Der Fall betraf die Entlassung eines Teamleiters in einem von der EU finanzierten Projekt in Zentralamerika.

Der Bürgerbeauftragte erkundigte sich nach dem Problem und stellte fest, dass die Kommission angemessen gehandelt hatte, indem sie dem Begünstigten des Projekts erlaubte, den Teamleiter nach Unterzeichnung des Vertrags zu entlassen. Der Bürgerbeauftragte schloss den Fall daher ab.

Der Fall betraf ein Ausschreibungsverfahren der Europäischen Kommission für die Erbringung von IT-Management- und damit verbundenen Dienstleistungen. Bei dem Beschwerdeführer handelt es sich um ein Konsortium, dessen Angebot für den betreffenden Auftrag erfolglos war.

Der Beschwerdeführer macht in erster Linie geltend, dass die Kommission den Auftrag an einen Bieter vergeben habe, der eine Lösung für die Wiederherstellung von Daten im Falle einer Katastrophe angeboten habe, die geringer sei als die vertraglich vorgeschriebene.

Der Europäische Bürgerbeauftragte erkundigte sich nach dieser Frage und stellte fest, dass die Kommission in diesem Fall einen Missstand in der Verwaltungstätigkeit begangen habe, indem sie davon ausgegangen sei, dass das erfolgreiche Angebot den Spezifikationen der Ausschreibung entspreche. Sie empfahl der Kommission, a) ihren Missstand in der Verwaltungstätigkeit anzuerkennen und b) auf den Schadensersatzantrag des Beschwerdeführers einzugehen.

Bedauerlicherweise akzeptierte die Kommission die Empfehlungen des Bürgerbeauftragten nicht und lieferte keine überzeugenden Gründe für seine Ablehnung. Daher schloss der Bürgerbeauftragte den Fall mit zwei kritischen Bemerkungen an die Kommission ab.

Die Beschwerde betraf den Betrieb des Frühwarnsystems (EWS) der Europäischen Kommission, eines EDV-gestützten Informationssystems zur Ermittlung von "Bedrohungen" für die finanziellen Interessen und das Ansehen der EU. Das FWS hat fünf Hauptkategorien von Warnungen, die von W1 bis W5 reichen. Bestimmte Warnkategorien enthalten Unterkategorien (W1a, b, c und d, W3a und b usw.). Im vorliegenden Fall geht es um eine W3b-Warnung. In Bezug auf Personen, gegen die ein Gerichtsverfahren wegen schwerwiegender Verwaltungsfehler oder Betrug anhängig ist, wird eine W3b-Warnung ausgesprochen.

Der Beschwerdeführer machte geltend, dass der Antrag des OLAF, eine Warnung gegen den Beschwerdeführer im Frühwarnsystem zu erfassen, ebenso irregulär sei wie seine Weigerung, diese Warnung aufzuheben, da gegen den Beschwerdeführer kein Gerichtsverfahren anhängig sei.

Der Bürgerbeauftragte stellte fest, dass eine faktische Grundlage für die Einstufung einer Person in eine bestimmte Kategorie des Frühwarnsystems vorliegen muss. Andernfalls entbehrt die Kategorisierung von Personen im FWS jeder Bedeutung. Er stellte fest, dass die Auslegung des OLAF in Bezug auf die W3b-Warnung eine unterschiedliche Kategorisierung von Personen in vergleichbaren Situationen ermögliche. Eine Person, die beispielsweise der britischen Rechtsordnung untersteht, würde weiterhin unter W2 eingestuft, wenn OLAF die britische Staatsanwaltschaft über ihre Feststellungen informieren würde, während eine Person, die beispielsweise der belgischen Rechtsordnung untersteht, bei einer Untersuchung unter W3b eingestuft würde. Eine solche unterschiedliche Behandlung kann nicht objektiv gerechtfertigt werden. Der Bürgerbeauftragte unterbreitete daher einen Vorschlag für eine einvernehmliche Lösung und forderte das OLAF auf, die W3b-Warnung gegen den Beschwerdeführer aufzuheben und die in seinem Besitz befindlichen Informationen über den Beschwerdeführer zu analysieren, um festzustellen, ob eine weitere Warnung angemessen ist. Das OLAF folgte dem Vorschlag des Bürgerbeauftragten nicht. Auf der Grundlage seiner Untersuchung der Beschwerde schloss der Bürgerbeauftragte seine Untersuchung mit einer kritischen Bemerkung ab.

