Hintergrund der Beschwerde

1. Im September 2013 beantragte ein deutscher Staatsangehöriger im Einklang mit den EU-Vorschriften über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten [1] Zugang zu bestimmten Dokumenten des Europäischen Amtes für Betrugsbekämpfung (OLAF) und der Europäischen Kommission. Das OLAF und die Kommission hatten jedoch Zweifel an seiner Identität. Das OLAF und die Kommission haben daher ihre Bearbeitung der Zugangsanträge vorübergehend ausgesetzt, da Sie, um ein Recht auf Zugang zu Dokumenten zu haben, eine natürliche oder juristische Person mit Wohnsitz in einem EU-Mitgliedstaat oder Bürger eines EU-Mitgliedstaats sein müssen.

2. Die Tatsache, dass OLAF und die Kommission ihre Bearbeitung der Zugangsanträge vorübergehend ausgesetzt hatten, veranlasste den Antragsteller, sich beim Bürgerbeauftragten zu beschweren (Rechtssachen 2309/2013/JAS und 2310/2013/JAS gegen OLAF und die Kommission [2]). Im Zuge der Untersuchungen des Bürgerbeauftragten zu diesen Beschwerden erfuhr der Beschwerdeführer, dass sich die Kommission oder das OLAF an seinen Arbeitgeber, eine deutsche Universität, gewandt hätten, um zu überprüfen, ob er eine echte Person sei, und um seinen Beruf zu etablieren [3].

3. Der Beschwerdeführer war unzufrieden damit, dass die Kommission oder das OLAF eine Universität kontaktiert hatten, für die er nie gesagt hatte, dass er arbeite, und er beschwerte sich auch darüber beim Bürgerbeauftragten. Er reichte eine Beschwerde ein - die vorliegende gegen die Kommission und eine ähnliche Beschwerde gegen OLAF [4].

Die Untersuchung

4. Der Bürgerbeauftragte leitete eine Untersuchung der Behauptung ein, die Kommission habe die personenbezogenen Daten des Beschwerdeführers unrechtmäßig verarbeitet.

5. Im Laufe der Untersuchung erhielt der Bürgerbeauftragte die Stellungnahme der Kommission zu der Beschwerde und anschließend die Stellungnahme des Beschwerdeführers als Reaktion auf die Stellungnahme der Kommission. Bei der Durchführung der Untersuchung hat der Bürgerbeauftragte die von den Parteien vorgebrachten Argumente und Stellungnahmen berücksichtigt.

Vorwurf der unrechtmäßigen Verarbeitung der personenbezogenen Daten des Beschwerdeführers

Dem Bürgerbeauftragten vorgelegte Argumente

6. Zur Stützung seiner Behauptung argumentierte der Beschwerdeführer, dass die Kommission a) falsch registrierte Informationen über seine berufliche Tätigkeit hatte, b) seine personenbezogenen Daten ohne seine Zustimmung an einen Dritten übermittelte und c) personenbezogene Daten für einen unverhältnismäßig langen Zeitraum in seiner Datenbank aufbewahrte.

7. In ihrer Stellungnahme stellte die Kommission fest, dass Informationen über den eigenen Beruf keine Voraussetzung für die Ausübung des Rechts auf Zugang zu Dokumenten sind. Die Kommission hat diese Informationen ausschließlich zu statistischen Zwecken angefordert. Es wird fakultativ sein, diese Art von Informationen in Zukunft zur Verfügung zu stellen.

8. Die ungenauen Informationen über die beruflichen Verbindungen des Beschwerdeführers zur deutschen Universität wurden in die Datenbank für Zugangsanträge des OLAF aufgenommen, wahrscheinlich aufgrund eines Schreibfehlers. Die Kommission erklärte, dass das OLAF alle Unannehmlichkeiten bedauere, die dem Beschwerdeführer entstanden seien, und dass das OLAF die Daten berichtigt habe.

9. Die Kommission möchte sich jedoch das Recht vorbehalten, die Identität und Anschrift eines Antragstellers, der Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten beantragt, zu überprüfen. Die Kommission führt diese Kontrollen anhand öffentlich zugänglicher Informationen durch, um festzustellen, ob es sich bei den Antragstellern um natürliche Personen handelt, die in einem EU-Mitgliedstaat wohnen oder dessen Staatsangehörigkeit besitzen.

