Der Hintergrund

1. Der Beschwerdeführer ist ein Sachverständiger, der als Gutachter für die Exekutivagentur für die Forschung (REA) fungierte. In Bezug auf die Bezahlung seiner Dienstleistungen lauteten die besonderen Bedingungen im Anhang des Ernennungsschreibens des Beschwerdeführers wie folgt:

„Sie werden aufgefordert, Ihre Aufgaben ... an insgesamt höchstens fünf Tagen wahrzunehmen.

Diese maximale Anzahl von Tagen umfasst:

1 Tag(e), um die Finanzhilfevereinbarung und das Projekt sowie andere Hintergrundinformationen und Leistungen bei Ihnen zu Hause oder am Arbeitsplatz aus der Ferne zu lesen und zu analysieren.

1 Tag(e) für die Teilnahme an der/den Überprüfungssitzung(en) des HEDRad-Projekts am 18.1.2011 in Brüssel (Belgien).

0,5 Tag(e), um den/die Überprüfungsbericht(e) aus der Ferne bei Ihnen zu Hause oder am Arbeitsplatz zu verfassen und Ihren/Ihre Bericht(e) spätestens 10 Arbeitstage nach Eingang der Berichte und Leistungen einzureichen. ...„

2. Auf der Grundlage dieser Bestimmungen forderte der Beschwerdeführer eine Zahlung für 4 Arbeitstage (für Aufgaben, die keine Reisen umfassten) in Höhe von 450 EUR pro Tag, d. h. insgesamt 1 800 EUR. Die REA zahlte ihm jedoch nur 1,5 Tage und argumentierte, dass dies mit den in den Besonderen Bedingungen festgelegten Höchstgrenzen im Einklang stehe.

3. Daraufhin wandte sich der Beschwerdeführer an den Bürgerbeauftragten, der eine Untersuchung der Behauptung des Beschwerdeführers einleitete, die REA habe sich zu Unrecht geweigert, die Gebühren des Beschwerdeführers in Höhe von 1 800 EUR zu erstatten, und beantragte, die gesamten Gebühren zu erstatten [1].

Behauptung, die REA habe sich zu Unrecht geweigert, die Gebühren des Beschwerdeführers zu zahlen

Vorschlag des Bürgerbeauftragten für eine einvernehmliche Lösung

4. Beim Vorschlag der einvernehmlichen Lösung berücksichtigte der Bürgerbeauftragte die von den Parteien vorgebrachten Argumente und Stellungnahmen.

5. Der Bürgerbeauftragte stellte fest, dass gemäß den oben genannten Besonderen Bedingungen die Höchstzahl der Arbeitstage, die geltend gemacht werden konnten, 5 Tage betrug und dass diese Höchstzahl von 5 Tagen 1, 1 und 0,5 Tage (d. h. insgesamt 2,5 Tage) für die genannten spezifischen Aufgaben umfasste. Im wörtlichen Sinne bedeutet der Wortlaut „enthält“jedoch nicht, dass die Gesamtzahl der Arbeitstage, die für diese Aufgaben in Anspruch genommen werden konnten, auf höchstens 2,5 Tage (oder auf 1,5 Tage, wenn ein Bewerter nicht an der zentralen Überprüfungssitzung in Brüssel teilnahm) begrenzt war. Wenn die REA beabsichtigte, dass die Prüfer für alle Aufgaben nur maximal 2,5 Tage (und somit nicht maximal 5 Tage) beanspruchen könnten, hätte sie dies nach Ansicht des Bürgerbeauftragten in den Besonderen Bedingungen so klar angeben müssen, was sie jedoch versäumt hat. Der Bürgerbeauftragte kam daher zu dem Schluss, dass der Standpunkt der REA, wonach der Beschwerdeführer nur 1,5 Arbeitstage beanspruchen könne, nicht mit den Bestimmungen der Besonderen Bedingungen im Einklang stehe. Sie vertrat ferner die Auffassung, dass die Besonderen Bedingungen überprüft und die Höchstzahl der Tage, die geltend gemacht werden können, klar festgelegt werden sollte, um eine ähnliche Unsicherheit in Bezug auf die Anzahl der Arbeitstage, die Bewerter beanspruchen können, zu vermeiden.

