ΤΟ ΠΛΑΙΣΙΟ ΤΗΣ ΚΑΤΑΓΓΕΛΙΑΣ

1. Η παρούσα υπόθεση αφορά αιτήσεις πρόσβασης του κοινού σε έγγραφα, οι οποίες υποβλήθηκαν στην Ευρωπαϊκή Επιτροπή δυνάμει του κανονισμού 1049/2001 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 30ής Μαΐου 2001, για την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, του Συμβουλίου και της Επιτροπής («κανονισμός 1049/2001»)[1].

2. Ο καταγγέλλων είναι πρώην υπάλληλος της Επιτροπής ο οποίος υπέβαλε διάφορες καταγγελίες στον Ευρωπαίο Επόπτη Προστασίας Δεδομένων (ΕΕΠΔ) κατά της Επιτροπής. Στη συνέχεια ζήτησε πρόσβαση στην αλληλογραφία μεταξύ της Επιτροπής και του ΕΕΠΔ σχετικά με δύο από τις καταγγελίες του.

3. Ο καταγγέλλων έλαβε την τελική απόφαση της Επιτροπής σχετικά με την αίτησή του επτά μήνες μετά την αρχική του αίτηση. Διαπίστωσε ότι ο χειρισμός της αίτησής του από την Επιτροπή δεν ήταν ικανοποιητικός και υπέβαλε καταγγελία στον Ευρωπαίο Διαμεσολαβητή.

4. Η καταγγελία εγείρει ζητήματα επικαιρότητας όσον αφορά τον χειρισμό των αιτήσεων πρόσβασης, τη δυνατότητα εφαρμογής του κανονισμού 1049/2001 όσον αφορά τους κανόνες προστασίας των δεδομένων και άλλα πιο συγκεκριμένα συναφή ζητήματα. Πιο λεπτομερής περιγραφή της αλληλογραφίας και των γεγονότων που συνδέονται με την καταγγελία παρατίθεται κατωτέρω στις παραγράφους 8-16.

ΤΟ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΤΗΣ ΕΡΩΤΗΣΗΣ

5. Ο Διαμεσολαβητής κίνησε την παρούσα έρευνά του σχετικά με τους ακόλουθους ισχυρισμούς και αξιώσεις του καταγγέλλοντος:

Ισχυρισμοί

1. Η Επιτροπή παρέλειψε να εξετάσει την αίτησή του για πρόσβαση σε έγγραφα και την επιβεβαιωτική αίτησή του εντός των σχετικών προθεσμιών που προβλέπονται στον κανονισμό 1049/2001·
2. Η Επιτροπή έδωσε νομικά εσφαλμένες και αντιφατικές εξηγήσεις σχετικά με τη δυνατότητα εφαρμογής του κανονισμού 1049/2001·
3. Η Επιτροπή προέβη σε νομικά εσφαλμένες δηλώσεις σχετικά με τη δυνατότητα εφαρμογής του άρθρου 4 παράγραφος 1 του κανονισμού 1049/2001·
4. Η Επιτροπή απέκρυψε την ύπαρξη ορισμένων εγγράφων που ανταλλάχθηκαν στο πλαίσιο του χειρισμού της καταγγελίας του προς τον ΕΕΠΔ με ημερομηνία 9 Μαρτίου 2006 και δεν του έδωσε πρόσβαση στα εν λόγω έγγραφα· και
5. Η Επιτροπή δεν του χορήγησε πρόσβαση σε έγγραφα σχετικά με την καταγγελία του προς τον ΕΕΠΔ της 26ης Ιανουαρίου 2005, μολονότι ήταν σαφές ότι υπήρχαν τέτοια έγγραφα.

Αξίωση

Ο καταγγέλλων ισχυρίζεται ότι θα πρέπει να του χορηγηθεί πρόσβαση στα έγγραφα που δεν έχει ακόμη λάβει και σε κάθε περαιτέρω αλληλογραφία μεταξύ της Επιτροπής και του ΕΕΠΔ σε σχέση με τις καταγγελίες του προς τον ΕΕΠΔ.

Η ΕΡΕΥΝΑ

6. Στις 27 Μαρτίου 2007, ο Διαμεσολαβητής ζήτησε τη γνώμη της Επιτροπής σχετικά με τους προαναφερόμενους ισχυρισμούς και αξιώσεις του καταγγέλλοντος. Λόγω της προσπάθειας του καταγγέλλοντος να επιδιώξει συνολική επίλυση των πολυάριθμων διαφορών του με την Επιτροπή και της συναφούς υποστήριξης της προσπάθειας αυτής από τον Ευρωπαίο Διαμεσολαβητή, ο τελευταίος ανέστειλε τον χειρισμό όλων των καταγγελιών του εν λόγω καταγγέλλοντος για περίοδο αρκετών μηνών το 2007. Η Επιτροπή απέστειλε τελικά τη γνώμη της στις 9 Ιανουαρίου 2008. Η γνώμη διαβιβάστηκε στον καταγγέλλοντα, ο οποίος απέστειλε τις παρατηρήσεις του στις 14 Φεβρουαρίου 2008.

ΑΝΑΛΥΣΗ ΚΑΙ ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑ ΤΟΥ ΔΙΑΜΕΣΟΛΑΒΗΤΗ

Προκαταρκτικές παρατηρήσεις

7. Για τους σκοπούς της αξιολόγησης που ακολουθεί, είναι χρήσιμο να παρατεθεί η ακόλουθη επισκόπηση των πραγματικών περιστατικών και της αλληλογραφίας.

8. Την Παρασκευή 28 Ιουλίου 2006, ο καταγγέλλων υπέβαλε αίτηση βάσει του κανονισμού 1049/2001 για πρόσβαση σε όλη την αλληλογραφία μεταξύ της Επιτροπής και του Ευρωπαίου Επόπτη Προστασίας Δεδομένων (ΕΕΠΔ) σχετικά με δύο καταγγελίες που υπέβαλε στον ΕΕΠΔ στις 26 Ιανουαρίου 2005 και στις 9 Μαρτίου 2006 αντίστοιχα.