10. In Bezug auf die angeblich unverhältnismäßige Frist für die Vorratsspeicherung von Daten argumentierte die Kommission, dass sie personenbezogene Daten im Einklang mit den EU-Datenschutzvorschriften speichert. Es ist gerechtfertigt, personenbezogene Daten von Antragstellern nach Abschluss der Bearbeitung eines Zugangsantrags aufzubewahren, um die rechtliche und verfahrenstechnische Kohärenz zu gewährleisten. Die Kommission muss wissen, ob sie frühere Zugangsanträge desselben Antragstellers oder Anträge in Bezug auf dieselben oder ähnliche Dokumente bearbeitet hat, um festzustellen, ob diese Dokumente bereits als „öffentlich zugänglich“angesehen werden könnten. Außerdem könnten Entscheidungen, mit denen der Zugang zu Dokumenten verweigert wird, dem Bürgerbeauftragten oder dem Gerichtshof vorgelegt werden. Personenbezogene Informationen über Antragsteller sind erforderlich, damit die Kommission Anfragen korrekt und in voller Kenntnis aller Umstände bearbeiten kann, z. B. bei der Entscheidung, ob sie sich informell an Antragsteller wenden soll, um eine faire Lösung für den Fall zu finden, dass ein Antrag ein sehr langes Dokument oder eine sehr große Anzahl von Dokumenten betrifft [5].

11. In seinen Bemerkungen äußerte der Beschwerdeführer seine Enttäuschung darüber, dass sich die Kommission nicht dafür entschuldigt habe, dass sie seinen Beruf falsch in ihre Datenbank aufgenommen habe.

12. Der Beschwerdeführer übermittelte dem Bürgerbeauftragten ein Schreiben der Kommission, in dem die Kommission erklärte, dass sie der Universität seinen Namen mitgeteilt habe [6].

13. Der Beschwerdeführer behauptete, dass es für die Kommission gerechtfertigt sei, personenbezogene Daten nur so lange aufzubewahren, bis die Fristen für die Anrufung des Gerichts oder des Bürgerbeauftragten abgelaufen seien. Zur Untermauerung seiner Auffassung fügte er einen Beschluss des Europäischen Datenschutzbeauftragten (EDSB) bei, in dem er feststellte, dass die Praxis des OLAF, personenbezogene Daten 15 Jahre lang in seiner Untersuchungsdatenbank aufzubewahren, unverhältnismäßig sei.

Bewertung des Bürgerbeauftragten

14. Es ist wahrscheinlich, dass die falschen Informationen über den Beschwerdeführer, der für eine deutsche Universität arbeitet, aufgrund eines Schreibfehlers des OLAF in die Datenbank aufgenommen wurden. Da das OLAF den Fehler bereut und die Daten korrigiert hat, ist der Bürgerbeauftragte der Ansicht, dass dieser Aspekt der Behauptung des Beschwerdeführers behoben wurde. Dem Bürgerbeauftragten ist nicht klar, warum sich die Kommission für einen Fehler des OLAF entschuldigen sollte.

15. Der Bürgerbeauftragte begrüßt, dass der Bereich der beruflichen Tätigkeit im Antragsformular für den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten auf der Website der Kommission nicht mehr obligatorisch ist [7].

16. Die Kommission hat weder bestritten noch bestätigt, dass sie die personenbezogenen Daten des Beschwerdeführers, d. h. seinen Namen, an die deutsche Universität übermittelt hat, an der sie zu arbeiten glaubte. Tatsächlich hat sich die Kommission in ihrer Stellungnahme überhaupt nicht mit dieser Frage befasst, obwohl der Beschwerdeführer dieses Argument zur Stützung seiner Behauptung vorgebracht hatte. Das Schreiben der Kommission vom 4. Februar 2014 an den Beschwerdeführer lässt jedoch keinen Zweifel an der Frage aufkommen, ob die Kommission die Universität kontaktiert und ihr den Namen des Beschwerdeführers mitgeteilt hatte. In dem Schreiben, das der Stellungnahme der Kommission an den Bürgerbeauftragten vorausgeht, heißt es ausdrücklich: „In Bezug auf Ihre berufliche Tätigkeit haben Sie dem OLAF mitgeteilt, dass Sie für das Institut für Internationales und Europäisches Recht [einer deutschen Universität] arbeiten. Dieses Institut existiert jedoch nicht unter dem genannten Namen. Auf unser Ersuchen hin stellte die Universität fest, dass sie keinen Mitarbeiter mit dem Namen ['Herr X'][8], d. h. mit dem Namen des Beschwerdeführers, hatte.

17. Der Kontakt der Kommission mit der deutschen Universität war in ihren eigenen internen Datenschutzvorschriften nicht vorgesehen (ihre Mitteilung an ihren Datenschutzbeauftragten in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Bearbeitung von Anträgen auf Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten [9]). Diese internen Vorschriften sehen keine Übermittlung personenbezogener Daten an Dritte vor [10].

