Standort (Gebäude der Kommission)

Datum: Dienstag, 9. April 2024

Anwesend

Europäische Kommission (Generalsekretariat, Referate C1 und C2)

Stellvertretender Referatsleiter – Transparenz, Dokumentenverwaltung und Zugang zu Dokumenten

Leitender Sachverständiger – Koordinator für interinstitutionelle Beziehungen – Beziehungen zum Europäischen Bürgerbeauftragten

Rechts- und Sachbearbeiter – Zugang zu Dokumenten

Politischer Beauftragter

Koordinator, Interinstitutionelle Beziehungen

IT-Spezialist

Europäischer Bürgerbeauftragter (Untersuchungsdirektion)

Jennifer King, Rechtsexpertin

Alice Bernard, Untersuchungsbeauftragte

Silvia Fuller, Untersuchungsbeauftragte

Ella de Jonge, Anfragen Auszubildende

Hintergrund

Der Fall betrifft einen Antrag auf Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten im Zusammenhang mit einem Treffen zwischen dem Präsidenten der Kommission und dem Präsidenten Tunesiens am 11. Juni 2023 und der Vorbereitung des an diesem Tag angekündigten Fünf-Säulen-Pakets ^[1]. In ihrer ursprünglichen Entscheidung erklärte die Kommission, dass sie über keine Dokumente verfüge, die in den Anwendungsbereich des Antrags des Beschwerdeführers auf Zugang der Öffentlichkeit fallen könnten. Der Beschwerdeführer hat am 25. Oktober 2023 einen Zweitantrag gestellt, aber den Zweitbeschluss der Kommission noch nicht erhalten. Der Beschwerdeführer stieß auch auf technische Probleme mit dem Portal der Kommission für die Bearbeitung von Anträgen auf Zugang der Öffentlichkeit „EASE“.

Zweck des Treffens

Zweck des Treffens war es, dass das Untersuchungsteam der Bürgerbeauftragten ein besseres Verständnis dafür erhielt, wie die Kommission mit dem Antrag des Beschwerdeführers auf Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten umgegangen ist, insbesondere wie und wo die Kommission nach den angeforderten Dokumenten gesucht hat. Ziel war es auch, besser zu verstehen, wie die Kommission mit den technischen Schwierigkeiten umgegangen ist, mit denen der Beschwerdeführer über das EASE-Portal konfrontiert war.

Einleitung und Verfahrensinformationen

Das Untersuchungsteam der Bürgerbeauftragten stellte sich vor, dankte den Vertretern der Kommission für ihr Treffen und erläuterte den Zweck des Treffens. Sie skizzierten den Rechtsrahmen, der für Sitzungen des Bürgerbeauftragten gilt, insbesondere dass der Bürgerbeauftragte ohne die vorherige Zustimmung der Kommission weder dem Beschwerdeführer noch einer anderen Person außerhalb des Büros des Bürgerbeauftragten Informationen, die von der Kommission als vertraulich eingestuft wurden, offenlegen würde ^[2].

Das Untersuchungsteam erklärt, dass es einen Entwurf eines Berichts über die Sitzung erstellen werde, der der Kommission übermittelt werde, um sicherzustellen, dass der Inhalt sachlich richtig und vollständig sei. Anschließend wird der Sitzungsbericht fertiggestellt, in das Dossier aufgenommen und dem Beschwerdeführer zur Verfügung gestellt. In den Bericht würden keine vertraulichen Informationen aufgenommen oder dem Beschwerdeführer oder Dritten auf andere Weise zur Verfügung gestellt.

Austausch von Informationen

Das Untersuchungsteam der Bürgerbeauftragten bat die Vertreter der Kommission um aktuelle Informationen über den Stand des Entscheidungsprozesses in der Bestätigungsphase.

Die Vertreter der Kommission erklärten, dass die Annahme des Zweitbeschlusses, der auch die Konsultation Dritter umfasst, noch nicht abgeschlossen ist. Sie betonten, dass dem Zweitantrag des Beschwerdeführers Vorrang eingeräumt werde, dass sie jedoch nicht in der Lage seien, weitere Einzelheiten zum Inhalt des Entwurfs des Zweitbeschlusses vorzulegen, einschließlich der Frage, ob Dokumente in der Bestätigungsphase bereits identifiziert worden seien. Die Vertreter der Kommission erklärten, dass der Zweitbeschluss voraussichtlich in den nächsten Tagen oder Wochen angenommen wird.

Das Untersuchungsteam fragte die Vertreter der Kommission, wie die Suche nach Dokumenten in der Anfangsphase durchgeführt wurde.

