1. Hintergrund der Untersuchung

1. Im Mai 2011 leitete der Bürgerbeauftragte ein Programm für Besuche bei EU-Agenturen ein, um bewährte Verfahren zu ermitteln und zu verbreiten, die von den Agenturen in ihren Beziehungen zu den Bürgern verwendet werden. Mit Schreiben vom 5. Mai 2012 teilte der Bürgerbeauftragte Eurofound mit, dass er im Rahmen seines Programms von Besuchen bei Agenturen beschlossen habe, Eurofound am 15. Mai 2012 zu besuchen. Ein Entwurf der Tagesordnung mit den spezifischen Fragen, die der Bürgerbeauftragte prüfen wollte, wurde Eurofound übermittelt.

2. Gegenstand der Untersuchung

2. Das Treffen mit der Geschäftsführung von Eurofound fand am 15. Mai 2012 statt. Der Bürgerbeauftragte wurde von Herrn Fergal O'Regan, Referatsleiter, begleitet. Eurofound wurde durch den Direktor Juan Menéndez-Valdés vertreten, der von Bediensteten, einschließlich aller leitenden Bediensteten, begleitet wurde.

3. Die Sitzung begann mit einer kurzen Präsentation des Bürgerbeauftragten über den Zweck des Programms der Besuche bei Agenturen und die vom Bürgerbeauftragten angewandten Verfahren für solche Besuche. Der Bürgerbeauftragte stellte kurz klar, dass seine Besuche formell auf der Grundlage seiner Zuständigkeit für die Durchführung von Untersuchungen aus eigener Initiative durchgeführt werden. Eine Initiativuntersuchung impliziert unter anderem, dass die üblichen Verfahrensgarantien für solche Untersuchungen gelten. Dazu gehört das in den Artikeln 5.1, 5.2 und 14.2 der Durchführungsbestimmungen des Bürgerbeauftragten (www.ombudsman.europa.eu/resources/provisions.faces) vorgesehene Recht der Agentur, den Europäischen Bürgerbeauftragten aufzufordern, Informationen und Dokumente vertraulich zu behandeln.

4. Im Anschluss an diese Klarstellung erhielt der Bürgerbeauftragte ausführliche Antworten auf die Fragen, die in dem Schreiben zur Ankündigung des Besuchs aufgeworfen wurden. Im Mittelpunkt der Präsentation und der anschließenden Diskussion standen folgende Themen:

-Erstkontakte von Eurofound mit der Öffentlichkeit

Transparenz, Dialog und Rechenschaftspflicht

Einstellung

-Angebote und Verträge

Interessenkonflikte

5. Anschließend übermittelte der Direktor von Eurofound dem Bürgerbeauftragten detaillierte Informationen über Eurofound, seinen Auftrag und seine Organisation. Der Direktor betonte die Bedeutung der laufenden Reform des Rechtsrahmens für Agenturen. Er betont, dass Eurofound sich der Notwendigkeit bewusst sei, die Verfahren zu verbessern. In diesem Zusammenhang verweist er auf das zu diesem Zeitpunkt erörterte vierjährige, mehrjährige Planungsprogramm. Er erläutert, wie wichtig die Konsultation von Interessenträgern, einschließlich EU-Institutionen, Partnern auf nationaler Ebene sowie Arbeitgebern und Gewerkschaftsvertretern, für Eurofound sei. Er weist ferner darauf hin, dass sich die breite Öffentlichkeit angesichts ihrer besonderen Rolle nicht so sehr mit der Arbeit von Eurofound befasse.

6. Die anwesenden leitenden Bediensteten hielten Vorträge, um die Fragen zu beantworten, die der Bürgerbeauftragte in seinem Schreiben zur Einleitung seiner Initiativuntersuchung gestellt hatte. Dem Bürgerbeauftragten wurden auch unterstützende Dokumente zur Verfügung gestellt.

a) Einhaltung des Kodex für gute Verwaltungspraxis und ethische Standards

7. Eurofound erläuterte dem Bürgerbeauftragten, dass der Kodex für gute Verwaltungspraxis auf der Website von Eurofound sowie auf seiner Intranet-Website veröffentlicht wird. Den Bediensteten werden im Rahmen des Einführungsprozesses auch Kopien der gedruckten Fassung des Kodex zur Verfügung gestellt. Sie werden auch gebeten zu unterschreiben, dass sie es erhalten haben.

8. Eurofound teilte der Bürgerbeauftragten ferner mit, dass der Inhalt des Kodex, insbesondere ethische Standards wie Integrität, Fairness, Objektivität und Gleichbehandlung, Teil der Bewertungskriterien bei der jährlichen Bewertung der Bediensteten seien. Um dem Kodex größere Wirkung zu verleihen, verpflichtete sich Eurofound, Informationsdokumente zu verteilen und Schulungen zu organisieren.

