(Κατασκευασμένο σύμφωνα με το άρθρο 3 παράγραφος 6 του καθεστώτος του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή [1])

ΤΟ ΙΣΤΟΡΙΚΟ ΤΗΣ ΚΑΤΑΓΓΕΛΙΑΣ

1. Η παρούσα υπόθεση αφορά αίτηση παροχής πληροφοριών και εγγράφων, η οποία υποβλήθηκε στην Επιτροπή στα τέλη του 2006. Ο καταγγέλλων, συνταξιούχος υπάλληλος, ζήτησε από την Επιτροπή να του παράσχει λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με τις εργασίες του κοινού συστήματος υγειονομικής ασφαλίσεως ή, εναλλακτικά, έγγραφα από τα οποία θα μπορούσε ο ίδιος να αντλήσει τις πληροφορίες αυτές. Η Επιτροπή διαβίβασε στον καταγγέλλοντα ορισμένες εκθέσεις που θεωρούσε ότι περιείχαν σχετικές πληροφορίες σχετικά με το αίτημά του. Ωστόσο, έκρινε ότι δεν ήταν υποχρεωμένη να ικανοποιήσει πλήρως το αίτημά του, διότι ήταν υπερβολικό.

2. Ο καταγγέλλων επικοινώνησε με τον Διαμεσολαβητή, ο οποίος τελικά κατέληξε στο προσωρινό συμπέρασμα ότι η Επιτροπή δεν είχε αιτιολογήσει επαρκώς, συνοπτικά, την άρνησή της να χορηγήσει πρόσβαση στις σχετικές πληροφορίες ή στα σχετικά έγγραφα. Ως εκ τούτου, ο Διαμεσολαβητής υπέβαλε πρόταση για φιλική λύση, η οποία απορρίφθηκε ουσιαστικά από την Επιτροπή. Στη συνέχεια, ο Διαμεσολαβητής διενήργησε έλεγχο στην Επιτροπή, ο οποίος αποκάλυψε ορισμένες ελλείψεις στον χειρισμό της υπόθεσης από την Επιτροπή.

3 Τα λεπτομερή πραγματικά περιστατικά της υπόθεσης εκτίθενται περαιτέρω στο τμήμα έρευνας του παρόντος σχεδίου σύστασης.

ΤΟ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΤΗΣ ΕΡΕΥΝΑΣ

4. Στις 7 Φεβρουαρίου 2007, ο Διαμεσολαβητής κίνησε την έρευνά του σχετικά με τον ακόλουθο ισχυρισμό και ισχυρισμό του καταγγέλλοντος:

Ισχυρισμός:

Η Επιτροπή δεν εξέτασε την επιβεβαιωτική αίτησή του της 22ας Νοεμβρίου 2006 σύμφωνα με τον κανονισμό 1049/2001 [2].

Αίτημα:

Η Επιτροπή θα πρέπει να του χορηγήσει πρόσβαση, εν όλω ή εν μέρει, ανταποκρινόμενη στα αιτήματά του της 14ης Σεπτεμβρίου και της 22ας Νοεμβρίου 2006.

Η ΕΡΩΤΗΣΗ

5. Στις 7 Φεβρουαρίου 2007, ο Διαμεσολαβητής ζήτησε από την Επιτροπή να γνωμοδοτήσει επί της καταγγελίας. Στις 10 Απριλίου 2007, η Επιτροπή απέστειλε τη γνώμη της, η οποία διαβιβάστηκε στον καταγγέλλοντα. Ο καταγγέλλων υπέβαλε τις παρατηρήσεις του επί της γνώμης στις 21 Απριλίου 2007. Λόγω (i) της προσπάθειας του καταγγέλλοντος να αναζητήσει συνολική λύση στις πολυάριθμες διαφορές του με την Επιτροπή και (ii) της υποστήριξης του Διαμεσολαβητή στην προσπάθεια αυτή, ο Διαμεσολαβητής ανέστειλε τον χειρισμό όλων των καταγγελιών του εν λόγω καταγγέλλοντος για περίοδο αρκετών μηνών το 2007. Στις 17 Ιουνίου 2008, ο Διαμεσολαβητής υπέβαλε πρόταση για φιλική λύση. Η Επιτροπή απέστειλε τις παρατηρήσεις της στις 18 Φεβρουαρίου 2009, οι οποίες διαβιβάστηκαν στον καταγγέλλοντα στις 24 Φεβρουαρίου 2009. Ο καταγγέλλων απέστειλε τις παρατηρήσεις του σχετικά με τις παρατηρήσεις της Επιτροπής την 1η Μαρτίου 2009. Στις 8 Ιουνίου 2009, οι υπηρεσίες του Διαμεσολαβητή διενήργησαν έλεγχο στην Επιτροπή. Η έκθεση ελέγχου διαβιβάστηκε στον καταγγέλλοντα, ο οποίος υπέβαλε τις παρατηρήσεις του στις 24 Ιουνίου 2009.

ΑΝΑΛΥΣΗ ΚΑΙ ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑ ΤΟΥ ΔΙΑΜΕΣΟΛΑΒΗΤΗ

Α. Ισχυρισμός ότι η Επιτροπή δεν εξέτασε δεόντως την επιβεβαιωτική αίτηση του καταγγέλλοντος βάσει του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001

Επιχειρήματα που υποβλήθηκαν στον Διαμεσολαβητή

6. Στις 14 Σεπτεμβρίου 2006, ο καταγγέλλων υπέβαλε στην Ευρωπαϊκή Επιτροπή τα ακόλουθα αιτήματα:

Α. Πρόσβαση σε όλα τα στατιστικά στοιχεία του Κοινού Συστήματος Υγειονομικής Ασφάλισης για τα προηγούμενα πέντε έτη και ειδικότερα:

1. τον αριθμό των αιτήσεων·
2. τον μέσο όγκο (αιτήσεις/πληρωμές)·
3. τον ελάχιστο, μέγιστο και μέσο χρόνο διεκπεραίωσης των αιτήσεων, από την καταχώρισή τους έως την απόφαση και την πληρωμή, καθώς και την εξέλιξη της επεξεργασίας των υποθέσεων με την πάροδο του χρόνου·
4. τον αριθμό των αιτήσεων για τις οποίες απαιτείται προηγούμενη συμφωνία και τα αποτελέσματά τους (ανά κατηγορία)·
5. τον αριθμό των αιτήσεων με προκαταβολή, τα αποτελέσματα και τους όγκους τους·
6. τις αιτήσεις αναγνώρισης ατυχημάτων (συμπεριλαμβανομένου του χρόνου διεκπεραίωσης και της απόφασης)·
7. επισκόπηση περαιτέρω διαθέσιμων στατιστικών δεδομένων·
8. τον αριθμό των μελών του προσωπικού που είναι αρμόδια για τη διεκπεραίωση των αιτήσεων·
9. σε περίπτωση που τα δεδομένα αυτά δεν είναι διαθέσιμα, πρόσβαση σε όλες τις αιτήσεις και αποφάσεις για το τελευταίο έτος.

Β. Πρόσβαση σε όλες τις στατιστικές σχετικά με τις αιτήσεις αναγνώρισης επαγγελματικής ασθένειας για τα προηγούμενα 15 έτη, ιδίως όσον αφορά:

1. τον αριθμό των αιτήσεων·
2. τον όγκο τους·
3. τον χρόνο που απαιτείται για τη διαχείρισή τους·
4. το ποσοστό των αιτήσεων που έγιναν δεκτές και τις πληρωμές που πραγματοποιήθηκαν·
5. τον αριθμό των καταγγελιών ή των αποφάσεων που ελήφθησαν από ιατρική επιτροπή·
6. κατανεμημένα ανάλογα με το είδος της ασθένειας·
7. σε περίπτωση που τα δεδομένα αυτά δεν είναι διαθέσιμα, πρόσβαση σε όλους τους φακέλους (αιτήσεις και αποφάσεις) για τα προηγούμενα πέντε έτη.

7. Ο καταγγέλλων δήλωσε ότι προτιμούσε να του δοθούν τα ανωτέρω δεδομένα σε CD/DVD.

8. Η Επιτροπή απάντησε στις 17 Οκτωβρίου 2006. Αντίγραφο της απάντησης αυτής δεν επισυνάφθηκε στην καταγγελία, αλλά συνοψίστηκε στην απάντηση της Επιτροπής στην «επιβεβαιωτική αίτηση» του καταγγέλλοντος. Το Γραφείο Διαχείρισης και Εκκαθάρισης των Ατομικών Δικαιωμάτων (PMO) της Επιτροπής [3] πληροφόρησε τον καταγγέλλοντα ότι α) οι στατιστικές πληροφορίες που είχε ζητήσει δεν υπήρχαν και β) το αίτημά του δεν είχε διεκπεραιωθεί ως αίτηση πρόσβασης σε έγγραφα δυνάμει του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 30ής Μαΐου 2001, για την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, του Συμβουλίου και της Επιτροπής («κανονισμός 1049/2001»)[4], αλλά μάλλον ως αίτηση παροχής πληροφοριών. Το PMO διαβίβασε στον καταγγέλλοντα τις σχετικές ετήσιες εκθέσεις για τα έτη 2001 έως 2004 και ανέφερε ότι θα του διαβίβαζε την ετήσια έκθεση για το 2005 μετά την οριστικοποίηση της εν λόγω έκθεσης. Το PMO απέστειλε επίσης στον καταγγέλλοντα «επισκόπηση των τελευταίων ετών». Τέλος, το PMO επισήμανε ότι ο καταγγέλλων είχε ζητήσει πρόσβαση σε όλα τα αιτήματα και τις αποφάσεις, σε περίπτωση που δεν υπήρχαν τα ζητούμενα δεδομένα. Η πρόσβαση αυτή απορρίφθηκε με σκοπό την προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα.

9. Στις 22 Νοεμβρίου 2006, ο καταγγέλλων υπέβαλε αυτό που ονόμασε «επιβεβαιωτική αίτηση πρόσβασης σε φακέλους και/ή έγγραφα βάσει του κανονισμού 1049/2001». Ο καταγγέλλων υπέβαλε τις ακόλουθες παρατηρήσεις.

10. Κατ’ αρχάς επισήμανε ότι έλαβε ορισμένα έγγραφα ως απάντηση στο προαναφερθέν αίτημά του, αλλά ότι, σε αντίθεση με το ρητό αίτημά του για ηλεκτρονικά αντίγραφα, i) τα εν λόγω έγγραφα ήταν σε έντυπη μορφή και ii) τα έγγραφα δεν ανταποκρίνονταν, σε καμία περίπτωση, στα αιτήματά του.

11. Επιπλέον, ο καταγγέλλων ανέφερε, ως εξής, ορισμένα σημεία σε απάντηση της απάντησης της Επιτροπής της 17ης Οκτωβρίου στην επιστολή του της 14ης Σεπτεμβρίου 2006:

1. Στην απάντησή της, η Επιτροπή ζήτησε από τον καταγγέλλοντα να διανείμει/διαβιβάσει τα παραδοθέντα έγγραφα μόνο μετά από διαβούλευση με το Γραφείο Διαχείρισης και Εκκαθάρισης των Ατομικών Δικαιωμάτων (PMO). Η Επιτροπή υποστήριξε ότι το αίτημα αυτό ήταν σύμφωνο με το άρθρο 19 του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης [5]. Ο καταγγέλλων θεώρησε ότι ένας τέτοιος περιορισμός δεν μπορούσε να ζητηθεί, δεδομένου ότι το αίτημά του είχε υποβληθεί βάσει του κανονισμού 1049/2001 για την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα.
2. Ο καταγγέλλων επισήμανε ότι η Επιτροπή τον είχε επιπλέον ενημερώσει ότι δεν υπήρχαν συστηματικά δομημένα δεδομένα σχετικά με αιτήσεις που αφορούσαν επαγγελματικές ασθένειες, αλλά ότι του είχε αποσταλεί επισκόπηση που κάλυπτε τα προηγούμενα δέκα έτη. Ο καταγγέλλων θεώρησε ότι οι πληροφορίες που περιλαμβάνονταν στην τελευταία ήταν εντελώς ανεπαρκείς, δεδομένου ότι ήταν στη γαλλική γλώσσα και αποτελούνταν μόνο από αριθμούς υποθέσεων.