Zusammenfassung der Entscheidung über die Beschwerde OI/3/2008/FOR gegen die Europäische Kommission

Das Frühwarnsystem der Europäischen Kommission (EWS) ist ein computergestütztes Informationssystem, mit dem "Bedrohungen" für die finanziellen Interessen und das Ansehen der EU ermittelt werden sollen. So ermöglicht das Frühwarnsystem den an Ausschreibungsverfahren beteiligten Kommissionsbediensteten, zu prüfen, ob Bieter des Betrugs verdächtigt werden. Nachdem der Bürgerbeauftragte mehrere Beschwerden über die Funktionsweise des Frühwarnsystems erhalten hatte, leitete er eine Untersuchung ein, einschließlich einer öffentlichen Konsultation, zu der viele Interessenträger beigetragen hatten. Zu den in der Konsultation geäußerten Bedenken gehörte die Tatsache, dass Einzelpersonen und Unternehmen nicht systematisch darüber informiert werden, dass sie im FWS aufgeführt sind. Die Teilnehmer argumentierten auch, dass es an Klarheit darüber mangele, wie ein Rechtsbehelf gegen eine solche Auflistung eingelegt werden könne.

In ihrer Stellungnahme bestätigte die Kommission, dass die im FWS aufgeführten Stellen in der Regel nicht darüber informiert werden. Außerdem räumte sie ein, dass das System über keinen formellen Rechtsbehelfsmechanismus verfüge.

Die Bürgerbeauftragte kam zu dem Schluss, dass der Anwendungsbereich bestimmter FWS-Warnmeldungen nicht klar definiert ist. Er forderte die Kommission ferner auf, das Recht auf rechtliches Gehör zu gewährleisten, bevor Entscheidungen über die Aufnahme von Personen oder Unternehmen in das FWS getroffen werden. Darüber hinaus sollte das Recht auf Akteneinsicht gewahrt werden. Darüber hinaus sollten betroffene Personen oder Unternehmen über ihr Recht informiert werden, sich beim Bürgerbeauftragten zu beschweren oder einen gerichtlichen Rechtsbehelf einzulegen.

In ihrer Antwort auf den Empfehlungsentwurf erklärte die Kommission, dass sie beabsichtige, 2013 einen überarbeiteten FWS-Beschluss vorzulegen. Ein solcher überarbeiteter Beschluss wird unter Berücksichtigung sowohl des Empfehlungsentwurfs des Bürgerbeauftragten als auch des Ergebnisses eines Rechtsmittels beim Gerichtshof im Fall Planet (das das Frühwarnsystem betrifft) ausgearbeitet.

Der Bürgerbeauftragte schloss seine Untersuchung auf der Grundlage der Zusage der Kommission ab, das Frühwarnsystem zu reformieren. In einer weiteren Bemerkung forderte er die Kommission jedoch auf, dafür zu sorgen, dass sie in der Zeit vor der Reform des Frühwarnsystems auch Maßnahmen zum Schutz der Grundrechte ergreift.

Der Beschwerdeführer ist deutscher Staatsbürger. Im August 2010 wandte er sich an die Kommission und beantragte gemäß Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten Einsichtnahme in Ausfertigungen von bestimmten vorbereitenden Dokumenten betreffend die „Mitteilung der Kommission zu Auslegungsfragen bezüglich der Anwendung des Artikels 296 des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft (EGV) auf die Beschaffung von Verteidigungsgütern“. Die Kommission lehnte den Zugang ab und wies darauf hin, dass sämtliche beantragten Schriftstücke unter die Ausnahmeregelung des Artikels 4 Absatz 1 Buchstabe a der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 („Verteidigung und militärische Belange“) fielen. Außerdem erklärte sie, dass die Freigabe eines Teils der Dokumente aus denselben Gründen ebenfalls nicht in Betracht kam. Der Beschwerdeführer reichte daraufhin einen Zweitantrag auf Zugang ein. Nach einer Verlängerung der Beantwortungsfrist für den Zweitantrag um fünfzehn Arbeitstage teilte die Kommission dem Beschwerdeführer mit, dass sie trotz der Fristverlängerung nicht in der Lage gewesen sei, einen endgültigen Bescheid zu erlassen.

In seiner Beschwerde an den Bürgerbeauftragten trug der Beschwerdeführer vor, dass die Kommission es versäumt habe, seinen Zweitantrag auf Zugang zu bestimmten Dokumenten innerhalb der von der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 vorgesehenen Frist zu bearbeiten. Er forderte, dass die Kommission erstens seinen Zweitantrag rasch bearbeiten und zweitens Zugang zu den betreffenden Dokumenten gewähren sollte.

Am 17. Dezember 2010 wurde die Beschwerde dem Präsidenten der Kommission zur Stellungnahme übermittelt. Am 23. Dezember 2010 teilte der Beschwerdeführer den Dienststellen des Bürgerbeauftragten mit, dass die Kommission zu seiner Überraschung und großen Freude ihm uneingeschränkten Zugang zu sämtlichen von ihm angefragten Dokumenten gewährt habe. Er wies darauf hin, dass somit seinem Antrag auf Zugang voll entsprochen worden sei und dass er die Angelegenheit als erledigt betrachte.

Der Bürgerbeauftragte schloss damit den Fall ab, da er von der Einrichtung selbst beigelegt worden war.