Die Vertreter der Kommission antworteten, dass das Standardverfahren für die Suche nach Dokumenten eingehalten wurde, das eine Suche im Dokumentenverwaltungssystem der Kommission (Ares) und die Kontaktaufnahme mit den Bediensteten umfasst, von denen erwartet werden kann, dass sie im Besitz der Dokumente sind. In diesem Fall wurde das Kabinett des Präsidenten konsultiert. Der Vertreter der Kommission erläuterte auf eine Frage des Untersuchungsteams auch, dass das Generalsekretariat den Antrag in der Anfangsphase nicht für mehrdeutig oder unklar hielt. Das Generalsekretariat führt derzeit erneut die Suche nach Dokumenten durch und überprüft seinen ursprünglichen Standpunkt in der Bestätigungsphase.

Die Vertreter der Kommission erklärten, dass in diesem Fall das Generalsekretariat für die Bearbeitung des Zugangsantrags sowohl in der Anfangs- als auch in der Bestätigungsphase zuständig sei, da es Dokumente im Besitz des Kabinetts des Präsidenten umfassen könne. Da die ursprüngliche Antwort und der bestätigende Beschluss in diesem Fall von demselben Referat innerhalb der Kommission angenommen werden, was weniger häufig vorkommt, wird der Antrag auf Zugang der Öffentlichkeit in der Bestätigungsphase von einem anderen Sachbearbeiter bearbeitet, um jeglichen Voreingenommenheitsvorschlag zu vermeiden.

Das Untersuchungsteam fragte nach dem Verfahren für den Fall, dass die Antwort des zuständigen Referats, dass keine Dokumente vorliegen, dem Generalsekretariat nicht plausibel erscheint.

In diesem Szenario erklärten die Vertreter der Kommission, dass in der Regel Sitzungen geplant seien, um das Problem auf Dienstebene zu erörtern und zu lösen. Wenn die Angelegenheit nicht beigelegt werden kann, wäre manchmal der Juristische Dienst beteiligt. Wenn das Problem nicht gelöst werden kann, wird die Angelegenheit an die entsprechende Hierarchie verwiesen.

In Beantwortung einer Frage bestätigten die Vertreter der Kommission, dass der gleiche Plausibilitätsstandard und das gleiche Verfahren zur Klärung des Standpunkts des zuständigen Referats sowohl für die Anfangs- als auch für die Bestätigungsphase gelten.

Das Untersuchungsteam fragte, ob die Kommission weitere Ansichten zu dem Argument des Beschwerdeführers habe, dass das Nichtvorhandensein von Dokumenten angesichts des hochrangigen Charakters der Sitzung und des Umfangs des angekündigten Pakets nicht plausibel sei.

Die Vertreter der Kommission versicherten dem Untersuchungsteam, dass die vom Antragsteller im Rahmen der laufenden Zweitprüfung vorgebrachten Argumente umfassend berücksichtigt werden.

Nach einer Follow-up-Frage zum aktuellen Stand des Genehmigungsverfahrens teilten die Vertreter der Kommission dem Untersuchungsteam mit, dass der Zweitbeschluss während seines Entwurfs noch nicht vom Juristischen Dienst der Kommission überprüft worden sei, was ein notwendiger Schritt sei, bevor er von der Hierarchie förmlich genehmigt werden könne.

Das Untersuchungsteam fragte, ob die Kommission das vom Beschwerdeführer angesprochene technische Problem mit dem EASE-Portal untersucht habe und wie damit umgegangen werde.

Die Vertreter der Kommission erklärten, dass die Kommission auf das technische Problem aufmerksam wurde, nachdem der Beschwerdeführer ihnen das Problem am 2. Oktober 2023 über das EASE-Portal zur Kenntnis gebracht hatte. Bei der Kommission gingen mehrere Beschwerden über dasselbe technische Problem mit dem EASE-Portal ein (d. h. die Unmöglichkeit, ein Dokument herunterzuladen oder einzusehen, nachdem ihr mitgeteilt wurde, dass es auf dem Portal verfügbar ist). Die Vertreter der Kommission erklärten, dass das technische Problem untersucht worden sei und die Schlussfolgerung darin bestehe, dass es ein Problem in der Schnittstelle zwischen EASE und Ares (Dokumentenregistrierungssystem) gebe, das dann im Oktober 2023 behoben wurde.

Das Untersuchungsteam erkundigte sich nach der diesbezüglichen Kommunikation mit dem Beschwerdeführer und nach dem Zeitpunkt, zu dem die Kommission die ursprüngliche Entscheidung per E-Mail übermittelte. Die Vertreter der Kommission erklärten, dass der Beschwerdeführer die ursprüngliche Entscheidung am 24. Oktober per E-Mail erhalten habe, und stimmten zu, dass er proaktiver und zeitnaher mit dem Beschwerdeführer hätte kommunizieren können.

Abschluss der Sitzung

Das Untersuchungsteam dankte den Vertretern der Kommission für ihre Zeit und die Erläuterungen und beendete die Sitzung.

Brüssel/Straßburg, 12.4.2024

Jennifer King für Alice Bernard

Rechtssachverständiger Untersuchungsbeauftragter

[1] https://ec.europa.eu/commission/presscorner/detail/de/statement_23_3201

[2] Artikel 4.8 der Durchführungsbestimmungen des Europäischen Bürgerbeauftragten.