12. Ο καταγγέλλων επισήμανε επίσης ότι ο σκοπός του αιτήματός του δεν ήταν, αυτός καθαυτόν, να αποκτήσει πρόσβαση στους αναφερόμενους φακέλους, αλλά να αποκτήσει πρόσβαση σε στατιστικές πληροφορίες (σε περίπτωση που οι προαναφερθείσες πληροφορίες δεν υπήρχαν αυτές καθαυτές). Σημείωσε επίσης ότι το αίτημά του για πρόσβαση στους φακέλους απορρίφθηκε. Ισχυρίστηκε ότι οι πληροφορίες που είχε ζητήσει περιλαμβάνονταν στην πραγματικότητα σε βάσεις δεδομένων από τις οποίες η Επιτροπή θα μπορούσε εύκολα να έχει ανακτήσει τις σχετικές πληροφορίες με τη μορφή εγγράφων και ότι η παράλειψη της Επιτροπής να το πράξει συνιστούσε παράβαση του κανονισμού 1049/2001. Σημείωσε ότι οι πληροφορίες που ήθελε να ανακτήσει προφανώς δεν ενδιαφέρουν την Επιτροπή, αλλά ότι αυτό δεν έχει σημασία βάσει του κανονισμού 1049/2001.

13. Αναφερόμενος στις πληροφορίες που του είχαν ήδη δοθεί, ο καταγγέλλων επισήμανε ότι ο αριθμός των κρουσμάτων επαγγελματικής ασθένειας ήταν περίπου 235. Ισχυρίστηκε ότι δεν θα συνεπαγόταν δυσανάλογο φόρτο εργασίας για την Επιτροπή η παροχή μερικής πρόσβασης στους σχετικούς φακέλους.

14. Κατά τον χρόνο υποβολής της καταγγελίας του στον Διαμεσολαβητή, ο καταγγέλλων δεν είχε λάβει ακόμη απάντηση από την Επιτροπή στην «επιβεβαιωτική αίτησή» του. Ωστόσο, στις 10 Ιανουαρίου 2007, ο καταγγέλλων διαβίβασε στον Διαμεσολαβητή την απάντηση της Επιτροπής εκείνης της ημερομηνίας. Ο καταγγέλλων επισήμανε ότι, παρά την απάντηση αυτή, εμμένει στην καταγγελία του. Ως εκ τούτου, το ηλεκτρονικό μήνυμα του καταγγέλλοντος της 10ης Ιανουαρίου 2007 και τα παραρτήματά του συμπεριλήφθηκαν στον φάκελο ως μέρος της καταγγελίας.

15. Η απάντηση της Επιτροπής της 10ης Ιανουαρίου 2007 στον καταγγέλλοντα εστάλη από τον Γενικό Γραμματέα της Επιτροπής και περιείχε, με έντονους χαρακτήρες, την ένδειξη «Επιβεβαιωτική αίτηση πρόσβασης σε έγγραφα βάσει του κανονισμού 1049/2001». Περιείχε ένα πρώτο μέρος με τίτλο «Πεδίο εφαρμογής του αιτήματός σας», στο οποίο συνοψίζονταν τα διάφορα σημεία του αιτήματος του καταγγέλλοντος. Στη συνέχεια, το αίτημα συζητήθηκε στα σημεία 2 και 3 της επιστολής, ως εξής:

Χειρισμός της πρώτης αίτησης

Τα στατιστικά στοιχεία που ζήτησε ο καταγγέλλων δεν υπήρχαν αυτά καθαυτά. Η παραγωγή των στατιστικών στοιχείων θα απαιτούσε σημαντικό έργο όσον αφορά την αναζήτηση και την επεξεργασία. Ως εκ τούτου, το PMO δεν εξέτασε το πρώτο αίτημα ως πρώτη αίτηση βάσει του κανονισμού 1049/2001, αλλά ως αίτημα παροχής πληροφοριών. Το PMO διαβίβασε στον καταγγέλλοντα τις σχετικές ετήσιες εκθέσεις για την περίοδο 2001-2004 και επρόκειτο να του διαβιβάσει την ετήσια έκθεση για το 2005 μετά την οριστικοποίησή της. Επιπλέον, το PMO του απέστειλε επισκόπηση των αιτήσεων για τα τελευταία 15 έτη.

Ο καταγγέλλων διατύπωσε επίσης αίτηση υπό όρους, σύμφωνα με την οποία, σε περίπτωση που τα εν λόγω δεδομένα δεν ήταν διαθέσιμα, θα επιθυμούσε πρόσβαση σε όλους τους φακέλους (αιτήσεις και αποφάσεις) για τα προηγούμενα πέντε έτη. Η αίτηση αυτή απορρίφθηκε από το PMO με σκοπό την προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα.

Εξέταση του πρώτου αιτήματος του καταγγέλλοντος

Στο ηλεκτρονικό του μήνυμα της 22ας Νοεμβρίου 2006, ο καταγγέλλων ενέμεινε στην πρώτη αίτησή του της 14ης Σεπτεμβρίου 2006. Όσον αφορά την πρόσβαση στις αιτήσεις και τις αποφάσεις, εξήγησε ότι δεν τον ενδιέφερε να αποκτήσει πρόσβαση στους φακέλους που αναφέρονται ως τέτοιοι, αλλά να αποκτήσει πρόσβαση σε στατιστικές πληροφορίες που περιέχονται σε βάση δεδομένων ή μπορούν να ανακτηθούν από βάση δεδομένων. Ως εκ τούτου, ο Γενικός Γραμματέας «τεκμαίρει ότι [ο καταγγέλλων] απέσυρε [την] αίτησή [του] για πρόσβαση σε «όλες τις αιτήσεις και αποφάσεις», που ζητήθηκαν στην [πρώτη] αίτησή [του]».

Το πεδίο εφαρμογής της αίτησης του καταγγέλλοντος και η φύση των ζητούμενων δεδομένων υπερέβησαν κατά πολύ το πεδίο εφαρμογής του κανονισμού 1049/2001. Εφιστάται η προσοχή στο άρθρο 10 παράγραφος 3 του κανονισμού 1049/2001, σύμφωνα με το οποίο «τα έγγραφα παρέχονται σε υπάρχουσα μορφή και μορφή».

Τα στοιχεία που ζητήθηκαν από τον καταγγέλλοντα δεν ήταν διαθέσιμα αυτά καθαυτά ούτε περιλαμβάνονταν σε υφιστάμενα έγγραφα. Το ίδιο ίσχυε και για τα στατιστικά στοιχεία που μπορούσαν να αντληθούν από τις αιτήσεις και τις αποφάσεις. Ο καταγγέλλων ισχυρίστηκε ότι ο ορισμός του «εγγράφου» στο άρθρο 3 στοιχείο α) του κανονισμού 1049/2001 περιλαμβάνει τα ηλεκτρονικά έγγραφα και ότι, ως εκ τούτου, οι ζητούμενες πληροφορίες εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής του κανονισμού.

Η Επιτροπή δεν μπορούσε να συμφωνήσει με την άποψη αυτή. Το άρθρο 3 στοιχείο β) του κανονισμού 1049/2001 προβλέπει απλώς ότι το μέσο δεν είναι σημαντικό για τον ορισμό ενός εγγράφου. Ένα ηλεκτρονικό έγγραφο, για παράδειγμα ένα αρχείο PDF ή ένα έγγραφο Word, είναι έγγραφο κατά την έννοια του κανονισμού. Μια βάση δεδομένων, από την άλλη πλευρά, δεν είναι ένα έγγραφο, αλλά μια συλλογή εγγράφων και δεδομένων. Ο καταγγέλλων ζητούσε απόσπασμα των στοιχείων για κάθε ασφαλισμένο της ασφάλισης ασθενείας. Είναι σαφές ότι, για να γίνει δεκτό ένα τέτοιο αίτημα, τα δεδομένα θα πρέπει να αναζητηθούν, να επιλεγούν και να υποβληθούν σε επεξεργασία. Ως εκ τούτου, το αίτημα δεν θα μπορούσε να θεωρηθεί αίτηση για έγγραφα σε υφιστάμενο μορφότυπο κατά την έννοια του άρθρου 10 παράγραφος 3 του κανονισμού 1049/2001, αλλά αίτημα για την επεξεργασία δεδομένων με σκοπό την παροχή στατιστικών πληροφοριών στον καταγγέλλοντα. Το αίτημα αυτό δεν εμπίπτει στην εφαρμογή του κανονισμού 1049/2001.

Το PMO ενήργησε ορθά απαντώντας στον καταγγέλλοντα βάσει του κώδικα ορθής διοικητικής συμπεριφοράς της Επιτροπής [6] («ο κώδικας»). Ως εκ τούτου, το ηλεκτρονικό του μήνυμα της 22ας Νοεμβρίου 2006 δεν μπορούσε να εξεταστεί και απαντήθηκε ως επιβεβαιωτική αίτηση βάσει του κανονισμού 1049/2001.

Ο καταγγέλλων ισχυρίστηκε ότι το PMO ενήργησε παράνομα ζητώντας του να ζητήσει την άδειά του πριν μεταβιβάσει τις προαναφερθείσες ετήσιες εκθέσεις. Το ζήτημα αν το άρθρο 19 του Κανονισμού Υπηρεσιακής Καταστάσεως των υπαλλήλων της Ευρωπαϊκής Ένωσης (στο εξής: ΚΥΚ) έχει ειδική εφαρμογή μπορεί να εξεταστεί περαιτέρω. Ωστόσο, εξακολουθεί να ισχύει ότι οι ετήσιες εκθέσεις δόθηκαν στον καταγγέλλοντα υπό την ιδιότητά του ως υπαλλήλου της Επιτροπής και όχι βάσει του κανονισμού 1049/2001. Ως εκ τούτου, του δόθηκαν αποκλειστικά για τα προσωπικά του στοιχεία και, ως εκ τούτου, δεν είναι δημόσια. Επομένως, το αίτημα περί εμπιστευτικής μεταχειρίσεως των εκθέσεων ήταν παραδεκτό.

Σε ένα τελευταίο χωριστό σημείο, με τίτλο «Καταγγελίες», η Επιτροπή ενημέρωσε τον καταγγέλλοντα ότι, σύμφωνα με τον κώδικα, μπορούσε να καταγγείλει την απόφαση του PMO της 17ης Οκτωβρίου 2006. Παραπέμφθηκε στον ιστότοπο της Επιτροπής που περιέχει έντυπα καταγγελίας.

16. Σε σύντομο ηλεκτρονικό μήνυμα της 10ης Ιανουαρίου 2007, ο καταγγέλλων απάντησε στην ανωτέρω απάντηση της Επιτροπής. Στην απάντησή του, ο καταγγέλλων:

i) επανέλαβε την άποψή του ότι το αίτημά του της 14ης Σεπτεμβρίου 2006 εμπίπτει στον κανονισμό 1049/2001· και

iii) υποστήριξε ότι η Επιτροπή είχε σαφώς διαπράξει «ερμηνευτικό σφάλμα» λειτουργώντας βάσει του τεκμηρίου ότι δεν εμμένει πλέον στην αίτησή του για πρόσβαση σε «όλες τις αιτήσεις και αποφάσεις»(βλ. ανωτέρω).

17. Στη γνώμη της, η Επιτροπή παρείχε αρχικά τις ακόλουθες γενικές πληροφορίες και στη συνέχεια εξέφρασε τη θέση της σχετικά με την καταγγελία του καταγγέλλοντος.

Γενικές πληροφορίες

Στις 14 Σεπτεμβρίου 2006, ο καταγγέλλων υπέβαλε το αίτημά του (η Επιτροπή επανέλαβε το ιστορικό του αιτήματος του καταγγέλλοντος, όπως συνοψίζεται ανωτέρω στην ενότητα «Η καταγγελία»).

