύνησε το ζήτημα, εκφράζοντας την άποψή της ότι «είναι ευγενικό και υπηρεσιακό να επιβεβαιώνεται η παραλαβή των αιτήσεων και να ενημερώνονται οι υποψήφιοι για τα σημαντικά βήματα (όπως ο αποκλεισμός τους από μια διαδικασία πρόσληψης) που επηρεάζουν την πρόοδό τους σε μια διαδικασία πρόσληψης». Το γραφείο του ΕΕΕΕ εξήγησε ότι διέθετε πολύ περιορισμένους πόρους και, ως εκ τούτου, μπορούσε να ενημερώνει μόνο τα προεπιλεγέντα άτομα για την έκβαση της διαδικασίας. Ωστόσο, ανέφερε ότι εξέταζε τρόπους βελτίωσης της επικοινωνίας της με τα πρόσωπα που επιθυμούν να ασκήσουν το επάγγελμά τους, π.χ. ενημερώνοντας όλα τα πρόσωπα αυτά για τα σχετικά στάδια της διαδικασίας, αναρτώντας σχετικές πληροφορίες στον ιστότοπό της. Η Διαμεσολαβήτρια κάλεσε το γραφείο του ΕΕΕΕ να υποβάλει έκθεση σχετικά με την εφαρμογή αυτής της λύσης.

Η υπόθεση αυτή αφορούσε την εικαζόμενη παράνομη και/ή άδικη απόφαση της αντιπροσωπείας της ΕΕ στην Αρμενία να καταγγείλει σύμβαση επιχορήγησης σχετικά με έργο που υλοποιήθηκε στην Αρμενία και την Ιορδανία, εις βάρος της καταγγέλλουσας, ιταλικής ΜΚΟ που δραστηριοποιείται στον τομέα της αναπτυξιακής συνεργασίας. Μετά από προσεκτική αξιολόγηση όλων των πραγματικών περιστατικών και των επιχειρημάτων, ο Διαμεσολαβητής κατέληξε στο συμπέρασμα ότι οι εξηγήσεις της αντιπροσωπείας για την απόφαση τερματισμού ήταν ελλιπείς. Ως εκ τούτου, η Διαμεσολαβήτρια πρότεινε στην Επιτροπή, στο πλαίσιο του εποπτικού της ρόλου επί των αντιπροσωπειών της ΕΕ, να παράσχει στον καταγγέλλοντα πληρέστερες εξηγήσεις σχετικά με τους λόγους τερματισμού του έργου.

Απαντώντας στην πρόταση του Διαμεσολαβητή, η Επιτροπή δήλωσε ότι η αντιπροσωπεία είχε λάβει υπόψη όλους τους σχετικούς παράγοντες όταν αποφάσισε να καταγγείλει τη σύμβαση. Ωστόσο, αναγνώρισε ότι η εξήγηση για τον τερματισμό της επιχορήγησης ενδέχεται να μην ήταν επαρκώς πλήρης. Ως εκ τούτου, διαβίβασε στον Διαμεσολαβητή επιστολή την οποία η αντιπροσωπεία είχε αποστείλει στον καταγγέλλοντα εξηγώντας όλους τους παράγοντες που έλαβε υπόψη στην αξιολόγησή της.

Παρά το γεγονός ότι η καταγγέλλουσα εξέφρασε τη δυσαρέσκειά της για την απάντηση της Επιτροπής στην πρότασή της για φιλική λύση, η Διαμεσολαβήτρια έκρινε ότι η Επιτροπή είχε λάβει μέτρα για την επίλυση του ζητήματος. Ως εκ τούτου, αποφάσισε να θέσει την υπόθεση στο αρχείο.

Η έρευνα αυτή προέκυψε στο πλαίσιο της επίσκεψης της Ευρωπαίας Διαμεσολαβήτριας στο Ευρωπαϊκό Ινστιτούτο για την Ισότητα των Φύλων. Η επίσκεψη αποτέλεσε μέρος του προγράμματος επισκέψεων του Διαμεσολαβητή σε οργανισμούς της ΕΕ με στόχο τη διάδοση ορθών πρακτικών μεταξύ των οργανισμών στις σχέσεις τους με τους πολίτες. Στο πλαίσιο της επίσκεψης, ο Διαμεσολαβητής εξέτασε i) τις αρχικές επαφές του Ινστιτούτου με το κοινό, ii) τη διαφάνεια, τον διάλογο και τη λογοδοσία, iii) τις προσλήψεις, iv) τους διαγωνισμούς και τις συμβάσεις, v) τις συγκρούσεις συμφερόντων και vi) την καταγγελία δυσλειτουργιών. Ο Διαμεσολαβητής υπέβαλε έξι προτάσεις στο Ινστιτούτο για τη βελτίωση των επιδόσεών του στους τομείς αυτούς. Η απάντηση του EIGE επιβεβαίωσε ότι λαμβάνει μέτρα, μεταξύ άλλων, καθιστώντας διαθέσιμες τις πληροφορίες σχετικά με το έργο του σε όλες τις επίσημες γλώσσες της ΕΕ και θεσπίζοντας λεπτομερέστερες διατάξεις σχετικά με την καταγγελία δυσλειτουργιών.