9. Η Επιτροπή καταχώρισε την αίτηση τη Δευτέρα 31 Ιουλίου 2006 και απέστειλε στον καταγγέλλοντα βεβαίωση παραλαβής την ίδια ημέρα.

10. Την 1η Σεπτεμβρίου 2006, το Γραφείο Διαχείρισης και Εκκαθάρισης των Ατομικών Δικαιωμάτων (PMO) της Επιτροπής απέστειλε ενδιάμεση απάντηση, εξηγώντας ότι η διεκπεραίωση του αιτήματος του καταγγέλλοντος είχε καθυστερήσει λόγω του περιορισμένου διαθέσιμου προσωπικού κατά τη διάρκεια των θερινών διακοπών. Στην απάντησή του της 7ης Σεπτεμβρίου 2006, το PMO ανέφερε τις ημερομηνίες ανταλλαγής επιστολών με τον ΕΕΠΔ σχετικά με τις καταγγελίες του καταγγέλλοντος. Στο πλαίσιο αυτό, εξήγησε ότι δεν μπορούσε να χορηγηθεί πρόσβαση στις εν λόγω επιστολές βάσει του κανονισμού 1049/2001, δεδομένου ότι ίσχυε η εξαίρεση που προβλέπεται στο άρθρο 4 παράγραφος 1 στοιχείο β) του παρόντος κανονισμού [2].

11. Εν τω μεταξύ, αφού δεν έλαβε απάντηση από την Επιτροπή εντός της προθεσμίας που προβλέπεται στον κανονισμό 1049/2001, ο καταγγέλλων απέστειλε ηλεκτρονικό μήνυμα στις 6 Σεπτεμβρίου 2006, υποβάλλοντας επιβεβαιωτική αίτηση για μη απάντηση στην αρχική του αίτηση [3]. Η Γενική Γραμματεία της Επιτροπής ενημέρωσε τον καταγγέλλοντα ότι το PMO του είχε αποστείλει απάντηση αναμονής την 1η Σεπτεμβρίου 2006 και του είχε αποστείλει ηλεκτρονικό αντίγραφό της. Ρώτησε επίσης αν επιθυμούσε να εμμείνει στην επιβεβαιωτική αίτησή του περί μη απαντήσεως ή αν θα προτιμούσε να περιμένει την απάντηση επί της ουσίας. Ο καταγγέλλων απάντησε στις 19 Σεπτεμβρίου 2006, αμφισβητώντας την απάντηση του PMO. Στις 21 Σεπτεμβρίου, η Γενική Γραμματεία καταχώρισε το εν λόγω ηλεκτρονικό μήνυμα ως επιβεβαιωτική αίτηση.

12. Δεδομένου ότι το αίτημα του καταγγέλλοντος αφορούσε την πρόσβαση σε ανταλλαγές μεταξύ του ΕΕΠΔ και της Επιτροπής σχετικά με εκκρεμή καταγγελία, η Γενική Γραμματεία ζήτησε τη γνώμη του γραφείου του ΕΕΠΔ όσον αφορά την πολιτική του για τη δημοσιοποίηση πληροφοριών σχετικά με εκκρεμείς υποθέσεις. Η προθεσμία απάντησης στην επιβεβαιωτική αίτηση παρατάθηκε στις 12 Οκτωβρίου 2006 έως τις 6 Νοεμβρίου 2006, βάσει του άρθρου 8 παράγραφος 2 του κανονισμού 1049/2001 [4]. Εν αναμονή απάντησης από τον ΕΕΠΔ, εστάλη ενδιάμεση απάντηση στον καταγγέλλοντα στις 6 Νοεμβρίου 2006.

13. Στις 28 Ιουλίου 2006, δηλαδή την ίδια ημερομηνία κατά την οποία υπέβαλε την αρχική του αίτηση στην Επιτροπή, ο καταγγέλλων είχε προφανώς υποβάλει αίτηση προσβάσεως στον φάκελο του ΕΕΠΔ σχετικά με την καταγγελία του.

14. Στις 30 Οκτωβρίου 2006, ο ΕΕΠΔ απάντησε στην ανωτέρω αίτηση πρόσβασης του καταγγέλλοντος. Ο ΕΕΠΔ έκρινε ότι, δεδομένου ότι ο κανονισμός 1049/2001 διέπει το δικαίωμα πρόσβασης του κοινού στα έγγραφα, μια αίτηση βάσει του παρόντος κανονισμού θα οδηγούσε μόνο σε περιορισμένη δημοσιοποίηση με σκοπό την προστασία της ιδιωτικής ζωής ενός ατόμου το οποίο αφορούν τα ζητούμενα έγγραφα. Ως εκ τούτου, εξέτασε το αίτημα βάσει του άρθρου 13 του κανονισμού 45/2001 [5] και το χειρίστηκε κατά τρόπο ευνοϊκότερο για τη θέση του καταγγέλλοντος. Ο ΕΕΠΔ χορήγησε μερική πρόσβαση στην ανταλλαγή αλληλογραφίας με την Επιτροπή σχετικά με την υπόθεση του καταγγέλλοντος. Η Επιτροπή συμμερίζεται την προσέγγιση του ΕΕΠΔ.

15. Η τελική απάντηση της Επιτροπής εστάλη στις 28 Φεβρουαρίου 2007. Επιβεβαίωσε την άποψή του ότι ο κανονισμός 1049/2001 δεν είναι το κατάλληλο μέσο για τη χορήγηση πρόσβασης σε φυσικά πρόσωπα σε έγγραφα που σχετίζονται με διαδικασίες που αφορούν την προσωπική τους κατάσταση. Ως εκ τούτου, και με την επιφύλαξη ορισμένων περιορισμών, η Επιτροπή κοινοποίησε τα έγγραφα στον καταγγέλλοντα ως πρόσωπο το οποίο αφορά η διαδικασία. Αυτή η εναλλακτική λύση επέτρεψε στην Επιτροπή να ικανοποιήσει το αίτημα του καταγγέλλοντος χωρίς να δημοσιοποιήσει τα ζητηθέντα έγγραφα, όπως θα συνεπαγόταν η δημοσιοποίηση βάσει του κανονισμού 1049/2001.

