Το ιστορικό της καταγγελίας

1. Ο καταγγέλλων είναι πρώην συμβασιούχος υπάλληλος του Ευρωπαϊκού Κέντρου Πρόληψης και Ελέγχου Νόσων («ECDC») με έδρα τη Στοκχόλμη της Σουηδίας. Ρώτησε το ECDC αν το όνομα του Χ περιλαμβανόταν στον εφεδρικό πίνακα μιας διαδικασίας επιλογής που οργάνωσε ο οργανισμός αυτός. Ο καταγγέλλων θεώρησε ότι η εγγραφή του ονόματος του κ. Χ στον εφεδρικό πίνακα επιτυχόντων θα μπορούσε να αποδείξει ότι υπήρξε παράτυπη πρόσληψη. Εξέφρασε την επιθυμία ένας εξωτερικός φορέας να επανεξετάσει τις πρακτικές του ECDC. Το ECDC απάντησε ότι τα ονόματα των υποψηφίων που περιλαμβάνονται στον εφεδρικό πίνακα προσλήψεων αποτελούν εμπιστευτικές πληροφορίες και, ως εκ τούτου, δεν μπορούν να κοινοποιηθούν.

2. Στις 29 Ιανουαρίου 2012, ο ενδιαφερόμενος απευθύνθηκε στον Ευρωπαίο Διαμεσολαβητή.

Επί του αντικειμένου της έρευνας

3. Στην καταγγελία του, ο καταγγέλλων ισχυρίστηκε ότι το ECDC δεν χειρίστηκε σωστά το αίτημά του για πρόσβαση του κοινού στον εφεδρικό πίνακα της διαδικασίας επιλογής.

4. Ο καταγγέλλων ισχυρίστηκε ότι το ECDC θα πρέπει να του ζητήσει συγγνώμη για την ανωτέρω παράλειψη και να του χορηγήσει πρόσβαση στο ζητούμενο έγγραφο ή, εναλλακτικά, να αιτιολογήσει δεόντως την άρνησή του.

Η έρευνα

5. Στις 7 Μαρτίου 2012, ο Διαμεσολαβητής διαβίβασε την καταγγελία στο ECDC για γνωμοδότηση. Στη συνέχεια, η γνώμη διαβιβάστηκε στον καταγγέλλοντα με πρόσκληση υποβολής παρατηρήσεων. Μετά από προσεκτική εξέταση της γνώμης του ECDC και των σχετικών παρατηρήσεων του καταγγέλλοντος, ο Διαμεσολαβητής υπέβαλε σχέδιο σύστασης στις 22 Ιανουαρίου 2013, σύμφωνα με το άρθρο 3 παράγραφος 6 του Καταστατικού του Διαμεσολαβητή. Στις 27 Μαΐου 2013, ο Διαμεσολαβητής έλαβε την απάντηση του ECDC, η οποία διαβιβάστηκε στον καταγγέλλοντα με πρόσκληση να υποβάλει παρατηρήσεις. Ο καταγγέλλων υπέβαλε τις παρατηρήσεις του στις 9 Ιουνίου 2013.

Ανάλυση και συμπεράσματα του Διαμεσολαβητή

Α. Εικαζόμενη πλημμελής διεκπεραίωση αίτησης πρόσβασης του κοινού σε έγγραφο και σχετική αξίωση

Το σχέδιο σύστασης [1]

6. Το σχέδιο σύστασης της Διαμεσολαβήτριας προς το ECDC έχει ως εξής:

«[τ]ο ECDC θα πρέπει να απαντά δεόντως στο αίτημα του καταγγέλλοντος για πρόσβαση στον εφεδρικό πίνακα προσλήψεων της διαδικασίας επιλογής, σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία και τη νομολογία του ΔΕΕ, και είτε να παρέχει πρόσβαση στο εν λόγω έγγραφο είτε να αιτιολογεί δεόντως τους λόγους για τους οποίους δεν μπορεί να το πράξει.

Στο πλαίσιο αυτό, εκτός από τις πληροφορίες που έχει ήδη παράσχει ο καταγγέλλων προς υποστήριξη του αιτήματός του, το ECDC θα πρέπει να λαμβάνει υπόψη τις πρόσθετες πληροφορίες που παρέχει ο καταγγέλλων στις παρατηρήσεις του, τις οποίες ο Διαμεσολαβητής διαβιβάζει στο ECDC για τον σκοπό αυτό.»

