Hintergrund der Beschwerde

1. Dieser Fall betrifft eine EU-Finanzhilfe im Rahmen des Programms für lebenslanges Lernen, des EU-Programms für allgemeine und berufliche Bildung 2007-2013 [1]. Der Beschwerdeführer ist ein österreichischer gemeinnütziger Verein. Es war Mitglied eines Konsortiums, das für die Durchführung eines Projekts im Rahmen einer Finanzhilfevereinbarung ausgewählt wurde, die von der Exekutivagentur Bildung, Audiovisuelles und Kultur (EACEA) verwaltet wird. Das Projekt lief von November 2010 bis März 2013.

2. Im November 2013 entschied die EACEA, dass alle vom Beschwerdeführer geltend gemachten Personalkosten sowie bestimmte Reise- und Aufenthaltskosten nicht förderfähig waren.

3. Die EACEA prüfte die Angelegenheit im Anschluss an ein Rechtsmittel erneut, hielt jedoch an ihrer Schlussfolgerung fest, dass die Personalkosten des Beschwerdeführers nicht förderfähig waren. Die EACEA vertrat die Auffassung, dass die Reise- und Aufenthaltskosten des Beschwerdeführers nicht Teil des Rechtsmittels gewesen seien.

4. Im Juli 2014 wandte sich der Beschwerdeführer an den Bürgerbeauftragten. Die Bürgerbeauftragte leitete eine Untersuchung der Beschwerde ein, in der festgestellt wurde, dass a) die Entscheidung der EACEA über die Personalkosten sowie die Reise- und Aufenthaltskosten des Beschwerdeführers falsch war und b) die EACEA bei ihrer Bewertung des Rechtsbehelfs materiell- und verfahrensrechtliche Fehler begangen hat.

5. Im Laufe der Untersuchung erhielt der Bürgerbeauftragte die Antwort der EACEA auf die Beschwerde und die Kommentare des Beschwerdeführers als Antwort auf die Antwort der EACEA. Das Untersuchungsteam der Bürgerbeauftragten traf sich auch mit den Mitarbeitern der EACEA und führte eine Einsicht in die Akte der EACEA durch.

6. Auf der Grundlage ihrer Feststellungen sowie der von den Parteien vorgebrachten Argumente und Ansichten unterbreitete die Bürgerbeauftragte einen Lösungsvorschlag ^[2], der von der EACEA teilweise akzeptiert wurde.

Vorschlag des Bürgerbeauftragten für eine Lösung

7. Der Hauptstreitpunkt in der Beschwerde ist die Auffassung der EACEA, dass die „Personalkosten“ des Beschwerdeführers nicht auf der Grundlage eines Arbeitsvertrags– in der Regel die Voraussetzung für die Einstufung von Kosten als Personalkosten – entstanden seien, sondern auf der Grundlage eines Dienstleistungsvertrags.

8. Der Bürgerbeauftragte stellte jedoch fest, dass das betreffende Projekt erfolgreich abgeschlossen worden war. Die vom Beschwerdeführer gemeldeten Arbeiten, auf die sich die „Personalkosten“ des Beschwerdeführers bezogen, entsprachen etwa einem Fünftel der gesamten von allen Projektpartnern angegebenen Managementarbeitszeit. In Anbetracht dessen und angesichts der Tatsache, dass die EACEA kein Argument dafür vorgebracht hatte, dass der Beschwerdeführer die angegebene Zeit nicht tatsächlich für das Projekt aufgewendet hatte, hielt es der Bürgerbeauftragte für unwahrscheinlich, dass das Projekt ohne den Beitrag des Beschwerdeführers erfolgreich gewesen wäre.

9. Der Bürgerbeauftragte kam daher zu dem Schluss, dass es angemessen erscheint [3], dass der Beschwerdeführer zumindest eine gewisse Entschädigung für seinen Beitrag zum Erfolg des Projekts erhält, sofern die Kosten überprüfbar und identifizierbar sind ^[4].

10. Der Bürgerbeauftragte schlug der EACEA daher folgende Lösung vor:

Die EACEA sollte die „Personalkosten“ des Beschwerdeführers erstatten, die durch Arbeitszeitnachweise und Kontoauszüge, die eindeutig mit dem betreffenden Projekt verknüpft sind, ordnungsgemäß belegt und gerechtfertigt sind.