Το PMO απάντησε στις 17 Οκτωβρίου 2006. Αντίγραφο της επιστολής αυτής επισυνάφθηκε στη γνώμη της Επιτροπής. Επιβεβαίωσε ότι τα στατιστικά στοιχεία που ζήτησε ο καταγγέλλων δεν υπήρχαν αυτά καθαυτά. Ωστόσο, το PMO διαβίβασε στον καταγγέλλοντα τις ετήσιες εκθέσεις για την περίοδο 2001-2004 και ανακοίνωσε ότι θα του διαβίβαζε την ετήσια έκθεση για το 2005 μετά την οριστικοποίησή της. Επιπλέον, το PMO απέστειλε στον καταγγέλλοντα επισκόπηση του αριθμού των ατυχημάτων, των αιτήσεων επαγγελματικής ασθένειας και των φυσικών θανάτων κατά την προηγούμενη δεκαετία, αντίγραφο της οποίας επισυνάφθηκε. Η πρόσβαση σε ατομικές αιτήσεις και αποφάσεις απορρίφθηκε με την αιτιολογία ότι τα εν λόγω έγγραφα περιέχουν δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα, η γνωστοποίηση των οποίων θα έβλαπτε την ιδιωτική ζωή των ενδιαφερόμενων ατόμων. Το PMO έκρινε ότι δεν θα ήταν δυνατή η παροχή ανώνυμων αντιγράφων των εν λόγω αιτήσεων και αποφάσεων.

Ο καταγγέλλων υπέβαλε επιβεβαιωτική αίτηση με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στις 22 Νοεμβρίου 2006. Διαμαρτυρήθηκε για το γεγονός ότι τα έγγραφα παραδόθηκαν σε χαρτί και όχι σε ηλεκτρονική μορφή και ότι δεν ικανοποιούσαν το αίτημά του. Ο καταγγέλλων επανέλαβε το προαναφερθέν αίτημά του. Όσον αφορά την πρόσβαση σε αιτήσεις και αποφάσεις, διευκρίνισε ότι δεν ζητούσε πρόσβαση στους πλήρεις φακέλους ασθενείας όλων των ασφαλισμένων, αλλά επιδίωκε να αποκτήσει ανωνυμοποιημένα στατιστικά στοιχεία, τα οποία ήταν πιθανώς διαθέσιμα σε βάση δεδομένων ή μπορούσαν να ανακτηθούν από αυτήν.

Στις 10 Ιανουαρίου 2007, ο Γενικός Γραμματέας επιβεβαίωσε ότι το αίτημα του καταγγέλλοντος δεν ενέπιπτε στο πεδίο εφαρμογής του κανονισμού 1049/2001 και έκρινε ότι το PMO είχε διεκπεραιώσει επαρκώς το αίτημά του για πληροφορίες σύμφωνα με τον κώδικα.

1.5 Την ίδια ημέρα, ο καταγγέλλων δήλωσε ότι, κατά την άποψή του, ο κανονισμός 1049/2001 είχε εφαρμογή στην αίτησή του. Ενημερώνει τον Γενικό Γραμματέα ότι, εν τω μεταξύ, έχει υποβάλει καταγγελία στον Διαμεσολαβητή. Η Επιτροπή έλαβε υπόψη το γεγονός αυτό και δεν έδωσε συνέχεια σε περαιτέρω αλληλογραφία με τον καταγγέλλοντα.

Η θέση της Επιτροπής

Ο καταγγέλλων ζήτησε πολύ εκτεταμένα στατιστικά στοιχεία σχετικά με το κοινό σύστημα υγειονομικής ασφάλισης. Τέτοιες στατιστικές δεν υπήρχαν αυτές καθαυτές. Το αίτημα του καταγγέλλοντος μπορούσε να ικανοποιηθεί μόνο με την ανάκτηση και την επεξεργασία δεδομένων με συγκεκριμένο σκοπό την παροχή των ζητούμενων στατιστικών στοιχείων. Δεδομένου ότι το αίτημά του δεν αφορούσε υφιστάμενο έγγραφο σε υφιστάμενη μορφή, δεν ενέπιπτε στο πεδίο εφαρμογής του κανονισμού 1049/2001.

Το PMO προσπάθησε να ικανοποιήσει το αίτημα του καταγγέλλοντος για παροχή πληροφοριών, παρέχοντάς του τις υφιστάμενες ετήσιες εκθέσεις σχετικά με το κοινό σύστημα υγειονομικής ασφάλισης. Επιπλέον, συνέταξε επισκόπηση των αιτήσεων αναγνώρισης επαγγελματικής ασθένειας που υποβλήθηκαν κατά τα προηγούμενα 15 έτη.

Το PMO ενήργησε σε πλήρη συμμόρφωση με τις διατάξεις του κώδικα.

18. Στις παρατηρήσεις του επί της γνώμης της Επιτροπής, ο καταγγέλλων διατύπωσε συνοπτικά τις ακόλουθες παρατηρήσεις.

1. Τα πραγματικά περιστατικά στα οποία αναφέρεται η Επιτροπή ήταν σε μεγάλο βαθμό ακριβή, εκτός από το γεγονός ότι, στο ηλεκτρονικό του μήνυμα της 22ας Νοεμβρίου 2006, ο καταγγέλλων είχε αποσύρει την αίτησή του για όλες τις αιτήσεις και τις αποφάσεις που αναφέρονται στο σημείο αυτό. Αυτό δεν ήταν σε καμία περίπτωση η περίπτωση, και απλά δεν θα μπορούσε να συναχθεί από το εν λόγω e-mail. Επιπλέον, η Επιτροπή δεν ανέφερε ότι ο καταγγέλλων δήλωσε ρητά στο ηλεκτρονικό μήνυμά του της 10ης Ιανουαρίου 2007 ότι διατήρησε πλήρως όλες τις υπό όρους αιτήσεις του.
2. Η γνώμη της Επιτροπής θέτει τα ακόλουθα ζητήματα, αλλά τα εξετάζει μόνο με στοιχειώδη τρόπο:

α) Υπάρχουν έγγραφα που περιέχουν τα στατιστικά στοιχεία που ζήτησε ο καταγγέλλων και στα οποία δεν του χορηγήθηκε πρόσβαση;

β) Είναι τα ηλεκτρονικά δεδομένα «έγγραφα» κατά την έννοια του κανονισμού 1049/2001;

γ) Έχει συμμορφωθεί η Επιτροπή με τις υποχρεώσεις που υπέχει δυνάμει του άρθρου 6 του κανονισμού 1049/2001;

δ) Διεκπεραίωσε ορθά η Επιτροπή τις υπό όρους αιτήσεις;

ε) Ενήργησε η Επιτροπή σύμφωνα με τον κώδικα ορθής διοικητικής συμπεριφοράς της;

Ο καταγγέλλων θεώρησε ότι οι απαντήσεις στις ερωτήσεις αυτές είναι οι ακόλουθες:

α) Πρέπει να θεωρηθεί δεδομένο ότι η Επιτροπή διαθέτει «έγγραφα», κατά την έννοια του κανονισμού 1049/2001, τα οποία περιέχουν τα ζητούμενα δεδομένα. Αυτό μπορεί να συναχθεί, μεταξύ άλλων, από το γεγονός ότι ο Επίτροπος Kallas, στην απάντησή του σε ερώτηση βουλευτή του ΕΚ (P-5444/06), παρείχε πληροφορίες σχετικά με το σύστημα ιατρικής περίθαλψης, οι οποίες είναι πολύ λεπτομερέστερες από τις πληροφορίες που παρασχέθηκαν στον καταγγέλλοντα. Όταν τα στοιχεία αυτά μπορούν να κοινοποιηθούν εξωτερικά, πρέπει να τεκμαίρεται ότι η Επιτροπή κατέχει πολύ λεπτομερέστερες πληροφορίες εσωτερικά.

Γενικά, δεν είναι δυνατόν να φανταστεί κανείς τον τρόπο με τον οποίο η Επιτροπή θα έλεγχε εσωτερικά το σύστημά της ιατρικής περίθαλψης εάν είχε στην κατοχή της μόνο τα «έγγραφα» που παρασχέθηκαν στον καταγγέλλοντα στην παρούσα υπόθεση.

β) Το άρθρο 3, στοιχείο β ́, του κανονισμού 1049/2001 ορίζει τα εξής:

"α)"έγγραφο": κάθε περιεχόμενο, ανεξαρτήτως μέσου (γραμμένο σε χαρτί ή αποθηκευμένο υπό ηλεκτρονική μορφή ή με ηχητική, οπτική ή οπτικοακουστική εγγραφή), το οποίο αφορά τις πολιτικές, τις δραστηριότητες και τις αποφάσεις που εμπίπτουν στη σφαίρα ευθύνης του οργάνου".

Αυτός ο ευρύς ορισμός πρέπει να θεωρηθεί ότι περιλαμβάνει τις βάσεις δεδομένων και το περιεχόμενό τους.

γ) Η Επιτροπή παρέλειψε να ενεργήσει σύμφωνα με την υποχρέωσή της να εξεύρει «δίκαιη λύση», όπως προβλέπεται στο άρθρο 6 του κανονισμού 1049/2001. Θα έπρεπε να είχε βοηθήσει τον καταγγέλλοντα ανακτώντας ενεργά τα σχετικά δεδομένα από τις σχετικές βάσεις δεδομένων.

δ) Οι «υπό όρους αιτήσεις» του καταγγέλλοντος αναφέρονταν σε κλασικά έντυπα έγγραφα. Επομένως, μολονότι η Επιτροπή μπορεί να έχει δίκιο όσον αφορά την πρόσβαση σε δεδομένα που περιέχονται σε βάσεις δεδομένων, γεγονός παραμένει ότι ο καταγγέλλων είχε υποβάλει κατάλληλες αιτήσεις για πρόσβαση του κοινού σε έγγραφα δυνάμει του κανονισμού 1049/2001.

Επιπλέον, η Επιτροπή φαίνεται να αναφέρεται στην αδυναμία μαυρίσματος –δηλαδή παροχής μερικής πρόσβασης– των εγγράφων. Αυτό, ωστόσο, δεν συνάδει με τη νομολογία των κοινοτικών δικαστηρίων, η οποία προβλέπει την υποχρέωση παροχής μερικής προσβάσεως ακόμη και στην περίπτωση πολύ μεγάλου αριθμού εγγράφων.

ε) Ακόμη και αν γινόταν (λανθασμένα) δεκτή η άποψη της Επιτροπής ότι ο κανονισμός 1049/2001 δεν ήταν εφαρμοστέος στην παρούσα υπόθεση, η Επιτροπή θα παρέλειπε σαφώς να τηρήσει τον κώδικα της. Ειδικότερα, δεν προσέφερε στον καταγγέλλοντα τη συνδρομή που όφειλε να του παράσχει.

Η προκαταρκτική αξιολόγηση του Διαμεσολαβητή που οδήγησε σε πρόταση φιλικής λύσης

19. Η Διαμεσολαβήτρια υπέβαλε πρόταση για φιλική λύση, με βάση τα ακόλουθα πορίσματα:

20. Στην απάντησή της στην επιβεβαιωτική αίτηση του καταγγέλλοντος της 22ας Νοεμβρίου 2006, η Επιτροπή, πρώτον, επισήμανε ότι τα στατιστικά στοιχεία που ζήτησε ο καταγγέλλων δεν υπήρχαν αυτά καθαυτά και ότι η παραγωγή αυτών των στοιχείων θα απαιτούσε σημαντικό έργο όσον αφορά την αναζήτηση και την επεξεργασία. Στο πλαίσιο αυτό, ο καταγγέλλων υποστήριξε ουσιαστικά ότι ο ευρύς ορισμός των «εγγράφων» στο άρθρο 3 στοιχείο α) του κανονισμού 1049/2001 [7] περιλαμβάνει τις βάσεις δεδομένων και το περιεχόμενο των δεδομένων τους. Επισήμανε επίσης ότι η Επιτροπή θα μπορούσε εύκολα να ανακτήσει από τη βάση δεδομένων της τις πληροφορίες που ζήτησε. Στη γνωμοδότησή της επί της καταγγελίας, η Επιτροπή αναφέρθηκε, κατ’ ουσίαν, στη θέση που έλαβε στην απόφασή της επί της επιβεβαιωτικής αίτησης.