7. Για τους σκοπούς του σχεδίου σύστασής του, ο Διαμεσολαβητής προέβη σε δύο τελικές παρατηρήσεις προς το ECDC. Πρώτον, ο Διαμεσολαβητής έκρινε χρήσιμο να παραπέμψει το ECDC στο έγγραφο θέσης του Ευρωπαίου Επόπτη Προστασίας Δεδομένων («ΕΕΠΔ»), της 24ης Μαρτίου 2011, σχετικά με την «πρόσβαση του κοινού σε έγγραφα που περιέχουν δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα μετά την απόφαση Bavarian Lager», το οποίο εκθέτει τις απόψεις του ΕΕΠΔ σχετικά με τις συνέπειες της ανωτέρω απόφασης για την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα από τα θεσμικά όργανα της ΕΕ [2]. Δεύτερον, ο Διαμεσολαβητής επισήμανε ότι η Ευρωπαϊκή Υπηρεσία Επιλογής Προσωπικού (EPSO) δημοσιεύει τους εφεδρικούς πίνακες προσλήψεων που προκύπτουν από τους διαγωνισμούς της τόσο στον ιστότοπό της όσο και στην Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Οι κατάλογοι αυτοί περιλαμβάνουν τα πλήρη ονόματα των επιτυχόντων υποψηφίων. Η EPSO παραλείπει τα ονόματα των εν λόγω υποψηφίων από τους εφεδρικούς πίνακες προσλήψεων που προκύπτουν από τους γενικούς διαγωνισμούς της μόνον εφόσον της ζητηθεί [3].

Τα επιχειρήματα που παρουσιάστηκαν στον Διαμεσολαβητή μετά το σχέδιο σύστασης

8. Στην απάντησή του, παραπέμποντας στα επανειλημμένα αιτήματα του καταγγέλλοντος για παροχή πληροφοριών σχετικά με τον κ. Χ, το ECDC αναγνώρισε ότι δεν αντιμετώπισε το ηλεκτρονικό μήνυμα του καταγγέλλοντος της 20ής Δεκεμβρίου 2011 ως αρχική αίτηση για πρόσβαση του κοινού σε έγγραφο και δεν εξήγησε ποια ένδικα μέσα είχε στη διάθεσή του όταν απάντησε στην επιβεβαιωτική αίτησή του της 21ης Ιανουαρίου 2012, σύμφωνα με τον κανονισμό 1049/2001. Ωστόσο, τόνισε ότι ο καταγγέλλων γνώριζε τα εν λόγω ένδικα μέσα, δεδομένου ότι υπέβαλε καταγγελία στον Διαμεσολαβητή.

9. Το ECDC έλαβε επίσης υπό σημείωση το γεγονός ότι ο καταγγέλλων ζήτησε πληροφορίες σχετικά με ένα μόνο άτομο. Ως εκ τούτου, έκρινε ότι η επικοινωνία με όλους τους επιτυχόντες υποψηφίους που περιλαμβάνονταν στον εφεδρικό πίνακα προσλήψεων της διαδικασίας επιλογής προκειμένου να επιτύχουν τη συγκατάθεσή τους για τη γνωστοποίηση των ονομάτων τους ήταν δυσανάλογη.

10. Σύμφωνα με το ECDC, η παρούσα υπόθεση δημιουργεί σημαντικό πρόβλημα όσον αφορά την εφαρμογή της υπόθεσης C-28/08 P, Επιτροπή κατά Bavarian Lager [4]. Αν το ECDC απευθυνόταν στον Χ προκειμένου να λάβει τη συγκατάθεσή του για τη γνωστοποίηση των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που τον αφορούν, σύμφωνα με το άρθρο 8, στοιχείο β ́, του κανονισμού 45/2001 [5], θα μπορούσε να υποτεθεί ότι ο Χ ήταν πράγματι το υποκείμενο των δεδομένων και ότι, εξ ορισμού, το όνομά του περιλαμβανόταν στον εφεδρικό πίνακα προσλήψεων. Αν, αντιθέτως, το όνομα του Χ δεν περιλαμβανόταν στον κατάλογο, τότε αυτός δεν θα ήταν το υποκείμενο των δεδομένων και δεν θα υπήρχαν δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα. Σε μια τέτοια περίπτωση, δεν θα είχε νόημα να τον ρωτήσουμε για ανύπαρκτα δεδομένα. Έχοντας υπόψη το έγγραφο θέσης του ΕΕΠΔ της 24ης Μαρτίου 2011 σχετικά με την «Πρόσβαση του κοινού σε έγγραφα που περιέχουν δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα μετά την απόφαση Bavarian Lager»[6], η συγκατάθεση ή μη του υποκειμένου των δεδομένων δεν είναι ο μόνος παράγοντας που πρέπει να λαμβάνεται υπόψη κατά την αξιολόγηση του κατά πόσον ενδέχεται να θιγούν τα συμφέροντα ενός ατόμου. Ως εκ τούτου, το ECDC έλαβε υπόψη το άρθρο 6 της ΣΕΕ όταν αποφάσισε να μην κοινοποιήσει στον καταγγέλλοντα πληροφορίες σχετικά με το αν είχε προσεγγίσει ή όχι τον κ. Χ.