11. Die EACEA hat die Schlussfolgerungen des Bürgerbeauftragten grundsätzlich nicht angefochten. Er räumte ein, dass der Beschwerdeführer ihm Arbeitszeitnachweise, Verträge und Kontoauszüge zu seinen „Personalkosten“ zur Verfügung gestellt habe. Der EACEA zufolge hatte der Beschwerdeführer jedoch keine Kopien der Buchführungsunterlagen vorgelegt, die die Vorgänge (Banküberweisungen) in Bezug auf die mit dem Projekt verbundenen Personalkosten belegen würden. Die EACEA brachte vor, dass die geltend gemachten Kosten ohne diese Beweise nicht ermittelt und überprüft werden könnten [5].

12. Der Beschwerdeführer brachte vor, er habe für die Jahre 2011 und 2012 Buchführungsunterlagen zusammen mit einer Kassenprüfung für beide Jahre vorgelegt. Für 2013 wurden keine Buchführungsunterlagen vorgelegt, da diese zum Zeitpunkt der Vorlage des Abschlussberichts nicht verfügbar waren. Da es sich um einen Verein ohne Erwerbszweck mit einem Jahresumsatz von weniger als 1 Mio. EUR handele, sei nach nationalem Recht eine Kassenbuchhaltung (Einnahmen-Ausgaben-Rechnung) zulässig [6]. Der Beschwerdeführer übermittelte dem Bürgerbeauftragten eine detaillierte Aufschlüsselung der Konten und Banküberweisungen.

13. Der Beschwerdeführer widersprach den Feststellungen des Bürgerbeauftragten im Lösungsvorschlag, wonach bestimmte Reise- und Aufenthaltskosten des Beschwerdeführers nicht erstattungsfähig seien [7]. Die EACEA hätte die „Reisepolitik“ des Beschwerdeführers als Grundlage für die Erstattung akzeptieren müssen. Der Beschwerdeführer brachte ferner vor, dass die EACEA ähnliche Kosten für einen anderen Begünstigten des Projekts akzeptiert habe. Schließlich brachte der Beschwerdeführer Argumente zur Ablehnung bestimmter individueller Anträge auf Aufenthaltskosten durch die EACEA vor.

Bewertung des Bürgerbeauftragten nach dem Lösungsvorschlag

14. Die Bürgerbeauftragte begrüßt, dass die EACEA grundsätzlich zugestimmt hat, dass die „Personalkosten“ des Beschwerdeführers erstattet werden können, sofern sie identifizierbar und überprüfbar sind.

Weitere Vorschläge zu „Personalkosten“

15. In ihrer Antwort auf den Lösungsvorschlag des Bürgerbeauftragten erklärte die EACEA, dass ihr keine Buchführungsunterlagen vorgelegt worden seien, aus denen die Zahlungen für Personalkosten hervorgehe, die mit dem Projekt in Zusammenhang stünden.

16. Nach Prüfung der vom Beschwerdeführer vorgelegten Dokumente, sowohl während des Projekts als auch während der Untersuchung des Bürgerbeauftragten, scheint es, dass die Beträge auf den Kontoauszügen und den Buchführungsunterlagen abgeglichen werden können: Während die Buchführungsunterlagen nur einen einzigen Betrag für alle Ausgaben für eine Reihe verschiedener EU-Projekte enthalten, zeigt die detaillierte Aufschlüsselung der Buchführungsunterlagen, welcher Teil dieser Kosten für die „Personalkosten“ im Zusammenhang mit dem vorliegenden Projekt angefallen ist. Die Kassenprüfung bestätigt, dass es eine ordnungsgemäße Aufzeichnung gab. Diese detaillierte Aufschlüsselung wurde der EACEA jedoch noch nicht zur Verfügung gestellt.

17. Der Bürgerbeauftragte schlägt daher vor, dass die EACEA ihren Standpunkt zu den „Personalkosten“ des Beschwerdeführers unter Berücksichtigung der vom Beschwerdeführer vorgelegten Buchführungsunterlagen und Belege sowohl während des Projekts als auch im Rahmen der Untersuchung des Bürgerbeauftragten überdenkt. Ausgehend von den Feststellungen im Lösungsvorschlag der Bürgerbeauftragten [8] belaufen sich diese Kosten offenbar auf 21 880 EUR.

Weitere Vorschläge zu den Aufenthaltskosten

18. In Bezug auf die Aufenthaltskosten der Beschwerdeführerin hält die Bürgerbeauftragte an ihrem in ihrem Lösungsvorschlag dargelegten Standpunkt zur „Reisepolitik“ der Beschwerdeführerin fest [9]. Der Beschwerdeführer wollte, dass die EACEA diese Politik als Grundlage für die Erstattung von Aufenthaltskosten akzeptiert; Der Bürgerbeauftragte stellte jedoch fest, dass die EACEA mit ihrer Entscheidung, diese Politik nicht zu akzeptieren, Recht hatte.