16. Στον καταγγέλλοντα χορηγήθηκε πρόσβαση σε τρεις επιστολές και μερική πρόσβαση σε δύο ακόμη επιστολές. Τα τμήματα που απαλείφθηκαν αφορούσαν α) τα προσωρινά πορίσματα του ιατρού-συμβούλου της Επιτροπής και β) τις περαιτέρω έρευνες που διενήργησε ο βοηθός ΕΕΠΔ.

Α. Ισχυρισμός ότι η Επιτροπή παρέλειψε να εξετάσει την αίτησή του για πρόσβαση σε έγγραφα και την επιβεβαιωτική αίτησή του εντός των σχετικών προθεσμιών που προβλέπονται στον κανονισμό 1049/2001

Επιχειρήματα που υποβλήθηκαν στον Διαμεσολαβητή

17. Προς στήριξη του ισχυρισμού αυτού, ο καταγγέλλων αναφέρθηκε στα πραγματικά περιστατικά που περιέχονται στην αλληλογραφία σχετικά με την παρούσα υπόθεση.

18. Με τη γνώμη της, η Επιτροπή απάντησε στην αιτίαση αυτή ως εξής.

19. Η αρχική αίτηση εστάλη στις 28 Ιουλίου 2006 και πρωτοκολλήθηκε στις 31 Ιουλίου 2006. Η προθεσμία έληξε στις 22 Αυγούστου 2006. Το PMO αντέδρασε μόλις την 1η Σεπτεμβρίου και απάντησε στις 7 Σεπτεμβρίου 2006. Η Επιτροπή συμφώνησε ότι θα έπρεπε να είχε παρατείνει την προθεσμία, σύμφωνα με το άρθρο 7 παράγραφος 3 του κανονισμού [6], με αποτέλεσμα η απάντηση να αποσταλεί εντός της παραταθείσας προθεσμίας, η οποία έληξε στις 12 Σεπτεμβρίου 2006.

20. Η επιβεβαιωτική αίτηση που εστάλη στις 19 Σεπτεμβρίου 2006 καταχωρίστηκε στις 21 Σεπτεμβρίου 2006. Η προθεσμία παρατάθηκε στις 12 Οκτωβρίου 2006 και στις 6 Νοεμβρίου 2006 απεστάλη στον καταγγέλλοντα νέα ενδιάμεση απάντηση. Η Επιτροπή αναγνώρισε ότι η τελική της απάντηση της 28ης Φεβρουαρίου 2007 απεστάλη πολύ μετά τη λήξη της προθεσμίας.

21. Η Επιτροπή εξέφρασε τη λύπη της για τον χρόνο που χρειάστηκε για την αποστολή τελικής απάντησης στον καταγγέλλοντα. Ταυτόχρονα, επισήμανε ότι η καθυστέρηση αυτή οφειλόταν στο γεγονός ότι, αντί να αρνηθούν την πρόσβαση βάσει του κανονισμού 1049/2001, οι υπηρεσίες της προσπάθησαν να βρουν μια λύση που θα παρείχε στον καταγγέλλοντα την ευρύτερη δυνατή πρόσβαση στα ζητούμενα έγγραφα.

22. Στις παρατηρήσεις του, ο καταγγέλλων ενέμεινε ουσιαστικά στον ισχυρισμό του και απέρριψε ως μη πειστική την προσπάθεια της Επιτροπής να εξηγήσει την καθυστέρηση.

Αξιολόγηση της Διαμεσολαβήτριας

23. Ο κανονισμός 1049/2001 προβλέπει ότι «η αίτηση πρόσβασης σε έγγραφα διεκπεραιώνεται αμέσως». Επιπλέον, ο κανονισμός ορίζει συγκεκριμένες προθεσμίες για τη λήψη απόφασης σχετικά με τις αιτήσεις πρόσβασης. Οι αρχικές και οι επιβεβαιωτικές αιτήσεις εξετάζονται εντός 15 εργάσιμων ημερών. Και στις δύο περιπτώσεις, το θεσμικό όργανο έχει τη δυνατότητα να παρατείνει την προθεσμία κατά 15 εργάσιμες ημέρες σε «εξαιρετικές περιπτώσεις».

24. Στην περίπτωση αυτή, ο καταγγέλλων υπέβαλε αίτηση στις 28 Ιουλίου 2006. Μετά την επιβεβαιωτική αίτησή του, η οποία ήταν έγκαιρη και σαφής, η Επιτροπή του διαβίβασε την τελική της απόφαση στις 28 Φεβρουαρίου 2007. Αυτό είναι επτά μήνες μετά την αρχική αίτηση του καταγγέλλοντος.

25. Είναι προφανές ότι ο χειρισμός του καταγγέλλοντος από την Επιτροπή δεν ήταν «έγκαιρος» και ότι οι απαντήσεις της υπερέβαιναν σαφώς τις νόμιμες προθεσμίες που ορίζονται στον κανονισμό 1049/2001.

26. Επιπλέον, η Επιτροπή δεν παρέσχε έγκυρες και πειστικές εξηγήσεις για την καθυστέρηση αυτή. Όσον αφορά ειδικότερα τις παρατεταμένες προθεσμίες απάντησης, η Επιτροπή δεν έκανε καμία αναφορά σε παράγοντες που θα μπορούσαν να θεωρηθούν «εξαιρετικοί». Είναι προφανές ότι η έλλειψη προσωπικού που προκύπτει από τις ετήσιες θερινές διακοπές της Επιτροπής δεν μπορεί να θεωρηθεί «εξαιρετική». Επίσης, η Επιτροπή δεν απέδειξε ότι η διαβούλευση με τον ΕΕΠΔ ήταν «εξαιρετική». Η πράξη της διαβούλευσης κατά τη διεκπεραίωση των αιτήσεων πρόσβασης αποτελεί ολοκληρωμένο χαρακτηριστικό του κανονισμού 1049/2001 και το συμβουλευτικό όργανο έχει προφανώς τη δυνατότητα να ορίσει προθεσμία για τις απαντήσεις. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα σε σχέση με άλλες δημόσιες αρχές της ΕΕ που έχουν καθήκον συνεργασίας.