11. Ως εκ τούτου, το ECDC έκρινε ότι έλαβε υπόψη τις απαιτήσεις που ορίζονται στο άρθρο 8 στοιχείο β) του κανονισμού 45/2001 όταν «εκδίδει απόφαση σχετικά με τη δημοσιοποίηση ή όχι». Έλαβε υπόψη τη δήλωση του καταγγέλλοντος ότι ο κ. Χ δεν είχε δικαίωμα να συμπεριληφθεί στον εφεδρικό πίνακα προσλήψεων και ότι χρειαζόταν τις ζητούμενες πληροφορίες προκειμένου να προβεί σε εξωτερική νομική επανεξέταση του ζητήματος κατά πόσον είχαν διαπραχθεί παρατυπίες εντός του ECDC. Κατά τη στάθμιση των διαφόρων διακυβευόμενων συμφερόντων, το ECDC διαπίστωσε ότι ο καταγγέλλων δεν προσκόμισε πειστικά επιχειρήματα που να αποδεικνύουν την ανάγκη διαβίβασης των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι οι υποψίες του καταγγέλλοντος ήταν ήδη γνωστές στο ECDC και διαβιβάστηκαν από αυτό στην Ευρωπαϊκή Υπηρεσία Καταπολέμησης της Απάτης («OLAF») (η οποία απέρριψε την υπόθεση). Το ECDC έκρινε επίσης ότι «δεν ήταν σε θέση να αποδείξει στον καταγγέλλοντα ότι στάθμισε τα συμφέροντα των μερών, καθώς δεν ήταν σε θέση να προσδιορίσει ρητά οποιαδήποτε προσέγγιση έναντι του δυνητικού υποκειμένου των δεδομένων, καθώς αυτό θα σήμαινε την παροχή των πληροφοριών που ζητήθηκαν από τον καταγγέλλοντα και την αποτελεσματική καταστρατήγηση των διατάξεων της νομοθεσίας για την προστασία των δεδομένων. Ως εκ τούτου ... ήταν αδύνατο να αποδειχθεί στον καταγγέλλοντα ότι είχε σταθμίσει τα αντίστοιχα συμφέροντα χωρίς να παραβεί τα δικαιώματα του ατόμου για το οποίο ζητήθηκαν τα δεδομένα. Ωστόσο, γίνεται δεκτό ότι η απάντηση στον καταγγέλλοντα δεν ήταν, κατ’ ανάγκη, τόσο ολοκληρωμένη όσο θα μπορούσε να ήταν εάν είχε υιοθετηθεί μια γενική προορατική προσέγγιση για την ενημέρωση των υποκειμένων των δεδομένων που περιλαμβάνονται στους εφεδρικούς πίνακες προσλήψεων και, ως εκ τούτου, το Κέντρο θα επιδιώξει να εφαρμόσει την προσέγγιση αυτή σε μεταγενέστερες διαδικασίες πρόσληψης για να αποφευχθεί το ζήτημα στο μέλλον." Το ECDC τόνισε ότι, εν τω μεταξύ, ολοκλήρωσε την προηγούμενη απάντησή του επιβεβαιώνοντας τις αποφάσεις του με τις οποίες απέρριψε το αίτημα του καταγγέλλοντος με επιστολή που του εστάλη στις 30 Μαΐου 2013 [7].

12. Τέλος, το ECDC ενημέρωσε τον Διαμεσολαβητή ότι εφαρμόζει εσωτερική διαδικασία για την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφά του [8]. Η αναφορά σε αυτή την εσωτερική διαδικασία γίνεται κατά τη διάρκεια της υποχρεωτικής κατάρτισης για την επαγγελματική δεοντολογία του προσωπικού. Το ECDC δήλωσε ότι προτίθεται να επανεξετάσει την ανωτέρω διαδικασία. Επιπλέον, θα εκδίδει οδηγίες προς το προσωπικό όσον αφορά τη διεκπεραίωση των αιτήσεων πρόσβασης σε έγγραφα και την ανάγκη υιοθέτησης προορατικής προσέγγισης σε σχέση με τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που περιέχονται στους εφεδρικούς καταλόγους. Το ECDC τόνισε ότι είναι ένας σχετικά νέος οργανισμός. Ευχαρίστησε τη Διαμεσολαβήτρια για τη βοήθειά της στον εντοπισμό συγκεκριμένων τομέων που επιδέχονται βελτίωση.