21. Ο Διαμεσολαβητής υπενθύμισε ότι, σε μια άλλη έρευνα σχετικά με την πρόσβαση σε έγγραφα ή δεδομένα σε βάση δεδομένων της Επιτροπής (καταγγελία 1693/2005/PB), η Επιτροπή δήλωσε συγκεκριμένα ότι είχε υιοθετήσει μια γενική πρακτική «σύμφωνα με την οποία το αποτέλεσμα μιας κανονικής αναζήτησης στη βάση δεδομένων («συνήθεις πράξεις» (...)) θεωρείται έγγραφο κατά την έννοια του κανονισμού 1049/2001. Ωστόσο, η Επιτροπή δεν θα τροποποιήσει τις υφιστάμενες παραμέτρους αναζήτησης της βάσης δεδομένων προκειμένου να είναι σε θέση να ανακτήσει τις ζητούμενες πληροφορίες." Στην περίπτωση αυτή, ο Διαμεσολαβητής σημείωσε ότι, σύμφωνα με τις αρχές της χρηστής διοίκησης, η Επιτροπή είχε καθήκον να παράσχει βάσιμους και επαρκείς λόγους για την απόρριψη της αίτησης πρόσβασης του καταγγέλλοντος. Ωστόσο, η Επιτροπή έκρινε ουσιαστικά ότι αυτό που είχε ζητήσει ο καταγγέλλων δεν μπορούσε να ανακτηθεί από την εν λόγω βάση δεδομένων μέσω «συνήθους αναζήτησης» ή «συνήθων εργασιών». Επιπλέον, ανέφερε ότι η παροχή των επιθυμιών του καταγγέλλοντος θα απαιτούσε τροποποίηση των υφιστάμενων παραμέτρων αναζήτησης στη βάση δεδομένων και θα απαιτούσε σημαντικό νέο προγραμματισμό, ο οποίος δεν ήταν απαραίτητος για την εκτέλεση των καθηκόντων της Επιτροπής. Ο Διαμεσολαβητής διαπίστωσε (στο σημείο 1.5 της τελικής απόφασής του) ότι η Επιτροπή, προβαίνοντας στις δηλώσεις αυτές, δεν εκπλήρωσε δεόντως το προαναφερθέν καθήκον της. Οι εν λόγω δηλώσεις θα μπορούσαν να θεωρηθούν βάσιμοι λόγοι στον βαθμό που αφορούσαν τον παράλογο χαρακτήρα του διοικητικού φόρτου που θα συνεπαγόταν για το θεσμικό όργανο η παροχή των στοιχείων που είχε ζητήσει ο καταγγέλλων [8]. Ωστόσο, η Επιτροπή δεν είχε προβάλει επαρκώς συγκεκριμένα και δεόντως τεκμηριωμένα επιχειρήματα σύμφωνα με τα οποία η ανάκτηση των στοιχείων που είχε ζητήσει ο καταγγέλλων συνεπαγόταν την επιβολή υπέρμετρου διοικητικού φόρτου σε αυτόν.

22. Στην παρούσα υπόθεση, ο Διαμεσολαβητής κατέληξε στο προκαταρκτικό συμπέρασμα ότι είχε σημειωθεί παρόμοια περίπτωση κακοδιοίκησης, υπό την έννοια ότι η Επιτροπή δεν είχε προβάλει επαρκώς συγκεκριμένα και δεόντως τεκμηριωμένα επιχειρήματα, σύμφωνα με τα οποία η ανάκτηση των αιτημάτων του καταγγέλλοντος συνεπαγόταν την επιβολή υπέρμετρου διοικητικού φόρτου σε αυτόν. Οι αναφορές της Επιτροπής σε «σημαντικό έργο όσον αφορά την αναζήτηση και την επεξεργασία» διατυπώνονται με γενικούς όρους και, ως εκ τούτου, δεν συνιστούν τέτοια επιχειρήματα. Ως εκ τούτου, ο Διαμεσολαβητής κατέληξε στο προκαταρκτικό συμπέρασμα ότι η προαναφερθείσα παράλειψη της Επιτροπής να προβάλει επαρκώς συγκεκριμένα και δεόντως τεκμηριωμένα επιχειρήματα συνιστούσε περίπτωση κακοδιοίκησης.

23. Δεύτερον, ο καταγγέλλων είχε ζητήσει πρόσβαση σε «όλες τις αιτήσεις και αποφάσεις/αρχεία», σε περίπτωση που τα συγκεκριμένα ζητούμενα δεδομένα δεν ήταν διαθέσιμα (σημεία Α.9 και Β.7 της αίτησης). Η Επιτροπή απέρριψε το αίτημα αυτό με σκοπό την προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα. Στην επιβεβαιωτική αίτησή του, ο καταγγέλλων παρατήρησε, εν προκειμένω, ότι σκοπός του αιτήματός του δεν ήταν να αποκτήσει πρόσβαση στους φακέλους που αναφέρονται ως τέτοιοι, αλλά να λάβει τις στατιστικές πληροφορίες που επιθυμούσε. Στην απόφασή της σχετικά με την επιβεβαιωτική αίτηση, η Επιτροπή βασίστηκε στην παρατήρηση αυτή για να καταλήξει στο συμπέρασμα ότι ο καταγγέλλων είχε ουσιαστικά αποσύρει το προαναφερθέν αίτημά του. Στην παρούσα καταγγελία, ο καταγγέλλων αμφισβήτησε έντονα την ερμηνεία της Επιτροπής όσον αφορά την προαναφερθείσα δήλωσή του. Στη γνωμοδότησή της επί της καταγγελίας, η Επιτροπή αναφέρθηκε, κατ’ ουσίαν, στη θέση που έλαβε στην απόφασή της επί της επιβεβαιωτικής αίτησης.

24. Ο Διαμεσολαβητής σημείωσε ότι η προαναφερθείσα δήλωση στην επιβεβαιωτική αίτηση του καταγγέλλοντος δεν περιέχει ρητή ανάκληση του επίμαχου αιτήματος. Επιπλέον, δεν μπορεί ευλόγως να συναχθεί από τη δήλωση αυτή ότι συνεπαγόταν την παραίτηση από το αίτημα αυτό. Ο καταγγέλλων φαίνεται ότι προέβη στην ανωτέρω δήλωση προκειμένου να δηλώσει ότι δεν αναζήτησε δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα, αλλά στατιστικά δεδομένα τα οποία θα μπορούσαν να συλλεχθούν από τη μελέτη των «αιτήσεων και αποφάσεων/αρχείων» που αναφέρονται στο αίτημά του. Κατόπιν προκαταρκτικής διαπίστωσης, ο Διαμεσολαβητής διαπίστωσε ότι η Επιτροπή διέπραξε περαιτέρω κρούσμα κακοδιοίκησης παραλείποντας να εξετάσει δεόντως την επιβεβαιωτική αίτηση του καταγγέλλοντος, στον βαθμό που έκρινε ότι ο καταγγέλλων είχε, κατ’ ουσίαν, αποσύρει το προαναφερθέν αίτημά του.

25. Στην πρώτη απάντησή της της 17ης Οκτωβρίου 2006, στην οποία επισύναψε αντίγραφα των ετήσιων εκθέσεων (2001-2004) που προαναφέρθηκαν, η Επιτροπή ζήτησε από τον καταγγέλλοντα να μην διανείμει/διαβιβάσει τις εν λόγω εκθέσεις χωρίς προηγούμενη διαβούλευση μαζί του. Στήριξε την αίτησή της στο άρθρο 19 του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης [9]. Στην επιβεβαιωτική αίτησή του, ο καταγγέλλων αμφισβήτησε αυτόν τον περιορισμό, επισημαίνοντας ότι οι εκθέσεις του είχαν δοθεί ως απάντηση στο αίτημά του, βάσει του κανονισμού 1049/2001, για πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα. Στην απόφασή της σχετικά με την επιβεβαιωτική αίτηση του καταγγέλλοντος, η Επιτροπή ανέφερε ότι το ζήτημα της ειδικής εφαρμογής του άρθρου 19 του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης θα μπορούσε να παραμείνει ανοικτό για περαιτέρω εξέταση. Ωστόσο, έκρινε ότι οι ετήσιες εκθέσεις είχαν δοθεί στον καταγγέλλοντα υπό την ιδιότητά του ως υπαλλήλου της Επιτροπής και όχι βάσει του κανονισμού 1049/2001. Ως εκ τούτου, του δόθηκαν αποκλειστικά για τα προσωπικά του στοιχεία και, ως εκ τούτου, δεν είναι δημόσια και, ως εκ τούτου, το αίτημα να αντιμετωπιστούν οι εκθέσεις ως εμπιστευτικές ήταν επιτρεπτό. Ο καταγγέλλων αμφισβήτησε την προσέγγιση αυτή της Επιτροπής. Στη γνωμοδότησή της επί της καταγγελίας, η Επιτροπή αναφέρθηκε, κατ’ ουσίαν, στη θέση που έλαβε στην απόφασή της επί της επιβεβαιωτικής αίτησης.

26. Ο Διαμεσολαβητής σημείωσε ότι η Επιτροπή απλώς δεν είχε παράσχει συγκεκριμένους, πειστικούς λόγους για τους οποίους θα έπρεπε να θεωρηθεί ότι ο καταγγέλλων έλαβε τις εν λόγω ετήσιες εκθέσεις υπό την ιδιότητά του ως υπαλλήλου και όχι ως μέλους του κοινού. Επίσης, λαμβάνοντας υπόψη ότι ο καταγγέλλων δεν είναι ενεργός αλλά συνταξιούχος κοινοτικός υπάλληλος, ο Διαμεσολαβητής προέβη στην προκαταρκτική διαπίστωση ότι η Επιτροπή διέπραξε περίπτωση κακοδιοίκησης παραλείποντας να παράσχει βάσιμους και επαρκείς λόγους για την απόρριψη του μέρους της επιβεβαιωτικής αίτησης του καταγγέλλοντος που αμφισβητεί τον προαναφερθέντα περιορισμό.

27. Υπό το πρίσμα των πορισμάτων αυτών, η Διαμεσολαβήτρια υπέβαλε τις ακόλουθες προτάσεις:

1. Όσον αφορά την προκαταρκτική διαπίστωση κακοδιοίκησης στη σκέψη 22 ανωτέρω, η Επιτροπή θα μπορούσε να εξετάσει το ενδεχόμενο παροχής της ζητούμενης πρόσβασης ή να υποβάλει επαρκώς συγκεκριμένα και δεόντως τεκμηριωμένα επιχειρήματα για να μην το πράξει.
2. Όσον αφορά την προκαταρκτική διαπίστωση κακοδιοίκησης στην παράγραφο 24 ανωτέρω, η Επιτροπή θα μπορούσε να εξετάσει το ενδεχόμενο να αναθεωρήσει την αντίληψή της για τη σχετική δήλωση του καταγγέλλοντος στην επιβεβαιωτική αίτησή του και να εξετάσει το σχετικό αίτημα του καταγγέλλοντος.
3. Όσον αφορά την προκαταρκτική διαπίστωση κακοδιοίκησης στην παράγραφο 26 ανωτέρω, η Επιτροπή θα μπορούσε να επανεξετάσει το μέρος της επιβεβαιωτικής αίτησης του καταγγέλλοντος που αμφισβητεί τον περιορισμό που αναφέρεται στην αρχή της παραγράφου 25 ανωτέρω.

Τα επιχειρήματα που παρουσιάστηκαν στον Διαμεσολαβητή μετά την πρόταση φιλικής λύσης

28. Στη γνωμοδότησή της σχετικά με την πρόταση φιλικής λύσης, η Επιτροπή διατύπωσε συνοπτικά τα ακόλουθα σημεία:

29. Σύμφωνα με το άρθρο 72 του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης, εξασφαλίζεται στους υπαλλήλους της διοίκησης της ΕΕ η επιστροφή των ιατρικών εξόδων τους. Ο χειρισμός των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα γίνεται λαμβάνοντας δεόντως υπόψη το άρθρο 26α του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης, το οποίο επιβεβαιώνει ότι κάθε υπάλληλος έχει δικαίωμα πρόσβασης στον ιατρικό φάκελό του, και τον κανονισμό 45/2001 σχετικά με την προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα.