Δεδομένου ότι από την επίσκεψη της Διαμεσολαβήτριας προέκυψε ότι το Ινστιτούτο έπρεπε να καταβάλει περισσότερες προσπάθειες για την αντιμετώπιση, και μάλιστα την πρόληψη, περιπτώσεων παρενόχλησης, έδωσε συνέχεια ειδικά στο θέμα αυτό και ενθαρρύνθηκε από τα αποφασιστικά μέτρα που έλαβε το Ινστιτούτο ως απάντηση. Για την προώθηση περαιτέρω βελτίωσης, ο Διαμεσολαβητής πρότεινε, μεταξύ άλλων, στο EIGE να διοργανώνει τακτικά κατάρτιση σε αυτόν τον τομέα που έχει κεντρική σημασία για το έργο του Ινστιτούτου.

Στο πλαίσιο του προγράμματος επισκέψεων σε οργανισμούς της ΕΕ, ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής επισκέφθηκε τον Frontex στις 4 Οκτωβρίου 2012. Στην έκθεση σχετικά με την επίσκεψη διατυπώθηκαν ορισμένες προτάσεις που καλύπτουν τα θέματα που συζητήθηκαν κατά τη διάρκεια της επίσκεψης. Τα ζητήματα αυτά ήταν τα εξής: i) τους κανονισμούς του Frontex σχετικά με την προσωπική συμπεριφορά και την ορθή διοικητική συμπεριφορά· ii) τις αρχές της δημόσιας υπηρεσίας· iii) διαφάνεια, διάλογος και λογοδοσία (πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα)· iv) επιλογή και πρόσληψη· v) συγκρούσεις συμφερόντων· vi) καταγγελία δυσλειτουργιών· και vii) προσφορές και συμβάσεις. Μετά τη διεξαγωγή περαιτέρω ερευνών, η Διαμεσολαβήτρια κατέληξε στο συμπέρασμα ότι ο Frontex υιοθέτησε εποικοδομητική προσέγγιση και επέδειξε προθυμία να εφαρμόσει την πλειονότητα των προτάσεων της Διαμεσολαβήτριας. Μολονότι εξέφρασε τη λύπη της για το γεγονός ότι ο Frontex δεν συμφώνησε με την προορατική δημοσιοποίηση των ονομάτων των μελών της εξεταστικής επιτροπής, η Διαμεσολαβήτρια επισήμανε ότι το ζήτημα αυτό θα εξεταστεί στο πλαίσιο αυτεπάγγελτης έρευνας που θα απευθυνθεί σε όλους τους οργανισμούς. Ο Διαμεσολαβητής προέβη επίσης σε δύο περαιτέρω παρατηρήσεις.

Πρώτον, εξέφρασε την ικανοποίησή του για το γεγονός ότι ο Frontex αναθεωρεί επί του παρόντος την απόφαση του διοικητικού συμβουλίου του, της 21ης Σεπτεμβρίου 2006, για τη θέσπιση πρακτικών ρυθμίσεων σχετικά με την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα. Υπενθυμίζει στον Frontex την ανάγκη πλήρους εφαρμογής των διατάξεων του κανονισμού 1049/2001 και ειδικότερα ότι το μητρώο του θα πρέπει να περιλαμβάνει κατάλογο ευαίσθητων εγγράφων. Ζήτησε επίσης από τον Frontex να διαβιβάσει την αναθεωρημένη απόφαση στον Διαμεσολαβητή έως το τέλος Μαρτίου 2014. Δεύτερον, η Διαμεσολαβήτρια ενθάρρυνε τον Frontex να βοηθήσει τους πολίτες που επισκέπτονται τον ιστότοπό του, παρέχοντας σύνδεσμο από την αρχική σελίδα προς τον Ευρωπαϊκό Κώδικα Ορθής Διοικητικής Συμπεριφοράς.