18. In ihrer Stellungnahme verwies sie lediglich auf ihr angebliches Recht, Identitäts- und Adressüberprüfungen unter Verwendung öffentlich zugänglicher Informationen durchzuführen.

19. Der Bürgerbeauftragte ist der Auffassung, dass das Beharren der Kommission auf der Bestätigung der Identität eines Antragstellers weder auf einer konkreten Bestimmung beruht noch eines der Ziele der EU-Vorschriften über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten fördert.

20. Darüber hinaus geht die Kontaktaufnahme mit dem, was die Kommission für den Arbeitgeber einer Person hält, über die Konsultation öffentlich zugänglicher Informationen hinaus, auf die die Kommission in ihrer Stellungnahme verweist. Eine solche Klage könnte sich nachteilig auf einen Antragsteller auswirken, indem sie bei seinem Arbeitgeber den Verdacht aufkommen lässt, dass ein Unionsorgan die Identität des Antragstellers bestätigen möchte, was einen schwerwiegenden Eingriff in sein Privatleben darstellt.

21. Daher hat die Kommission durch die Offenlegung des Namens des Beschwerdeführers an der Universität ohne triftige Begründung einen Missstand in der Verwaltungstätigkeit begangen. Da es sich beim Schutz personenbezogener Daten um ein Grundrecht handelt [11], ist der Missstand in der Verwaltungstätigkeit in diesem Fall aufgrund des Eingriffs der Kommission besonders schwerwiegend.

22. Nach Feststellung eines Missstands in der Verwaltungstätigkeit muss sich der Bürgerbeauftragte nicht mit der Frage befassen, ob die Kommission speziell gegen die EU-Datenschutzvorschriften verstoßen hat [12]. Wenn der Beschwerdeführer diesen speziellen Aspekt weiterverfolgen möchte, steht es ihm frei, sich beim Europäischen Datenschutzbeauftragten zu beschweren, der über Fachwissen und Verantwortung im Bereich des Datenschutzes verfügt.

23. In Bezug auf die angeblich unverhältnismäßig lange Vorratsspeicherung personenbezogener Daten in der Dokumentendatenbank der Kommission stellt die Bürgerbeauftragte fest, dass die Entscheidung des Europäischen Datenschutzbeauftragten, auf die sich der Beschwerdeführer bezieht, das OLAF und nicht die Kommission betrifft. Der Zugang der Kommission zur Dokumentendatenbank hat auch einen anderen Zweck als den des OLAF. Während in der Datenbank der Kommission nur personenbezogene Daten über Anträge auf Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten gespeichert sind, enthält die Datenbank des OLAF Informationen über seine Untersuchungen.

24. In der Mitteilung der Kommission an ihren Datenschutzbeauftragten über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Bearbeitung von Anträgen auf Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten heißt es, dass personenbezogene Daten von Antragstellern nicht länger als fünf Jahre gespeichert und in der Regel danach gelöscht werden [13]. Die Aufbewahrungsfrist kann somit in bestimmten Fällen verlängert werden.

25. Sowohl in der Mitteilung an den Datenschutzbeauftragten der Kommission als auch in der Stellungnahme der Kommission in diesem Fall wird erläutert, dass diese Aufbewahrungsfrist erforderlich ist, da Entscheidungen, mit denen kein oder nur ein teilweiser Zugang gewährt wird, vor Gericht oder beim Bürgerbeauftragten angestrengt werden können. Nach Ansicht des Bürgerbeauftragten steht eine Aufbewahrungsfrist von fünf Jahren in einem angemessenen Verhältnis zu den verfolgten Zielen, da die Verfahren vor den EU-Gerichtshöfen mehrere Jahre dauern können. Das Schreiben der Kommission vom 4. Februar 2014 an den Beschwerdeführer bezieht sich unter anderem auf einen Antrag des Beschwerdeführers auf Zugang zu Dokumenten aus dem Jahr 2007 [14]. Somit ist klar, dass die Kommission im Jahr 2014 noch personenbezogene Daten des Beschwerdeführers gespeichert hat, die er sechs oder sieben Jahre zuvor übermittelt hatte. Dementsprechend hatte die Kommission im Fall des Beschwerdeführers seine personenbezogenen Daten länger als fünf Jahre gespeichert.