19. Insbesondere stellt der Bürgerbeauftragte fest, dass in dem zwischen dem Beschwerdeführer und dem Auftragnehmer – der gleichzeitig auch der Generalsekretär des Beschwerdeführers ist – geschlossenen Vertrag über die Verwaltung des Projekts nicht auf die „Reisepolitik“ des Beschwerdeführers (die Teil der Satzung des Beschwerdeführers war) Bezug genommen wurde. Dieser Vertrag bildete eindeutig die Grundlage für die Arbeit des Auftragnehmers an dem Projekt und den Erstattungsantrag des Beschwerdeführers für „Personalkosten“. Die Tatsache, dass der Auftragnehmer in seiner Funktion als Generalsekretärin der Reisepolitik der Beschwerdeführerin unterworfen gewesen wäre, erscheint nicht relevant, da etwaige Reise- und Aufenthaltskosten, die bei der Durchführung des Projekts entstanden sind, im Rahmen des entsprechenden Projektmanagementvertrags und nicht während der Tätigkeit als Generalsekretär des Beschwerdeführers entstanden sind.

20. Die EACEA wies daher zu Recht die Kostenaufstellungen des Beschwerdeführers auf der Grundlage ihrer „Reisepolitik“ zurück. Das Vorbringen des Beschwerdeführers, die EACEA habe ähnliche Kosten erstattet, die von einem anderen Projektpartner auf der Grundlage seiner eigenen Reisepolitik geltend gemacht worden seien, hat keinen Einfluss auf den vorliegenden Fall. Aus den vom Beschwerdeführer vorgelegten Unterlagen geht hervor, dass das Personal des anderen Partners auf der Grundlage von Arbeitsverträgen gearbeitet hat und dass dieses Personal in der Regel an die Reisepolitik seines Arbeitgebers gebunden ist.

21. Jedenfalls lehnte die EACEA die Reise- und Sachkosten des Beschwerdeführers nicht einfach ab. Sie erstattete alle durch Nachweise belegten Kosten wie Hotel- und Flugrechnungen.

22. Der Beschwerdeführer bringt außerdem zusätzliche Argumente vor, warum die EACEA die geltend gemachten Aufenthaltskosten für zwei Kostenpositionen hätte erstatten müssen. Da die EACEA die Beschwerde gegen die Entscheidung, bestimmte Aufenthaltskosten als nicht förderfähig anzusehen [10], übersehen hat, schlägt die Bürgerbeauftragte vor, dass die EACEA diese beiden Kostenpositionen (Punkte 4 und 29) neu bewertet.

23. Insbesondere in Bezug auf die Kostenposition 29 stellt die Bürgerbeauftragte fest, dass die Ablehnung eines Teils der geltend gemachten Kosten durch die EACEA auf der Tatsache beruhte, dass die Kopie der vorgelegten Belege unleserlich war. Der Bürgerbeauftragte schlägt daher vor, dass die EACEA diese Kostenposition auf der Grundlage der lesbaren Kopie, die der Beschwerdeführer während der Untersuchung des Bürgerbeauftragten vorgelegt hat, neu bewertet.

Zu den behaupteten materiell- und verfahrensrechtlichen Fehlern

24. In dem Lösungsvorschlag kam der Bürgerbeauftragte zu dem Schluss, dass in Bezug auf bestimmte Verfahrensaspekte [11] kein Missstand in der Verwaltungstätigkeit vorliegt und dass es keinen Grund gibt, weitere Untersuchungen zu anderen Verfahrensaspekten durchzuführen [12], da der Beschwerdeführer befürchtet, dass die EACEA bei der Beurteilung des Rechtsmittels materiell- und verfahrensrechtliche Fehler begangen hat.

25. Der Beschwerdeführer hat die Schlussfolgerungen des Bürgerbeauftragten zu diesem Punkt nicht angefochten. Sie stellte lediglich die in ihrem Lösungsvorschlag enthaltene Aussage der Bürgerbeauftragten in Frage, dass die EACEA die Projektpartner über ihre Verzögerung bei der Bearbeitung der Beschwerde der Partner gegen die Entscheidung der EACEA über den Abschlussbericht des Projekts auf dem Laufenden gehalten habe. Die Bürgerbeauftragte hält an ihrer diesbezüglichen Erklärung fest. Die Dokumente, die der Bürgerbeauftragte während der Untersuchung eingesehen hat, enthalten zwei E-Mails der EACEA an einen der Projektpartner, in denen die EACEA bestätigte, dass die ursprüngliche Frist abgelaufen war und dass sie aufgrund der Komplexität des Dossiers zusätzliche Zeit benötigte, um ihre Analyse abzuschließen.