30. Η διαχείριση του κοινού συστήματος ασφάλισης ασθενείας πραγματοποιείται μέσω του συστήματος πληροφορικής «ASSMAL». Το σύστημα αυτό αναπτύχθηκε το 1992 με βάση ένα πρόγραμμα ηλεκτρονικού υπολογιστή, το οποίο βασιζόταν σε μια πλατφόρμα βάσεων δεδομένων της Oracle. Τα δεδομένα που περιέχονται σε αυτό το σύστημα μπορούν να ανακτηθούν μόνο μέσω περιορισμένου αριθμού επιλογών που αποσκοπούν στην κατάρτιση της ετήσιας έκθεσης. Τα στατιστικά στοιχεία που ζητούνται από τον καταγγέλλοντα δεν μπορούν να παραχθούν με βάση αυτό το σύστημα.

31. Σύμφωνα με το άρθρο 10 παράγραφος 3 του κανονισμού 1049/2001 για την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα, τα έγγραφα «παρέχονται σε υπάρχουσα μορφή και μορφή». Τα θεσμικά όργανα δεν υποχρεούνται να συντάσσουν νέα έγγραφα ή νέες εκδόσεις υφιστάμενων εγγράφων.

32. Ως εκ τούτου, η Επιτροπή δεν υποχρεούται να καταρτίζει στατιστικές, βάσει κριτηρίων που της κοινοποιούνται από τον καταγγέλλοντα. Ως εκ τούτου, το αίτημα που υπέβαλε ο καταγγέλλων δεν εμπίπτει στον κανονισμό 1049/2001, αλλά μόνο στον κώδικα ορθής διοικητικής συμπεριφοράς της Επιτροπής.

33. Επομένως, δεδομένου ότι η Επιτροπή δεν υποχρεούται, πρώτον, να προσκομίσει τα στατιστικά στοιχεία που ζήτησε ο καταγγέλλων, δεν υποχρεούται να αιτιολογήσει την άρνησή της επικαλούμενη τον δυσανάλογο φόρτο εργασίας που συνεπάγεται η παραγωγή των στατιστικών.

34. Παρά το γεγονός ότι δεν υπάρχει τέτοια υποχρέωση, θα πρέπει να σημειωθεί ότι στην πραγματικότητα θα συνεπαγόταν δυσανάλογο διοικητικό φόρτο η παραγωγή των στατιστικών που ζήτησε ο καταγγέλλων. Η Επιτροπή θεωρεί ότι θα ήταν αντίθετο προς τη χρηστή διοίκηση να ικανοποιηθεί το αίτημα του καταγγέλλοντος. Η ικανοποίηση του αιτήματος, το οποίο υποβλήθηκε από ένα μόνο πρόσωπο για τα προσωπικά του συμφέροντα σε έναν συγκεκριμένο τομέα και στον οποίο δεν υπάρχει γενικό δημόσιο συμφέρον, θα συνεπαγόταν την επένδυση σημαντικών ανθρώπινων πόρων. Ορισμένες από τις στατιστικές θα πρέπει ακόμη και να παράγονται με το χέρι.

35. Όσον αφορά τα ζητήματα που αναφέρονται στις παραγράφους 2.6 και 2.7 της πρότασης φιλικής λύσης (βλ. παράγραφο 9 ανωτέρω της παρούσας απόφασης), η Επιτροπή αναγνώρισε ότι στην πραγματικότητα υπήρξε παρανόηση και ότι ο καταγγέλλων δεν είχε αποσύρει το (υπό όρους) αίτημά του για πρόσβαση του κοινού σε έγγραφα δυνάμει του κανονισμού 1049/2001. Όσον αφορά την ουσία του αιτήματος αυτού, η Επιτροπή επισήμανε ότι δεν μπορούσε να επιτραπεί η πρόσβαση του κοινού. Το αντικείμενο του αιτήματος του καταγγέλλοντος αφορούσε έγγραφα που περιείχαν δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα. Η δημοσιοποίηση των εγγράφων αυτών θα έθιγε την προστασία της ιδιωτικής ζωής και της ακεραιότητας των ατόμων κατά την έννοια της εξαίρεσης που προβλέπεται στο άρθρο 4 παράγραφος 1 στοιχείο β) του κανονισμού 1049/2001.

36. Όσον αφορά το ζήτημα που αναφέρεται στην παράγραφο 2.9 της πρότασης φιλικής λύσης (βλ. παράγραφο 9 ανωτέρω της παρούσας απόφασης), η Επιτροπή υποστήριξε ότι οι εν λόγω εκθέσεις είχαν αποσταλεί στον καταγγέλλοντα υπό την ιδιότητά του ως υπαλλήλου. Ωστόσο, η Επιτροπή δήλωσε ότι δέχθηκε να άρει τον περιορισμό που στηριζόταν στο άρθρο 19 του ΚΥΚ. Επέμεινε, ωστόσο, ότι οι εκθέσεις δεν μπορούν να χρησιμοποιηθούν για εμπορικούς σκοπούς.

Περαιτέρω έρευνες του Διαμεσολαβητή

37. Ο Διαμεσολαβητής αποφάσισε ότι, για τη διενέργεια της αξιολόγησής του, ήταν αναγκαίο να επισκεφθεί την Επιτροπή και να εξετάσει τη βάση δεδομένων και τα σχετικά έγγραφα/δεδομένα στην παρούσα υπόθεση. Στις 8 Ιουνίου 2009, ο αρμόδιος νομικός σύμβουλός του πραγματοποίησε την επίσκεψη στις εγκαταστάσεις της Επιτροπής. Οι παρόντες υπάλληλοι της Επιτροπής προέρχονταν από τη Γενική Γραμματεία και το Γραφείο Διαχείρισης και Εκκαθάρισης των Ατομικών Δικαιωμάτων (PMO). Ο νομικός σύμβουλος του Διαμεσολαβητή εξήγησε τον σκοπό της επίσκεψης και συμφώνησε με το προσωπικό της Επιτροπής ότι θα μπορούσε να πραγματοποιηθεί μέσω α) σύντομης παρουσίασης των σχετικών εργαλείων ανάκτησης δεδομένων και β) εξέτασης, σημείο προς σημείο, του αιτήματος του καταγγέλλοντος για πληροφορίες και έγγραφα.

38. Όσον αφορά τα σχετικά συστήματα ανάκτησης δεδομένων που χρησιμοποιούνται από το PMO, ελήφθησαν οι ακόλουθες πληροφορίες:

39. Από το 1994, ο Τομέας Επαγγελματικών Ασθενειών (AMP) του PMO.3 καταγράφει τα δεδομένα του, για κάθε αίτηση και φάκελο, σχετικά με τις επαγγελματικές ασθένειες και τα ατυχήματα σε ένα σύστημα που ονομάζεται «ASSMAL». Αυτό το σύστημα περιέχει μια σειρά από πεδία με τυποποιημένα δεδομένα και μια σειρά από πεδία με ελεύθερο κείμενο (για σχόλια και ούτω καθεξής). Προκειμένου να βελτιωθεί η επεξεργασία και η ανάκτηση δεδομένων, ο τομέας AMP άρχισε να χρησιμοποιεί (περίπου στα τέλη του 2006) μια νέα εφαρμογή που ονομάζεται «Επιχειρηματικά Αντικείμενα». Το σύστημα αυτό εισάγει τυποποιημένα δεδομένα (αλλά όχι ελεύθερο κείμενο) από το «ASSMAL» σε διάφορες κατηγορίες. Βάσει αυτών, το Γραφείο Διαχείρισης και Εκκαθάρισης των Ατομικών Δικαιωμάτων (PMO) μπορεί να διενεργεί αναζητήσεις αποτελεσματικότερα. Το Γραφείο Διαχείρισης και Εκκαθάρισης των Ατομικών Δικαιωμάτων (PMO) παρείχε σχετικές εκτυπώσεις οθόνης εκτύπωσης από τα προαναφερθέντα συστήματα.

40. Όσον αφορά την εξέταση του συγκεκριμένου αιτήματος του καταγγέλλοντος για πληροφορίες και έγγραφα, ελήφθησαν οι ακόλουθες πληροφορίες (που παρατίθενται μετά από κάθε χωριστό μέρος του αιτήματος).

Α. Πρόσβαση σε όλα τα στατιστικά στοιχεία του Κοινού Συστήματος Υγειονομικής Ασφάλισης για την τελευταία πενταετία και ειδικότερα:

1. τον αριθμό των αιτήσεων: Το Γραφείο Διαχείρισης και Εκκαθάρισης των Ατομικών Δικαιωμάτων (PMO) έχει ήδη παράσχει τις πληροφορίες αυτές στον καταγγέλλοντα.
2. ο μέσος όγκος (αιτήσεις/πληρωμές): Το PMO δεν ήταν απολύτως σαφές ως προς το τι εννοούσε ο καταγγέλλων με το εν λόγω αίτημα.
3. τον ελάχιστο, μέγιστο και μέσο χρόνο διεκπεραίωσης των αιτήσεων, από την καταχώρισή τους έως την απόφαση και την πληρωμή, καθώς και την εξέλιξη της επεξεργασίας των υποθέσεων, με την πάροδο του χρόνου: Τα προαναφερθέντα συστήματα ΤΠ δεν σχεδιάστηκαν για την παροχή των εν λόγω πληροφοριών και τα μέλη του προσωπικού του PMO που χειρίζονται υποθέσεις δεν θα ήταν σε θέση να ανακτήσουν ουσιαστικά και/ή αξιόπιστα σχετικά δεδομένα εν προκειμένω. Η συμμετοχή του προσωπικού ΤΠ θα μπορούσε, ωστόσο, να καταστήσει δυνατή την εν λόγω ανάκτηση, αλλά δεν έχει πραγματοποιηθεί σχετική αξιολόγηση. Τέλος, επισημάνθηκε ότι το PMO ζήτησε από τον ιδιωτικό ασφαλιστή να παράσχει, από το 2007, τα σχετικά στοιχεία του σχετικά με τον χρόνο διεκπεραίωσης των υποθέσεων και τα αποτελέσματα. Το Γραφείο Διαχείρισης και Εκκαθάρισης των Ατομικών Δικαιωμάτων (PMO) παρείχε ένα παράδειγμα δεδομένων που είχε προσκομίσει βάσει των εν λόγω πληροφοριών.
4. τον αριθμό των αιτήσεων για τις οποίες απαιτείται προηγούμενη συμφωνία και το αποτέλεσμά τους (ανά κατηγορία): Το PMO δήλωσε ότι οι πληροφορίες αυτές δεν μπορούσαν να ληφθούν από το προσωπικό του που ήταν παρόν κατά τη διάρκεια του ελέγχου, δεδομένου ότι το θέμα αυτό ενέπιπτε ειδικά στην αρμοδιότητα της «Υπηρεσίας διακανονισμού». Ο τελευταίος δεν κλήθηκε να συμμετάσχει στον έλεγχο.
5. τον αριθμό των αιτήσεων με προκαταβολή, τα αποτελέσματα και τον όγκο τους: Ισχύουν οι παρατηρήσεις που αφορούν το προηγούμενο σημείο.
6. τις αιτήσεις αναγνώρισης ατυχημάτων (συμπεριλαμβανομένου του χρόνου διεκπεραίωσης και της απόφασης): Ισχύουν οι παρατηρήσεις σχετικά με το σημείο 3 ανωτέρω.
7. επισκόπηση περαιτέρω διαθέσιμων στατιστικών στοιχείων: Το αίτημα αυτό δεν ήταν απολύτως σαφές. Το PMO επέστησε την προσοχή στο γεγονός ότι είχε ήδη υποβάλει στον καταγγέλλοντα ορισμένες σχετικές ετήσιες εκθέσεις. Θα ήταν πρόθυμη να παράσχει στον καταγγέλλοντα τα τελευταία στατιστικά στοιχεία της σχετικά με τα έτη 2007 και 2008. Ωστόσο, το PMO επισήμανε ότι οι πληροφορίες αυτές αφορούν ατυχήματα που έχουν δηλωθεί από την 1η Ιανουαρίου 2007 και αφορούν υποθέσεις που δεν έχουν περατωθεί.
8. τον αριθμό των μελών του προσωπικού που είναι αρμόδια για τη διεκπεραίωση των αιτήσεων: Ο τομέας AMP αποτελείται από 17 μέλη του προσωπικού, τα οποία καλύπτουν και άλλα καθήκοντα, εκτός από τον χειρισμό υποθέσεων (ιδίως την υποκατάσταση).
9. σε περίπτωση που τα δεδομένα αυτά δεν είναι διαθέσιμα, πρόσβαση σε όλες τις αιτήσεις και αποφάσεις για το τελευταίο έτος: Το PMO δεν μπορούσε (για προφανείς λόγους) να σχολιάσει την προσβασιμότητα των εν λόγω αιτήσεων βάσει του κανονισμού 1049/2001. Ωστόσο, όσον αφορά το ζήτημα της ενδεχόμενης μερικής πρόσβασης στις αιτήσεις, το PMO παρείχε αντίγραφα (μη εμπιστευτικά) των σχετικών τυποποιημένων εντύπων που πρέπει να συμπληρώνουν οι υπάλληλοι κατά την υποβολή των αιτήσεών τους.