26. Die Kommission hat keine Begründung dafür vorgelegt, warum sie die personenbezogenen Daten des Beschwerdeführers im Zusammenhang mit einem 2007 gestellten Antrag auf Zugang zu Dokumenten nicht gelöscht hat. Da die Frage, ob die Kommission eine Begründung für die Aufbewahrung der personenbezogenen Daten des Beschwerdeführers ab 2007 hätte vorlegen müssen, von der vorliegenden Untersuchung nicht ausdrücklich abgedeckt wurde, hält es die Bürgerbeauftragte nicht für angemessen, festzustellen, ob die Kommission die personenbezogenen Daten des Beschwerdeführers für einen unverhältnismäßig langen Zeitraum und unter Verstoß gegen ihre Mitteilung aufbewahrt hat.

27. Der Bürgerbeauftragte informiert den Beschwerdeführer erneut über die Möglichkeit, sich beim Europäischen Datenschutzbeauftragten zu beschweren, falls er eine Fachentscheidung darüber haben möchte, ob die Aufbewahrungsfrist der Kommission speziell gegen die EU-Datenschutzvorschriften verstößt. Sie ist daher der Ansicht, dass keine weiteren Untersuchungen zu diesem Aspekt der Beschwerde gerechtfertigt sind.

28. Der Missstand in der Verwaltungstätigkeit der Kommission kann jetzt nicht behoben werden, und der Beschwerdeführer hat keine Klage erhoben, mit der die Kommission aufgefordert würde, bestimmte Maßnahmen zu ergreifen. Der Bürgerbeauftragte wird daher diesen Aspekt der Beschwerde mit einer kritischen Bemerkung an die Kommission abschließen.

Schlussfolgerung

Auf der Grundlage der Untersuchung dieser Beschwerde schließt der Bürgerbeauftragte sie mit folgenden Feststellungen ab:

Durch die Berichtigung der falsch registrierten Informationen über die berufliche Tätigkeit des Beschwerdeführers in der entsprechenden Datenbank wurde dieser Aspekt der Beschwerde des Beschwerdeführers behoben.

In Bezug auf die Aufbewahrungsfrist für personenbezogene Daten in der Datenbank der Kommission ist der Bürgerbeauftragte der Ansicht, dass keine weiteren Untersuchungen gerechtfertigt sind.

Kritische Bemerkung

Durch die Übermittlung der personenbezogenen Daten des Beschwerdeführers an einen Dritten ohne triftige Begründung hat die Kommission einen Missstand in der Verwaltungstätigkeit begangen. Da der Schutz personenbezogener Daten ein in der Charta der Grundrechte der Europäischen Union verankertes Grundrecht ist und die Maßnahmen der Kommission in diesem Fall sehr einschneidend waren, ist der Missstand in der Verwaltungstätigkeit besonders schwerwiegend.

Der Beschwerdeführer und die Kommission werden über diese Entscheidung unterrichtet.

Emily O'Reilly

Straßburg, den 12.7.2016

[1] Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 30. Mai 2001 über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten des Europäischen Parlaments, des Rates und der Kommission (ABl. L 145 vom 31.5.2001, S. 43);

[2] Die Entscheidungen des OLAF und der Kommission, die Bearbeitung der Zugangsanträge einzustellen, wurden daher getrennt behandelt und fallen daher nicht in den Anwendungsbereich dieser Untersuchung.

[3] Die Kommission forderte diese Daten von den Antragstellern an, um ihre Anträge auf Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten zu bearbeiten.

[4] gesondert behandelt unter Aktenzeichen 139/2015/PMC.

[5] Siehe hierzu Artikel 6 Absatz 3 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001.

[6] Dieses Schreiben wurde auch von der Kommission im Rahmen der Untersuchung der Beschwerde 2310/2013/JAS durch den Bürgerbeauftragten an den Beschwerdeführer gerichtet.

[7] https://ec.europa.eu/transparency/regdoc/index.cfm?fuseaction=fmb&&CFID=6076842&CFTOKEN=2e4472e118d31678-CA79D075-9960-F842-29FFB98461CB0B5B

[8] Das Schreiben der Kommission ist in deutscher Sprache abgefasst.

[9] Siehe Mitteilung „DPO-1225.2 GestDem“ über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit dem Zugang der Öffentlichkeit zur Dokumentendatenbank der Kommission, online abrufbar unter: http://ec.europa.eu/dpo-register/details.htm?id=35247

[10] Siehe hierzu Ziffer 16.

[11] Artikel 8 der Charta der Grundrechte der Europäischen Union.

[12] Verordnung (EG) Nr. 45/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 18. Dezember 2000 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe und Einrichtungen der Gemeinschaft und zum freien Datenverkehr (ABl. L 8 vom 12.1.2001, S. 1).

[13] Punkt 13.

[14] Gestdem 2007/4845.