Το πρόγραμμα επισκέψεων της Διαμεσολαβήτριας στους οργανισμούς της ΕΕ έχει σχεδιαστεί για να διασφαλίζει ότι τηρούν τις αρχές της χρηστής διοίκησης, όπως η διαφάνεια και τα υψηλά δεοντολογικά πρότυπα. Στο πλαίσιο αυτού του προγράμματος, ο Διαμεσολαβητής επισκέφθηκε το Ευρωπαϊκό Συμβούλιο Συστημικού Κινδύνου (ΕΣΣΚ) στις 14 Ιουνίου 2012. Μετά την επίσκεψη, απέστειλε έκθεση στο ΕΣΣΚ, στην οποία διατύπωσε διάφορες προτάσεις.

Στην έκθεσή του, ο Διαμεσολαβητής κάλεσε το ΕΣΣΚ να βελτιώσει τις διαδικασίες του για την αντιμετώπιση πιθανών συγκρούσεων συμφερόντων όσον αφορά το προσωπικό του. Επιπλέον, προτείνει να καταστεί το ΕΣΣΚ πιο διαφανές όσον αφορά τη διάδοση των πληροφοριών και τον χειρισμό των αιτήσεων πρόσβασης σε έγγραφα. Ο Διαμεσολαβητής πρότεινε επίσης, κατά την πρόσληψη του προσωπικού του, το ΕΣΣΚ να παρέχει πληροφορίες σχετικά με τα ένδικα μέσα που έχουν στη διάθεσή τους οι υποψήφιοι στις προκηρύξεις κενών θέσεων και στις επιστολές απόρριψης των υποψηφιοτήτων. Τέλος, κάλεσε το ΕΣΣΚ να ζητήσει από την ΕΚΤ να εξετάσει το ενδεχόμενο αναδιατύπωσης μιας δήλωσης στο τμήμα προσλήψεων του δικτυακού της τόπου, ώστε να καταστεί πιο φιλική προς τον πολίτη.

Στις 25 Ιουνίου 2013, το ΕΣΣΚ απέστειλε το σχέδιο δράσης παρακολούθησης. Ο Διαμεσολαβητής κατέληξε στο συμπέρασμα ότι το ΕΣΣΚ είχε λάβει τα κατάλληλα μέτρα για να εγκρίνει τις περισσότερες από τις προτάσεις του. Όσον αφορά τα υπόλοιπα ζητήματα, κατέληξε στο συμπέρασμα ότι το ΕΣΣΚ είχε λάβει μέτρα προς τη σωστή κατεύθυνση για την εφαρμογή τους. Ως εκ τούτου, κατέληξε στο συμπέρασμα ότι δεν δικαιολογούνταν περαιτέρω έρευνες σχετικά με τα υπό εξέταση ζητήματα και περάτωσε την υπόθεση.

Στο πλαίσιο του προγράμματος επισκέψεων στους οργανισμούς της ΕΕ, ο Διαμεσολαβητής επισκέφθηκε τον Οργανισμό για την Ασφάλεια Δικτύων και Πληροφοριών (ENISA) στις 19 Ιουλίου 2012. Μετά την επίσκεψη, απέστειλε έκθεση στον ENISA, στην οποία διατύπωσε τις ακόλουθες προτάσεις: α) ο ENISA θα μπορούσε να καταστήσει πιο ορατή στους πολίτες της Ένωσης την προσήλωσή του στις αρχές που ορίζονται στον Ευρωπαϊκό Κώδικα Ορθής Διοικητικής Συμπεριφοράς («ECGAB»), παρέχοντας σύνδεσμο προς τον ECGAB στον ιστότοπό του· β) ο ENISA θα μπορούσε να εξετάσει i) τη δημιουργία ειδικής σελίδας στον ιστότοπό του, η οποία θα προσδιορίζει τους κανόνες που ισχύουν για τις αιτήσεις πρόσβασης σε έγγραφα και τον αρμόδιο υπεύθυνο επικοινωνίας, ii) την εκπόνηση ετήσιας έκθεσης σχετικά με τον χειρισμό των αιτήσεων πρόσβασης του κοινού σε έγγραφα και iii) τη δημιουργία δημόσιου μητρώου των εγγράφων του· γ) ο ENISA θα μπορούσε να εξετάσει το ενδεχόμενο να καταστήσει διαθέσιμη και στις 23 γλώσσες της Συνθήκης τουλάχιστον την αρχική σελίδα του ιστοτόπου του, καθώς και πληροφορίες σχετικά με τις λειτουργίες και τη γλωσσική πολιτική του· δ) Με σκοπό την περαιτέρω βελτίωση των πληροφοριών που παρέχονται στους υποψηφίους κατά τις διαδικασίες επιλογής και πρόσληψης, ο ENISA θα μπορούσε να ενημερώνει τους υποψηφίους για τα δικαιώματά τους να προσβάλουν μια δυσμενή απόφαση· ε) ο ENISA θα μπορούσε να επανεξετάσει τη θέση του όσον αφορά τη δημοσιοποίηση των ονομάτων των μελών της εξεταστικής επιτροπής· στ) ο ENISA θα μπορούσε να διασφαλίσει ότι όλα τα μέλη του προσωπικού του ενημερώνονται σχετικά με τις αρχές της δημόσιας υπηρεσίας για τους δημόσιους υπαλλήλους της ΕΕ και ότι θα μπορούσε να εξετάσει το ενδεχόμενο να καταστήσει τις αρχές της δημόσιας υπηρεσίας διαθέσιμες στον ιστότοπό του· ζ) ο ENISA θα μπορούσε να εγκρίνει τα συγκεκριμένα μέτρα για θέματα σύγκρουσης συμφερόντων που ορίζονται στον ιδρυτικό κανονισμό του, προκειμένου να συμμορφωθεί με τις νομικές υποχρεώσεις του· η) Ο ENISA θα μπορούσε να εξετάσει το ενδεχόμενο ενημέρωσης του προσωπικού σχετικά με τη δυνατότητα που παρέχει ο κανονισμός υπηρεσιακής κατάστασης να αναφέρει πρώτα την πιθανή ύπαρξη παράνομης δραστηριότητας στο εσωτερικό του.