27. Όσον αφορά τη δήλωση της Επιτροπής ότι οι υπηρεσίες της επιχείρησαν «να βρουν μια λύση που θα παρείχε στον καταγγέλλοντα την ευρύτερη δυνατή πρόσβαση στα ζητηθέντα έγγραφα», αυτό μπορεί να θεωρηθεί μόνο ως περιγραφή των προθέσεων της Επιτροπής. Η Επιτροπή δεν έχει παράσχει καμία πληροφορία ή εξήγηση, σύμφωνα με την οποία η ανωτέρω δήλωση θα μπορούσε εύλογα να θεωρηθεί ότι δικαιολογεί τις καθυστερήσεις που σημειώθηκαν στην παρούσα υπόθεση.

28. Υπό το πρίσμα των ανωτέρω, ο Διαμεσολαβητής καταλήγει στο συμπέρασμα ότι υπήρξαν σοβαρές και αδικαιολόγητες καθυστερήσεις στη διεκπεραίωση από την Επιτροπή των αιτήσεων πρόσβασης του καταγγέλλοντος, οι οποίες συνιστούσαν κακοδιοίκηση. Ως εκ τούτου, η Διαμεσολαβήτρια θα προβεί σε επικριτική παρατήρηση κατωτέρω.

Β. Ισχυρισμοί α) ότι η Επιτροπή έδωσε νομικά εσφαλμένες και αντιφατικές εξηγήσεις σχετικά με τη δυνατότητα εφαρμογής του κανονισμού 1049/2001 και β) ότι η Επιτροπή προέβη σε νομικά εσφαλμένες δηλώσεις σχετικά με τη δυνατότητα εφαρμογής του άρθρου 4 παράγραφος 1 του κανονισμού 1049/2001

Επιχειρήματα που υποβλήθηκαν στον Διαμεσολαβητή

29. Από την καταγγελία και τις μεταγενέστερες παρατηρήσεις του καταγγέλλοντος προκύπτει ότι οι ισχυρισμοί αυτοί αφορούν, κατ' ουσίαν, την αντίληψή του, βάσει της αλληλογραφίας της Επιτροπής, ότι η τελευταία είχε τις ακόλουθες απόψεις: α) ότι η γνωστοποίηση δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα δυνάμει του κανονισμού 1049/2001 καθιστά τα εν λόγω δεδομένα δημόσια και - ανεξάρτητα από το αν το υποκείμενο των δεδομένων είναι αυτό που υπέβαλε την αίτηση πρόσβασης - υπόκειται στην εξαίρεση για την προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα· και β) ότι οι κανόνες προστασίας των δεδομένων μπορούν να εφαρμόζονται ως lex specialis [7] όσον αφορά τους κανόνες πρόσβασης του κοινού. Αφού εξέτασε την αλληλογραφία της Επιτροπής στην παρούσα υπόθεση, ο Διαμεσολαβητής θεωρεί ότι ορισμένα τμήματα αυτής της αλληλογραφίας θα μπορούσαν πράγματι εύλογα να θεωρηθούν ότι μεταφέρουν αυτά τα μηνύματα. Επομένως, τίθεται το ζήτημα αν οι νομικές απόψεις της Επιτροπής ήταν ορθές.

30. Στη γνώμη της, η Επιτροπή εξέτασε τα ζητήματα αυτά ως εξής.

31. Η Επιτροπή δεν αμφισβήτησε ότι μπορεί να γίνει επίκληση του κανονισμού 1049/2001 για να ζητηθεί πρόσβαση σε έγγραφα που έχει στην κατοχή της. Ως εκ τούτου, το ζήτημα δεν είναι η δυνατότητα εφαρμογής του παρόντος κανονισμού. Η Επιτροπή ενημέρωσε τον καταγγέλλοντα ότι, δεδομένου ότι ο κανονισμός 1049/2001 διέπει το δικαίωμα του κοινού να έχει πρόσβαση σε έγγραφα, δεν αποτελεί το καταλληλότερο μέσο για τη χορήγηση σε φυσικό πρόσωπο πρόσβασης σε έγγραφα που αφορούν την προσωπική του κατάσταση. Τα έγγραφα στα οποία ο καταγγέλλων ζήτησε πρόσβαση δεν μπορούσαν, ή μπορούσαν μόνο εν μέρει, να δημοσιοποιηθούν σύμφωνα με τις διατάξεις του κανονισμού 1049/2001.

32. Υπό τις συνθήκες αυτές, η Επιτροπή αναζήτησε εναλλακτικό τρόπο αντιμετώπισης του αιτήματος του καταγγέλλοντος. Η Επιτροπή ζήτησε τη γνώμη του ΕΕΠΔ, δεδομένου ότι δεν γνώριζε την πολιτική δημοσιοποίησης του ΕΕΠΔ όσον αφορά τις εκκρεμείς καταγγελίες. Φαίνεται ότι ο καταγγέλλων είχε υποβάλει παρόμοιο αίτημα πρόσβασης στον ΕΕΠΔ, ο οποίος του χορήγησε πλήρη πρόσβαση σε ορισμένα έγγραφα και μερική πρόσβαση σε άλλα. Στην τελική της απόφαση της 28ης Φεβρουαρίου 2007, η Επιτροπή χορήγησε στον καταγγέλλοντα την ίδια πρόσβαση με τον ΕΕΠΔ στα έγγραφα που είχε στην κατοχή της.

33. Στις παρατηρήσεις του, ο καταγγέλλων παρατήρησε ότι, για τον προσφεύγοντα, δεν έχει σημασία σε ποια νομική βάση παρέχεται πρόσβαση στα σχετικά έγγραφα. Αυτό που έχει σημασία είναι ότι η πρόσβαση παρέχεται γρήγορα. Προέβαλε επίσης ορισμένα επιχειρήματα για τους λόγους για τους οποίους οι κανόνες προστασίας των δεδομένων δεν μπορούν, κατά την άποψή του, να θεωρηθούν lex specialis στο πλαίσιο της εφαρμογής του κανονισμού 1049/2001.