6. Der Bürgerbeauftragte unterbreitete daher folgenden Vorschlag für eine einvernehmliche Lösung:

„1. Auf der Grundlage des Wortlauts der Besonderen Bedingungen sollte die REA erwägen, dem Beschwerdeführer 4 Arbeitstage lang einen Satz von 450 EUR pro Tag zu zahlen. 

2. Die REA sollte erwägen, die Besonderen Bedingungen im Muster-Anstellungsschreiben zu überarbeiten, um den Prüfern die maximale Anzahl von Arbeitstagen, für die sie einen Antrag stellen können, klar zu machen.“

7. Die REA akzeptierte den ersten Punkt des Vorschlags für eine einvernehmliche Lösung und zahlte dem Beschwerdeführer für die verbleibenden 2,5 Arbeitstage zusätzliche 1 125 EUR.

8. In Bezug auf den zweiten Punkt erklärte die REA, dass im neuen EU-Rahmenprogramm für Forschung und Innovation „Horizont 2020“das RP7-Muster-Anstellungsschreiben durch den H2020-Mustervertrag für Sachverständige [2] ersetzt wurde, der mit dem Beschluss C(2013) 8373 der Kommission angenommen wurde. Die Bestimmungen des Mustervertrags, einschließlich der Bestimmungen über die Höchstzahl von Arbeitstagen, wurden nicht wesentlich geändert. Ein Grund dafür ist, dass der Mustervertrag für verschiedene Arten von Sachverständigen (Bewerter, Gutachter, Beobachter, rund 18 000 Verträge für Sachverständige im Jahr 2014) konzipiert wurde. Ein weiterer Grund besteht darin, ein gewisses Maß an Flexibilität beizubehalten, um zusätzlichen Verwaltungsaufwand (z. B. Änderung oder Erteilung eines neuen Vertrags aufgrund zusätzlicher Aufgaben) zu vermeiden. Unter Berücksichtigung der Argumentation des Bürgerbeauftragten und um Fehlinterpretationen zu vermeiden, schlägt die REA der Kommission jedoch vor, die einschlägigen Vorschriften im H2020-Online-Handbuch für Sachverständige wie folgt zu präzisieren:

"Die maximale Gesamtzahl der Arbeitstage zusammen mit einer vorläufigen Planung ist im Vertrag festgelegt und darf nicht überschritten werden.

Die maximale Gesamtzahl der Tage legt die Obergrenze der Tage fest, für die Sie im Rahmen des Vertrags zur Ausführung von Aufgaben aufgefordert werden können. Diese Zahl kann höher sein als die in der indikativen Planung festgelegte Anzahl von Arbeitstagen und soll Ereignisse abdecken, die zum Zeitpunkt der Vertragsunterzeichnung unvorhergesehen waren, was dazu führen könnte, dass die Vertragspartei Ihnen zusätzliche Aufgaben übertragen muss, die zu zusätzlichen Arbeitstagen führen.

Sofern die Zuweisung zusätzlicher Aufgaben nicht schriftlich vereinbart wird, entspricht die Anzahl der Tage, an denen Sie einen Zahlungsantrag stellen können, der Anzahl der Arbeitstage, die in der vorläufigen Planung festgelegt sind.

9. In seinen Bemerkungen akzeptierte der Beschwerdeführer das Ergebnis einer einvernehmlichen Lösung. Er fand es einfach und war damit zufrieden. In der Zwischenzeit habe die REA den ausstehenden Betrag gezahlt.

10. In Bezug auf den zweiten Punkt des Vorschlags für eine einvernehmliche Lösung erklärte der Beschwerdeführer, dass im Vertrag alles, was vom Sachverständigen erwartet wird, zusammen mit der entsprechenden Zahlung klar angegeben werden sollte. In dem Vertrag sollten jedoch auch unbezahlte Tätigkeiten erwähnt werden (z. B. die Zeit, die für das Kennenlernen des IT-Systems der REA, für Telefongespräche und für die Forschung aufgewendet wird). Klarheit in dieser Hinsicht ist der einzige professionelle Ansatz. Der Beschwerdeführer argumentierte, dass jeder Tätigkeit eine Höchstzahlung zugewiesen werden sollte.

