Ιστορικό της καταγγελίας

1. Η αντιπροσωπεία της Ευρωπαϊκής Ένωσης στη Γκάνα (στο εξής: αντιπροσωπεία) υπέγραψε σύμβαση με εταιρεία, «τον επικεφαλής της κοινοπραξίας», για την υποστήριξη δραστηριοτήτων και εκδηλώσεων επικοινωνίας και προβολής στη Γκάνα.^[1] Μια εταιρεία συμβούλων (στο εξής: εξωτερικός ανάδοχος), η οποία συμμετείχε στην κοινοπραξία που υλοποίησε τη σύμβαση, προσέλαβε τον καταγγέλλοντα για να εργαστεί ως εμπειρογνώμονας για την περίοδο από το 2019 έως το 2021.

2. Τον Ιανουάριο του 2020, η καταγγέλλουσα ανέφερε στην αντιπροσωπεία ότι ούτε η ίδια ούτε οι άλλοι εμπειρογνώμονες είχαν λάβει επαρκείς πληρωμές από την έναρξη της σύμβασής τους με τον εξωτερικό ανάδοχο.

3. Η αντιπροσωπεία απαντά ότι έχει λάβει παρόμοιες καταγγελίες από τους άλλους εμπειρογνώμονες και ότι θα ενημερώσει την αρμόδια υπηρεσία της Ευρωπαϊκής Επιτροπής. Η αντιπροσωπεία δήλωσε επίσης ότι είχε αναστείλει τις πληρωμές προς την κοινοπραξία από τον Δεκέμβριο του 2019, καθώς η κοινοπραξία δεν είχε παράσχει οικονομικά δικαιολογητικά έγγραφα.

4. Ακολούθησε εκτενής αλληλογραφία μεταξύ της αντιπροσωπείας, του επικεφαλής της κοινοπραξίας, του εξωτερικού αναδόχου και του καταγγέλλοντος. Ο καταγγέλλων διατύπωσε διάφορους ισχυρισμούς σχετικά με τις οικονομικές και διοικητικές ρυθμίσεις του εξωτερικού αναδόχου. Ο τελευταίος αρνήθηκε όλους τους ισχυρισμούς.

5. Δεδομένου ότι δεν είχε ακόμη λάβει επαρκή πληρωμή, η καταγγέλλουσα απευθύνθηκε στον Διαμεσολαβητή τον Απρίλιο του 2020. Ο καταγγέλλων θεώρησε ότι, παρόλο που το βασικό ζήτημα αφορούσε τον εξωτερικό ανάδοχο, η αντιπροσωπεία δεν έκανε τίποτα για να τον παρακινήσει να πληρώσει τους εμπειρογνώμονες και να υποβάλει ορθά οικονομικά έγγραφα.

Η έρευνα

6. Η Διαμεσολαβήτρια κίνησε έρευνα σχετικά με:

1) τον τρόπο με τον οποίο η Ευρωπαϊκή Επιτροπή ^[2] διασφαλίζει ότι ο ανάδοχος πληρώνει τους εμπειρογνώμονες για τις ημέρες εργασίας στο πλαίσιο της σύμβασης·

2) τον τρόπο με τον οποίο η Ευρωπαϊκή Επιτροπή παρακολουθεί την εφαρμογή των συμβάσεων-πλαισίων της.

7. Η Διαμεσολαβήτρια ζήτησε από την Επιτροπή πληροφορίες σχετικά με την κατάσταση της σχετικής πληρωμής και σχετικά με το είδος των ενεργειών στις οποίες προέβη επί του θέματος. Ο Διαμεσολαβητής έλαβε την απάντηση της Επιτροπής και, στη συνέχεια, τις παρατηρήσεις του καταγγέλλοντος σχετικά με την εν λόγω απάντηση. Μετά από προσεκτική ανάλυση των πληροφοριών που παρασχέθηκαν, η ομάδα έρευνας της Διαμεσολαβήτριας ζήτησε από την Επιτροπή να παράσχει πρόσθετες πληροφορίες σχετικά με την αναστολή των πληρωμών προς την κοινοπραξία και τον τρόπο με τον οποίο παρακολουθεί γενικότερα τις συμβάσεις-πλαίσια. Η Επιτροπή παρέσχε τις πληροφορίες αυτές.