Αξιολόγηση της Διαμεσολαβήτριας

34. Όσον αφορά το πρώτο προαναφερθέν ζήτημα, η Διαμεσολαβήτρια θεωρεί ότι η θέση της Επιτροπής δεν μπορεί να θεωρηθεί παράλογη. Το καθεστώς πρόσβασης που προβλέπεται στον κανονισμό 1049/2001 αφορά τη δημόσια και όχι την ατομική πρόσβαση σε έγγραφα. Η απόφαση του θεσμικού οργάνου σχετικά με το αν μπορεί να χορηγηθεί πρόσβαση αφορά αποκλειστικά τα ίδια τα έγγραφα και η κατάσταση ή η ιδιότητα του ενδιαφερόμενου αιτούντος είναι, κατ' αρχήν, άνευ σημασίας.

35. Είναι ακριβές ότι, όπως επισημαίνει ο καταγγέλλων, αυτό μπορεί να δημιουργήσει την κατάσταση στην οποία απαγορεύεται στα υποκείμενα των δεδομένων η πρόσβαση στα δικά τους δεδομένα. Είναι επίσης απολύτως κατανοητό ότι αυτό μπορεί να αντιμετωπιστεί με δυσπιστία. Ωστόσο, το θεσμικό όργανο είναι ελεύθερο να αποφύγει τη χρήση μιας τέτοιας τυπολατρικής προσέγγισης, για παράδειγμα παρέχοντας ατομική πρόσβαση βάσει άλλης σχετικής νομοθεσίας, όπως ο κανονισμός 45/2001 σχετικά με την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα. Μπορεί να το πράξει ανεξάρτητα από το αν ο αιτών έχει κάνει ρητή αναφορά σε αυτή την άλλη νομοθεσία. Το θεσμικό όργανο μπορεί επίσης, εάν το κρίνει αναγκαίο ή σκόπιμο, να επικοινωνήσει με τον αιτούντα σε πρώιμο στάδιο της εξέτασης μιας καταγγελίας, προκειμένου να ζητήσει τη συγκατάθεσή του για τη δημοσιοποίηση των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα ειδικά βάσει του κανονισμού 1049/2001. Στην παρούσα υπόθεση, ο Διαμεσολαβητής εκφράζει την ικανοποίησή του για το γεγονός ότι, παρά τις απαράδεκτες καθυστερήσεις που σημειώθηκαν, η Επιτροπή διερεύνησε τέτοιες δυνατότητες παροχής πρόσβασης.

36. Όσον αφορά το δεύτερο προαναφερθέν ζήτημα, πρέπει να σημειωθεί ότι, μετά την έναρξη της παρούσας έρευνας, το Πρωτοδικείο εξέδωσε απόφαση στην υπόθεση Bavarian Lager κατά Επιτροπής [8]. Αυτή ήταν η πρώτη δικαστική απόφαση που εξέτασε λεπτομερώς σημαντικά στοιχεία στη σχέση μεταξύ των κανόνων για την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα και των κανόνων για την προστασία των δεδομένων. Στην απόφασή του, το Πρωτοδικείο διαπίστωσε ότι η πρόσβαση σε έγγραφα που περιέχουν δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα διέπεται από τον κανονισμό 1049/2001, γεγονός που συνεπάγεται ότι, όταν διαβιβάζονται δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα για την εφαρμογή του άρθρου 2 του παρόντος κανονισμού, το οποίο θεσπίζει το δικαίωμα πρόσβασης σε έγγραφα για όλους τους πολίτες της Ένωσης, η κατάσταση εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής του εν λόγω κανονισμού [9]. Το Δικαστήριο διαπίστωσε επίσης ότι το γεγονός και μόνον ότι ένα έγγραφο περιέχει δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα δεν σημαίνει κατ’ ανάγκη ότι θίγεται η ιδιωτική ζωή ή η ακεραιότητα των ενδιαφερομένων [10].

37. Στη γνωμοδότησή της (η οποία οριστικοποιήθηκε και διαβιβάστηκε λίγο μετά την προαναφερθείσα απόφαση), η Επιτροπή αναγνώρισε πλήρως ότι ο κανονισμός 1049/2001 εφαρμόζεται σε κάθε έγγραφο που κατέχει. Αν και απέφυγε οποιαδήποτε ρητή αναφορά στην προαναφερθείσα απόφαση, φαίνεται ότι η Επιτροπή δεν αρνείται ότι ο κανονισμός 1049/2001 εφαρμόζεται επίσης σε έγγραφα που περιέχουν δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα.

38. Υπό το πρίσμα των ανωτέρω, φαίνεται ότι το βασικό ερώτημα σχετικά με τη δυνατότητα εφαρμογής του κανονισμού 1049/2001 δεν αμφισβητείται πλέον.

39. Δεδομένου ότι η Διαμεσολαβήτρια περατώνει την παρούσα έρευνα με προτάσεις για κατάλληλες μελλοντικές ενέργειες της Επιτροπής (βλ. σημείο Ε. κατωτέρω), στο πλαίσιο των οποίων η Επιτροπή θα πρέπει να λάβει υπόψη την προαναφερθείσα νομολογία, δεν είναι αναγκαίο να εξεταστεί περαιτέρω αυτή η πτυχή της παρούσας υπόθεσης. Ομοίως, ο Διαμεσολαβητής θεωρεί ότι, υπό το πρίσμα των ανωτέρω πορισμάτων που σχετίζονται με την ουσία των ζητημάτων που τέθηκαν, δεν είναι πλέον αναγκαίο να εξεταστεί το ζήτημα των εικαζόμενων αντιφάσεων στην αλληλογραφία της Επιτροπής.

Γ. Ισχυρισμοί ότι η Επιτροπή απέκρυψε ορισμένα έγγραφα και δεν επέτρεψε την πρόσβαση

Επιχειρήματα που υποβλήθηκαν στον Διαμεσολαβητή

40. Ο καταγγέλλων θεώρησε ότι η Επιτροπή απέκρυψε την ύπαρξη ορισμένων εγγράφων που ανταλλάχθηκαν στο πλαίσιο του χειρισμού της καταγγελίας του προς τον ΕΕΠΔ της 9ης Μαρτίου 2006 και δεν έδωσε στον καταγγέλλοντα πρόσβαση στα εν λόγω έγγραφα. Στο πλαίσιο αυτό, ο καταγγέλλων αναφέρθηκε συγκεκριμένα σε τηλεομοιοτυπία της 13ης Σεπτεμβρίου 2006 και σε επιστολή της 18ης Οκτωβρίου 2006. Προέβαλε επίσης ότι η Επιτροπή δεν του παρέσχε πρόσβαση σε έγγραφα σχετικά με την καταγγελία του της 26ης Ιανουαρίου 2005 προς τον ΕΕΠΔ, μολονότι ήταν σαφές ότι υπήρχαν τέτοια έγγραφα.