13. Στις παρατηρήσεις του, μεταξύ άλλων, ο καταγγέλλων εξέφρασε την άποψη ότι πληρούνταν όλες οι απαιτήσεις του άρθρου 8 στοιχείο β) του κανονισμού 45/2001 και ότι, ως εκ τούτου, το ECDC δεν χρειαζόταν να απευθυνθεί στον κ. Χ για να λάβει τη συγκατάθεσή του. Σημείωσε επίσης ότι, παρόλο που το ECDC του ζήτησε συγγνώμη τον Ιανουάριο του 2012 επειδή δεν απάντησε στην αρχική του αίτηση για πρόσβαση σε έγγραφα, δεν ζήτησε συγγνώμη για τις άλλες περιπτώσεις κακοδιοίκησης που θεωρούσε ότι διέπραξε.

Αξιολόγηση του Διαμεσολαβητή μετά το σχέδιο σύστασης

14. Σύμφωνα με την υπόθεση C-28/08 P, Επιτροπή κατά Bavarian Lager, «[ε]ν προκειμένω, αίτηση βάσει του κανονισμού 1049/2001 αποσκοπεί στην απόκτηση πρόσβασης σε έγγραφα, συμπεριλαμβανομένων των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, οι διατάξεις του κανονισμού 45/2001 εφαρμόζονται στο σύνολό τους, συμπεριλαμβανομένων των άρθρων 8 και 18 αυτού».

15. Το άρθρο 8 του κανονισμού 45/2001 προβλέπει ότι «[τ]α δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα διαβιβάζονται μόνο σε αποδέκτες...

α) εάν ο αποδέκτης αποδεικνύει ότι τα δεδομένα είναι αναγκαία για την εκπλήρωση καθήκοντος που εκτελείται προς το δημόσιο συμφέρον ή υπόκειται στην άσκηση δημόσιας εξουσίας, ή

β) εάν ο αποδέκτης αποδεικνύει την αναγκαιότητα της διαβίβασης των δεδομένων και εάν δεν υπάρχει λόγος να υποτεθεί ότι ενδέχεται να θιγούν τα έννομα συμφέροντα του υποκειμένου των δεδομένων.»

Σύμφωνα με το άρθρο 18 του ίδιου κανονισμού, «[τ]ο υποκείμενο των δεδομένων έχει το δικαίωμα:

α) να αντιτάσσεται ανά πάσα στιγμή, για επιτακτικούς και νόμιμους λόγους που σχετίζονται με την ιδιαίτερη κατάστασή του, στην επεξεργασία δεδομένων που τον αφορούν, εκτός από τις περιπτώσεις που καλύπτονται από το άρθρο 5 στοιχεία β), γ) και δ) [δηλαδή όταν (άρθρο 5 στοιχείο β)) η επεξεργασία είναι απαραίτητη για τη συμμόρφωση με νομική υποχρέωση στην οποία υπόκειται ο υπεύθυνος επεξεργασίας ή (άρθρο 5 στοιχείο γ) η επεξεργασία είναι απαραίτητη για την εκτέλεση σύμβασης στην οποία το υποκείμενο των δεδομένων είναι συμβαλλόμενο μέρος ή για τη λήψη μέτρων κατόπιν αιτήματος του υποκειμένου των δεδομένων πριν από τη σύναψη σύμβασης ή (άρθρο 5 στοιχείο δ) το υποκείμενο των δεδομένων έχει δώσει τη ρητή συγκατάθεσή του]. Σε περίπτωση αιτιολογημένης αντίρρησης, η εν λόγω επεξεργασία δεν μπορεί πλέον να περιλαμβάνει τα εν λόγω δεδομένα·

β) να ενημερώνονται πριν από την πρώτη γνωστοποίηση δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα σε τρίτους ή πριν χρησιμοποιηθούν για λογαριασμό τους για σκοπούς απευθείας εμπορικής προώθησης και να τους παρέχεται ρητά το δικαίωμα να αντιτάσσονται ατελώς στην εν λόγω γνωστοποίηση ή χρήση.»