8. Η καταγγέλλουσα ενημέρωσε τακτικά τη Διαμεσολαβήτρια σχετικά με την κατάστασή της κατά τη διάρκεια της έρευνας.

Πληρωμή των εμπειρογνωμόνων

Επιχειρήματα που υποβλήθηκαν στον Διαμεσολαβητή

Τα επιχειρήματα του καταγγέλλοντος

9. Η καταγγέλλουσα δήλωσε ότι παρέμεινε απλήρωτη για αρκετές από τις ημέρες που εργάστηκε βάσει της σύμβασής της. Ο εξωτερικός ανάδοχος υποστήριξε ότι δεν μπορούσε να την πληρώσει επειδή η αντιπροσωπεία είχε αναστείλει τις πληρωμές στο πλαίσιο της σύμβασης. Ο καταγγέλλων θεώρησε ότι η αντιπροσωπεία, κατά την ανάθεση καθηκόντων και την έγκριση των φύλλων κατανομής χρόνου και των εκθέσεων όλων των εμπειρογνωμόνων, θα πρέπει να φέρει την ευθύνη για την αμοιβή των εμπειρογνωμόνων. Μολονότι η αντιπροσωπεία γνώριζε ότι ο εξωτερικός ανάδοχος δεν πλήρωσε εγκαίρως τους εμπειρογνώμονες, εξακολουθούσε να την υποχρεώνει να κάνει περισσότερες εργασίες και να συνεχίσει να συνεργάζεται με την εταιρεία.

Τα επιχειρήματα της Επιτροπής

10. Η Επιτροπή δήλωσε ότι δεν έχει καμία συμβατική σχέση με τον καταγγέλλοντα, παρά μόνο με την κοινοπραξία. Ο επικεφαλής της κοινοπραξίας είναι ο μόνος υπεύθυνος για όλες τις διοικητικές υπηρεσίες που σχετίζονται με τη σύμβαση, όπως η υπογραφή συμβάσεων με εμπειρογνώμονες και η πληρωμή τους.^[3] Η Επιτροπή δεν έχει καμία υποχρέωση ή κανένα μέσο παρακολούθησης της αμοιβής των εμπειρογνωμόνων.

11. Ωστόσο, η Επιτροπή αναγνώρισε ότι δεσμεύεται από την αρχή της «χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης» και, ως εκ τούτου, πρέπει να διασφαλίσει ότι τα κονδύλια της ΕΕ χρησιμοποιούνται για τον σκοπό για τον οποίο προορίζονται. Κατά συνέπεια, είχε λάβει ορισμένα μέτρα για να διασφαλίσει ότι ο επικεφαλής της κοινοπραξίας και ο εξωτερικός ανάδοχος τηρούν τις οικονομικές υποχρεώσεις έναντι των εμπειρογνωμόνων:

1) Τον Δεκέμβριο του 2019, η αντιπροσωπεία ενημέρωσε τον επικεφαλής της κοινοπραξίας ότι είχε παρατηρήσει ορισμένες παρατυπίες στα δελτία καταγραφής του χρόνου εργασίας του καταγγέλλοντος και ενός άλλου εμπειρογνώμονα, καθώς και σε σχέση με «παρεπόμενες δαπάνες», συνολικού ύψους 36 910 EUR. Ειδικότερα, τα δελτία καταγραφής του χρόνου εργασίας δεν είχαν εγκριθεί από την Επιτροπή πριν επαληθευτούν στην «έκθεση επαλήθευσης των δαπανών»^[4], όπως απαιτείτο συμβατικά.^[5] Ως εκ τούτου, η αντιπροσωπεία ζήτησε από τον επικεφαλής της κοινοπραξίας να παράσχει διευκρινίσεις και δικαιολογητικά οικονομικά έγγραφα. Εν τω μεταξύ, η αντιπροσωπεία θα πρέπει να παρακρατήσει το επίμαχο ποσό.

2) Τον Μάρτιο του 2020, η αντιπροσωπεία αμφισβήτησε την έκθεση επαλήθευσης των δαπανών, δεδομένου ότι δεν παρείχε επαρκή αποδεικτικά στοιχεία ^[6]. Η αντιπροσωπεία ζήτησε από τον επικεφαλής της κοινοπραξίας να αποδείξει ότι οι εμπειρογνώμονες είχαν πληρωθεί ^[7].