41. Στη γνώμη της, η Επιτροπή εξέτασε τα ζητήματα αυτά ως εξής.

42. Στην επιστολή του PMO της 2ας Ιουνίου 2006 προς τον βοηθό ΕΕΠΔ, διαγράφηκαν δύο παράγραφοι που αντικατοπτρίζουν τα προσωρινά πορίσματα ενός από τους ιατρούς-συμβούλους της Επιτροπής. Στην επιστολή της 27ης Ιουλίου 2007 του βοηθού ΕΕΠΔ προς το PMO, διαγράφηκαν τέσσερις μικρές παράγραφοι που αφορούσαν περαιτέρω έρευνες του ΕΕΠΔ. Οι διαγραφές αυτές οφείλονταν στο γεγονός ότι, εκείνη την περίοδο, βρίσκονταν σε εξέλιξη τόσο η ιατρική εξέταση της κατάστασης του καταγγέλλοντος όσο και η έρευνα του ΕΕΠΔ σχετικά με την καταγγελία. Η Επιτροπή θεώρησε ότι, ακόμη και αν τα έγγραφα δεν δημοσιοποιούνταν σύμφωνα με τον κανονισμό 1049/2001, η γνωστοποίηση των συγκεκριμένων αυτών πληροφοριών στον καταγγέλλοντα σε αυτό το στάδιο της διαδικασίας θα επηρέαζε αρνητικά τη διεξαγωγή των εν λόγω ερευνών.

43. Όσον αφορά τα έγγραφα που φέρεται ότι δεν προσδιόρισε, η Επιτροπή δήλωσε ότι εξέταζε αν υπήρχαν έγγραφα που ενέπιπταν στο πεδίο εφαρμογής της αίτησης πρόσβασης του καταγγέλλοντος, τα οποία δεν εξετάστηκαν κατά τη διεκπεραίωση της αίτησης. Εάν εντοπιστούν τέτοια έγγραφα, η Επιτροπή θα αποφασίσει εάν θα πρέπει να δημοσιοποιηθούν ή όχι βάσει των διατάξεων του κανονισμού 1049/2001 ή, κατά περίπτωση, βάσει νομικής βάσης προνομιακής πρόσβασης. Η Επιτροπή θα ενημερώσει επίσης τον Διαμεσολαβητή για τα αποτελέσματα.

44. Στις παρατηρήσεις του, ο καταγγέλλων ενέμεινε στον ισχυρισμό του. Θέτει, συνοπτικά, το ερώτημα εάν η απόφαση της Επιτροπής να της δώσει περισσότερο χρόνο για να αναζητήσει πρόσθετα έγγραφα ήταν κακόπιστη ή εάν η υποτιθέμενη ανάγκη αναζήτησης εγγράφων σχετίζεται με το «απόλυτο χάος» της τήρησης αρχείων από την Επιτροπή.

Αξιολόγηση της Διαμεσολαβήτριας

45. Ο σχετικός ισχυρισμός περιέχει δύο κύρια στοιχεία. Πρώτον, ότι ορισμένα έγγραφα, στην πραγματικότητα, δεν αποκαλύφθηκαν στον καταγγέλλοντα από την Επιτροπή και, δεύτερον, ότι η Επιτροπή εσκεμμένα και κακόπιστα απέκρυψε τα εν λόγω (πρόσθετα) έγγραφα από τον καταγγέλλοντα.

46. Η γνώμη της Επιτροπής για τα θέματα αυτά στερείται σε μεγάλο βαθμό ακρίβειας. Ωστόσο, φαίνεται σαφές ότι η Επιτροπή δεν αποδέχθηκε τους ισχυρισμούς του καταγγέλλοντος.

47. Στην παρούσα υπόθεση, ο καταγγέλλων αναφέρθηκε ρητώς σε δύο σημαντικά έγγραφα τα οποία, κατά την άποψή του, δεν του γνωστοποιήθηκαν (πόσο μάλλον του κοινοποιήθηκαν). Ένα έγγραφο είναι φαξ με ημερομηνία 13 Σεπτεμβρίου 2006· η άλλη είναι επιστολή της 18ης Οκτωβρίου 2006. Και οι δύο ανακοινώσεις εστάλησαν από την Επιτροπή στον ΕΕΠΔ.

48. Ο Διαμεσολαβητής δεν έλαβε κανένα αποδεικτικό στοιχείο τηλεομοιοτυπίας της 13ης Σεπτεμβρίου 2006, ούτε σαφείς πληροφορίες που να αποδεικνύουν την ύπαρξη τέτοιας τηλεομοιοτυπίας.

49. Όσον αφορά την ανακοίνωση της 18ης Οκτωβρίου 2006, ο Διαμεσολαβητής επισημαίνει ότι ο ενδιαφερόμενος υπέβαλε αντίγραφο της εν λόγω ανακοίνωσης στις παρατηρήσεις του σε άλλη έρευνα του Διαμεσολαβητή (723/2006/(WP)PB). Η ανακοίνωση έγινε σε απάντηση γραπτού αιτήματος που υπέβαλε ο ΕΕΠΔ με επιστολή της 4ης Οκτωβρίου 2006. Μία από τις επιστολές στις οποίες ο καταγγέλλων είχε πρόσβαση στην παρούσα υπόθεση ήταν της 4ης Οκτωβρίου 2006. Τόσο η παρούσα επιστολή όσο και η προαναφερθείσα επιστολή της 18ης Οκτωβρίου 2006 φέρουν τον ίδιο αριθμό αναφοράς. Μετά τη μελέτη των εν λόγω επιστολών, δεν φαίνεται να υπάρχει περιθώριο αμφιβολίας ότι η επιστολή της 18ης Οκτωβρίου 2006 ήταν επιστολή που εστάλη σε απάντηση της επιστολής της 4ης Οκτωβρίου 2006. Ωστόσο, παραμένει αναμφισβήτητο ότι η επιστολή της 18ης Οκτωβρίου 2006 ούτε αναφέρθηκε ούτε εξετάστηκε με άλλο τρόπο στην απόφαση της Επιτροπής της 28ης Φεβρουαρίου 2007 σχετικά με την επιβεβαιωτική αίτηση του καταγγέλλοντος στην παρούσα υπόθεση.