16. Όπως ορθώς επισήμανε το ECDC, ο καταγγέλλων ζήτησε πρόσβαση στον εφεδρικό κατάλογο προκειμένου να διαπιστώσει αν το όνομα του Χ περιλαμβανόταν στον εν λόγω κατάλογο. Λογικά, θα αρκούσε το ECDC απλώς να επιβεβαιώσει ή να αρνηθεί την εγγραφή του ονόματος του Χ στον εν λόγω κατάλογο προκειμένου να απαντήσει στο ερώτημα του καταγγέλλοντος, αλλά δεν το έπραξε. Επίσης, δεν απέδειξε τους λόγους για τους οποίους δεν ήταν αναγκαίο να αποκαλυφθεί αν το όνομα του Χ περιλαμβανόταν ή όχι στον κατάλογο. Στο πλαίσιο αυτό, η Διαμεσολαβήτρια τονίζει εκ νέου ότι η EPSO, για παράδειγμα, δημοσιεύει εφεδρικούς πίνακες επιτυχόντων που περιέχουν τα ονόματα των επιτυχόντων υποψηφίων και ότι δεν το πράττει μόνο όταν οι υποψήφιοι της ζητούν ρητά να μην δημοσιεύσει τα ονόματά τους.

17. Ως εκ τούτου, το ECDC αρνήθηκε να παράσχει στον καταγγέλλοντα απλή απάντηση στο ερώτημά του και, αντ’ αυτού, του αρνήθηκε την πρόσβαση στον εφεδρικό πίνακα προσλήψεων στο σύνολό του. Υποστήριξε ότι τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που περιλαμβάνονταν σε αυτά ήταν εμπιστευτικές πληροφορίες. Κατά συνέπεια, το ECDC αντιμετώπισε τους επιτυχόντες υποψηφίους των οποίων τα ονόματα περιλαμβάνονταν στον εν λόγω κατάλογο ως υποκείμενα των δεδομένων.

18. Μόλις το ECDC υιοθέτησε μια τέτοια προσέγγιση, τέθηκε σε εφαρμογή ο κανονισμός 1049/2001, μαζί με τη σχετική νομολογία του ΔΕΕ. Λαμβανομένης υπόψη της υποθέσεως C-28/08 P, Επιτροπή κατά Bavarian Lager, το ECDC όφειλε, προκειμένου να δικαιολογήσει την άρνησή του να επιτρέψει την πρόσβαση στα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που περιλαμβάνονταν στο σύνολο του εφεδρικού πίνακα προσλήψεων, να εφαρμόσει τις διατάξεις των άρθρων 8 και 18 του κανονισμού 45/2001 στους επιτυχόντες υποψηφίους των οποίων τα ονόματα περιλαμβάνονταν στον πίνακα προσλήψεων. Εάν οι επιτυχόντες υποψήφιοι δεν είχαν συναινέσει στη γνωστοποίηση των ονομάτων τους, το ECDC θα έπρεπε να σταθμίσει τα διάφορα διακυβευόμενα συμφέροντα.

19. Μολονότι το ECDC φαίνεται ότι προέβη σε μια τέτοια ενέργεια σε σχέση με τον καταγγέλλοντα (αν και μόνο μετά την παρέμβαση του Διαμεσολαβητή)[9], δεν το έπραξε σε σχέση με τα υποκείμενα των δεδομένων, διότι απλώς δεν τους ζήτησε να εκφράσουν την άποψή τους. Μολονότι το ECDC υποστήριξε στη γνώμη του ότι προσπαθούσε να προστατεύσει την ιδιωτική ζωή των επιτυχόντων υποψηφίων των οποίων τα ονόματα περιλαμβάνονταν στον εφεδρικό πίνακα προσλήψεων, δεν εξήγησε σαφώς, ούτε απευθείας στον καταγγέλλοντα ούτε στο πλαίσιο της παρούσας έρευνας, με ποιον τρόπο η δημοσιοποίηση του εφεδρικού πίνακα προσλήψεων θα είχε ως αποτέλεσμα να θιγούν τα έννομα συμφέροντα των υποκειμένων των δεδομένων [10]. Επιπλέον, δεν κατέδειξε σαφώς τους λόγους για τους οποίους η συμμόρφωση με την εν λόγω νομική υποχρέωση ήταν δυσανάλογη.