Β. Πρόσβαση σε όλα τα στατιστικά στοιχεία σχετικά με τις αιτήσεις αναγνώρισης επαγγελματικής ασθένειας για τα προηγούμενα 15 έτη έως την ημερομηνία υποβολής της καταγγελίας, ιδίως όσον αφορά:

1. τον αριθμό των αιτήσεων: Ισχύει η παρατήρηση σχετικά με το σημείο Α.1 ανωτέρω.
2. τον όγκο τους: Ισχύει η παρατήρηση σχετικά με το σημείο Α. 2 ανωτέρω.
3. ο χρόνος που απαιτείται για τη διαχείρισή τους: Ισχύουν οι παρατηρήσεις σχετικά με το σημείο Α.3 ανωτέρω.
4. το ποσοστό των αιτήσεων που έγιναν δεκτές και οι πληρωμές που πραγματοποιήθηκαν: Ισχύουν οι παρατηρήσεις σχετικά με το σημείο Α.3 ανωτέρω.
5. τον αριθμό των καταγγελιών ή των αποφάσεων που ελήφθησαν από ιατρική επιτροπή: Το Γραφείο Διαχείρισης και Εκκαθάρισης των Ατομικών Δικαιωμάτων (PMO) ανέφερε ότι πιθανότατα θα ήταν σε θέση να ανακτήσει τις πληροφορίες αρκετά εύκολα.
6. κατανεμημένα ανάλογα με το είδος της ασθένειας: Το PMO δήλωσε ότι ο κατάλογος των κατηγοριών που εισήχθησαν αρχικά στο «ASSMAL» δεν αποδείχθηκε χρήσιμος και ότι οι πληροφορίες που περιέχονται στο σύστημα αυτό δεν είναι, όσον αφορά το ζήτημα αυτό, καθόλου αξιόπιστες. Ωστόσο, από το 2007, ο ιδιωτικός ασφαλιστής της Επιτροπής παρείχε στο PMO λεπτομερέστερη ανάλυση των ειδών ασθένειας.
7. σε περίπτωση που τα δεδομένα αυτά δεν είναι διαθέσιμα, πρόσβαση σε όλους τους φακέλους (αιτήσεις και αποφάσεις) για τα προηγούμενα πέντε έτη: Ισχύουν οι παρατηρήσεις σχετικά με το σημείο Α.9 ανωτέρω.

Παρατηρήσεις του καταγγέλλοντος σχετικά με το περιεχόμενο της έκθεσης επιθεώρησης

41. Η έκθεση ελέγχου διαβιβάστηκε στον καταγγέλλοντα, οι παρατηρήσεις του οποίου μπορούν να συνοψιστούν ως εξής:

Όσον αφορά την οργάνωση του ελέγχου, ο καταγγέλλων επέκρινε το γεγονός ότι η Επιτροπή δεν διασφάλισε την παρουσία προσωπικού ΤΠ, δεδομένου ότι η υπόθεση αφορά την πρόσβαση σε βάση δεδομένων.

Όσον αφορά τα προαναφερθέντα σημεία, ο καταγγέλλων επισήμανε ότι, για το σημείο Α. (2) (μέσος όγκος που ζητήθηκε/πληρώθηκε), το PMO δεν γνώριζε τι εννοούσε με το εν λόγω αίτημα. Ο καταγγέλλων επέκρινε το γεγονός ότι η Επιτροπή δεν τον είχε ενημερώσει προηγουμένως ότι δεν κατανοούσε αυτό το μέρος του αιτήματός του. Εξήγησε, συνοπτικώς, ότι αναζητούσε τον μέσο όρο των αιτήσεων (του συγκεκριμένου είδους, που υποβλήθηκαν στο PMO) και τον μέσο όρο των ποσών που πράγματι καταβλήθηκαν.

Όσον αφορά το σημείο Α. (7), ο καταγγέλλων επισήμανε εκ νέου ότι το PMO προφανώς δεν γνώριζε τι εννοούσε με το εν λόγω αίτημα. Προτείνει να του δοθούν πληροφορίες σχετικά με τα πεδία που χρησιμοποιούνται στη βάση δεδομένων και σχετικά με τη φύση των δεδομένων που αποθηκεύονται σε αυτήν. Σε αυτή τη βάση, θα είναι σε θέση να γνωρίζει ποια περαιτέρω διαθέσιμα στατιστικά δεδομένα θα μπορούσαν να ανακτηθούν.

Όσον αφορά το σημείο Α. (8), ο καταγγέλλων θεώρησε ότι φαινόταν πλέον να έχει λάβει απάντηση στην ερώτησή του, υπό την προϋπόθεση, ωστόσο, ότι ο αριθμός κάλυπτε όλες τις σχετικές υπηρεσίες και ήταν σταθερός κατά τη διάρκεια της πενταετούς περιόδου που αναφέρεται στην αίτησή του.

Όσον αφορά το σημείο Α. (9), ο καταγγέλλων πρότεινε στην Επιτροπή να βρει έναν τρόπο να ανακτήσει τις πληροφορίες από τη βάση δεδομένων της.

Όσον αφορά το σημείο Β. (5) (αριθμός καταγγελιών ή αποφάσεων που ελήφθησαν από ιατρική επιτροπή), ο καταγγέλλων επισήμανε ότι οι πληροφορίες θα μπορούσαν προφανώς να ανακτηθούν «αρκετά εύκολα». Εξέφρασε, συνοπτικά, την έκπληξή του για το γεγονός ότι δεν του είχαν δοθεί αυτές οι πληροφορίες που θα μπορούσαν να ανακτηθούν «αρκετά εύκολα».

Όσον αφορά το σημείο Β. (6), ο καταγγέλλων δήλωσε ότι θα συμφωνούσε να λάβει μόνο τα στοιχεία για το 2007.

Η αξιολόγηση του Διαμεσολαβητή μετά την πρόταση φιλικής λύσης

42. Η παρούσα υπόθεση εγείρει σημαντικά ζητήματα σχετικά με την εφαρμογή του κανονισμού 1049/2001 και τη διεκπεραίωση των αιτήσεων παροχής πληροφοριών. Τα κυριότερα ζητήματα εξετάζονται με τον πλέον χρήσιμο τρόπο στους ακόλουθους τρεις τίτλους: α) πρόσβαση σε έγγραφα στην υπάρχουσα μορφή τους· β) πρόσβαση σε δεδομένα που ανακτώνται «συνήθως»/«συνήθως»· και γ) πρόσβαση σε πληροφορίες.

Πρόσβαση σε έγγραφα στην υφιστάμενη μορφή τους

43. Η Επιτροπή αρνήθηκε την πρόσβαση στην υπό όρους αίτηση του καταγγέλλοντος, η οποία υποβλήθηκε στα τέλη του 2006, για πρόσβαση στα ακόλουθα έγγραφα: όλες τις αιτήσεις και αποφάσεις για το προηγούμενο έτος από εκείνο κατά το οποίο υπέβαλε την αίτησή του στο κοινό σύστημα υγειονομικής ασφάλισης· και όλες τις αιτήσεις και αποφάσεις σχετικά με την αναγνώριση επαγγελματικής ασθένειας για τα προηγούμενα πέντε έτη.

44. Η Επιτροπή δεν χειρίστηκε σωστά αυτό το υπό όρους αίτημα στην απάντησή της στην επιβεβαιωτική αίτηση του καταγγέλλοντος, αλλά τελικά αιτιολόγησε τη μη κοινολόγηση στην απάντησή της στην πρόταση φιλικής λύσης του Διαμεσολαβητή. Στην εν λόγω απάντηση ανέφερε ότι η δημοσιοποίηση των προαναφερθέντων εγγράφων θα έβλαπτε την προστασία της ιδιωτικής ζωής και της ακεραιότητας των ατόμων κατά την έννοια της εξαίρεσης που προβλέπεται στο άρθρο 4 παράγραφος 1 στοιχείο β) του κανονισμού 1049/2001. Η Επιτροπή φαίνεται επίσης να έχει θεωρήσει ότι, προκειμένου να χορηγηθεί μερική πρόσβαση, το περιεχόμενο των συνταχθέντων εγγράφων θα ήταν τόσο περιορισμένο ώστε δεν θα μπορούσε να εξυπηρετήσει κανένα πραγματικό σκοπό.

45. Οι απαιτήσεις του κανονισμού 1049/2001 σχετικά με την ανάγκη αιτιολόγησης είναι ιδιαίτερα αυστηρές όσον αφορά την επίκληση εξαιρέσεων από την πρόσβαση του κοινού. Ωστόσο, τα εν λόγω έγγραφα είναι σαφώς ιατρικής και προσωπικής φύσεως και, ως εκ τούτου, καλύπτονται προφανώς από την εξαίρεση που επικαλείται η Επιτροπή. Επομένως, η απλή αναφορά στην εξαίρεση αρκεί, εν προκειμένω, για την άρνηση πλήρους προσβάσεως στα έγγραφα. Όσον αφορά την υποχρέωση να εξεταστεί το ενδεχόμενο παροχής μερικής προσβάσεως στα έγγραφα, η ίδια προσέγγιση φαίνεται να δικαιολογείται εν προκειμένω. Η παροχή πρόσβασης, έστω και μερικής, σε άκρως ευαίσθητα ιατρικά έγγραφα που αφορούν μεμονωμένους υπαλλήλους του ίδιου θεσμικού οργάνου θα έθιγε ενδεχομένως «την προστασία» των προαναφερθέντων συμφερόντων.

46. Λαμβανομένων υπόψη των προεκτεθέντων, ο Διαμεσολαβητής δεν μπορεί να θεωρήσει ότι η άρνηση της Επιτροπής να επιτρέψει την πρόσβαση, συμπεριλαμβανομένης της μερικής προσβάσεως, στα επίμαχα εν προκειμένω έγγραφα συνιστούσε πράξη κακοδιοικήσεως.

Πρόσβαση σε δεδομένα που ανακτώνται «κανονικά»/«συνήθως»

47. Στην πρότασή του για φιλική λύση, ο Διαμεσολαβητής αναφέρθηκε στην πρακτική της Επιτροπής να εφαρμόζει τον κανονισμό 1049/2001 στα αποτελέσματα που προκύπτουν από μια «κανονική»/«συνήθη» αναζήτηση σε μια δεδομένη βάση δεδομένων.

48. Αφού εξέτασε την απάντηση της Επιτροπής στην πρόταση φιλικής λύσης, ο Διαμεσολαβητής συμφωνεί ότι η αξιολόγηση της εφαρμογής αυτής της πρακτικής πρέπει, καταρχάς, να αφορά το κατά πόσον ένα δεδομένο αποτέλεσμα προκύπτει (ή θα προέκυπτε) από μια «κανονική»/«συνήθη» αναζήτηση. Συγκεκριμένα, επομένως, εάν η Επιτροπή μπορεί να αποδείξει ή να υποστηρίξει πειστικά ότι τα δεδομένα δεν εξάγονται «κανονικά» ή «συνήθως», τα δεδομένα μπορούν, καταρχήν, εύλογα να θεωρηθεί ότι δεν εμπίπτουν στην προαναφερθείσα πρακτική της Επιτροπής.

49. Στην παρούσα υπόθεση, ο καταγγέλλων επισήμανε διάφορα είδη πληροφοριών που ζήτησε, τα οποία θα μπορούσε εύλογα να θεωρηθεί ότι συνιστούν πληροφορίες τις οποίες η ίδια η διοίκηση θα ανακτούσε τακτικά μέσω «κανονικών»/«συνήθων» αναζητήσεων.