9. Eurofound konzentrierte sich auch auf die Notwendigkeit einer wirksamen Kommunikation zwischen Management und Personal sowie auf einen besseren Informationsfluss über das Intranet, Newsletter, Warnmeldungen, Ideenboxen und Mitarbeiterbefragungen.

b) Zugang zu Informationen und Dokumenten

10. Eurofound erläutert seine Informationspolitik. Eurofound bearbeitet eine Vielzahl von politischen Dokumenten und Informationen. Ihre Website beruht auf der Logik, dass Dokumente und Informationen über die Kerntätigkeiten von Eurofound verfügbar und leicht zugänglich sein sollten. Proaktiv zu sein ist eines der Hauptanliegen von Eurofound. Eurofound übermittelte dem Bürgerbeauftragten Dokumente, in denen das Standardverfahren für die Beantwortung von Auskunftsersuchen und Dokumenten beschrieben wurde. Eurofound stellte fest, dass es im Zeitraum 2008-2011 nur drei Anträge auf Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten erhielt, die nicht bereits öffentlich zugänglich waren. Zwei kamen von Universitäten und eine von einer Beratungsfirma. Zur Bearbeitung solcher Anfragen verfügt sie über ein funktionales Postfach mit einem Link auf ihrer Website zu diesem Postfach. Eurofound wies darauf hin, dass es über ein nach Funktionsbereichen geordnetes Dokumentenregister verfüge. Außerdem wird eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Nutzung des Rechts der Öffentlichkeit auf Zugang zu Dokumenten bereitgestellt. In Bezug auf die drei Anträge wurden zwei Anträgen stattgegeben. Der Antragsteller im dritten Antrag wurde davon in Kenntnis gesetzt, dass die angeforderten Dokumente nicht existierten. Eurofound hat die Fristen in allen drei Fällen eingehalten. Es gab keine Beschwerden darüber, wie sie mit diesen Anträgen umging. In Bezug auf Auskunftsersuchen stellte sie fest, dass die meisten Ersuchen am selben Tag bearbeitet werden. Normalerweise dauert die Bearbeitung solcher Anfragen nicht länger als drei Tage. Eurofound war der Ansicht, dass die Öffentlichkeit mit ihrer Arbeit in diesem Bereich sehr zufrieden ist. Eine Zufriedenheitsumfrage ergab, dass 80% der Befragten mit den Antworten zufrieden waren. In Bezug auf den direkten Zugang zu Dokumenten über das Internet gaben 85 % der Nutzer in einer Online-Umfrage an, dass sie die von ihnen gesuchten Dokumente auf der Eurofound-Website gefunden hätten.

11. Im Laufe der Sitzung wurde auch darauf hingewiesen, dass eine Reihe von Dokumenten zu finanziellen und organisatorischen Fragen auf der Website von Eurofound abrufbar sind. Die Namen und E-Mails aller wichtigen Mitarbeiter sind öffentlich zugänglich.

12. In Bezug auf die Sprachenpolitik von Eurofound wurde erläutert, dass alle Kerninformationen zu Eurofound in allen Amtssprachen verfügbar sind. Darüber hinaus werden alle Zusammenfassungen der Berichte in allen Sprachen zur Verfügung gestellt. Alle vollständigen Berichte werden in englischer Sprache zur Verfügung gestellt.

c) Auswahl und Rekrutierung

13. Eurofound legte Informationen über seine Auswahlverfahren vor. Sie teilte dem Bürgerbeauftragten mit, dass alle erfolgreichen und erfolglosen Bewerber nach Einreichung ihrer Bewerbung eine Empfangsbestätigung per E-Mail erhalten und dann erneut per E-Mail über das Ergebnis des Verfahrens informiert werden. Die Bewerber haben Zugang zu den Bewertungen ihrer Bewerbungen. Insbesondere können sie in der Vorauswahlphase um ein zusammenfassendes Feedback und in der schriftlichen Test- und Interviewphase um aggregierte Ergebnisse bitten. Sowohl die Anmerkungen als auch das Bewertungsblatt werden offengelegt.

14. Nach Angaben von Eurofound werden die Namen der Mitglieder der Prüfungsausschüsse auf Anfrage veröffentlicht.

15. Eurofound informiert die Kandidaten über die Möglichkeit, sich beim Bürgerbeauftragten zu beschweren, und über Rechtsbehelfe.

(D) Angebote

16. Eurofound teilte der Bürgerbeauftragten mit, dass detaillierte Leitlinien und Anweisungen zu Ausschreibungen auf ihrer Website verfügbar sind.