3) Μετά την καταγγελία στον Διαμεσολαβητή, τον Ιούνιο του 2020 οι υπηρεσίες της Επιτροπής που ήταν αρμόδιες για τη σύμβαση ζήτησαν από τον επικεφαλής της κοινοπραξίας πρόσθετα δικαιολογητικά έγγραφα, όπως αποδεικτικά στοιχεία για την πληρωμή των εμπειρογνωμόνων.

12. Ως εκ τούτου, η Επιτροπή υποστήριξε ότι είχε διερευνήσει όλα τα μέσα, σύμφωνα με τις συμβατικές υποχρεώσεις της, για να διασφαλίσει ότι ο εξωτερικός ανάδοχος τηρεί τις υποχρεώσεις του έναντι των εμπειρογνωμόνων. Δεδομένου ότι δεν είχε λάβει ακόμη τα δικαιολογητικά έγγραφα από την κοινοπραξία, δεν μπορούσε να προβεί στην καταβολή του επίδικου ποσού των 36 910 ευρώ.

Η αξιολόγηση του Διαμεσολαβητή

13.  Μολονότι η Επιτροπή δεν έχει συμβατικές υποχρεώσεις έναντι εμπειρογνωμόνων που απασχολούνται από εξωτερικό ανάδοχο και, ως εκ τούτου, δεν είναι υπεύθυνη για το κατά πόσον αμείβονται από τον ανάδοχο ή όχι ^[8], η αντιπροσωπεία και η Επιτροπή έλαβαν μέτρα στην προκειμένη περίπτωση για να δώσουν συνέχεια στις ανησυχίες του καταγγέλλοντος. Αυτό είναι σημαντικό και ευπρόσδεκτο.

14. Μετά την εξέταση των εφαρμοστέων κανόνων και των δικαιολογητικών εγγράφων, ο Διαμεσολαβητής διαπιστώνει ότι η Επιτροπή ενήργησε σύμφωνα με τις νομικές υποχρεώσεις της όσον αφορά τις παρατυπίες στα δελτία καταγραφής χρόνου εργασίας, αμφισβητώντας την έκθεση επαλήθευσης δαπανών ^[9] και αναστέλλοντας τις πληρωμές προς τον επικεφαλής της κοινοπραξίας ^[10]. Ορισμένες από τις ανασταλείσες πληρωμές αφορούν το φύλλο κατανομής χρόνου του καταγγέλλοντος. Ωστόσο, μολονότι η κατάσταση έχει επιπτώσεις για τον καταγγέλλοντα, η Επιτροπή είναι πράγματι υποχρεωμένη να διασφαλίζει τη χρηστή δημοσιονομική διαχείριση των κονδυλίων της ΕΕ.  

15. Η Διαμεσολαβήτρια επισημαίνει ότι η Επιτροπή έχει λάβει μέτρα για να είναι σε θέση να προβεί στις ανασταλείσες πληρωμές. Η Επιτροπή έχει υπενθυμίσει στην κοινοπραξία, σε διάφορες περιπτώσεις, να υποβάλει κατάλληλα δελτία καταγραφής του χρόνου εργασίας (υπογεγραμμένα από τον διαχειριστή του έργου και ορθώς επικυρωμένα) στην έκθεση επαλήθευσης των δαπανών του επόμενου τιμολογίου της.^[11] Ωστόσο, δεδομένου ότι η Επιτροπή δεν έχει λάβει το εν λόγω τιμολόγιο μαζί με τα ζητούμενα δελτία καταγραφής του χρόνου εργασίας, δικαιολογείται η παρακράτηση του αμφισβητούμενου ποσού.

16. Η Διαμεσολαβήτρια θεωρεί επίσης ότι η αντιπροσωπεία ενημέρωσε επαρκώς τον καταγγέλλοντα και ότι ενήργησε σωστά αναφέροντας το θέμα στην αρμόδια υπηρεσία της Επιτροπής για να δώσει συνέχεια.

17.  Βάσει των ανωτέρω, η Διαμεσολαβήτρια δεν διαπιστώνει κακοδιοίκηση εκ μέρους της Επιτροπής όσον αφορά τον τρόπο με τον οποίο έδωσε συνέχεια στις ανησυχίες του καταγγέλλοντος σχετικά με τη μη πληρωμή.