Στις 31 Ιανουαρίου 2013, ο ENISA απέστειλε τη συμπληρωματική απάντησή του. Στην απάντησή του, ο ENISA περιέγραψε τα μέτρα που ελήφθησαν για την εφαρμογή των προτάσεων της Διαμεσολαβήτριας.

Ο Διαμεσολαβητής κατέληξε στο συμπέρασμα ότι ο ENISA επέδειξε εποικοδομητική προσέγγιση και προθυμία να εφαρμόσει τις προτάσεις του μετά την επίσκεψή του στον Οργανισμό. Υπό το πρίσμα της θετικής αντίδρασης του ENISA στις προτάσεις του, ο Διαμεσολαβητής περάτωσε την έρευνά του.

Η καταγγέλλουσα είναι διαζευγμένη με τον πρώην σύζυγό της, ο οποίος εργαζόταν ως έκτακτος υπάλληλος της Ευρωπαϊκής Επιτροπής στο Λουξεμβούργο. Η καταγγέλλουσα και ο πρώην σύζυγός της έχουν δύο παιδιά, των οποίων την επιμέλεια έχει η καταγγέλλουσα. Η Επιτροπή κατέβαλε στην καταγγέλλουσα το επίδομα στέγης, το επίδομα συντηρούμενου τέκνου και το σχολικό επίδομα εξ ονόματος και για λογαριασμό του πρώην συζύγου της.

Το 2008, ο πρώην σύζυγος του καταγγέλλοντος ενημέρωσε την Επιτροπή ότι η πρώην σύζυγός του και τα παιδιά του δεν ζούσαν πλέον στη Γερμανία, αλλά είχαν μετακομίσει στη Βουλγαρία πάνω από ένα έτος νωρίτερα. Αυτό σήμαινε ότι η Επιτροπή είχε καταβάλει υψηλότερα ποσά οικογενειακών επιδομάτων από τα οφειλόμενα, δεδομένου ότι τα επιδόματα υπέκειντο σε γεωγραφικό διορθωτικό συντελεστή βάσει του κόστους ζωής. Η καταγγέλλουσα ενημέρωσε την Επιτροπή ότι εξακολουθούσε να διαμένει στη Γερμανία, όπως και τα παιδιά της. Ωστόσο, το θεσμικό όργανο δεν ήταν πεπεισμένο για το γεγονός αυτό και κίνησε διαδικασία ανάκτησης εις βάρος της για τα φερόμενα ως αχρεωστήτως καταβληθέντα επιδόματα.

Ο ενδιαφερόμενος απευθύνθηκε στον Ευρωπαίο Διαμεσολαβητή, ο οποίος κίνησε έρευνα. Κατά τη διάρκεια της έρευνας, υπάλληλος της Επιτροπής απέστειλε ακούσια στον πρώην σύζυγο ηλεκτρονικό μήνυμα που περιείχε αποτρόπαια και χυδαία γλώσσα, η οποία δεν ήταν μόνο προσβλητική γι’ αυτόν αλλά και για τον καταγγέλλοντα. Ο καταγγέλλων υπέβαλε το ζήτημα αυτό στον Διαμεσολαβητή και αποφάσισε ότι η προφανής προσβολή του καταγγέλλοντος άξιζε να συμπεριληφθεί στην έρευνά του.