20. Ωστόσο, κατά την άποψη του Διαμεσολαβητή, η αποτυχία αυτή δεν έχει σημαντικές συνέπειες. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι, πρώτον, το ECDC θέσπισε κατάλληλα μέτρα για την αντιμετώπισή του, δηλαδή επανεξέταση της εσωτερικής του διαδικασίας σχετικά με την πρόσβαση στα έγγραφα, η οποία αναφέρεται στο πρόγραμμα κατάρτισης για την επαγγελματική δεοντολογία. Ο Διαμεσολαβητής ευελπιστεί ότι αυτό θα είναι αρκετό για να αποφευχθούν παρόμοια προβλήματα στο μέλλον. Δεύτερον, το ECDC ενημέρωσε την OLAF σχετικά με τους ισχυρισμούς του καταγγέλλοντος περί παρατυπιών, ώστε να μπορέσει να τους διερευνήσει. Στη συνέχεια, η OLAF αποφάσισε «να απορρίψει την υπόθεση λόγω της αδυναμίας επαρκών ύποπτων παρατυπιών»[11]. Από τα ανωτέρω προκύπτει ότι ένας φορέας εκτός του ECDC, ο οποίος θα μπορούσε να ζητήσει όλες τις απαραίτητες πληροφορίες και/ή να διερευνήσει το θέμα προκειμένου να επιβεβαιώσει τις παρατυπίες που καταγγέλλει ο καταγγέλλων (των οποίων οι υποψίες δικαιολόγησαν το αίτημά του για πρόσβαση του κοινού στον εφεδρικό κατάλογο), έχει ήδη εξετάσει το θέμα. Κατά συνέπεια, ο στόχος που επεδίωξε να επιτύχει ο καταγγέλλων όταν ζήτησε πρόσβαση στον εφεδρικό πίνακα επιτυχόντων έχει ήδη επιτευχθεί στην πράξη [12] και δεν υφίσταται πλέον η ανάγκη να του διαβιβαστούν τα εν λόγω δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα. Υπό τις συνθήκες αυτές, δεν δικαιολογούνται περαιτέρω έρευνες του Διαμεσολαβητή σχετικά με τον χειρισμό από το ECDC της αίτησης του καταγγέλλοντος για πρόσβαση σε έγγραφα.

21. Παρά το ανωτέρω συμπέρασμα, η Διαμεσολαβήτρια θα παρακαλούσε το ECDC να την ενημερώσει σχετικά με τα μέτρα που θεσπίστηκαν προκειμένου να βελτιωθεί ο χειρισμός των αιτήσεων πρόσβασης του κοινού στα έγγραφά του. Στη συνέχεια θα προβεί σε περαιτέρω παρατήρηση σχετικά με το θέμα αυτό.

Β. Συμπεράσματα

Με βάση την έρευνα σχετικά με την εν λόγω καταγγελία, ο Διαμεσολαβητής την περατώνει με το ακόλουθο συμπέρασμα:

Δεν δικαιολογούνται περαιτέρω έρευνες.

Ο καταγγέλλων και ο διευθυντής του ECDC θα ενημερωθούν για την απόφαση αυτή.

Περαιτέρω παρατήρηση

Η Διαμεσολαβήτρια θα εκτιμούσε εάν το ECDC την ενημέρωνε σχετικά με τα μέτρα που θεσπίστηκαν προκειμένου να βελτιωθεί η υποβολή αιτήσεων πρόσβασης του κοινού στα έγγραφά του.

Κατά την απάντησή του, το ECDC θα πρέπει να λαμβάνει υπόψη

i) τις παρατηρήσεις που διατύπωσε ο καταγγέλλων στις παρατηρήσεις του σχετικά με την απάντηση του ECDC στο σχέδιο σύστασης του Διαμεσολαβητή [13], τις οποίες ο Διαμεσολαβητής διαβιβάζει στο ECDC· και

ii) το γεγονός ότι η EPSO δημοσιεύει εφεδρικούς πίνακες προσλήψεων που περιέχουν τα πλήρη ονόματα των επιτυχόντων υποψηφίων και ότι παραλείπει τα ονόματα αυτά μόνον όταν το ζητούν ρητά οι επιτυχόντες υποψήφιοι.

Η Διαμεσολαβήτρια θα αποφασίσει σχετικά με την ανάγκη έναρξης αυτεπάγγελτης έρευνας για τα θέματα αυτά, αφού αναλύσει την απάντηση του ECDC στην περαιτέρω παρατήρησή της. Σημειώνει και εκτιμά την προθυμία του ECDC να λάβει βοήθεια για τον εντοπισμό τομέων που επιδέχονται βελτίωση.

η Έμιλι Ο' Ράιλι

Στρασβούργο, 3 Μαρτίου 2014

[1] Το πλήρες κείμενο του σχεδίου σύστασης διατίθεται στη διεύθυνση: http://www.ombudsman.europa.eu/cases/draftrecommendation.faces/en/48926/html.bookmark

[2] Διατίθεται στη διεύθυνση: www.edps.europa.eu

[3] Στις περιπτώσεις αυτές, η EPSO περιλαμβάνει υποσημείωση στον εν λόγω εφεδρικό πίνακα προσλήψεων στην οποία αναφέρεται ότι: «Ο/Η επιτυχών/-ούσα υποψήφιος/-α μπορεί να ζητήσει ρητά να μη δημοσιευθεί το όνομά του/της.»