50. Ωστόσο, η παρούσα έρευνα δεν επιβεβαίωσε το τεκμήριο αυτό. Αντίθετα, τα συστήματα βάσεων δεδομένων της Επιτροπής, όπως ήταν κατά τον χρόνο υποβολής της αίτησης του καταγγέλλοντος, φαίνεται ότι ήταν ανεπαρκή και δεν χρησιμοποιήθηκαν επαρκώς. Αυτό είχε ως αποτέλεσμα μια πρακτική ανάκτησης που επικεντρωνόταν στα στατιστικά στοιχεία που περιλαμβάνονταν στις ετήσιες εκθέσεις των οποίων έλαβε αντίγραφα ο καταγγέλλων.

51. Η ανεπάρκεια των βάσεων δεδομένων της Επιτροπής κατά τον χρόνο υποβολής του αιτήματος του καταγγέλλοντος αποτελεί χωριστό ζήτημα και δεν υπόκειται σε επανεξέταση στο πλαίσιο της παρούσας έρευνας. Ωστόσο, η ανεπάρκεια αυτή στηρίζει πειστικά την πραγματική θέση της Επιτροπής ότι η ανάκτηση των σχετικών πληροφοριών δεν θα ενέπιπτε στην προαναφερθείσα πρακτική της. Ως εκ τούτου, ο Διαμεσολαβητής αποδέχεται τη θέση της Επιτροπής επί του σημείου αυτού.

Πρόσβαση σε πληροφορίες

52. Μόλις η Επιτροπή κατέληξε στο συμπέρασμα ότι η αίτηση του καταγγέλλοντος αφορούσε κυρίως πληροφορίες και ότι η σχετική υπό όρους αίτηση πρόσβασης σε έγγραφα έπρεπε να απορριφθεί, είχε την υποχρέωση να εξετάσει κατά πόσον η αίτηση μπορούσε να ικανοποιηθεί ως αίτηση πρόσβασης σε πληροφορίες. Το καθήκον αυτό απορρέει από τη γενική αρχή της χρηστής διοίκησης, σύμφωνα με την οποία οι δημόσιοι υπάλληλοι πρέπει να ενεργούν όσο το δυνατόν πιο ανοικτά, και ειδικότερα από τους ισχύοντες κώδικες δεοντολογίας [10].

53. Ωστόσο, η υποχρέωση απάντησης σε αιτήματα παροχής πληροφοριών (σε αντίθεση με τα έγγραφα) δεν έχει προσδιοριστεί λεπτομερέστερα στους γραπτούς κανόνες. Αυτή η έλλειψη ειδικών γραπτών κανόνων μπορεί να θεωρηθεί χρήσιμη στον βαθμό που επιτρέπει έναν βαθμό ευελιξίας κατά τη διεκπεραίωση των εν λόγω αιτημάτων.

54. Ωστόσο, είναι παρεξήγηση να θεωρείται ότι η απουσία συγκεκριμένων γραπτών κανόνων συνιστά κενό κανόνων που επιτρέπει την αυθαιρεσία. Τουλάχιστον, η εφαρμογή αυτού του γενικού καθήκοντος παροχής πληροφοριών πρέπει να λαμβάνει υπόψη άλλα σαφώς εφαρμοστέα καθήκοντα χρηστής διοίκησης, ιδίως τα καθήκοντα του ανοικτού χαρακτήρα, της επιμέλειας, του πνεύματος εξυπηρέτησης και της αντικειμενικότητας.

55. Υπό το πρίσμα της γνώμης της Επιτροπής και των πληροφοριών που συγκεντρώθηκαν κατά τον έλεγχο που διενεργήθηκε στο πλαίσιο της παρούσας έρευνας, ο Διαμεσολαβητής εκφράζει τη λύπη του για το γεγονός ότι κατέληξε στο συμπέρασμα ότι ο χειρισμός του αιτήματος του καταγγέλλοντος για παροχή πληροφοριών δεν ανταποκρίθηκε στα εν λόγω καθήκοντα.

56. Προτού υπεισέλθει σε λεπτομέρειες σχετικά με τις εν λόγω ελλείψεις, ο Διαμεσολαβητής θα ήθελε να επισημάνει και να αναγνωρίσει εν προκειμένω ότι το αίτημα παροχής πληροφοριών του καταγγέλλοντος ήταν αναμφισβήτητα αρκετά λεπτομερές και εκτενές. Στον βαθμό που οι σχετικές πληροφορίες δεν υπήρχαν ήδη, θα έπρεπε να υποστηριχθεί η υποχρέωση αντιπαραβολής και παροχής των εν λόγω πληροφοριών.

57. Στο πλαίσιο αυτό, ο καταγγέλλων επισήμανε ότι οι περισσότερες από τις πληροφορίες που ζητήθηκαν ήταν πληροφορίες τις οποίες θα μπορούσε κανονικά να αναμένει κανείς ότι η Επιτροπή θα θεωρούσε σημαντικές για δική της χρήση. Εν προκειμένω, το σημείο αυτό έχει μεγάλη αξία. Για παράδειγμα, δεν ήταν εύλογο να αναμένεται από τον καταγγέλλοντα να γνωρίζει, ή να αποδέχεται χωρίς σαφείς εξηγήσεις, ότι οι αρμόδιες υπηρεσίες της Επιτροπής που χειρίζονται τις αιτήσεις ασθένειας ήταν ουσιαστικά ανίκανες να ανακτήσουν επαρκώς αξιόπιστες πληροφορίες σχετικά με τα είδη ασθενειών ή τον δικό τους χρόνο διεκπεραίωσης των υποθέσεων. Η Επιτροπή μπορεί να αισθάνθηκε άβολα με αυτή την κατάσταση. Ωστόσο, θα ήταν σκόπιμο να ενημερωθεί εγκαίρως ο καταγγέλλων για τις συγκεκριμένες τεχνικές δυσκολίες που θα αντιμετώπιζε προκειμένου να ικανοποιήσει το αίτημά του. Αντ’ αυτού, του μετέφερε το μήνυμα ότι θα απαιτούσε απλώς υπερβολική εργασία για την παροχή των σχετικών πληροφοριών. Ως εκ τούτου, η απάντησή της δεν ήταν επαρκώς ανοικτή και ειλικρινής. Επιπλέον, η αδυναμία αυτή μπορεί να βοηθήσει να εξηγηθεί ο λόγος για τον οποίο ο καταγγέλλων —με τον οποίο η Επιτροπή έχει πολλές και σοβαρές διαφορές εδώ και αρκετά χρόνια— δυσκολευόταν να πιστέψει ότι η Επιτροπή εσκεμμένα του απέκρυπτε προσωπικά τις πληροφορίες.

58. Το επίπεδο της νοοτροπίας εξυπηρέτησης δεν ήταν επίσης πειστικό. Όπως αποκαλύφθηκε κατά τη διάρκεια του ελέγχου που διενήργησε ο Διαμεσολαβητής, οι υπηρεσίες της Επιτροπής δεν ήταν βέβαιες σχετικά με την έννοια ορισμένων σημαντικών τμημάτων του αιτήματος παροχής πληροφοριών του καταγγέλλοντος. Ωστόσο, δεν υπάρχουν ενδείξεις ότι η Επιτροπή εξέτασε ποτέ το ενδεχόμενο να επικοινωνήσει απλώς με τον καταγγέλλοντα —ακόμη και τηλεφωνικά— για να λάβει τις σχετικές διευκρινίσεις.

59. Ομοίως, το επίπεδο επιμέλειας κατά τον χειρισμό του αιτήματος παροχής πληροφοριών από την Επιτροπή δεν είναι πειστικό. Όσον αφορά ορισμένα απολύτως αδιαμφισβήτητα σημεία του αιτήματος, από την επιθεώρηση του Διαμεσολαβητή προέκυψε ότι αυτά θα μπορούσαν να έχουν ικανοποιηθεί αρκετά εύκολα. Και πάλι, δεν υπάρχουν ενδείξεις ως προς τους λόγους για τους οποίους τα μέρη αυτά κατέληξαν να καλύπτονται από τη συνολική άρνηση, η οποία στηριζόταν στο επιχείρημα ότι η παροχή των ζητούμενων πληροφοριών θα συνιστούσε υπερβολικό φόρτο εργασίας. Σχετικά, η Διαμεσολαβήτρια επισημαίνει ότι δεν ήταν παρόντες όλοι οι αρμόδιοι υπάλληλοί της στην επιθεώρηση που διενεργήθηκε στο πλαίσιο της παρούσας έρευνας. Ιδιαίτερα απόντες ήταν το προσωπικό ΤΠ και το προσωπικό του «Γραφείου διακανονισμού». Αυτό προφανώς δεν βοηθά να δοθεί η εντύπωση ότι η Επιτροπή ήθελε να χειριστεί την υπόθεση με επιμέλεια.

60. Τέλος, η Επιτροπή έθεσε μη πειστικούς περιορισμούς στις πληροφορίες που παρείχε στον καταγγέλλοντα μέσω των ετήσιων εκθέσεων του συστήματος ασφάλισης ασθενείας [11]. Ο περιορισμός που επιβλήθηκε στηριζόταν στο άρθρο 19 του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης, το οποίο προβλέπει ότι (η υπογράμμιση δική μου) «[ο] υπάλληλος δεν επιτρέπεται, χωρίς την άδεια της αρμόδιας για τους διορισμούς αρχής, να αποκαλύπτει για οποιονδήποτε λόγο, στο πλαίσιο οποιασδήποτε δικαστικής διαδικασίας, πληροφορίες τις οποίες γνωρίζει λόγω των καθηκόντων του.» Ακόμη και αν γίνει δεκτό ότι ο χαρακτηρισμός «έγγραφο à use interne»(που αναφέρεται στην πρώτη εσωτερική σελίδα των εκθέσεων) συνεπαγόταν ότι οι εκθέσεις αυτές δεν ήταν «δημόσια» έγγραφα κατά την έννοια του κανονισμού 1049/2001, είναι αξιοσημείωτο ότι η Επιτροπή επικαλέστηκε το άρθρο 19 του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης και όχι τη γενικότερη διάταξη περί εμπιστευτικότητας του άρθρου 17 του εν λόγω κανονισμού («1. Ο υπάλληλος απέχει από κάθε άνευ αδείας κοινολόγηση πληροφοριών που λαμβάνει κατά την άσκηση των καθηκόντων του, εκτός εάν οι πληροφορίες αυτές έχουν ήδη δημοσιοποιηθεί ή είναι προσιτές στο κοινό"). Οι εμπλεκόμενες υπηρεσίες της Επιτροπής πιθανώς γνώριζαν τις διάφορες εν εξελίξει ή προβλεπόμενες δικαστικές υποθέσεις του καταγγέλλοντος εναντίον του. Ελλείψει πραγματικής προσπάθειας της Επιτροπής να εξηγήσει την προαναφερθείσα επίκληση του άρθρου 19, η εντύπωση που εκπέμπεται πολύ εύκολα είναι ότι η Επιτροπή είχε την πρόθεση να περιορίσει τη χρήση των ετήσιων εκθέσεων από τον καταγγέλλοντα προς υποστήριξη τυχόν νομικών ενεργειών που θα επιθυμούσε ενδεχομένως να ασκήσει κατά του θεσμικού οργάνου. Αυτό προφανώς δεν συνάδει με το προαναφερθέν καθήκον αντικειμενικότητας.

61. Σχετικά, αν και η Επιτροπή δήλωσε, κατά τη διάρκεια της έρευνας αυτής, ότι η δυνατότητα εφαρμογής του άρθρου 19 του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης "θα μπορούσε να παραμείνει ανοικτή σε περαιτέρω εξέταση", οποιαδήποτε εντύπωση αντικειμενικότητας κατά τη διεκπεραίωση της αίτησης παροχής πληροφοριών δεν ενισχύθηκε από τη μεταγενέστερη παρατήρηση της Επιτροπής ότι, σε κάθε περίπτωση, οι εκθέσεις δεν μπορούν να χρησιμοποιηθούν για εμπορικούς σκοπούς. Εάν η Επιτροπή δεν έχει στη διάθεσή της πληροφορίες βάσει των οποίων ο καταγγέλλων μπορεί να επιθυμεί να πωλήσει τις πληροφορίες που περιέχονται στις εν λόγω ετήσιες εκθέσεις, η συνάφεια της ανωτέρω παρατήρησης διαφεύγει της προσοχής του Διαμεσολαβητή.