50. Όσον αφορά τις αιτήσεις πρόσβασης που αφορούν μια κατηγορία εγγράφων, εναπόκειται, κατ’ αρχήν, στο θεσμικό όργανο να διασφαλίσει ότι η απόφασή του σχετικά με την αίτηση πρόσβασης (είτε αρχική είτε επιβεβαιωτική) περιλαμβάνει έγγραφα που καλύπτονται προφανώς από την αίτηση. Αυτό ισχύει ακόμη και όταν τα εν λόγω έγγραφα προστέθηκαν στον φάκελο/στο αρχείο μετά την αίτηση αλλά πριν από τη σχετική απόφαση του θεσμικού οργάνου είτε να χορηγήσει είτε να αρνηθεί την πρόσβαση. Φαίνεται πέραν πάσης εύλογης αμφιβολίας ότι το έγγραφο της 18ης Οκτωβρίου 2006 του ΕΕΠΔ προς την Επιτροπή συνιστούσε τέτοιο έγγραφο. Ως εκ τούτου, η Επιτροπή ήταν υποχρεωμένη να συμπεριλάβει το εν λόγω έγγραφο στην εξέτασή της σχετικά με πιθανή δημοσιοποίηση. Η παράλειψή του να το πράξει συνιστά περίπτωση κακοδιοίκησης και ο Διαμεσολαβητής θα προβεί σε επικριτική παρατήρηση κατωτέρω.

51. Όσον αφορά το ερώτημα κατά πόσον η Επιτροπή απέκρυψε εσκεμμένα και κακόπιστα την ύπαρξη της επιστολής της 18ης Οκτωβρίου 2006 (και, σύμφωνα με τον καταγγέλλοντα, άλλα έγγραφα για τα οποία δεν υπάρχουν αποδεικτικά στοιχεία στην παρούσα υπόθεση), ο Διαμεσολαβητής θεωρεί ότι δεν έχει λάβει πληροφορίες ή αποδεικτικά στοιχεία που θα αποδείκνυαν αδιαμφισβήτητα την ύπαρξη της εικαζόμενης κακής πίστης. Ο Διαμεσολαβητής υπενθυμίζει, ωστόσο, ότι η Διοίκηση πρέπει όχι μόνο να ενεργεί καλή τη πίστει, αλλά και να ενεργεί κατά τρόπο ώστε ένα λογικό πρόσωπο να μην οδηγείται, υπό τις περιστάσεις της υπόθεσης, στην εντύπωση ότι οι σχετικές πράξεις ήταν κακόπιστες. Στην παρούσα υπόθεση, και λαμβανομένου υπόψη ότι ο καταγγέλλων έχει αρκετές εν εξελίξει διαφορές με την Επιτροπή, δεν ήταν παράλογο να σχηματίσει ο καταγγέλλων τέτοια εντύπωση. Υπό το πρίσμα της επικριτικής παρατήρησης που ανακοινώθηκε στην παράγραφο 50 ανωτέρω, ο Διαμεσολαβητής δεν θεωρεί αναγκαίο, ωστόσο, να διατυπώσει χωριστή παρατήρηση σχετικά με αυτή την πτυχή της υπόθεσης.

Δ. Να ζητήσει από την Επιτροπή να παράσχει στον καταγγέλλοντα πρόσβαση στα έγγραφα που δεν έχει ακόμη λάβει και σε κάθε περαιτέρω αλληλογραφία μεταξύ της Επιτροπής και του ΕΕΠΔ σχετικά με τις καταγγελίες του προς τον ΕΕΠΔ

52. Ο Διαμεσολαβητής επισημαίνει ότι περιόρισε την έρευνά του (και ενημέρωσε σχετικά τον καταγγέλλοντα σε εύθετο χρόνο) στην αλληλογραφία που υπήρχε κατά τον χρόνο έκδοσης της απόφασης της Επιτροπής της 28ης Φεβρουαρίου 2007. Κατανοεί, ωστόσο, ότι ο καταγγέλλων θα ήθελε να του χορηγηθεί πρόσβαση στο σύνολο της αλληλογραφίας μεταξύ της Επιτροπής και του ΕΕΠΔ σχετικά με το προαναφερθέν θέμα, συμπεριλαμβανομένης κάθε αλληλογραφίας που ενδέχεται να έχει προσκομιστεί μετά την έναρξη της παρούσας έρευνας.

53. Ο Διαμεσολαβητής εξέτασε τη χρησιμότητα πρότασης φιλικής λύσης στην παρούσα υπόθεση, βάσει των ανωτέρω διαπιστώσεων περί κακοδιοίκησης. Ωστόσο, δεν θεωρεί σκόπιμο να προβεί σε αυτό το βήμα, για τους ακόλουθους λόγους. Μια σχετική πρόταση φιλικής λύσης θα συνίστατο, πρώτον, σε πρόταση προς την Επιτροπή να παράσχει επισκόπηση όλης της αλληλογραφίας που αναφέρεται στην αίτηση πρόσβασης του καταγγέλλοντος και να (επαν)εξετάσει τη δυνατότητα παροχής πρόσβασης. Όπως επισημάνθηκε περαιτέρω ανωτέρω, η Επιτροπή έχει ήδη, κατ’ αρχήν, δεσμευτεί να επανεξετάσει το ζήτημα σχετικά με έγγραφα που δεν είχαν προσδιοριστεί και να επανεξετάσει την κοινολόγηση. Δεδομένου του χρόνου που έχει παρέλθει και της νέας νομολογίας που αναφέρεται στο σημείο Β. ανωτέρω, η επανεξέταση αυτή θα δώσει την ευκαιρία στην Επιτροπή να επανεξετάσει τα σχετικά μέρη της αρχικής της απόφασης σχετικά με την επιβεβαιωτική αίτηση του καταγγέλλοντος.

