Αξιότιμε κ. X,

Η Διαμεσολαβήτρια έλαβε καταγγελία κατά της Ευρωπαϊκής Επιτροπής σχετικά με αίτημα πρόσβασης του κοινού σε έγγραφα.[1] Η καταγγελία ζητούσε πρόσβαση σε (1) τρία συγκεκριμένα ηλεκτρονικά μηνύματα και (2) άλλα έγγραφα σχετικά με την περιβαλλοντική νομοθεσία της ΕΕ, στα οποία συμμετείχαν η Επίτροπος Διεθνών Εταιρικών Σχέσεων και το ιδιαίτερο γραφείο της.

Η Επιτροπή εκτίμησε ότι η αίτηση αφορούσε περισσότερες από 300 καταχωρισμένες καταχωρίσεις και περίπου 2000 σελίδες εγγράφων και επικοινώνησε με τον καταγγέλλοντα επιδιώκοντας την εξεύρεση δίκαιης λύσης [2]. Ο καταγγέλλων συμφώνησε να περιορίσει το πεδίο εφαρμογής της αίτησης.

Στις 3 Μαΐου 2022 η Επιτροπή ενημέρωσε τον καταγγέλλοντα ότι θεωρεί ότι τα τρία συγκεκριμένα ηλεκτρονικά μηνύματα που ζητήθηκαν δεν εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής του κανονισμού 1049/2001, «καθώς εκπονήθηκαν ως βραχύβια αλληλογραφία για προκαταρκτική, εσωτερική ανταλλαγή απόψεων κατά την προετοιμασία νομοθετικών προτάσεων». Πρόσθεσε ότι αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν χρειάζεται να καταχωρίζονται στο σύστημα διαχείρισης εγγράφων [3] και συνήθως διαγράφονται αυτόματα μετά από έξι μήνες. Όσον αφορά το δεύτερο μέρος της αίτησης, η Επιτροπή κοινοποίησε εν μέρει μια σειρά εγγράφων στον καταγγέλλοντα. Ορισμένα μέρη αυτών των εγγράφων απαλείφθηκαν προκειμένου να προστατευθεί το δημόσιο συμφέρον όσον αφορά τις διεθνείς σχέσεις [4], την ιδιωτική ζωή και την ακεραιότητα του ατόμου [5], τα εμπορικά συμφέροντα [6] και τη διαδικασία λήψης αποφάσεων [7].

Στις 10 Μαΐου 2022 ο καταγγέλλων υπέβαλε επιβεβαιωτική αίτηση επισημαίνοντας ότι τα ηλεκτρονικά μηνύματα εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής του κανονισμού 1049/2001 και επαναλαμβάνοντας το αίτημά του για πρόσβαση του κοινού στα συγκεκριμένα ηλεκτρονικά μηνύματα που ζητήθηκαν. Ο καταγγέλλων ζήτησε επίσης πλήρη πρόσβαση σε τέσσερα έγγραφα που δημοσιοποιήθηκαν εν μέρει στις 3 Μαΐου 2022.

Ο Διαμεσολαβητής σημειώνει ότι η Επιτροπή δεν έχει ακόμη παράσχει στον καταγγέλλοντα επιβεβαιωτική απάντηση εντός των προθεσμιών που ορίζει ο κανονισμός 1049/2001.

Σας συνιστούμε, εάν δεν το έχετε πράξει εν τω μεταξύ, να απαντήσετε τώρα στον καταγγέλλοντα και να μας ενημερώσετε σχετικά. Σας παρακαλούμε να αποστείλετε την απάντησή σας το συντομότερο δυνατόν και το αργότερο έως τις 24 Αυγούστου 2022. Θα σας παρακαλούσαμε επίσης να μας διαβιβάσετε αντίγραφο της επιβεβαιωτικής απόφασης μόλις την εκδώσει η Επιτροπή.

Ταυτόχρονα, θεωρούμε αναγκαίο να επανεξετάσουμε τα επίμαχα έγγραφα στην παρούσα αίτηση πρόσβασης του κοινού. Ως εκ τούτου, θα σας παρακαλούσαμε να μας διαβιβάσετε τα τρία συγκεκριμένα ηλεκτρονικά μηνύματα που ζητήθηκαν και τις μη αναδιατυπωμένες εκδόσεις των τεσσάρων εγγράφων, κατά προτίμηση σε ηλεκτρονική μορφή μέσω κρυπτογραφημένου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου [8], έως τις 9 Αυγούστου 2022. Όσον αφορά τα τέσσερα αυτά έγγραφα, θα θέλαμε να ζητήσουμε από την Επιτροπή να εξηγήσει ποια εξαίρεση ή ποιες εξαιρέσεις επικαλέστηκε για τα εν λόγω μέρη που εν μέρει παρακρατήθηκαν.

Τα έγγραφα που αποτελούν αντικείμενο της αίτησης πρόσβασης του κοινού θα αντιμετωπίζονται ως εμπιστευτικά, μαζί με κάθε άλλο υλικό που η Επιτροπή επιλέγει να μοιραστεί μαζί μας και το οποίο χαρακτηρίζεται ως εμπιστευτικό. Τα έγγραφα αυτού του είδους θα αποτελέσουν αντικείμενο χειρισμού και αποθήκευσης σύμφωνα με αυτό το εμπιστευτικό καθεστώς και θα διαγραφούν από τους φακέλους του Διαμεσολαβητή λίγο μετά την ολοκλήρωση της έρευνας.

Εάν έχετε απορίες, μη διστάσετε να επικοινωνήσετε με τον αρμόδιο για τις έρευνες υπάλληλο, στον ακόλουθο αριθμό τηλεφώνου: XXX, ή διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: Ναι, ναι.

Με εκτίμηση,

η Τίνα Νίλσον

Προϊστάμενος της μονάδας χειρισμού υποθέσεων

Στρασβούργο, 02/08/2022

[1] Σύμφωνα με τον κανονισμό 1049/2001 για την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, του Συμβουλίου και της Επιτροπής: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32001R1049&from=EN και δυνάμει του κανονισμού 1367/2006 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου για την εφαρμογή στα όργανα και τους οργανισμούς της Κοινότητας των διατάξεων της σύμβασης του Aarhus σχετικά με την πρόσβαση στις πληροφορίες, τη συμμετοχή του κοινού στη λήψη αποφάσεων και την πρόσβαση στη δικαιοσύνη για περιβαλλοντικά θέματα, https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX:32006R1367.

[2] Σύμφωνα με το άρθρο 6 παράγραφος 3 του κανονισμού 1049/2001.

[3] Απόφαση της Επιτροπής, της 6.7.2020, σχετικά με τη διαχείριση αρχείων και αρχείων, διαθέσιμη στη διεύθυνση: https://ec.europa.eu/info/files/commission-decision-records-management-and-archives_en.

[4] Άρθρο 4 παράγραφος 1 στοιχείο α) του κανονισμού 1049/2001.

[5] Άρθρο 4 παράγραφος 1 στοιχείο β) του κανονισμού 1049/2001.

[6] Άρθρο 4 παράγραφος 2 πρώτη περίπτωση του κανονισμού 1049/2001.

[7] Άρθρο 4 παράγραφος 3 του κανονισμού 1049/2001.

[8] Τα κρυπτογραφημένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορούν να σταλούν στο ειδικό γραμματοκιβώτιό μας.