[4] Υπόθεση C-28/08 P Επιτροπή κατά Bavarian Lager [2010] Συλλογή I-6055.

[5] Κανονισμός (ΕΚ) 45/2001 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 18ης Δεκεμβρίου 2000, σχετικά με την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα από τα όργανα και τους οργανισμούς της Κοινότητας και σχετικά με την ελεύθερη κυκλοφορία των δεδομένων αυτών (ΕΕ 2001, L 8, σ. 1).

[6] Το ECDC επέστησε την προσοχή σε ένα απόσπασμα στη σ. 14 του εγγράφου θέσης του ΕΕΠΔ σχετικά με την «Πρόσβαση του κοινού σε έγγραφα που περιέχουν δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα μετά την απόφαση Bavarian Lager», το οποίο έχει ως εξής: «δεν απαιτείται η συγκατάθεση του υποκειμένου των δεδομένων, μπορεί να ζητηθεί από το υποκείμενο των δεδομένων να εκθέσει τις απόψεις του.»

[7] Το ECDC επισύναψε αντίγραφο της επιστολής με την απάντησή του στο σχέδιο σύστασης του Διαμεσολαβητή.

[8] Το ECDC επισύναψε αντίγραφο της εσωτερικής διαδικασίας με την απάντησή του στο σχέδιο σύστασης του Διαμεσολαβητή.

[9] Σύμφωνα με την επιστολή του ECDC της 30ής Μαΐου 2013 προς τον καταγγέλλοντα, την οποία ο Οργανισμός επισύναψε στην απάντησή του: «σύμφωνα με τη νομολογία Bavarian Lager, η αίτηση εξετάστηκε βάσει του άρθρου 8 στοιχείο β) του κανονισμού 45/2001/ΕΚ, το οποίο ορίζει ότι: «Τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα διαβιβάζονται σε αποδέκτες που υπόκεινται στην εθνική νομοθεσία που έχει θεσπιστεί για την εφαρμογή της οδηγίας 95/46/ΕΚ [...] μόνον εάν ο αποδέκτης αποδείξει την ανάγκη διαβίβασης των δεδομένων και εάν δεν υπάρχει λόγος να υποτεθεί ότι ενδέχεται να θιγούν τα έννομα συμφέροντα του προσώπου στο οποίο αναφέρονται τα δεδομένα [...]. «

Μετά την εξέταση των εξηγήσεων που παρασχέθηκαν ... είναι σαφές ότι το αίτημά σας βασίστηκε σε ισχυρό τεκμήριο ότι το υποκείμενο των δεδομένων είχε «παράνομα επωφεληθεί» από τον προϋπολογισμό της ΕΕ. Το τεκμήριο αυτό εξακολούθησε να ισχύει ακόμη και αφού, ως μέλος του προσωπικού, είχατε αναφέρει τους εν λόγω ισχυρισμούς τόσο στον προϊστάμενό σας όσο και στον διευθυντή σας και κανένας από τους δύο δεν είχε βρει βάση γι’ αυτούς. Ακόμη και κατά τον χρόνο υποβολής των παρατηρήσεών σας τον Ιούλιο του 2012 [σχετικά με τη γνώμη του ECDC προς τον Διαμεσολαβητή], γνωρίζατε ότι η OLAF, η Ευρωπαϊκή Υπηρεσία Καταπολέμησης της Απάτης, στην οποία είχε απευθυνθεί ο διευθυντής για να εξετάσει τους ισχυρισμούς σας, είχε ολοκληρώσει τις έρευνές της τον Ιούνιο του 2012 και αποφάσισε «να απορρίψει την υπόθεση λόγω της αδυναμίας των ύποπτων παρατυπιών», αλλά φαίνεται ότι τα τεκμήρια σας εξακολουθούσαν να ισχύουν.