Ε. Συμπεράσματα

Με βάση τις έρευνές του σχετικά με την παρούσα καταγγελία, ο Διαμεσολαβητής διατυπώνει τις ακόλουθες επικριτικές παρατηρήσεις:

1. Υπό το πρίσμα των πορισμάτων του σε σχέση με τον ισχυρισμό 1, ο Διαμεσολαβητής καταλήγει στο συμπέρασμα ότι υπήρξαν σοβαρές και αδικαιολόγητες καθυστερήσεις στη διεκπεραίωση από την Επιτροπή των αιτήσεων πρόσβασης του καταγγέλλοντος. Αυτό συνιστούσε κακοδιοίκηση.
2. Όσον αφορά τις αιτήσεις πρόσβασης που αφορούν μια κατηγορία εγγράφων, εναπόκειται, κατ’ αρχήν, στο θεσμικό όργανο να διασφαλίσει ότι η απόφασή του σχετικά με την αίτηση πρόσβασης (είτε αρχική είτε επιβεβαιωτική) περιλαμβάνει έγγραφα που καλύπτονται προφανώς από την αίτηση. Αυτό ισχύει ακόμη και όταν τα εν λόγω έγγραφα προστέθηκαν στον φάκελο/στο αρχείο μετά την αίτηση αλλά πριν από τη σχετική απόφαση του θεσμικού οργάνου είτε να χορηγήσει είτε να αρνηθεί την πρόσβαση.

Φαίνεται πέραν πάσης εύλογης αμφιβολίας ότι το έγγραφο της 18ης Οκτωβρίου 2006 του ΕΕΠΔ προς την Επιτροπή συνιστούσε τέτοιο έγγραφο. Ως εκ τούτου, η Επιτροπή ήταν υποχρεωμένη να συμπεριλάβει το εν λόγω έγγραφο στην εξέτασή της σχετικά με πιθανή δημοσιοποίηση. Η παράλειψή της να το πράξει συνιστά περίπτωση κακοδιοίκησης.

Ο καταγγέλλων και η Ευρωπαϊκή Επιτροπή θα ενημερωθούν για την απόφαση αυτή. Θα υπενθυμιστεί ρητά στην Επιτροπή η δέσμευσή της που αναφέρεται στην παράγραφο 53 ανωτέρω.

 

Π. Νικηφόρος ΔΙΑΜΑΝΤΟΥΡΟΣ

Στρασβούργο, 19 Φεβρουαρίου 2009

---

[1] ΕΕ 2001, L 145, σ. 43.

[2] Η διάταξη αυτή προβλέπει τα εξής: «Τα θεσμικά όργανα αρνούνται την πρόσβαση σε έγγραφο του οποίου η δημοσιοποίηση θα έθιγε την προστασία: (...) της ιδιωτικής ζωής και της ακεραιότητας του ατόμου, ιδίως σύμφωνα με την κοινοτική νομοθεσία σχετικά με την προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα.»

[3] Ο κανονισμός 1049/2001 προβλέπει, στο άρθρο 7 παράγραφος 2, ότι «Σε περίπτωση ολικής ή μερικής άρνησης, ο αιτών μπορεί, εντός 15 εργάσιμων ημερών από την παραλαβή της απάντησης του θεσμικού οργάνου, να υποβάλει επιβεβαιωτική αίτηση ζητώντας από το θεσμικό όργανο να επανεξετάσει τη θέση του».

[4] Αιτιολογία Το άρθρο 8 παράγραφος 2 του κανονισμού 1049/2001 προβλέπει ότι «Σε εξαιρετικές περιπτώσεις, για παράδειγμα σε περίπτωση αίτησης που αφορά πολύ ογκώδη έγγραφα ή πολύ μεγάλο αριθμό εγγράφων, η προθεσμία που προβλέπεται στην παράγραφο 1 μπορεί να παραταθεί κατά 15 εργάσιμες ημέρες, υπό την προϋπόθεση ότι ο αιτών ενημερώνεται εκ των προτέρων και αιτιολογείται λεπτομερώς».

[5] Κανονισμός 45/2001 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 18ης Δεκεμβρίου 2000, σχετικά με την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα από τα όργανα και τους οργανισμούς της Κοινότητας και σχετικά με την ελεύθερη κυκλοφορία των δεδομένων αυτών (ΕΕ 2001, L 8, σ. 1). Το άρθρο 13 του κανονισμού αφορά το δικαίωμα των υποκειμένων των δεδομένων να έχουν πρόσβαση στα δεδομένα τους.

[6] Το άρθρο 7 παράγραφος 3 του κανονισμού 1049/2001 προβλέπει ότι «σε εξαιρετικές περιπτώσεις, για παράδειγμα σε περίπτωση αίτησης που αφορά πολύ ογκώδη έγγραφα ή πολύ μεγάλο αριθμό εγγράφων, η προθεσμία που προβλέπεται στην παράγραφο 1 μπορεί να παραταθεί κατά 15 εργάσιμες ημέρες, υπό την προϋπόθεση ότι ο αιτών ενημερώνεται εκ των προτέρων και αιτιολογείται λεπτομερώς».

[7] Σύμφωνα με την αρχή lex specialis, νόμος που διέπει συγκεκριμένο αντικείμενο (lex specialis) δεν παρακάμπτεται από νόμο που διέπει μόνο γενικά θέματα (lex generalis).

[8] Αιτιολογία Υπόθεση T-194/04, Bavarian Lager κατά Επιτροπής, Συλλογή 2007, σ. II-4523.

[9] Αιτιολογία Βλέπε σκέψεις 100, 107 και 138 της προαναφερθείσας υπόθεσης T-194/04, Bavarian Lager κατά Επιτροπής.

[10] Βλέπε παράγραφο 123 της προαναφερθείσας υπόθεσης T-194/04, Bavarian Lager κατά Επιτροπής.