17. Sie erläuterte, dass Informationen über laufende und künftige Ausschreibungen auf ihrer Website veröffentlicht werden. Informationen über alle vergebenen Aufträge werden ebenfalls veröffentlicht. Bieter können ihre Angebote in allen Amtssprachen einreichen. Eurofound teilte der Bürgerbeauftragten mit, dass zur Gewährleistung transparenter und fairer Vergabeverfahren a) Die gesamte Kommunikation mit den Bietern erfolgt durch die Vergabestelle und stets schriftlich, b) die Ablehnung von Angeboten wird mit Gründen für die Nichtauswahl begründet, c) bei Eingang zusätzlicher Anträge auf Nichtauswahlentscheidungen wird ein detaillierterer Vergleich mit dem erfolgreichen Bieter vorgenommen. Sie stellte fest, dass 80 % der Bieter um Rückmeldungen bitten. Sie fügte hinzu, dass sie nur an einem Gerichtsverfahren beteiligt war, bei dem es um Angebote und zwei Fälle des Bürgerbeauftragten ging.

18. Was die Unterauftragnehmer angehe, so habe es in diesem Bereich keine besonderen Probleme gegeben.

19. Er fügte hinzu, dass die Bieter über die Möglichkeit informiert würden, sich beim Bürgerbeauftragten zu beschweren und vor Gericht zu gehen.

(E) Interessenkonflikte

20. Zur Vermeidung von Interessenkonflikten bei der Einstellung übermittelte Eurofound dem Bürgerbeauftragten den Leitfaden für Prüfungsausschüsse sowie die Erklärung zur Vertraulichkeit und zur Vermeidung von Interessenkonflikten, die von allen Mitgliedern des Prüfungsausschusses unterzeichnet werden muss. Er fügte hinzu, dass sich die Bediensteten selbst zurückziehen, wenn sie sich in einem Interessenkonflikt mit einem Bewerber befinden. Für technische Sachverständige, die den Prüfungsausschuss unterstützen sollen, gelten dieselben Verfahren. Alle Tests seien anonymisiert und mit "blind" gekennzeichnet.

21. Eurofound stellte ferner fest, dass die ausscheidenden Bediensteten in einem vom Leiter der Personalabteilung unterzeichneten Schreiben an ihre Verpflichtungen erinnert werden, sobald sie aus dem Dienst ausscheiden.

22. In Bezug auf die Auftragsvergabe wurde darauf hingewiesen, dass alle Mitglieder der Eröffnungs- und Bewertungsausschüsse sowie externe Bewerter Leitlinien erhalten und eine Nichtkonflikterklärung unterzeichnen.

23. Eurofound war sich darin einig, dass eine weit gefasste Definition des Begriffs des Interessenkonflikts, zu der auch der Begriff des offensichtlichen Konflikts gehört, angemessen ist.

3. Feststellungen und Vorschläge des Bürgerbeauftragten

a) Einhaltung des Kodex für gute Verwaltungspraxis und ethische Standards

25. Die Bürgerbeauftragte begrüßt die Zusage von Eurofound, ihren Mitarbeitern ein breites Spektrum an Informationen über gutes Verwaltungsverhalten und ethische Standards zur Verfügung zu stellen und Schulungen zu bestimmten Themen zu organisieren.

b) Zugang zu Informationen und Dokumenten

26. Die Förderung einer größeren Offenheit und eines größeren Dialogs in der EU-Verwaltung ist für den Auftrag des Europäischen Bürgerbeauftragten von grundlegender Bedeutung. Wie bereits erwähnt, konzentriert sich die Mission von Eurofound stark auf die Verbreitung von Informationen. Der Bürgerbeauftragte war daher nicht überrascht, als er erfuhr, dass Eurofound Anträge auf Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten und Informationen, die im Rahmen der in der Verordnung der Europäischen Union über den Zugang zu Dokumenten festgelegten förmlichen Verfahren eingereicht werden, nur selten bearbeiten muss. Der Bürgerbeauftragte geht davon aus, dass die EU-Rechtsvorschriften über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten, d. h. die Verordnung 1049/2001, für die Agentur in ihrer Gesamtheit gelten. Nach Ansicht des Bürgerbeauftragten wird dieses Verständnis durch das Inkrafttreten des Vertrags von Lissabon Ende 2009 und die darin vorgesehene Ausweitung des Rechts der Öffentlichkeit auf Zugang zu Dokumenten auf alle Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der EU (Artikel 15 AEUV) gestärkt. Die Bürgerbeauftragte gratuliert Eurofound auf ihrer benutzerfreundlichen, leicht zu navigierenden und informativen Website. Eurofound stellt der Öffentlichkeit eine Vielzahl von Informationen zur Verfügung, die sich hauptsächlich auf seine Kerntätigkeiten beziehen, sowie einige Informationen zu finanziellen und organisatorischen Fragen. Eurofound hat bei der Verbreitung von Informationen einen sehr proaktiven Ansatz verfolgt und sollte in dieser Hinsicht applaudiert werden. Die Bürgerbeauftragte begrüßt auch die Strategie von Eurofound, grundlegende Informationen in allen Amtssprachen zur Verfügung zu stellen. Er stellt fest, dass er alle bei ihm eingegangenen Anträge auf Dokumente ordnungsgemäß bearbeitet hat. Er stellt ferner fest, dass Eurofound über ein öffentliches Dokumentenregister verfügt, das nach Funktionsbereichen organisiert ist. Dazu gehören auch interne Dokumente.