[… A] γνωρίζατε φορείς - όπως η OLAF - στους οποίους ανατέθηκε ειδικά η διερεύνηση υποθέσεων εικαζόμενης παρανομίας και παρατυπίας σε σχέση με τον προϋπολογισμό της ΕΕ και οι οποίοι διέθεταν ευρείες εξουσίες έρευνας και ότι είχατε το δικαίωμα να τους αναφέρετε τις ανησυχίες σας. Ως εκ τούτου, η απόφαση μη διαβίβασης του εγγράφου/των πληροφοριών που ζητήθηκαν βασίστηκε στην εξέταση του δηλωθέντος σκεπτικού σας για την αίτηση του εγγράφου/των πληροφοριών και στο κατά πόσον, βάσει των αποδεικτικών στοιχείων, είχε αποδειχθεί η αναγκαιότητα διαβίβασης των δεδομένων. Αφού επανεξέτασα τα πραγματικά περιστατικά, είμαι της γνώμης ότι η απόφαση να μην δημοσιοποιηθεί το ζητούμενο έγγραφο/πληροφορίες με βάση την αδυναμία σας να διαπιστώσετε την αναγκαιότητα της διαβίβασης ήταν καλά μελετημένη και δίκαιη, καθώς άλλες επιλογές ήταν σαφώς ανοικτές σε εσάς για την επίλυση τυχόν υπονοιών παρατυπίας που δεν απαιτούσαν την κοινοποίηση δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα....»

[10] Σύμφωνα με το έγγραφο θέσης του ΕΕΠΔ της 24ης Μαρτίου 2011 σχετικά με την «Πρόσβαση του κοινού σε έγγραφα που περιέχουν δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα μετά την απόφαση Bavarian Lager,» σύμφωνα με το άρθρο 8 στοιχείο β), θα πρέπει να ληφθούν τα ακόλουθα μέτρα:

ο αποδέκτης θα πρέπει να αποδείξει την αναγκαιότητα της διαβίβασης των δεδομένων, εκτός εάν ο λόγος γνωστοποίησης των δεδομένων είναι πρόδηλος·

- το ίδρυμα πρέπει να σταθμίζει τα διάφορα συμφέροντα που διακυβεύονται·

το θεσμικό όργανο πρέπει να εξετάζει αν υπάρχει λόγος να υποτεθεί ότι ενδέχεται να θιγούν τα έννομα συμφέροντα του υποκειμένου των δεδομένων (δεν απαιτείται συγκατάθεση του υποκειμένου των δεδομένων, μπορεί να ζητηθεί από το υποκείμενο των δεδομένων να εκθέσει τις απόψεις του)...»

[11] Η OLAF προέβη στη δήλωση αυτή στην επιστολή της προς το ECDC της 21ης Μαΐου 2012, η οποία επισυνάφθηκε στην απάντηση του ECDC στο σχέδιο σύστασης του Διαμεσολαβητή και διαβιβάστηκε στον καταγγέλλοντα για να υποβάλει τις παρατηρήσεις του.

[12] Στην αρχική του αίτηση πρόσβασης της 20ής Δεκεμβρίου 2011, ο καταγγέλλων δήλωσε τα εξής: «[Ζητώ] το παρόν έγγραφο διότι ένα πρόσωπο μπορεί να περιλαμβάνεται στον εν λόγω κατάλογο (δηλαδή ο [X]) ο οποίος, δεδομένου ότι έχει επωφεληθεί, ουσιωδώς και με άλλον τρόπο, στο παρελθόν από πιθανή παρατυπία στο ECDC, δεν δικαιούται να περιλαμβάνεται στον εν λόγω κατάλογο. Η επιβεβαίωση της παρουσίας του θα μου επιτρέψει να εξετάσω το ενδεχόμενο νομικής επανεξέτασης αυτής της νέας πιθανής παρατυπίας με περιπτώσεις εκτός του ECDC». Ομοίως, στις παρατηρήσεις του σχετικά με τη γνώμη του ECDC, ο καταγγέλλων δήλωσε ότι: «Η πρόσβαση στον εφεδρικό πίνακα προσλήψεων θα επέτρεπε στον καταγγέλλοντα να εξακριβώσει αν το εν λόγω πρόσωπο (ο κ. [X]) έχει εγγραφεί σε αυτόν και, στην περίπτωση αυτή, να συνεχίσει, μαζί με τις αρμόδιες αρχές, την περαιτέρω εξέταση της πιθανής κακοδιοίκησης αυτής της εγγραφής... [Το] ιστορικό απασχολήσεως [του Χ] φαίνεται ότι του απέφερε παράνομα οφέλη εις βάρος του προϋπολογισμού του ECDC [...]. [T] ο καταγγέλλων δικαιολογημένα ανησυχούσε για το γεγονός ότι ο [X] ενδέχεται να περιελήφθη παρανόμως στον εφεδρικό πίνακα προσλήψεων. Οι ανησυχίες αυτές, τις οποίες γνωρίζει λεπτομερώς το ECDC, δικαιολογούν σε κάθε περίπτωση το αίτημα του καταγγέλλοντος για πρόσβαση στον εν λόγω εφεδρικό κατάλογο»(η υπογράμμιση δική μου).

[13] Σημεία 27 - 29 των παρατηρήσεων του καταγγέλλοντος.