Κατά τη διάρκεια των ερευνών του Διαμεσολαβητή, η Επιτροπή αναγνώρισε ότι είχε εφαρμόσει εσφαλμένα τους κανόνες σχετικά με την ανάκτηση των εικαζόμενων αχρεωστήτως καταβληθέντων οικογενειακών επιδομάτων όσον αφορά τον καταγγέλλοντα. Ωστόσο, παρόλο που η Επιτροπή είχε ζητήσει συγγνώμη από τον καταγγέλλοντα για το προσβλητικό ηλεκτρονικό μήνυμα, ο Διαμεσολαβητής έκρινε ότι η αντίδρασή του, τόσο ως προς τη μορφή όσο και ως προς την ουσία, δεν ήταν ανάλογη με την κακοδιοίκηση που είχε σημειωθεί. Ως εκ τούτου, απηύθυνε σχέδιο σύστασης στην Επιτροπή. Επιπλέον, ο Διαμεσολαβητής αναφέρθηκε στην πιθανότητα ότι η χρήση της απαράδεκτης γλώσσας στο σχετικό ηλεκτρονικό μήνυμα θα μπορούσε κάλλιστα να αποτελέσει ένδειξη ευρύτερου προβλήματος εντός των υπηρεσιών της Επιτροπής.

Στην εμπεριστατωμένη γνώμη της, η Επιτροπή υπέβαλε επιστολή συγγνώμης που απεστάλη στην καταγγέλλουσα από τον διευθυντή της οικείας υπηρεσίας και πρότεινε την καταβολή 500 EUR προκειμένου να αποζημιωθεί η καταγγέλλουσα για την ηθική βλάβη που υπέστη. Επιπλέον, η Επιτροπή διοργάνωσε σειρά εσωτερικών σεμιναρίων κατάρτισης για να τονίσει τη σημασία της δεοντολογίας και της νοοτροπίας παροχής υπηρεσιών προς τους πολίτες της ΕΕ. Παρόλο που η καταγγέλλουσα επέλεξε να μην αποδεχθεί την προσφορά της Επιτροπής να την αποζημιώσει για την ηθική της βλάβη, η Διαμεσολαβήτρια κατέληξε στο συμπέρασμα ότι η Επιτροπή είχε λάβει επαρκή ατομικά και γενικά μέτρα για την εφαρμογή του σχεδίου σύστασής του.

Ο καταγγέλλων αποτέλεσε αντικείμενο έρευνας της Ευρωπαϊκής Υπηρεσίας Καταπολέμησης της Απάτης (OLAF). Η OLAF γνωστοποίησε λεπτομέρειες σχετικά με το αποτέλεσμα της έρευνάς της σε τρίτο μέρος, οι οποίες δημοσιεύθηκαν σε άρθρο στον Τύπο στη χώρα του καταγγέλλοντος. Ο Ευρωπαίος Επόπτης Προστασίας Δεδομένων έκρινε ότι η γνωστοποίηση αντιβαίνει στους κανόνες της ΕΕ για την προστασία των δεδομένων. Στη συνέχεια, ο καταγγέλλων ζήτησε από την OLAF να παραδεχθεί ότι διέπραξε παράπτωμα κατά τη δημοσιοποίηση των προσωπικών πληροφοριών και να ζητήσει συγγνώμη γι’ αυτό.

Η OLAF αρχικά αρνήθηκε να το πράξει. Ωστόσο, μετά την έρευνα του Διαμεσολαβητή, απέστειλε επιστολή στον καταγγέλλοντα στην οποία εξέφρασε τη λύπη του για το γεγονός ότι δεν ενήργησε σύμφωνα με τους κανόνες προστασίας των δεδομένων στην περίπτωσή του και ζήτησε συγγνώμη από αυτόν. Αν και ο καταγγέλλων δεν ήταν ικανοποιημένος με τη συγγνώμη, ο Διαμεσολαβητής έκρινε ότι ικανοποιούσε τον ισχυρισμό του καταγγέλλοντος και, ως εκ τούτου, κατέληξε στο συμπέρασμα ότι δεν υπήρχε λόγος να διεξαγάγει περαιτέρω έρευνες σχετικά με την καταγγελία.