62. Υπό το πρίσμα των ανωτέρω διαπιστώσεων από το σημείο 48 και μετά, ο Διαμεσολαβητής διαπιστώνει ότι η Επιτροπή δεν ανταποκρίθηκε επαρκώς στο αίτημα παροχής πληροφοριών του καταγγέλλοντος και ότι αυτό συνιστούσε περίπτωση κακοδιοίκησης. Ως εκ τούτου, υποβάλλει αντίστοιχο σχέδιο σύστασης κατωτέρω, σύμφωνα με το άρθρο 3 παράγραφος 6 του Καθεστώτος του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή. Το σχέδιο σύστασης λαμβάνει υπόψη τις πληροφορίες που συγκεντρώθηκαν κατά τη διάρκεια του ελέγχου του Διαμεσολαβητή στην Επιτροπή, σχετικά με τις εμφανώς σημαντικές βελτιώσεις που επήλθαν πρόσφατα στα συστήματα συλλογής και ανάκτησης πληροφοριών της Επιτροπής στον τομέα των αιτήσεων ασθενείας και ασφάλισης.

Β. Το σχέδιο σύστασης

Με βάση τις έρευνές του σχετικά με την εν λόγω καταγγελία, ο Διαμεσολαβητής υποβάλλει στην Ευρωπαϊκή Επιτροπή το ακόλουθο σχέδιο σύστασης:

1. Η Επιτροπή θα πρέπει να παρέχει στον καταγγέλλοντα τις πληροφορίες που έκρινε ρητά ή σιωπηρά ότι ήταν εύκολο και προφανώς μη προβληματικό να παράσχει. Συγκεκριμένα, η Επιτροπή θεώρησε ότι ήταν δυνατόν να παράσχει πληροφορίες σχετικά με τον αριθμό του (σημερινού) προσωπικού που είναι αρμόδιο για τη διεκπεραίωση των σχετικών αιτήσεων (βλ. τις παρατηρήσεις της σχετικά με το σημείο Α. (8) του αιτήματος του καταγγέλλοντος). Η Επιτροπή θα πρέπει να παρέχει στον καταγγέλλοντα τις πληροφορίες από την ημερομηνία υποβολής του αιτήματός του. Επιπλέον, η Επιτροπή θα πρέπει να παρέχει στον καταγγέλλοντα πληροφορίες σχετικά με τον αριθμό των καταγγελιών ή των αποφάσεων που λαμβάνονται από ιατρική επιτροπή. Η Επιτροπή ανέφερε κατά τον έλεγχο του Διαμεσολαβητή ότι πιθανότατα θα ήταν σε θέση να ανακτήσει τις πληροφορίες αυτές αρκετά εύκολα (βλ. τις παρατηρήσεις της σχετικά με το σημείο Β. (5) του αιτήματος του καταγγέλλοντος).

2. Η Επιτροπή θα πρέπει να επικοινωνήσει με τον καταγγέλλοντα προκειμένου να λάβει διευκρινίσεις σχετικά με τυχόν σημεία του αιτήματος παροχής πληροφοριών που ενδέχεται να μην κατανοεί ακόμη, ιδίως τα σημεία που περιγράφηκαν από την Επιτροπή ως ασαφή.

3. Όταν η Επιτροπή έρχεται σε επαφή με τον καταγγέλλοντα, θα πρέπει να συζητά μαζί του τυχόν αλλαγές που μπορεί να είναι σχετικές με το χρονικό διάστημα που έχει παρέλθει από την αρχική αίτησή του και με βάση τις βελτιώσεις που έχουν επέλθει στα συστήματα συλλογής και ανάκτησης πληροφοριών της Επιτροπής στον τομέα των αιτήσεων ασθενείας και ασφάλισης.

4. Εάν η Επιτροπή καταλήξει στο συμπέρασμα ότι ορισμένες πληροφορίες εξακολουθούν να μην μπορούν να παρασχεθούν επειδή θα συνεπάγονταν υπερβολικό φόρτο εργασίας ή αλλαγές στα συστήματα ανάκτησης πληροφοριών που διαθέτει, το θεσμικό όργανο θα πρέπει να διασφαλίζει ότι αιτιολογεί επαρκώς τη σχετική άρνησή του. Συγκεκριμένα, η Επιτροπή θα πρέπει να παρέχει επαρκείς πληροφορίες ώστε να καθίσταται δυνατή η επανεξέταση οποιασδήποτε τέτοιας άρνησης, πράγμα που σημαίνει στην πράξη ότι θα πρέπει να αναφέρει τουλάχιστον μια κατά προσέγγιση εκτίμηση του χρόνου και των πόρων που απαιτούνται για την ανάκτηση των πληροφοριών.

5. Η Επιτροπή θα πρέπει να παράσχει σαφείς και ακριβείς πληροφορίες σχετικά με τους λόγους για τους οποίους επικαλέστηκε ειδικά το άρθρο 19 του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης για να περιορίσει τη χρήση των ετήσιων εκθέσεων του συστήματος ασφάλισης ασθένειας από τον καταγγέλλοντα και να αναφέρει με σαφήνεια τους λόγους για τους οποίους η διάταξη αυτή θα μπορούσε ενδεχομένως να εφαρμοστεί εάν υποστηρίζει ότι συμβαίνει αυτό. Σχετικά, η Επιτροπή θα πρέπει να παράσχει πληροφορίες σχετικά με τους λόγους για τους οποίους θεωρεί σκόπιμο να ενημερώσει τον καταγγέλλοντα, στην απάντησή της στην πρόταση του Διαμεσολαβητή για φιλική λύση, ότι δεν μπορεί να χρησιμοποιήσει τις πληροφορίες στις ετήσιες εκθέσεις του συστήματος ασφάλισης ασθενείας για εμπορικούς σκοπούς.

Η Επιτροπή και ο καταγγέλλων θα ενημερωθούν για το παρόν σχέδιο σύστασης. Σύμφωνα με το άρθρο 3 παράγραφος 6 του Καθεστώτος του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή, η Επιτροπή αποστέλλει εμπεριστατωμένη γνώμη έως τις 31 Αυγούστου 2010. Η εμπεριστατωμένη γνώμη θα μπορούσε να συνίσταται στην αποδοχή του σχεδίου σύστασης και στην περιγραφή του τρόπου εφαρμογής του.

 

Π. Νικηφόρος ΔΙΑΜΑΝΔΟΥΡΟΣ

Στρασβούργο, 11 Μαΐου 2010

---

[1] Απόφαση του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, της 9ης Μαρτίου 1994, σχετικά με το καθεστώς του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή και τους γενικούς όρους άσκησης των καθηκόντων του (94/262/ΕΚΑΧ, ΕΚ, Ευρατόμ) (ΕΕ 1994, L 113, σ. 15).

[2] Θα πρέπει να σημειωθεί στο σημείο αυτό ότι, λόγω των αλληλεπικαλυπτόμενων δικαιωμάτων που σχετίζονται με το ζήτημα της πρόσβασης σε έγγραφα και σε πληροφορίες, και υπό το πρίσμα των σιωπηρών υποχρεώσεων χρηστής διοίκησης κατά τη διεκπεραίωση των εν λόγω επιβεβαιωτικών αιτήσεων, το πεδίο εφαρμογής του ισχυρισμού αυτού έχει αναγκαστικά ερμηνευθεί ευρέως καθ’ όλη τη διάρκεια της έρευνας.

[3] PMO σημαίνει «Γραφείο Διαχείρισης και Εκκαθάρισης των Ατομικών Δικαιωμάτων».

[4] ΕΕ L 145, σ. 43.

[5] "Ο υπάλληλος δεν επιτρέπεται, χωρίς την άδεια της αρμόδιας για τους διορισμούς αρχής, να αποκαλύπτει για οποιονδήποτε λόγο, σε οποιαδήποτε δικαστική διαδικασία, πληροφορίες τις οποίες γνωρίζει λόγω των καθηκόντων του. Η άδεια δεν χορηγείται παρά μόνον εφόσον το απαιτούν τα συμφέροντα των Κοινοτήτων και εφόσον η άρνηση αυτή δεν έχει ποινικές συνέπειες για τον υπάλληλο. Ο υπάλληλος εξακολουθεί να δεσμεύεται από την υποχρέωση αυτή και μετά τη λήξη των καθηκόντων του.»

[6] «Κώδικας ορθής διοικητικής συμπεριφοράς του προσωπικού της Ευρωπαϊκής Επιτροπής στις σχέσεις του με το κοινό», απόφαση της Επιτροπής, της 17ης Οκτωβρίου 2000, για την τροποποίηση του εσωτερικού κανονισμού της (2000/633/ΕΚ, ΕΚΑΧ, Ευρατόμ), ΕΕ 2000, L 267, σ. 63.

[7] «ως “έγγραφο” νοείται κάθε περιεχόμενο, ανεξαρτήτως μέσου (γραμμένο σε χαρτί ή αποθηκευμένο υπό ηλεκτρονική μορφή ή με ηχητική, οπτική ή οπτικοακουστική εγγραφή), το οποίο αφορά τις πολιτικές, τις δραστηριότητες και τις αποφάσεις που εμπίπτουν στη σφαίρα ευθύνης του οργάνου».

[8] Σχετικά, η Διαμεσολαβήτρια υπενθύμισε ότι ο περιορισμός του δικαιώματος πρόσβασης σε πληροφορίες που μπορούν να εξαχθούν με τη χρήση υφιστάμενων εργαλείων αναζήτησης θα μπορούσε να υπονομεύσει τη χρησιμότητα του δικαιώματος πρόσβασης, διότι τα εργαλεία αυτά θα έχουν συνήθως αναπτυχθεί μόνο με γνώμονα τις ανάγκες της εσωτερικής διαχείρισης πληροφοριών.

[9] "Ο υπάλληλος δεν επιτρέπεται, χωρίς την άδεια της αρμόδιας για τους διορισμούς αρχής, να αποκαλύπτει για οποιονδήποτε λόγο, στο πλαίσιο δικαστικής διαδικασίας, πληροφορίες τις οποίες γνωρίζει λόγω των καθηκόντων του. Η άδεια δεν χορηγείται παρά μόνον εφόσον το απαιτούν τα συμφέροντα των Κοινοτήτων και εφόσον η άρνηση αυτή δεν έχει ποινικές συνέπειες για τον υπάλληλο. Ο υπάλληλος εξακολουθεί να δεσμεύεται από την υποχρέωση αυτή και μετά τη λήξη των καθηκόντων του.»

[10] «Κώδικας ορθής διοικητικής συμπεριφοράς του προσωπικού της Ευρωπαϊκής Επιτροπής στις σχέσεις του με το κοινό», απόφαση της Επιτροπής, της 17ης Οκτωβρίου 2000, για την τροποποίηση του εσωτερικού κανονισμού της (2000/633/ΕΚ, ΕΚΑΧ, Ευρατόμ), ΕΕ 2000, L 267, σ. 63. Βλ. επίσης τον ευρωπαϊκό κώδικα ορθής διοικητικής συμπεριφοράς, που είναι διαθέσιμος στη διεύθυνση http://www.ombudsman.europa.eu/resources/code.faces.

[11] Μπορεί να θεωρηθεί αμφίβολο κατά πόσον ο καταγγέλλων έλαβε τις εν λόγω εκθέσεις βάσει του κανονισμού 1049/2001, δεδομένου ότι δεν είχε ζητήσει συγκεκριμένα πρόσβαση σε αυτές. Αντιθέτως, η Επιτροπή είχε την πρόθεση να παράσχει πληροφορίες, παρέχοντάς του τις εκθέσεις, ανταποκρινόμενη εν μέρει στο αίτημά του περί παροχής πληροφοριών. Το ζήτημα δεν απαιτεί εν προκειμένω οριστική διαπίστωση.