Παρακολούθηση των συμβάσεων-πλαισίων

Επιχειρήματα που υποβλήθηκαν στον Διαμεσολαβητή

Τα επιχειρήματα του καταγγέλλοντος

18. Ο καταγγέλλων έθεσε διάφορα ζητήματα σχετικά με τις οικονομικές και διοικητικές ρυθμίσεις του εξωτερικού αναδόχου. Κατά την άποψή της, η Επιτροπή θα πρέπει να διεξαγάγει μια γενικότερη έρευνα σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο ο εξωτερικός ανάδοχος ενήργησε σε διάφορες συμβάσεις-πλαίσια κατά τα τελευταία έτη. Η καταγγέλλουσα θεώρησε ότι η κατάστασή της υποδεικνύει συστηματικό πρόβλημα με τις συμβάσεις-πλαίσια, και συγκεκριμένα την απουσία μηχανισμού παρακολούθησης σε σχέση με τους αναδόχους. Οι εξωτερικοί εμπειρογνώμονες έχουν ελάχιστες ή καθόλου νομικές επιλογές για να αμφισβητήσουν αυτές τις εταιρείες σε περίπτωση προβλημάτων.

Τα επιχειρήματα της Επιτροπής

19. Η Επιτροπή υποστήριξε ότι οι ισχυρισμοί του καταγγέλλοντος δεν ήταν τεκμηριωμένοι. Ωστόσο, έλαβε πρόσθετα μέτρα, όπως να ζητήσει τη συμβολή άλλων επικεφαλής κοινοπραξιών συμβάσεων-πλαισίων επί του θέματος. Η Επιτροπή δήλωσε επίσης ότι, όσον αφορά την παρακολούθηση μεμονωμένων συμβάσεων, οι ισχύοντες κανόνες ορίζουν ότι η κοινοπραξία πρέπει να υποβάλλει έκθεση σχετικά με την πρόοδο της εκτέλεσης της σύμβασης, η οποία αποτελεί απαραίτητη προϋπόθεση για την πληρωμή ^[12].

20. Γενικότερα, η Επιτροπή δήλωσε ότι διαθέτει ορισμένους μηχανισμούς για την παρακολούθηση των συμβάσεων-πλαισίων. Για παράδειγμα, στον «δημοσιονομικό κανονισμό»^[13] και στον «πρακτικό οδηγό της Επιτροπής για τις διαδικασίες σύναψης συμβάσεων και χορήγησης επιχορηγήσεων για εξωτερικές δράσεις της ΕΕ»^[14] υπάρχουν επαρκείς κανόνες για τον έλεγχο ζητημάτων που αφορούν θέματα απασχόλησης, όπως το ποσοστό πληρωμών των εμπειρογνωμόνων.

Η αξιολόγηση του Διαμεσολαβητή

21. Η Διαμεσολαβήτρια θεωρεί ότι η Επιτροπή έλαβε τα κατάλληλα μέτρα ανταποκρινόμενη στις ανησυχίες του καταγγέλλοντος και ότι περιέγραψε κατάλληλους μηχανισμούς για την παρακολούθηση των συμβάσεων-πλαισίων εν γένει. Ο Διαμεσολαβητής ευελπιστεί ότι η Επιτροπή θα παρακολουθεί την κατάσταση και θα αναλάβει δράση στο πλαίσιο των αρμοδιοτήτων της, εάν χρειαστεί.

22. Εν κατακλείδι, η Διαμεσολαβήτρια δεν διαπιστώνει κακοδιοίκηση εκ μέρους της Επιτροπής σχετικά με την εν λόγω πτυχή της καταγγελίας.

Συμπέρασμα

Βάσει της έρευνας, η Διαμεσολαβήτρια περατώνει την υπόθεση με τα ακόλουθα συμπεράσματα ^[15]:

Δεν υπήρξε κακοδιοίκηση από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή.

Ο καταγγέλλων και η Ευρωπαϊκή Επιτροπή θα ενημερωθούν για την απόφαση αυτή.

Tina Nilsson
Προϊσταμένη της μονάδας χειρισμού υποθέσεων

Στρασβούργο, 19/5/2021

[1] Η σύμβαση υπεγράφη στο πλαίσιο της σύμβασης-πλαισίου EuropeAid/137211/DH/SER/Multi (FWC COMM 2015) LOT 2. Περισσότερες πληροφορίες είναι διαθέσιμες στη διεύθυνση: https://ec.europa.eu/international-partnerships/framework-contracts_nl.