c) Auswahl und Rekrutierung

27. Eurofound verfügt über transparente Einstellungsverfahren. Die Online-Rekrutierungsseite auf der Website der Agentur enthält detaillierte und hilfreiche Informationen zum Rekrutierungsprozess. Alle Namen der eingestellten Mitarbeiter sind auf ihrer Website öffentlich zugänglich. Was die Art und Weise der Einstellung betrifft, so ist es sowohl höflich als auch dienstleistungsorientiert, den Eingang der Bewerbungen zu bestätigen und die Bewerber über die wesentlichen Schritte zu informieren, die sich auf ihre Fortschritte bei einem Einstellungsverfahren auswirken [1]. In diesem Zusammenhang begrüßt die Bürgerbeauftragte die Strategie von Eurofound, allen Bewerbern Informationen über das Ergebnis der Auswahlverfahren zur Verfügung zu stellen. Die Bewerberinnen und Bewerber werden ferner darüber informiert, dass sie beim zuständigen Prüfungsausschuss einen Antrag auf Überprüfung stellen oder eine Beschwerde nach dem Statut einreichen können. Der Bürgerbeauftragte stellt fest, dass Eurofound die Kandidaten über ihr Recht informiert, sich beim Europäischen Bürgerbeauftragten zu beschweren.

(D) Angebote

28. Die Bürgerbeauftragte begrüßt die Strategie von Eurofound, die Bieter proaktiv oder auf Anfrage über alle relevanten Informationen in Bezug auf das Ergebnis der Angebote zu informieren. Er begrüßt auch, dass die abgelehnten Bieter nicht nur darüber informiert werden, dass sie einen gerichtlichen Rechtsbehelf einlegen können, sondern auch darüber informiert werden, dass sie beim Bürgerbeauftragten einen Rechtsbehelf einlegen können.

(E) Interessenkonflikte

29. Der Bürgerbeauftragte hat mehrfach erklärt, dass die Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der EU ihr Möglichstes tun sollten, um nicht nur tatsächliche Interessenkonflikte, sondern auch offensichtliche Interessenkonflikte zu vermeiden, um das Vertrauen der Öffentlichkeit in ihre Tätigkeiten aufrechtzuerhalten und ihr Personal vor ungerechtfertigtem Verdacht zu schützen. Der Bürgerbeauftragte begrüßt, dass Eurofound eine weit gefasste Definition des Begriffs „Interessenkonflikt“ angenommen hat, die auch den Begriff „offensichtlicher Konflikt“ umfasst. Er begrüßt ferner die Initiative von Eurofound, Schulungen zu Themen wie externen Aktivitäten im Zusammenhang mit Interessenkonflikten zu organisieren.

4. Abschließende Bemerkungen

30. Der Europäische Bürgerbeauftragte soll nicht nur eine Form der externen Kontrolle sein, sondern auch eine Ressource, um diejenigen mit Führungsaufgaben in den Organen, Einrichtungen und sonstigen Stellen der EU dabei zu unterstützen, die Qualität ihrer Verwaltung zu verbessern und eine Kultur des Dienstes für die Bürger aufzubauen und aufrechtzuerhalten. Die Bürgerbeauftragte ist der Auffassung, dass Eurofound gezeigt hat, dass sie bereits hohe Standards in Bezug auf eine Dienstleistungskultur erreicht. Dementsprechend ermutigt er sie, ihre Bemühungen in dieser Hinsicht fortzusetzen. Der Bürgerbeauftragte und seine Mitarbeiter sind bereit, auf Anfrage im Rahmen seiner Kompetenz und Ressourcen Ratschläge zu erteilen.

Schlussfolgerung

Auf der Grundlage seiner Untersuchung schließt der Bürgerbeauftragte die Untersuchung mit folgender Schlussfolgerung ab:

Weitere Untersuchungen sind nicht gerechtfertigt.

Eurofound wird über diesen Beschluss unterrichtet.

P. Nikiforos Diamandouros

Geschehen zu Straßburg am 26. April 2013

[1] Beschluss über den Abschluss der Untersuchung der Bürgerbeauftragten zur Beschwerde 923/2009/(BB)FOR gegen FRONTEX.