Bewertung des Bürgerbeauftragten nach dem Vorschlag für eine einvernehmliche Lösung

11. Der Bürgerbeauftragte stellt fest, dass die REA den ersten Punkt des Vorschlags für eine einvernehmliche Lösung akzeptiert hat und dass der Beschwerdeführer nach Erhalt der zusätzlichen Zahlung zufrieden war.

12. In Bezug auf den zweiten Punkt des Vorschlags für eine einvernehmliche Lösung stellt die Bürgerbeauftragte fest, dass der neue H2020-Mustervertrag für Sachverständige vom 7. Februar 2014 nun in Kraft ist.  In Artikel 4 heißt es: i) der Sachverständige hat Anspruch auf eine Gebühr von 450 EUR für jeden tatsächlich gearbeiteten vollen Tag gemäß Artikel 3 Absatz 2 und ii) der "Höchstbetrag der im Rahmen des Vertrags gezahlten Gebühren ist auf die Höchstzahl von Arbeitstagen" gemäß Artikel 3 Absatz 2 begrenzt. In Artikel 3 Absatz 2 sind für jede Art von Sachverständigen die indikative Planung und die Anzahl der Arbeitstage für die Erfüllung der einzelnen Aufgaben festgelegt. So ist beispielsweise in Artikel 3 Absatz 2 für einen Sachverständigen, der als Bewerter fungiert, Folgendes festgelegt:

"- [Anzahl] Arbeitstag(e) für die Teilnahme an einem Briefing am ... am ...

- [Anzahl] Sitzungen, die getrennte Reisen zu zentralen Evaluierungsräumen beinhalten.

- [Anzahl] Arbeitstag(e) für die zentrale Bewertung am ..., zwischen ... und ...

- [Anzahl] Arbeitstag(e) für die Fernevaluierung ohne Reisekosten zwischen ... und ...“

13. Artikel 3 Absatz 1 des Mustervertrags legt den Beginn der Arbeit des Sachverständigen fest und bestimmt, dass dieser „nicht mehr als [Anzahl] Arbeitstage“ betragen darf. Er sieht ferner vor, dass „[d]ie maximale Gesamtzahl der Tage die ‚Anzahl der Arbeitstage‘ [umfasst]“ (Hervorhebung hinzugefügt), die in der indikativen Planung in Artikel 3 Absatz 2 festgelegt ist. Der Bürgerbeauftragte stellt fest, dass die Formulierung "einschließt"immer noch zu Verwirrung hinsichtlich der maximalen Anzahl von Arbeitstagen führen könnte, die Experten beanspruchen könnten. Sie begrüßt daher die zusätzliche Klarstellung, die die von der REA vorgeschlagene Aufnahme in das H2020-Online-Handbuch für Sachverständige als Antwort auf ihren Vorschlag für eine einvernehmliche Lösung vorsieht. Die Bürgerbeauftragte stellt fest, dass dieser Vorschlag umgesetzt wurde, da diese Klarstellung bereits in das H2020-Online-Handbuch für Sachverständige im Abschnitt „Vertragsabschluss und Zahlung“[3] aufgenommen wurde. In der Klarstellung wird klargestellt, dass, sofern dem Sachverständigen keine zusätzlichen schriftlichen Aufgaben übertragen werden, die Höchstgebühren, die er geltend machen kann, der in der vorläufigen Planung festgelegten Anzahl von Arbeitstagen entsprechen. Mit anderen Worten, nur wenn zusätzliche Aufgaben zu erfüllen sind, entspricht die Höchstzahl der Arbeitstage der in Artikel 3 Absatz 1 genannten Zahl und nicht der indikativen Planung gemäß Artikel 3 Absatz 2. Die Bürgerbeauftragte ist daher der Auffassung, dass die REA auch den zweiten Punkt ihres Vorschlags für eine einvernehmliche Lösung akzeptiert hat.

Schlussfolgerung

Auf der Grundlage der Untersuchung dieser Beschwerde schließt der Bürgerbeauftragte sie mit folgender Schlussfolgerung ab:

Die REA hat beide Punkte des Vorschlags des Bürgerbeauftragten für eine einvernehmliche Lösung akzeptiert.

Der Beschwerdeführer und die REA werden über diese Entscheidung unterrichtet.

Emily O'Reilly

Straßburg, den 4. September 2014