[2] Η έρευνα στρέφεται επισήμως κατά της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, η οποία ήταν υπεύθυνη για τη χρηματοδότηση

το έργο.

[3] Άρθρο 3 παράγραφος 2 της συνολικής εντολής EuropeAid/137211/DH/SER/πολλαπλής σύμβασης-πλαισίου COM 2015, παρτίδα 2: Επικοινωνία.

[4] Στις συμβάσεις-πλαίσια έναντι αμοιβής, ο επικεφαλής της κοινοπραξίας υποχρεούται να υποβάλει στην αναθέτουσα αρχή έκθεση επαλήθευσης των δαπανών. Η έκθεση συντάσσεται από εξωτερικό ελεγκτή, ο οποίος εξετάζει και επαληθεύει τα τιμολόγια και τις οικονομικές εκθέσεις της εταιρείας, σύμφωνα με το άρθρο 28 παράγραφος 2 των γενικών όρων των συμβάσεων παροχής υπηρεσιών. Ο ελεγκτής επαληθεύει επίσης τα φύλλα κατανομής χρόνου των εμπειρογνωμόνων.

[5] Σύμφωνα με το άρθρο 24 παράγραφος 2 των γενικών όρων για τις συμβάσεις υπηρεσιών.

[6] Δεν συμμορφώθηκε με το άρθρο 28 παράγραφος 3 των γενικών όρων των συμβάσεων παροχής υπηρεσιών, το οποίο ορίζει ότι ο ελεγκτής πρέπει να βεβαιώνεται ότι υπάρχουν σχετικά, αξιόπιστα και επαρκή αποδεικτικά στοιχεία σχετικά με την οικονομική έκθεση που υποβάλλει ο επικεφαλής της κοινοπραξίας.

[7] Σύμφωνα με το άρθρο 25 των γενικών όρων για τις συμβάσεις-πλαίσια.

[8] Όπως αναφέρεται στο άρθρο 3 παράγραφος 2 των γενικών όρων αναφοράς EuropeAid/137211/DH/SER/πολλαπλή σύμβαση-πλαίσιο COM 2015, παρτίδα 2: Επικοινωνία.

[9] Σύμφωνα με το άρθρο 28 παράγραφος 3 των γενικών όρων για τις συμβάσεις υπηρεσιών.

[10] Όπως δικαιούται να πράξει βάσει του άρθρου 29 παράγραφος 9 των Γενικών Όρων για τις Συμβάσεις Παροχής Υπηρεσιών.

[11] Σύμφωνα με το άρθρο 9 παράγραφος 1 των γενικών όρων για τις συμβάσεις-πλαίσια, η πληρωμή από την Επιτροπή στον ανάδοχο βασίζεται στο τιμολόγιο που συνοδεύεται από ενδιάμεση έκθεση προόδου και έκθεση επαλήθευσης δαπανών.

[12] Σύμφωνα με το άρθρο 26 των γενικών όρων για τις συμβάσεις-πλαίσια.

[13] Άρθρο 23 του παραρτήματος I του κανονισμού 2018/1046 σχετικά με τους δημοσιονομικούς κανόνες που εφαρμόζονται στον γενικό προϋπολογισμό της Ένωσης, το οποίο διατίθεται στη διεύθυνση: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1046, καθορίζει μηχανισμούς για την αντιμετώπιση ασυνήθιστα χαμηλών προσφορών. 

[14] Κεφάλαιο 3.4.4 του πρακτικού οδηγού για τις εξωτερικές δράσεις της Ευρωπαϊκής Ένωσης, που διατίθεται στη διεύθυνση: https://ufmsecretariat.org/wp-content/uploads/2012/09/ePrag-en-2019.0.pdf, ορίζει ότι «Με βάση τα αποδεικτικά στοιχεία που παρέχει ο προσφέρων, η αναθέτουσα αρχή αποφασίζει αν η προσφορά πρέπει να θεωρηθεί παράτυπη και, κατά συνέπεια, πρέπει να απορριφθεί».

[15] Η παρούσα καταγγελία εξετάστηκε στο πλαίσιο του κατ’ εξουσιοδότηση χειρισμού υποθέσεων, σύμφωνα με το άρθρο 11 της απόφασης του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή για τη θέσπιση εκτελεστικών διατάξεων.