Schlussfolgerung

Auf der Grundlage der Untersuchung schließt der Bürgerbeauftragte diesen Fall mit folgender Schlussfolgerung ab:

Indem die EACEA grundsätzlich zugestimmt hat, dass die „Personalkosten“ der Beschwerdeführerin erstattet werden können, sofern sie identifizierbar und überprüfbar sind, hat sie Schritte unternommen, um die von der Bürgerbeauftragten in ihrem Lösungsvorschlag aufgeworfenen Probleme zu lösen. Weitere Untersuchungen sind daher nicht gerechtfertigt.

Der Beschwerdeführer und die EACEA werden über diese Entscheidung unterrichtet.

Vorschläge

Der Bürgerbeauftragte schlägt vor, dass die EACEA ihren Standpunkt zu den „Personalkosten“ des Beschwerdeführers unter Berücksichtigung der Buchführungsunterlagen und Belege, die der Beschwerdeführer sowohl während des Projekts als auch während der Untersuchung des Bürgerbeauftragten vorgelegt hat, überdenkt.

Der Bürgerbeauftragte schlägt vor, dass die EACEA die vom Beschwerdeführer unter den Kostenpositionen 4 und 29 geltend gemachten Aufenthaltskosten unter Berücksichtigung der Argumente, die der Beschwerdeführer während der Untersuchung des Bürgerbeauftragten vorgebracht hat, neu bewertet.

Emily O'Reilly

Europäischer Bürgerbeauftragter

Straßburg, den 16.11.2017

[1] http://ec.europa.eu/education/lifelong-learning-programm_en

[2] Weitere Informationen zum Hintergrund der Beschwerde, den Argumenten der Parteien und der Untersuchung des Bürgerbeauftragten finden Sie im vollständigen Text des Lösungsvorschlags des Bürgerbeauftragten, der unter folgender Adresse abrufbar ist: https://www.ombudsman.europa.eu/cases/solution.faces/en/86070/html.bookmark

[3] Siehe z. B. Artikel 91 der Anwendungsbestimmungen zur Haushaltsordnung: „Der zuständige Anweisungsbefugte kann auf die Einziehung einer festgestellten Forderung ganz oder teilweise nur in folgenden Fällen verzichten: [...] wenn die Einziehung nicht mit dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit vereinbar ist.“ (Delegierte Verordnung (EU) Nr. 1268/2012 der Kommission vom 29. Oktober 2012 über die Anwendungsbestimmungen für die Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 des Europäischen Parlaments und des Rates über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Union, ABl. 2012, L 362, S. 1, abrufbar unter: http://eur-lex.europa.eu/eli/reg_del/2012/1268/oj)

[4] Artikel II.14.1 der Finanzhilfevereinbarung.

[5] Artikel II.14.1 der Finanzhilfevereinbarung: „Beihilfefähige Kosten der Maßnahme sind Kosten, die einem Begünstigten tatsächlich entstanden sind und die folgenden Kriterien erfüllen: [...] sie sind identifizierbar und überprüfbar, insbesondere in den Buchführungsunterlagen eines Begünstigten erfasst und nach den geltenden Buchführungsstandards des Landes, in dem der Begünstigte niedergelassen ist, und nach den üblichen Kostenrechnungsverfahren des Begünstigten bestimmt;“(Hervorhebung nur hier).

[6] Vgl. § 21 Abs. 1 Vereinsgesetz 2002: „Zum Ende des Rechnungsjahrs hat das Leitungsorgan innerhalb von fünf Monaten eine Einnahmen- und Ausgabenrechnung samt Vermögensübersicht zu erstellen.“

[7] Siehe Ziffern 43-54 des Lösungsvorschlags des Bürgerbeauftragten.

[8] Siehe Ziffern 37-39 des Lösungsvorschlags des Bürgerbeauftragten.

[9] Siehe Ziffern 47-51 des Lösungsvorschlags des Bürgerbeauftragten.

[10] Siehe Ziffer 73 des Lösungsvorschlags des Bürgerbeauftragten.

[11] Siehe Ziffern 55-71 des Lösungsvorschlags des Bürgerbeauftragten.

[12] Siehe Ziffern 72-75 des Lösungsvorschlags des Bürgerbeauftragten.